utenti:bridge:manuale_utente []

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====== Bridge - Manuale utente ======

**ExtraWay Bridge \\

Release 2.8.0 \\

Ultima modifica: 08/11/2013 \\

Versione 2.0** \\

===== 1.0 Funzionalità del Bridge =====

**eXtraWay Bridge** è la soluzione realizzata dalla 3D Informatica per supportare il **processo** di **conservazione** a **lungo termine** delle **risorse digitali**: Un sistema di conservazione a norma garantisce la **validità legale**, l'**integrità**, la **leggibilità** e la **reperibilità** dei documenti e delle loro informazioni identificative (inclusi i dati di registrazione e classificazione originali) e la **conservazione** nel tempo dei documenti digitali, tramite un **processo** di **gestione** articolato in fasi definite (acquisizione, archiviazione, gestione dei dati, pianificazione della conservazione). 

Il software è stato sviluppato in accordo con la **Deliberazione CNIPA n. 11/2004** del **19 febbraio 2004** "Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali relativa alla conservazione sostitutiva"; con il **Codice** dell'**Amministrazione Digitale** (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche); e con lo **standard ISO 14721- OAIS** (Open Archive Information System). 

In particolar modo l'**eXtraWay Bridge** permette di gestire la fase del **versamento** delle **unità documentarie**, dall'ambiente di **produzione** originario al sistema di **conservazione** a norma utilizzato: consente infatti il **trasferimento** dei dati, il **trattamento** e la **verifica** delle transazioni e la **migrazione** dei documenti e dei loro metadati. 

L'**eXtraWay Bridge** è un "ponte" che collega tramite specifici **connettori** qualsiasi **sistema** di **gestione documentale** con qualsiasi **sistema** di **conservazione a norma**: il software è stato progettato per essere indipendente non solo dalla **sorgente** dei **dati** (basata su xml o su database relazionali), ma anche dal **modulo esterno** di **conservazione**. 

Senza la necessità di **interventi** invasivi sui **software** già esistenti ed utilizzati, viene creato un collegamento tra il **modulo** di **gestione documentale** e il modulo di **conservazione** per l'esportazione dei documenti, mantenendo integre le **funzioni** del **sistema** e dei **documenti originari**. 

**eXtraWay Bridge** assiste il **Responsabile** del **Processo** nell'**organizzazione** e nella definizione della **periodicità** dei **trasferimenti** delle **unità documentarie** in **conservazione**: in particolar modo, peculiarità del Bridge è la possibilità di inviare in maniera automatica i **documenti in conservazione**, tramite la definizione di **tipologie documentali** e di **determinate scadenze temporali** per gli **invii**. 

Infatti la **configurazione** delle **tipologie documentali** (ovvero di documenti omogenei fra loro, appartenenti alla medesima serie documentale) permette la creazione automatica dei **volumi** di **conservazione** e dei relativi specifici **profili informativi**. Un **agent** effettua la ricerca su ogni singola **tipologia documentale** inserita, analizza i documenti in base ai **parametri** immessi per selezionare quelli da inviare, e procede poi con l' effettivo **invio automatico in conservazione**, il cui avanzamento può comunque essere controllato in ogni **fase** dal **Responsabile** dello stesso. 

Oltre alla possibilità di inviare i documenti in automatico, è possibile visualizzare i **volumi** predisposti per l'**invio in conservazione** tramite le apposite **vaschette**, contenenti i **documenti** in scadenza/scaduti, ricercati e selezionati in automatico dall'agent, il quale può essere configurato per inviare via **e-mail** al Responsabile della Conservazione **notifiche** sui documenti in scadenza o scaduti o i **report** prodotti dai processi di conservazione.

Allo stesso tempo, è possibile scegliere manualmente i **documenti** da inviare **in conservazione**, a prescindere dalla loro **scadenza**, procedendo se necessario (per scadenze temporali definite nel piano di **conservazione** dell'**archivio**; per la **chiusura** dei **procedimenti**; o per **decisioni** organizzative dell'ente produttore) con l'**invio in conservazione**. 

In fase di versamento ogni **unità documentaria** inviata al sistema di conservazione viene descritta in un **file Xml**, che contiene una serie di **metadati identificativi** e descrittivi del documento e del suo contesto.  

Viene inoltre supportato un processo di **simulazione** dell'**invio in conservazione**: è possibile effettuare una **prova** di **invio** dei **documenti in conservazione**, per la **verifica** sulla completezza degli stessi, provvedendo alle opportune **modifiche** nel caso la simulazione produca esiti negativi. Dopo aver effettuato le **simulazioni** degli **invii**, è possibile procedere con l'**invio definitivo in conservazione**.

**eXtraWay Bridge** garantisce l'**identificazione** certa del soggetto **produttore** dei **documenti** e permette la loro **conservazione** in **archivi** diversi suddivisi in base allo stesso; garantisce l'**integrità**, la **leggibilità** e la **reperibilità** dei documenti e permette la **ricerca**, la **visualizzazione** e l'**accesso** ai documenti, richiamati direttamente dal sistema di gestione documentale sorgente, tramite una **semplice interfaccia grafica**. Permette inoltre la **configurazione** di **Ruoli differenti** per gli **utenti** del **sistema**, con diritti diversi per la **visualizzazione**, la **consultazione** dei documenti e per la **gestione** degli **invii**in **conservazione**. 

**eXtraWay Bridge** crea **report** dettagliati per ogni **invio in conservazione** effettuato, permettendo un rapido controllo sugli **esiti** dei **versamenti**. Su ogni singolo documento viene visualizzato lo **stato** del **versamento**: ''successo'' , ''warning'' , ''insuccesso'' ; e vengono evidenziati i problemi che hanno impedito di portare a termine l'invio in conservazione del documento. I **report** vengono aggiornati in base agli **esiti** dei successivi **invii in conservazione**, permettendo così di monitorare costantemente la **risoluzione** degli **errori** degli **invii**. 

Può essere configurato l'**invio** per **e-mail** dei **report** riepilogativi generati in seguito ad ogni **invio in conservazione**. 

L'**applicativo** è totalmente integrato con il **prodotto** di **gestione documentale DocWay** e più in generale con tutta la **piattaforma documentale eXtraWay**. E' disponibile una **versione** che utilizza come **software** di **conservazione UniARC**, prodotto da **Unimatica**. E' inoltre interfacciabile con altri **sistemi** di **document** e **record management** tramite un **connettore SQL** via **JDBC**. 

**eXtraWay Bridge** viene utilizzato dal **Polo Archivistico Regionale dell'Emilia-Romagna** (**ParER**) per il versamento nel proprio **sistema** di **conservazione sostitutiva** delle **unità documentarie** di vari **enti pubblici aderenti** al polo di conservazione. 

===== 2.0 Configurazione del sistema =====

Dopo aver effettuato il **primo login**, in seguito all'**inserimento** delle **credenziali** di **accesso** personali, l'**utente** visualizza la **pagina iniziale** del **Bridge**. 

La pagina si presenta suddivisa in **6 differenti sezioni**: 

  * **Documenti** in **scadenza**;
  * **Report**;
  * **Gestione tipologie**;
  * **Processo** di **conservazione**;
  * **Sorgenti Documentali**;
  * **Agent** per **notifiche documenti in scadenza** e **conservazione automatica**. 

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:1.jpg|}}

===== 2.1 Le sorgenti documentali =====

Per **sorgente documentale** si intende l'**applicativo** (cioè il sistema di gestione documentale utilizzato dal soggetto produttore dell'archivio), che fornisce e gestisce i **documenti** che devono essere inviati **in conservazione**.

Bridge è in grado di utilizzare e gestire contemporaneamente più **sorgenti documentali** per gli **invii in conservazione** dei **lotti** di **documenti**. 

L'**utente** può impostare le diverse **sorgenti**, utilizzando due **connettori** predefiniti: uno specifico per eXtraWay; l'altro invece realizzato per **sorgenti documentali** presenti su **database** di tipo **relazionale**. 

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:1234.jpg|}}

Ogni nuova **sorgente documentale** da cui il sistema dovrà prendere i **documenti** da mandare in conservazione, deve essere configurata secondo le seguenti **modalità**:

  * Cliccare su ''Nuova Sorgente'' (in basso a sinistra):

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:3.jpg?nolink |nuova sorgente}}

Si apre un **wizard** nel quale è necessario impostare:

  * **Nome** del **Connettore**;
  * **Tipologia** del **Connettore**;
  * **Security Key**: E' un **campo** che permette di inserire una **chiave** di **sicurezza**, che collega in maniera univoca la **sorgente documentale** con il **servizio** di **conservazione**, sul quale la stessa deve versare. L’**inserimento** di una **chiave** di **sicurezza** (che deve essere uguale per sorgente documentale e servizio di conservazione) permette di effettuare il **versamento** della **sorgente** esclusivamente sul servizio di conservazione impostato con la medesima **chiave** di sicurezza. Questo permette di evitare **errori** di **versamento** (ad esempio documenti versati in servizi di conservazione errati). 

(tutti i **campi** sono **obbligatori**)

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:123456.jpg|}}

A seconda del **tipo** di **connettore** utilizzato, devono essere inseriti **dati** di **configurazione** diversi. 

**Impostazione** di **eXtraWay** come **sorgente documentale**: Nella parte successiva della maschera di configurazione è necessario inserire i **dati** relativi al **database system** che si vuole utilizzare (eXtraWay Server) e i **parametri** di **connessione** del webservice, che sono i seguenti:

  * **Host**;
  * **User**;
  * **Db**;
  * **Port**;
  * **Password**;
  * **Servizio**.

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:rttt.jpg|}}

Dopo aver indicato i **parametri** per connettersi tramite il **web service**, nella schermata seguente viene richiesto di compilare il **campo** ''applicativo'' , che indica al Bridge come utilizzare i **dati** inseriti, tramite un **connettore specializzato**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:6.jpg?nolink |applicativo}}

Questo potrà essere scelto da un **menù** a **tendina**, in base alla **tipologia documentale** che si vuole inviare **in conservazion**e: per esempio per i **documenti** registrati al **protocollo** l'applicativo potrebbe essere **DocWay**; oppure si potrà scegliere fra le diverse **tipologie documentali** precedentemente definite (per esempio mandati, piani urbanistici, etc.). 

È presente anche una **voce** ''generico'' : Selezionandola non si viene abilitati a inviare **documenti in conservazione**, ma solo alla loro **ricerca** e **consultazione**, richiamandoli dall'**archivio documentale sorgente**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:7.jpg?nolink |generico}}

A questo punto, la **configurazione** della **sorgente documentale** è terminata.	

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:8.jpg?nolink |sorgente documentale configurata}}

**Impostazione** di un **DB relazionale** come **sorgente documentale**: Nella parte successiva della **maschera** di **configurazione** dovranno essere inseriti i **dati** relativi al **DB** e alla **connessione**. I **campi** che devono essere riempiti sono relativi a:

  ***Database System:** MySQL; Microsoft SQL Server Oracle; PostgreSQL. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:9.jpg?nolink |database system}}

  ***Connessione:** Host, User, Db, Port, Password, Stringa di Connessione. 

(La **stringa** di **connessione** permette di specificare una eventuale **stringa** di **connessione** particolare per determinati **database**, per esempio effettuata tramite **LDAP**, o **stringhe** specifiche per particolari **DB**, ad esempio **Oracle**). 

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:123.jpg|}}

Da ''gestione file'' può essere scelta infine il **tipo** di **gestione** che deve essere effettuata: 

**interna** (tramite ''blob'' ), indicando poi l'applicativo:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:11.jpg?nolink |interna}}

**esterna**:

  * da **file system**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:12.jpg?nolink |file system}}

  * da **ftp**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:13.jpg?nolink |ftp}}

  * da un **indirizzo http**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:14.jpg?nolink |http}}

Infine deve essere indicato l'**applicativo**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:15.jpg?nolink |applicativo}}

A questo punto è conclusa la **configurazione** della **sorgente documentale**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:16.jpg?nolink |configurazione sorgente documentale}}

===== 2.2 I servizi di conservazione =====

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:17.jpg?nolink |servizio di conservazione}}

Si procede impostando poi con l'**impostazione** dei **servizi** di **conservazione**: il Bridge è in grado di gestirne diversi contemporaneamente.

Una volta che sono stati impostati i servizi di conservazione, questi vengono visualizzati nella **maschera iniziale**, e sono mostrate le **attività in corso** (se presenti), il loro status, le indicazioni relative all'ultimo **processo** di conservazione completato dal sistema, con **data** e **ora** dello stesso. 

Per impostare un **nuovo servizio** di **conservazione** è necessario compilare il **wizard** che si apre cliccando su ''nuovo servizio di conservazione'' : 

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:e1.jpg|servizio di conservazione}}

Si apre un **wizard** nel quale è necessario impostare:

  * **Descrizione** del **servizio** di **conservazione**;
  * **Server** del **servizio** di **conservazione**;
  * **Security Key** (è un campo che permette di inserire una chiave di sicurezza, che collega in maniera univoca la sorgente documentale con il servizio di conservazione, sul quale la stessa deve versare. L’inserimento di una chiave di sicurezza (che deve essere uguale per sorgente documentale e servizio di conservazione) permette di effettuare il versamento della sorgente esclusivamente sul servizio di conservazione impostato con la medesima chiave di sicurezza. Questo permette di evitare errori di versamento).

(entrambi i **campi** sono **obbligatori**)

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:2e.jpg|servizio di conservazione}}

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:3e.jpg|servizio di conservazione}}

I **campi** da inserire presenti sono tutti **obbligatori**:

  * **Servizio**
  * **Family**
  * **Organizzazione** 
  * **Struttura**
  * **User Id**
  * **Password**
  * **Forza Conservazione** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a  true: indica la volontà del versante di voler conservare l'Unità Documentaria anche se tutti i componenti di cui si compone non sono firmati digitalmente. Se impostato a false: il sistema accetta il versamento dell'Unità Documentaria solo se è presente almeno un file firmato);
  * **Forza Accettazione** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: indica la volontà del versante di voler accettare in conservazione l'Unità Documentaria anche se la verifica sulla firma di almeno un file è fallita);
  * **Forza Collegamento** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: Assume valori True o False.  Se assume valore True: indica la volontà del versante di accettare che il documento versato sia collegato a documenti che non sono ancora stati versati. Se assume valore False: il collegamento può essere eseguito solo verso documenti già presenti nel sistema.)
  * **Simulazione** (può assumere i valori di true o false.  Se impostato a true: indica che l'invio in conservazione viene effettuato in una modalità di prova, per controllare gli esiti dell'invio, prima che questo sia fatto in maniera effettiva. Se impostato a false: non vengono effettuati invii di prova, ma direttamente l'invio definitivo in conservazione.)
  * **Aggiunta allegati** (può assumere i valori di true o false.  Se impostato a true: permette di aggiungere ad una unità documentaria già inviata in conservazione eventuali allegati o annessi al documento, registrati dopo il suo invio in conservazione. Il controllo su quanto già inviato in conservazione, e su quanto inviare viene effettuato in maniera diversa, rispetto al connettore utilizzato. Se impostato a false: non vengono effettuati controlli al riguardo, e non è possibile aggiungere allegati/annessi al documento già versato). 

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:4e.jpg|servizio di conservazione}}

La **configurazione** del **servizio** di **conservazione** risulta così **completata**. 

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:we.jpg|servizio di conservazione}}

{{:documentazione_3di:extrawaybridge:re2.jpg|servizio di conservazione}}

Tramite l'utilizzo del **tasto** ''edit'' i **dati** di **configurazione** delle sorgenti documentali e dei processi di conservazione possono essere modificati in qualsiasi momento. Inoltre è presente una **colonna** che indica il loro **stato**: se sono in uso, oppure se possono essere cancellate e/o modificate; tramite gli appositi tasti è invece possibile fermare e/o far ripartire l'utilizzo delle **sorgenti documentali configurate**. 

===== 2.3 Le tipologie documentali =====

Le **tipologie documentali** sono sotto insiemi di **documenti** definiti fra quelli presenti nel **sistema** di **gestione documentale**, organizzati per **serie omogenee**. 

Il Bridge permette di delineare **illimitate tipologie documentali**, tramite l'impostazione di una **stringa** di **ricerca** specifica, che agisce su tutto l'**insieme** dei **documenti** presenti nella **sorgente documentale impostata**. 

L'individuazione e la definizione delle **tipologie documentali** facilita il compito del **Responsabile** e la **creazione** dei **lotti** per l'**invio** in **conservazione** dei **documenti**: raggruppa infatti **documenti omogenei** fra loro, appartenenti alla stessa **serie documentale**, con le medesime **caratteristiche archivistiche**, e permette di configurare in automatico il loro **invio in conservazione**.

Cliccando su ''nuova tipologia'' è possibile iniziare la **configurazione** di una **nuova tipologia documentale**, tramite la **compilazione** dell'apposito **wizard**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:24.jpg?nolink |nuova tipologia}}

  * **Descrizione** della **tipologia documentale**;
  * **Sorgente Documentale** (da scegliere fra quelle precedentemente impostate).

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:25.jpg?nolink |Descrizione della tipologia documentale}}

  * **Servizio** di **conservazione** (da scegliere fra quelli precedentemente impostati) 

(sarà possibile scegliere tra **servizi** di **conservazione effettivi** oppure in **modalità** di **simulazione**, a seconda della necessità di procedere con l'**invio** definitivo in **conservazione**, o con una prova che simula l'invio definitivo). 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:26.jpg?nolink |simulazione}}

Segue poi la parte specifica per la **configurazione** della **tipologia documentale**, che richiede l'**inserimento** di:

  * **Stringa** di **ricerca** per restringere l'insieme dei documenti alla specifica **tipologia documentale** ( ''select'' **SQL**), diversa a seconda della **sorgente documentale** precedentemente impostata e dell'applicativo che fornisce i documenti;
  * **Ricerca Data** (impostazione della data che deve essere presa come riferimento per la definizione dei **documenti scaduti/in scadenza** per ogni specifica tipologia documentale: per esempio la data di registrazione al protocollo);
  * **Scadenza** (indicazione in **giorni** dell'**arco temporale** nel quale i **documenti** sono considerati **scaduti** o **in scadenza**: i documenti con la data di riferimento precedentemente impostata maggiore dei giorni indicati nella scadenza sono considerati scaduti; quelli invece prodotti nel range temporale creato dalla data di scadenza e dal preavviso impostato nell'agent per l'invio in conservazione sono considerati in scadenza);
  * **Invio automatico** (disabilitato, in scadenza, scaduti, scaduti/in scadenza). 

(l'impostazione di questo campo permette di gestire la funzionalità di invio in conservazione automatico dei documenti, tramite l'apposito agent: si può scegliere di inviare solo documenti scaduti o solo documenti in scadenza, oppure entrambi) 

Gli ultimi tre campi sono fondamentali per utilizzare la funzionalità di **invio in automatico** dei **documenti** appartenenti alla tipologia documentale: in base ai **parametri** inseriti, viene utilizzata la funzionalità di **invio automatico** in conservazione dei documenti, appartenenti alla specifica tipologia documentaria configurata. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:27.jpg?nolink |simulazione}}

Termina in questo modo la **configurazione** della singola **tipologia documentale**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:28.jpg?nolink |configurazione tipologia documentale}}

===== 2.4 Configurazione agent per notifiche documenti in scadenza e conservazione automatica =====

L'**utente** può configurare l'**agent** per le **notifiche** via **mail** dei documenti in scadenza e per l'**invio in conservazione automatico** cliccando su ''configurazione agent'' , box presente nella home page del Bridge in basso a destra.	 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:29.jpg?nolink |configurazione agent}}

Viene visualizzata la **maschera** di **configurazione**, dove devono essere inseriti i **parametri** relativi agli **account** di **posta elettronica** per l'invio delle **mail** di notifica dei documenti in scadenza e per l'invio dei **report** di conservazione, e i **parametri** per la configurazione dell'**agent** per l'invio automatico dei documenti in conservazione.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:30.jpg?nolink |configurazione agent}}

I **campi** che devono essere riempiti sono: 

  * **Smtp Host**; 
  * **Smtp Port**;
  * **Protocollo**;
  * **Smtp user**;
  * **Smpt password**;
  * **E-mail mittente**;
  * **E-mail destinatario**;
  * **Intervallo** (in ore, è per impostare l'intervallo temporale prestabilito entro il quale l'agent effettua un ciclo di conservazione: può essere una volta al giorno, oppure ogni tot ore);
  * **Ora avvio** (espressa in ora e minuti, l'ora impostata è quella in cui viene avviato il processo di conservazione in automatico dell'agent).

(fra questi due **campi** è necessario compilarne uno solo, a seconda delle esigenze, in quanto una modalità esclude l'altra). 

Notifiche (per l'invio per email dei report di conservazione o dei report di simulazione, o dei remind per l'invio in conservazione)
  * Preavviso Scadenza** (in giorni, è il preavviso che determina quali documenti devono essere considerati in scadenza, insieme con il parametro della scadenza precedentemente impostato per ogni tipologia documentale)

L'**agent** è in grado di fare l'**invio automatico in conservazione** di tutte le **tipologie documentali** impostate nel Bridge, e appositamente configurate per l'invio in automatico.

Cliccando su ''salva'' è possibile salvare i **parametri** inseriti, cliccando su ''abbandona'' non vengono salvati i **parametri** precedentemente impostati. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:31.jpg?nolink |salva configurazione agent}}

In questo modo l'**agent** è configurato e può essere visualizzato nella **pagina iniziale, dove viene segnalato il suo stato e i **parametri relativi** alla sua ultima esecuzione. 

Sono a disposizione dell'**utente** tre ulteriori **funzionalità**:

  * **Stop/Start Agent**: Per disabilitare e/o riavviare l'agent;
  * **Configurazione Agent**: Permette di modificare la scheda di configurazione dell'agent;
  * **Test E-Mail**: Permette di verificare se la configurazione dell'account mail è andata a buon fine. Se l'impostazione è stata eseguita correttamente arriva un email di test all'indirizzo inserito nel campo "e-mail destinatario" nella configurazione precedente. Se nella configurazione c'è un errore,  appare la seguente schermata che permette di visualizzare il tipo di errore ed eventualmente inviare la segnalazione dello stesso al servizio di assistenza.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:32.jpg?nolink |agent}}

In base ai **parametri** impostati l'**agent** effettua un **ciclo** di **conservazione**, va in standby quando termina gli **invii**, per ripartire in automatico ogni **intervallo temporale impostato**.  

Il ''preavviso scadenza'' impostato nella **configurazione** dell'**agent** e la **scadenza** definita per ogni singola **tipologia documentale** determinano la **creazione** in automatico dei **lotti** dei **documenti scaduti** e **in scadenza** da mandare in conservazione. 

Per esempio, impostando a 3 giorni il **preavviso** dell'**agent**, e a 10 giorni la **scadenza** di una specifica **tipologia documentale**, il comportamento dell'agent sarà il seguente: nella fase di **ricerca** dell'**agent**, i **documenti** più vecchi di 10 giorni dalla data odierna sono considerati scaduti; sono invece considerati in scadenza i documenti prodotti nel **range temporale** definito dalla scadenza impostata per la specifica tipologia documentale e il preavviso scadenza dell'agent, ovvero in questo caso i documenti prodotti tra i 10 giorni e i 7 giorni prima a partire dalla data odierna (preavviso tipologia 10 - scadenza agent 3). 

I **documenti** invece **fuori** dai **parametri impostati** di scadenza (nell'esempio citato creati a partire dalla data odierna a 6 giorni prima) non sono considerati dall'agent, in quanto potenzialmente ancora **modificabili** nel sistema documentale (per esempio documenti registrati al protocollo, relativamente ai campi modificabili a norma di legge). 

Alla **fase** di **ricerca**, segue la **fase** di **analisi**: in base alla stessa l'agent selezionerà i **documenti** che possono essere effettivamente inviati **in conservazione** e procederà con il loro **invio**. Dopo aver terminato il ciclo, sarà prodotto e visualizzato il **report** relativo all'invio in conservazione, mentre l'agent andrà in **standby**, per ripartire poi nell'**orario** o nell' **intervallo prestabilito**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:33.jpg?nolink |schema funzionamento agent}}

===== 3.0 Processo di conservazione =====

==== 3.1 Invio automatico dei documenti in conservazione ====

È possibile gestire in automatico il **processo** di **conservazione** delle diverse **tipologie documentali** configurate, per i **documenti scaduti** e/o in scadenza, in base ai parametri impostati. L'**Agent** configurato avvia in automatico il processo di conservazione delle tipologie documentali: **ricerca** in base ai **filtri** impostati il set di documenti che possono essere inviati in conservazione e fa partire in automatico il **processo**. Il **ciclo** dell'**agent** è composto da tre diverse **fasi**: **ricerca**, **analisi** e **conservazione**. 

**Ricerca**: 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:34.jpg?nolink |ricerca}}

**Analisi**: 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:35.jpg?nolink |analisi}}

**Conservazione**: 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:36.jpg?nolink |conservazione}}

I diversi **stati** del processo di conservazione dell'**agent** possono essere visualizzati nella home in basso a destra, nel **box** relativo a ''Agent per notifiche documenti in scadenza'' . Quando l'**agent** è stato attivato effettua i **cicli** di **conservazione** ad **intervalli temporali regolari**, in base alla sua impostazione. Per fermare l'agent, e dunque gli **invii** in conservazione automatica è necessario cliccare su ''stop agent'' . 

Un **ciclo** di **conservazione** in automatico si svolge secondo queste **modalità**: 

L'**agent** avvia un **processo** di **conservazione**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:37.jpg?nolink |processo di conservazione}}

Inizia la fase di **ricerca** dell'**agent** su tutti i **documenti** appartenenti alle **tipologie documentali** precedentemente impostate nel sistema. In base ai **risultati** della **ricerca** sui documenti, le **vaschette** dei **documenti scaduti** o in scadenza per ogni tipologia documentale vengono aggiornate, riportando l'indicazione delle **frequenze** dei **documenti trovati**, suddivisi nelle vaschette corrispondenti alla loro tipologia.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:38.jpg?nolink |vaschette scadenza}}

Segue la fase di **analisi** dei **documenti** trovati per ogni **tipologia documentale**, in cui l'**agent** seleziona i documenti (analizzandoli singolarmente) che possono effettivamente essere inviati in conservazione in base ai **parametri** impostati: per esempio non vengono accettati per la conservazione i documenti annullati, privi di allegati, privi di firma digitale, precedentemente inviati in conservazione, o vengono accettati tutti i documenti inviati per Pec; ed ignora invece i documenti che non possono essere inviati in conservazione in seguito alla sua analisi. Questo per permettere di produrre **report** veritieri degli **invii**, ed evitare così che vengano prodotti report di conservazione riportanti errori che nella realtà non lo sono, perché riguardano invii di documenti che effettivamente non devono essere inviati in conservazione. Cliccando sulle **tipologie** è possibile visualizzare la **lista** dei **documenti** che sono stati recuperati per l'**invio** in **conservazione**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:39.jpg?nolink |analisi}}

Segue alla fase di analisi l'**invio** in **conservazione** dei documenti appartenenti alla specifica **tipologia documentale**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:40.jpg?nolink |invio in conservazione}}

Il **processo** di **conservazione** in corso può essere seguito dalla **barra** di **avanzamento** presente nel box relativo al processo di conservazione. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:41.jpg?nolink |barra di avanzamento}}

Cliccando sulle evidenze dei **documenti** contenuti nelle **vaschette** è possibile visualizzare l'**elenco** dei documenti per i quali è in corso l'**invio** in **conservazione** e gli stessi  documenti. È sempre visibile la **barra** di **avanzamento** del processo di conservazione. Con le apposite **frecce** in alto è possibile scorrere fra le **pagine** contenenti la **lista** dei **documenti**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:42.jpg?nolink |barra di avanzamento}}

La **barra** di **avanzamento** avanza man mano che i **documenti** vengono inviati in **conservazione**. 

Il **processo** di **conservazione** può essere fermato cliccando sul **simbolo** {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:43.jpg?nolink |ferma processo}}, che compare in alto nella **barra** dell'**avanzamento** del **processo** di conservazione. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:44.jpg?nolink |barra di avanzamento}}

Quando **termina** il **processo** di conservazione di una tipologia documentale, l'**agent** riparte con la **ricerca**, l'**analisi** e la **conservazione** delle successive **tipologie documentali** impostate.

I **controlli** eseguiti dal **sistema** di **conservazione** consistono nella **verifica** dei **metadati**, nella **verifica** della **firma digitale** e nella **verifica** dei **formati** dei **documenti**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:45.jpg?nolink |verifiche}}

Dopo il **termine** del **processo** di **conservazione**, i **documenti** inviati in conservazione saranno contrassegnati dal **simbolo**:
 
{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:46.jpg?nolink |simbolo invio}}

che attesta il **successo** effettivo del loro **invio** in **conservazione**; 

se invece l'**invio non** è **riuscito** comparirà sempre il **check-box** vuoto con la possibilità di spuntare il **documento**:
 
{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:47.jpg?nolink |spunta documento}}

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:48.jpg?nolink |verifiche}} 

L'**agent** quando termina un **ciclo** di **conservazione** va in standby, per ripartire con il successivo ciclo in base all'**arco temporale** impostato. Un **ciclo** dell'**agent** può avere una **durata diversa**, dipende da quante **tipologie documentali** sono state impostate nel **sistema** e dalla quantità di **documenti** da analizzare.  

Se viene inviato **in conservazione** un **documento** già inviato **in conservazione**, non sarà segnalato come un errore nei report, ma come un **warning**: Il sistema di conservazione accetta l'**invio**, ma indica il suo **duplice invio**. 

==== 3.2 Vaschette dei documenti in scadenza e scaduti ====

Il **Responsabile** della **Conservazione** viene aiutato nella **gestione** degli **invii** in conservazione dalle **vaschette** dei **documenti**, visualizzate in alto a sinistra nella schermata della pagina iniziale. Le vaschette permettono di visualizzare le **liste** dei **documenti**, suddivisi tra documenti **in scadenza** e documenti già **scaduti**, suddivisi a loro volta secondo le **tipologie documentali**, cliccando sulle singole **voci**. Il contenuto delle vaschette viene fornito dalla **ricerca** dell'**agent**: ogni volta che termina un **ciclo** dello stesso, la **vaschetta** viene **aggiornata**. Per ogni tipologia documentale sono indicate le **frequenze** accanto alle stesse, in base alla **quantità** dei **documenti** presenti per ogni **tipologia documentale**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:49.jpg?nolink |vaschette}} 

Dopo che i **documenti** sono stati correttamente inviati **in conservazione**, sono aggiornate le **frequenze** delle **vaschette** e dunque i documenti prima presenti non vengono più visualizzati dopo la conservazione. Nelle liste dei documenti in scadenza o scaduti sono presenti gli appositi **checkbox** da spuntare, che permettono di selezionare i **documenti** da **inviare** in conservazione. Per conservare tutti i documenti presenti nella lista è disponibile il **tasto** ''seleziona tutti'' . Cliccando sul **pulsante** ''Conserva'' viene avviato il **processo** di **conservazione**. 

==== 3.3 Invio di singoli documenti in conservazione ====

È possibile tramite il Bridge scegliere di inviare singoli **documenti** in **conservazione**, oltre che tramite l'impostazione dell'**invio automatico** dell'**agent**. I documenti possono essere visualizzati e ricercati direttamente dal Bridge, che li richiama dall'**archivio sorgente** e permette di ricercarli tramite la **maschera** che si apre cliccando sulla **barra** della **ricerca avanzata**, posizionata in alto a destra nella pagina iniziale dell'applicativo. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:50.jpg?nolink |maschera di ricerca}} 

Per ogni **tipologia documentale** inserita nel Bridge viene predisposta una specifica **maschera** di **ricerca**, a cui si accede cliccando sul **nome** della **maschera stessa**. In questa **maschera** saranno presenti diversi **campi** di **ricerca**, a seconda dei **metadati** presenti per ogni tipologia documentale impostata.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:51.jpg?nolink |maschera di ricerca}} 

Effettuata la **ricerca**, vengono visualizzati gli esiti della stessa, ovvero una **lista** dei **documenti** trovati secondo i **parametri** inseriti. L'utente può visualizzare il **documento originale** cliccando su ''Vedi file'' ; tramite gli appositi pulsanti è possibile navigare fra le **pagine** dei **risultati** di ricerca, se distribuiti su più pagine.	 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:52.jpg?nolink |titoli della ricerca}} 

Dal risultato della ricerca l'utente può scegliere, tramite la spunta degli appositi **check-box**, i **documenti** da inviare **in conservazione**, a prescindere anche dalla loro effettiva **scadenza** (possono infatti essere inviati in conservazione anche prima della scadenza impostata nell'agent). I **documenti** possono essere selezionati singolarmente, oppure tramite gli appositi **pulsanti** ''seleziona tutti''/''deseleziona tutti'' .  

Inoltre tramite l'apposito **menù** a **tendina** deve essere impostato il **servizio** di **conservazione** da **utilizzare**, scelto tra tutti quelli precedentemente salvati nel Bridge. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:54.jpg?nolink |impostazione servizio di conservazione}}

Dopo aver scelto i **documenti** da inviare, l'utente deve premere il **pulsante** ''conserva'' che avvia il **processo** di **conservazione** dei **documenti**. Il sistema presenta un messaggio di **allerta** all'utente, in cui viene richiesta l'**autorizzazione** a procedere con l'**operazione**. Dopo che l'utente ha premuto ''OK'' parte il processo; se invece l'utente pigia ''Annulla'' il **procedimento** di **conservazione** viene **annullato**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:55.jpg?nolink |impostazione servizio di conservazione}}

Nella parte in basso della schermata di conservazione, viene visualizzato lo **stato** del **processo** di **conservazione**, tramite una barra che riassume il **numero** dei **processi** in corso e il loro andamento.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:56.jpg?nolink |processo di conservazione}} 

Se l'**invio** in **conservazione** è stato correttamente eseguito, sul **record** dei **documenti** inviati in **conservazione** appare il **simbolo** tondo verde 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:58.jpg?nolink |successo dell'invio in conservazione}} 

mentre la **vaschetta** ''documenti da inviare in conservazione'' ritornerà sullo zero.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:57.jpg?nolink |processo di conservazione}} 

L'**esito** della **ricerca** può restituire **record** contrassegnati da questa **icona**, 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:59.jpg?nolink |documento non inviabile in conservazione}}

che allerta l'**utente** sul fatto che i **documenti** **non** possono essere **inviati in conservazione**, in quanto la **registrazione** risulta priva di file e immagini allegate, oppure è stato annullata. In questo caso dunque non vi sarà la possibilità di **visualizzare** i **file**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:60.jpg?nolink |documento non inviabile in conservazione}}

==== 3.4 Simulazione degli invii in conservazione ====

Se il sistema di conservazione utilizzato lo supporta, il Bridge è in grado di **simulare** l'**invio** in **conservazione** dei **documenti**: questo permette di effettuare **prove** di **invio** dei **documenti** per verificare che siano **conformi** ai **controlli**; gli **invii** sono **uguali** a quelli **definitivi**, ma in questo caso non viene scritto nulla sul database. Questa modalità è utile per esempio per **recuperi** di **documentazione pregressa** da inviare in conservazione. 

I **report** prodotti dalla simulazione sono contrassegnati da una **lampadina**. La modalità di simulazione deve essere impostata nel **servizio** di **conservazione**, impostando su ''true'' l'apposito valore. Per effettuare l'invio definitivo, dopo aver simulato l'invio, è necessario modificare l'apposito **parametro** settandolo su ''false'' . 

Nella **modalità** di **simulazione**, gli **invii positivi** sono contrassegnati da una **lampadina verde**, quelli **non riusciti** da una **lampadina rossa**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:61.jpg?nolink |simulazione negativa}}

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:62.jpg?nolink |simulazione positiva}}

===== 4.0 Ricerca e consultazione dei documenti =====

Nella **home page** è possibile accedere alle **maschere** di **ricerca** dei **documenti**, dalla **barra** in alto a destra denominata ''Ricerca Avanzata'' .

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:63.jpg?nolink |ricerca avanzata}}

Per ogni **tipologia documentale** viene creata una specifica **maschera** di **ricerca**, contenente i **metadati** specifici, alla quale si accede cliccando sul **nome** della **tipologia documentale**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:64.jpg?nolink |maschera di ricerca}}

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:65.jpg?nolink |maschera di ricerca}}

Per ogni **tipologia documentale**, la **maschera** di **ricerca** sarà differente e in questa saranno contenuti i **metadati specifici**. 

Dopo aver compilato i **campi** necessari, la **ricerca** viene avviata cliccando su ''cerca'' . I **parametri** impostati possono essere cancellati tramite il **pulsante** ''pulisci'' . 

È obbligatoria la **compilazione** del **campo** relativo al **servizio** di **conservazione**, che può essere scelto fra quelli configurati tramite un **menù** a **tendina**: infatti uno stesso documento potrebbe essere inviato su due differenti **servizi** (per esempio in modalità di simulazione e/o in modalità definitiva). Il Bridge infatti ha un **database locale** nel quale mantiene tutti i passaggi relativi ai **documenti** inviati in **conservazione**, grazie al quale è in grado di stabilire se un documento è stato già inviato in conservazione.  

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:66.jpg?nolink |indicazione del servizio di conservazione utilizzato}}

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:67.jpg?nolink |indicazione del servizio di conservazione utilizzato}}

Nel **risultato** della **ricerca** compare l'**elenco** dei **documenti** corrispondenti ai **parametri ricercati**. È possibile scorrere tra le **pagine** della **ricerca** con le apposite frecce. 

Cliccando su ''Vedi File'' è possibile visualizzare e/o scaricare il **documento originale**, richiamato dall'**archivio sorgente**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:68.jpg?nolink |vedi file}}

Si apre così una **maschera** di **visualizzazione** per la **consultazione** dei **file** e delle **immagini**, in cui viene visualizzato l'**oggetto** e il **nome** del **documento principale**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:69.jpg?nolink |visualizzazione documento}}

Cliccando sul **nome** del **documento principale**, si apre una **finestra** per il **download** del **file**, che permette di visualizzarlo o scaricare il file originale. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:70.jpg?nolink |visualizzazione documento}}

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:71.jpg?nolink |visualizzazione documento}}

Il **documento** sarà visualizzato in base al **formato** con il quale è stato salvato nel **sistema documentale** di appartenenza. 

===== 5.0 La reportistica =====

==== 5.1 Creazione e aggiornamento dei report  ====

Nel **menù principale** è presente la **sezione** dedicata alla **reportistica**. 

Per ogni **invio** in **conservazione** il sistema elabora un **report** riepilogativo, che permette al responsabile della conservazione di monitorare l'**esito** degli **invii** effettuati. Nel **report** sono evidenziati **successi** e **insuccessi** dei **versamenti**, e vengono dettagliate le **motivazioni** del **fallimento** dell'invio in conservazione. 

Nella **pagina iniziale** compaiono i **dettagli** relativi all'ultimo **invio** in conservazione effettuato: vengono segnalate **data** e **ora** dell'ultimo **report** prodotto (riguardante l'ultimo invio in conservazione effettuato); il **numero** di **documenti inviati** con i **successi**, gli **errori** e i **warning** risultanti dal processo. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:72.jpg?nolink |report}}

Sono disponibili due **pulsanti**: 

  * **Dettaglio**;
  * **Gestione report**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:73.jpg?nolink |dettaglio e gestione}}

Cliccando su ''dettaglio'' si viene riportati sulla **pagina** relativa ai **report**, che riporta in basso il **riepilogo** dell'**ultimo invio** in conservazione effettuato, e il riepilogo dell'invio in conservazione di ogni documento appartenente al lotto di conservazione. Per ogni **unità documentaria** inviata in conservazione sono riportate le seguenti **informazioni**: 

  * **Sorgente** (intesa come sorgente documentale);
  * **Id** (identificativo univoco del documento);
  * **Id conservazione** (identificativo univoco dell'unità documentaria inviata in conservazione, è una chiave composta);
  * **Esito** (dell'invio: successo/warning/errore);
  * **Risolto** (il campo viene contrassegnato da un flag verde quando un errore viene risolto nei successivi invii in conservazione);
  * **Anomalie** (vengono dettagliate le anomalie per le quali il file è passato come un warning);
  * **File** (precisa l'unità documentaria e le sue componenti: allegati, annessi, annotazioni). 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:74.jpg?nolink |dettaglio report}}

Cliccando ulteriormente su ''dettaglio'' è possibile visualizzare le **verifiche** effettuate dal **sistema** di **conservazione** (verifica crittografica, verifica della catena trusted, verifica del certificato del firmatario, verifica della certificate revocation list, verifica della timestamp) effettuate sulle **firme digitali** (anche multiple) dei **documenti inviati** (**file** ''p7m'' ) e/o sulle **marche temporali**. 	

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:75.jpg?nolink |dettaglio delle verifiche}}

I **controlli** eseguiti durante il **versamento** e gli eventuali **errori** possono riguardare la **verifica** dei **metadati**; la **verifica** della **firma** e la verifica dei **formati**.

L'**esito** della **richiesta** di **versamento** è identificata da tre diversi **simboli**:

  * **Successo** (versamento avvenuto correttamente):
 
{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:76.jpg?nolink |versamento avvenuto correttamente}} 

  * **Warning** (versamento avvenuto con anomalie non bloccanti):

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:77.jpg?nolink |versamento avvenuto con anomalie non bloccanti}} 

  * **Errore** (versamento non avvenuto, l'agent proverà nuovamente nei successivi cicli di conservazione dell'agent a inviare il documento in conservazione):

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:78.jpg?nolink |versamento non avvenuto}} 

Cliccando invece su ''Gestione Report'' l'utente accede alla **pagina** riepilogativa di tutti i **report** generati in seguito a tutti gli **invii** in **conservazione** effettuati.

Un **report** generato per ogni **invio** in **conservazione** può contenere massimo **100 documenti inviati**; oltre questo limite vengono creati **più report**, anche se relativi al medesimo invio. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:79.jpg?nolink |gestione report}} 

Cliccando su ''dettaglio'' sarà possibile visualizzare in **dettaglio** il **report** relativo all'**invio** in **conservazione**.

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:80.jpg?nolink |dettaglio report}} 

Con le **frecce** poste in alto è possibile scorrere le **pagine** riepilogative dei **report**.  

Grazie all'impostazione dell'**invio automatico** in **conservazione**, l'**agent** quando riparte, riprova ad effettuare gli **invii** in conservazione dei **documenti** andati in **errore**: quando gli **errori** nei cicli successivi vengono **risolti**, il **report** viene **modificato** e **aggiornato**. 

I **report** contenenti **errori** relativi agli **invii** in **conservazione**, vengono aggiornati quando l'**errore** viene **risolto**, con la **spunta** della colonna ''anomalie'' , in cui viene apposto un **simbolo** di **spunta verde**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:81.jpg?nolink |errori risolti}} 

==== 5.2 Ricerca e consultazione dei report  ====

Tramite una apposita **maschera** di **ricerca** possono essere effettuate le **ricerche** fra i **report** di **conservazione**. 

Dal **menù principale**, cliccando su ''Gestione report'' si accede alla **maschera** di **ricerca** dei **report**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:82.jpg?nolink |ricerca dei report}} 

Sulla **sinistra** compare la **maschera** di **ricerca** dei **report**. 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:83.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} 

I **campi** per i quali può essere impostata la **ricerca** sono: **sorgente documentale** e **servizio** di **conservazione** (è possibile scegliere fra quelli configurati, tramite un apposito menù a tendina); 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:84.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}}      
{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:85.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} 

**range temporale** dal quale sono stati effettuati gli **invii** (impostabile tramite un calendario, con "today" si imposta la data odierna; con "clean" viene pulita la maschera di ricerca); modalità di **versamento** (invii effettivi in conservazione - report - o in modalità di simulazione). 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:86.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}}              
{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:87.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} 

È possibile poi spuntare il **check** ''solo errori non risolti'' , per visualizzare solamente **report** nei quali sono presenti **errori** che **non** sono stati **risolti** dall'**agent** nei successivi **invii** in conservazione. 

I **report** relativi alla **simulazione** degli **invii** in conservazione sono contrassegnati dal **simbolo** di una **lampadina**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:88.jpg?nolink |report di simulazione}} 

i **report** dell'**invio** in **conservazione** sono invece contrassegnati dal seguente **simbolo**:

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:89.jpg?nolink |report di simulazione}} 

{{ :documentazione_3di:extrawaybridge:90.jpg?nolink |ricerca dei report}} 

Dopo aver impostato i **parametri** della **ricerca**, cliccando sul **tasto** ''cerca'' viene avviata la **ricerca** dei **report**. Sulla destra vengono riportati i **risultati** della ricerca, è possibile scorrere fra le **pagine** contenenti i risultati della stessa. Cliccando su ''dettaglio'' è possibile visualizzare il **report** dell'**invio** in **conservazione**, con i dettagli sulle **unità documentarie** e sui **controlli** relativi a **firme digitali** e **marche temporali**.

==== 5.3 Invio per e-mail dei report riepilogativi dei processi di conservazione ====

È possibile configurare l'**invio** su una **casella e-mail** dei **report** generati dagli **invii** in **conservazione**. Per ogni ciclo di conservazione effettuato dall'**agent**, viene inviata una **e-mail** contenente un **report** nel quale sono riepilogati i **risultati** dell'**invio** (per ogni tipologia documentale sono segnalati successi/insuccessi/errori e numero dei documenti inviati).

Nel caso in cui l'**agent** effettua un **ciclo**, ma non trova per **nessuna tipologia documentale** impostata documenti da inviare in conservazione, sarà inviata ugualmente una **mail**, contenente però un **report vuoto**. Questo permette al **Responsabile** della **Conservazione** il **monitoraggio** costante del corretto **funzionamento** dei versamenti: la mail inviata segnala il corretto funzionamento dell'agent di conservazione, anche se non sono stati effettuati **invii** in conservazione. 

==== 5.4 Gestione dei ruoli utente ====

Nel Bridge è possibile creare varie **tipologie** di **ruoli** per gli **utenti** del **sistema**, tramite la **configurazione** di un apposito **file**, per delineare diritti di **visibilità** e **inserimento** differenti.

Il ruolo di **Amministratore** permette di configurare e/o modificare il **sistema** (le sorgenti documentali, i sistemi di conservazione, le tipologie documentali) e l'**agent** per gli **invii automatici**; e di consultare i **documenti** e i **report** di conservazione.

Oltre a questo, possono essere creati altri **ruoli**, che permettono la consultazione dei **report** e dei **documenti** e l'associazione di **diritti** di **visibilità**, modifica e/o versamento solo per determinate **sorgenti documentali** e/o **servizi** di **conservazione**.

Per ogni **installazione** del **Bridge**, è possibile fare solamente un **invio** in **conservazione** per volta (ovvero diversi utenti non possono inviare documenti in conservazione contemporaneamente).