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| ====== Manuale utente Docway 3 ====== | |
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| ===== Properties ===== | |
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| La presente tabella contiene l'elenco delle properties. Le properties sono opzioni che abilitano o disabilitano alcune funzioni del software o governano particolari comportamenti dell'applicativo. In alcuni progetti di 3D Informatica, esempio Titulus, alcune properties non possono essere attivate a prescindere dall'elenco sottostante, analogo discorso vale per gli enti che hanno precisi obblighi normativi (Comuni, Province, ecc...). | |
| |Verifica Duplicati Documenti in arrivo (Default=Si)| Possibilità di effettuare un controllo sui documenti in arrivo. Il controllo verifica se il documento in arrivo sia già stato registrato incrociando il controllo su tre campi (Mittente, data di arrivo, Protocollo Mittente)ci sono tre possibilità: No (non effettua il controllo); Si (effettua il controllo appena compilato il campo Prot. Mittente); Fine (Effettua il controllo al momento della registrazione.| | |
| |Invio delle mail di notifica (Default=Si)| Se, a prescindere dal check (quindi lo ignora), non si vogliono inviare e-mail di notifica, Default Si| | |
| |Invio di email di notifica per postit.| 'No' per disabilitare l'invio (Default = 'Si'). Dipendente da 'invioEmailNotifica'| | |
| |Per invio di email di notifica per chkin nuova versione di file (Default=SI)| Cambiando il file allegato una mail notifica il cambio ad RPA e CC. Dipendente da 'invioEmailNotifica'.| | |
| |Invio DIFFERITO di email di notifica. 'si' per abilitare l'invio differito (Default = 'no')|Dà la possibilità di inviare in maniera differita le mail di notifica. L'invio differito invia una mail riassuntiva a fine giornata per tutti i documenti assegnati durante la stessa| | |
| |Per campo oggetto modificabile per arrivo, partenza, interno (Default = 'No')|Rende possibile modificare il campo oggetto anche per i documenti in Arrivo, in Partenza ed Interni oltre che nei documenti Non protocollati| | |
| |Per data e protocollo mittente modificabili|Si ha la possibilità di modificare i campi data e protocollo <color red>mittente</color> (Non sono la data ed il numero di registrazione) dei documenti in arrivo, sono i campi che inseriamo noi all'atto della registrazione non quelli che dà di default il sistema.| | |
| |Per impostare la classificazione automatica (Default = nessuna classificazione)|Se non si compila il campo classificazione, viene assegnata di default la classificazione 00/00 - Documento non classificato.| | |
| |Per impostare lo scarto automatico (Default = scarto illimitato)|È possibile impostare che lo Scarto dato da default al sistema sia un valore diverso da illimitato, a 3, 4, 80 (L'unità di misura sono gli anni)| | |
| |Per impostare la lunghezza del campo oggetto (Default = 30)| Questa properties controlla la lunghezza minima del campo oggetto. Con il valore di default 30 se l'oggetto non ha lunghezza di almeno trenta caratteri il software non dà la possibilità di registrare| | |
| |Per la modifica degli allegati (Default = 'No')| Attiva la possibilità di modificare gli allegati ad un documento (record). A livello di utenti finale la modifica degli allegati viene poi gestita dai diritii in ACL| | |
| |Per visualizzare la sezione link in registrazione di documenti (Default = 'No')|Compare nella sezione altro delle maschere di registrazione il campo link dal quale è possibile inserire link esterni| | |
| |Tipologie di documenti per i quali si richiede la segnatura automatica o manuale (Default=Nessuna tipologia)| Dopo aver registrato i documenti può apparire una maschera in cui l'utente deve dichiarare applicherà al documento appena registrato la segnatura o manuale, di default la maschera non compare per nessuna tipologia di documento (Arrivo, Partenza, Interni, Non protocollati| | |
| |Tenere traccia di ultimo accesso ('Si', 'No' - Default = 'Si')| Di default il sistema tiene traccia dell'ultimo accesso effettuato dall'utente c'è la possibilità di disattivare questo controllo| | |
| |Matricola del responsabile del protocollo (Default = nessuna)#responsabileDelProtocollo= XXXX| In questa sezione del file va editato la matricola (Campo ACL) del responsabile del protocollo, l'inserimento serve per le successive properties, come ad esempio mandare una mail al Responsabile del Protocollo ogni qualvolta si classifichi un documento con una determinata classificazione| | |
| |Per poter assegnare ai singoli CC,CDS... intervento sul documento ('Si', 'No' - Default = 'No')| Il sistema di Default dà diritto di intervento sul documento a chi ne ha diritto, questa properties dà la possibilità di far si che anche chi è in CC o in CdS possa modificare il documento, aggiungeci annotazioni, ecc...| | |
| |Se in inserimento dei documenti in partenza/arrivo firmatario deve essere vincolato ('Si', 'No' - Default = 'Si')| Normalmente non è possibile introdurre come firmatario di un documento (Campo firmatario) una persona che non sia già registrata in ACL, attivando questa properties è possibile introdurre nel campo "Firmatario" anche persone non registrate in ACL| | |
| |Se nella pagina dei titoli mostrare la colonna Id (nrecord) ('Si', 'No' - Default = 'No')|È possibile attivare nei titoli (la pagina dei titoli è quando si visualizzano più documenti) la colonna che visualizza l'ID (ID è un campo univoco che identifica un documento, è diverso dal numero di protocollo perchè anche le bozze ed i documenti non protocollati ne hanno uno)| | |
| |Se in visualizzazione dei documenti mostrare il link a 'storia delle modifiche'('Si', 'No' - Default = 'No')| Attivando questa properties all'interno del documento compare il Link a "Storia delle modifiche"| | |
| |Se effettuare il controllo sulle ripetizioni inusuali in inserimento del campo oggetto ('Si', 'No' - Default = 'Si')| Di norma il software Docway fa un controllo sulla ripetizione inusuale di caratteri nel campo oggetto, questa funzione può essere disabilitata| | |
| |Se attivo il controllo sulle ripetizioni inusuali indica il numero di ripetizioni considerato inusuale (Default = '3')| Questa Properties consente, se attivato il controllo sulla ripetzione inusuale dei caratteri, di stabilire dopo quanti caratteri il sistema impedisce la registrazione| | |
| |Se visualizzare lo scarto assieme alla classificazione ('Si', 'No' - Default = 'Si')| Questa properties dà la possibilità di far scomparire la tendina a fianco del campo "Scarto" rendendone impossibile il suo utilizzo| | |
| |Per attivare gestione dei raccoglitori ('Si', 'No' - Default = 'No')| Questa properties consente di attivare i "Raccoglitori"| | |
| |Per creare collegamento tra documenti nel caso di rispondi/risposta ('Si', 'No' - Default = 'No')| Usando le funzioni "Rispondi" e "Risposta" è possibile creare un link che mette in comunicazione i due documenti| | |
| |Se eliminare immagini (o altro) dopo averle raccolte in un PDF ('Si', 'No' - Default = 'Si')| Nel momento dell'acquisizione di un Immagine (campo "Immagini") se si mette il check in "Converti in PDF" c'è la possibilità di far scomparire l'immagine dopo la conversione o di tenerle entrambe, di default il sistema tiene solamente l'immagine in PDF| | |
| |Per invio di email di notifica per protocollazione di bozze. 'No' per disabilitare l'invio (Default = 'Si')| Questa properties consente di disabilitare le e-mail di notifica nel caso si registri un documento in "Bozza", ovviamente l'invio delle mail di notifica è disabilitato questa properties è inutile. Di Default il sistema fa partire le mail anche se si sta registrando in bozza| | |
| |Se nascondere il campo spesa nella registrazione dei documenti in partenza ('Si', 'No' - Default = 'No')| Questa properties consente di far sparire il campo "Spesa" (Sezione Altro) dalla maschera di registrazione dei documenti in Partenza, di default il campo è presente| | |
| |Se attivare l'operatore incaricato ('Si', 'No' - Default = 'No')| Questa properties consente di attivare l'operatore incaricato, di default l'operatore incaricato non è attivato e quindi non compare| | |
| |Tipologie di documenti per i quali attivare la gestione della scadenza, Default = scadenza disattivata per tutte le tipologie| Dà questa properties si può indicare in quale tipologia di documenti (Arrivo, Partenza, Interni, Non protocollati) attivare il campo "Scadenza". Di default il campo scadenza non compare in nessuna tipologia| | |
| |Numero di giorni di preavviso per la scadenze. Si tratta di un dato configurabile dall'utente nel proprio profilo personale. Questa voce rappresenta il default. Se non impostato il default = 7 (giorni)| Se, per alcune tipologie di documenti si è attivato il campo scadenza, è possibile configurare quanti giorni prima della scadenza il documento deve essere visualizzato nella vaschetta delle scadenze. Ogni utente può stabilire dal suo menù personale il valore, in questa properties si specifica il default nel caso nel Profilo personale non sia specificato niente| | |
| |Abilita il collegamento ai fascicoli nei documenti ('Si', 'No' - Default = 'Si')| Questa properties consente di far scomparire il link al fascicolo all'interno del documento. Di default il collegamento è attivato| | |
| |Disabilita il vincolo di classificazione nel collegamento fascicolo/documento (copia in fascicolo) ('Si', 'No' - Default = 'No')| Questa properties consente di disabilitare il controllo della classificazione sui fascicoli, in pratica un fascicolo può contenere documenti con una classificazione diversa dalla propria, di default un fascicolo può contenere solo ed esclusivamente documenti con la propria classificazione| | |
| |Tipologie di documenti per i quali attivare un warning al salvataggio senza allegati (Default = disattivata per tutte le tipologie)| È possibile inviare un warning nel momento in cui si registra un documento se manca un allegato File o Immagine. Questa properties funziona per tipologie di documento (Arrivo, Partenza, Interno Non protocollati), quindi si può scegliere per quale tipologia di documenti attivare il warning. Di default il warning è disattivato per tutte le categorie| | |
| |Indica se riportare l'oggetto nelle risposte ('Si', 'No' - Default = 'No')|Questa properties consente di riportare anche il campo Oggetto del documento di origine quando si digita il pulsante "Rispondi"| | |
| |Aspetto della classificazione | È possibile modificare l'aspetto della classificazione, invece che numero arabi e romani si possono avere lettere o numeri arabi al primo livello, ecc.... Questa properties deve essere corretta da una persona interna alla 3D| | |
| |Indicano se riportare automaticamente UOR/RPA del mittente in inserimento partenza/interno | |
| ProponiUORInPartenza ('Si', 'No' - Default = 'Si') | |
| ProponiRPAInPartenza ('Si', 'No' - Default = 'No')| Si può decidere se riportare nei documenti in partenza l'UOR di chi sta scrivendo o se mettere come RPA chi sta scrivendo| | |
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