documentazione_3di_riservata:docway4:docway4
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| - | La procedura standard di test necessita di formalizzazione.** | ||
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| - | ==== PROCEDURA DI TEST DOCWAY 4 ==== | ||
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| - | ==== 1. Check-list verifica modulo iwx ==== | ||
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| - | ^ Codice Operazione | ||
| - | | IWX001 | ||
| - | | IWX002 | ||
| - | | IWX003 | ||
| - | | IWX004 | ||
| - | | IWX005 | ||
| - | | IWX006 | ||
| - | | IWX007 | ||
| - | | IWX008 | ||
| - | | IWX009 | ||
| - | | IWX010 | ||
| - | | IWX011 | ||
| - | | IWX012 | ||
| - | | IWX013 | ||
| - | | IWX014 | ||
| - | | IWX015 | ||
| - | | IWX016 | ||
| - | | IWX017 | ||
| - | | IWX018 | ||
| - | | IWX019 | ||
| - | | IWX021 | ||
| - | | IWX022 | ||
| - | | IWX023 | ||
| - | | IWX024 | ||
| - | | IWX025 | ||
| - | | IWX026 | ||
| - | | IWX027 | ||
| - | | IWX028 | ||
| - | | IWX029 | ||
| - | | IWX030 | ||
| - | | IWX031 | ||
| - | | IWX032 | ||
| - | | IWX033 | ||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== 2. Check-list verifica modulo iwx ==== | ||
| - | |||
| - | ^ Codice Operazione | ||
| - | | DCW-001 | ||
| - | | DCW-002 | ||
| - | | DCW-003 | ||
| - | | DCW-004 | ||
| - | | DCW-005 | ||
| - | | DCW-006 | ||
| - | | DCW-007 | ||
| - | | DCW-008 | ||
| - | | DCW-009 | ||
| - | | DCW-010 | ||
| - | | DCW-011 | ||
| - | | DCW-012 | ||
| - | | DCW-013 | ||
| - | | DCW-014 | ||
| - | | DCW-015 | ||
| - | | DCW-016 | ||
| - | | DCW-017 | ||
| - | | DCW-018 | ||
| - | | DCW-019 | ||
| - | | DCW-020 | ||
| - | | DCW-021 | ||
| - | | DCW-022 | ||
| - | | DCW-023 | ||
| - | | DCW-024 | ||
| - | | DCW-025 | ||
| - | | DCW-026 | ||
| - | | DCW-027 | ||
| - | | DCW-028 | ||
| - | | DCW-029 | ||
| - | | DCW-030 | ||
| - | | DCW-031 | ||
| - | | DCW-032 | ||
| - | | DCW-033 | ||
| - | | DCW-034 | ||
| - | | DCW-035 | ||
| - | | DCW-036 | ||
| - | | DCW-037 | ||
| - | | DCW-038 | ||
| - | | DCW-039 | ||
| - | | DCW-040 | ||
| - | | DCW-041 | ||
| - | | DCW-042 | ||
| - | | DCW-043 | ||
| - | | DCW-044 | ||
| - | | DCW-041 | ||
| - | | DCW-042 | ||
| - | | DCW-043 | ||
| - | | DCW-044 | ||
| - | |||
| - | |||
| - | DCW-037 | ||
| - | |||
| - | DCW-038 | ||
| - | |||
| - | DCW-039 | ||
| - | |||
| - | DCW-040 | ||
| - | |||
| - | DCW-041 | ||
| - | |||
| - | DCW-042 | ||
| - | |||
| - | DCW-043 | ||
| - | |||
| - | DCW-044 | ||
| - | Inserimento nuovo repertorio | ||
| - | DCW-045 | ||
| - | Visualizzazione repertorio | ||
| - | DCW-046 | ||
| - | Ricerca repertorio dalla maschera di ricerca generale | ||
| - | DCW-047 | ||
| - | Cambio classificazione di una selezione di documenti | ||
| - | DCW-048 | ||
| - | Inserimento nuovo CC in una seleziona di documenti | ||
| - | DCW-049 | ||
| - | Cambio RPA in una selezione di documenti | ||
| - | DCW-050 | ||
| - | Verificare invio mail di notifica nel caso di assegnazione documento | ||
| - | DCW-051 | ||
| - | Verifica opzione “elimina frequenze” in profilo personale | ||
| - | DCW-052 | ||
| - | Verifica opzione “evidenzia i CC personali” in profilo personale | ||
| - | DCW-053 | ||
| - | Verifica opzione “visualizzazione immagini documenti su finestra a parte” in profilo personale | ||
| - | DCW-054 | ||
| - | Verifica opzione “giorni di preavviso prima della scadenza” in profilo personale | ||
| - | DCW-055 | ||
| - | Verifica configurazione mailbox in profilo personale | ||
| - | DCW-056 | ||
| - | Verifica accesso alla mailbox configurata | ||
| - | DCW-057 | ||
| - | | ||
| - | DCW-058 | ||
| - | Verifica salvataggio vaschetta personalizzata | ||
| - | DCW-059 | ||
| - | Verifica modifica vaschette personalizzate in profilo personale | ||
| - | DCW-060 | ||
| - | Verifica salvataggio esportazione | ||
| - | DCW-061 | ||
| - | Verifica modifica salvataggio esportazione in profilo personale | ||
| - | DCW-062 | ||
| - | Inserimento nuovo fascicolo | ||
| - | DCW-063 | ||
| - | Visualizzazione fascicolo | ||
| - | DCW-064 | ||
| - | Ricerca fascicolo dalla maschera di ricerca fascicoli (compilazione singolo campo) | ||
| - | DCW-065 | ||
| - | Ricerca fascicolo dalla maschera di ricerca fascicoli (compilazione campi multipli) | ||
| - | DCW-066 | ||
| - | Modifica fascicolo | ||
| - | DCW-067 | ||
| - | Modifica classificazione del fascicolo | ||
| - | DCW-068 | ||
| - | Ripristino classificazione del fascicolo | ||
| - | DCW-069 | ||
| - | Trasferimento del fascicolo | ||
| - | DCW-070 | ||
| - | Inserimento sotto-fascicolo | ||
| - | DCW-071 | ||
| - | Inserimento Inserto | ||
| - | DCW-072 | ||
| - | Inserimento Annesso | ||
| - | DCW-073 | ||
| - | Archiviazione del fascicolo | ||
| - | DCW-074 | ||
| - | Riapertura del fascicolo | ||
| - | DCW-075 | ||
| - | Nuovo fascicolo tramite ripeti nuovo | ||
| - | DCW-076 | ||
| - | Copia/ | ||
| - | DCW-077 | ||
| - | Inserimento documento in fascicolo | ||
| - | DCW-078 | ||
| - | Crea link in fascicolo | ||
| - | DCW-079 | ||
| - | Inserimento massivo di una selezione di documenti in un fascicolo | ||
| - | DCW-080 | ||
| - | | ||
| - | DCW-081 | ||
| - | Verifica visualizzazione articolazione sotto-fascicoli | ||
| - | DCW-082 | ||
| - | Verifica controllo di gestione “Stampa dettaglio per UOR” | ||
| - | DCW-083 | ||
| - | Verifica controllo di gestione “Stampa dettaglio per protocollista” | ||
| - | DCW-084 | ||
| - | Verifica controllo di gestione “Stampa dettaglio allegati” | ||
| - | DCW-085 | ||
| - | Verifica controllo di gestione “Stampa riferimenti ai documenti privi di allegati” | ||
| - | DCW-086 | ||
| - | Verifica controllo di gestione “Stampa mittenti per UOR” | ||
| - | DCW-087 | ||
| - | Verifica controllo di gestione “Stampa mittenti per protocollista” | ||
| - | DCW-088 | ||
| - | Verifica controllo di gestione “Stampa mittenti nelle statistiche globali” | ||
| - | DCW-089 | ||
| - | Verifica formato output del controllo di gestione: html, csv, pdf, xls, odt, rtf | ||
| - | DCW-090 | ||
| - | Verifica accesso al controllo di gestione da una selezione di documenti | ||
| - | DCW-091 | ||
| - | Verifica stampa del registro giornaliero | ||
| - | DCW-092 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale impostando una tipologia di documenti e una selezione temporale | ||
| - | DCW-093 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale: opzione “stampa ID” | ||
| - | DCW-094 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale: opzione “stampa Classificazione e Num. Fasc.” | ||
| - | DCW-095 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale: opzione “stampa UOR” | ||
| - | DCW-096 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale: opzione “stampa le annotazioni” | ||
| - | DCW-097 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale: opzione “solo documenti annullati” | ||
| - | DCW-098 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale: opzione “solo documenti NON annullati” | ||
| - | DCW-099 | ||
| - | Verifica stampa protocollo generale: opzione “distinta di consegna” | ||
| - | DCW-100 | ||
| - | Verifica accesso alle stampe da una selezione di documenti | ||
| - | DCW-101 | ||
| - | Verifica stampa repertori impostando una tipologia di documenti e una selezione temporale | ||
| - | DCW-102 | ||
| - | Verifica stampa repertori: opzione “solo documenti annullati” | ||
| - | DCW-103 | ||
| - | Verifica stampa repertori: opzione “solo documenti NON annullati” | ||
| - | DCW-104 | ||
| - | Verifica stampa repertori: opzione “stampa le annotazioni” | ||
| - | DCW-105 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli impostando un filtro | ||
| - | DCW-106 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli impostando un filtro assegnatari | ||
| - | DCW-107 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “aperti” | ||
| - | DCW-108 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “chiusi” | ||
| - | DCW-109 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “entrambi” | ||
| - | DCW-110 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “solo fascicoli del personale” | ||
| - | DCW-111 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “NO fascicoli del personale” | ||
| - | DCW-112 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “tutti” | ||
| - | DCW-113 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “informazioni sulla consistenza dei fascicoli” | ||
| - | DCW-114 | ||
| - | Verifica stampa repertorio fascicoli: opzione “includi i sottofascicoli” | ||
| - | DCW-115 | ||
| - | Verifica esportazione csv standard da una selezione di documenti | ||
| - | DCW-116 | ||
| - | Verifica esportazione csv standard da una selezione di fascicoli | ||
| - | DCW-117 | ||
| - | Verifica esportazione csv avanzata da una selezione di documenti | ||
| - | DCW-118 | ||
| - | Verifica esportazione csv avanzata da una selezione di fascicoli | ||
| - | DCW-119 | ||
| - | Verifica Novità introdotte nella versione del modulo (vedere Informazioni su Docway) | ||
| - | DCW-120 | ||
| - | Verifica Risoluzione di errori introdotte nella versione del modulo (vedere Informazioni su Docway) | ||
| - | |||
| - | Totale | ||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Accesso all' | ||
| - | |||
| - | * Accesso all' | ||
| - | * Accesso all' | ||
| - | * Accesso all' | ||
| - | * Accesso a DocWay PROC, per ciascuno degli utenti disponibili | ||
| - | * Logout da Docway, per ciascuno degli utenti disponibili | ||
| - | * Cambio Password | ||
| - | |||
| - | ==== Vaschette ==== | ||
| - | |||
| - | * Cartella personale: accesso alle vaschette | ||
| - | * Ufficio: accesso alle vaschette | ||
| - | * Ufficio: cambio UOR | ||
| - | |||
| - | ==== Inserimento nuovi documenti ==== | ||
| - | * Inserimento nuovo documento in arrivo | ||
| - | * Inserimento nuovo documento in arrivo differito | ||
| - | * Inserimento nuovo documenti in partenza | ||
| - | * Inserimento nuovo documento tra uffici | ||
| - | * Inserimento nuovo documento non protocollato | ||
| - | * Inserimento nuovo documento in bozza | ||
| - | * Inserimento documento in arrivo, indicando una nuova struttura esterna e assegnato all' | ||
| - | * Inserimento secondo documento in arrivo avente la stessa classificazione | ||
| - | * Inserimento documento in partenza, indicando la stessa struttura esterna e spedito dall' | ||
| - | * Inserimento documento interno (Tra Uffici) destinato all' | ||
| - | * Inserimento documento non protocollato allegando un documento | ||
| - | * Inserimento documento in arrivo riportandone l' | ||
| - | |||
| - | ==== Archivio Procedimenti ==== | ||
| - | * Inserimento voce d' | ||
| - | * Inserimento indice classifica | ||
| - | * Cambio classifica | ||
| - | * Modifica voce d' | ||
| - | |||
| - | ==== Lookup | ||
| - | * Look-up mittente/ | ||
| - | * Look-up RPA/ | ||
| - | * Nuovo mittente/ | ||
| - | |||
| - | ====== Inserimento fascicolo ====== | ||
| - | * Inserimento nuovo fascicolo | ||
| - | * Inserimento nuovo fascicolo del personale | ||
| - | |||
| - | ==== Verifica XML ==== | ||
| - | |||
| - | * Verifica xml del documento | ||
| - | * Verifica xml del fascicolo | ||
| - | |||
| - | ==== Ricerca documenti ==== | ||
| - | |||
| - | * Ricerca documenti dalla home page | ||
| - | * Ricerca documenti dalla maschera di ricerca (compilazione un solo campo) | ||
| - | * Ricerca documenti dalla maschera di ricerca (compilazione campi multipli) | ||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Ricerca fascicoli ==== | ||
| - | * Ricerca fascicoli dalla maschera di ricerca (compilazione un solo campo) | ||
| - | * Ricerca fascicoli dalla maschera di ricerca (compilazione campi multipli) | ||
| - | * Ricerca fascicoli del personale dalla maschera di ricerca (compilazione un solo campo) | ||
| - | * Ricerca fascicoli del personale dalla maschera di ricerca (compilazione campi multipli) | ||
| - | |||
| - | ==== Visualizzazione Documento ==== | ||
| - | * Visualizzazione documento in arrivo | ||
| - | * Visualizzazione documento in partenza | ||
| - | * Visualizzazione documento tra uffici | ||
| - | * Visualizzazione documento non protocollato | ||
| - | |||
| - | ==== Visualizzazione Fascicolo ==== | ||
| - | * Visualizzazione fascicolo | ||
| - | * Visualizzazione fascicolo del personale | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Operazioni sul documento ==== | ||
| - | * modifica documento | ||
| - | * cambio RPA documento | ||
| - | * nuovo CC / rimuovi CC documento | ||
| - | * nuovo CDS / Rimuovi CDS del documento | ||
| - | * nuovo OP / rimuovi OP del documento | ||
| - | * fascicolazione | ||
| - | * annotazione sul documento | ||
| - | * copia/ | ||
| - | * stampa segnatura / segnatura manuale | ||
| - | * ripeti nuovo | ||
| - | * rispondi/ | ||
| - | * annullamento | ||
| - | * Foto originale | ||
| - | * Replica doc | ||
| - | * Elimina non protocollato | ||
| - | * copia in fascicolo | ||
| - | * raccoglitore | ||
| - | * ripeti in fascicolo | ||
| - | * nuovo in fascicolo | ||
| - | |||
| - | ==== Operazioni sul fascicolo ==== | ||
| - | * modifica fascicolo | ||
| - | * cambia classificazione | ||
| - | * Trasferisci fascicolo | ||
| - | * Inserisci Sottofascicolo | ||
| - | * Archivia fascicolo | ||
| - | * Riapri fascicolo | ||
| - | * inserisci fascicolo in Raccoglitore | ||
| - | * Copia/ | ||
| - | * Nuovo | ||
| - | * Ripeti nuovo | ||
| - | * Modifica fascicolo personale | ||
| - | * Inserisci sottofascicolo in fascicolo personale | ||
| - | * Inserisci fascicolo personale in Raccoglitore | ||
| - | * Archivia Fascicolo del personale | ||
| - | * Riapri fascicolo del personale | ||
| - | * Copia/ | ||
| - | * Nuovo fascicolo del personale | ||
| - | * Ripeti nuovo | ||
| - | |||
| - | ==== Repertori ==== | ||
| - | * Inserimento nuovo repertorio | ||
| - | * Ricerca repertori | ||
| - | * Funzione check-in / check-out file | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Allegati digitali ==== | ||
| - | * Acquisizione differita immagini | ||
| - | * Effettuare la ricerca del protocollo | ||
| - | * Selezionare lo scanner | ||
| - | * Scansione rapida | ||
| - | * Immagine "con OCR": seleziona e attiva la modifica | ||
| - | * Immagine " | ||
| - | * Firmare digitalmente il documento | ||
| - | |||
| - | ==== Esportazioni ==== | ||
| - | * Esportazione in formato csv | ||
| - | |||
| - | ==== Controllo di gestione e repertoristica ==== | ||
| - | * Stampa registro | ||
| - | * Controllo di gestione | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Operazioni massive ==== | ||
| - | * Cambio classificazione | ||
| - | * Nuovo CC | ||
| - | * Inserisci in fascicolo | ||
| - | * Profili di stampa : salvataggio e modifica | ||
| - | * Cambio RPA | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Profilo personale ==== | ||
| - | * Elimina frequenze | ||
| - | * Evidenzia CC personali | ||
| - | * Visualizzazione immagini documenti su finestra a parte | ||
| - | * Giorni preavviso prima della scadenza | ||
| - | |||
| - | ==== Strumenti di amministrazione ==== | ||
| - | * Strumenti di amministrazione: | ||
| - | * Conversione file odt in pdf | ||
| - | |||
| - | ==== Assegnazione documenti ==== | ||
| - | * Assegnare il primo di questi documenti in CC all' | ||
| - | * Assegnare il primo di questi documenti a un nuovo fascicolo | ||
| - | * Assegnare il secondo di questi documenti allo stesso fascicolo | ||
| - | * Rigettare l' | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Stampa Controllo di gestione ==== | ||
| - | * Opzione di stampa: selezionare opzione e agire sulla modifica | ||
| - | * Stampa dettaglio per UOR | ||
| - | * stampa dettaglio per protocollista | ||
| - | * Stampa dettaglio allegati | ||
| - | * Stampa i riferimenti ai documenti privi di allegati | ||
| - | * Stampa mittenti per UOR | ||
| - | * Stampa mittenti per protocollista | ||
| - | * Stampa mittenti nelle statistiche globali | ||
| - | * Tipo di stampa: selezionare Per un intero anno, Per intervallo di date, per intervallo di nn. Di protocollo, per proprietario, | ||
| - | * Formati di stampa: stampa CSV, HTML, PDF, XLS, ODT, RTF | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Stampa protocolli ==== | ||
| - | * Selezionare da Flusso documenti | ||
| - | * Seleziona tipo di stampa : flag su Elenco repertorio | ||
| - | * Seleziona opzioni di stampa: | ||
| - | * Seleziona metodo di ordinamento: | ||
| - | |||
| - | ==== Stampa repertori ==== | ||
| - | * Selezionare Tipo | ||
| - | * Selezionare Data da calendario | ||
| - | * Scelta da Elenco repertori | ||
| - | * Selezionare dolo documenti annullati, solo documenti NON annullati, stampa le annotazioni | ||
| - | * Selezionare aperti, chiusi, entrambi, tutti, solo fascicoli del personale, informazioni sulla consistenza, | ||
| - | * lookup assegnatari | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Stampa reg. giornaliero ==== | ||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Altre verifiche ==== | ||
| - | |||
| - | * Verificare il salvataggio di tutte le impostazioni settabili con un Flag: salvataggio dell' | ||
| - | * Verificare la visualizzazione dell' | ||
| - | * Verificare che ExtraWay sia installato come servizio e che parta in automatico all’avvio | ||
| - | * Verificare l' | ||
| - | * Verificare che periodicamente venga effettuato il backup o segnalare tale esigenza all' | ||
| - | * Verificare che il registro informatico di protocollo sia periodicamente alimentato | ||
| - | * Ove richiesto, rimuovere il controllo ActiveX dalla postazione usata | ||
| - | * Ove richiesto, azzerare gli archivi | ||
| - | * Verificare che l' | ||
| - | * Verificare che per ogni utente l' | ||
| - | * Verificare che l' | ||
| - | * Verificare che l' | ||
| - | * Verificare l' | ||
| - | * Se l' | ||
| - | * Verificare l' | ||
| - | * verificare l' | ||
| - | * verificare l' | ||
| - | * verificare che le selezioni effettuate figurino propriamente nell' | ||
| - | * Stampa registro di emergenza | ||
| - | * Controllo della corretta compilazione dei campi predefiniti sia in inserimento che in modifica | ||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== ACL ==== | ||
| - | * Inserire due record di struttura interna, di cui la seconda sotto la prima, compilando almeno codice e nome | ||
| - | * Inserire due record di persona interna compilando almeno nome, cognome, e-mail, login ed abilitandoli a tutte le operazioni principali | ||
| - | |||
| - | ==== Inserimento Strutture esterne ==== | ||
| - | * Strutture Esterne - Inserimento | ||
| - | * Categoria | ||
| - | * Competenze | ||
| - | * Altro / Note | ||
| - | |||
| - | ==== Inserimento Persone Esterne ==== | ||
| - | * Persone Esterne - Inserimento | ||
| - | * Ruoli/ | ||
| - | * Dati Attività inserimento e modifica | ||
| - | * Dati Personali inserimento e modifica | ||
| - | * Competenze e Note inserimento e modifica | ||
| - | |||
| - | ==== Inserimento Gruppi ==== | ||
| - | |||
| - | ==== Impostazione Diritti ==== | ||
| - | * Profili di diritti | ||
| - | * Diritti Access Control List | ||
| - | * Diritti dell' | ||
| - | * Diritti dell' | ||
| - | * Diritti dell' | ||
| - | * Diritti dell' | ||
| - | * Diritti dell' | ||
| - | |||
| - | ==== Gerarchia ==== | ||
| - | * Inserimento nuova struttura " | ||
| - | * Inserimento nuova struttura fratello (sopra o sotto) | ||
| - | * Assegnazione della radice | ||
| - | * Spostamento di UOR all' | ||
| - | |||
| - | ==== Inserimento casella di archiviazione ==== | ||
| - | * Inserimento casella di archiviazione | ||
| - | * Modifica casella di archiviazione | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== PEC ==== | ||
| - | * Inserimento di una casella di PEC | ||
| - | * Modifica di una casella di PEC | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ===== TEST AVANZATO (adeguamento norma/ | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Funzioni di registrazione ==== | ||
| - | * Protocollare, | ||
| - | * Apporre al documento i dati di segnatura | ||
| - | * Associare il documento e gli eventuali allegati alla registrazione di protocollo | ||
| - | * Verifica della validità della firma digitale quando presente | ||
| - | * Visualizzazione della descrizione dell’Ufficio proponente in uscita | ||
| - | * Salvare i dati con check sui dati sensibili | ||
| - | * Protocolla da precedente registrazione di protocollo | ||
| - | * Annullamento del protocollo | ||
| - | * Modifica di un protocollo sui campi modificabili | ||
| - | * Sostituzione del Documento principale e degli Allegati di un Protocollo con evidenza dell' | ||
| - | * ricerca ricevute di protocollazione/ | ||
| - | * Inserimento di Mittenti/ | ||
| - | * Stampa codice titolario sulla segnatura di protocollo | ||
| - | * Qualificazione di un documento come sensibile | ||
| - | * Assenza di informazioni nel campo note nella maschera di protocollazione proveniente dalla precedente protocollazione | ||
| - | * seleziona Comuni destinatari da una lista precaricata dalla AOO | ||
| - | * escludi responsabile dell’Ufficio nelle assegnazioni all’Ufficio | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione Registri ==== | ||
| - | * visualizzazione dell’elenco dei registri della AOO (registro generale di protocollo, registri particolari, | ||
| - | * apertura e la chiusura giornaliera dei registri e repertori | ||
| - | * Le attività di chiusura e apertura registri possono essere configurate per essere eseguite manualmente o automaticamente. | ||
| - | * verificare la chiusura automatica dei registri alla mezzanotte e la successiva riapertura con la data del giorno dopo | ||
| - | * verifica al 31 dicembre di chiusura dell’annualità dei registri e riapertura con il nuovo anno con una nuova numerazione. | ||
| - | |||
| - | * visualizza metadati del documento | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione rubriche | ||
| - | * Il sistema deve consentire la gestione della rubrica delle persone fisiche e delle persone giuridiche a cui associare uno o più indirizzi, la rubrica mezzi di spedizione, la rubrica di categorie delle persone giuridiche e l’oggettario. | ||
| - | * Le rubriche e l’oggettario di una AOO devono poter essere condivise fra tutte le AOO dell’amministrazione | ||
| - | * Creazione di una nuova voce di rubrica; | ||
| - | * Modifica di una voce di rubrica | ||
| - | * Eliminazione di una voce di rubrica | ||
| - | * Caricamento massivo delle rubriche da file esterni al sistema disponibili in più formati, quali , ad esempio, le XML, MS office, csv, txt, ecc. | ||
| - | * Esportazione delle rubriche di persone fisiche e di persone giuridiche almeno in formato .XLS. | ||
| - | * Deve essere possibile per ogni AOO creare gruppi | ||
| - | * Esportazione totale e parziale delle voci presenti in rubrica | ||
| - | * Uno stesso indirizzo può essere presente in più gruppi di indirizzi | ||
| - | * In un gruppo di indirizzi possono essere presenti indirizzi corrispondenti a voci di rubrica di uffici diversi | ||
| - | * Ogni gruppo di indirizzi | ||
| - | * Il sistema deve consentire di definire un nuovo nodo dell' | ||
| - | * Il sistema deve consentire la modifica della posizione di un nodo intermedio dell' | ||
| - | * Il sistema deve consentire la modifica l' | ||
| - | * Il sistema deve consentire la modifica della descxrizione del gruppo di indirizzi | ||
| - | * Esportazione e importazione totale e parziale dei dati da rubriche esterne | ||
| - | * Eliminazione massiva delle voci errate anche attraverso l’uso di filtri e/o parametri di ricerca | ||
| - | * Storicizzazione delle voci di rubrica modificate e/o eliminate | ||
| - | * Semplificazione delle attività di popolamento delle rubriche per evitare duplicazioni e ricerca di sinonimi | ||
| - | * Le rubriche devono essere condivisibili per le AOO così come l' | ||
| - | * Caricamento massivo delle rubriche da file esterni al sistema | ||
| - | * Esportazione delle rubriche di persone fisiche e di persone giuridiche | ||
| - | |||
| - | ==== Integrazione con la posta elettronica ==== | ||
| - | * Il Sistema deve poter accedere ai messaggi depositati nelle caselle di posta certificata dell’amministrazione dal sistema PEC del mittente | ||
| - | * Il file con estensione .eml del messaggio di PEC dovrà essere inserito nel protocollo come allegato | ||
| - | * Il Sistema comunica verso l’esterno dell’amministrazione avvalendosi del servizio di posta certificata, | ||
| - | * Associazione automatica delle ricevute generate dalla PEC nella protocollazione di mail in uscita e fascicolazione delle medesime senza necessariamente protocollarle | ||
| - | * Smistamento di documenti ad utenti all’AOO non accreditati al Sistema anche avvalendosi anche del sistema di posta certificata. | ||
| - | * Produzione e invio in automatico di ricevute di avvenuta protocollazione di messaggi di posta elettronica non interoperabile al mittente. | ||
| - | * Eliminazione/ | ||
| - | * Associazione di una “Descrizione” agli “Allegati” delle email protocollate in ingresso. | ||
| - | * Visualizzazione e recupero delle mail cancellate manualmente | ||
| - | * Visualizzazione dei messaggi di posta ricevuti su caselle di posta PEO e PEC diverse raccolti in " | ||
| - | * Modifica o eliminazione del testo delle email in fase di protocollazione in uscita. | ||
| - | * Possibilità di invio del documento in formato pdf timbrato nei protocolli inviati per e-mail, oltre al file di segnatura | ||
| - | * Protocollazione automatica delle mail ricevute sulla base di criteri configurabili | ||
| - | * Selezione di una o più caselle di posta in uscita, ivi compresa quella istituzionale tra quelle associate ad un registro di protocollo., | ||
| - | * In fase di protocollazione di un messaggio di posta elettronica il sistema dovrà controllare l’associazione di quest’ultima ad uno specifico registro | ||
| - | * Ordinamento per colonna dell' | ||
| - | * Sbustamento di tutti gli .eml presenti nella mail ricevuta e loro visualizzazione gerarchica nella pagina di scelta del documento principale e degli allegati | ||
| - | * Configurabilità di un parametro a livello di Ente che consenta di lasciare le mail sul server nel caso in cui si sia scelta la configurazione basata su protocollo IMAP | ||
| - | * Forzare la rigenerazione di e-mail in uscita in caso fallimento della fase di generazione del messaggio di posta | ||
| - | * Creazione di caselle e-mail aggiuntive previo permesso applicativo attribuito dall’amministratore di Ente all’amministratore di AOO | ||
| - | * Invio per e-mail di documenti fascicolati ad utenti esterni al Sistema | ||
| - | * Selezione parti di messaggio da protocollare in ingresso | ||
| - | * Selezione parti di messaggio da protocollare in uscita | ||
| - | * Associa descrizione agli allegati di una e_mail protocollata | ||
| - | * Nel caso di configurazione di più account PEC per AOO nel sistema e/o per singolo ufficio, deve essere possibile selezionare la PEC di default per singolo ufficio. | ||
| - | * Caricamento in automatico ei dati di segnatura XML | ||
| - | * Caricamento imanuale delle PEC non interoperabili | ||
| - | * Visualizzione delle ricevute di accettazione e consegna e dei relativi messaggi per ogni destinatario | ||
| - | * Report messaggi non consegnati | ||
| - | * Gestione di PEC inviate a più caselle nella stessa AOO | ||
| - | |||
| - | ==== Funzioni di assegnazione ==== | ||
| - | * Apertura automatica dell’organigramma Uffici della AOO in sede di selezione dell’Assegnatario | ||
| - | * Mantenimento assegnatari di più documenti in “protocolla con stessi dati” | ||
| - | * Assegnazione per competenza di mail/ | ||
| - | * Configurabilità delle modalità di notifica delle assegnazione per singolo registro, utente, ufficio | ||
| - | * Configurabilità della notifica (sì/no) delle assegnazione per singolo utente, ufficio | ||
| - | * Parametrizzazione delle ragioni di notifica/ | ||
| - | * Ampliamento della visibilità in relazione alle trasmissioni | ||
| - | * Gestione di accettazione/ | ||
| - | * Trasmissione a ruoli | ||
| - | * Tracciamento della visione dei documenti e delle trasmissioni con indicazioni dell' | ||
| - | * Trasmissione dei fascicoli | ||
| - | * Cruscotto riepilogativo delle trasmissioni pendenti | ||
| - | |||
| - | ==== Documenti in uscita ==== | ||
| - | * Gestione elenchi di trasmissione | ||
| - | * Gestione della fase di spedizione | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione del Titolario di classificazione ==== | ||
| - | * Personalizzare il titolario di AOO e/o di amministrazione in relazione alle funzioni espletate | ||
| - | * Permettere all’operatore del protocollo di navigare nella struttura ad albero del titolario, sia nella maschera in cui si effettua la classificazione sia nella/e maschere di ricerca dei documenti. | ||
| - | * Consentire l’associazione ad ogni voce di titolario di uno o più procedimenti amministrativi ad esso afferenti. | ||
| - | * Eseguire il caricamento massivo del titolario di classificazione a partire da file esterni al sistema (ad esempio: file in formato XML, MS office, txt, ecc). | ||
| - | * Storicizzazione, | ||
| - | * Eseguire il caricamento massivo del titolario di classificazione a partire da file esterni al sistema (formati aperti odf open document formati quali ad esempio LibreOffice, | ||
| - | |||
| - | ==== Registrazioni dei documenti informatici nei registri particolari ==== | ||
| - | * Il Sistema deve consentire la registrazione dei documenti nei registri particolari diversi dai registri di protocollo, quali, elenchi, repertori, albi, ecc. delle AOO | ||
| - | |||
| - | ==== Associazione delle registrazioni ai documenti ==== | ||
| - | * Il Sistema deve consentire di protocollare in modalità automatica le e-mail in arrivo nella casella di posta istituzionale. | ||
| - | * Il Sistema deve consentire di protocollare in modalità semiautomatica le e-mail in arrivo nella casella di posta istituzionale che non rispondono ai requisiti di interoperabilità tra registri. | ||
| - | * Il Sistema deve consentire di selezionare il mezzo di spedizione di uscita | ||
| - | * Il Sistema deve consentire la gestione dei documenti informatici importati nei formati originali e importazione di documenti già dematerializzati | ||
| - | * Al documento primario e agli allegati in uscita l’e_mail interoperabili devono associare ed inviare il file segnatura.xml | ||
| - | * Il Sistema deve consentire l’associazione | ||
| - | * Associazione alla registrazione di protocollo dell' | ||
| - | * Il Sistema deve consentire l’acquisizione e l’associazione | ||
| - | * L'OCX che gestisce gli scanner deve consentire l' | ||
| - | * I file prodotti devono avere uno dei seguenti formati: tutti i formati Microsoft Office, .gif, .jpg, .bmp, .png, .wmf, .txt, .xml, .log, .properties, | ||
| - | * Il sistema deve segnalare la mancata acquisizione dell’immagine del documento quando questo è in un formato diverso da quelli gestiti dal Sistema | ||
| - | * La copia informatica di documento analogico o la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico, viene inserita nel componente di gestione delle registrazioni nel loro formato originario. | ||
| - | * A richiesta deve potersi visualizzare il documento acquisito trasformato in pdf o altro formato non modificabile con la segnatura di protocollo apposta in testa al documento stesso | ||
| - | * Il sistema deve consentire la selezione e l’interfacciamento di stampanti di etichette con i dati di segnatura, della stampante di default su cui indirizzare i dati di segnatura di protocollo per produrre, ad esempio, | ||
| - | * Il sistema deve consentire l' | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione dei tipi di documento ==== | ||
| - | * L’applicativo deve consentire di ‘tipizzare’ per semnatica o attributi specifici i profili dei documenti da trattare attraverso la definizione di Tipologie di documenti. | ||
| - | * Per ciascun documento deve essere possibile specificare i parametri comuni a tutti i tipi di documenti estesi che intervengono sulle modalità di presentazione del profilo in fase di protocollazione e sulle modalità di trattamento del documento esteso nel corso della sua lavorazione | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione della modulistica con integrazione di informazioni, | ||
| - | * Estrazione automatica dei contenuti dei campi dei moduli informatici in termini per l’avvio e la gestione dei procedimenti afferenti l’istanza presentata dal richiedente | ||
| - | * Il sistema deve consentire ad una amministrazione e a ciascuna delle sue AOO di progettare, realizzare ed acquisire nel repository dei modelli, i modelli di richiesta dei servizi resi dalle amministrazioni ai cittadini e alle imprese. | ||
| - | |||
| - | ==== Documento e suo ciclo di vita ==== | ||
| - | * Gestione dello stato del documento (messa agli atti, senza nome, etc) | ||
| - | |||
| - | ==== Estrazione dei contenuti ==== | ||
| - | * Il sistema deve consentire l’estrazione dalle registrazioni di tipo documentale (documenti informatici o immagini di documenti cartacei) delle informazioni strutturate da utilizzare per alimentare il repository o per l' | ||
| - | * La funzione, partendo sia da documenti informatici che da immagini di documenti cartacei, deve essere in grado di riconoscere parti del documento, parole chiavi ed espressioni riuscendo ad estrarre contenuti come il mittente, l' | ||
| - | * La funzione sopra indicata deve poter operare in varie modalità: interamente automatica, assistita con l' | ||
| - | |||
| - | ==== Registrazioni dei fascicoli ==== | ||
| - | |||
| - | ==== Fascicolo e suo ciclo di vita ==== | ||
| - | * Funzionalità di creazione e gestione dei fascicoli | ||
| - | * Funzionalità di gestione dei documenti del fascicolo | ||
| - | * Gestione dei collegamenti tra fascicoli e dei sottofascicoli | ||
| - | * Gestione delle attività del fascicolo | ||
| - | * Accesso controllato al fascicolo dell’Amministrazione titolare del procedimento da parte delle amministrazioni coinvolte nello stesso procedimento | ||
| - | * Gestione della collocazione ‘logica’ del fascicolo all’interno del sistema di conservazione o archivistico dell’amministrazione e di accesso al medesimo | ||
| - | * Gestione degli stati di lavorazione del fascicolo e dei sottofascicoli anche in rapporto alla sua collocazione ‘logica’ all’interno del sistema archivistico | ||
| - | * All’atto di creazione di un fascicolo, la funzione deve aprire una finestra con tutte le liste di competenza presenti per poter selezionare quella appropriata. | ||
| - | * Deve essere prevista una check box per escludere dalla lista le ACL non selezionabili. | ||
| - | * Creazione del “pulsante” crea nuovo fascicolo con inserimento contestuale del documento preso in carico | ||
| - | * Deve essere possibile fascicolare un documento esistente dall’interfaccia modifica protocollo. | ||
| - | * Deve essere possibile fascicolare una pratica esistente o poterne creare una nuova | ||
| - | * Copia/ | ||
| - | * Fascicolazione massiva di documenti in carico | ||
| - | * Visualizza ufficio proponente. | ||
| - | * Visualizzazione descrizione ufficio proponente | ||
| - | * Visualizza i fascicoli contenenti il documento | ||
| - | * Rimozione di un documento da un fascicolo | ||
| - | * Numerazione progressiva per documenti fascicolati sia come step di una Attività, sia come upload da file system | ||
| - | * Visualizzazione di documenti fascicolati da attività in Home Page | ||
| - | * Possibilità di fascicolare in un fascicolo principale e più fascicoli secondari | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Dossier e suo ciclo di vita ==== | ||
| - | * Funzionalità di creazione e gestione dei dossier | ||
| - | * Funzionalità di inserimento di fascicoli nel dossier | ||
| - | * Cancellazione dei fascicoli dal dossier | ||
| - | * Visualizzazione della lista del fascicoli | ||
| - | * Chiusura del dossier | ||
| - | * Eliminazione del dossier | ||
| - | |||
| - | * Gestione del massimario di selezione o scarto d’archivio, | ||
| - | |||
| - | ==== Esportazione dei documenti e dei fascicoli nei sistemi | ||
| - | * Esportazione di documenti, fascicoli, registri, repertori ecc. informatici nei formati e con le modalità previste nelle regole tecniche sul sistema di conservazione, | ||
| - | * Blocca passaggio in conservazione | ||
| - | |||
| - | ==== Inportazione dei documenti e dei fascicoli dai sistemi | ||
| - | * Importazione di documenti, fascicoli, registri, repertori ecc. informatici nei formati e con le modalità previste nelle regole tecniche sul sistema di conservazione, | ||
| - | * Gestione delle attività | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Home Page ==== | ||
| - | |||
| - | * Possibilità di differenziare i diversi oggetti legati alle attività in Home Page. | ||
| - | * Passaggio dall’elenco delle competenze a quello delle conoscenze senza dover ripassare per la Home Page | ||
| - | * Ordinabilità delle attività in home page per più chiavi di ordinamento | ||
| - | * Disponibilità di un filtro nella home page per selezionare le attività in base al loro stato | ||
| - | * Attribuzione di una priorità alle attività | ||
| - | * Filtro attività generiche in home page per quanti sono i tipi di attività configurati in home page | ||
| - | * Possibilità di indicare entro quanto tempo una attività assegnata deve essere eseguita, Un alert (mail o sms) avverte l' | ||
| - | * Meta Protocollo | ||
| - | |||
| - | ==== Generalità ==== | ||
| - | * Consentire all’utente (cittadino, impresa, professionista, | ||
| - | * Standardizzare e semplificare le modalità di accesso all’iter del procedimento garantendo adeguati requisiti di sicurezza; | ||
| - | * Fornire un servizio di messaggistica sullo stato o le criticità del procedimento a mezzo SMS o mail o twitter, o ….. agli utenti finali (previa iscrizione) | ||
| - | * Informare i responsabili della/e AOO circa lo stato della pratica nell’ambito dell’intero procedimento | ||
| - | * Fornire alle singole AOO partecipanti al procedimento alert a cadenze ed eventi predefiniti | ||
| - | * Identificare le AOO abilitate a fornire informazioni sui propri procedimenti | ||
| - | * Identificare, | ||
| - | * Censire, su richiesta dell’AOO capofila, i procedimenti su cui viene offerto il servizio di monitoraggio dello stato (archivio procedimenti) | ||
| - | * Ricevere dal Sistema della AOO, per ogni istanza dei procedimenti gestiti e ad ogni cambiamento dello stato della pratica, le informazioni corrispondenti attraverso un processo di cooperazione, | ||
| - | * Registrare le informazioni afferenti lo stato delle pratiche sull’archivio dei procedimenti per permetterne la consultazione da parte dell’utente finale op in genere di chi ne ha titolo | ||
| - | * Permettere all’utente, | ||
| - | * Gestire uno scadenzario degli eventi per gestire gli eventuali alert verso l’utente finale e/o i responsabili del procedimento della AOO capofila e delle singole AOO interessate. | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione integrata dei processi tra AOO distinte ==== | ||
| - | * Accesso e/o scambio di fascicolo e sottofascicoli tra AOO distinte di amministrazioni diverse coinvolte nello stesso procedimento | ||
| - | * Gestione della eventuale dematerializzazione degli atti amministrativi inter-amministrazione | ||
| - | * Pre-configurazione di particolari iter procedimentali di interesse di più amministrazioni, | ||
| - | * Gestione dei risultati della conferenza delle amministrazioni per la concertazione di documenti e atti normativi afferenti i diversi procedimenti | ||
| - | * Gestione del Codice Unico di Progetto di investimento pubblico (CUP) con collegamento alla banca dati del MEF – CIPE e raccordo con i codici contabili del sistema contabile per documenti di natura contabile. | ||
| - | * Strutturazione di query per la raccolta e l’analisi | ||
| - | * Integrazione della componente meta protocollo del Sistema con il SICOGE per la fornitura dei metadati per l’emissione del mandato di pagamento in automatico ed emissione del pagamento con chiusura in automatico della fattura (in alternativa chiusura a notifica del cliente finale). | ||
| - | * Conservazione delle fatture elettroniche: | ||
| - | |||
| - | ==== Componenti minimi del sistema di metaprotocollo ==== | ||
| - | |||
| - | * Implementazione della logica applicativa necessaria ad aggiornare il repository del meta protocollo per consentire: alla AOO di gestire il procedimento (censimento del procedimento, | ||
| - | * Implementazione del repository del meta protocollo destinato a gestire i dati sulle amministrazioni/ | ||
| - | * Implementazione di un workflow di meta protocollo che consenta l’attivazione | ||
| - | * Implementazione di web services di metaprotocollo da mettere a disposizione delle AOO che aderiscono al servizio di meta protocollo | ||
| - | * Implementazione di registri comuni a più AOO con permessi applicativi che stabiliscono i ruoli delle diverse AOO interessate nei procedimenti (esempio: Registro dei contratti scuola; il MIUR lo genera; il MEF/RGS lo consulta) | ||
| - | * L' | ||
| - | |||
| - | ==== Metadati ==== | ||
| - | * Il Sistema deve prevedere la creazione e l’aggiornamento automatico dei metadati | ||
| - | * Il sistema deve prevedere la gestione dei metadati in conformità alla ultima | ||
| - | * Preview con metadati di dettaglio per visualizzare l’anteprima dei metadati di dettaglio del documento inseriti all’interno di un apposito pdf (o nel caso html). | ||
| - | |||
| - | ==== Estrazione automatica di metadati ==== | ||
| - | |||
| - | * Il sistema deve identificare ed estrarre in modo automatico (senza intervento dell’operatore) i dati minimi caratterizzanti un documento comunque acquisito dal sistema. | ||
| - | * La funzione deve essere attivabile e disattivabile run-time | ||
| - | * Il sistema deve consentire all’operatore di inserire manualmente i metadati, ovvero di integrare i metadati minimi acquisiti automaticamente dal sistema che, nel loro complesso, | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Indicizzazione contenuti ==== | ||
| - | * Il Sistema deve effettuare l’indicizzazione automatica dei documenti testuali strutturati o meno attraverso l’esame automatico del contenuto del documento e la produzione di una lista di termini indice che rappresentano in modo più compatto il contenuto informativo del documento di partenza. | ||
| - | * La lista dovrà essere accessibile alle funzioni di ricerca. | ||
| - | * La funzione deve consentire anche l' | ||
| - | |||
| - | ==== Supporto all’organizzazione ==== | ||
| - | |||
| - | * L’acquisizione sul Sistema della configurazione della organizzazione dell’amministrazione/ | ||
| - | * Il sistema deve essere in grado di impostare di conseguenza i controlli ed i flussi di lavoro a partire da tale configurazione | ||
| - | * Il sistema deve consentire agli amministratori di AOO di creare e gestire le Caselle di Ricezione per rendere visibili in modo controllato e senza gerarchie | ||
| - | * Per la visibilità dei contenuti delle Cartelle di Ricezione dovranno essere sfruttate le potenzialità delle ACL. | ||
| - | * Visualizzazione e recupero delle mail cancellate manualmente | ||
| - | * Il Sistema deve consentire l’accesso all’IPA per l’acquisizione degli indirizzi dei destinatari | ||
| - | |||
| - | ==== Cruscotto di Monitoraggio Attività amministrativa ==== | ||
| - | |||
| - | * Funzioni di statistica sul servizio | ||
| - | * Funzioni di rilevazione dei carichi di lavoro e dei tempi di ogni ufficio e dei suoi membri | ||
| - | * Controllo dello stato dei procedimenti (scadenze, ritardi, statistiche, | ||
| - | * Funzioni di monitoraggio di presa in carico di tutti i documenti della AOO (responsabile protocollo) con possibilità di estrarre i dati in excel | ||
| - | * Funzioni di monitoraggio sulla fascicolazione dei documenti in modalità generalizzata o puntuale della AOO (responsabile protocollo) con possibilità di estrarre i dati in excel. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Storicizzazione della organizzazione della AOO ==== | ||
| - | * | ||
| - | * Il Sistema deve consentire di eseguire la dismissione di un’intera Area Organizzativa Omogenea intervenendo sulle attività, sui fascicoli, sulla caselle mail, sui registri, sul titolario, ecc. nonché il passaggio delle competenze verso una o più Aree Organizzative Omogenee del medesimo Ente. | ||
| - | * La storicizzazione potrà essere eseguita a condizione che nell’AOO sia presente il Titolario di classificazione e sia già stata avviata la gestione documentale tramite fascicolazione elettronica | ||
| - | * Il Sistema deve consentire all’amministratore di Ente di procedere alla individuazione dell’AOO o delle AOO che prenderanno le consegne dell’AOO in corso di dismissione, | ||
| - | * Per l’AOO dismessa dovranno essere inoltre automaticamente eseguite le operazioni di storicizzazione di tutte le Attività nello stato di lavorazione in cui si trovavano al momento della chiusura della AOO, disattivazione dei permessi di accesso ai Registri e dei processi automatici (demoni) | ||
| - | * Il Sistema deve consentire agli Amministratori di AOO delle Aree Organizzative riceventi di trasferire i fascicoli dalla vecchia alla nuova AOO tramite associazione delle voci di titolario della AOO dismessa con le voci di titolario della AOO ricevente | ||
| - | * Per i fascicoli | ||
| - | * Relativamente ai Registri storicizzati, | ||
| - | * Le funzionalità di storicizzazione degli uffici | ||
| - | * Ove uno o più uffici in fase di storicizzazione appartenessero ad una o più liste di competenza, la procedura dovrà provvedere ad eliminare automaticamente tale legame | ||
| - | * In caso di errori durante la procedura l' | ||
| - | * Le funzioni di disattivazione di un Utente dovranno consentire di passare tutte le Attività (Assegnazioni) ad esso associate ad altro Utente o Ufficio della medesima AOO. | ||
| - | * Gli Utenti disattivati non dovranno essere più visibili nell’Anagrafica degli Utenti, se non previa attivazione di un apposito checkbox per la loro visualizzazione | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione Ente e AOO | ||
| - | * Il Sistema deve poter gestire AOO virtuale da utilizzare, all’occorrenza nei collegamenti telematici, quali, ad esempio ufficio postale, flussi tra porte applicative, | ||
| - | * Il Sistema deve interarsi con sistema di Gestione delle Risorse Umane dell’amministrazione per ricevere tempestivamente notizia delle variazioni di stato di un utente del Sistema di interesse degli amministratori di ente e di AOO per attivare in automatico sul Sistema i demoni che adeguano la configurazione del Sistema medesimo al nuovo organigramma. | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione dell’Organigramma ==== | ||
| - | |||
| - | * Il Sistema deve essere in grado di recepire la struttura organizzativa (organigramma, | ||
| - | * Dove presente l' | ||
| - | * Storicizzazione delle variazioni alla struttura organizzativa e di quella gerarchica dell' | ||
| - | * Personalizzazione dei ruoli e dell' | ||
| - | * Gestione della visibilità gerarchica e funzionale | ||
| - | |||
| - | ==== Funzioni di impostazione e configurazione ==== | ||
| - | * Parametrizzazione lessicale | ||
| - | * Personalizzazione template e-mail di ricevuta | ||
| - | * Personalizzazione della struttura della segnatura di protocollo su carta (timbro di protocollo) | ||
| - | * Personalizzazione template etichetta del destinatario del documento protocollato | ||
| - | * caricamento template dei documenti estesi | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione dei procedimenti amministrativi ==== | ||
| - | * Gestione dei flussi di lavoro attraverso le attività | ||
| - | * Gestione dell’iter di assegnazione per competenza, conoscenza e smistamento | ||
| - | * Scadenzario attività utente | ||
| - | * Gestione della trasparenza amministrativa (notifiche automatiche al richiedente di avvio procedimento, | ||
| - | * Accesso in modalità standardizzata ai dati del sistema informatico dell’Ente messi a disposizione dall’Ente | ||
| - | * Il Sistema deve essere in grado di accettare e gestire tutti i documenti informatici inviati ad una amministrazione per via telematica o informatica indipendentemente dal canale di trasmissione o del formato del documento. | ||
| - | |||
| - | ==== Processi trasversali ==== | ||
| - | * Il Sistema deve realizzare una gestione avanzata dei documenti e dei flussi di lavoro ad essi correlati attraverso l’uso diffuso del WFMS | ||
| - | * Creazione e gestione di un repository per la raccolta dei procedimenti amministrativi di pertinenza dell’ente/ | ||
| - | |||
| - | ==== Processo di approvazione ==== | ||
| - | * Il Sistema deve consentire, per ciascun procedimento dell’ente, | ||
| - | * Il Sistema deve consentire, per ciascun procedimento dell’ente, | ||
| - | |||
| - | ==== Integrazione con i fornitori del servizio Postale Universale ==== | ||
| - | * Il Sistema dovrà integrarsi con i servizi di dematerializzazione della corrispondenza erogati dai titolari del " | ||
| - | * Gestione della Posta Ibrida in uscita | ||
| - | |||
| - | ==== Integrazioni di motori di WFMS ==== | ||
| - | * Il Sistema dovrà integrarsi | ||
| - | * Il motore di WFMS dovrà, al minimo, gestire | ||
| - | * Workflow parziale - Firma per copia conforme (anticipata) | ||
| - | * Workflow parziale - Pre-assegnazione | ||
| - | * Workflow parziale - Richiesta contributo | ||
| - | * Workflow parziale - Firma per copia conforme (a richiesta) | ||
| - | * Workflow parziale - Firma + sigla (multipla) | ||
| - | * Workflow parziale - Sigla + firma (multipla) | ||
| - | * Workflow parziale - Firma + visto (multipla) | ||
| - | * Workflow parziale - Visto + firma (multipla) | ||
| - | |||
| - | ==== Firma digitale e ad altri tipi di firma elettronica ==== | ||
| - | * Il Sistema deve consentire la verifica e validazione della firma digitale e/o qualificata | ||
| - | * Il Sistema deve realizzare l’integrazione con i sistemi di firma digitale e/o qualificata dei documenti | ||
| - | * Il Sistema deve gestire i diversi tipi e modalità di firma elettronica nel processo di approvazione dei documenti (firma locale e/o remota, individuale, | ||
| - | * Firma per copia conforme di documenti in entrata e in uscita | ||
| - | * Il Sistema deve realizzare l’integrazione con i sistemi di firma elettronica dei documenti | ||
| - | * Il Sistema deve realizzare l’integrazione con i sistemi di firma elettronica avanzata dei docuimenti | ||
| - | |||
| - | ==== Possibilità di Firma Multipla ==== | ||
| - | |||
| - | ==== Funzioni di servizio ==== | ||
| - | * Imposta stampante | ||
| - | * Installa plugin per l’acquisizione di documenti formati con strumenti di produttività individuale e per l’accesso e la fruizione con questi strumento alle funzionalità del Sistema | ||
| - | * Stampa etichetta | ||
| - | * Stampa ricevuta | ||
| - | * Stampa timbro | ||
| - | * Stampa timbro in copie | ||
| - | * Creazione caselle di posta. | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione ruoli ==== | ||
| - | * Impostazione del ruolo di default che deve essere attribuito all’utente nel momento del login al Sistema | ||
| - | * Nel caso l’utente appartenga a più uffici della stessa AOO è necessario che il sistema consenta la definizione della coppia “Ufficio/ | ||
| - | * Configurabilità del tipo assegnazione, | ||
| - | |||
| - | ==== Accesso al sistema ed alle applicazioni ==== | ||
| - | * L’accesso al Sistema deve essere gestito tramite l’utilizzo di un codice utente e di una password, eventualmente associati ad altri meccanismi di login evoluti già in uso nelle amministrazioni. | ||
| - | * Il codice utente è univoco a livello nazionale e deve essere associato ad uno ed un solo Ente. | ||
| - | * Il codice utente può essere associato a una o più AOO all’interno dello stesso ente | ||
| - | * Deve essere presente nel Sistema un meccanismo di identificazione, | ||
| - | * L’accesso al sistema deve essere possibile solo agli utenti autorizzati e riconosciuti dal sistema in modo sicuro. | ||
| - | * Il Sistema deve inviare automaticamente all’utente un avviso di scadenza sessione di lavoro. | ||
| - | * Effettuato il login, il Sistema deve selezionare l’ufficio di default per l' | ||
| - | * Il sistema deve consentire all’Utente di “forzare” il Login senza attendere l’autorizzazione da parte dell’amministrazione di ente o di AOO | ||
| - | * Nel caso di accesso al Sistema tramite Portale dell’amministrazione il controllo accessi per l’identificazione e l’autenticazione dell’utenza sarà a carico delle stesse amministrazioni; | ||
| - | * Nel caso di accesso al Sistema tramite Web Services | ||
| - | * L’accesso al Sistema potrà avvenire con strumenti outbound , quali SMS, e-mail o strumenti di produttività individuale come indicato nel § 4.1. | ||
| - | * Il sistema deve essere predisposto per verificare l' | ||
| - | * La gestione della scadenza e del rinnovo della password deve essere gestibile dall' | ||
| - | * Deve essere presente nel Sistema un meccanismo di identificazione, | ||
| - | * L’accesso al Sistema potrà avvenire con tablet o smartphone. | ||
| - | |||
| - | ==== Assistenza agli utenti ==== | ||
| - | * Predisposizione di un modulo informativo per gli amministratori di ente e di AOO per visualizzare tutti gli avvisi precedentemente inviati (non ancora scaduti) e crearne di nuovi. | ||
| - | * Tutti gli avvisi generati da un amministratore di AOO saranno sempre ed esclusivamente diretti agli utenti della stessa AOO. | ||
| - | * Nel caso in cui il creatore del messaggio sia un amministratore di ente questo potrà anche selezionare l’AOO a cui il messaggio è diretto, o lasciare il campo vuoto inviando quindi il messaggio a tutti gli utenti | ||
| - | * La disponibilità di nuovi avvisi deve essere segnalata sulla home page del Sistema; segnalazione che consentirà il diretto accesso all’avviso o agli avvisi non ancora letti | ||
| - | * Predisposizione di un modulo per la gestione di file di FAQ interne ad uso degli amministratori di ente e di AOO | ||
| - | * La funzionalità di caricamento delle FAQ sarà data solo all’amministratore di ente e agli amministratori di AOO. | ||
| - | * Tutti le FAQ caricate da un amministratore di AOO saranno sempre ed esclusivamente diretti agli utenti della stessa AOO. | ||
| - | * Gli utenti vedranno le FAQ cliccando sull’icona “Aiuto” che dovrà essere presente sul Sistema | ||
| - | * Possibilità per l' | ||
| - | |||
| - | ==== Tracciatura degli eventi applicativi ==== | ||
| - | * Il Sistema deve tenere traccia dei principali eventi applicativi su un repository (log) dedicato e sicuro in termini di identificazione dell’autore del comando, di autenticità della registrazione, | ||
| - | * Il Sistema deve garantire l’accesso totale o parziale al repository sulla base dei ruoli degli utenti . | ||
| - | * Il Sistema deve rendere disponibile una funzionalità di scarto (salvataggio su file) di un set di eventi applicativi scelti secondo alcuni criteri di ricerca; i dati scartati saranno eliminati dal repository | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione della configurazione ==== | ||
| - | * Per l’utente con il ruolo di Amministratore o di sistemista il Sistema deve consentire di modificare, via interfaccia applicativa, | ||
| - | * Il sistema deve permettere la creazione di ruoli di amministratori semplici con un numero di funzioni ridotte (es.assegnare solo la gestione delle utenze; assegnare solo la gestione della password delle PEC; modifica delle ACL ). | ||
| - | |||
| - | ==== Gestione Applicazione ==== | ||
| - | * L’utente con ruolo amministratore o di sistemista deve poter verificare la lista degli utenti connessi al Sistema e, all’occorrenza, | ||
| - | * L’utente con ruolo amministratore o di sistemista deve poter sospendere l’accesso al Sistema immediatamente, | ||
| - | * L’utente con ruolo amministratore | ||
| - | |||
| - | ==== Monitoraggio dei processi in background all’applicativo ==== | ||
| - | * Il Sistema deve consentire all’utente con ruolo sistemista di intervenire su alcuni parametri applicativi di configurazione e di monitorare il funzionamento dei processi eseguiti in background rispetto all’applicativo. | ||
| - | * Per i processi eseguiti in background, quali, ricezione della posta, | ||
| - | |||
| - | ==== Definizione del livello di log ==== | ||
| - | * Deve essere possibile all’utente con ruolo di sistemista, modificare il livello di log applicativo | ||
| - | * Il Sistema deve prevedere almeno i seguenti cinque livelli | ||
| - | * Deve essere | ||
| - | * Predisposizione di Log applicativi su tutti i registri, gli elenchi, i repertori, ecc. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | ==== Funzioni di Ricerca ==== | ||
| - | * Deve essere sempre possibile salvare le ricerche effettuate | ||
| - | * Nelle maschere di ricerca deve essere possibile mantenere le informazioni inserite per effettuare più agevolmente ricerche successive | ||
| - | * Nelle maschere di ricerca deve essere possibile inserire più informazioni per effettuare diverse tipologie di ricerca (sia di tipo primario che di tipo secondario) | ||
| - | * I risultati della ricerca devono poter essere evidenziati attraverso liste di documenti | ||
| - | * I risultati della ricerca evidenziati attraverso liste di documenti devono poter essere multi pagina | ||
| - | * Attraverso un apposito flag sulla maschera di ricerca di abilitazione/ | ||
| - | * I risultati delle ricerche effettuate devono dare evidenza di ogni singolo protocollo e registro di appartenenza | ||
| - | * Possibilità di personalizzazione della maschera di ricerca attraverso la scelta dei singoli campi di informazioni necessari per l’effettuazione della ricerca. | ||
| - | * Possibilità di salvataggio delle personalizzazioni delle maschere di ricerca | ||
| - | * Possibilità di nascondere le maschere di ricerca offerte di default dal sistema | ||
| - | * Possibilità di inserire il campo mittente/ | ||
| - | * Possibilità per i membri di uno stesso Ufficio di eseguire la ricerca di tutte le assegnazioni eseguite da tutti gli utenti dello stesso Ufficio verso gli Utenti e/o gli Uffici dell’AOO. | ||
| - | * Nelle maschere di ricerca per attività dovranno essere inseriti i campi: Oggetto del protocollo e mittenti/ | ||
| - | * Le ricerche devono poter essere personalizzabili in relazione al ruolo ricoperto all’interno dell’organizzazione | ||
| - | * Possibilità di eseguire la ricerca delle assegnazioni eseguite dall’intero Ufficio in sessione verso gli Utenti e/o gli Uffici dell’AOO per gli utenti con la qualifica di Responsabile di Ufficio o Facente funzione, e per gli Utenti in possesso della qualifica applicativa di “Responsabile di Registro” o del permesso applicativo di “Lettura registro” | ||
| - | * I risultati di qualsiasi ricerca devono dare evidenza del numero complessivo dei documenti presenti. | ||
| - | * Possibilità di filtrare i risultati delle ricerche per ufficio corrente e di appartenenza dell’utente che ha effettuato materialmente la ricerca | ||
| - | * Possibilità per l’utente di effettuare ricerche di documenti interni (non registrati) per nome, descrizione o contenuto (ricerca full text). | ||
| - | * Possibilità per l’utente di effettuare la ricerca su attributi estesi e non estesi dei documenti in lavorazione (tra quelli che può visualizzare), | ||
| - | * Disponibilità di sistemi di Wizard che consentano ad un utente del sistema di costruirsi, salvare e nominare una o più maschere proprie di ricerca inserendo un sottoinsieme di tutti i campi possibili del Sistema | ||
| - | * Il sistema deve consentire le ricerche di parole nel corpo del testo dei documenti conservati (ricerca valida solo per documenti creati e conservati nel sistema digitalmente, | ||
| - | * I risultati di qualsiasi ricerca devono essere esportabili in excel. | ||
| - | |||
| - | ==== Ricerche Assegnatari del documento ==== | ||
| - | * Inserire nel campo di ricerca cognome utente e descrizione ufficio | ||
| - | * codice e la descrizione | ||
| - | * Ricerche per date (invio/ | ||
| - | * Ricerca per mancata accettazione/ | ||
| - | * Ricerca e-mail | ||
| - | * Ricerche sui fascicoli | ||
| - | * effettuare la ricerca per anno d’interesse | ||
| - | * effettuare la ricerca per data di apertura (arco temporale) | ||
| - | * effettuare la ricerca per data di chiusura (arco temporale) | ||
| - | * effettuare la ricerca per data di scadenza | ||
| - | * effettuare la ricerca per numero di repertorio del fascicolo. | ||
| - | * effettuare ricerche per anno e per numero di repertorio | ||
| - | * selezionare singolarmente i documenti contenuti in un fascicolo e/o nel sottofascicolo attraverso checkbox | ||
| - | * effettuare la ricerca per nome del fascicolo | ||
| - | * effettuare la ricerca per descrizione del fascicolo | ||
| - | * effettuare la ricerca per Responsabile del fascicolo | ||
| - | * effettuare la ricerca per P.IVA/ | ||
| - | * Possibilità di effettuare la ricerca per voce del titolario | ||
| - | * riordinare | ||
| - | |||
| - | ==== Ricerche sulle registrazioni di protocollo ==== | ||
| - | * Qualora il risultato della ricerca restituisca documenti non visibili, l’informazione sull’ufficio del protocollo dovrà sempre essere presente. | ||
| - | * ricerca specificando anche il valore del CAP del corrispondente | ||
| - | * effettuare ricerca specificando la descrizione del Comune del corrispondente | ||
| - | * selezione del mittente\destinatario di tipo giuridico da acl | ||
| - | * per la selezione di nuovi mittenti\destinatari verificare la lista delle categorie già configurate in precedenza, tramite le quali sarà possibile effettuare in modo più agevole la ricerca. | ||
| - | * Visibilità gerarchica dei protocolli su Registro | ||
| - | * Ricerche simultanee su più registri | ||
| - | * ricerca | ||
| - | |||
| - | ==== Ricerche registrazioni di protocollo sui registri di emergenza ==== | ||
| - | * effettuare ricerche nei registri di emergenza per ciascuno dei campi utilizzati in sede di registrazione in emergenza | ||
| - | * effettuare ricerche nei registri di emergenza per data, numero di protocollo d’emergenza e registro d’emergenza. | ||
| - | |||
| - | ==== Ricerche su oggetti del sistema ==== | ||
| - | * Possibilità di definizione di livelli diversificati di ricerca degli oggetti gestiti dal Sistema. | ||
| - | * assegnazione di un livello di ricerca a gruppi di utenti | ||
| - | * assegnazione di livelli di ricerca per gruppi di oggetti (classi di oggetti, tipologie di documenti) | ||
| - | * Verificare che L’accesso agli oggetti gestiti dal sistema deve essere limitato alle AOO alle quali il codice utente è associato | ||
| - | * Ricerca per oggetto e corrispondenti delle assegnazioni da e per un ufficio | ||
| - | * Ricerche full-text | ||
| - | * | ||
| - | ==== REPORT E STAMPA ==== | ||
| - | * Stampare una lista di documenti contenuti in un determinato fascicolo. | ||
| - | * Stampare in formato PDF i singoli documenti presenti nella lista di un fascicolo. | ||
| - | * Stampare tutti i documenti presenti nel fascicolo e nel sottofascicolo. | ||
| - | * Possibilità di personalizzare la stampa di report da ciascun registro attraverso la selezione delle informazioni di interesse da aggiungere rispetto alla stampa di default. | ||
| - | * Possibilità di stampa in formato PDF delle voci di una rubrica (anche di quelle selezionate attraverso una ricerca) | ||
| - | * Prima di procedere con la stampa il sistema deve poter calcolare e visualizzare la dimensione e la quantità dei documenti richiesti per permettere all’utente un maggiore controllo sulla quantità di dati che sta per stampare | ||
| - | * Terminata la generazione di un report il sistema deve inviare una segnalazione all’utente | ||
| - | * Possibilità di generare report periodici in differita secondo template definiti. | ||
| - | * visualizzare i documenti da ricerca su registro | ||
| - | * visualizza i documenti da attività sulla home page | ||
| - | * Gestione di statistiche periodiche offline e predefinite con lo sviluppo di template dei report. | ||
| - | * Esportare sul file system il risultato di una ricerca , se ad un protocollo sono associati/ | ||
| - | * report esportabile in excel. | ||
| - | |||
| - | Gestione della reportistica per stampe precodificate e differite | ||
| - | |||
| - | Il sistema deve consentire la stampa quotidiana e la sua conservazione del registro generale di protocollo e di ogni altro registro particolare | ||
| - | |||
| - | ==== Visualizzazione dei contenuto dei documenti ==== | ||
| - | * Il sistema deve consentire la visualizzazione dei documenti, sia dalla ricerca su registro che da " | ||
| - | * Possibilità di accedere dagli strumenti di produttività individuale al sistema di protocollo e gestione documentale e viceversa | ||
| - | |||
| - | * Login-Logout | ||
| - | * Protocolla un nuovo documento testuale (word), ivi compreso il caso di accesso alle Rubriche | ||
| - | * Accesso alle Rubriche | ||
| - | * Ricerca documenti protocollati | ||
| - | * Visualizza documento protocollato | ||
| - | * Visualizza documento in un fascicolo | ||
| - | * Upload di un documento da file system in un fascicolo | ||
| - | * Protocolla un documento fascicolato | ||
| - | * Accesso da MS Outlook | ||
| - | * Integrazione della firma digitale | ||
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