utenti:docway:docway3:manuali_utente:manuale_utente_docway3
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| utenti:docway:docway3:manuali_utente:manuale_utente_docway3 [2023/03/31 15:38] – creata chiara.pavanati | utenti:docway:docway3:manuali_utente:manuale_utente_docway3 [2023/03/31 15:42] (versione attuale) – chiara.pavanati | ||
|---|---|---|---|
| Linea 1: | Linea 1: | ||
| - | ====== DocWay3 - Manuale Utente | + | ====== DocWay3 - Manuale Utente ====== |
| + | |||
| + | Docway 3.10.2 | ||
| + | |||
| + | Ultima modifica: 17/ | ||
| + | |||
| + | versione 1.4 | ||
| + | |||
| + | ===== MENU' ARCHIVIO DOCUMENTI ===== | ||
| + | |||
| + | Docway è un sistema di gestione informatica dei documenti le cui funzioni permettono: | ||
| + | |||
| + | *l' | ||
| + | *l' | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | Fig. 1 Menù Archivio documenti | ||
| + | |||
| + | Il Menù si compone di cinque sezioni orizzontali dedicate alle funzioni di: | ||
| + | |||
| + | *Registrazione | ||
| + | *Ricerche (documenti) | ||
| + | *Altre ricerche | ||
| + | *Stampe ad Altre funzioni d' | ||
| + | *Documenti in gestione | ||
| + | |||
| + | Nella parte superiore del Menù è possibile selezionare una delle seguenti pagine: | ||
| + | |||
| + | *Doc. in Gestione | ||
| + | *Profilo Personale | ||
| + | e, per chi ne possegga i diritti, anche: | ||
| + | |||
| + | *Strumenti Amministrazione | ||
| + | *Docway Delibere | ||
| + | Nella parte inferiore del Menù è possibile selezionare uno dei seguenti collegamenti: | ||
| + | |||
| + | *Copyright 3D Informatica | ||
| + | *Manuale in linea | ||
| + | *Informazioni | ||
| + | Infine, dal pulsante [[http:// | ||
| + | |||
| + | =====1. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI===== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | Fig. 2 Sezione per la registrazione dei documenti in archivio | ||
| + | |||
| + | Questa sezione contiene i pulsanti per l' | ||
| + | |||
| + | I documenti vengono registrati in base alla loro tipologia: | ||
| + | |||
| + | *Protocollo Arrivo (e Protocollo Differito) | ||
| + | *Protocollo Partenza | ||
| + | *Protocollo tra Uffici | ||
| + | *Documenti (non protocollati) | ||
| + | *Repertori | ||
| + | *Acquisizione IMMAGINI | ||
| + | Dal pulsante **Acquisizione immagini** è possibile associare ad un documento già registrato la sua immagine acquisita tramita la scansione dell' | ||
| + | |||
| + | Docway3 prevede, ai sensi della normativa vigente, l' | ||
| + | |||
| + | *Numero di protocollo (assegnato automaticamente dal sistema) | ||
| + | *Data di registrazione (assegnata automaticamente dal sistema) | ||
| + | *Mittente / Destinatario del documento pervenuto / spedito | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Numero e descrizione degli allegati | ||
| + | *Indice di classificazione | ||
| + | *Indicazione della persona responsabile del procedimento | ||
| + | |||
| + | La mancanza di una di queste informazioni fa in modo che il sistema impedisca la registrazione del documento. | ||
| + | |||
| + | ====1.1 Registrazione - Protocollo arrivo==== | ||
| + | |||
| + | ||pulsante attivo per gli utenti con diritto di: \\ **Archiviazione Protocollo Arrivo** || | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante di Protocollo Arrivo nella sezione Registrazione si apre la maschera per protocollare i documenti in arrivo. | ||
| + | |||
| + | La maschera di inserimento protocolli in arrivo è personalizzata sui diritti di operabilità dell' | ||
| + | |||
| + | La maschera di registrazione del protocollo in arrivo è divisa in quattro sezioni: | ||
| + | |||
| + | -Arrivo - Inserimento | ||
| + | -Responsabilità | ||
| + | -Altro | ||
| + | -Documenti Informatici | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per la registrazione di un nuovo protocollo in arrivo: sezione Arrivo - Inserimento// | ||
| + | |||
| + | Nella sezione ' | ||
| + | |||
| + | *Sigla strutt. | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Formato bozza | ||
| + | *A mezzo | ||
| + | *Mittente | ||
| + | *Firmatario del documento | ||
| + | *Indirizzo | ||
| + | *Fax | ||
| + | *C.F. | ||
| + | *P.IVA | ||
| + | *Data Doc. (ricavata dal documento ricevuto) | ||
| + | *Prot. Mittente | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Allegato | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Conservazione | ||
| + | *Visibilità | ||
| + | *Pubblico | ||
| + | *[Riservato : fino al] | ||
| + | *[Altamente confidenziale] | ||
| + | *[Segreto] | ||
| + | |||
| + | Per la descrizione delle modalità di valorizzazione degli elementi elencati consultare il paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per la registrazione di un nuovo protocollo in arrivo: sezione Responsabilità// | ||
| + | |||
| + | La sezione Responsabilità individua i responsabili del documento, chi lo ha in copia conoscenza (e chi ne è l' | ||
| + | |||
| + | Nella sezione Responsabilità è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Invia E-Mail di notifica | ||
| + | *Conferenza di Servizi | ||
| + | *Destinatario (Ufficio e Persona) | ||
| + | *Copie Conoscenza (Ufficio e Persona) | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per la registrazione di un nuovo protocollo in arrivo: sezione Altro// | ||
| + | |||
| + | La sezione Altro serve per inserire qualsiasi tipo di informazione aggiuntiva che meglio definisca la funzione del documento all' | ||
| + | |||
| + | Nella tabella Altro è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Riferimenti: | ||
| + | *Tipologia | ||
| + | *Note | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per la registrazione di un nuovo protocollo in arrivo: sezione Documenti informatici// | ||
| + | |||
| + | La sezione Documenti informatici consente di allegare file e immagini al record. | ||
| + | |||
| + | La riga contenente le opzioni "Non candidato alla conservazione; | ||
| + | |||
| + | Nella sezione Documenti informatici è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *File (Nome / Titolo) | ||
| + | *Immagini (Nome / Titolo) | ||
| + | |||
| + | Con le seguenti opzioni: | ||
| + | |||
| + | -Converti in XML: aggiunge la versione XML del file associato; | ||
| + | -Converti in PDF: aggiunge la versione PDF del file associato; | ||
| + | -con OCR: per il trattamento del riconoscimento ottico del testo delle immagini. | ||
| + | |||
| + | Il campo Immagini permette l' | ||
| + | |||
| + | ====1.2 Registrazione - Protocollo arrivo differito==== | ||
| + | |||
| + | || pulsante attivo per gli utenti con diritto di : \\ **Archiviazione Protocollo Arrivo**|| | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante di Protocollo DIFFERITO si apre la maschera per registrare in modalità differita i documenti in arrivo. | ||
| + | |||
| + | Il Protocollo differito si utilizza quando, nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro o altri eventi imprevedibili ed eccezionali, | ||
| + | |||
| + | Il Protocollo differito si utilizza solo per i documenti in Arrivo e deve essere autorizzato con motivato provvedimento. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | Fig. 7 Maschera per la registrazione di un nuovo protocollo differito | ||
| + | |||
| + | La maschera del Protocollo DIFFERITO è simile a quella del Protocollo in Arrivo, con l' | ||
| + | |||
| + | ====1.3 Registrazione - Protocollo partenza==== | ||
| + | |||
| + | || pulsante attivo per gli utenti con diritto di: \\ **Archiviazione Protocollo Partenza**|| | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante di Protocollo Partenza nella sezione Registrazione si apre la maschera per registrare i documenti in partenza. | ||
| + | |||
| + | La maschera di inserimento documenti in partenza è personalizzata sui diritti di operabilità dell' | ||
| + | |||
| + | -Partenza - Inserimento | ||
| + | -Responsabilità | ||
| + | -Altro | ||
| + | -Documenti Informatici | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | Dalla tabella ' | ||
| + | |||
| + | *Formato bozza | ||
| + | *Sigla strutt | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Data doc. | ||
| + | *A mezzo | ||
| + | *Destinatari | ||
| + | *Destinatario | ||
| + | *alla c.a. | ||
| + | *CC | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Allegato | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Conservazione | ||
| + | *Visibilità | ||
| + | *[Pubblico] | ||
| + | *[Riservato fino al] | ||
| + | *[Altamente confidenziali] | ||
| + | *[Segreto] | ||
| + | |||
| + | Per la descrizione delle modalità di valorizzazione degli elementi elencati consultare il paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La sezione Responsabilità individua i responsabili del documento, chi lo ha in copia conoscenza e in eventuale conferenza di servizi (e chi ne è l' | ||
| + | |||
| + | Nella tabella Responsabilità è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Invia E-Mail di notifica | ||
| + | *Conferenza di Servizi | ||
| + | *Destinatario (Ufficio e Persona) | ||
| + | *Copie Conoscenza (Ufficio e Persona) | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La tabella Altro serve per inserire ogni informazione aggiuntiva e utile per meglio chiarire la funzione del documento all' | ||
| + | |||
| + | Nella tabella Altro è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Riferimenti, | ||
| + | *Tipologia (del documento che si sta registrando) | ||
| + | *Note | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La tabella Documenti informatici serve per allegare file e immagini al record. | ||
| + | |||
| + | La riga contenente le opzioni "Non candidato alla conservazione; | ||
| + | |||
| + | Nella tabella Documenti informatici è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *File (Nome / Titolo) | ||
| + | *Immagini (Nome / Titolo) | ||
| + | |||
| + | Con le seguenti opzioni: | ||
| + | |||
| + | -Converti in XML: aggiunge la versione XML del file associato; | ||
| + | -Converti in PDF: aggiunge la versione PDF del file associato; | ||
| + | -con OCR: per il trattamento del riconoscimento ottico del testo delle immagini. | ||
| + | |||
| + | Il campo Immagini permette l' | ||
| + | |||
| + | ====1.4 Registrazione - Protocollo tra uffici==== | ||
| + | |||
| + | || pulsante attivo per gli utenti con diritto di : \\ **Archiviazione Protocollo TRA UFFICI** || | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante di Protocollo tra Uffici nella sezione Registrazione si apre la maschera per protocollare i documenti tra uffici. | ||
| + | |||
| + | La registrazione di un documento interno si compone di una parte relativa alla minuta e di una parte relativa all’originale. | ||
| + | |||
| + | Il mittente del documento, che è anche il responsabile della minuta, è obbligato a compilare i campi relativi alla minuta ma non quelli relativi all’originale. | ||
| + | |||
| + | Il responsabile dell’originale è il destinatario del documento e provvede alla compilazione dei campi relativi all’originale. | ||
| + | |||
| + | La maschera di inserimento tra uffici è personalizzata sui diritti di operabilità dell' | ||
| + | |||
| + | -Tra uffici - Inserimento | ||
| + | -Responsabilità | ||
| + | -Altro | ||
| + | -Documenti Informatici | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | Nella tabella Tra uffici - Inserimento è possibile inserire le informazioni esplicite ed implicite dettate dal documento che si vuol protocollare, | ||
| + | |||
| + | *Formato bozza | ||
| + | *Sigla strutt. | ||
| + | *Anno | ||
| + | *A mezzo | ||
| + | *Minuta | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Conservazione | ||
| + | *Originale | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Conservazione | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Allegato | ||
| + | *Visibilità | ||
| + | *[Pubblico] | ||
| + | *[Riservato fino al] | ||
| + | *[Altamente confidenziali] | ||
| + | *[Segreto] | ||
| + | |||
| + | Per la descrizione delle modalità di valorizzazione degli elementi elencati consultare il paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La sezione Responsabilità individua i responsabili del documento, chi lo deve ricevere in copia conoscenza o in eventuale conferenza dei servizi (e chi ne è l' | ||
| + | |||
| + | In particolare nel protocollo tra uffici il Responsabile della minuta corrisponderà al mittente del documento, mentre il Responsabile dell' | ||
| + | |||
| + | Nella sezione Responsabilità è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Invia E-Mail di notifica | ||
| + | *Conferenza di Servizi | ||
| + | *Mittente - Minuta) (Ufficio e Persona) | ||
| + | *Destinatario - Originale (Ufficio e Persona) | ||
| + | *Copie Conoscenza (Ufficio e Persona) | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La tabella Altro serve per inserire ogni informazione aggiuntiva e utile per meglio chiarire la funzione del documento all' | ||
| + | |||
| + | Dalla tabella Altro è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Riferimenti, | ||
| + | *Tipologia (del documento che si sta registrando) | ||
| + | *Note | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La sezione Documenti informatici serve per allegare file e immagini al record. | ||
| + | |||
| + | La riga contenente le opzioni "Non candidato alla conservazione; | ||
| + | |||
| + | Nella tabella Documenti informatici è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *File (Nome / Titolo) | ||
| + | *Immagini (Nome / Titolo) | ||
| + | |||
| + | Con le seguenti opzioni: | ||
| + | |||
| + | -Converti in XML: aggiunge la versione XML del file associato; | ||
| + | -Converti in PDF: aggiunge la versione PDF del file associato; | ||
| + | -con OCR: per il trattamento del riconoscimento ottico del testo delle immagini. | ||
| + | |||
| + | Il campo Immagini permette l' | ||
| + | |||
| + | ====1.5 Registrazione - Documenti non protocollati==== | ||
| + | |||
| + | || pulsante attivo per gli utenti con diritto di : \\ **Archiviazione Documenti non Protocollati** || | ||
| + | |||
| + | Il pulsante Documenti non protocollati permette di accedere alla maschera di registrazione dei documenti che non richiedono numero di protocollo. Questa tipologia di documenti non rientra nel Registro ufficiale di protocollo.\\ | ||
| + | |||
| + | *gazzette ufficiali | ||
| + | *bollettini ufficiali P.A. | ||
| + | *notiziari P.A. | ||
| + | *note di ricezione circolari | ||
| + | *note di ricezione altre disposizioni | ||
| + | *materiali statistici | ||
| + | *atti preparatori interni | ||
| + | *giornali | ||
| + | *riviste | ||
| + | *libri | ||
| + | *materiali pubblicitari | ||
| + | *inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi | ||
| + | *fatture (attive e passive) | ||
| + | *certificazioni non meccanizzate | ||
| + | *certificati situazioni retributive e contributive personale | ||
| + | *estratti conto bancario | ||
| + | *report (o registro) delle presenze | ||
| + | *certificati medici | ||
| + | *visite fiscali (si protocollano solo quelle " | ||
| + | *offerte/ | ||
| + | *trasferimento sede legale - comunicazione | ||
| + | *cambio banca - comunicazioni | ||
| + | *lettere accompagnatorie di fatture | ||
| + | *restituzioni dei buoni mensa da parte dei ristoratori o ditte convenzionate | ||
| + | *730 corrispondenza e modelli (come sopra) | ||
| + | *avvisi di pagamento - comunicazioni di bonifici bancari | ||
| + | *comunicazione da parte di enti di bandi di concorso | ||
| + | *convocazioni del CdA, Collegio sindacale, Comitato di direzione... | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | Nella sezione Documenti non protocollati - Inserimento è possibile inserire le informazioni esplicite ed implicite dettate dal documento che si vuol registrare; in particolare, | ||
| + | |||
| + | *Personale (se si vuole limitare la visione del documento ai soli RPA e CC del documento) | ||
| + | *Autore | ||
| + | *Data documento | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Allegato | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Conservazione | ||
| + | *Visibilità | ||
| + | *[Pubblico] | ||
| + | *[Riservato fino al] | ||
| + | *[Altamente confidenziali] | ||
| + | *[Segreto] | ||
| + | |||
| + | Per la descrizione delle modalità di valorizzazione degli elementi elencati consultare il paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La tabella Responsabilità individua i responsabili del documento, chi lo ha in copia conoscenza o in conferenza di servizi e chi ne è l' | ||
| + | |||
| + | *Invia E-Mail di notifica | ||
| + | *Conferenza di Servizi | ||
| + | *Responsabile del procedimento amministrativo (Ufficio e Persona) | ||
| + | *Copie Conoscenza (Ufficio e Persona) | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La sezione Altro serve per inserire ogni informazione aggiuntiva e utile per meglio chiarire la funzione del documento all' | ||
| + | |||
| + | Nella sezione Altro è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Riferimenti: | ||
| + | *Tipologia del documento da registrare | ||
| + | *Note | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La sezione Documenti informatici consente di allegare file e immagini al record. | ||
| + | |||
| + | La riga contenente le opzioni "Non candidato alla conservazione; | ||
| + | |||
| + | Nella tabella Documenti informatici è possibile valorizzare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *File (Nome / Titolo) | ||
| + | *Immagini (Nome / Titolo) | ||
| + | |||
| + | Con le seguenti opzioni: | ||
| + | |||
| + | -Converti in XML: aggiunge la versione XML del file associato; | ||
| + | -Converti in PDF: aggiunge la versione PDF del file associato; | ||
| + | -con OCR: per il trattamento del riconoscimento ottico del testo delle immagini. | ||
| + | |||
| + | Il campo Immagini permette l' | ||
| + | |||
| + | ====1.6 Elementi della registrazione==== | ||
| + | |||
| + | Di seguito vengono descritti gli elementi presenti nella maschera di registrazione di un nuovo documento. | ||
| + | |||
| + | **MECCANISMO DI COMPILAZIONE AUTOMATICA (LOOKUP)** | ||
| + | |||
| + | Per alcuni di questi elementi è attivo un **__meccanismo di compilazione automatica denominato LOOKUP__**. Tale meccanismo consente di definire | ||
| + | il valore di un campo azionando una ricerca automatica in liste di vocabolari controllati ottenute da altri archivi paralleli a Docway3 (in particolare all' | ||
| + | |||
| + | Il lookup viene attivato, digitando le prime lettere del valore da inserire nel rispettivo campo e cliccando il tasto TAB della tastiera (oppure cliccando sul nome del campo e selezionando " | ||
| + | |||
| + | I risultati del lookup possono essere i seguenti: | ||
| + | -il lookup individua esattamente un unico elemento che soddisfa la ricerca: pertanto il campo viene valorizzato automaticamente con i dati dell' | ||
| + | -il lookup individua una serie di elementi che soddisfano la ricerca: in questo caso il sistema aprirà una finestra contenente l' | ||
| + | -il lookup non individua nessun elemento che soddisfa la richiesta: in questo caso il sistema aprirà una finestra con i' | ||
| + | |||
| + | * **A mezzo** | ||
| + | Indica la modalità di trasmissione (invio / ricezione) del documento in arrivo o in partenza. E' possibile selezionare un valore dal menù a tendina | ||
| + | (modificabile consultando il paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | * **alla c.a.** | ||
| + | Alla cortese attenzione. Consente di inserire il destinatario specifico individuato all' | ||
| + | Cliccando su **__alla c.a.__** si accede all' | ||
| + | |||
| + | * **Allegato** | ||
| + | Il campo consente di indicare il numero e la descrizione degli allegati al documento principale oggetto della registrazione. | ||
| + | |||
| + | Cliccando su **__Allegato__** compare un menù composta dalle seguenti istanze: | ||
| + | - //Aggiungi istanta in coda// : consente di aggiungere ulteriori istanze in caso di presenza di più allegati; è opportuno inserire tante istanze quanti sono gli allegati. | ||
| + | - //Rimuovi istanza// : consente di rimuovere un' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Esempio di inserimento allegati; valorizzazione istanze// | ||
| + | |||
| + | Una volta effettuata la registrazione del documento, il sistema mi conteggierà automaticamente il numero degli allegati, indicandolo nel campo **Allegato** insieme alla sequenza delle descrizioni inserite. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Esempio di inserimento allegati; avvenuta registrazione// | ||
| + | |||
| + | Se il documento non presenta alcun allegato, il campo deve essere valorizzato obbligatoriamente con il valore " | ||
| + | |||
| + | * **Anno** | ||
| + | Elemento compilato in automatico dall' | ||
| + | |||
| + | * **C.F.** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ Non è possibile editare il campo valorizzato, | ||
| + | |||
| + | * **Classif.** | ||
| + | Il campo consente di inserire l' | ||
| + | Cliccando su **__Classif.__** compare un menù composto da due alternative: | ||
| + | |||
| + | **1** - //Titolario di classificazione// | ||
| + | \\ {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Finestra di visualizzazione del titolario// | ||
| + | |||
| + | **2** - //Vista gerarchica// | ||
| + | \\ {{: | ||
| + | |||
| + | //Finestra di visualizzazone titolario con vista gerarchica// | ||
| + | |||
| + | * **Con OCR** | ||
| + | Selezionando il check-box, alla registrazione del documento il sistema effettuerà il riconoscimento ottico del testo della/delle immagini associate. | ||
| + | |||
| + | * **Converti in XML** | ||
| + | Selezionando il check-box, alla registrazione del documento il sistema converte il/i file associati al record nel formato XML. | ||
| + | |||
| + | * **Converti in PDF** | ||
| + | Selezionando il check-box, alla registrazione del documento il sistema converte il/i file o la/le immagini associati al record nel formato PDF. | ||
| + | |||
| + | * **Data doc.** | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | Tale elemento non è sempre presente sui documento ricevuti, ma, quando presente, è obbligatorio inserirlo in fase di registrazione del documento, come previsto dalla normativa vigente. | ||
| + | |||
| + | In fase di registrazione di un documento in partenza, l' | ||
| + | |||
| + | Il sistema esercita un controllo sulla correttezza del formato della data inserita (gg/ | ||
| + | |||
| + | * **Fax** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ Il valore inserito può essere editato ma la modifica effettuata non avrà conseguenze nella scheda anagrafica della struttura/ | ||
| + | |||
| + | * **Firmatario** | ||
| + | Nel caso in cui il mittente sia un ente, questo campo consente di inserire il mittente specifico individuato nel firmatario del documento. | ||
| + | |||
| + | Attualmente il campo **Firmatario** è svicolato dall' | ||
| + | che è riscontrato sul documento. | ||
| + | In alternativa è possibile attivare il lookup del campo attraverso un' | ||
| + | all' | ||
| + | |||
| + | Cliccando su **__Firmatario__** dopo aver valorizzato il campo **Mittente** si accede all' | ||
| + | | ||
| + | |||
| + | * **Formato Bozza** | ||
| + | Check-box in alto a destra della maschera di registrazione; | ||
| + | all' | ||
| + | compare sulla sinistra la dicitura verticale // | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | //Esempio di una bozza di registrazione// | ||
| + | |||
| + | La bozza sarà visibile nell' | ||
| + | |||
| + | * **Indirizzo** | ||
| + | L' | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | * **Invia E-Mail di notifica** | ||
| + | Selezionando il check-box il sistema invia automaticamente la mail di notifica relativa agli utenti a cui è stato assegnato il documento corrente. | ||
| + | |||
| + | * **Mittente / Destinatario** | ||
| + | Elementi che consentono di indicare la persona/ | ||
| + | Il valore dei campi viene completato e verificato mediante lookup. Se la persona/ | ||
| + | il sistema apre una nuova finestra per l' | ||
| + | |||
| + | Cliccando su **__Mittente__** o **__Destinatario__** compare un menù con le seguenti istanze: | ||
| + | -Aggiugi istanza in coda (solo per l' | ||
| + | -Rimuovi istanza (solo per l' | ||
| + | -Elenco : consente di accedere all' | ||
| + | |||
| + | * **Nome** | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | Cliccando su **__Nome__** si accede ad un menù che comprende le seguenti istanze: | ||
| + | |||
| + | -Aggiungi istanza in coda : consente di aggiungere ulteriori istanze in caso di presenza di più file o immagini da associare, in coda all' | ||
| + | -Inserisci istanza : consente di inserire una ulteriore istanza, sopra quella da cui si è selezionata l' | ||
| + | -Sposta in alto : consente di spostare il file o l' | ||
| + | -Sposta in basso : consente di spostare il file o l' | ||
| + | -Rimuovi istanza : consente di eliminare un' | ||
| + | -Rimuovi tutto : consente di rimuovere tutte i file o le immagini in elenco. | ||
| + | -Sfoglia : consente di accedere al disco locale per selezionare il file o l' | ||
| + | -Scansione (solo per il campo **Immagini**): | ||
| + | -Scansione rapida (solo per il campo **Immagini**): | ||
| + | |||
| + | * **Note** | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | * **Oggetto** | ||
| + | L' | ||
| + | tutti gli elementi di carattere giuridico-probatorio o comunque necessari ad individuare univocamente un documento. | ||
| + | \\ | ||
| + | Il campo deve essere valorizzato con un minimo di caratteri al di sotto del quale non è consentita la registrazione di un documento; inoltre viene svolto un ulteriore | ||
| + | controllo sulla ripetizione inusuale di più di due termini uguali e consecutivi. | ||
| + | |||
| + | * **P.IVA** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ Non è possibile editare il campo valorizzato, | ||
| + | |||
| + | * **Parole chiave** | ||
| + | Questo elemento consente l' | ||
| + | |||
| + | * **Persona** | ||
| + | Elemento che consente di individuare l'RPA del documento ovvero in conferenza dei servizi ovvero la persona a cui il documento è assegnato in copia conoscenza. | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta selezionata la " | ||
| + | \\ | ||
| + | Infatti " | ||
| + | |||
| + | * **Prot. Mittente** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | Tale elemento non è sempre presente sui documento ricevuti, ma, quando presente, è obbligatorio inserirlo in fase di registrazione del documento, come previsto dalla normativa vigente. | ||
| + | |||
| + | * **Riferimenti** | ||
| + | Questo elemento consente di indicare riferimenti ad altri documenti che si riferiscano al documento corrente. | ||
| + | |||
| + | * **Sigla strutt.** | ||
| + | Elemento compilato in automatico dall' | ||
| + | |||
| + | * **Tipologia** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile scegliere la tipologia da una lista di valori presente in un menù a tendina. Tale lista di valori può essere modificata dalla pagina degli [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | * **Titolo** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su **__Titolo__** si accede ad un menù che comprende le seguenti istanze: | ||
| + | -Aggiungi istanza in coda : consente di aggiungere ulteriori istanze in caso di presenza di più file o immagini da associare, in coda all' | ||
| + | -Inserisci istanza : consente di inserire una ulteriore istanza, sopra quella da cui si è selezionata l' | ||
| + | -Sposta in alto : consente di spostare il file o l' | ||
| + | -Sposta in basso : consente di spostare il file o l' | ||
| + | -Rimuovi istanza : consente di eliminare un' | ||
| + | -Rimuovi tutto : consente di rimuovere tutte i file o le immagini in elenco. | ||
| + | -Sfoglia : consente di accedere al disco locale per selezionare il file o l' | ||
| + | -Scansione (solo per il campo **Immagini**): | ||
| + | -Scansione rapida (solo per il campo **Immagini**): | ||
| + | |||
| + | * **Ufficio** | ||
| + | Elemento che consente di individuare l'UOR responsabile del documento ovvero in conferenza dei servizio ovvero in copia conoscenza. | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il campo " | ||
| + | \\ | ||
| + | Inoltre i valori devono essere congrui rispetto ai dati inseriti nell' | ||
| + | |||
| + | * **Visibilità** | ||
| + | Il campo consente di selezionare il grado di riservatezza del documento: | ||
| + | -pubblico: visibile a tutti gli utenti che abbiano assegnato il diritto di visione del relativo documento; | ||
| + | -riservato: visibile solo agli utenti che abbiano assegnato il diritto di visione del relativo documento e la visibilità dei documenti riservati; | ||
| + | -altamente confidenziale: | ||
| + | -segreto: visibile solo agli utenti che abbiano assegnato il diritto di visione del relativo documento e la visibilità dei documenti segreti. | ||
| + | In fase di registrazione i campi **Riservato**, | ||
| + | assegnati i diritti per la registrazione di tali categorie di documenti. | ||
| + | |||
| + | * **Voci di indice** | ||
| + | Consente di selezionare la voce d' | ||
| + | \\ | ||
| + | La voce di indice è una modalità di classificazione del documento che corrisponde alla descrizione del procedimento amministrativo/ | ||
| + | di indice** possono essere valorizzati automaticamente i campi: | ||
| + | -Oggetto | ||
| + | -Classificazione | ||
| + | -Conservazione | ||
| + | -UOR e RPA responsabile | ||
| + | -UOR e RPA per copia conoscenza. | ||
| + | Le voci di indice vengono inserite nel sistema attraverso un' | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su **__Voce di indice__** si accede all' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====1.7 Acquisizione immagini==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | || pulsante attivo per gli utenti con diritto di: \\ **Inserimento Acquisizione differita di immagini** || | ||
| + | |||
| + | Con l' | ||
| + | acquisita tramite scansione elettronica. | ||
| + | |||
| + | La maschera di acquisizione delle immagini è divisa in due sezioni: | ||
| + | |||
| + | *Acquisizione immagini - Inserire un numero di protocollo | ||
| + | *Documenti informatici | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di acquisizione delle immagini: sezione Acquisizione immagini - Inserire un numero di protocollo// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Sezione per la ricerca del record già protocollato e privo di immagini | ||
| + | |||
| + | Dalla sezione Acquisizione Immagini - Inserire un numero di protocollo si ricerca il documento già protocollato e privo di immagini | ||
| + | al quale si vuole associare la sua scansione elettronica. E' necessario inserire il numero di protocollo nel campo: | ||
| + | |||
| + | | ||
| + | |||
| + | Il campo **Anno** viene valorizzato di default con l'anno corrente dall' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il campo **Sigla Strutt.** viene compilato in automatico con l' | ||
| + | |||
| + | Se il record contiene già delle immagini associate l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Messaggio esito ricerca di un documento che ha immagini associate// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | La sezione Documenti informatici serve per associare immagini al documento. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di acquisizione delle immagini: sezione Documenti informatici// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | La riga contenente le opzioni "Non candidato alla conservazione; | ||
| + | |||
| + | Nella sezione Documenti informatici è possibile valorizzare il seguente campo: | ||
| + | |||
| + | *Immagini (Nome / Titolo) | ||
| + | |||
| + | Con le seguenti opzioni: | ||
| + | |||
| + | -Converti in PDF: aggiunge la versione PDF del file associato; | ||
| + | -con OCR: per il trattamento del riconoscimento ottico del testo delle immagini. | ||
| + | |||
| + | L' | ||
| + | Il campo Immagini permette l' | ||
| + | |||
| + | ====1.8 Repertori==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ||pulsante attivo per gli utenti con diritto di \\ inserimento di almeno una tipologia di Repertorio || | ||
| + | |||
| + | |||
| + | In archivistica, | ||
| + | |||
| + | Una volta selezionato il pulsante " | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Elenco dei repertori attivi// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Dal pulsante " | ||
| + | |||
| + | Cliccando poi sul singolo Repertorio, Docway apre la maschera di inserimento del repertorio selezionato. Tale maschera di inserimento è uguale alla maschera di inserimento delle tipologie di documenti già presente nei paragrafi precedenti (vedi, protocollo in arrivo, in partenza, tra uffici, non protocollati) a seconda della specifica configurazione del repertorio medesimo. | ||
| + | |||
| + | ====1.9 Segnatura==== | ||
| + | |||
| + | La segnatura di protocollo è l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Essa è definita e descritta all' | ||
| + | |||
| + | In Docway3, la segnatura viene associata al record del documento al momento stesso in cui avviene la registrazione; | ||
| + | visualizzazione di un documento registrato, in alto compare la segnatura di protocollo: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di segnatura di protocollo// | ||
| + | |||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | -manualmente, | ||
| + | -in maniera automatizzata, | ||
| + | |||
| + | Docway3 consente la stampa automatica di etichette contenenti la segnatura di protocollo, configurando adeguatamente l' | ||
| + | attivando la property relativa alla stampa della segnatura. | ||
| + | |||
| + | Una volta effettuata la registrazione del documento, il sistema visualizza la maschera di registrazione del record con sulla sinistra due pulsanti: | ||
| + | **Segnatura Manuale** e **Stampa Segnatura**. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsanti Segnatura manuale e Stampa segnatura// | ||
| + | |||
| + | L' | ||
| + | indelebile, oppure procedere alla stampa dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | In entrambi i casi, il sistema non consente all' | ||
| + | |||
| + | Una volta applicata la segnatura, nella visualizzazione del record del documento compare un' | ||
| + | apposizione della segnatura sul documento: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Icona avvenuta applicazione della segnatura// | ||
| + | |||
| + | Se si posizione il puntatore sopra l' | ||
| + | |||
| + | L' | ||
| + | si può ricorrere alla funzionalità **Stampa info** descritta al paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | =====2. ASSEGNAZIONE DELLA RESPONSABILITA' | ||
| + | |||
| + | ====2.1 UOR/ | ||
| + | |||
| + | Ogni documento registrato deve essere assegnato ad un responsabile del procedimento che ne procede al trattamento amministrativo (cfr. articolo 5, legge 24/1990). | ||
| + | \\ | ||
| + | Generalmente l'RPA è indicato dall' | ||
| + | |||
| + | **In Docway3 non è consentito registrare un documento senza averne indicato la persona responsabile.** | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====2.2 Operatore incaricato==== | ||
| + | |||
| + | In alcuni casi è possibile attivare, tramite apposita property, la funzionalità **Operatore incaricato**. | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | In Docway3 l' | ||
| + | deve comunque essere sempre individuato, | ||
| + | \\ | ||
| + | Il campo **Operatore incaricato** è presente nella sezione Responsabilità di ogni tipologia documentaria: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Responsabilità: | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | Nei documenti tra uffici è possibile inserire sia un operatore incaricato per la minuta, sia un operatore incaricato per l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Responsabilità di un documento tra uffici con Operatore incaricato// | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | Nella scheda del documento registrato, alla sezione " | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | Una volta trattato il documento, l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====2.3 Ruolo==== | ||
| + | |||
| + | In Docway3 si ha la possibilità di attivare la funzionalità di gestione dei **Ruoli** attraverso l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Tale funzionalità consente di creare dei **Ruoli** a cui vengono associati più utenti di Docway per consentire una gestione condivisa del procedimento. | ||
| + | \\ | ||
| + | La creazione, la modifica e l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta creati e assegnati i ruoli, è possibile assegnare in RPA un documento ad un ruolo, invece di indicare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | In questo modo, tutti gli utenti associati a quel ruolo hanno gli stessi diritti di intervento sul documento registrato. | ||
| + | \\ | ||
| + | Gli utenti visualizzano i documenti assegati a loro in qualità di Ruolo nella cartella **Ruoli** presente nella sezione **Documenti in gestione** (vedi [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | Per assegnare un documento ad un ruolo, nella sezione Repsonsabilità della maschera di registrazione di un documento, cliccando su **__Ufficio__** compare un menù con due istanze: | ||
| + | -Elenco : si accede all' | ||
| + | -Ruolo : si accede al campo Ruolo per valorizzare il ruolo responsabile del documento: | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione " | ||
| + | |||
| + | Cliccando su **__Ruolo__** compare un menù con due istanze: | ||
| + | -Elenco : per visualizzare l' | ||
| + | -Ufficio/ | ||
| + | |||
| + | Il documento registrato presenta, nella maschera di visualizzazione, | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione " | ||
| + | |||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | In fase di fascicolazione, | ||
| + | Le modalità fascicolazione sono descritta al [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====2.4 Conferenza dei servizi==== | ||
| + | |||
| + | La conferenza dei servizi (CDS) consente di assegnare la competenza di un documento a più di un responsabile (RPA); è utile per quei procedimenti che necessitano di coinvolgere uffici e responsabili differenti. | ||
| + | \\ | ||
| + | Per aprire una conferenza dei servizi in Docway occorre cliccare sulla relativa icona ({{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Il sistema mostra un' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Campo per l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | La Conferenza dei servizi non esclude l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta registrato il documento, l' | ||
| + | |||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | In alternativa è possibile attivare una // | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione " | ||
| + | |||
| + | La possibilità di intervenire sul documento in CDS può essere assegnata anche in fase di registrazione del documento selezionando il check-box (" | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Check-box per assegnare l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | =====3. RICERCA DI DOCUMENTI===== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 24 Sezione di ricerca documenti | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Questa sezione contiene i pulsanti per la ricerca dei documenti già registrati in archivio. | ||
| + | |||
| + | Ogni pulsante apre una maschera di ricerca specifica per la tipologia di documento richiesta: | ||
| + | |||
| + | -Ricerca Globale | ||
| + | -Ricerca Protocollo Arrivo | ||
| + | -Ricerca Protocollo Partenza | ||
| + | -Ricerca Protocollo tra uffici | ||
| + | -Ricerca Repertori | ||
| + | -Ricerca Documenti (non protocollati) | ||
| + | |||
| + | All' | ||
| + | |||
| + | Dai risultati delle ricerche di questa sezione sono esclusi fascicoli, raccoglitori e anagrafiche; | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====3.1 Ricerca globale==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 25 Pulsante per la ricerca globale dei documenti | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Tramite il pulsante " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Dagli esiti di ricerca sono esclusi i fascicoli e i sotto-fascicoli poiché | ||
| + | per queste tipologie sono previste apposite maschere di ricerca; invece sono compresi i documenti in essi contenuti. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | Di seguito è descritto il modo ed il tipo di informazioni da inserire nei vari campi : | ||
| + | |||
| + | *Ricerca globale | ||
| + | *Ricerca solo sui record della registrazione | ||
| + | *Ricerca solo sui file associati alla registrazione | ||
| + | *Solo sui documenti annullati | ||
| + | *Solo sui documenti NON annullati | ||
| + | *Solo Bozze di documenti | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Numero protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Data protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di protocollo (separati da virgola) | ||
| + | *Repertori | ||
| + | *Non repertoriati | ||
| + | *Tipo (del repertorio) | ||
| + | *Numero (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di repertorio (separati da virgola) | ||
| + | *Tipo di documento | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | *Allegati | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Note | ||
| + | *Annotazioni | ||
| + | *A mezzo | ||
| + | *Tipologia | ||
| + | *UOR / RPA (Ufficio e Nome) | ||
| + | *CC (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Ultimo intervento (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Oper. incaricato | ||
| + | *Mitt. / Dest. Esterni | ||
| + | *Codice Fiscale | ||
| + | *P. IVA | ||
| + | *Data di creazione | ||
| + | *ID | ||
| + | *Registrazione a cura di | ||
| + | *Ufficio | ||
| + | *Metodo di ordinamento | ||
| + | |||
| + | Per avviare la ricerca selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per tornare al Menù dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====3.2 Ricerca - Protocollo arrivo==== | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 26 Pulsante per la ricerca dei protocolli in arrivo | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Selezionando il pulsante " | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | Nella ricerca è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Ricerca globale | ||
| + | *Ricerca solo sui record della registrazione | ||
| + | *Ricerca solo sui file associati alla registrazione | ||
| + | *Solo documenti annullati tramite interoperabilità | ||
| + | *Solo documenti NON annullati | ||
| + | *Documenti ricevuti | ||
| + | *Protocollo differito | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Numero protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Data protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di protocollo (separati da virgola) | ||
| + | *Repertori | ||
| + | *Non repertoriati | ||
| + | *Tipo (del repertorio) | ||
| + | *Numero (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di repertorio (separati da virgola) | ||
| + | *Tipo di documento | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | *Allegati | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Note | ||
| + | *Annotazioni | ||
| + | *Mittente | ||
| + | *Codice Fiscale | ||
| + | *P. IVA | ||
| + | *Firmatario | ||
| + | *A mezzo | ||
| + | *Tipologia | ||
| + | *Protocollo mittente | ||
| + | *Numero | ||
| + | *Data (gg/ | ||
| + | *UOR / RPA (Ufficio e Nome) | ||
| + | *CC (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Registrazione (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Ultimo intervento (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Oper. incaricato | ||
| + | *Data di creazione (da... a...) | ||
| + | *ID (da... a...) | ||
| + | *Registrazione a cura di | ||
| + | *Metodo di ordinamento | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Per avviare la ricerca selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per tornare al Menù dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====3.3 Ricerca - Protocollo partenza==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 27 Pulsante per la ricerca dei protocolli in partenza | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Selezionando il pulsante " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Nella ricerca è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Ricerca globale | ||
| + | *Ricerca solo sui record della registrazione | ||
| + | *Ricerca solo sui file associati alla registrazione | ||
| + | *Solo documenti annullati | ||
| + | *Solo documenti NON annullati | ||
| + | *Documenti inviati tramite interoperabilità | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Numero protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Data protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di protocollo (separati da virgola) | ||
| + | *Repertori | ||
| + | *Non repertoriati | ||
| + | *Tipo (del repertorio) | ||
| + | *Numero (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di repertorio (separati da virgola) | ||
| + | *Tipo di documento | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | *Allegati | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Note | ||
| + | *Annotazioni | ||
| + | *Destinatario | ||
| + | *Codice Fiscale | ||
| + | *P. IVA | ||
| + | *Cortese attenzione | ||
| + | *CC | ||
| + | *Ruolo | ||
| + | *A mezzo | ||
| + | *Tipologia | ||
| + | *Data doc. (da... a...) | ||
| + | *UOR / RPA (Ufficio e Nome) | ||
| + | *CC (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Ultimo intervento (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Oper. incaricato | ||
| + | *Data di creazione (da... a...) | ||
| + | *ID (da... a...) | ||
| + | *Registrazione a cura di | ||
| + | *Ufficio | ||
| + | *Metodo di ordinamento | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Per avviare la ricerca selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per tornare al Menù dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====3.4 Ricerca - Protocollo tra uffici==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 28 Pulsante per la ricerca dei protocolli tra uffici | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Selezionando il pulsante " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Nella ricerca è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | *Ricerca globale | ||
| + | *Ricerca solo sui record della registrazione | ||
| + | *Ricerca solo sui file associati alla registrazione | ||
| + | *Solo documenti annullati | ||
| + | *Solo documenti NON annullati | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Numeri di protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Data protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Repertori | ||
| + | *Non repertoriati | ||
| + | *Tipo (del repertorio) | ||
| + | *Numero (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di repertorio (separati da virgola) | ||
| + | *Tipo documento | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | *Allegati | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Note | ||
| + | *Annotazioni | ||
| + | *A mezzo | ||
| + | *Tipologia | ||
| + | *Destinatario (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Mittente (Ufficio e Nome) | ||
| + | *CC (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Ultimo intervento (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Oper. incaricato | ||
| + | *Data di creazione (da... a...) | ||
| + | *ID (da... a...) | ||
| + | *Registrazione a cura di | ||
| + | *Metodo di ordinamento | ||
| + | |||
| + | Per avviare la ricerca selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per tornare al Menù dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====3.5 Ricerca - Repertori==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 29 Pulsante per la ricerca dei documenti a repertorio | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Selezionando il pulsante " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | La ricerca di documenti a repertorio è consentita ai soli utenti abilitati alla loro visualizzazione parziale e/o completa. | ||
| + | |||
| + | Nella ricerca è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Ricerca globale | ||
| + | *Ricerca solo sui record della registrazione | ||
| + | *Ricerca solo sui file associati alla registrazione | ||
| + | *Solo documenti annullati | ||
| + | *Solo documenti NON annullati | ||
| + | *Solo bozza di documenti | ||
| + | *Repertori (possibilità di selezionare uno specifico repertorio dove fare la ricerca) | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Numero repertorio (intervallo da... a...) | ||
| + | *Data di repertorio (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di repertorio (separati da virgola) | ||
| + | *Tipo di documento | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | *Allegati | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Note | ||
| + | *Annotazioni | ||
| + | *Tipologia | ||
| + | *UOR / RPA (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Ultimo intervento (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Oper. incaricato | ||
| + | *Data di creazione (da... a...) | ||
| + | *ID (da... a...) | ||
| + | *Registrazione a cura di | ||
| + | *Metodo di ordinamento | ||
| + | |||
| + | Per avviare la ricerca selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per tornare al Menù dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====3.6 Ricerca - Documenti non protocollati==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 30 Pulsante per la ricerca dei documenti non protocollati | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Selezionando il pulsante " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Nella ricerca è possibile editare i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | *Ricerca globale | ||
| + | *Ricerca solo sui record della registrazione | ||
| + | *Ricerca solo sui file associati alla registrazione | ||
| + | *Solo documenti annullati | ||
| + | *Solo documenti NON annullati | ||
| + | *Anno | ||
| + | *Data protocollo (intervallo da... a...) | ||
| + | *Repertori | ||
| + | *Non repertoriati | ||
| + | *Tipo (del repertorio) | ||
| + | *Numero (intervallo da... a...) | ||
| + | *Numeri di repertorio (separati da virgola) | ||
| + | *Tipo di documento | ||
| + | *Voce di indice | ||
| + | *Oggetto | ||
| + | *Autore | ||
| + | *Parole chiave | ||
| + | *Allegati | ||
| + | *Classif. | ||
| + | *Note | ||
| + | *Annotazioni | ||
| + | *Tipologia | ||
| + | *UOR / RPA (Ufficio e Nome) | ||
| + | *CC (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Ultimo intervento (Ufficio e Nome) | ||
| + | *Oper. incaricato | ||
| + | *Data di creazione (da... a...) | ||
| + | *ID (da... a...) | ||
| + | *Registrazione a cura di | ||
| + | *Metodo di ordinamento | ||
| + | |||
| + | Per avviare la ricerca selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante a sinistra " | ||
| + | |||
| + | Per tornare al Menù dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====3.7 Campi della ricerca==== | ||
| + | In questa sezione si elenca la funzione che ha ogni campo di ricerca: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Ricerca globale** | ||
| + | I termini digitati in questo campo saranno ricercati su tutti i record, all' | ||
| + | \\ | ||
| + | Sono esclusi dalla ricerca globale i campi nei quali compare il nominativo dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Ricerca solo sui record della registrazione** | ||
| + | I termini digitati in questo campo saranno ricercati su tutti i record, all' | ||
| + | escludendo il testo dei documenti informatici associati ai documenti. \\ | ||
| + | Sono esclusi dalla ricerca globale i campi nei quali compare il nominativo dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Ricerca solo sui file associati alla registrazione** | ||
| + | I termini digitati in questo campo saranno ricercati solo ed esclusivamente nel testo dei documenti informatici associati ai record | ||
| + | escludendo il contenuto di tutti gli altri campi. | ||
| + | |||
| + | I flag: | ||
| + | |||
| + | -Solo documenti annullati\\ | ||
| + | -Solo sui documenti NON annullati\\ | ||
| + | -Solo Bozze di documenti\\ | ||
| + | -Protocollo differito\\ Selezionando la casella si restringe l' | ||
| + | |||
| + | * **Anno** | ||
| + | Anno di riferimento nel quale è avvenuta la registrazione di protocollo del documento che si sta cercando. \\ | ||
| + | |||
| + | * **Numero di protocollo (intervallo da... a...)** | ||
| + | In questa parte si possono indicare i numeri di protocollo dei documenti. \\ | ||
| + | Sono previste due caselle di testo per consentire di individuare un intervallo di numerazione. | ||
| + | |||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | Nessuna delle caselle di testo suddette è obbligatoria. | ||
| + | \\ | ||
| + | Se si decide di non valorizzarne alcuna, significa che non si pongono limiti, relativamente al numero di protocollo, sull' | ||
| + | \\ | ||
| + | Se viene valorizzato solo il campo " | ||
| + | \\ | ||
| + | La valorizzazione di entrambi definisce un intervallo di valori nel quale sono compresi gli estremi; i documenti che abbiano un numero di protocollo superiore o inferiore a tali limiti non saranno individuati. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Data di protocollo (intervallo)** | ||
| + | Come per il numero di protocollo, in questi campi è prevista la digitazione di date di riferimento. \\ | ||
| + | Sono previsti due campi (Da e A) per consentire di individuare un intervallo temporale relativamente alla data di protocollazione del documento che s' | ||
| + | |||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | Nessuna delle caselle di testo suddette è obbligatoria. | ||
| + | \\ | ||
| + | Se si decide di non indicare nessun valore, significa che non si pongono limiti, relativamente alla data di protocollazione, | ||
| + | \\ | ||
| + | Se viene valorizzato solo il campo " | ||
| + | \\ | ||
| + | La valorizzazione di entrambi definisce un intervallo di valori nel quale sono compresi gli estremi; i documenti che abbiano una data di protocollo superiore o inferiore a tali limiti non saranno individuati. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Numeri di protocollo** (separati da virgola) | ||
| + | In questa campo si possono ricercare i documenti di cui si conoscano già i numeri di protocollo. | ||
| + | \\ | ||
| + | I numeri devonon essere inseriti consecutivamente, | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ***Repertori** | ||
| + | Questa parte della maschera permette le ricerche includendo o escludendo i le varie tipologie di Repertori inseriti in Docway: | ||
| + | |||
| + | -Non repertoriati : consente di escludere dalla ricerca tutti i documenti registrati in un repertorio. | ||
| + | - Tipo : consente di indicare la tipologia di repertorio esistente a cui si vuole restringere la ricerca. | ||
| + | - Numero : consente di inserire il numero di repertorio di un documento. E' possibile specificare un intervallo attraverso valorizzando i campi " | ||
| + | |||
| + | * **Voce di indice** | ||
| + | |||
| + | * **Oggetto** | ||
| + | In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca uno o più termini che individuino tutti i documenti nei quali il/i termine/i | ||
| + | compaiono nel campo " | ||
| + | Se non si è sicuri del termine (Es: Prova o Prove) si può introdurre l' | ||
| + | comprenderanno tutti i termini che presentano la medesima parte iniziale (Es: prova, prove, proviamo, provvedimento...). | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su __**Oggetto**__ è possibile selezionare un termine da una lista controllata di valori composta da tutte le occorrenze presenti nel campo " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Parola chiave** | ||
| + | In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca un termine specifico che è stato riportato nel campo " | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su __**Parola chiave**__ è possibile selezionare un termine da una lista controllata di valori composta da tutte le occorrenze presenti nel campo " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Allegati** | ||
| + | I termini inseriti in questo campo saranno ricercati nel campo relativo alla descrizione degli allegati (non quindi nella sezione Documenti informatici). | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su __**Allegati**__ è possibile selezionare un termine da una lista controllata di valori composta da tutte le occorrenze presenti nel campo " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Classif.** | ||
| + | Questo campo consente di effettuare ricerche in base ad uno specifico indice di classificazione. | ||
| + | \\ | ||
| + | Il campo è diviso in due sezioni separate da un trattino: a sinistra è possibile inserire l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su __**Classif.**__ è possibile selezionare un indice di classificazione tra quelli in uso. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Note** | ||
| + | Questo campo consente di effetture ricerche indicando uno o più termini da individuare nel campo Note del record. | ||
| + | \\ | ||
| + | Si tratta di un campo testuale nel quale l' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' opportuno fare attenzione alla corretta ortografia delle parole digitate, perché potrebbero compromettere l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su __**Note**__ è possibile selezionare un termine da una lista controllata di valori composta da tutte le occorrenze presenti nel campo " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Annotazioni** | ||
| + | In questo campo è possibile inserire ai fini della uno o più termini da individuare all' | ||
| + | presenti nel sistema. | ||
| + | \\ | ||
| + | Si tratta di un campo testuale nel quale l' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' opportuno fare attenzione alla corretta ortografia delle parole digitate, perché potrebbero compromettere l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su __**Annotazioni**__ è possibile selezionare un termine da una lista controllata di valori composta da tutte le occorrenze presenti nel campo " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **A mezzo** | ||
| + | Il menù a tendina consente di ricercare i documenti ricevuti o inviati tramite il mezzo selezionato. | ||
| + | |||
| + | * **Tipologia** | ||
| + | Il menù a tendina consente di ricercare i documenti in base alla tipologia selezionata; | ||
| + | |||
| + | * **UOR/ | ||
| + | Il campo consente di indicare ai fini della ricerca l' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile valorizzare il campo direttamente oppure tramite la funzione di lookup. | ||
| + | \\ | ||
| + | Nel caso di ricerche relative a documenti assegnati tramite la funzione **Ruoli** ([[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | * **CC** | ||
| + | Il campo consente di indicare ai fini della ricerca l' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile valorizzare il campo direttamente oppure tramite la funzione di lookup. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Operatore** **Incaricato** | ||
| + | |||
| + | Il campo consente di indicare ai fini della ricerca il nominativo dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile valorizzare il campo direttamente oppure tramite la funzione di lookup. | ||
| + | \\ | ||
| + | Tale modalità di ricerca avrà esito sempre negativo nel caso in cui non sia stata attivata l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Ultimo interv.** | ||
| + | In questo campo è possibile inserire l' | ||
| + | |||
| + | * **Mitt./ | ||
| + | Il campo consente di indicare ai fini della ricerca il nome del mittente/ | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile inserire il nominativo di più mittenti o più destinatari attraverso l'uso congiunto degli | ||
| + | operatori booleani AND (per visualizzare documenti in cui siano presenti entrambi i nominativi) oppure OR | ||
| + | (per visualizzare documenti in cui sia presente almeno uno dei nominativi inseriti) | ||
| + | |||
| + | * **Data di creazione** | ||
| + | Questo campo consente di raffinare la ricerca inserendo la data di creazione del documento. | ||
| + | \\ | ||
| + | La ricerca viene effettuata anche nei documenti in formato " | ||
| + | |||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **ID** | ||
| + | Consente di eseguire una ricerca mediante l'ID identificativo unico del documento. | ||
| + | \\ | ||
| + | Indicare una stringa alfanumerica di 8 cifre, oppure la corrispondente conversione in valore numerico. | ||
| + | |||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Registrazione a cura di** | ||
| + | Il campo consente di indicare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su __**Registrazione a cura di**__ è possibile selezionare un nominativo da una lista controllata di valori composta da tutte le occorrenze presenti nel campo " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Metodo di ordinamento** | ||
| + | Questo campo consente di impostare il metodo di ordinamento della ricerca effettuata. E' possibile scegliere tra: " | ||
| + | "Data e numero di protocollo"; | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | =====4. ALTRE RICERCHE===== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 31 Sezione "Altre ricerche" | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Queste sezione contiene i pulsanti per accedere alle maschere di ricerca dei fascioli e dei raccoglitori | ||
| + | e per accedere alla gestione dell' | ||
| + | |||
| + | A seconda delle diverse abilitazioni posseduta dall' | ||
| + | |||
| + | -Fascicoli | ||
| + | -Fascicoli Personale | ||
| + | -Anagrafica | ||
| + | -Raccoglitori | ||
| + | |||
| + | All' | ||
| + | (oggetto, classificazione, | ||
| + | Maggiore è la precisione nella compilazione della pagina di ricerca da parte dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====4.1 Ricerca - Fascicoli==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 32 Pulsante per accedere alla maschera di ricerca dei fascicoli. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Il pulsante **Fascicoli** consente la visualizzazione della maschera di ricerca riservata ai fascicoli. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 33 Maschera di ricerca dei fascicoli. | ||
| + | |||
| + | La ricerca verrà effettuata solo in considerazione degli elementi descrittivi del fascicolo, attraverso la valorizzazione dei seguenti filtri di ricerca: | ||
| + | |||
| + | * **Solo attivi** \\ Recupera solo i fascicoli aperti. | ||
| + | |||
| + | * **Mostra articolazione sottofascicoli** \\ Nei risultati della ricerca viene mostrata l' | ||
| + | |||
| + | * **Mostra solo i fascicoli assegnati a < | ||
| + | |||
| + | * **Mostra solo fascicoli in cui < | ||
| + | |||
| + | * **Anno ** \\ Consente di inserire l'anno di creazione del fascicolo. \\ Cliccando su **Anno** è possibile selezionare un determinato anno dall' | ||
| + | |||
| + | * **Classif.** \\ Questo campo consente di effettuare ricerche in base ad uno specifico indice di classificazione. \\ Il campo è diviso in due sezioni separate da un trattino: a sinistra è possibile inserire l' | ||
| + | |||
| + | * **Numero (da... a...)** \\ | ||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | * **Oggetto** \\ In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca uno o più termini che individuino tutti i fascicoli nei quali il/i termine/i compaiono nel campo “Oggetto”. \\ Se non si è sicuri del termine (Es: Prova o Prove) si può introdurre l' | ||
| + | |||
| + | * **Soggetto** \\ In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca uno o più termini che individuino tutti i fascicoli nei quali il/i termine/i compaiono nel campo “Soggetto”. \\ Se non si è sicuri del termine (Es: Prova o Prove) si può introdurre l' | ||
| + | |||
| + | * **Scarto** \\ Consente la ricerca di fascicoli in base al loro periodo di conservazione; | ||
| + | |||
| + | * **Note** \\ Questo campo consente di effetture ricerche indicando uno o più termini da individuare nel campo " | ||
| + | |||
| + | * **UOR / RPA** \\ Il campo consente di indicare ai fini della ricerca l' | ||
| + | |||
| + | * **Data di creazione** \\ Questo campo consente di raffinare la ricerca inserendo la data di creazione del record del fascicolo. | ||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | * **CC - Ufficio / CC - Persona** \\ Il campo consente di indicare ai fini della ricerca l' | ||
| + | |||
| + | * **Metodo di ordinamento** \\ Questo campo consente di impostare il metodo di ordinamento della ricerca effettuata. E' possibile scegliere tra: “Nessun ordinamento”; | ||
| + | |||
| + | ====4.2 Ricerca - Fascicoli del personale==== | ||
| + | |||
| + | || pulsante attivo per gli utenti con diritto di : \\ **Intervento sui fascicoli del personale** | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 34 Pulsante per accedere alla maschera di ricerca dei fascicoli del personale. | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Fascicoli del personale** consente la visualizzazione della maschera di ricerca riservata ai fascicoli personali dei dipendenti dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | La gestione dei fascicoli del personale è riservata, normalmente, | ||
| + | \\ | ||
| + | Inoltre la gestione dei fascicoli del personale viene attivata tramite property presente nel file it.highwaytech.apps.xdocway.properties. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 35 Maschera di ricerca dei fascicoli del personale. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | La ricerca viene effettuate solo prendendo in considerazione i fascicoli del personale correlati ad una specifica voce del Titolario di classificazione (configurabile tramite apposita property). | ||
| + | \\ | ||
| + | Infatti, nella maschera di ricerca, il campo classificazione viene compilato in automatico ed in maniera non modificabile dal sistema con l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Inoltre, per una ricerca più efficiente, è possibile impostate i seguenti filtri di ricerca: | ||
| + | |||
| + | * **Solo attivi** \\ Recupera solo i fascicoli aperti. | ||
| + | |||
| + | * **Anno** \\ Consente di inserire l'anno di creazione del fascicolo. \\ Cliccando su __**Anno**__ è possibile selezionare un determinato anno dall' | ||
| + | |||
| + | * **Numero (da... a...)** \\ | ||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | * **Nominativo** \\ | ||
| + | Questo campo consente di indicare il nominativo del titolare del fascicolo. \\ Cliccando su __**Nominativo**__ è possibile selezionare un nominativo da un lista controllata di valori composta da tutte le occorrenze presenti nel campo " | ||
| + | |||
| + | * **Matricola** \\ In questo campo è possibile introdurre il numero di matricola del dipendente che si vuole ricercare. \\ Cliccando su __**Matricola**__ è possibile selezionare un numero di matricola da un elenco di tutte le matricole già inserite nel sistema. | ||
| + | |||
| + | * **Cod.fiscale** \\ Questo campo consente di ricercare il personale tramite il proprio codice fiscale. \\ Cliccando su __**Cod. Fiscale**__ viene visualizzato l' | ||
| + | |||
| + | * **Data di nascita** \\ In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca la data di nascita del personale dell' | ||
| + | |||
| + | * **Data di assunzione (da... a...)** \\ In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca la data di assunzione del personale. | ||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | * **Data di cessazione (da... a...)** \\ In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca la data di cessazione del rapporto di lavoro del personale. | ||
| + | -Da : Valore iniziale dell' | ||
| + | -A : Valore finale dell' | ||
| + | |||
| + | * **Note** \\ Questo campo consente di effetture ricerche indicando uno o più termini da individuare nel campo “Note” del record. \\ Si tratta di un campo testuale nel quale l' | ||
| + | |||
| + | * **Metodo di ordinamento** \\ Questo campo consente di impostare il metodo di ordinamento della ricerca effettuata. E' possibile scegliere tra: “Nessun ordinamento”; | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====4.3 Ricerca – Anagrafiche==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 36 Pulsante per accedere all' | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Il pulsante **Anagrafica** apre il menù dell' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 37 Menù dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Per indicazioni più dettagliate si rimanda al Manuale dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====4.4 Ricerca – Raccoglitori==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 38 Pulsante per accedere alla maschera di ricerca dei raccoglitori | ||
| + | |||
| + | I raccoglitori sono dei semplici contenitori in cui è possibile inserire (raccogliere) documenti e/o fascicoli per fini esclusivamente strumentali. | ||
| + | \\ | ||
| + | Non devono assolutamente essere considerati alla stregua di fascicoli, poiché non presentano nessuna delle caratteristiche proprie di un fascicolo archivistico (numerazione progressiva, | ||
| + | \\ | ||
| + | La funzione Raccoglitori è subordinata all' | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Raccoglitori** consente la visualizzazione della maschera di ricerca riservata ai raccoglitori. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Fig. 39 Maschera di ricerca dei raccoglitori | ||
| + | |||
| + | La ricerca viene effettuata solo sugli elementi descrittivi del raccoglitore attraverso la valorizzazione dei seguenti filtri di ricerca: | ||
| + | |||
| + | * **Mostra solo raccoglitori di <nome utente> | ||
| + | |||
| + | * **Solo aperti / Solo chiusi** \\ Recupera solo i raccoglitori aperti oppure solo quelli chiusi. | ||
| + | |||
| + | * **Raccoglitori pubblici / Raccoglitori non pubblici** \\ Consente di restringere la ricerca ai soli raccoglitori pubblici oppure ai soli raccoglitori non pubblici. Se non si desidera effettuare alcuna restrizione occorre selezionare entrambe le opzioni oppure nessuna. | ||
| + | |||
| + | * **Anno** \\ Consente di inserire l'anno di creazione del fascicolo. \\ Cliccando su **Anno** è possibile selezionare un determinato anno dall' | ||
| + | |||
| + | * **Oggetto** \\ In questo campo è possibile inserire ai fini della ricerca uno o più termini che individuino tutti i raccoglitori nei quali il/i termine/i compaiono nel campo “Oggetto”. \\ Se non si è sicuri del termine (Es: Prova o Prove) si può introdurre l' | ||
| + | |||
| + | * **Note** \\ Questo campo consente di effetture ricerche indicando uno o più termini da individuare nel campo “Note” del record. \\ Si tratta di un campo testuale nel quale l' | ||
| + | |||
| + | * **UOR / RPA** \\ Il campo consente di indicare ai fini della ricerca l' | ||
| + | |||
| + | * **Metodo di ordinamento** \\ Questo campo consente di impostare il metodo di ordinamento dei risultati della ricerca effettuata. E' possibile scegliere tra: " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | =====5. STAMPE E ALTRE FUNZIONI D' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | Sezione per le stampe ed altre funzioni d' | ||
| + | |||
| + | Questa sezione contiene i pulsanti per la produzione della stampa del Registro giornaliero di protocollo, del Repertorio dei fascicoli e di altre funzionalità relative al controllo di gestione e alla reportistica. | ||
| + | \\ | ||
| + | I risultati verrano presentati in forma di registro e saranno sia visualizzabili a video (nel formato selezionato: | ||
| + | |||
| + | Sono disponibili i seguenti pulsanti: | ||
| + | |||
| + | *Controllo di gestione e reportistica | ||
| + | *Registro GIORNALIERO | ||
| + | *Stampe | ||
| + | *Repertorio FASCICOLI | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====5.1 Controllo di gestione e reportistica==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Controllo di gestione e reportistica// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Questo pulsante consente di accedere all' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di visualizzazione del Controllo di gestione// | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | La maschera di visualizzazione del Controllo di gestione è divisa in tre sezioni: | ||
| + | |||
| + | -Sezione di formazione della richiesta dove è possibile indicare la documentazione sulla quale esercitare il controllo di gestione; è composta dai seguenti campi: | ||
| + | * // | ||
| + | * //Per un intero anno//: consente di indicare l'anno su cui effettuare il report; | ||
| + | * //Per intervallo di date//: consente di indicare un periodo di tempo (data iniziale e data finale) su cui effettuare il report; | ||
| + | * //Per intervallo del numero di protocollo//: | ||
| + | * //Per UOR//: consente di limitare il report alla documentazione relativa ad una sola UOR; è possibile utilizzare il look-up per selezionare la UOR; | ||
| + | * //Ricerca full text//: consente di inserire uno o più termini per effettuare un report solo sulla documentazione in cui il/i termine/i compaiono; | ||
| + | * //Per intervallo di ID//: consente di indicare un intervallo delimitato da un ID iniziale e un ID finale su cui effettuare il report; | ||
| + | -Sezione Opzioni di stampa dove è possibile impostare i parametri di visualizzazione del report del Controllo di gestione; è composto dai seguenti campi: | ||
| + | * //Stampa dettaglio per UOR//: consente di visualizzare, | ||
| + | * //Stampa dettaglio allegati//: consente di visualizzare una sezione dedicata al conteggio degli allegati (più precisamente dei file inseriti nella Sezione Documenti informatici) associati ai documenti registrati, suddivisi in base all' | ||
| + | * //Stampa mittenti nelle statistiche globali//: consente di visualizzare nel resoconto complessivo il conteggio dei documenti in arrivo suddivisi per mittenti; | ||
| + | * //Stampa dettaglio per protocollista//: | ||
| + | * //Stampa riferimenti ai documenti privi di allegati//: consente di visualizzare il numero di protocollo e l'anno dei documenti privi di allegati digitali. | ||
| + | -Sezione Formato di stampa dove è possibile scegliere il formato del report da eleborare; è possibile selezionare i seguenti formati: | ||
| + | *html (default) | ||
| + | *csv | ||
| + | |||
| + | *xls | ||
| + | *odt | ||
| + | *rtf | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di un report elaborato dal Controllo di gestione// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Il report del controllo di gestione, di cui vediamo sopra un esempio, presenta il calcolo totale di tutti i documenti registrati | ||
| + | seguito da una suddivisione del calcolo in base alla tipologia dei documenti. Sotto ogni tipologia viene indicato anche il numero dei documenti | ||
| + | registrati privi di allegati digitali (cioè privi di file o immagini associate al record); tale indicazione è costituita da un link che accede | ||
| + | direttamente all' | ||
| + | \\ | ||
| + | Inoltre, nella tipologia //Documenti in partenza// vengono elencati i mezzi di trasmissione utilizzati e la loro frequenza. | ||
| + | \\ | ||
| + | Infine viene segnalato il numero totale dei fascicoli, con l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====5.2 Registro giornaliero==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per la produzione del Registro giornaliero di protocollo// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Il pulsante **Registro giornaliero** consente di generare il Registro giornaliero di protocollo contenente tutte le registrazioni effettuate il giorno precedente al giorno in cui si esegue la stampa, come previsto dalla normativa vigente (art. 53, comma 2 del dpr. 445/ | ||
| + | \\ | ||
| + | Il sistema genera un file in formato PDF del Registro giornaliero, | ||
| + | \\ | ||
| + | I documenti vengono elencati in ordine di numero di protocollo crescente con l' | ||
| + | * **Ann.** \\ consente di indicare le registrazioni di protocollo annullate; | ||
| + | * **A/P/I** \\ consente di indicare la tipologia del documento registrato (A = Arrivo; P = Partenza; I = Interno); | ||
| + | * **N. prot.** \\ in questa colonna viene indicato il numero di protocollo dei documenti; | ||
| + | * **Mittente** \\ indica gli estremi del Mittente esterno se il documento è in arrivo: | ||
| + | * **Destinatario** \\ identifica gli estremi del Destinatario/ | ||
| + | * **Oggetto** \\ riporta l' | ||
| + | |||
| + | ====5.3 Stampe==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per accedere alla maschera di visualizzazione delle Stampe// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Il pulsante permette di accedere alla maschera di gestione delle Stampe da cui è possibile generare delle stampe personalizate attraverso specifici filtri di ricerca. | ||
| + | \\ | ||
| + | Il risultato sarà sempre un documento in formato PDF. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | La maschera di gestione delle stampe presenta tre sezioni: | ||
| + | |||
| + | -Modalità \\ consente di impostare un filtro in relazione ai documenti che si vuole individuare ai fini della stampa. | ||
| + | -Repertori annuali \\ consente di impostare un filtro per i documenti inseriti nei repertori che si vuole individuare ai fini della stampa. | ||
| + | -Opzioni di stampa \\ consente di impostare le informazioni da visualizzare nella stampa. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Modalità di stampa// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | La sezione **Modalità di stampa** presenta le seguenti opzioni: | ||
| + | |||
| + | * **Documenti in ARRIVO** \\ consente di selezionare i documenti in arrivo; | ||
| + | * **Documenti in PARTENZA** \\ consente di selezionare i documenti in partenza; | ||
| + | * **Documenti tra UFFICI** \\ consente di selezionare i documenti interni; | ||
| + | * **Documenti non protocollati** \\ consente di selezionare i documenti non protocollati. | ||
| + | * **Giornaliero (impostare una data)** \\ consente di impostare una specifica data di registrazione su cui effettuare la selezione; | ||
| + | * **Per un intero anno** \\ consente di impostare uno specifico anno su cui effettuare la selezione; | ||
| + | * **Per intervallo di date** \\ consente di indicare un periodo di tempo (data iniziale e data finale) su cui effettuare la selezione; | ||
| + | * **Per intervallo di numeri di Protocollo** \\ consente di indicare un intervallo delimitato da un numero di protocollo iniziale e un numero di protocollo finale su cui effettuare la selezione; | ||
| + | * **Per UOR** \\ consente di filtrare i soli documenti, delle tipologie suddette, appartenenti alla UOR indicata; è possibile utilizzare il look-up per selezionare la UOR; | ||
| + | * **Ricerca full text** \\ consente di inserire uno o più termini per effettuare la selezione solo sulla documentazione in cui il/i termine/i compaiono; | ||
| + | * **Per intervallo di ID** \\ consente di indicare un intervallo delimitato da un ID iniziale e un ID finale su cui effettuare la selezione. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | La sezione **Repertori annuali** consente di effettuare una selezione sui documenti registrati nei repertori. | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Repertori annuali// | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile indicare uno specifico repertorio da selezionare da una lista che comprende tutti i repertori visibili all' | ||
| + | Se l' | ||
| + | * **Per intervallo di numeri di repertorio** \\ consente di indicare un intervallo delimitato da un numero di repertorio iniziale e un numero di repertorio finale su cui effettuare la selezione. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Opzioni di stampa// | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | La sezione **Opzioni di stampa** consente di impostare le informazioni visibili nel documento generato. Le opzioni sono le seguenti: | ||
| + | |||
| + | * **Stampa ID** \\ se selezionato rende visibili l'ID del documento; | ||
| + | * **Stampa UOR** \\ se selezionato rende visibile l'UOR del documento; | ||
| + | * **Solo documenti annullati** \\ selezione solo i documenti annullati che rispettano le richieste impostate sopra; | ||
| + | * **Distinta di consegna** \\ consente la stampa di una distinta di consegna: un elenco contenente l' | ||
| + | * **Stampa Classificazione e Num. Fasc.** \\ se selezionato rende visibile l' | ||
| + | * **Stampa le annotazioni** \\ se selezionato rende visibili anche le annotazioni apposte al documento; | ||
| + | * **Metodo di ordinamento** \\ menù a tendina che consente di impostare la modalità di ordinamento dei documenti selezionati; | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | Dal menù a sinistra della pagina di visualizzazione della maschera di gestione delle stampe è presente il pulsante **Stampa repertori**. | ||
| + | \\ | ||
| + | Con questo pulsante si accedere alla maschera di stampa riservata ai soli repertori, dove è possibile personalizzare la stampa selezionando le opzioni proposte. | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Stampa repertori// | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | ====5.4 Repertorio dei fascicoli==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per accedere alla maschera per la stampa del repertorio dei fascicoli// | ||
| + | |||
| + | Il Repertorio dei fascicoli è "// | ||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante **Repertorio fascicoli** consente di accedere alla maschera di gestione delle stampe del Repertorio dei fascicoli. | ||
| + | \\ | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di gestione stampe Repertorio fascicoli// | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile impostare alcuni parametri per specificare la stampa del repertorio; in particolare sono presenti due sezioni: | ||
| + | -Sezione Anno di interesse / Classificazione | ||
| + | * **Anno dal... (al...)** \\ consente di impostare l'anno di riferimento per la stampa del repertorio dei fascicoli nel campo " | ||
| + | * **Classificazione** \\ consente di impostare la classificazione dei fascicoli di cui si vuole stampare il repertorio; il campo deve essere compilato con numeri arabi a cifra doppia (ad esempio: I/7 deve essere scritto 01/07). | ||
| + | -Sezione Opzioni di stampa | ||
| + | * **Aperti/ | ||
| + | * **Solo fascicoli del personale/ | ||
| + | * **Informazioni sulla consistenza dei fascicoli** \\ consente di visualizzare quanti documenti contiene il fascicolo; | ||
| + | * **UOR** \\ consente di restringere il repertorio dei fascicoli ad una specifica UOR responsabile; | ||
| + | * **RPA** \\ consente di restringere il repertorio dei fascicoli ad uno specifico RPA. | ||
| + | \\ | ||
| + | La stampa del repertorio includerà i seguenti dati descrittivi del fascicolo: | ||
| + | * **Num.** : numero identificativo del fascicolo; | ||
| + | * **Oggetto del fascicolo** : viene riportato il campo oggetto del fascicolo; | ||
| + | * **UOR** : UOR responsabile del fascicolo; | ||
| + | * **Aperto-Chiuso** : indicazione dello stato del fascicolo; | ||
| + | * **Doc.** : indicazione del numero di documenti contenuti nel fascicolo. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | =====6. DOCUMENTI IN GESTIONE===== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Documenti in gestione// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | La sezione **Documenti in gestione** normalmente si divide in due parti: | ||
| + | *a sinistra viene visualizzata la cartella personale, intestata al nominativo dell' | ||
| + | *a destra viene visualizzata la cartella relativa ai documenti della propria UOR (solo se l' | ||
| + | |||
| + | La cartella personale consente all' | ||
| + | i fascicoli di competenza. | ||
| + | Questa cartella è suddivisa in due sezioni principali: **Doc. in gestione** e **Archivio**. | ||
| + | *Nella sezione **Doc. in gestione** sono visualizzabili i singoli documenti assegnati all' | ||
| + | *Nella sezione **Archivio** sono invece visualizzabili i fascicoli di propria competenza o assegnati in copia conoscenza, i procedimenti in scadenza e i raccoglitori (solo se le relative funzionalità è attiva) | ||
| + | |||
| + | I collegamenti presenti nella cartella personale sono assoggettati ai diritti assegnati ai diversi utenti; pertanto è possibile che alcuni utenti vedano i collegamenti ma non siano abilitati al loro utilizzo. | ||
| + | |||
| + | La cartella relativa ai documenti della propria UOR è suddivisa anch' | ||
| + | *la sezione **Doc. in gestione** consente di visualizzare direttamente i documenti assegnati alla propria UOR; | ||
| + | *la sezione **Archivio** consente di accedere ai fascicoli di competenza della propria UOR. | ||
| + | |||
| + | Tale cartella è visualizzata solo se l' | ||
| + | |||
| + | ====6.1 Doc. in gestione==== | ||
| + | |||
| + | * **RPA** | ||
| + | Questo collegamento consente di visualizzare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Tali documenti dovranno poi essere inseriti nei rispettivi fascicoli. | ||
| + | Una volta fascicolati, | ||
| + | |||
| + | * **Bozze** | ||
| + | Questo collegamento consente di visualizzare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Visualizzando la bozza di un documento è possibile procedere alla sua registrazione attraverso il pulsante **Protocolla** presente sul menù a sinistra. | ||
| + | \\ | ||
| + | In alternativa è possibile registrare la bozza come documento non protocollato attraverso il pulsante **Non protocollato** presente sempre nel menù a sinistra. | ||
| + | \\ | ||
| + | In entrambi i casi, una vola registrato, il documento non risulterà più nell' | ||
| + | |||
| + | * **Conf. servizi** | ||
| + | Il collegamento permette di visualizzare l' | ||
| + | in sostanza si tratta di una condivisione di responsabilità di un documento, sul quale tutti i responsabili possono intervenire. | ||
| + | \\ | ||
| + | La possibilità di modificare l' | ||
| + | |||
| + | * **Minuta** | ||
| + | Questo collegamento consente di visualizzare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Per minuta si intende la copia di un documento interno che rimane all' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile inserire le minute in appositi fascicoli; una volte fascicolate, | ||
| + | |||
| + | * **Resi** | ||
| + | Questa cartella comprende l' | ||
| + | in seguito al rigetto della responsabilità da parte del ricevente perchè non di propria competenza. | ||
| + | \\ | ||
| + | La restituzione avviene tramite l' | ||
| + | |||
| + | * **Incarichi** | ||
| + | Questa cartella comprendo tutti i documenti assegnati all' | ||
| + | Tale funzionalità deve essere attivata tramite l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta fascicolati, | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | * **CC** | ||
| + | Questo collegamento consente di visualizzare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | In fase di visualizzazione, | ||
| + | \\ | ||
| + | Dal momento in cui non appare più tra i documenti della cartella Copia Conoscenza, questi è sempre recuperabile dall' | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Responsabilità Documento: Copia conoscenza e relative icone per rimuoverlo dai CC o per eliminarlo dalla cartella personale// | ||
| + | |||
| + | * **Ruoli** | ||
| + | Questo collegamento consente di visualizzare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | La cartella è visibile solo in seguito all' | ||
| + | |||
| + | ====6.2 Archivio==== | ||
| + | |||
| + | * **Fascicoli aperti** | ||
| + | Questa cartella comprende l' | ||
| + | \\ | ||
| + | I fascicoli chiusi non compaiono in questo elenco ma sono visualizzabili attraverso le operazioni di ricerca dei fascicoli. | ||
| + | |||
| + | * **Fascicoli in CC** | ||
| + | Questa cartella comprende l' | ||
| + | \\ | ||
| + | In fase di visualizzazione, | ||
| + | \\ | ||
| + | Dal momento in cui non appare più tra i fascicoli della cartella Copia Conoscenza, questi è sempre recuperabile dall' | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Responsabilità Fascicolo: Copia conoscenza e relative icone per rimuoverlo dai CC o per eliminarlo dalla cartella personale// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Raccoglitori aperti** | ||
| + | In questa cartella sono raggruppati i raccoglitori aperti di propria responsabilità, | ||
| + | \\ | ||
| + | I raccoglitori chiusi non compaiono in questo elenco ma sono rintracciabili attraverso gli appositi | ||
| + | canali di ricerca. | ||
| + | |||
| + | * **Procedimenti in scadenza** | ||
| + | In questa vaschetta sono elencati i processi (Workflow) in cui l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | =====7. PAGINE DEL MENU' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Menù a linguette di Docway3// | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | Nella parte in alto della Pagina iniziale di Docway è visibile un ulteriore Menù a linguette che consente l' | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | La personalizzazione è consentita a qualsiasi utente, mentre l' | ||
| + | \\ | ||
| + | \\ | ||
| + | Inoltre è presente la possibilità di effettuare una ricerca immediata sui documenti, inserendo il rispettivo anno e numero di protocollo oppure utilizzando il campo testuale per una ricerca globale; selezionando l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====7.1 Profilo Personale==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per accedere al menù Profilo personale// | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | Il menù Profilo personale è visibile da ogni utente di Docway3. | ||
| + | |||
| + | Si accede alla schermata del Profilo Personale tramite la selezione del pulsante **Profilo personale** presente nel Menù a linguette: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | Il menù presente le seguenti impostazioni: | ||
| + | |||
| + | * **Giorni di preavviso prima della scadenza** | ||
| + | |||
| + | __Solo se attiva la funzionalità di gestione delle scadenze.__ | ||
| + | \\ Questa voce consente di impostare i giorni di preavviso prima della scadenza di un documento. | ||
| + | \\ Il sistema renderà visibile all' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Visualizzazione immagini documenti su finestra a parte** | ||
| + | |||
| + | Questa opzione consente di visualizzare le immagini associate ai record dei documenti registrati aprendo una nuova finestra del browser; pertanto la sezione | ||
| + | Documenti informatici si presenterà così: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Sezione Documenti informativi con attiva l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | * **Evidenzia i CC personali** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | Pertanto il nominativo dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Opzione Evidenzia i CC personali attiva// | ||
| + | |||
| + | Se l' | ||
| + | \\ | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Opzione Evidenzia i CC personali non attiva// | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | * **Elimina frequenze** | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | Le frequenze sono l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Pertanto se l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Visione Documenti in gestione con l' | ||
| + | |||
| + | Altrimenti la visualizzazione rimarrà quella di impostata di default: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Visione Documenti in gestione con l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | * **Segnatura** | ||
| + | In questa sezione è possibile configurare le stampanti per la stampa della segnatura di protocollo per ogni tipologia di documento (arrivo, partenza, tra uffici e varie). | ||
| + | \\ | ||
| + | Nel caso il browser non supporti opzioni di stampa apparirà l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante **Registra** salva le opzioni impostate. | ||
| + | **Ma per rendere effettive le impostazioni occorre rieffettuare l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====7.2 Strumenti di Amministrazione==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per accedere al menù Strumenti di amministrazione// | ||
| + | |||
| + | Per visualizzare il menù Strumenti di amministrazione è necessario che l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante **Strumenti Amministrazione** consente di accedere alla visualizzazione del menù: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Menù Strumenti di amministrazione// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Il menù Strumenti di amministrazione presenta le seguenti funzionalità: | ||
| + | |||
| + | * **Abilita accesso solo agli amministratori** | ||
| + | Questa funzionalità consente di rendere il software Docway3 accessibile solo agli amministratori, | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta selezionata questa modalità compare la voce | ||
| + | * **Abilita accesso a tutti gli utenti** \\ per ripristinare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | **Avvertenza: | ||
| + | |||
| + | * **Trasferimenti (fascicoli, documenti)** | ||
| + | Questa funzionalità consente di trasferire massivamente la responsabilità di fascicoli o documenti in caso di cambiamenti di funzioni o di competenza nell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Selezionando la voce si accede alla seguente maschera: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera per il trasferimento massivo di documenti e fascicoli// | ||
| + | |||
| + | E' possibile trasferire documenti e fascicoli da un ufficio (UOR) ad un altro e/o da un RPA ad un altro, impostando le seguenti opzioni: | ||
| + | -//Verifica la presenza del vecchio UOR/RPA// : effettua il controllo dell' | ||
| + | -//Anche CC, CDS, OP, OPM// : trasferisce anche i documenti in copia conoscenza, in conferenza dei servizi, assegnati in quanto operatore incaricato. | ||
| + | -//Anche bozze di documenti// : trasferisce anche le eventuali bozze di documenti. | ||
| + | -//Anche documenti annullati// : trasferisce anche gli eventuali documenti annullati. | ||
| + | |||
| + | **E' fondamentale valorizzare correttamente i campi con le denominazioni esatte degli uffici e i nomi delle persone, rispettando anche gli spazi.\\ Inoltre, l' | ||
| + | |||
| + | * **Rigenera relazioni tra fascicoli** | ||
| + | Questa funzionalità serva a ricostruire le relazioni tra fascicoli in seguito ad un avvenuto trasferimento. | ||
| + | |||
| + | * **Download/ | ||
| + | Questa funzionalità consente l' | ||
| + | Il download mi permette di ottenete il file in formato txt dove sono indicate le informazioni che costituiscono la segnatura; | ||
| + | è possibile modificare questo file e ricaricarlo nel sistema attraverso l' | ||
| + | nel caso in cui si vogliano cambiare le impostazioni della stampa della segnatura. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Download/ | ||
| + | Questa funzionalità consente l' | ||
| + | E' possibile modificare l' | ||
| + | in formato txt dei repertori e poi, una volta effettuate le modifiche, reinserirlo nel sistema attraverso l' | ||
| + | |||
| + | **Si ricorda che ogni volta che un repertorio venga modificato oppure inserito ex-novo è necessario ri-assegnare i diritti in ACL relativi allo | ||
| + | specifico repertorio.** | ||
| + | |||
| + | * **Import da registro di emergenza** | ||
| + | Questa funzionalità consente di effettuare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta importati è possibile assegnarli in RPA ai rispettivi utenti competenti attraverso l' | ||
| + | |||
| + | * **Import documenti** | ||
| + | Questa funzionalità consente l' | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile importare anche i relativi allegati selezionando l' | ||
| + | |||
| + | **Le funzioni di import di documenti sono strettamente dipendenti dal corrispondente diritto presente in ACL. | ||
| + | Se ne consiglia l' | ||
| + | |||
| + | * **Abilita invio email di notifica** | ||
| + | Questa funzionalità abilita l' | ||
| + | nella sezione **Stampe ed altre funzioni d' | ||
| + | \\ | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per l' | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | La funzionalità è soggetta all' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta abilitata, nel menù Strumenti di amministrazione compare la voce // | ||
| + | funzionalità. | ||
| + | \\ | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Opzione Disabilita invio email di notifica// | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | * **Editing di tipologia e mezzo di trasmissione** | ||
| + | Questa funzione permette di modificare i valori del menù a tendina del campo **A mezzo** e del campo **Tipologia** | ||
| + | presenti nelle maschere di registrazione delle varie tipologie di documenti (arrivo, partena, tra uffici e non protocollati). | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | Nel menù a tendina in alto a sinistra si sceglie la tipologia di documento della quale si vuole modificare il thesaurus. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Menù a tendina per la scelta della tipologia di documento// | ||
| + | |||
| + | Nel menù a tendina in alto a destra si sceglie il campo: mezzo di trasmissione o tipologia. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Menù a tendine per la scelta del campo A mezzo o Tipologia// | ||
| + | |||
| + | Il campo sottostante è un semplice campo di editing dove ad ogni riga corrisponde un vocabolo del thesaurus. | ||
| + | \\ | ||
| + | Per indicare il valore di default, il termine scelto deve essere seguito dai caratteri (*). | ||
| + | \\ | ||
| + | Per inserire la possibilità di lasciare vuoto il campo occorre inserire in una riga dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta effettuare tutte le modifiche selezionare il pulsante " | ||
| + | \\ | ||
| + | **Si ricorda che la modifica dei campi deve essere effettuare per ognuna della tipologie documentarie interessate.** | ||
| + | |||
| + | ====7.3 Docway Delibere==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per accedere a Docway Delibere// | ||
| + | |||
| + | Questo pulsante consente di accedere all' | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | \\ | ||
| + | Le tipologie di documenti gestiti sono le seguenti: | ||
| + | *Proposte di delibere; | ||
| + | *Comunicazioni: | ||
| + | *Delibere; | ||
| + | *Verbali. | ||
| + | \\ | ||
| + | Per indicazioni più dettagliate si rimanda al Manuale di Docway Delibere ((in fase di redazione)). | ||
| + | |||
| + | |||
| + | =====8. VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO E RELATIVI PULSANTI===== | ||
| + | |||
| + | Dalla schermata di visualizzazione di un documento abbiamo a disposizione due barre di pulsanti: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | *una barra di pulsanti posta orizzontalmente sopra il record del documento; | ||
| + | \\ | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Barra dei pulsanti orizzontali (in alto a destra del record di un documento)// | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | *una barra di pulsanti posta verticalmente a sinistra del record. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Barra dei pulsanti verticali a sinistra del record di documento// | ||
| + | |||
| + | **La visualizzazione dei pulsanti, sia nella barra orizzontale che in quella verticale, è determinata dai diritti assegnati all' | ||
| + | |||
| + | ====8.1 Barra dei pulsanti orizzontale==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Barra orizzontale: | ||
| + | |||
| + | * **Annotazione** | ||
| + | permette di apporre in maniera indelebile un' | ||
| + | Il pulsante, infatti, apre una finestra nella quale è possibile scrivere il testo dell' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Finestra per l' | ||
| + | |||
| + | Una volta scritto il testo dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di annotazione inserita// | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Abbandona** consente di ritornare alla visualizzazione del documento, senza inserire alcuna annotazione. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per cambiare l' | ||
| + | |||
| + | * **Nuovo RPA**: | ||
| + | consente di cambiare la responsabilità (RPA) di un documento. | ||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante consente di accedere alla finestra per l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di inserimento dei dati (ufficio o persona) per l' | ||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante **Conferma** rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante **Annulla** consente di tornare alla visualizzazione del record. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per l' | ||
| + | |||
| + | * **Nuovo CC** | ||
| + | consente di aggiungere una nuova persona o più persone in copia conoscenza al documento. | ||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante consente di accedere alla finestra per l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Finestra per l' | ||
| + | |||
| + | Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante **Conferma** rende effettiva la nuova assegnazione. | ||
| + | Al contrario il pulsante **Annulla** consente di tornare alla visualizzazione del record. C'è anche la possibilità di assegnare in CC tutte le persone | ||
| + | appartenenti ad una UOR attraverso l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per rifiutare l' | ||
| + | |||
| + | * **Rigetta** | ||
| + | questo pulsante è presente solo nella visualizzazione dei documenti in arrivo. | ||
| + | \\ | ||
| + | Consente di rifiutare l' | ||
| + | che si verifichi una errata assegnazione da parte dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | In questo caso l'RPA erratamente designato, attraverso il pulsante **Rigetta**, | ||
| + | registrazione che lo visualizzarà nella cartella " | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per la visualizzazione della storia del documento// | ||
| + | |||
| + | * **Storia** | ||
| + | consente di accedere alla visualizzazione dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante visualizza la storia del documento: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di visualizzazione della storia di un documento// | ||
| + | |||
| + | La colonna **Tipo** indica la tipologia di operazione effettuata (rispettivamente dall' | ||
| + | \\ | ||
| + | La colonna **Persona - Ufficio** indica chi sono i destinatari dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | La colonna **Operatore** indica chi materialmente ha effettuato l' | ||
| + | \\ | ||
| + | La colonna **Data** indica la data e l'ora in cui è stata eseguita l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====8.2 Barra dei pulsanti verticale==== | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Elenco// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Elenco** si ritorna all' | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento in visione è l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Inizio// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Inizio** si torna alla visualizzazione del primo documento dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento in visione è l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Indietro// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Indietro** si torna alla visualizzazione del documento precedente nell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento in visione è il l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Avanti// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Avanti** si passa alla visualizzazione del documento successivo nell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento in visione è il l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Fine// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Fine** è possibile visualizzare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento in visione è l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Fascicoli// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Fascicoli** si avvia la procedura per l' | ||
| + | \\ | ||
| + | La procedura è descritta dettagliatamente nel paragrafo dedicato alla fascicolazione. | ||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante è visibile dagli utenti che hanno assagnato il diritto di intervento sul documento in visualizzazione. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Nuovo// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Nuovo** si accede alla maschera di registrazione di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visualizzazione | ||
| + | (Es: se ho in visualizzazione un documento in partenza, il pulsante **Nuovo** accederà alla maschera di registrazione di un nuovo documento in partenza). | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Ripeti nuovo// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Ripeti nuovo** si accede alla maschera di registrazione di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visualizzazione | ||
| + | copiandone alcuni campi, in particolare: | ||
| + | -mittente/ | ||
| + | -oggetto | ||
| + | -voce di indice (se presente) | ||
| + | -allegato | ||
| + | -classif. | ||
| + | -RPA | ||
| + | -CC (se presente) | ||
| + | Tutti i campi sono comunque editabili prima di procedere alla registrazione del documento. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Rispondi// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Rispondi** è visualizzabile solo nei documenti in arrivo; dà la possibilità di registrare la risposta di un documento ricevuto. | ||
| + | \\ | ||
| + | Infatti cliccando su **Rispondi** si accede alla maschera di registrazione di un documento in partenza, pre-compilata con i seguenti dati: | ||
| + | -destinatario (compilato con il mittente del documento in arrivo) | ||
| + | -a mezzo | ||
| + | -Classif. | ||
| + | -allegato | ||
| + | -RPA | ||
| + | -CC | ||
| + | Tutti i campi sono comunque editabili prima di procedere alla registrazione del documento. | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento ricevuto è già inserito in un fascicolo, attraverso il pulsante **Rispondi** anche il nuovo documento in partenza registrato sarà inserito | ||
| + | direttamente dal sistema nello stesso fascicolo ((questa funzionalità è collegata al possesso del diritto di intervento sul documento in questione)) | ||
| + | ; pertanto nella maschera di registrazione, | ||
| + | corrispondente fascicolo: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di indicazione del fascicolo in un documento registrato attraverso la funzione " | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Risposta// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Risposta** è visualizzabile solo nei documenti in arrivo; dà la possibilità di registrare la risposta di un documento inviato. | ||
| + | \\ | ||
| + | Infatti cliccando su **Risposta** si accede alla maschera di registrazione di un documento in partenza, pre-compilata con i seguenti dati: | ||
| + | -mittente (compilato con il destinatario del documento in partenza) | ||
| + | -a mezzo | ||
| + | -Classif. | ||
| + | -allegato | ||
| + | -RPA | ||
| + | -CC | ||
| + | Tutti i campi sono comunque editabili prima di procedere alla registrazione del documento. | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento inviato è già inserito in un fascicolo, attraverso il pulsante **Risposta** anche il nuovo documento in arrivo registrato sarà inserito | ||
| + | direttamente dal sistema nello stesso fascicolo ((questa funzionalità è collegata al possesso del diritto di intervento sul documento in questione)) | ||
| + | ; pertanto nella maschera di registrazione, | ||
| + | corrispondente fascicolo: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di indicazione del fascicolo in un documento registrato attraverso la funzione " | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Replica Documento// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Replica doc.** crea un documento non protocollato uguale al documento di origine, compresa la sezione Documenti informatici, | ||
| + | \\ | ||
| + | La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Modifica// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Modifica** è visibile solo agli utenti che hanno assegnato il diritto di intervento sul documento visualizzato. | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando sul pulsante **Modifica** si ha la possibilità di modificare tutti i campi della maschera, ad eccezione ovviamente | ||
| + | dei campi immodificabili per legge. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Annulla// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Annulla** è visibile solo agli utenti che hanno assegnato il diritto di annullamento dei documenti registrati. | ||
| + | Tale diritto è solitamente riservato ai soli amministratori del sistema. | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando sul pulsante **Annulla** si apre una finestra per l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Finestra per l' | ||
| + | |||
| + | Una volta inserita la motivazione dell' | ||
| + | Il documento annullato rimane comunque visibile nel sistema, con l' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | ====8.2.1 Barra dei pulsanti verticale - altri pulsanti==== | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Copia in fascicolo// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Copia in fascicolo** dà la possibilità di collegare il documento ad un fascicolo diverso rispetto al suo fascicolo originale. | ||
| + | \\ | ||
| + | Si avrà la possibilità quindi di accedere al documento da due o più fascicoli diversi. | ||
| + | |||
| + | **Questa funzionalità non sostituisce in nessun modo l' | ||
| + | pertanto il documento resterà sempre e solo inserito (anche fisicamente) in un unico fascicolo, | ||
| + | indicato nella sezione Responsabilità del record del documento.** | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante si apre la maschera di ricerca del fascicolo, già valorizzata con la voce di classificazione del documento di partenza (tale vincolo di classificazione può essere disabilitato con apposita // | ||
| + | Una volta selezionato e visualizzato il fascicolo in cui copiare il collegamento, | ||
| + | \\ | ||
| + | Il collegamento che si crea è quindi semplicemente un link alla visualizzazione del documento, da utilizzare per fini operativi. | ||
| + | \\ | ||
| + | Tutti i fascicoli che contengono il link al documento saranno elencati nella sezione **Altri fascicoli**. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di documento collegato ad un altro fascicolo// | ||
| + | |||
| + | Mentre, nella visualizzazione dell' | ||
| + | la funzione "Copia in fascicolo" | ||
| + | è collegato (e non inserito) al fascicolo. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Icona che indica il collegamento al fascicolo// | ||
| + | \\ | ||
| + | E' possibile rimuovere il collegamento cliccando sull' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Copia Collegamento// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Copia collegamento** consente di collegare due documenti attraverso la creazione di un link. \\ | ||
| + | Cliccando sul pulsante, Docway carica il documento in memoria e permette di ricercare, attraverso qualunque canale di ricerca, | ||
| + | il documento in cui voglio creare il link al documento di partenza. \\ | ||
| + | Una volta individuato, | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Incolla Collegamento// | ||
| + | |||
| + | Cliccando su **Incolla Collegamento** viene creato automaticamente un link al documento di partenza, visualizzabile nella sezione " | ||
| + | \\ | ||
| + | Il link apparirà in entrambi i documenti. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di collegamento tra due documenti// | ||
| + | |||
| + | Il collegamento può essere eliminato solo dal documento al quale si è incollato il collegamento, | ||
| + | tramite l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Stampa Ricevuta// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Stampa ricevuta** è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di generare una stampa della ricevuta dell' | ||
| + | registrazone di protocollo del documento in arrivo visualizzato. | ||
| + | \\ | ||
| + | Il sistema genera un file in formato rtf, a partire da un documento modello, in cui vengono indicati i dati identificativi del documento registrato. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Cerca// | ||
| + | |||
| + | Tramite il pulsante **Cerca** si accede direttamente alla maschera di ricerca generale dei documenti. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Workflow// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Workflow** consente di avviare, quando è previsto, un workflow. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Menu// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Menù** visualizza la pagina iniziale di Docway3. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Stampa Info// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Stampa Info** consente di stampare nuovamente le informazioni contenute nella segnatura per fini pratico-operativi. | ||
| + | \\ | ||
| + | Tale funzionalità è attivabile tramite relativa property. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Foto originale// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Foto originale** consente di acquisire la scansione dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il pulsante è visibile agli utenti che hanno assegnato il diritto di acquisizione differita di immagini in ACL. | ||
| + | \\ | ||
| + | Si differenzia dell' | ||
| + | campo Immagini della sezione **Documenti informatici**: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Ripeti in fascicolo// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Ripeti in fascicolo** svolge una funzione simile al pulsante " | ||
| + | \\ | ||
| + | Infatti, cliccando sul pulsante **Ripeti in fascicolo** si accede alla maschera di registrazione di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visualizzazione | ||
| + | copiandone alcuni campi, in particolare: | ||
| + | -mittente/ | ||
| + | -oggetto | ||
| + | -voce di indice (se presente) | ||
| + | -allegato | ||
| + | -classif. | ||
| + | -RPA | ||
| + | -CC (se presente) | ||
| + | -indicazione del fascicolo in cui è inserito il nuovo documento | ||
| + | \\ | ||
| + | I campi " | ||
| + | \\ | ||
| + | Questa funzionalità è strettamente collegata ai diritti di intervento dell' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Nuovo in fascicolo// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Nuovo in fascicolo** consente la registrazione di un nuovo documento della stessa tipologia del documento visualizzato e | ||
| + | inserito nello stesso fascicolo. | ||
| + | \\ | ||
| + | Pertanto la maschera di inserimento presenterà già valorizzati in maniera immodificabile il campo " | ||
| + | dove verrà indicato anche il fascicolo di appartenenza. | ||
| + | \\ | ||
| + | Questa funzionalità è strettamente collegata ai diritti di intervento dell' | ||
| + | ====8.3 Altri pulsanti presenti nella barra verticale==== | ||
| + | |||
| + | La barra dei pulsanti verticale si differenzia in base alla pagina di visualizzazione della schermata (visualizzazione del record di un documento; | ||
| + | visualizzazione del record di un fascicolo/ | ||
| + | \\ | ||
| + | Pertanto di seguito vengono descritte le ulteriori funzionalità che non sono state trattate nel paragrafo precedente perché non disponibili nella pagina di visualizzazione di un singolo record. | ||
| + | |||
| + | * **BARRA DEI PULSANTI VERTICALE IN VISUALIZZAZIONE TITOLI** | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Inverto ordine// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Inverti ordine** consente di invertire l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Stampa registro// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Stampa registro** consente di effettuare una stampa contenente i dati idetificativi di tutti i documenti dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Viene visualizzata la maschera per la gestione delle stampe di cui al paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Controllo gestione// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Controllo gestione** consente di accedere alla maschera del Controllo di gestione, descritta al paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Stampe// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Stampe** consente di generare una report dei documenti presenti nell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Tale report presenta l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Se il documento ha una responsabilità condivisa da più UOR (nel caso della conferenza dei servizi), i suoi dati vengono ripetuti in ognuna sezione delle diverse UOR. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Esporta a CSV// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Esporta a CSV** consente di effettuare l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Rimuovi dal fascicolo// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Rimuovi dal fascicolo** consente di rimuovere il documento selezionato (o una selezione di documenti) dal fascicolo in cui sono stati inseriti. | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando sul pulsante viene avviata la procedura, al termine della quale il sistema restituisce un resoconto dell' | ||
| + | di documenti che sono stati rimossi dai loro fascicoli: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di resoconto in seguito alla rimozione di documenti dal fascicolo// | ||
| + | |||
| + | I documenti rimossi vengono di nuovo resi visibili nella cartella **RPA** presente nella sezione Documenti in gestione dell' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Rimuovi minuta dal fascicolo// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Rimuovi minuta dal fascicolo** consente di rimuovere la minuta (o una selezione di minute) di un documento interno dal fascicolo in cui è stata inserita. | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta completata la rimozione, il sistema genera un resoconto dell' | ||
| + | \\ | ||
| + | Le minute rimosse vengono di nuovo rese visibili nella cartella **Minuta** nella sezione Documenti in gestione dell' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Inserisci in fascicolo// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Inserisci in fascicolo** consente di inserire il documento (o una selezioni di documenti) all' | ||
| + | \\ | ||
| + | La descrizione dettagliata dell' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Inserisci minuta in fascicolo// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Inserisci minuta in fascicolo** consente di inserire la minuta (o una selezioni di minute) di un documento interno nello stesso fascicolo. | ||
| + | \\ | ||
| + | La descrizione dettagliata dell' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Cambia classificazione// | ||
| + | |||
| + | La funzionalità **Cambia classificazione** consente di cambiare la classificazione ad un documento selezionato (o ad una selezione di documenti) dall' | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando sul pulsante viene aperta una finestra dove indicare l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Finestra per l' | ||
| + | |||
| + | Una volta conclusa l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di resoconto dell' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Cambia classif. minuta// | ||
| + | |||
| + | La funzionalità **Cambia classif. minuta** consente di cambiare la classificazione ad una minuta di un documento interno selezionato (o ad una selezione di minute di documenti interni) | ||
| + | dall' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il procedimento dell' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante Stampa Allegati// | ||
| + | |||
| + | La funzione **Stampa Allegati** consente di effettuare una stampa dei soli documenti associati ad un record (inseriti nella sezione Documenti informatici), | ||
| + | o a una selezione di record indicata nell' | ||
| + | \\ | ||
| + | I documenti stampati vengono intervallati da una copertina con l' | ||
| + | |||
| + | =====9. FASCICOLAZIONE===== | ||
| + | |||
| + | La fascicolazione è l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il fascicolo è l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il corretto svolgimento delle operazioni di classificazione e fascicolazione risponde pertanto a una duplice esigenza: | ||
| + | -consente di accorpare i documenti (fisicamente e/o logicamente) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi svolge le attività amministrative; | ||
| + | -consente di evitare sia una eccessiva frammentazione delle pratiche sia un eccessivo accorpamento dei documenti all' | ||
| + | \\ | ||
| + | Il fascicolo è contraddistinto dalla data di apertura, dall' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio del titolo di un fascicolo: anno (2010), indice di classificazione (I/2), numero progressivo (1), denominazione (Fascicolo per prova Docway)// | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | Nel fascicolo sono generalmente inseriti documenti diversificati per forma, natura, contenuto giuridico; sono disposti in ordine cronologico con gli eventuali allegati uniti al documento principale. | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | E' tuttavia indispensabile che i documenti siano conservati in quanto parti definite di un insieme, soprattutto in una fase in cui convivono archivi ibridi (costituiti da documentazione cartacea e digitale) e sistemi di gestione informatici. | ||
| + | \\ | ||
| + | Vista l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Questa perfetta corrispondenza assicura la corretta gestione dell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====9.1 Inserire un documento in un fascicolo==== | ||
| + | |||
| + | L'RPA del documento (o l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Tale fascicolo potrebbe già esistere oppure potrebbe essere necessario crearne uno nuovo. | ||
| + | |||
| + | **__Il documento soggetto a fascicolazione deve avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui deve essere inserito.__** | ||
| + | |||
| + | La fascicolazione può avvenire con due diverse modalità, una più indicata per l' | ||
| + | |||
| + | * **FASCICOLAZIONE DI UN SINGOLO DOCUMENTO** | ||
| + | |||
| + | In fase di visualizzazione del documento è presente il pulsante **Fascicoli** nella barra dei pulsanti verticale. | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando si accede alla maschera di ricerca dei fascicoli, con già valorizzato il campo relativo alla classificazione poiché il documento | ||
| + | deve essere obbligatoriamente inserito solo in un fascicolo che abbia la stessa classificazione. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di ricerca fascicoli con campo Classif. precompilato// | ||
| + | |||
| + | Cliccando sul pulsante **Avvia** presente nella barra dei pulsanti verticale viene effettuata la ricerca di tutti i fascicoli con l' | ||
| + | classificazione indicato visibili all' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta selezionato il fascicolo desiderato, nella pagina di visualizzazione, | ||
| + | presente nella barra dei pulsanti verticale, verrà effettuato l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Al termine dell' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | In seguito alla fascicolazione, | ||
| + | visualizzarlo tra i Fascicoli aperti nella sezione " | ||
| + | |||
| + | Se si desidera rimuovere un documento da un fascicolo, occorre cliccare sull' | ||
| + | della maschera di visualizzazione del documento, a fianco dell' | ||
| + | |||
| + | * **FASCICOLAZIONE MASSIVA DI PIU' DOCUMENTI** | ||
| + | |||
| + | E' possibile effettuare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta selezionati, | ||
| + | ricerca dei fascicolo. | ||
| + | |||
| + | Individuato il fascicolo corretto, dalla pagina di visualizzazione cliccare il pulsante **Assegna tutti** posizionato sulla barra dei pulsanti verticale in modo da avviare la procedura di inserimento; | ||
| + | **si ricorda che i documenti devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inseriti.** | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Al termine dell' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di resoconto dell' | ||
| + | |||
| + | Lo stesso procedimento può essere effettuato per l' | ||
| + | pulsante **Rimuovi dal fascicolo**. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====9.2 Creazione di un nuovo fascicolo==== | ||
| + | |||
| + | || solo per utenti con il seguente diritto: \\ **Creazione di nuovi fascicoli** || | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | I fascicoli vengono creati, con riferimento ad una specifica voce del Titolario di classificazione: | ||
| + | |||
| + | * **per oggetto/ | ||
| + | * **per procedimento amministrativo** : quando si raccolgono documenti relativi ad uno stesso procedimento amministrativo; | ||
| + | * **per tipologia del documento** : quando si raccolgono documenti in base alla tipologia. | ||
| + | |||
| + | In Docway3 l' | ||
| + | |||
| + | ===Modalità 1=== | ||
| + | |||
| + | Dalla pagina principale di Docway3 accedere alla maschera per la ricerca dei fascicoli attraverso il pulsante **Fascicoli** presente nella sezione "Altre ricerche", | ||
| + | \\ | ||
| + | Sulla barra dei pulsanti verticale è presente il pulsante **Nuovo**. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Pulsante per la creazione di un nuovo fascicolo dalla maschera di ricerca fascicoli// | ||
| + | |||
| + | Cliccando su **Nuovo** si accede alla maschera per l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | Per semplificare l' | ||
| + | \\ | ||
| + | La maschera presenta i seguenti campi: | ||
| + | |||
| + | * **Oggetto** : consente di inserire la denominazione del fascicolo; la denominazione deve identificare e descrivere il contenuto del fascicolo. (( generalmente questo campo corrisponde alla dicitura che si appone sul fronte delle carpette cartacee )) \\ **E' un campo obbligatorio**. | ||
| + | |||
| + | * **Soggetto** : consente di indicare, ai fini di una ricerca più accurata, il soggetto a cui si riferiscono i documenti all' | ||
| + | |||
| + | * **Voce di indice** : consente di inserire, manualmente o attraverso la selezione da un elenco visualizzabile cliccando su **__Voce di indice__**, la voce d' | ||
| + | |||
| + | * **Classif.** : consente di indicare, manualmente o attraverso la selezione da un elenco visualizzabile cliccando su **__Classif.__**, | ||
| + | |||
| + | * **Conservazione** : consente di indicare il periodo di conservazione prima che il fascicolo venga sottoposto alle operazioni di selezione e scarto. Questo campo viene valorizzato in base a quanto stabilito dal Piano di conservazione approvato dall' | ||
| + | |||
| + | * **Invia e-mail di notifica** : consente di indicare se inviare una e-mail di notifica all' | ||
| + | |||
| + | * **Proprietario (Ufficio e Persona)** : consente di indicare in nominativo e l' | ||
| + | |||
| + | * **Copie conoscenza (Ufficio e Persona)** : consente di indicare l' | ||
| + | |||
| + | * **Note** : campo riservato all' | ||
| + | |||
| + | Una volta concluso la valorizzazione dei campi sopra descritti, il pulsante **Registra** effettuato il salvataggio del record del nuovo fascicolo; il sistema assegna automaticamente al fascicolo il codice identificativo (vedi [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di visualizzazione di un fascicolo// | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | ===Modalità 2=== | ||
| + | |||
| + | Dalla maschera di visualizzazione dei documenti, è presente il pulsante **Fascicoli** nella barra dei pulsanti verticale. | ||
| + | \\ | ||
| + | Cliccando su **Fascicoli** si accede alla maschera di ricerca dei fascicoli, già descritta al paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | \\ | ||
| + | Dalla maschera di ricerca, cliccando il pulsante **Nuovo** presente nella barra dei pulsanti verticale, si accede alla maschera di inserimento di un nuovo fascicolo: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera per l' | ||
| + | |||
| + | La maschera visualizzata è la stessa descritta precedentemente ma presenta già valorizzati il campo **Soggetto** con il mittente del documento di partenza (modificabile prima della registrazione), | ||
| + | il campo **Classif.** con l' | ||
| + | \\ | ||
| + | Al termine della procedura di registrazione del fascicolo, il documento di partenza verrà automaticamente inserito nel fascicolo appena creato. | ||
| + | |||
| + | Se la procedura viene eseguita dall' | ||
| + | comunque con l' | ||
| + | |||
| + | Se la procedura viene eseguita da un utente in qualità di appartenente ad un Ruolo ([[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | ====9.3 Creazione di sotto-fascicoli, | ||
| + | |||
| + | ||solo per gli utenti con il seguente diritto: \\ **Creazione di nuovi fascicoli** \\ **Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR**|| | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Le modalità di inserimento di sotto-fascicoli, | ||
| + | |||
| + | In base al record visualizzato si differenziano i pulsanti visibili: | ||
| + | |||
| + | *in visualizzazione di un fascicolo compare il pulsante **Sottofascicolo**; | ||
| + | |||
| + | *in visualizzazione di sottofascicolo compare il pulsante **Inserto**; | ||
| + | |||
| + | *in visualizzazione di inserto compare il pulsante **Annesso**; | ||
| + | |||
| + | In tutti i suddetti casi, i campi **Classif.** e **Proprietario (Ufficio e Persona)** vengono ereditati dal record gerarchicamente padre. | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di visualizzazione gerarchia fascicolo// | ||
| + | |||
| + | In fase di visualizzazione di un record a qualsiasi livello (fascicolo, sottofascicolo...), | ||
| + | |||
| + | ====9.4 Fascicoli del personale==== | ||
| + | |||
| + | I fascicoli del personale contengono la documentazione relativa alla gestione del trattamento delle risorse umane. Sono fascicoli organizzati in base al nominativo di un dipendente / collaboratore. | ||
| + | \\ | ||
| + | I fascicoli del personale hanno un titolo di classificazione fisso (da impostare tramite relativa property) e possono contenere i documenti classificati con lo specifico titolo precedentemente impostato ma riferiti a tutte le classi di quel titolo (ad es: se il titolo impostato è il VII, possono essere inseriti nel fascicolo del personale i documenti classificati l' | ||
| + | |||
| + | I diritti di visione e di intervento sui fascicoli del personale sono definiti da specifici diritti presenti in ACL (all' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ===9.4.1 Inserimento documenti in fascicoli del personale=== | ||
| + | |||
| + | Il procedimento per inserire un documento in un fascicolo del personale è lo stesso descritto al [[documentazione_3di: | ||
| + | \\ | ||
| + | L' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di ricerca per l' | ||
| + | |||
| + | Nell' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ===9.4.2 Creazione di fascicoli del personale=== | ||
| + | |||
| + | Le procedure di creazione di nuovi fascicoli del personale sono le stesse descritte ai [[documentazione_3di: | ||
| + | |||
| + | La maschera di inserimento di un nuovo fascicolo presenta dei campi specifici, differenti da quelli del fasciolo generico: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Maschera di inserimento di un nuovo fascicolo del personale// | ||
| + | |||
| + | I campi sono i seguenti: | ||
| + | |||
| + | * **Nominativo** : inserire il nominativo del dipendente / collaboratore; | ||
| + | * **Matricola** : inserire in numero di matricola del dipendente / collaboratore; | ||
| + | * **Cod. Fiscale** : inserire il codice fiscale del dipendente / collaboratore. | ||
| + | * **Data nascita** : inserire la data di nascita del dipendente / collaboratore nel formato gg/ | ||
| + | * **Data assunzione** : inserire la data di assunzione del dipendente / collaboratore nel formato gg/ | ||
| + | * **Data cessazione** : inserire la data di cessazione del rapporto del dipendente / collaboratore nel formato gg/ | ||
| + | * **Classif.** : il campo è già valorizzato, | ||
| + | * **Note** : inserire ulteriori informazioni relative al fascicolo. | ||
| + | |||
| + | I fascicoli del personale presentano un codice costituito dall' | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | ====9.5 Pulsanti relativi alla gestione/ | ||
| + | |||
| + | **PULSANTI NELLA BARRA DEI PULSANTI ORIZZONTALE** | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Barra dei pulsanti orizzontali// | ||
| + | |||
| + | * **Nuovo CC** : consente di assegnare il fascicolo in copia conoscenza. | ||
| + | |||
| + | * **Trasferisci** : consente di trasferire la responsabilità del fascicolo; il trasferimento coinvolge anche tutti i sottofascicoli, | ||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Una volta selezionato il nominativo e l' | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Esempio di resoconto del trasferimento di un fascicolo// | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Trasferisci** è presente anche in fase di visualizzazione dell' | ||
| + | |||
| + | * **Storia** : consente di visualizzare l' | ||
| + | |||
| + | \\ | ||
| + | |||
| + | **PULSANTI NELLA BARRA DEI PULSANTI VERTICALE** | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Barra dei pulsanti verticale// | ||
| + | |||
| + | * **Cambia classificazione** : consente di modificare la classificazione assegnata al fascicolo; la modifica coinvolge tutti i documenti contenuti nel fascicolo e gli eventuali sottofascicolo, | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Una volta selezionato l' | ||
| + | |||
| + | Il " | ||
| + | privo di documenti. Infatti, in seguito alla procedura di cambio di classificazione è stato generato un nuovo fascicolo dove è confluito tutto | ||
| + | il contenuto (documenti e sottofascicoli) del fascicolo di partenza. | ||
| + | Nella visualizzazione del fascicolo chiuso, nel campo **Nuovo repertorio** è indicato il link che accede | ||
| + | alla visualizzazione del nuovo fascicolo creato: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Fascicolo chiuso con l' | ||
| + | |||
| + | Allo stesso modo, nel fascicolo creato, è indicato nel campo **Repertorio precedente** il link al fascicolo chiuso da cui è stato effettuato | ||
| + | il cambio di classificazione: | ||
| + | |||
| + | {{: | ||
| + | \\ | ||
| + | //Fascicolo aperto con l' | ||
| + | |||
| + | Nella visualizzazione del nuovo fascicolo aperto compare nella barra dei pulsati verticale anche il pulsante **Ripristina classificazione** | ||
| + | che chiude il fascicolo creato in seguito al cambiamento di classificazione e riapre il fascicolo precedentemente chiuso, ripristinandone il contenuto di partenza. | ||
| + | |||
| + | Il pulsante **Cambia classificazione** è presente anche in fase di visualizzazione dell' | ||
| + | |||
| + | * **Documenti** : cliccando si accede all' | ||
| + | |||
| + | * **Modifica** : consente di effettuare modifiche al record del fascicolo; gli campi modificabili sono: " | ||
| + | |||
| + | * **Cancella** : consente di eliminare definitivamente il fascicolo. Il pulsante è attivo solo per gli utenti con il relativo diritto assegnato (vedi manuale ACL, [[http:// | ||
| + | \\ | ||
| + | Una volta selezionato il comando, compare una finestra di conferma dell' | ||
| + | |||
| + | * **Copia collegamento** : consente di creare un link al fascicolo in un documento o in un altro fascicolo; la funzionalità è descritta al paragrafo [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | * **Archivia** : il pulsante permette la chiusura del fascicolo visualizzato; | ||
| + | |||
| + | * **Sottofascicoli** : vedi [[manuale_utente_titulus3# | ||
| + | |||
| + | * **Nuovo** : consente di registrare un nuovo fascicolo. | ||
| + | |||
| + | * **Ripeti nuovo** : consente di accedere alla maschera di registrazione di un nuovo fascicolo valorizzando con i dati del fascicolo di partenza i campi **Oggetto** e **Proprietario**, | ||
| + | |||
| + | * **Nuovo documento** : consente di accedere alla maschera di registrazione di un nuovo documento, scegliendo la tipologia dal menù che compare cliccando sul pulsante; il nuovo documento registrato sarà inserito direttamente nel fascicolo visualizzato. \\ Pertanto la maschera di registrazione presenterà già valorizzato il campo **Classif.** in maniera immodificabile e, nella sezione Responsabilità, | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | =====Glossario e sigle===== | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Documento associato al documento principale di cui ne è parte integrante; pertanto non è possibile separarlo dal documento principale a cui si riferisce. | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Complesso della documentazione prodotta e acquisita da un ente/ | ||
| + | \\ | ||
| + | 1. __Archivio corrente__: complesso dei documenti relativi agli affari e ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione verso la quale sussiste un interesse corrente; i documenti presentano prevalentemente una finalità pratico-amministrativa. | ||
| + | \\ | ||
| + | 2. __Archivio di deposito__: complesso dei documenti riguardanti gli affari e i procedimenti conclusi e quindi non più necessaria alla trattazione degli affari correnti verso la quale sussiste ancora un interesse sporadico. | ||
| + | \\ | ||
| + | 3. __Archivio storico__: complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti esauriti e destinata, in seguito ad operazioni di selezione, alla conservazione permanente. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | //Area Organizzativa Omogenea (AOO)// | ||
| + | |||
| + | Insieme di strutture e servizi che presentano competenze omogenee e una gestione della documentazione unitaria e coordinata. | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Individuazione di un responsabile del procedimento amministrativo (RPA) cui affidare in gestione un documento ai sensi degli artt. 5 e 6 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni. | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Organizzazione di tutti i documenti formati da un soggetto produttore in raggruppamenti di natura logica, secondo una struttura di voci gerarchicamente organizzata (piano di classificazione) che rappresenta in modo sistematico le funzioni e le materie attribuite al soggetto produttore; praticamente consiste nell’associazione al documento di un indice di classificazione, | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | E' l' | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Procedura di inserimento di un documento nel fascicolo corrispondente. | ||
| + | |||
| + | //Flusso documentale// | ||
| + | |||
| + | Il movimento dei documenti sia all' | ||
| + | |||
| + | //Gestione dei documenti// | ||
| + | |||
| + | Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Originale di un documento in partenza conservato "agli atti" nel fascicolo relativo all' | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | In sede di registrazione di un documento l' | ||
| + | In sede di registrazione di un fascicolo l' | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Insieme di documenti prodotti e acquisiti da un ente relativi alla trattazione di uno specifico affare/ | ||
| + | |||
| + | //Piano di conservazione (o Massimario di scarto)// | ||
| + | |||
| + | Documento dove vengono indicati i criteri di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti. Di norma è parte integrante del piano di classificazione. | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Operazione di registrazione quotidiana dei documenti prodotti e acquisiti dall’ente, | ||
| + | la registrazione di protocollo attesta in modo inoppugnabile l’esistenza all’interno dell’archivio e la data archivistica del singolo documento. | ||
| + | |||
| + | //Registro di protocollo// | ||
| + | |||
| + | Registro in cui vengono inseriti in sequenza i dati identificativi e descrittivi di tutti i documenti prodotti e acquisiti di cui viene effettuata | ||
| + | la registrazione, | ||
| + | querela di falso e conferisce al documento il carattere dell' | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguono una numerazione propria nell' | ||
| + | indipendente da quella di protocollo generale. | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Persona fisica incaricata dell' | ||
| + | |||
| + | //Segnatura di protocollo// | ||
| + | |||
| + | Apposizione o associazione all' | ||
| + | |||
| + | //Serie// | ||
| + | |||
| + | Raggruppamento di unità archivistiche con caratteristiche omogenee in relazione alla natura giuridica o alla forma dei documenti come risultato | ||
| + | di una specifica attività; alla funzione; alla categoria o alle categorie di un quadro di classificazione; | ||
| + | |||
| + | //Sistema di gestione informatica dei documenti// | ||
| + | |||
| + | Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dall' | ||
| + | la gestione dei documenti. | ||
| + | |||
| + | // | ||
| + | |||
| + | Individuazione dell' | ||
| + | |||
| + | //Soggetto produttore// | ||
| + | |||
| + | Ente, famiglia o persona fisica o giuridica responsabile della produzione, dell' | ||
| + | |||
| + | //Titolario di classificazione (o Piano di classificazione)// | ||
| + | |||
| + | Schema generale di voci logiche definito sulla base dell’organizzazione funzionale dell’AOO che organizza i documenti in modo gerarchico (titoli, classi) | ||
| + | ed in maniera omogenea e coerente, permettendo di identificare i documenti che si riferiscono ai medesimi affari o | ||
| + | ai medesimi procedimenti amministrativi. | ||
| + | |||
| + | //Unità archivistica// | ||
| + | |||
| + | Unità di base logicamente indivisibili che si costituiscono nel corso dell' | ||
| + | |||
| + | //Unità organizzativa responsabile (UOR)// | ||
| + | |||
| + | Struttura responsabile dei procedimenti amministrativi relativi ad atti di sua competenza. | ||
| + | |||
| + | //Vincolo archivistico// | ||
| + | |||
| + | Nesso indistruttibile che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l' | ||
| + | |||
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