| Entrambe le parti precedenti la revisioneRevisione precedenteProssima revisione | Revisione precedente |
| utenti:docway:docway4:manuale_utente_acl [2023/04/03 12:41] – chiara.pavanati | utenti:docway:docway4:manuale_utente_acl [2026/01/08 17:03] (versione attuale) – [9. INSERIMENTO DI UNA CASELLA DI ARCHIVIAZIONE O DI UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC)] gabriele.romano |
|---|
| Archivio ACL - Access Control List - , ossia, alla banca dati dell'applicativo Docway4RE dedicata alla gestione delle anagrafiche. | Archivio ACL - Access Control List - , ossia, alla banca dati dell'applicativo Docway4RE dedicata alla gestione delle anagrafiche. |
| |
| {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:aclmenu.jpg|}} | {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:aclmenu.jpg?1100|}} \\ |
| | //Menù Acl// \\ \\ \\ \\ |
| |
| //Menù Acl// | {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:dw4re_aclhome.jpg?1100|}} \\ |
| | //Pagina di accesso// \\ \\ \\ \\ |
| {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:dw4re_aclhome.jpg|}} | |
| //Pagina di accesso// | |
| | |
| ---- | |
| |
| ===== 1. INSERIMENTO STRUTTURE INTERNE ===== | ===== 1. INSERIMENTO STRUTTURE INTERNE ===== |
| ===== 9. INSERIMENTO DI UNA CASELLA DI ARCHIVIAZIONE O DI UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC) ===== | ===== 9. INSERIMENTO DI UNA CASELLA DI ARCHIVIAZIONE O DI UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC) ===== |
| |
| In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una o più caselle di archiviazione automatica delle mail oppure una casella di Posta Elettronica Certificata (d'ora in avanti, PEC). | In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una o più caselle di archiviazione automatica delle mail (PEO) e una o più caselle di Posta Elettronica Certificata (d'ora in avanti, PEC). |
| |
| Tali caselle consentono la registrazione automatica nell'archivio documentale delle mail pervenute ad un certo indirizzo mail istituzionale con il recupero di alcune informazioni quali ad esempio l'oggetto, il mittente/destinatario, gli allegati informatici (file e immagini). | Tali caselle consentono la registrazione automatica nell'archivio documentale delle mail pervenute ad un certo indirizzo mail istituzionale con il recupero di alcune informazioni quali ad esempio l'oggetto, il mittente/destinatario, gli allegati informatici (file e immagini). |
| La PEC, a differenza della casella di archiviazione, funziona come sistema di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua controlli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di annullamento di protocollazione). | La PEC, a differenza della casella di archiviazione, funziona come sistema di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua controlli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di annullamento di protocollazione). |
| |
| E' possibile configurare un'unica PEC per AOO. Invece non ci sono limiti (quantitativi) nella configurazione delle caselle di archiviazione all'interno di una AOO. | E' possibile configurare molteplici PEC e PEO. |
| |
| ---- | ---- |
| |
| ==== 9.1 Inserimento di una casella di archiviazione ==== | ==== 9.1 Inserimento di una casella (PEO / PEC)==== |
| |
| {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:81acl_pec.jpg|}} | |
| |
| //ACL - Maschera di "Inserimento", la freccia indica il pulsante da digitare per configurare una PEC.// | |
| |
| ---- | {{ricerca_aoo.png|}} |
| |
| {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:82acl_pec.jpg|}} | //ACL - Effettuare la ricerca della AOO nella quale inserire la casella di posta.// |
| |
| Per attivare una nuova casella di archiviazione automatica o configurare una PEC, dal menù ACL: | {{inserisci_casella.png|}} |
| |
| {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:82acl_pec_casella.jpg|}} | //ACL - Utilizzare il pulsante "Inserisci Casella".// |
| |
| ---- | ---- |
| |
| -Nella sezione orizzontale "INSERIMENTO", selezionare il pulsante "PEC" | {{interoper_si.png|}} |
| -Inserire i codici Amministrazione e AOO di riferimento (obbligatori) | {{interoper_no.png|}} |
| -Inserire il nome dell'Amministrazione/AOO proprietaria della casella nel campo "NOME" (obbligatorio) | //ACL - Scegliere se configurare una PEC in regime di Interoperabilità.// |
| -Nella tabella "ARCHIVIAZIONE EMAIL" procedere alle configurazioni per una casella di archiviazione automatica delle mail: | |
| *__//Nome//__: inserire il nome della casella, in genere corrisponde alla descrizione della funzione principale della casella. Ad esempio se la casella serve per archiviare documentazione si potrà chiamare //archivio//; se serve per la ricezione di informazioni e domande dal portale, si potrà chiamare //urp// oppure //info//. | |
| *__//Data Model//__: selezionare dal pulsante a lentina una delle due tipologie di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella: | |
| *//Documento non protocollato (tipologia varie)//: viene utilizzata la maschera del documento non protocollato e pertanto alle registrazioni non verrà assegnato un numero di protocollo. | |
| *//Bozza del protocollo in arrivo//: viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento. | |
| *__//Operatore//__: specificare la descrizione letterale dell'Ufficio ed il nominativo della Persona che compariranno di default tra le informazioni di servizio dei record in qualità di curatori della registrazione automatica. Ad esempio, Ufficio //Sistemi Informativi//, Persona //Archiviatore Email// oppure //Amministratore Archiviazione// oppure //Rossi Mario// | |
| *__//Responsabile//__: corrisponde al RPA del record, ossia al responsabile della registrazione del documento. Tale nominativo può essere: | |
| * <color #cc1100>**fisso e stabilito di default**</color> nel caso in cui si desideri che tutte le mail pervenute alla casella siano assegnate direttamente ad una persona ad hoc all'interno della AOO. \\ In questo caso è necessario inserire cognome e nome nel campo "Persona", il suo numero di matricola in ACL nel campo "Matricola"(( Per la visualizzazione del numero di matricola di una persona interna, occorre andare in modifica della relativa anagrafica.)), la descrizione della sua UOR di appartenenza nel campo "Ufficio" ed il codice unità nel campo "Cod.Uff." | |
| *<color #cc1100>**recuperato dal mittente della mail**</color>, se viene scelto **daMittente=Sì**. \\ L'indirizzo del mittente della mail verrà cercato in ACL per recuperare la persona interna cui assegnare il documento. | |
| *<color #cc1100>**recuperato dal destinatario della mail**</color>, se viene scelto **daDestinatario=Sì**. \\ Per il corretto funzionamento di questa opzione è necessario aggiungere all'indirizzo della casella di archiviazione la login del responsabile a cui si vuole assegnare il documento utilizzando la seguente sintassi: nomecaselladiposta+login@dominio.it (ad esempio, se l'email configurata per la casella di archiviazione è <color #339999>archiviazione@3di.it</color> e la login del responsabile è <color #339999>mrossi</color>, l'indirizzo dovrà essere composto nel seguente modo: <color #339999>**archiviazione+mrossi@3di.it**</color>). La login indicata verrà ricercata in ACL per recuperare la persona interna cui assegnare il documento. \\ <color #cc1122>//__Questa opzione ha precedenza sulla precedente, nel caso siano settate entrambe__//</color>. | |
| *infine se si vuole che i cc della mail vengano inseriti come cc del documento, mettere "Sì" nel menù "daCopiaConoscenza" (questi nominativi potranno essere recuperati dalla mail solo se il loro indirizzo email è presente in ACL) | |
| *__//Mailbox//__: contiene le informazioni sulla casella di posta elettronica, in particolare | |
| *Nel campo "Email", l'indirizzo di posta elettronica | |
| *Nei campi "Login e Password", login e password della casella | |
| *Nel campo "Protocol", pop3 | |
| *Nel campo "Host", pop3 host | |
| *Nel campo "Port", porta per pop3 | |
| |
| | ---- |
| |
| *IMPORTANTE: | {{configurazioni_casella.png|}} |
| *per aggiungere ulteriori caselle di archiviazione selezionare il pulsante | //ACL - Configurare gli assegnatari della casella, i parametri di connessione alla casella e le notifiche.// |
| *per rimuovere la configurazione di una casella di archiviazione selezionare il pulsante | |
| |
| ---- | ---- |
| |
| ==== 9.2 Inserimento di una casella di PEC ==== | -Nella sezione orizzontale "RICERCA", cercare la AOO nella quale inserire la casella |
| | -Una volta selezionata la AOO, utilizzare il pulsante "INSERISCI CASELLA" |
| -Nella tabella "INTEROPERABILITA'" procedere alle configurazioni per una PEC: | -Scegliere se configurare una casella in regime di Interoperabilità tramite il menù a tendina corrispondente |
| | -Inserire i codici Amministrazione e AOO di riferimento (obbligatori se si tratta di PEC in regime di Interoperabilità) |
| {{:documentazione_3di:docway4:manuali_utente:82acl_pec_interoperabilita.jpg|}} | -Inserire il nome dell'Amministrazione/AOO proprietaria della casella nel campo "NOME" (obbligatorio) |
| | -Nelle sezioni successive procedere alle configurazioni per una casella di archiviazione automatica delle mail: |
| *__//Codice Amministrazione//__: ripetere l'inserimento del codice di Amministrazione d'inizio record | *__//Db//__: specificare il nome del db nel quale effettuare la registrazione del documento. Ad esempio, //xdocwaydoc// oppure //xdocwaydoc-per// oppure //xdocwaydoc-test// |
| *__//Codice di AOO//__: ripetere l'inserimento del codice di AOO d'inizio record | |
| *__//Db//__: specificare il nome del db nel quale effettuare la registrazione del documento. Ad esempio, //xdocwaydoc// oppure //xdocwaydoc-per// oppure //xdocwaydoc-test// | |
| *__//Nome//__: inserire il nome della casella, in genere corrisponde alla descrizione della funzione principale della casella. | *__//Nome//__: inserire il nome della casella, in genere corrisponde alla descrizione della funzione principale della casella. |
| *__//Data Model//__: selezionare dal pulsante a lentina l'unica tipologia di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella | *__//Data Model//__: selezionare dal pulsante a lentina la tipologia di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella |
| *//Bozza del protocollo in arrivo//: viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento. | *//es: Bozza del protocollo in arrivo//: viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento. |
| *__//Operatore//__: specificare la descrizione letterale dell'Ufficio ed il nominativo della Persona che compariranno di default tra le informazioni di servizio dei record registrati automaticamente. Ad esempio, Ufficio //Sistemi Informativi//, Persona //Casella PEC// oppure //Amministratore PEC// oppure //Rossi Mario// | *__//Operatore//__: specificare la descrizione letterale dell'Ufficio ed il nominativo della Persona che compariranno di default tra le informazioni di servizio dei record registrati automaticamente. Ad esempio, Ufficio //Sistemi Informativi//, Persona //Casella PEC// oppure //Amministratore PEC// oppure //Rossi Mario// |
| *__//Responsabile//__: corrisponde al RPA del record, ossia al responsabile della registrazione del documento. Tale nominativo può essere solo fisso, ossia stabilito di default con indicazione di cognome e nome nel campo "Persona", del suo numero di matricola in ACL nel campo "Matricola"(( Per la visualizzazione del numero di matricola di una persona interna, occorre andare in modifica della relativa anagrafica.)), della descrizione della sua UOR di appartenenza nel campo "Ufficio" ed del relativo codice unità nel campo "Cod.Uff.". In questo modo tutte le mail pervenute alla casella saranno assegnate direttamente a tale persona ad hoc all'interno della AOO nella sua cartella personale, tra le //Bozze//. | *__//Responsabile//__: corrisponde al RPA del record, ossia al responsabile della registrazione del documento. Tale nominativo può essere solo fisso, ossia stabilito di default con indicazione di cognome e nome nel campo "Persona", del suo numero di matricola in ACL nel campo "Matricola"(( Per la visualizzazione del numero di matricola di una persona interna, occorre andare in modifica della relativa anagrafica.)), della descrizione della sua UOR di appartenenza nel campo "Ufficio" ed del relativo codice unità nel campo "Cod.Uff.". In questo modo tutte le mail pervenute alla casella saranno assegnate direttamente a tale persona ad hoc all'interno della AOO nella sua cartella personale, tra le //Bozze//. |
| |
| Per i dettagli di funzionamento della casella PEC, l'import dei certificati nel sistema, ecc.. è necessario consultare il manuale dell'amministratore di Docway. | Per i dettagli di funzionamento della casella PEC, l'import dei certificati nel sistema, ecc.. è necessario consultare il manuale dell'amministratore di Docway. |
| | |
| | |
| | *IMPORTANTE: |
| | *per aggiungere ulteriori caselle di archiviazione, ripetere le operazioni sopra descritte |
| | *per rimuovere la configurazione di una casella di archiviazione, utilizzare la funzione "Ricerca", selezionare la casella da eliminare e utilizzare il pulsante "Elimina". |
| | |
| | ---- |
| |
| ---- | ---- |
