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| utenti:docway:docway4:manuale_utente_nuovo [2024/03/11 16:52] – [Table] emma.gatti | utenti:docway:docway4:manuale_utente_nuovo [2025/02/05 17:49] (versione attuale) – Segnatura automatica in fase di protocollazione fabio.difranco |
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| - Informazioni di servizio | - Informazioni di servizio |
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| ==== Modifica/azioni documento ==== | ==== Modifica/azioni sul singolo documento ==== |
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| Di seguito sono elencate le **azioni attivabili su un documento**, raggruppate nei rispettivi menù : | Di seguito sono elencate le **azioni attivabili su un documento**, raggruppate nei rispettivi menù : |
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| === 1. **Segnatura** === | === 1. Segnatura === |
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| ^ {{ :utenti:docway:docway4:segntura_documenti.png?200 }} ||| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:segntura_documenti.png?200 }} ||| |
| | **Stampa segnatura ** | Consente all'utente di eseguire la stampa della segnatura (se è stata correttamente configurata la stampante nel menù **Profilo personale**) da applicare sul documento cartaceo | Una volta eseguita la stampa, nella visualizzazione del record del documento compare un'icona che indica l'avvenuta apposizione della segnatura sul documento | | | **Stampa segnatura ** | Consente all'utente di eseguire la stampa della segnatura (se è stata correttamente configurata la stampante nel menù **Profilo personale**) da applicare sul documento cartaceo | Una volta eseguita la stampa, nella visualizzazione del record del documento compare un'icona che indica l'avvenuta apposizione della segnatura sul documento | |
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| | === 2. Azioni sul documento === |
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| === Azioni su singolo documento === | ^ {{ :utenti:docway:docway4:azioni_sul_documento.png?200 }} ||| |
| | | AZIONE | FUNZIONALITA' | NOTE DI COMPILAZIONE | |
| | | **Annotazione** | Il pulsante permette di apporre in maniera indelebile un'annotazione sul documento. Cliccando sul pulsante, si apre una finestra nella quale è possibile scrivere il testo dell'annotazione. Una volta scritto il testo dell'annotazione, il pulsante Salva la registra sul documento e non è più modificabile. | L'annotazione è visibile nella maschera di visualizzazione del documento, nel campo Annotazioni; oltre al testo dell'annotazione il sistema riporta anche il nome di chi ha inserito l'annotazione, la sua UOR di appartenenza, la data e l'ora dell'inserimento. | |
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| === Azioni massive su elenco di documenti === | {{ :utenti:docway:docway4:annotazione_doc.png?600 |}} |
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| | Figura : Maschera per l'inserimento di una nuova annotazione |
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| | {{ :utenti:docway:docway4:nota_inserita.png?600 |}} |
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| | Figura : Nuova annotazione inserita |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:azioni_sul_documento.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE ** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE ** | |
| | | Modifica | Il pulsante è visibile solo agli utenti con diritto di intervento sul documento visualizzato | Cliccando sul pulsante ** Modifica** si ha la possibilità di modificare alcuni campi del documento, ad eccezione dei campi immodificabili per legge | |
| | | Annulla | Il pulsante **Annulla** è visibile solo agli utenti abilitati ad eseguire la procedura di annullamento di un protocollo | Cliccando sul pulsante si apre una finestra per l'inserimento della motivazione dell'annullamento su cui riportare gli estremi del provvedimento di annullamento, se disponibili. Una volta inserita la motivazione dell'annullamento, tramite il pulsante “Salva” la motivazione viene registrata sul documento. Il documento annullato rimane comunque visibile nel sistema, con l'indicazione dei dati relativi all'avvenuto annullamento | |
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| | {{ :utenti:docway:docway4:annullamento_documento.png?600 |}} |
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| | Figura : Finestra per l'inserimento della motivazione dell'annullamento |
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| | {{ :utenti:docway:docway4:stato_documento_annullato.png?600 |}} |
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| | Figura : Il documento annullato riporterà nella sezione generale "Stati del documento" l'icona e il dettaglio dell'operazione effettuata |
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| | {{ :utenti:docway:docway4:documento_annullato.png?600 |}} |
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| | Figura : Cliccando sul dettaglio viene visualizzata una nuova finestra che riporta la data e la **motivazione** dell'annullamento |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:azioni_sul_documento.png?200 |}} ^|| |
| | | **AZIONE** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Foto originale | La funzione consente di acquisire la scansione dell'immagine di un documento già protocollato | Si differenzia dell'acquisizione differita poiché il pulsante **Foto originale** è presente nella pagina di visualizzazione del record del documento e consente l'accesso diretto al campo ** Immagini** per acquisire la scansione del documento | |
| | | Ricarica documento | La funzione consente di ricaricare la visualizzazione del documento | | |
| | | Trasforma in .. (elenco dei repertori) | La funzione consente di trasformare un documento in uno dei repertori su cui l'utente è abilitato | | |
| | | Impronta | La funzione rende visibile l'impronta corrispondente ai file associati al documento | | |
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| | === 3. Documento Nuovo == |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:nuovo_documento.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Nuovo | Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di inserimento di un documento della stessa tipologia di quello che è in visualizzazione | | |
| | | Nuovo in fascicolo | Il pulsante consente la registrazione di un nuovo documento da inserire nello stesso fascicolo in cui è inserito il documento visualizzato | La maschera di inserimento presenterà già valorizzati in maniera immodificabile il campo “Classif.” e la sezione “Responsabilità”, dove verrà indicato anche il fascicolo di appartenenza | |
| | | Rispondi | Il pulsante è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di inserire la risposta di un documento ricevuto, cioè un nuovo documento in partenza, riportando nella maschera di inserimento alcuni dati ripresi dal documento in arrivo | | |
| | | Inoltra | Il pulsante è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di inserire un nuovo documento in partenza, riportando nella maschera di inserimento alcuni dati ripresi dal documento in arrivo e i file allegati | | |
| | | Risposta | Il pulsante è visibile solo nei documenti in partenza e consente di inserire la risposta di un documento inviato, cioè un nuovo documento in arrivo, riportando nella maschere di inserimento alcuni dati ripresi dal documento in partenza | | |
| | | Ripeti nuovo | Il pulsante apre la maschera di inserimento di un nuovo documento della stessa tipologia del documento visualizzato con i campi precompilati con i dati ripresi dal documento di origine; la maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento | | |
| | | Ripeti in raccoglitore | | | |
| | | Ripeti in fascicolo | Il pulsante svolge una funzione simile al pulsante Ripeti nuovo con l'ulteriore indicazione del fascicolo in cui è inserito il documento | | |
| | | Genera non protocollato | La funzione consente di generare da un documento protocollato un documento non protocollato contenente gli stessi dati del documento di origine; nella maschera di inserimento proposta i campi sono comunque tutti editabili | | |
| | | Genera protocollo in partenza | La funzione consente di generare da un documento non protocollato un protocollo in partenza riportando gli stessi dati registrati del documento di origine; nella maschera di inserimento del nuovo documento in partenza i valori dei campi saranno comunque editabili prima della protocollazione | | |
| | | Genera protocollo tra uffici | La funzione consente di generare da un documento non protocollato un protocollo tra uffuci riportando gli stessi dati registrati del documento di origine; nella maschera di inserimento del nuovo documento tra uffici i valori dei campi saranno comunque editabili prima della protocollazione | | |
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| | === 4. Link === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:link_documenti.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Crea link in fascicolo | La funzione consente di creare un link (collegamento) tra documento e fascicolo | Si tratta della funzione che in DW3 si chiamava Copia in fascicolo | |
| | | Copia collegamento | Il pulsante consente di collegare due documenti attraverso la creazione di un link. Cliccando sul pulsante, Docway carica il documento in memoria e permette di ricercare, attraverso qualunque canale di ricerca, il documento in cui creare il link al documento di origine | Il link al documento viene creato tramite il pulsante **Incolla collegamento** di cui sotto | |
| | | Incolla collegamento | Il pulsante crea il link al documento di origine precedentemente selezionato | Il link apparirà in entrambi i documenti. Il collegamento può essere eliminato solo dal documento al quale si è incollato il collegamento, tramite l'icone a forma di <color #ed1c24>X</color> presente nella sezione **Altro del documento** | |
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| | === 5. Assegnazioni === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:assegnazioni_raccoglitori.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE ** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Rigetta | Consente di rigettare l'assegnazione del documento in quanto riconosciuto non di propria competenza. Può succedere infatti che si verifichi una errata assegnazione da parte dell'utente che ha registrato il documento | In questo caso il proprietario erratamente designato restituisce il documento alla persona che ne ha effettuato la registrazione che si occuperò di riassegnarlo ad un nuovo proprietario | |
| | | Nuovo proprietario | Il pulsante consente di cambiare la responsabilità di un documento. Il pulsante consente di accedere alla finestra per l'indicazione del nuovo responsabile | Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante **Conferma** rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante **Annulla** consente di tornare alla visualizzazione del record | |
| | | Operatore | Il pulsante consente di aggiungere un operatore incaricato, ovvero la persona alla quale viene assegnato un documento per procederne al trattamento amministrativo | N.B. : L' operatore incaricato non coincide con il proprietario ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento sul documento | |
| | | Operatore minuta | Il pulsante consente di aggiungere l'operatore incaricato della minuta del documento tra uffici, ovvero la persona alla quale viene assegnata la minuta del documento per procederne al trattamento amministrativo | N.B. : L' operatore incaricato della minuta non coincide con il proprietario della minuta, ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento | |
| | | Nuovo CC | Il pulsante consente di aggiungere una nuova persona (o più persone) in copia conoscenza al documento. Il pulsante accede alla finestra per l'assegnazione della nuova copia conoscenza | Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante **Conferma** rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante ** Annulla** consente di tornare alla visualizzazione del record | |
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| | === 6. Archivio === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:archivio_doc.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE** | **DESCRIZIONE** | ** NOTE DI COMPILAZIONE** | |
| | | Inserisci in fascicolo | La funzione consente di inserire il documento (o una selezione di documenti) all'interno dello stesso fascicolo | La descrizione dettagliata dell'operazione di <color #ed1c24>fascicolazione</color> è descritta del relativo paragrafo | |
| | | Inserisci minuta in fascicolo | La funzione consente di inserire la<color #ed1c24> minuta</color> (o una selezione di minute) di un documento interno nello stesso fascicolo | La descrizione dettagliata dell'operazione di <color #ed1c24>fascicolazione</color> è descritta del relativo paragrafo | |
| | | Inserisci in raccoglitore | La funzione consente di inserire il documento all'interno dei raccoglitori | | |
| | | Rimuovi dal fascicolo | Il pulsante consente di rimuovere il documento selezionato (o una selezione di documenti) dal fascicolo in cui sono stati inseriti | Cliccando sul pulsante viene avviata la procedura, al termine della quale l'utente può visionarne l'avvenuta esecuzione nella schermata del documento, alla sezione Storia del documento | |
| | | Rimuovi minuta dal fascicolo | Il pulsante consente di rimuovere la<color #ed1c24> minuta</color> (o una selezione di minute) di un documento interno dal fascicolo in cui è stata inserita. Una volta completata la rimozione, il sistema genera un resoconto dell'operazione | Le minute rimosse vengono di nuovo rese visibili nella cartella Minuta nella sezione Documenti in gestione dell'utente responsabile | |
| | | Rimuovi dal raccoglitore | Il pulsante consente di rimuovere la minuta un documento interno dal raccoglitore in cui è stato inserito. Una volta completata la rimozione, il sistema genera un resoconto dell'operazione | | |
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| | === 7. Stampa === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:stampa_doc.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE ** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE ** | |
| | | Stampa Info | La funzione Stampa Info consente di stampare nuovamente le informazioni contenute nella segnatura per fini pratico-operativi | | |
| | | Stampa ricevuta | Il pulsante è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di generare una stampa della ricevuta dell'avvenuta registrazione di protocollo del documento in arrivo | Il sistema genera un file in formato **rtf**, a partire da un documento **modello**, in cui vengono indicati i dati identificativi del documento registrato | |
| | | Stampa registro | La funzione consente di effettuare una stampa contenente i dati identificativi di tutti i documenti dell'elenco dei titoli | Viene visualizzata la maschera per la **Gestione delle stampe** | |
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| | === 8. Azioni massive su elenco di documenti === |
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| DocWay4 consente di eseguire alcune funzionalità in modalità massiva, operando cioè non su un singolo documento, ma su una selezione di documenti. | DocWay4 consente di eseguire alcune funzionalità in modalità massiva, operando cioè non su un singolo documento, ma su una selezione di documenti. |
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| ^ {{ :utenti:docway:docway4:ordinamento_documenti_.png?200 }} || | ^ {{ :utenti:docway:docway4:ordinamento_documenti_.png?200 }} || |
| | Il pulsante consente di cambiare l'ordinamento dei titoli selezionando il tipo di ordinamento: **Nessun ordinamento, Scadenza, Data e numero di protocollo, Bozze in testa,Id** || | | Il pulsante consente di cambiare l'ordinamento dei titoli selezionando il tipo di ordinamento: **Nessun ordinamento, Scadenza, Data e numero di protocollo, Bozze in testa,Id** || |
| | {{ :utenti:docway:docway4:aggiungi_vaschetta_doc.png?200 }} || | | {{ :utenti:docway:docway4:aggiungi_vaschetta_doc.png?200 }} || |
| | Il pulsante consente di generare una vaschetta personalizzata contenente una selezione di documenti. Cliccando sul pulsante l'utente accede alla maschera per inserire il nome della vaschetta ed eventualmente dei filtri temporali (documenti del giorno, della settimana, del mese).\\ La modifica, l'ordinamento e l'eliminazione delle vaschette avviene mediante Profilo personale. || | | Il pulsante consente di generare una vaschetta personalizzata contenente una selezione di documenti. Cliccando sul pulsante l'utente accede alla maschera per inserire il nome della vaschetta ed eventualmente dei filtri temporali (documenti del giorno, della settimana, del mese).\\ La modifica, l'ordinamento e l'eliminazione delle vaschette avviene mediante Profilo personale. || |
| | {{ :utenti:docway:docway4:assegna_doc.png?200 }} || | | {{ :utenti:docway:docway4:assegna_doc.png?200 }} || |
| | NUOVO PROPRIETARIO | Il pulsante consente di cambiare la responsabilità (Proprietario) su una selezione di documenti, accedendo alla finestra per la selezione tramite lookup del nuovo responsabile. | | | NUOVO PROPRIETARIO | Il pulsante consente di cambiare la responsabilità (Proprietario) su una selezione di documenti, accedendo alla finestra per la selezione tramite lookup del nuovo responsabile. | |
| | NUOVO CC | Il pulsante consente di inserire nuove persone in copia conoscenza, accedendo alla finestra per la selezione da lookup di nuove persone in CC | | | NUOVO CC | Il pulsante consente di inserire nuove persone in copia conoscenza, accedendo alla finestra per la selezione da lookup di nuove persone in CC | |
| | {{ :utenti:docway:docway4:classificazione_doc.png?200 }} || | | {{ :utenti:docway:docway4:classificazione_doc.png?200 }} || |
| | CAMBIA CLASSIFICAZIONE | La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad una selezione di documenti. Cliccando sul pulsante viene aperta una finestra dove indicare l'indice di classificazione che si vuole assegnare ai documenti selezionati. Una volta conclusa l'operazione viene visualizzato il resoconto dell'operazione | | | CAMBIA CLASSIFICAZIONE | La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad una selezione di documenti. Cliccando sul pulsante viene aperta una finestra dove indicare l'indice di classificazione che si vuole assegnare ai documenti selezionati. Una volta conclusa l'operazione viene visualizzato il resoconto dell'operazione | |
| | CAMBIA CLASSIFICAZIONE MINUTA | La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad una minuta di un documento interno selezionato (o ad una selezione di minute di documenti interni) dall'elenco dei titoli. Il procedimento dell'operazione è lo stesso della funzione **Cambia classificazione** | | | CAMBIA CLASSIFICAZIONE MINUTA | La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad una minuta di un documento interno selezionato (o ad una selezione di minute di documenti interni) dall'elenco dei titoli. Il procedimento dell'operazione è lo stesso della funzione **Cambia classificazione** | |
| | {{ :utenti:docway:docway4:archivio_raccoglitori.png?200 }} || | | {{ :utenti:docway:docway4:archivio_raccoglitori.png?200 }} || |
| | | | | | INSERISCI IN FASCICOLO | La funzionalità consente di inserire una selezione di documenti all'interno dello stesso fascicolo. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo: individuato il fascicolo corretto, dalla pagina di visualizzazione cliccare il pulsante Assegna tutti. Si ricorda che **i documenti devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inseriti** | |
| | | | | | RIMUOVI DAL FASCICOLO | La funzionalità consente di rimuovere una selezione di documenti dal loro fascicolo di appartenenza | |
| | | | | | INSERISCI MINUTA IN FASCICOLO | La funzionalità consente di inserire una selezione di minute all'interno dello stesso fascicolo. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo: individuato il fascicolo corretto, dalla pagina di visualizzazione cliccare il pulsante Assegna tutti. Si ricorda che **le minute devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inserite** | |
| | | RIMUOVI MINUTA IN FASCICOLO | La funzionalità consente di rimuovere una selezione di minute dal loro fascicolo di appartenenza | |
| | | RACCOGLI | La funzione consente di salvare temporaneamente una selezione (raccolta) di documenti | |
| | | {{ :utenti:docway:docway4:esportazione_csv.png?200 }} || |
| | | BASE | La funzione consente di effettuare l'esportazione dei dati dei documenti selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV; l'esportazione conterrà tutti i dati presenti nei documenti selezionati | |
| | | AVANZATA | La funzione consente di effettuare l'esportazione avanzata dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV; cliccando sul pulsante si accede ad una maschera per la selezione dei dati da esportare | |
| | | {{ :utenti:docway:docway4:elimina_doc.png?200 }} || |
| | | La funzione consente la cancellazione di uno o più documenti selezionati. L'operazione di eliminazione è eseguibile solo per documenti in stato di bozza e per documenti non protocollati || |
| | | {{ :utenti:docway:docway4:stampa_doc.png?200 }} || |
| | | STAMPA REGISTRO | Il pulsante consente di accedere alla maschera per la produzione di stampe archivistiche su una selezione di documenti | |
| | | CONTROLLO GESTIONE | Il pulsante consente di accedere alla maschera del Controllo di gestione in relazione a una selezione di documenti | |
| | | PROFILI DI STAMPA | Il pulsante consente di generare una report dei documenti presenti nell'elenco dei titoli, denominato “Registro di Protocollo per Classificazione”. Tale report presenta l'elenco dei documenti suddivisi per UOR di responsabilità, con l'indicazione della classificazione, fascicolazione e dei dati identificativi del documento. Se il documento ha una responsabilità condivisa da più UOR (nel caso della conferenza dei servizi), i suoi dati vengono ripetuti in ognuna sezione delle diverse UOR | |
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| ===== Inserimento nuovo fascicolo ===== | ===== Inserimento nuovo fascicolo ===== |
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| {{:utenti:docway:docway4:2023-07-04_10_50_52_pm_20.jpg?600|risultato finale protocolli multipli da allegati}} | {{:utenti:docway:docway4:2023-07-04_10_50_52_pm_20.jpg?600|risultato finale protocolli multipli da allegati}} |
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| | =====Protocollazione Automatica con Segnatura===== |
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| | ====Protocollazione Automatica con Segnatura==== |
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| | Per procedere alla protocollazione del documento, cliccare su **"Protocolla"**. |
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| | Durante questa operazione, la segnatura viene applicata automaticamente al documento, senza necessità di ulteriori interventi da parte dell’utente. |
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| | **Nota**: La funzionalità di **Segnatura manuale** è stata rimossa e non è più disponibile. |
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| | Il documento protocollato includerà la segnatura visibile, come mostrato nell’immagine di esempio seguente: |
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| | {{:utenti:docway:docway4:segnatura.jpg?400|}} |
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| | {{:utenti:docway:docway4:segnatura2.jpg?400|}} |
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| | ====Attribuzione del Tag di Segnatura nel File XML==== |
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| | Durante il processo di protocollazione, al file XML associato al documento viene automaticamente aggiunto un **tag di segnatura** specifico: |
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| | //file_di_protocollo=true// |
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| | Questo tag identifica il file come parte del protocollo ufficiale. |
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| | **Eccezioni:** I file tecnici, come segnatura.xml, testomail.txt o le ricevute, non ricevono questo tag. Le **copie di cortesia** dei documenti, anch’esse generate automaticamente, sono escluse dall’applicazione di questo flag. |
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| | Un esempio del file XML aggiornato con il tag di segnatura è mostrato nell’immagine seguente: |
| | {{:utenti:docway:docway4:xmlfilediprotocollo.jpg?400|}} |
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| | ==== Watermark e Copie di Cortesia durante la Protocollazione ==== |
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| | Durante il processo di protocollazione, a tutti i file **non firmati digitalmente** viene automaticamente applicato un **watermark**. |
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| | Questo watermark serve a identificare chiaramente i documenti non firmati e a garantirne la tracciabilità. |
| | Il watermark verrà applicato soltanto ai file contenenti il tag **protocollo=true** |
| | |
| | Per i documenti firmati digitalmente nei formati **CADES** e **PADES**, viene generata automaticamente una **copia di cortesia** del file originale. |
| | |
| | La copia di cortesia include una nomenclatura specifica che ne permette l’identificazione immediata come copia derivata. |
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| | **Esempio di nomenclatura**: Il nome del file sarà modificato per includere una dicitura che lo identifica chiaramente come "copia di cortesia". |
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| | Nelle copie di cortesia dei documenti firmati digitalmente viene aggiunto un **watermark come footer**. |
| | |
| | Questo footer è posizionato nella parte inferiore di ogni pagina del documento per garantirne una chiara identificazione. |
| | |
| | **Esempio**: Il watermark potrebbe includere dettagli come "Copia di Cortesia" e il riferimento al documento originale. |
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| | {{:utenti:docway:docway4:footer1.jpg?400|}} |
| | {{:utenti:docway:docway4:footer2.jpg?400|}} |
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