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| utenti:docway:docway4:manuale_utente_nuovo [2024/03/12 09:28] – [Modifica/azioni documento] emma.gatti | utenti:docway:docway4:manuale_utente_nuovo [2025/02/05 17:49] (versione attuale) – Segnatura automatica in fase di protocollazione fabio.difranco |
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| - Informazioni di servizio | - Informazioni di servizio |
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| ==== Modifica/azioni documento ==== | ==== Modifica/azioni sul singolo documento ==== |
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| === Azioni su singolo documento === | |
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| Di seguito sono elencate le **azioni attivabili su un documento**, raggruppate nei rispettivi menù : | Di seguito sono elencate le **azioni attivabili su un documento**, raggruppate nei rispettivi menù : |
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| === 1. **Segnatura** === | === 1. Segnatura === |
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| ^ {{ :utenti:docway:docway4:segntura_documenti.png?200 }} ||| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:segntura_documenti.png?200 }} ||| |
| Figura : Cliccando sul dettaglio viene visualizzata una nuova finestra che riporta la data e la **motivazione** dell'annullamento | Figura : Cliccando sul dettaglio viene visualizzata una nuova finestra che riporta la data e la **motivazione** dell'annullamento |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:azioni_sul_documento.png?200 |}} ^|| |
| | | **AZIONE** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Foto originale | La funzione consente di acquisire la scansione dell'immagine di un documento già protocollato | Si differenzia dell'acquisizione differita poiché il pulsante **Foto originale** è presente nella pagina di visualizzazione del record del documento e consente l'accesso diretto al campo ** Immagini** per acquisire la scansione del documento | |
| | | Ricarica documento | La funzione consente di ricaricare la visualizzazione del documento | | |
| | | Trasforma in .. (elenco dei repertori) | La funzione consente di trasformare un documento in uno dei repertori su cui l'utente è abilitato | | |
| | | Impronta | La funzione rende visibile l'impronta corrispondente ai file associati al documento | | |
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| | === 3. Documento Nuovo == |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:nuovo_documento.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Nuovo | Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di inserimento di un documento della stessa tipologia di quello che è in visualizzazione | | |
| | | Nuovo in fascicolo | Il pulsante consente la registrazione di un nuovo documento da inserire nello stesso fascicolo in cui è inserito il documento visualizzato | La maschera di inserimento presenterà già valorizzati in maniera immodificabile il campo “Classif.” e la sezione “Responsabilità”, dove verrà indicato anche il fascicolo di appartenenza | |
| | | Rispondi | Il pulsante è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di inserire la risposta di un documento ricevuto, cioè un nuovo documento in partenza, riportando nella maschera di inserimento alcuni dati ripresi dal documento in arrivo | | |
| | | Inoltra | Il pulsante è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di inserire un nuovo documento in partenza, riportando nella maschera di inserimento alcuni dati ripresi dal documento in arrivo e i file allegati | | |
| | | Risposta | Il pulsante è visibile solo nei documenti in partenza e consente di inserire la risposta di un documento inviato, cioè un nuovo documento in arrivo, riportando nella maschere di inserimento alcuni dati ripresi dal documento in partenza | | |
| | | Ripeti nuovo | Il pulsante apre la maschera di inserimento di un nuovo documento della stessa tipologia del documento visualizzato con i campi precompilati con i dati ripresi dal documento di origine; la maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento | | |
| | | Ripeti in raccoglitore | | | |
| | | Ripeti in fascicolo | Il pulsante svolge una funzione simile al pulsante Ripeti nuovo con l'ulteriore indicazione del fascicolo in cui è inserito il documento | | |
| | | Genera non protocollato | La funzione consente di generare da un documento protocollato un documento non protocollato contenente gli stessi dati del documento di origine; nella maschera di inserimento proposta i campi sono comunque tutti editabili | | |
| | | Genera protocollo in partenza | La funzione consente di generare da un documento non protocollato un protocollo in partenza riportando gli stessi dati registrati del documento di origine; nella maschera di inserimento del nuovo documento in partenza i valori dei campi saranno comunque editabili prima della protocollazione | | |
| | | Genera protocollo tra uffici | La funzione consente di generare da un documento non protocollato un protocollo tra uffuci riportando gli stessi dati registrati del documento di origine; nella maschera di inserimento del nuovo documento tra uffici i valori dei campi saranno comunque editabili prima della protocollazione | | |
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| | === 4. Link === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:link_documenti.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Crea link in fascicolo | La funzione consente di creare un link (collegamento) tra documento e fascicolo | Si tratta della funzione che in DW3 si chiamava Copia in fascicolo | |
| | | Copia collegamento | Il pulsante consente di collegare due documenti attraverso la creazione di un link. Cliccando sul pulsante, Docway carica il documento in memoria e permette di ricercare, attraverso qualunque canale di ricerca, il documento in cui creare il link al documento di origine | Il link al documento viene creato tramite il pulsante **Incolla collegamento** di cui sotto | |
| | | Incolla collegamento | Il pulsante crea il link al documento di origine precedentemente selezionato | Il link apparirà in entrambi i documenti. Il collegamento può essere eliminato solo dal documento al quale si è incollato il collegamento, tramite l'icone a forma di <color #ed1c24>X</color> presente nella sezione **Altro del documento** | |
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| | === 5. Assegnazioni === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:assegnazioni_raccoglitori.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE ** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE** | |
| | | Rigetta | Consente di rigettare l'assegnazione del documento in quanto riconosciuto non di propria competenza. Può succedere infatti che si verifichi una errata assegnazione da parte dell'utente che ha registrato il documento | In questo caso il proprietario erratamente designato restituisce il documento alla persona che ne ha effettuato la registrazione che si occuperò di riassegnarlo ad un nuovo proprietario | |
| | | Nuovo proprietario | Il pulsante consente di cambiare la responsabilità di un documento. Il pulsante consente di accedere alla finestra per l'indicazione del nuovo responsabile | Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante **Conferma** rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante **Annulla** consente di tornare alla visualizzazione del record | |
| | | Operatore | Il pulsante consente di aggiungere un operatore incaricato, ovvero la persona alla quale viene assegnato un documento per procederne al trattamento amministrativo | N.B. : L' operatore incaricato non coincide con il proprietario ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento sul documento | |
| | | Operatore minuta | Il pulsante consente di aggiungere l'operatore incaricato della minuta del documento tra uffici, ovvero la persona alla quale viene assegnata la minuta del documento per procederne al trattamento amministrativo | N.B. : L' operatore incaricato della minuta non coincide con il proprietario della minuta, ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento | |
| | | Nuovo CC | Il pulsante consente di aggiungere una nuova persona (o più persone) in copia conoscenza al documento. Il pulsante accede alla finestra per l'assegnazione della nuova copia conoscenza | Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante **Conferma** rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante ** Annulla** consente di tornare alla visualizzazione del record | |
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| | === 6. Archivio === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:archivio_doc.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE** | **DESCRIZIONE** | ** NOTE DI COMPILAZIONE** | |
| | | Inserisci in fascicolo | La funzione consente di inserire il documento (o una selezione di documenti) all'interno dello stesso fascicolo | La descrizione dettagliata dell'operazione di <color #ed1c24>fascicolazione</color> è descritta del relativo paragrafo | |
| | | Inserisci minuta in fascicolo | La funzione consente di inserire la<color #ed1c24> minuta</color> (o una selezione di minute) di un documento interno nello stesso fascicolo | La descrizione dettagliata dell'operazione di <color #ed1c24>fascicolazione</color> è descritta del relativo paragrafo | |
| | | Inserisci in raccoglitore | La funzione consente di inserire il documento all'interno dei raccoglitori | | |
| | | Rimuovi dal fascicolo | Il pulsante consente di rimuovere il documento selezionato (o una selezione di documenti) dal fascicolo in cui sono stati inseriti | Cliccando sul pulsante viene avviata la procedura, al termine della quale l'utente può visionarne l'avvenuta esecuzione nella schermata del documento, alla sezione Storia del documento | |
| | | Rimuovi minuta dal fascicolo | Il pulsante consente di rimuovere la<color #ed1c24> minuta</color> (o una selezione di minute) di un documento interno dal fascicolo in cui è stata inserita. Una volta completata la rimozione, il sistema genera un resoconto dell'operazione | Le minute rimosse vengono di nuovo rese visibili nella cartella Minuta nella sezione Documenti in gestione dell'utente responsabile | |
| | | Rimuovi dal raccoglitore | Il pulsante consente di rimuovere la minuta un documento interno dal raccoglitore in cui è stato inserito. Una volta completata la rimozione, il sistema genera un resoconto dell'operazione | | |
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| | === 7. Stampa === |
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| | ^ {{ :utenti:docway:docway4:stampa_doc.png?200 }} ||| |
| | | **AZIONE ** | **FUNZIONALITA'** | **NOTE COMPILAZIONE ** | |
| | | Stampa Info | La funzione Stampa Info consente di stampare nuovamente le informazioni contenute nella segnatura per fini pratico-operativi | | |
| | | Stampa ricevuta | Il pulsante è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di generare una stampa della ricevuta dell'avvenuta registrazione di protocollo del documento in arrivo | Il sistema genera un file in formato **rtf**, a partire da un documento **modello**, in cui vengono indicati i dati identificativi del documento registrato | |
| | | Stampa registro | La funzione consente di effettuare una stampa contenente i dati identificativi di tutti i documenti dell'elenco dei titoli | Viene visualizzata la maschera per la **Gestione delle stampe** | |
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| === Azioni massive su elenco di documenti === | === 8. Azioni massive su elenco di documenti === |
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| DocWay4 consente di eseguire alcune funzionalità in modalità massiva, operando cioè non su un singolo documento, ma su una selezione di documenti. | DocWay4 consente di eseguire alcune funzionalità in modalità massiva, operando cioè non su un singolo documento, ma su una selezione di documenti. |
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| {{:utenti:docway:docway4:2023-07-04_10_50_52_pm_20.jpg?600|risultato finale protocolli multipli da allegati}} | {{:utenti:docway:docway4:2023-07-04_10_50_52_pm_20.jpg?600|risultato finale protocolli multipli da allegati}} |
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| | =====Protocollazione Automatica con Segnatura===== |
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| | ====Protocollazione Automatica con Segnatura==== |
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| | Per procedere alla protocollazione del documento, cliccare su **"Protocolla"**. |
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| | Durante questa operazione, la segnatura viene applicata automaticamente al documento, senza necessità di ulteriori interventi da parte dell’utente. |
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| | **Nota**: La funzionalità di **Segnatura manuale** è stata rimossa e non è più disponibile. |
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| | Il documento protocollato includerà la segnatura visibile, come mostrato nell’immagine di esempio seguente: |
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| | {{:utenti:docway:docway4:segnatura.jpg?400|}} |
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| | {{:utenti:docway:docway4:segnatura2.jpg?400|}} |
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| | ====Attribuzione del Tag di Segnatura nel File XML==== |
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| | Durante il processo di protocollazione, al file XML associato al documento viene automaticamente aggiunto un **tag di segnatura** specifico: |
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| | //file_di_protocollo=true// |
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| | Questo tag identifica il file come parte del protocollo ufficiale. |
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| | **Eccezioni:** I file tecnici, come segnatura.xml, testomail.txt o le ricevute, non ricevono questo tag. Le **copie di cortesia** dei documenti, anch’esse generate automaticamente, sono escluse dall’applicazione di questo flag. |
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| | Un esempio del file XML aggiornato con il tag di segnatura è mostrato nell’immagine seguente: |
| | {{:utenti:docway:docway4:xmlfilediprotocollo.jpg?400|}} |
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| | ==== Watermark e Copie di Cortesia durante la Protocollazione ==== |
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| | Durante il processo di protocollazione, a tutti i file **non firmati digitalmente** viene automaticamente applicato un **watermark**. |
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| | Questo watermark serve a identificare chiaramente i documenti non firmati e a garantirne la tracciabilità. |
| | Il watermark verrà applicato soltanto ai file contenenti il tag **protocollo=true** |
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| | Per i documenti firmati digitalmente nei formati **CADES** e **PADES**, viene generata automaticamente una **copia di cortesia** del file originale. |
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| | La copia di cortesia include una nomenclatura specifica che ne permette l’identificazione immediata come copia derivata. |
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| | **Esempio di nomenclatura**: Il nome del file sarà modificato per includere una dicitura che lo identifica chiaramente come "copia di cortesia". |
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| | Nelle copie di cortesia dei documenti firmati digitalmente viene aggiunto un **watermark come footer**. |
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| | Questo footer è posizionato nella parte inferiore di ogni pagina del documento per garantirne una chiara identificazione. |
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| | **Esempio**: Il watermark potrebbe includere dettagli come "Copia di Cortesia" e il riferimento al documento originale. |
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| | {{:utenti:docway:docway4:footer1.jpg?400|}} |
| | {{:utenti:docway:docway4:footer2.jpg?400|}} |
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