Differenze

Queste sono le differenze tra la revisione selezionata e la versione attuale della pagina.

--- utenti:docway:docway5:manuale_docway5_amministratore [2024/12/23 14:41] – [Definizione tipologia di documento] fabrizio.miraglia
+++ utenti:docway:docway5:manuale_docway5_amministratore [2025/01/22 14:48] (versione attuale) – [Inserimento documenti] fabrizio.miraglia
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 Gli utenti, in base alle rispettive competenze, dispongono di autorizzazioni e profili di accesso differenziati. Il sistema di autenticazione può essere integrato con altri sistemi di autenticazione. Nell'esempio è stato integrato con **Keycloak** che permette di gestire contemporaneamente più sistemi di autenticazione, come Shibboleth, LDAP, SAML, ecc.
-Gli utenti per accedere al sistema possono accedere a''Docway5'' tramite **Keycloak** utilizzando il proprio account (basterà inserire le username e password configurate in precedenza, in fase di registrazione nel sistema) o, se nuovo utente, creandone uno nuovo. In alternativa, si può accedere tramite altri sistemi di autenticazione autorizzati dall'Ente (es. account Google)
+Gli utenti possono accedere a ''Docway5'' tramite **Keycloak**, utilizzando il proprio account (basterà inserire le username e password configurate in precedenza, in fase di registrazione nel sistema) o, se nuovo utente, creandone uno nuovo. In alternativa, si può accedere tramite altri sistemi di autenticazione autorizzati dall'Ente (es. account Google)
 {{ :utenti:docway:docway5:accesso...png |Accesso e autenticazione}}
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 ==== Home Page ====
-Una volta effettuato l'accesso, ''l'Amministratore'' ha la possibilità di configurare l'aspetto della Home Page, disponendo comandi secondo la modalità più corrispondenti alle proprie esigenze. Nella barra posta in alto, si clicca sull'icona a forma di utensili <color #ed1c24>(1)</color> e, dal menù ad essa collegata che compare, si seleziona **Configurazione** <color #ed1c24>(2)</color>. Nella pagina ''Configurazione Applicativo'', si seleziona la scheda **Aspetto** <color #ed1c24>(3)</color>, e, attivando  uno o più pulsanti on/off dell'elenco, sarà possibile configurare il layout della home page.
+Una volta effettuato l'accesso, ''l'Amministratore'' ha la possibilità di configurare l'aspetto della Home Page, disponendo i comandi secondo la modalità più corrispondenti alle proprie esigenze. Basterà cliccare sull'icona a forma di utensili <color #ed1c24>(1)</color> nella barra posta in alto e, dal menù a tendina che compare, selezionare l'opzione **Configurazione** <color #ed1c24>(2)</color>. Successivamente, dalla pagina ''Configurazione Applicativo'', sarà necessario selezionare la scheda  **Aspetto** <color #ed1c24>(3)</color> e scegliere il layout preferito, attivando una o più opzione presente (basta mettere in posizione on il relativo pulsante)  .
 {{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto.png | configurazione aspetto }}
-Dalla sezione ** layout** potremo rendere visibili nella homepage, una o più delle funzionalità indicate di seguito e, in particolare:
+Tramite la sezione **Layout** potremo scegliere se rendere visibili nella home page, una o più delle funzionalità indicate di seguito, ossia:
   * //Logo// ''header''
   * //Barra di ricerca// ''header''
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 {{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto_layout.png | layout home page}}
-Dalla sezione **Pagina di ricerca**, invece, possiamo rendere visibili i comandi presenti nell'''header'' una volta che, effettuata una ricerca (fascicoli o documenti), si apra la pagina con i risultati della ricerca e, in particolare
+Tramite la sezione **Pagina di ricerca**, invece, possiamo rendere visibili i comandi presenti nel ''header'' della pagina dei risultati, che compare al termine di una ricerca (fascicoli o documenti), ossia:
   *// Seleziona tutto//
   *//Torna indietro//
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 {{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto_pagina_di_ricerca.png | layout pagina di richiesta}}
-Una volta fatte le modifiche è necessario cliccare su **Salva** per confermare le configurazioni desiderate. Di seguito un esempio di ''header'' completo nella pagina risultati della ricerca di documenti. Nella parte destra dell'header ci sono degli utili strumenti che consentono una più rapida navigazione tra le pagine dei risultati:
+Ricordiamo che, una volta effettuata la selezione delle opzioni, è necessario cliccare su **Salva** per confermare le configurazioni desiderate.
-  - //Elementi per pagina//: consente di sceglie se presentare i risultati di ricerca con 20/30/50 elementi  per pagina
+Di seguito un esempio di ''header'' completo nella pagina risultati della ricerca di documenti. Nella parte destra dell'header ci sono gli strumenti che consentono una più rapida navigazione tra le pagine dei risultati:
-  - //Frecce di navigazione//: consentono di andare avanti e indietro una pagina alla volta
+  - //Elementi per pagina//: consente di scegliere se presentare i risultati di ricerca, a gruppi di  20/30/ o 50 elementi per pagina
+  - //Frecce di navigazione//: consentono di andare avanti o indietro, una pagina alla volta.
 {{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto_esempio_pagina_di_ricerca.png | esempio pagina di risultati ricerca documenti}}
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 ===== DOCUMENTI  =====
-Attraverso questa sezione sarà possibile inserire nuovi documenti di qualsiasi tipologia (ad esempio //entrata//, //uscita//, //tra uffici//) o effettuare una ricerca di documenti già esistenti,  utilizzando uno o più filtri presente.
+Attraverso questa sezione sarà possibile inserire nuovi documenti di qualsiasi tipologia (ad esempio in //entrata//,  in //uscita//, //tra uffici//) o effettuare una ricerca di quelli già esistenti, utilizzando eventualmente uno o più filtri presenti nella griglia di ricerca (vedremo i dettagli di seguito) .
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_ricerca_e_inserimento.png | ricerca e inserimento documenti}}
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 ==== Definizione tipologia di documento ====
-E' possibile creare tipologie personalizzate di documenti, scegliendo il  tipo flusso e selezionando una o più delle funzionalità presenti nell'elenco.  Per configurare una nuova tipologia documentale o per modificare una già esistente, è necessario cliccare  sull'icona a forma di utensili( presente nella barra in alto della home Page) <color #ed1c24>(1)</color> e selezionare **Tipologie Documenti** <color #ed1c24>(2)</color>. In questo modo si apre la pagina **Definizione tipologia di documento**, che è divisa nelle sezioni:
+E' possibile creare tipologie personalizzate di documenti, determinando il tipo flusso (ad esempio in entrata, uscita etc.) e selezionando una o più delle funzionalità presente. Per configurare una nuova tipologia documentale o per modificare una già esistente, è necessario cliccare sull'icona a forma di utensili (presente nella barra in alto della Home Page) <color #ed1c24>(1)</color> e selezionare **Tipologie Documenti** <color #ed1c24>(2)</color>. La pagina **Definizione tipologia di documento** che si apre è divisa nelle sezioni:
   * //Inserimento//;
   * //Configurazioni aggiuntive//;
   * //Campi custom//;
-  *// Configurazione visualizzazione//
+  *// Configurazione visualizzazione//;
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale.png | definizione tipologia di documento }}
- Una volta compilati i campi di una o più sezioni, occorre confermare le proprie scelte cliccando sul **Salva** <color #ed1c24>(3)</color>
+Una volta compilati i campi, occorre confermare le proprie scelte cliccando sul **Salva** <color #ed1c24>(3)</color>
 === Inserimento ===
-Questa sezione contiene alcuni campi a compilazione libera, altri che richiedono la selezione di una opzione da un elenco pre - configurato, altri consentono solo l'abilitazione  alcune funzionalità. Questi campi sono:
+Questa sezione contiene alcuni campi a compilazione libera, alcuni che richiedono la selezione di una opzione da un elenco pre-configurato, altri consentono solo l'abilitazione  alcune funzionalità. Questi campi sono:
-  * //Codice//: campo obbligatorio a compilazione libera. Si possono inserire numeri e/o lettere;
+  * //Codice//: campo obbligatorio a compilazione libera (è possibile inserire numeri e/o lettere);
-  * //Abilitato//: campo NON obbligatorio. Si può scegliere se selezionarlo o meno, posizionando  il selettore in posizione ''on/off'';
+  * //Abilitato//: campo NON obbligatorio. Si attiva/disattiva, collocando il selettore in posizione ''on/off'';
-  * //Classificazione obbligatoria//: campo NON obbligatorio. Si può scegliere se selezionarlo o meno, posizionando il selettore in posizione ''on/off''. Il campo è disabilitato, se esiste un documento della stessa tipologia;
+  * //Classificazione obbligatoria//: campo NON obbligatorio. Si attiva/disattiva, collocando il selettore in posizione ''on/off''. Il campo è disabilitato, se esiste un documento della stessa tipologia;
   * //Descrizione//: campo obbligatorio a compilazione libera;
-  * //Flusso//: campo obbligatorio. Indica il flusso dei documenti (entrata, uscita, tra uffici). Si deve selezionare una opzione tra quelle presenti nell'elenco;
+  * //Flusso//: campo obbligatorio. Indica il  tipo di flusso dei documenti ( in entrata, in uscita, tra uffici). Possiamo selezionare una tra le opzioni presenti nell'elenco;
-  * //Icona//: campo NON obbligatorio. Contiene un elenco di icone che possiamo associare alla tipologia di documento che stiamo creando;
+  * //Icona//: campo NON obbligatorio. Contiene un elenco di icone, associabili alla tipologia di documento che stiamo creando;
-  * //Colore Icona//: campo NON obbligatorio. Permette di personalizzare ulteriormente la nostra tipologia di documenti, associando all'icona un colore specifico;
+  * //Colore Icona//: campo NON obbligatorio. Consente di personalizzare ulteriormente la nostra tipologia di documenti, associando all'icona scelta un colore specifico;
   * //Preview//: serve a mostrare l'anteprima Icona che abbiamo creato, prima di renderla definitiva.
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 === Configurazioni Aggiuntive ===
+Questa sezione consente di abilitare e/o disabilitare una serie di opzioni per quella specifica tipologia documentale creata.
+  * //Inserimento abilitato//
+  * //Disabilita eliminazione//
+  * //Disabilita assegnatari//: se si disabilitano gli assegnatari, la tipologia documentale sarà visibile a tutti gli utenti
+  * //Disabilita rimozione associazione fascicolo//
+  * **//Abilita Protocollo Informatico//**
+  * **//Abilita protocollazione automatica//**: per abilitare questa funzionalità è necessario attivare prima ''Abilita Protocollo informatico''
+  * //Abilita firma//
+  * //Abilita fascicolazione//
+  * //Abilita gestione allegati//
+  * //Abilita gestione assegnazione//
+  * //Abilita copia collegamento//
+  * //Abilita Repertorio//
+  * __//Abilita assegnazione automatica//__ : vedi approfondimento
+  * __//Abilita classificazione automatica//__: vedi approfondimento
+  * __//Abilita watermark automatico di protocollo//__: vedi approfondimento
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive.png | configurazioni aggiuntive }}
+Ponendo su ''On'' il selettore di //Abilita assegnazione automatica//, si apre la sottosezione **Configurazione Assegnazione Automatica** che contiene i selettori
+    -**// Creatore proprietario//**
+    -**//Creatore con permesso di modifica//**
+Immeditatamente sotto questi due pulsanti, si trovano i campi di ricerca ''Persona'' e ''Uffici'', tramite i quali è possibile cercare nel database i soggetti e/o gli uffici cui saranno attribuiti i diritti specifici su quella specifica tipologia documentali. Su questi campi, accanto ai nomi di persone e/o uffici selezionati, compariranno due tipi di icone:
+  - **Persona**:  selezionando questa icona, la persona o l'ufficio diventa proprietario e ha permesso quindi di modifica;
+  - **Icona**: selezionando questa icona, la persona o l'ufficio ha permesso di modifica;
+{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_assegnazione_automatica.png| abilita assegnazione automatica}}
+Quando il selettore di ''Abilita classificazione automatica'' è posto su ''On'', compare il campo ricerca **Classificazione**, tramite il quale potremo collegarci al **Titolario di classificazione**, semplicemente cliccando sul pulsante (**+**)
+{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_classificazione_automatica.png| abilita classificazione automatica}}
+Dall'elenco che compare, possiamo selezionare la classificazione che interessa associare a quello specifica tipologia documentale (<color #ed1c24>1</color>) e, cliccando sul pulsante **Conferma** (<color #ed1c24>2</color>), confermeremo la scelta (in ogni caso sarà possibile modificare le scelte in seconda fase) .
+{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_classificazione_automatica_2.png| titolario di classificazione }}
 === Campi custom ===
-I campi custom, o campi personalizzati, sono degli elementi aggiuntivi che puoi creare all'interno di una piattaforma o di un software per raccogliere specifiche informazioni che non sono già predefiniti
+I ''campi custom'', o campi personalizzati, sono degli elementi aggiuntivi che possiamo inserire, per raccogliere ulteriori specifiche informazioni che non sono state già predefinite.
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_campi_custom.png | campi custom}}
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 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_campi_custom_2_configurazione.png | campi custom 2 configurazione}}
 === Configurazione visualizzazione ===
+Tramite questa sezione è possibile configurare la visualizzazione della __pagina dei risultati della ricerca documenti__ , attivando/disattivando una o più delle funzionalità presenti  specifica tipologia documentale. L'attivazione delle opzioni presenti in ''header'', renderà visibile nell'header della pagina risultati ricerca di quella specifica tipologia particolare i comandi per operare sul documento e per navigare tra le varie pagine dei risultati. Questi comandi sono:
+  * //Torna indietro//;
+  * //Modifica//;
+  * //Elimina//;
+  * //Salva preferiti//;
+  * //Protocollo//;
+  * //Workflow action//;
+  * //Altro//;
+  * //Aggiungi Postit//;
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazione_visualizzazione.png | configurazione visualizzazione}}
+Le sezioni Colonna 1 e Colonna 2, invece, permettono di rendere visibili dati del documento trovato, consentono di effettuare ulteriori azioni o creano link per altre sezioni del sistema. In particolare:
+  * **Dati documento** (C.1):  //Oggetto//, //tipologia//, //classificazione//, mittente //riservato//
+  * **Dati Agid**( C.1):
+  * **Campi Custom** (C.1): consente di rendere visibili ulteriori campi, che, tuttavia devono essere configurati nella sezione ''Campi Custom'' descritti in precedenza
+  * **Anteprima files** (C.1): consente di avere una anteprima dell'allegato, senza necessariamente aprirlo o scaricarlo
+  * **Archivio** (C.1):
+  * **Assegnatari** (C.1): indica il proprietario del documento, che è una persona e/o un ufficio/gruppo già registrato nel sistema. Nella colonna ''Info'' di questa sezione l'icona ''Persona'' indica il proprietario del documento, mentre l'icona ''Matita'' indica qualsiasi soggetto (ente/gruppo) che ha il diritto di modifica del documento
+  * **Note** (C.1): le note possono essere inserite in fase di creazione del documento o, successivamente, chi ha il permesso di modifica, può inserirlo cliccando su ''Nuovo Postit''.
+  * **Informazioni di servizio** (C.1): le informazioni visualizzate sono //autore//, //data// e //orario// di ''Creazione'' e/o ''Modifica'' del documento. Cliccando su ''Storia Documento'' sarà possibile visionare l'intera cronologia di azioni effettuate sul documenti
+  * **Invii telematici report** (C.1):
+  * **Gestione Incarico** (C.1):
+  * **Gerarchia** (C.2): mostra
+  * **Navigatore Folder** (C.2):
+  * **Allegati** (C.2): attivando lo specifico campo **Abilita gestione Allegati** da sezione ''Configurazioni aggiuntive'', sarà possibile inserire allegati successivamente alla creazione del documento,
+  * **Manda e ricevi** (C.2):
+  * **Azioni rapide** (C.2):
 ==== Inserimento documenti ====
-Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare **Inserimento**, posto nella sezione ''Documenti''. Cliccando su **Tipologia**, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente.
+Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare **Inserimento**, posto nella sezione ''Documenti''. Cliccando su **Tipologia**, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie documentali ( che, ricordiamo, sono personalizzabili dalla sezione ''Tipologie Documentali'', come illustrato in precedenza) sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente.
 {{:utenti:docway:docway5:inserimento_documento.png|Inserimento documento}}
-Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera di inserimento di un documento, che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata.
+Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera ''Inserimento Documenti'', che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata.
-{{:utenti:docway:docway5:inserimento_metadati_documento.png|Inserimento metadati documento}}
+{{ :utenti:docway:docway5:inserimento_metadadi_documenti_entrata.png | inserimento metadati documenti }}
+La tipologia documentale **Documenti in Entrata**, prevede alcune sezioni da compilare sono:
-Le sezioni da compilare sono:
+  * **Tipologia**: (__Campo obbligatorio__). Definisce il tipo di flusso del documento (//entrata//, //uscita//, //tra uffici//). In funzione della tipologia di documenti scelti, la maschera di inserimento dei metadati può presentare campi differenti;
+  * **Riservato**: comando che, se attivavo, rende quel documento visibile sono agli utenti con specifici diritti;
+  * **Data**: selezione da calendario;
+  * **Mezzo di trasmissione**: selezione valore da tendina. Specifica il mezzo di invio/ricezione del documento  (es. pec, mail, posta ordinaria, corriere etc)  ;
+  * **Classificazione**: consente di catalogare quel documento, selezionando un valore dal ''Titolario di classificazione'' già presente nel sistema;
+  * **Oggetto**: (__Campo obbligatorio__)campo libero testuale;
+  * **Mittenti/Destinatari** (__Campo obbligatorio__): permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento. <color #ed1c24>**(1)**</color>
+  * **Tempo di conservazione**:  selezione valore da tendina ( tempo illimitato, 5, 10, 15, 20 anni);
+  * **Allegati**:  selezionando il campo ''+ Scegliere'' presente nella sezione, sarà possibile allegare al documento il file (o i files) presenti nei propri dispositivi
+  * **Assegnatari**: in questa sezione è riportato il nome del proprietario del documento. Selezionando **Nuova Assegnazione** è possibile cambiare in proprietario (inserendo la spunta nella specifica sezione) e/o aggiungere nuovi assegnatari, (con diritto di modifica o meno); <color #ed1c24>**(2)**</color>
+  * **Altro**: sezione contenente un campo libero ''Note'', all'interno quale è possibile inserire note<color #ed1c24> **(3)**</color>
-  * Tipologia: modificandola, viene aggiornata la pagina di inserimento dati sul documento;
+<color #ed1c24>**(1)**</color>  L'inserimento del mittente (o destinatario nel caso di posta in uscita) può avvenire in due modi:
-  * Dati del documento:
+  - **//Recuperando una persona ( o ufficio/ente) già presente in anagrafica//**. Selezionando il //look-up// (icona a forma di lente), infatti, è possibile visualizzare, in ordine alfabetico, i valori compatibili con quanto ricercato nella tabella ''Lookup Riferimento Esterno''. Per scegliere un valore è sufficiente cliccare sul valore desiderato. Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra.
-        * //Elenco puntato Data//: selezione da calendario;
-        *// Mezzo di trasmissione//: selezione valore da tendina;
-        *//Oggetto//: campo libero testuale;
-        * //Mittenti/Destinatari//: permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento registrato.
-Questo ultimo campo è collegato ad un look-up che permette di consultare le anagrafiche compatibili con quanto inserito in ricerca. E’ sufficiente inserire anche solo una lettera nel campo, cliccando poi sul simbolo della lente e vengono visualizzati i valori compatibili con quanto ricercato. Viene presentata una lista di valori compatibili, in ordine alfabetico.
+{{ :utenti:docway:docway5:lookup_riferimento_esterno_2.png | lookup riferimento esterno}}
-Per selezionare un valore è necessario cliccare sul valore desiderato.
-Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra.
-{{:utenti:docway:docway5:lookup_riferimento_esterno.png|Lookup riferimento esterno}}
+Una volta selezionato il valore, questo è visibile nell’apposito campo, riportando il nome di persona/ufficio scelta e alcuni dei dati registrati in anagrafica.
-Una volta selezionato il valore questo è visibile nell’apposito campo.
+{{ :utenti:docway:docway5:dati_mittente_inserimento_documento_entrata.png | dati mittente}}
-{{:utenti:docway:docway5:dati_del_documento.png|Dati del documento}}
+Accanto al nome dell'utente sono presenti due icone:
+  * <color #00a2e8>**Icona a forma di X**</color>: consente di eliminare l'utente selezionato dal campo ''Mittente'' di quello specifico documento
+  * <color #ed1c24>**Icona a forma di matita**</color>: selezionando questa icona, si apre la maschera **Edita Riferimento esterno** che ci consente di modificare-aggiungere dati anagrafici dell'utente.  Per confermare le modifiche, sarà necessario selezionare **Aggiorna Riferimento**
+{{ :utenti:docway:docway5:modifica_mittente_edita_riferimento_esterno.png | modifica dati mittente}}
 ==== Allegati ====