Differenze

Queste sono le differenze tra la revisione selezionata e la versione attuale della pagina.

--- utenti:docway:docway5:manuale_docway5_amministratore [2025/01/07 09:52] – [Home Page] fabrizio.miraglia
+++ utenti:docway:docway5:manuale_docway5_amministratore [2025/01/22 14:48] (versione attuale) – [Inserimento documenti] fabrizio.miraglia
@@ Linea 50: / Linea 50: @@
 ===== DOCUMENTI  =====
-Attraverso questa sezione sarà possibile inserire nuovi documenti di qualsiasi tipologia (ad esempio //entrata//, //uscita//, //tra uffici//) o effettuare una ricerca di documenti già esistenti,  utilizzando uno o più filtri presente.
+Attraverso questa sezione sarà possibile inserire nuovi documenti di qualsiasi tipologia (ad esempio in //entrata//,  in //uscita//, //tra uffici//) o effettuare una ricerca di quelli già esistenti, utilizzando eventualmente uno o più filtri presenti nella griglia di ricerca (vedremo i dettagli di seguito) .
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_ricerca_e_inserimento.png | ricerca e inserimento documenti}}
@@ Linea 56: / Linea 56: @@
 ==== Definizione tipologia di documento ====
-E' possibile creare tipologie personalizzate di documenti, scegliendo il  tipo flusso e selezionando una o più delle funzionalità presenti nell'elenco.  Per configurare una nuova tipologia documentale o per modificare una già esistente, è necessario cliccare  sull'icona a forma di utensili( presente nella barra in alto della home Page) <color #ed1c24>(1)</color> e selezionare **Tipologie Documenti** <color #ed1c24>(2)</color>. In questo modo si apre la pagina **Definizione tipologia di documento**, che è divisa nelle sezioni:
+E' possibile creare tipologie personalizzate di documenti, determinando il tipo flusso (ad esempio in entrata, uscita etc.) e selezionando una o più delle funzionalità presente. Per configurare una nuova tipologia documentale o per modificare una già esistente, è necessario cliccare sull'icona a forma di utensili (presente nella barra in alto della Home Page) <color #ed1c24>(1)</color> e selezionare **Tipologie Documenti** <color #ed1c24>(2)</color>. La pagina **Definizione tipologia di documento** che si apre è divisa nelle sezioni:
   * //Inserimento//;
   * //Configurazioni aggiuntive//;
   * //Campi custom//;
-  *// Configurazione visualizzazione//
+  *// Configurazione visualizzazione//;
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale.png | definizione tipologia di documento }}
- Una volta compilati i campi di una o più sezioni, occorre confermare le proprie scelte cliccando sul **Salva** <color #ed1c24>(3)</color>
+Una volta compilati i campi, occorre confermare le proprie scelte cliccando sul **Salva** <color #ed1c24>(3)</color>
 === Inserimento ===
-Questa sezione contiene alcuni campi a compilazione libera, altri che richiedono la selezione di una opzione da un elenco pre - configurato, altri consentono solo l'abilitazione  alcune funzionalità. Questi campi sono:
+Questa sezione contiene alcuni campi a compilazione libera, alcuni che richiedono la selezione di una opzione da un elenco pre-configurato, altri consentono solo l'abilitazione  alcune funzionalità. Questi campi sono:
-  * //Codice//: campo obbligatorio a compilazione libera. Si possono inserire numeri e/o lettere;
+  * //Codice//: campo obbligatorio a compilazione libera (è possibile inserire numeri e/o lettere);
-  * //Abilitato//: campo NON obbligatorio. Si può scegliere se selezionarlo o meno, posizionando  il selettore in posizione ''on/off'';
+  * //Abilitato//: campo NON obbligatorio. Si attiva/disattiva, collocando il selettore in posizione ''on/off'';
-  * //Classificazione obbligatoria//: campo NON obbligatorio. Si può scegliere se selezionarlo o meno, posizionando il selettore in posizione ''on/off''. Il campo è disabilitato, se esiste un documento della stessa tipologia;
+  * //Classificazione obbligatoria//: campo NON obbligatorio. Si attiva/disattiva, collocando il selettore in posizione ''on/off''. Il campo è disabilitato, se esiste un documento della stessa tipologia;
   * //Descrizione//: campo obbligatorio a compilazione libera;
-  * //Flusso//: campo obbligatorio. Indica il flusso dei documenti (entrata, uscita, tra uffici). Si deve selezionare una opzione tra quelle presenti nell'elenco;
+  * //Flusso//: campo obbligatorio. Indica il  tipo di flusso dei documenti ( in entrata, in uscita, tra uffici). Possiamo selezionare una tra le opzioni presenti nell'elenco;
-  * //Icona//: campo NON obbligatorio. Contiene un elenco di icone che possiamo associare alla tipologia di documento che stiamo creando;
+  * //Icona//: campo NON obbligatorio. Contiene un elenco di icone, associabili alla tipologia di documento che stiamo creando;
-  * //Colore Icona//: campo NON obbligatorio. Permette di personalizzare ulteriormente la nostra tipologia di documenti, associando all'icona un colore specifico;
+  * //Colore Icona//: campo NON obbligatorio. Consente di personalizzare ulteriormente la nostra tipologia di documenti, associando all'icona scelta un colore specifico;
   * //Preview//: serve a mostrare l'anteprima Icona che abbiamo creato, prima di renderla definitiva.
@@ Linea 81: / Linea 83: @@
 === Configurazioni Aggiuntive ===
+Questa sezione consente di abilitare e/o disabilitare una serie di opzioni per quella specifica tipologia documentale creata.
+  * //Inserimento abilitato//
+  * //Disabilita eliminazione//
+  * //Disabilita assegnatari//: se si disabilitano gli assegnatari, la tipologia documentale sarà visibile a tutti gli utenti
+  * //Disabilita rimozione associazione fascicolo//
+  * **//Abilita Protocollo Informatico//**
+  * **//Abilita protocollazione automatica//**: per abilitare questa funzionalità è necessario attivare prima ''Abilita Protocollo informatico''
+  * //Abilita firma//
+  * //Abilita fascicolazione//
+  * //Abilita gestione allegati//
+  * //Abilita gestione assegnazione//
+  * //Abilita copia collegamento//
+  * //Abilita Repertorio//
+  * __//Abilita assegnazione automatica//__ : vedi approfondimento
+  * __//Abilita classificazione automatica//__: vedi approfondimento
+  * __//Abilita watermark automatico di protocollo//__: vedi approfondimento
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive.png | configurazioni aggiuntive }}
+Ponendo su ''On'' il selettore di //Abilita assegnazione automatica//, si apre la sottosezione **Configurazione Assegnazione Automatica** che contiene i selettori
+    -**// Creatore proprietario//**
+    -**//Creatore con permesso di modifica//**
+Immeditatamente sotto questi due pulsanti, si trovano i campi di ricerca ''Persona'' e ''Uffici'', tramite i quali è possibile cercare nel database i soggetti e/o gli uffici cui saranno attribuiti i diritti specifici su quella specifica tipologia documentali. Su questi campi, accanto ai nomi di persone e/o uffici selezionati, compariranno due tipi di icone:
+  - **Persona**:  selezionando questa icona, la persona o l'ufficio diventa proprietario e ha permesso quindi di modifica;
+  - **Icona**: selezionando questa icona, la persona o l'ufficio ha permesso di modifica;
+{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_assegnazione_automatica.png| abilita assegnazione automatica}}
+Quando il selettore di ''Abilita classificazione automatica'' è posto su ''On'', compare il campo ricerca **Classificazione**, tramite il quale potremo collegarci al **Titolario di classificazione**, semplicemente cliccando sul pulsante (**+**)
+{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_classificazione_automatica.png| abilita classificazione automatica}}
+Dall'elenco che compare, possiamo selezionare la classificazione che interessa associare a quello specifica tipologia documentale (<color #ed1c24>1</color>) e, cliccando sul pulsante **Conferma** (<color #ed1c24>2</color>), confermeremo la scelta (in ogni caso sarà possibile modificare le scelte in seconda fase) .
+{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_classificazione_automatica_2.png| titolario di classificazione }}
 === Campi custom ===
-I campi custom, o campi personalizzati, sono degli elementi aggiuntivi che puoi creare all'interno di una piattaforma o di un software per raccogliere specifiche informazioni che non sono già predefiniti
+I ''campi custom'', o campi personalizzati, sono degli elementi aggiuntivi che possiamo inserire, per raccogliere ulteriori specifiche informazioni che non sono state già predefinite.
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_campi_custom.png | campi custom}}
@@ Linea 94: / Linea 130: @@
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_campi_custom_2_configurazione.png | campi custom 2 configurazione}}
 === Configurazione visualizzazione ===
+Tramite questa sezione è possibile configurare la visualizzazione della __pagina dei risultati della ricerca documenti__ , attivando/disattivando una o più delle funzionalità presenti  specifica tipologia documentale. L'attivazione delle opzioni presenti in ''header'', renderà visibile nell'header della pagina risultati ricerca di quella specifica tipologia particolare i comandi per operare sul documento e per navigare tra le varie pagine dei risultati. Questi comandi sono:
+  * //Torna indietro//;
+  * //Modifica//;
+  * //Elimina//;
+  * //Salva preferiti//;
+  * //Protocollo//;
+  * //Workflow action//;
+  * //Altro//;
+  * //Aggiungi Postit//;
 {{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazione_visualizzazione.png | configurazione visualizzazione}}
+Le sezioni Colonna 1 e Colonna 2, invece, permettono di rendere visibili dati del documento trovato, consentono di effettuare ulteriori azioni o creano link per altre sezioni del sistema. In particolare:
+  * **Dati documento** (C.1):  //Oggetto//, //tipologia//, //classificazione//, mittente //riservato//
+  * **Dati Agid**( C.1):
+  * **Campi Custom** (C.1): consente di rendere visibili ulteriori campi, che, tuttavia devono essere configurati nella sezione ''Campi Custom'' descritti in precedenza
+  * **Anteprima files** (C.1): consente di avere una anteprima dell'allegato, senza necessariamente aprirlo o scaricarlo
+  * **Archivio** (C.1):
+  * **Assegnatari** (C.1): indica il proprietario del documento, che è una persona e/o un ufficio/gruppo già registrato nel sistema. Nella colonna ''Info'' di questa sezione l'icona ''Persona'' indica il proprietario del documento, mentre l'icona ''Matita'' indica qualsiasi soggetto (ente/gruppo) che ha il diritto di modifica del documento
+  * **Note** (C.1): le note possono essere inserite in fase di creazione del documento o, successivamente, chi ha il permesso di modifica, può inserirlo cliccando su ''Nuovo Postit''.
+  * **Informazioni di servizio** (C.1): le informazioni visualizzate sono //autore//, //data// e //orario// di ''Creazione'' e/o ''Modifica'' del documento. Cliccando su ''Storia Documento'' sarà possibile visionare l'intera cronologia di azioni effettuate sul documenti
+  * **Invii telematici report** (C.1):
+  * **Gestione Incarico** (C.1):
+  * **Gerarchia** (C.2): mostra
+  * **Navigatore Folder** (C.2):
+  * **Allegati** (C.2): attivando lo specifico campo **Abilita gestione Allegati** da sezione ''Configurazioni aggiuntive'', sarà possibile inserire allegati successivamente alla creazione del documento,
+  * **Manda e ricevi** (C.2):
+  * **Azioni rapide** (C.2):
 ==== Inserimento documenti ====
-Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare **Inserimento**, posto nella sezione ''Documenti''. Cliccando su **Tipologia**, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente.
+Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare **Inserimento**, posto nella sezione ''Documenti''. Cliccando su **Tipologia**, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie documentali ( che, ricordiamo, sono personalizzabili dalla sezione ''Tipologie Documentali'', come illustrato in precedenza) sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente.
 {{:utenti:docway:docway5:inserimento_documento.png|Inserimento documento}}
-Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera di inserimento di un documento, che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata.
+Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera ''Inserimento Documenti'', che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata.
-{{:utenti:docway:docway5:inserimento_metadati_documento.png|Inserimento metadati documento}}
+{{ :utenti:docway:docway5:inserimento_metadadi_documenti_entrata.png | inserimento metadati documenti }}
+La tipologia documentale **Documenti in Entrata**, prevede alcune sezioni da compilare sono:
-Le sezioni da compilare sono:
+  * **Tipologia**: (__Campo obbligatorio__). Definisce il tipo di flusso del documento (//entrata//, //uscita//, //tra uffici//). In funzione della tipologia di documenti scelti, la maschera di inserimento dei metadati può presentare campi differenti;
+  * **Riservato**: comando che, se attivavo, rende quel documento visibile sono agli utenti con specifici diritti;
+  * **Data**: selezione da calendario;
+  * **Mezzo di trasmissione**: selezione valore da tendina. Specifica il mezzo di invio/ricezione del documento  (es. pec, mail, posta ordinaria, corriere etc)  ;
+  * **Classificazione**: consente di catalogare quel documento, selezionando un valore dal ''Titolario di classificazione'' già presente nel sistema;
+  * **Oggetto**: (__Campo obbligatorio__)campo libero testuale;
+  * **Mittenti/Destinatari** (__Campo obbligatorio__): permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento. <color #ed1c24>**(1)**</color>
+  * **Tempo di conservazione**:  selezione valore da tendina ( tempo illimitato, 5, 10, 15, 20 anni);
+  * **Allegati**:  selezionando il campo ''+ Scegliere'' presente nella sezione, sarà possibile allegare al documento il file (o i files) presenti nei propri dispositivi
+  * **Assegnatari**: in questa sezione è riportato il nome del proprietario del documento. Selezionando **Nuova Assegnazione** è possibile cambiare in proprietario (inserendo la spunta nella specifica sezione) e/o aggiungere nuovi assegnatari, (con diritto di modifica o meno); <color #ed1c24>**(2)**</color>
+  * **Altro**: sezione contenente un campo libero ''Note'', all'interno quale è possibile inserire note<color #ed1c24> **(3)**</color>
-  * Tipologia: modificandola, viene aggiornata la pagina di inserimento dati sul documento;
+<color #ed1c24>**(1)**</color>  L'inserimento del mittente (o destinatario nel caso di posta in uscita) può avvenire in due modi:
-  * Dati del documento:
+  - **//Recuperando una persona ( o ufficio/ente) già presente in anagrafica//**. Selezionando il //look-up// (icona a forma di lente), infatti, è possibile visualizzare, in ordine alfabetico, i valori compatibili con quanto ricercato nella tabella ''Lookup Riferimento Esterno''. Per scegliere un valore è sufficiente cliccare sul valore desiderato. Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra.
-        * //Elenco puntato Data//: selezione da calendario;
-        *// Mezzo di trasmissione//: selezione valore da tendina;
-        *//Oggetto//: campo libero testuale;
-        * //Mittenti/Destinatari//: permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento registrato.
-Questo ultimo campo è collegato ad un look-up che permette di consultare le anagrafiche compatibili con quanto inserito in ricerca. E’ sufficiente inserire anche solo una lettera nel campo, cliccando poi sul simbolo della lente e vengono visualizzati i valori compatibili con quanto ricercato. Viene presentata una lista di valori compatibili, in ordine alfabetico.
+{{ :utenti:docway:docway5:lookup_riferimento_esterno_2.png | lookup riferimento esterno}}
-Per selezionare un valore è necessario cliccare sul valore desiderato.
-Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra.
-{{:utenti:docway:docway5:lookup_riferimento_esterno.png|Lookup riferimento esterno}}
+Una volta selezionato il valore, questo è visibile nell’apposito campo, riportando il nome di persona/ufficio scelta e alcuni dei dati registrati in anagrafica.
-Una volta selezionato il valore questo è visibile nell’apposito campo.
+{{ :utenti:docway:docway5:dati_mittente_inserimento_documento_entrata.png | dati mittente}}
-{{:utenti:docway:docway5:dati_del_documento.png|Dati del documento}}
+Accanto al nome dell'utente sono presenti due icone:
+  * <color #00a2e8>**Icona a forma di X**</color>: consente di eliminare l'utente selezionato dal campo ''Mittente'' di quello specifico documento
+  * <color #ed1c24>**Icona a forma di matita**</color>: selezionando questa icona, si apre la maschera **Edita Riferimento esterno** che ci consente di modificare-aggiungere dati anagrafici dell'utente.  Per confermare le modifiche, sarà necessario selezionare **Aggiorna Riferimento**
+{{ :utenti:docway:docway5:modifica_mittente_edita_riferimento_esterno.png | modifica dati mittente}}
 ==== Allegati ====