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| utenti:docway:docway5:manuale_docway5_amministratore [2025/01/13 14:11] – [Definizione tipologia di documento] fabrizio.miraglia | utenti:docway:docway5:manuale_docway5_amministratore [2025/01/22 14:48] (versione attuale) – [Inserimento documenti] fabrizio.miraglia |
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| * **Assegnatari** (C.1): indica il proprietario del documento, che è una persona e/o un ufficio/gruppo già registrato nel sistema. Nella colonna ''Info'' di questa sezione l'icona ''Persona'' indica il proprietario del documento, mentre l'icona ''Matita'' indica qualsiasi soggetto (ente/gruppo) che ha il diritto di modifica del documento | * **Assegnatari** (C.1): indica il proprietario del documento, che è una persona e/o un ufficio/gruppo già registrato nel sistema. Nella colonna ''Info'' di questa sezione l'icona ''Persona'' indica il proprietario del documento, mentre l'icona ''Matita'' indica qualsiasi soggetto (ente/gruppo) che ha il diritto di modifica del documento |
| * **Note** (C.1): le note possono essere inserite in fase di creazione del documento o, successivamente, chi ha il permesso di modifica, può inserirlo cliccando su ''Nuovo Postit''. | * **Note** (C.1): le note possono essere inserite in fase di creazione del documento o, successivamente, chi ha il permesso di modifica, può inserirlo cliccando su ''Nuovo Postit''. |
| * **Informazioni di servizio** (C.1): le informazioni visualizzate sono //autore//, //data// e //orario// di ''Creazione'' e/o ''Modifica'' del documento: | * **Informazioni di servizio** (C.1): le informazioni visualizzate sono //autore//, //data// e //orario// di ''Creazione'' e/o ''Modifica'' del documento. Cliccando su ''Storia Documento'' sarà possibile visionare l'intera cronologia di azioni effettuate sul documenti |
| * **Invii telematici report** (C.1): | * **Invii telematici report** (C.1): |
| * **Gestione Incarico** (C.1): | * **Gestione Incarico** (C.1): |
| * **Gerarchia** (C.2): | * **Gerarchia** (C.2): mostra |
| * **Navigatore Folder** (C.2): | * **Navigatore Folder** (C.2): |
| * **Allegati** (C.2): | * **Allegati** (C.2): attivando lo specifico campo **Abilita gestione Allegati** da sezione ''Configurazioni aggiuntive'', sarà possibile inserire allegati successivamente alla creazione del documento, |
| * **Manda e ricevi** (C.2): | * **Manda e ricevi** (C.2): |
| * **Azioni rapide** (C.2): | * **Azioni rapide** (C.2): |
| ==== Inserimento documenti ==== | ==== Inserimento documenti ==== |
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| Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare **Inserimento**, posto nella sezione ''Documenti''. Cliccando su **Tipologia**, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente. | Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare **Inserimento**, posto nella sezione ''Documenti''. Cliccando su **Tipologia**, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie documentali ( che, ricordiamo, sono personalizzabili dalla sezione ''Tipologie Documentali'', come illustrato in precedenza) sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente. |
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| {{:utenti:docway:docway5:inserimento_documento.png|Inserimento documento}} | {{:utenti:docway:docway5:inserimento_documento.png|Inserimento documento}} |
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| Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera di inserimento di un documento, che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata. | Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera ''Inserimento Documenti'', che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata. |
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| {{:utenti:docway:docway5:inserimento_metadati_documento.png|Inserimento metadati documento}} | {{ :utenti:docway:docway5:inserimento_metadadi_documenti_entrata.png | inserimento metadati documenti }} |
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| | La tipologia documentale **Documenti in Entrata**, prevede alcune sezioni da compilare sono: |
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| Le sezioni da compilare sono: | * **Tipologia**: (__Campo obbligatorio__). Definisce il tipo di flusso del documento (//entrata//, //uscita//, //tra uffici//). In funzione della tipologia di documenti scelti, la maschera di inserimento dei metadati può presentare campi differenti; |
| | * **Riservato**: comando che, se attivavo, rende quel documento visibile sono agli utenti con specifici diritti; |
| | * **Data**: selezione da calendario; |
| | * **Mezzo di trasmissione**: selezione valore da tendina. Specifica il mezzo di invio/ricezione del documento (es. pec, mail, posta ordinaria, corriere etc) ; |
| | * **Classificazione**: consente di catalogare quel documento, selezionando un valore dal ''Titolario di classificazione'' già presente nel sistema; |
| | * **Oggetto**: (__Campo obbligatorio__)campo libero testuale; |
| | * **Mittenti/Destinatari** (__Campo obbligatorio__): permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento. <color #ed1c24>**(1)**</color> |
| | * **Tempo di conservazione**: selezione valore da tendina ( tempo illimitato, 5, 10, 15, 20 anni); |
| | * **Allegati**: selezionando il campo ''+ Scegliere'' presente nella sezione, sarà possibile allegare al documento il file (o i files) presenti nei propri dispositivi |
| | * **Assegnatari**: in questa sezione è riportato il nome del proprietario del documento. Selezionando **Nuova Assegnazione** è possibile cambiare in proprietario (inserendo la spunta nella specifica sezione) e/o aggiungere nuovi assegnatari, (con diritto di modifica o meno); <color #ed1c24>**(2)**</color> |
| | * **Altro**: sezione contenente un campo libero ''Note'', all'interno quale è possibile inserire note<color #ed1c24> **(3)**</color> |
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| * Tipologia: modificandola, viene aggiornata la pagina di inserimento dati sul documento; | <color #ed1c24>**(1)**</color> L'inserimento del mittente (o destinatario nel caso di posta in uscita) può avvenire in due modi: |
| * Dati del documento: | - **//Recuperando una persona ( o ufficio/ente) già presente in anagrafica//**. Selezionando il //look-up// (icona a forma di lente), infatti, è possibile visualizzare, in ordine alfabetico, i valori compatibili con quanto ricercato nella tabella ''Lookup Riferimento Esterno''. Per scegliere un valore è sufficiente cliccare sul valore desiderato. Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra. |
| * //Elenco puntato Data//: selezione da calendario; | |
| *// Mezzo di trasmissione//: selezione valore da tendina; | |
| *//Oggetto//: campo libero testuale; | |
| * //Mittenti/Destinatari//: permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento registrato. | |
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| Questo ultimo campo è collegato ad un look-up che permette di consultare le anagrafiche compatibili con quanto inserito in ricerca. E’ sufficiente inserire anche solo una lettera nel campo, cliccando poi sul simbolo della lente e vengono visualizzati i valori compatibili con quanto ricercato. Viene presentata una lista di valori compatibili, in ordine alfabetico. | {{ :utenti:docway:docway5:lookup_riferimento_esterno_2.png | lookup riferimento esterno}} |
| Per selezionare un valore è necessario cliccare sul valore desiderato. | |
| Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra. | |
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| {{:utenti:docway:docway5:lookup_riferimento_esterno.png|Lookup riferimento esterno}} | Una volta selezionato il valore, questo è visibile nell’apposito campo, riportando il nome di persona/ufficio scelta e alcuni dei dati registrati in anagrafica. |
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| Una volta selezionato il valore questo è visibile nell’apposito campo. | {{ :utenti:docway:docway5:dati_mittente_inserimento_documento_entrata.png | dati mittente}} |
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| {{:utenti:docway:docway5:dati_del_documento.png|Dati del documento}} | Accanto al nome dell'utente sono presenti due icone: |
| | * <color #00a2e8>**Icona a forma di X**</color>: consente di eliminare l'utente selezionato dal campo ''Mittente'' di quello specifico documento |
| | * <color #ed1c24>**Icona a forma di matita**</color>: selezionando questa icona, si apre la maschera **Edita Riferimento esterno** che ci consente di modificare-aggiungere dati anagrafici dell'utente. Per confermare le modifiche, sarà necessario selezionare **Aggiorna Riferimento** |
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| | {{ :utenti:docway:docway5:modifica_mittente_edita_riferimento_esterno.png | modifica dati mittente}} |
| ==== Allegati ==== | ==== Allegati ==== |
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