Differenze

Queste sono le differenze tra la revisione selezionata e la versione attuale della pagina.

--- utenti:docway:docway5:manuale_utente [2023/04/03 16:05] – [Creazione fascicoli] chiara.pavanati
+++ utenti:docway:docway5:manuale_utente [2024/11/04 12:47] (versione attuale) – [DocWay5 - Manuale Utente] fabrizio.miraglia
@@ Linea 1: / Linea 1: @@
 ====== DocWay5 - Manuale Utente ======
-**[ WORK IN PROGRESS ]**
+**[ VERSIONE AGGIORNATA ]**
 ===== Home Page =====
@@ Linea 387: / Linea 387: @@
 ===== Ricerca fascicoli =====
+La ricerca dei fascicoli è disponibile cliccando sul menu posto a sinistra nella sezione Fascicoli – Ricerca.
+La maschera di ricerca dei fascicoli permette di ricercare per tutti i campi di registrazione, per le assegnazioni e per le informazioni di servizio.
+{{:utenti:docway:docway5:ricerca_fascicoli.png|Ricerca fascicoli}}
+Dopo aver impostato la ricerca, cliccare su Trova. Viene presentata la lista dei fascicoli e sotto-fascicoli recuperata secondo la ricerca effettuata.
+Vi sono a disposizione i pulsanti relativi alle funzioni di:
+==== Ordinamento ====
+==== Creazione vaschetta ====
+Per scorrere nei risultati della ricerca è necessario cliccare sulle frecce poste in alto a destra.
+{{:utenti:docway:docway5:risultati_ricerca_fascicoli_icona_tre_pallini.png|Risultati ricerca fascicoli Icona tre pallini}}
+Dal simbolo dei tre pallini è possibile accedere alle funzioni di:
+=== Modifica ===
+Permette di modificare il fascicolo.
+=== Elimina ===
+Permette di eliminare il fascicolo.
+Dopo essere entrati in modifica è possibile tornare alla lista titoli tramite l’apposita funzione posta sulla destra dello schermo.
 ===== Fascicolazione documenti =====
+Per fascicolare un documento è necessario cliccare dalla visualizzazione di un documento su Altre Azioni – Fascicola.
+{{:utenti:docway:docway5:fascicola_documento.png|Fascicola documento}}
+Questo tasto permette di ricercare fra tutti i fascicoli registrati, è possibile scorrere nella lista o ricercare il fascicolo di proprio interesse scrivendo il nome nell’apposito campo di ricerca.
+{{:utenti:docway:docway5:ricerca_tra_i_fascicoli_registrati.png|Ricerca tra i fascicoli registrati}}
+I risultati possono essere ordinati tramite il campo ordinamento per i seguenti criteri, in ordine crescente/decrescente:
+  * Data creazione
+  * Oggetto
+{{:utenti:docway:docway5:ordinamento_risultati_fascicoli.png|Ordinamento risultati fascicoli}}
+Una volta selezionato il fascicolo di interesse, è necessario selezionarlo cliccando sullo stesso. Con Annulla viene annullata l’operazione, con Conferma viene confermata la fascicolazione.
+{{:utenti:docway:docway5:conferma_fascicolazione.png|Conferma fascicolazione}}
+Dopo aver effettuato la fascicolazione sul documento compare il fascicolo inserito. L’operazione è ripetibile, in quando un documento può essere fascicolato in più fascicoli contemporaneamente.
+{{:utenti:docway:docway5:visualizzazione_fascicolo_del_documento.png|Visualizzazione fascicolo del documento}}
 ===== Invio alla firma =====
+Sui file allegati ad un documento registrato è possibile attivare l’invio alla firma. L’invio alla firma può essere effettuato dal tasto Altre Azioni – Invia alla firma, che permette di farlo per tutti i file eventualmente allegati.
+{{:utenti:docway:docway5:invia_alla_firma.png|Invia alla firma}}
+Oppure può essere effettuato sul singolo file, tramite il tasto della rotellina che permette sempre la selezione della funzionalità Invia alla firma.
+{{:utenti:docway:docway5:invia_alla_firma_tramite_icona_ingranaggio.png|Invia alla firma tramite icona ingranaggio}}
+Selezionando l’invio alla firma viene aperta una schermata che permette di selezionare:
+  * I Firmatari del documento, nel caso in cui non siano già assegnatari del documento verranno aggiunti automaticamente sul documento come assegnatari nella sezione delle assegnazioni. I firmatari possono essere aggiunti sempre tramite il meccanismo della look-up attivabile dalla lentina, sono ripetibili.
+  * L’elenco dei file allegati alla registrazione, che possono essere selezionati per l’invio alla firma tramite gli apposti check box. Ogni documento selezionato viene inviato alla firma dei firmatari selezionati.
+{{:utenti:docway:docway5:finestra_invia_alla_firma.png|Finestra invia alla firma}}
+Il tasto di invio è disattivato fino a quando non viene selezionato almeno un documento e un assegnatario. Quando sono soddisfatte queste condizioni si attiva il tasto di invio alla firma.
+{{:utenti:docway:docway5:selezione_documento_invio_alla_firma.png|Selezione documento invio alla firma}}
+Il documento inviato alla firma viene distinto dall’apposita icona:
+{{:utenti:docway:docway5:documento_inviato_alla_firma_icona_rossa.png|Documento inviato alla firma icona rossa}}
+In apposito tooltip viene indicato l’incaricato alla firma del singolo file.
+{{:utenti:docway:docway5:incaricati_alla_firma_documento.png|Incaricati alla firma documento}}
+Tramite la ricerca dei documenti è possibile ricercare i documenti che devono essere firmati dall’utente, selezionando il flag Doc. da firmare, che può essere utilizzato anche con altri campi della ricerca.
+{{:utenti:docway:docway5:ricerca_documenti_da_firmare.png|Ricerca documenti da firmare}}
+Effettuata la ricerca viene presentata la lista titoli dei documenti che si trovano nello stato da firmare.
+{{:utenti:docway:docway5:documenti_da_firmare.png|Documenti da firmare}}
+E’ possibile anche configurare apposita vaschetta di tipo numeratore per i documenti che sono nello stato da firmare.
+{{:utenti:docway:docway5:vaschetta_documenti_da_firmare.png|Vaschetta documenti da firmare}}
 ===== Vaschette =====
+Le vaschette utente possono essere configurate a livello di sistema dall’amministratore, oppure dal singolo utente.
+Le vaschette configurate a livello di amministratore sono visibili da tutti gli utenti nella sezione delle vaschette, poste in alto a destra della pagina.
+{{:utenti:docway:docway5:icona_vaschette.png|Icona vaschette}}
+Cliccando su questa sezione, vengono visualizzate le vaschette configurate a livello di utente o a livello di amministratore.
+{{:utenti:docway:docway5:vaschette_utente.png|Vaschette utente}}
+Le vaschette sotto il simbolo della matita sono quelle che richiedono una azione da parte dell’utente, le vaschette sotto il simbolo del fumetto sono quelle che evidenziano documenti non letti da parte dell’utente.
+Per configurarle a livello di utente, da un elenco di risultati è sempre possibile, sia su fascicoli sia su documenti, creare una vaschetta, cliccando sul tasto Nuova Vaschetta.
+{{:utenti:docway:docway5:definizione_vaschetta.png|Definizione vaschetta}}
+E’ possibile definire il nome, il tipo contatore (letti/totali), l’arco temporale desiderato. Per salvare cliccare su salva.
+Una volta salvata, la vaschetta si visualizza sulla barra in alto.
 ===== Invio email =====
+Il sistema permette di inviare email di notifica sulle assegnazioni di documenti, secondo un tempo impostato dall’amministratore del sistema.
+{{:utenti:docway:docway5:email_notifica_assegnazioni.png|Email notifica assegnazioni}}
 ===== Link fra documenti =====
+Il sistema permette di creare dei link fra documenti. I link sono navigabili. Per creare un link è possibile utilizzare la sezione Altre Azioni – Copia collegamento:
+{{:utenti:docway:docway5:copia_collegamento_documento.png|Copia collegamento documento}}
+Oppure la sezione Collegamenti:
+{{:utenti:docway:docway5:copia_collegamento_documento_2.png|Copia collegamento documento}}
+Cliccando su Copia Collegamento, il sistema notifica che il collegamento è stato correttamente copiato.
+{{:utenti:docway:docway5:conferma_collegamento_copiato.png|Conferma collegamento copiato}}
+Posizionandosi sul documento che si vuole linkare, compare il tasto Incolla Collegamento.
+{{:utenti:docway:docway5:incolla_collegamento.png|Incolla collegamento}}
+Cliccando sullo stesso compare la visualizzazione del collegamento nella sezione Archivio.
+Per cancellare il collegamento cliccare sulla X.
+Per navigare i collegamenti è necessario cliccare sugli stessi.
+Non vi sono vincoli nella creazione di collegamenti fra documenti.
 ===== Verifica firma =====
+Nel caso in cui venga caricato un file firmato, ad esempio in p7m, è possibile verificare e visualizzare il certificato di firma utilizzato sullo stesso.
+E’ necessario posizionarsi nella sezione allegati, e cliccare sul simbolo della rotellina.
+L’opzione che deve essere selezionata è Verifica Firma.
+{{:utenti:docway:docway5:verifica_firma.png|Verifica firma}}
+Cliccando sulla verifica firma, viene visualizzato il certificato di firma utilizzato e le informazioni relative al firmatario e alla validità della firma apposta.
+{{:utenti:docway:docway5:verifica_firme_digitali.png|Verifica firme digitali}}
 ===== Sbustamento file firmati =====
+Nel caso in cui siano caricati file firmati, è disponibile una funzione di sbustamento dei file che permette di visualizzare il file senza la firma digitale, facilitando l’utente nella sua visualizzazione.
+Per sbustare il file firmato posizionarsi sul file di interesse, cliccare sulla rotellina e cliccare su Mostra Originale Firmato.
+{{:utenti:docway:docway5:mostra_originale_firmato.png|Mostra Originale Firmato}}
 ===== Firma digitale con Smart Card =====
+E’ possibile su DocWay firmare gli allegati tramite firma digitale su smart card. Per apporre la firma è necessario cliccare sul simbolo della rotella, e cliccare su Firma con smart card.
+Con una firma valida, si attiva la possibilità di firmare il file, selezionando le opzioni di firma presentate e inserendo le proprie credenziali di firma.
+Il file viene ricaricato firmato in formato p7m o pdf.
+{{:utenti:docway:docway5:firma_con_smart_card.png|Firma con Smart Card}}
+{{:utenti:docway:docway5:scansione_stampa_firma_2.png|Scansione Stampa Firma}}
 ===== Storia modifiche documento =====
+Su ogni documento viene creata una sezione relativa alla storia del documento, che contiene tutte le azioni principali svolte sullo stesso.
+La storia è accessibile nella sezione in basso, denominata informazioni di servizio.
+{{:utenti:docway:docway5:informazioni_di_servizio.png|Informazioni di servizio}}
+Cliccando su Storia Documento si apre un pop-up che mostra le azioni effettuate sul documento, riportando azione, utente, data e ora di esecuzione dell’azione.
+Le azioni sono riportate nell’ordine dalla più recente alla meno recente.
+{{:utenti:docway:docway5:storia_documento.png|Storia Documento}}
 ===== Ricerca full-text su allegati =====
+E’ possibile ricercare gli allegati anche per il loro contenuto, che viene indicizzato dall’applicativo. La ricerca può essere fatta tramite l’home page o le apposite interfacce di ricerca.
+La funzionalità di indicizzazione dei file (e conseguente ricerca) era disabilitata sull'applicativo. Per abilitarla occorre accedere alla sezione
+Amministrazione > Configurazione > Documenti
+e flaggare la voce "Abilita indicizzazione files". Oltre a questo è possibile indicare su quali tipologie di file deve essere tentata l'estrazione del testo. Di default sono state specificate le più comuni estensioni di documenti che sono supportate dallo Storage Server.
+I file caricati precedentemente all'abilitazione non saranno processati, l'estrazione del testo è stata skippata. Ogni file caricato da questo momento in poi dovrebbe invece essere indicizzato (e quindi reso ricercabile sul contenuto).  Questa attività non è sincrona, è gestita attraverso un processo temporizzato che:
+  * Verifica la presenza di file da indicizzare su DocWay;
+  * Invoca lo Storage Server su ogni file da indicizzare (richiesta di estrazione del testo, operazione potenzialmente pesante);
+  * Registra sugli indici di Elasticsearch il testo estratto associandolo al documento.