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--- utenti:opera_console:manuale_utente [2023/04/12 17:28] – [5.1 Cos'è la firma digitale] chiara.pavanati
+++ utenti:opera_console:manuale_utente [2023/04/13 17:17] (versione attuale) – [Opera Console - Manuale utente] chiara.pavanati
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 ====== Opera Console - Manuale utente ======
-**[ WORK IN PROGRESS ]**
 ===== 1. Introduzione =====
@@ Linea 1142: / Linea 1140: @@
 {{:utenti:opera_console:5-1-10.png|Lista documenti da firmare della cartella In firma}}
 ==== 5.2 Firma da elenco====
+Al Direttore firma si presentano due modalità per la sottoscrizione digitale dei documenti:
+  * Firma da elenco: Permette di firmare digitalmente, uno o più documenti principali, effettuando direttamente l’operazione dalla lista dei documenti presenti nella cartella “In firma”;
+  * Firma da consultazione documento.
+A seguito della lettura dei documenti proposti per la firma, il soggetto abilitato al ruolo di “direttore firma” seleziona tramite i check-box presenti sulla colonna dedicata i documenti da sottoscrivere digitalmente.
+{{:utenti:opera_console:5-2-02.png|Checkbox di selezione documenti da firmare}}
+La funzione di firma massiva è richiamabile tramite il tasto con la penna “Firma i documenti selezionati”.
+{{:utenti:opera_console:5-2-05.png|Pulsante Firma massiva documenti selezionati}}
+Come tutte le procedure finora trattate, anche per la firma massiva è richiesto il consenso o l'annullamento all'operazione.
+{{:utenti:opera_console:5-2-07.png|Conferma firma documento}}
+Opera ci consente di inserire l'ALIAS, il codice PIN e il codice OTP, una volta sola per tutti i documenti principali selezionati.
+{{:utenti:opera_console:5-2-10.png|Selezione file da firmare, Inserimento ALIAS, PIN, OTP e pulsante Firma}}
+Dopo essere stati firmati, i documenti vengono contrassegnati nel sistema Opera dal simbolo della ceralacca.
+{{:utenti:opera_console:5-2-13.png|Lista documenti e Stato firma}}
+Ora i documenti firmati, qualora trattasi di corrispondenza in uscita, possono essere inviati al protocollo tramite l’apposito pulsante “Invia al Protocollo”.
+{{:utenti:opera_console:5-2-14.png|Documento firmato con pulsante Invia al Protocollo nella barra superiore}}
+L’operazione di invio al sistema di protocollo, per la registrazione e la trasmissione al destinatario, puà essere effettuata dai seguenti soggetti:
+  * Lo stesso firmatario;
+  * Il proprietario del documento;
+  * L'utente con ruolo di segreteria al medesimo livello organizzativo del direttore firma che ha sottoscritto il documento.
+Ricordiamo che se i documenti di Opera hanno degli allegati, oltre ai documenti principali, con questo sistema di firma non verranno firmati.
 ==== 5.3 Firma da consultazione documento ====
+Un altro sistema per apporre la firma digitale ai documenti di Opera avviene dalla schermata di consultazione del documento.
+Dalla lista dei documenti in firma, clicchiamo sull'oggetto del documento da firmare.
+{{:utenti:opera_console:5-3-02.png|Selezione documento da firmare dalla lista dei documenti In firma}}
+Si apre la finestra di consultazione del documento, dove è possibile visualizzare i metadati del documento, leggere le annotazioni inserite nei post-it, ed ogni altro elemento di
+contesto dell'atto.
+Nella maschera di consultazione del documento sarà possibile prendere visione e leggere i vari file inseriti e proposti per la firma, accedere al documento principale ed ai suoi allegati e decidere, tramite apposita selezione, quali firmare.
+{{:utenti:opera_console:5-3-08.png|Selezione file da firmare dalla sezione Documenti}}
+Dopo aver scelto i file da firmare si accede al servizio di firma digitale tramite il tasto “Firma”.
+{{:utenti:opera_console:5-3-10.png|Funzione Firma digitale tramite pulsante Firma}}
+Cliccando sul tasto “Firma”, il sistema chiede di inserire l’alias, il codice PIN e il codice OTP.
+{{:utenti:opera_console:5-3-12.png|Selezione file da firmare, Inserimento ALIAS, PIN, OTP e pulsante Firma}}
+Completata la fase di firma, lo stato del documento viene modificato in “Firmato” e i file firmati vengono contrassegnati dal simbolo della ceralacca.
+{{:utenti:opera_console:5-3-19.png|File firmati contrassegnati da icona ceralacca}}
+Quando il documento principale di una registrazione è stato firmato digitalmente, gli allegati non possono più essere firmati.
+A questo punto, una volta apposta la firma, il documento è pronto per essere protocollato.
 ==== 5.4 Gestione del Vicario ====
+Questa funzionalità permette agli utenti che abbiano il ruolo “Segreteria”, “Delegato” o “Direttore firma”, di gestire, nei casi in cui il “Direttore-firma” preposto non possa
+svolgere tale funzione, l’abilitazione del vicario alla firma per un periodo determinato.
+Cliccando sul pulsante “Deleghe” nel menù a sinistra, si apre una finestra con una lista di utenti tra i quali scegliere il vicario.
+{{:utenti:opera_console:5-4-02.png|Pulsante Deleghe per selezionare il vicario}}
+Dopo aver selezionato l’intervallo di date dal/al, in cui sarà attiva l’abilitazione, cliccare sul nome del delegato individuato.
+L'utente selezionato avrà la possibilità di firmare digitalmente i documenti che gli verranno inviati.
+{{:utenti:opera_console:5-4-05.png|Selezione delegato e intervallo temporale attivazione abilitazione}}
 ===== 6. Ricerca =====
 ==== 6.1 Documenti del giorno ====
+“Documenti del Giorno“ è l'area adibita ai documenti ricercabili nel sistema riferiti ad una determinata data.
+{{:utenti:opera_console:6-1-01.png|Area Documenti del giorno, sezione Documenti in gestione}}
+Di default il sistema propone la data odierna ma è sempre possibile cambiarla attraverso il pulsante del calendario.
+{{:utenti:opera_console:6-1-03.png|Selezione data calendario, area Documenti del giorno}}
+Divisi per cartella, sarà possibile accedere ai documenti registrati nel sistema di protocollo (in entrata, in uscita ed interni) e ai documenti di Opera (documenti in fase di predisposizione o documenti da non sottoporre a registrazione di protocollo) creati nella data selezionata.
 ==== 6.2 Ricerca del documento protocollato ====
+Le ricerche dei documenti protocollati e di Opera vengono attivate mediante il menù “Ricerca avanzata”, scegliendo di seguito la tipologia di documento da ricercare.
+In questo capitolo andremo a trattare la ricerca dei documenti protocollati.
+{{:utenti:opera_console:6-2-03.png|Ricerca avanzata Documenti protocollati}}
+Con la ricerca sui documenti protocollati, `e possibile svolgere la ricerca sui documenti in entrata, in uscita ed interni che sono stati registrati nel registro di protocollo generale, sulla scorta di tutti i metadati di registrazione nel sistema.
+{{:utenti:opera_console:6-2-04.png|Campi di ricerca Protocollo (Immagine 1)}}
+Il sistema ha organizzato i metadati di registrazione di protocollo in appositi gruppi, sia per facilitare l’inserimento dei valori nei campi di ricerca, sia rispetto alla loro valenza in relazione alla gestione documentale.
+{{:utenti:opera_console:6-2-06.png|Campi di ricerca Protocollo (Immagine 2)
+}}
+Il sistema poi ricercherà tra i documenti ai quali l’utente abbia accesso, in relazione al ruolo ed alla restrizione organizzativa di appartenenza, quelli che soddisfano tutti i criteri impostati.
+{{:utenti:opera_console:6-2-06-2.png|Campi di ricerca Protocollo (Immagine 3)}}
+I risultati della ricerca verranno quindi proposti in una lista, analoga a quella dei documenti in gestione.
+{{:utenti:opera_console:6-2-09.png|Lista risultati di ricerca Documenti protocollati}}
+Con questo tipo di ricerca possiamo visualizzare anche i documenti che in precedenza avevamo rimosso dalla gestione, perché già evasi o visti.
 ==== 6.3 Ricerca del documento in OPERA ====
+Affrontiamo ora la ricerca dei documenti di Opera.
+Dal menù “Ricerca avanzata” attiviamo la ricerca su “Documento”.
+{{:utenti:opera_console:6-3-03.png|Ricerca avanzata Documenti}}
+Sono documenti di Opera le seguenti tipologie:
+  * I documenti che generalmente vengono predisposti per essere spediti all’esterno sotto forma di corrispondenza;
+  * I documenti da inserire nel fascicolo, quali pareri, relazioni e altro materiale istruttorio.
+Nella maschera di ricerca vengono elencati i possibili campi da valorizzare, e sui quali sarà effettuata la ricerca, ovvero l'Autore, il Proponente, il Firmatario ed il Destinatario.
+{{:utenti:opera_console:6-3-04.png|Campi di ricerca Documento}}
+Tramite il tasto “Cerca” il sistema ricercherà, all’interno dei documenti di Opera sui quali l'utente abbia visibilità quelli che soddisfano tutti i campi che sono stati valorizzati.
+I risultati della ricerca verranno quindi proposti in una lista analoga a quella dei documenti in gestione.
+{{:utenti:opera_console:6-3-06.png|Lista risultati di ricerca Documenti}}
+Con questo tipo di ricerca possiamo visualizzare anche i documenti che in precedenza avevamo rimosso dalla gestione.
 ==== 6.4 Ambito di ricerca ====
+Alcuni ruoli, che prevedono la gestione dei documenti di tutta la Struttura di appartenenza come Area, Dipartimento e Direzione possono attivare particolari funzionalità di ricerca.
+In questo paragrafo vedremo come limitare o ampliare le ricerche sui documenti e sui fascicoli, solamente ad un ufficio o ad un gruppo di uffici, invece della normale visualizzazione della sola struttura di appartenenza.
+Nella sezione “Ambito di ricerca” si attiva la possibilità di restringere il campo di visibilità a dei documenti selezionando, con la spunta gli uffici desiderati. In essa viene proposto l'albero gerarchico della struttura organizzativa di appartenenza, nel quale è possibile scegliere interi rami dell'organigramma o semplici “foglie” ovvero gli uffici.
+{{:utenti:opera_console:6-4-05.png|Sezione Ambito di ricerca}}
+Di conseguenza le ricerche effettuate sui documenti di Opera o sui protocolli produrranno i risultati relativi agli uffici o strutture selezionate.
 ==== 6.5 Opzioni di ricerca ====
+Il sistema offre la possibilità di indirizzare le ricerche, mediante una specifica maschera, a cui si accede dal menù in alto nella voce ”Ricerca avanzata”, cliccando su “Opzioni di ricerca”.
+{{:utenti:opera_console:6-5-02-3.png|Opzioni di ricerca della Ricerca avanzata}}
+Le opzioni selezionabili su questa maschera sono divise in due sezioni:
+  - Estensioni di ricerca: Modalità che permette di estendere la ricerca agli allegati, impostare la ricerca delle parole sul "genere e numero" e selezionare la distanza dei termini nella frase. Se selezioniamo la casella genere numero, le ricerche saranno effettuate su una o più parole sia al maschile che al femminile, e sia al singolare che al plurale. Ad esempio, se ricerchiamo la parola “numero”, il sistema cercherà in automatico anche le parole “numeri” e “numera”;
+  - Restrizioni: Modalità dedicata a restringere la ricerca a determinati gruppi di documenti. Abbiamo la possibilità di selezionarli singolarmente o ad insiemi. Le tipologie di documenti elencate sono i documenti “Visti”, “Smistati”, “In protocollazione”, “Inviati alla firma”, “Non fascicolati”, “Non visti” e “Non condivisi”.
+{{:utenti:opera_console:6-5-03.png|Sezioni Estensioni di ricerca e Restrizioni della maschera Opzioni di ricerca}}
+Infine, per attivare le opzioni di ricerca selezionate, occorre cliccare sul tasto “Salva Impostazioni” e da quel momento tutte le ricerche utilizzeranno i criteri impostati.
 ==== 6.6 Ricerca libera ====
+L'ultimo metodo di ricerca di un documento è individuato nella ricerca “libera”.
+Questo sistema consente di attivare una ricerca in tutti i documenti accessibili all'utente utilizzando una parola chiave.
+La parola desiderata dovrà essere digitata nel campo vuoto in alto a destra della videata di ricerca.
+Cliccando sul pulsante con l'icona della lente, il sistema cercherà la parola nei metadati dei documenti protocollati e nei metadati dei documenti di Opera, elencando i documenti
+trovati.
+{{:utenti:opera_console:6-6-03.png|Ricerca libera dei documenti}}
+Per rapidità di ricerca, si consiglia di effettuare la ricerca libera quando abbiamo già a disposizione elementi certi, come la data o l'autore o il numero di protocollo.
+In altri casi, per organizzare le ricerche, è consigliato usare la maschera delle opzioni che abbiamo illustrato nel precedente paragrafo.