====== DocWay3 - Manuale Archivio Procedimenti ====== Docway 3.15.1 Ultima modifica: 13/01/2014 versione 1.0 ===== MENU' ARCHIVIO PROCEDIMENTI ===== L'archivio procedimenti di Docway3 consente la gestione di alcune funzionalità specifiche per la gestione documentale e in particolare: * [[http://wiki.3di.it/doku.php?id=documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:manuale_xdocwayproc&#gestione_voci_di_indice|Voci di indice]] * [[http://wiki.3di.it/doku.php?id=documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:manuale_xdocwayproc&#gestione_del_titolario_di_classificazione|Titolario di classificazione]] * Workflow documentali =====1. ACCESSO ALL'APPLICATIVO===== L'accesso all'applicativo di gestione dell'archivio procedimenti avviene tramite il collagamento ad uno specifico link. \\ Ovviamente il link di accesso varia a secondo dell'installazione di Docway ma normalmente è composto dall'url di connessione all'applicativo Docway seguito dalla stringa: | **?db=xdocwayproc** | per esempio: | **http://[nome_host_Docway]/xway/application/xdocway/engine/hcprot.dll?db=xdocwayproc** | L'accesso all'applicativo e le funzioni dispobinibili all'utente sono gestite in ACL da una specifica serie di abilitazioni (vedi [[http://wiki.3di.it/doku.php?id=documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:manuale_acl#diritti_dell_utente_per_archivio_procedimenti|qui]]) La pagina iniziale dell'applicativo è costituita principalmente dalla maschera di ricerca delle **Voci di Indice** (per definizione di voce di indice consultare [[http://wiki.3di.it/doku.php?id=documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:manuale_utente_titulus3#elementi_della_registrazione|qui]] alla voce **Voce di indice** ) e da una barra dei pulsanti verticale che riporta alcuni pulsanti per l'accesso ad altre sezioni dell'archivio procedimenti. {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:homepage.png|Home page Archivio Procedimenti}} //Fig. 1: Home page Archivio Procedimenti// =====2. GESTIONE VOCI DI INDICE===== ====2.1 Inserimento Voce di indice==== Per inserire una nuova Voce di Indice occorre selezionare il pulsante **__Nuovo__** presente nella barra dei pulsanti verticale della Home Page dell'applicativo Archivio Procedimenti: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:pulsantenuovo.png|}} //Fig. 2: pulsante Nuovo// Il pulsante consente di accedere alla maschera per l'inserimento di una nuova **Voce di indice**: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:inserimentovoceindice.png|}} //Fig. 3: Maschera di inserimento nuova Voce di indice// I dati da valorizzare per l'inserimento sono i seguenti: ***Voce di Indice**: denominazione della voce di indice; è il campo da cui verrà effettuato il look-up in fase di registrazione di un nuovo protocollo **//Obbligatorio//** ***Classificazione**: indice di classificazione associato alla voce di indice; il Titolario di classificazione è richiamabile cliccando sulla relativa icona **//Obbligatorio//**: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:calssificazione.png|}} //Fig. 4: accesso al Titolario di classificazione// ***Scarto**: eventuale indicazione dei tempi di conservazione dei documenti classificati con la voce di indice che si sta inserendo ***Validità**: indicazione della tipologia di documenti a cui è possibile assegnare la voce di indice **//Obbligatorio//** ***Oggetti predefiniti**: è possibile inserire per la voce di indice uno o più oggetti predefiniti, selezionabili in fase di registrazione di un nuovo documento; per aggiungere o rimuovere le istanze del campo occorre utilizzare gli appositi pulsanti: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:oggettipredefiniti2.png|}} //Fig. 5: campo Oggetti predefiniti// ***Responsabile del procedimento Ufficio/Persona**: indicazione dell'assegnazione in RPA associata alla voce di indice; ufficio e persona sono selezionabili mediante il meccanismo di look-up. ***Conferenza di Servizi Ufficio/Persona**: eventuale indicazione di assegnazioni in Conferenza dei Servizi associate alla voce di indice; ufficio e persona sono selezionabili mediante il meccanismo di look-up. \\ Cliccando su **__Ufficio__** compare un menù contenente le seguenti opzioni: *//Aggiungi istanta in coda//: consente di aggiungere ulteriori istanze in caso di presenza di più assegnatari in Conferenza dei servizi; *//Rimuovi istanza//: consente di rimuovere un'istanza da un elenco di assegnatari in Conferenza dei servizi. ***Copie Conoscenza**: eventuale indicazioni di assegnazioni in CC associate alla voce di indice; ufficio e persona sono selezionabili mediante il meccanismo di look-up. \\ Cliccando su **__Ufficio__** compare un menù contenente le seguenti opzioni: *//Aggiungi istanta in coda//: consente di aggiungere ulteriori istanze in caso di presenza di più assegnatari in Copia conoscenza; *//Rimuovi istanza//: consente di rimuovere un'istanza da un elenco di assegnatari in Copia conoscenza. Tramite il pulsante **__Registra__** si effettua il salvataggio della voce di indice con i dati inseriti: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:pulsanteregistra.png|}} //Fig. 6: Pulsante Registra// ====2.2 Ricerca Voce di indice==== La maschera di ricerca viene visualizzata nella Home Page dell'applicativo (vedi paragrafo precedente) ed è possibile richiamarla tramite il pulsante **__Cerca__** presente nella barra dei pulsanti verticale: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:pulsantecerca.png|}} //Fig. 7: pulsante Cerca// E' possibile effettuare ricerche sulle voci di indice attraverso i seguenti canali: ***Ricerca globale**: effettua la ricerca su tutti i campi descrittivi della voce di indice ***Voce**: effettua la ricerca sulla denominazione assegnata alla voce di indice ***Responsabile UOR/RPA**: effettua la ricerca su UOR e/o Persona responsabile della voce di indice ***Metodo di ordinamento**: consente di selezionare il metodo con cui ordinare i risultati della ricerca. Cliccando su **__Voce__** , **__UOR__** e **__RPA__** è possibile accedere al vocabolario contenente la lista dei termini da cui selezionarne uno specifico ai fini della ricerca. Dopo aver inserito i parametri, la ricerca viene avviata tramite il pulsante **__Avvia__** nella barra dei pulsanti verticale: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:pulsanteavvia.png|}} //Fig. 8: pulsante Avvia// L'esito della ricerca può essere costituito da un unico risultato e in questo caso viene visualizzata direttamente la singola **Voce di indice**: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:visualizzazionevoceindice.png|}} //Fig. 9: visualizzazione Voce di indice// oppure da un elenco di risultati dal quale si accede alla visualizzazione della singola Voce di indice cliccando su una delle denominazioni in elenco: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:elencovoceindice.png|}} //Fig. 10: elenco Voci di indice// ====2.3 Modifica/Cancellazione Voce di indice==== In fase di visualizzazione di una **Voce di indice** è possibile intervenire per la sua modifica o la sua cancellazione. //(NB: La visibilità di tali pulsanti è definita dal possesso o meno da parte dell'utente di specifici diritti in ACL)//. Per accedere alla fase di modifica di una voce di indice occorre cliccare sul pulsante **__Modifica__** nella barra dei pulsanti verticale: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:pulsantemodifica.png|}} //Fig. 11: pulsante Modifica// Una volta terminata la fase di modifica, tramite il pulsante **__Registra__** le modifiche verrano salvate sul documento. Per effettuare la cancellazione di una voce di indice occorre selezionate l'apposito pulsante **__Cancella__** nella barra dei pulsanti verticale: {{:documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:pulsantecancella.png|}} //Fig. 12: pulsante Cancella// =====3. GESTIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE===== Dalla home page dell'applicativo **Archivio procedimenti**, cliccando il pulsante **Titolario** presente nella barra dei pulsanti verticali sulla sinistra, viene aperta una nuova finestra di visualizzazione //**Titolario di classificazione – Modifica**//. {{ :documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:titolario1.png | Maschera di modifica del Titolario}} //Fig. 13 - Maschera per la modifica del Titolario di classificazione// Da qui è possibile intervenire per effettuare le modifiche al Titolario di classificazione. ====3.1 Modifica classi (secondo livello) di Titolario==== Occorre innanzitutto posizionarsi correttamente nella sezione del Titolario su cui si desidera intervenire: per navigare sul Titolario occorre digitare nel campo **Vai a** il codice della radice di primo livello (il **//titolo//**); il codice è costituito dal numero arabo progressivo seguito dal corrispondente numero romano della voce di titolario (ad esempio 01 I: 02 II; 03 III ...). {{ :documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:titolario2.png |}} //Fig. 14// Cliccando su **__Vai a__** nel riquadro sottostante vengono visualizzate le voci di secondo livello (**//classi//**) relative al titolo selezionato. {{ :documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:titolario3.png |}} //Fig. 15// Nel riquadro è possibile intervenire sulle voci modificando/eliminando quelle esistenti oppure aggiungendone di nuove; in tutti i casi deve essere rispettata la seguente sintassi di scrittura delle voci di secondo livello: | **Sintassi** | **codice_arabo_2cifre(spazio)codice_arabo_1cifra(spazio)-(spazio)denominazione classe** | | **Esempio** | **08 8 - Richieste di accesso agli atti** | I codici numerici devono essere impostati in maniera consecutiva e progressiva, senza lasciare intervalli numerici.\\ Cliccando sul pulsante **__Salva__**, presente nella barra dei pulsanti verticale, vengono rese effettive le modifiche. ====3.1 Modifica titoli (primo livello) di Titolario==== Per posizionarsi nella vista dei titoli del Titolario di classificazione occorre valorizzare il campo **Vai a** con la stringa //radice//: {{ :documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:titolario4.png |}} //Fig. 16// Cliccando su **__Vai a__** nel riquadro sottostante vengono visualizzati tutti i //titoli// (voci di primo livello) del Titolario. {{ :documentazione_3di:manuale_utente_docway3_titulus3:titolario5.png |}} //Fig. 17// Nel riquadro è possibile intervenire sulle voci modificando/eliminando quelle esistenti oppure aggiungendone di nuove; in tutti i casi deve essere rispettata la seguente sintassi di scrittura delle voci di primo livello che prevede un primo codice con numerazione araba e un secondo codice con la corrispondente numerazione romana: | **Sintassi** | **codice_arabo_2cifre(spazio)codice_romano(spazio)-(spazio)denominazione titolo** | | **Esempio** | **04 IV - Affari generali** | I codici numerici devono essere impostati in maniera consecutiva e progressiva, senza lasciare intervalli numerici.\\ Cliccando sul pulsante **__Salva__**, presente nella barra dei pulsanti verticali, vengono rese effettive le modifiche.