Indice

A.re.A Bolzano - Manuale Operatore Titolare - Gestione domanda

Fascicolo del Titolare - Presentazione domande

Dalla Sezione Procedimenti > Fascicolo del Titolare è possibile accedere alle sezioni che permettono di creare e inviare le domande di Autorizzazione e Accreditamento da parte dei Titolari alla Provincia:

Presentazione Domande

Cliccando su Presentazione domande, all'interno del browser utilizzato, viene aperta una nuova pagina, nella quale è possibile amministrare la presentazione delle domande, che varia a seconda del ruolo ricoperto dall'utente.

L'homepage dell'utente con ruolo Operatore Titolare permette di:

 Home Domanda Verificatore

L'homepage dell'utente con ruolo Verificatore permette di:

 Home Domanda Verificatore

Inserimento nuova domanda

L'interfaccia per la creazione di una nuova domanda permette di selezionare il tipo di procedimento che si desidera avviare, selezionandolo dalla tendina Seleziona tipo procedimento e le UDO/UO che devono essere inserite all'interno della stessa. Per includerle nella stessa è necessario selezionarle tramite gli appositi tasti di spunta (seleziona/deseleziona tutte o selezione sulla singola UO/UDO):

Inserimento nuova domanda

Le UDO/UO possono essere selezionate manualmente scorrendo la lista delle stesse tramite le apposite frecce; oppure selezionandole tramite apposita ricerca. Per effettuare la ricerca è necessario compilare i campi disponibili per svolgere la ricerca e cliccare su Applica filtri; per cancellare i filtri impostati è necessario cliccare su Pulisci.

I campi disponibili per la ricerca sulle UDO sono i seguenti:

Effettuata la ricerca, è possibile selezionare le UO/UDO che devono essere inserite all'interno della domanda:

Inserimento nuova domanda con UO e UDO

Il sistema chiede conferma dell'operazione:

 Conferma inserimento

Se si fa click su OK , la domanda viene creata e aperta una nuova schermata. Selezionando una UDO, viene selezionata e inserita automaticamente nella domanda anche la UO dalla quale dipende.

La domanda si presenta in questo modo:

Nuova Domanda Nuova Domanda Nuova Domanda

A sinistra vi sono le funzionalità di:

Nella parte centrale vi sono le funzionalità di:

Per le funzioni di Ricerca su tutti i requisiti/Assegna tutti i selezionati/Copia/Incolla Autovalutazione consultare la sezione del manuale Ricerca dei Requisiti e Gestione dei Requisiti: Assegnazioni e Risposte .

Visualizzazione dati della domanda

La parte superiore della schermata riporta i dati identificativi della domanda. Sono indicati:

Dati domanda

Seguono vari pulsanti per eseguire azioni sulla domanda:

Aggiungi UDO/UO

Permette di aggiungere UO/UDO alla domanda in stato di bozza o in stato di richiesta di integrazioni .

Elimina UDO/UO

Permette di eliminare UO/UDO selezionate dalla lista dalla domanda in stato di bozza o in stato di richiesta di integrazioni .

Cliccando sul tasto, si accede a una maschera di ricerca sulle UO/UDO :

 Aggiungi UDO

La maschera permette di selezionare le UDO/UO da aggiungere alla domanda, selezionandole dall'elenco a discesa o selezionandole tramite l'esecuzione di una ricerca secondo i parametri inseriti. Per avviare la ricerca è necessario compilare il campo desiderato, cliccare su Applica filtri. Compaiono i risultati della ricerca fra i quali è possibile selezionare le singole UDO o tutte, tramite gli appositi tasti di selezione. Per cancellare i parametri impostati è necessario cliccare su Pulisci.

Terminata la selezione è necessario cliccare su Aggiorna Domanda per inserire le UDO/UO all'interno della domanda, mentre per annullare l'operazione e tornare all'home page della domanda è necessario cliccare sul tasto Annulla. Dopo aver effettuato l'operazione, le UDO/UO sono visibili nella domanda con le relative liste di autovalutazione.

Elimina la domanda

Il tasto permette di cancellare definitivamente la domanda. È disponibile esclusivamente nello stato di bozza .

Copia la domanda

Il tasto permette di fare una copia della domanda nella sua interezza per generarne un'altra identica. È disponibile in ogni stato della domanda. In essa sono riproposti i documenti obbligatori allegati alla domanda originale (visibili nella sezione allegati alla domanda) e le risposte ai requisiti (evidenziate dall'icona di una mano arancione, per segnalare il fatto che i requisiti risultano copiati, vedi funzione Copia/Incolla Autovalutazione) :

 Copia Domanda

Invia la domanda

Il tasto permette di inviare la domanda alla Provincia, e di passare dallo stato di Bozza allo stato Procedimento Avviato :

Invia la domanda

È disponibile esclusivamente quando tutti i criteri per l'invio della domanda sono soddisfatti:

Segnalazione posti letto UDO

Blocco domanda

Quando tutti i criteri sono soddisfatti, viene visualizzato un pulsante Genera Ricevuta :

Genera Ricevuta

Cliccando sul pulsante, viene scaricata la ricevuta in PDF da allegare come ultimo documento alla domanda :

Ricevuta Carica allegato Ricevuta

Allegata la ricevuta, compare il tasto Invia la Domanda :

Invia la domanda

Dopo aver fatto click su Invia la Domanda, la domanda passa in uno stato non modificabile, e viene presa in carico dalla Provincia.

Quando la domanda viene inviata gli viene associata una numerazione (numero progressivo + anno).

Inserimento annotazioni

Permette di inserire delle note all'interno della domanda. È necessario inserire il testo dell'annotazione nell'apposita text-box e cliccare sul tasto Inserisci annotazioni :

Inserimento annotazione

L'annotazione viene visualizzata all'interno della domanda, nell'apposita sezione. Può essere eliminata tramite l'apposita × rossa posta sotto l'etichetta Azioni :

Visualizzazione Annotazione

Per l'inserimento dell'annotazione viene inviata apposita mail di notifica al Titolare della domanda e alla Segreteria regionale.

Inserimento allegati

Permette di inserire allegati documentali (di qualsiasi formato) all'interno della domanda :

Caricamento allegato

È necessario descrivere l'allegato nell'apposita text-box e dopo averlo scelto da Sfoglia, cliccare su Carica allegato. È possibile selezionare da file system il file da allegare. Una volta allegato, il file viene visualizzato nell'apposita sezione dei documenti inseriti :

Visualizzazione Allegato

Con la × rossa posta sotto la colonna azioni è possibile eliminare il documento allegato; mentre cliccando sull'allegato evidenziato in blu è possibile scaricare il documento che è stato allegato. È possibile allegare cartelle zippate, e l'operazione può essere ripetuta più volte, per qualsiasi documento che deve essere allegato alla domanda.

Una volta che è stato caricato almeno un allegato, viene visualizzata la lista degli allegati obbligatori per il tipo di procedimento inserito. La lista sarà visibile fino a quando non saranno stati caricati tutti :

Elenco allegati obbligatori

Per visualizzare gli allegati inseriti, cliccare sui checkbox relativi ad ogni tipologia:

Ricerca allegati

Gli allegati vengono visualizzati con i dati di inserimento, e possono essere eliminati tramite il tasto della x rossa :

Allegati

Ricerca delle UDO nella domanda e visualizzazione delle stesse

Sotto è disponibile una maschera di ricerca che permette di effettuare ricerche sulle UDO inserite all'interno della domanda. È necessario compilare i campi di interesse e cliccare su Applica filtri per avviare la ricerca; mentre il tasto Pulisci permette di cancellare i parametri impostati per la ricerca :

 Maschera di ricerca UDO

Selezionando il tipo di Ordinamento (Gerarchico, Codice Univoco crescente, Codice Univoco decrescente, Tipologia Udo crescente, Tipologia Udo decrescente) l'utente può impostare la ricerca secondo le proprie preferenze :

Ordinamento ricerca

È possibile scorrere le UDO/UO tramite le apposite barre di scorrimento, là dove le UDO/UO occupino più della schermata, e visualizzare l'intero contenuto delle UDO inserite nella domanda una volta selezionate (riga evidenziata in giallo). I dettagli sono visibili nella parte bassa della schermata.

Dalle UDO è possibile accedere all'autovalutazione (tasto Autovalutazione); le UDO/UO possono essere eliminate dalla domanda tramite l'apposita × rossa. Eliminando una UO, vengono eliminate tutte le UDO che dipendono da essa:

Visualizzazione UDO

Funzioni di esportazione e controllo in CSV e PDF dei requisiti e delle UDO

Nella sezione dedicata all'inserimento della nuova domanda, sono disponibili diverse funzioni per l'estrazione della domanda completa di requisiti o delle UDO contenute nella stessa:

Esportazione dati

Selezione Pdf

Esportazione PDF

È possibile scorrere all'interno dei fascicoli delle domande tramite le apposite freccette di scorrimento, e ogni fascicolo ha un numero di posizione che viene indicato vicino alle stesse:

 Freccette di scorrimento

Gestione dei Requisiti: Assegnazioni e Risposte

Assegnazione dei requisiti

Dopo aver provveduto a creare la domanda, gli utenti troveranno per ogni UO e UDO selezionate una apposita sezione denominata Autocertificazione, contenente le Liste di Requisiti create in automatico dall'applicativo, sulla base del tipo UDO e del procedimento selezionato. L'autocertificazione è visibile all'interno del fascicolo della domanda, cliccando sul tasto Autocertificazione :

 Autocertificazione

Sui requisiti è possibile effettuare due diversi tipi di operazione:

N.B: Per l'assegnazione, l'applicativo carica tutte le UO del titolare che presenta la domanda (visibili nella prima tendina) e sulla base di queste UO aggancia tutti gli utenti legati ad esse (visibili nella seconda tendina). Il possibile assegnatario per comparire nell'elenco dunque deve essere legato a un'Unità organizzativa in Gestisci Utente lato anagrafica.

L'assegnazione può essere effettuata secondo due diverse modalità:

L'assegnazione massiva per UDO e UO può essere fatta direttamente dal fascicolo della domanda. È necessario selezionare dalla lista tutte le UDO/UO, i cui requisiti devono essere assegnati alla medesima persona, e poi selezionare UO e Persona dall'apposita tendina posta a sinistra della pagina.

Assegna Persona Autovalutazione

Tendina UO assegna

La tendina permette di selezionare una UO fra quelle inserite, e di visualizzare, nella tendina sotto, i nominativi collegati in anagrafica a quella UO; se invece si cerca di impostare l'assegnazione per Persona, l'applicativo apre nuovamente la tendina con l'elenco delle persone a cui è possibile assegnare l'autovalutazione della UDO selezionata, ma non fa vedere a quale UO (tendina sopra) il nominativo è collegato. Assegnando (clic sul tasto Assegna) l'autovalutazione ad un utente (Persona) è possibile vedere nella schermata successiva (Finestra Autovalutazione), nella colonna Assegnazione il nominativo della persona e la UO cui è collegata.

 Assegnazione Autocertificazione

 Assegnazione Massiva

I requisiti possono essere assegnati singolarmente o a gruppi con lo stesso meccanismo. L'operatore entra direttamente nell'Autovalutazione (click sul tasto Autovalutazione ) e seleziona i requisiti che vuole assegnare (uno, tutti tramite l'apposito check-box, o più spuntandoli dall'elenco), attribuendoli poi tramite la tendina UO/Persona, dalla quale è possibile selezionare, in base alla UO, l'utente al quale assegnare i requisiti selezionati.

 Assegnazione di una selezione di requisiti

L'assegnazione massiva si può effettuare anche sui risultati di una ricerca: dopo aver effettuato una ricerca dei risultati, comparirà sulla pagina il medesimo box di assegnazione per ufficio/persona, nel quale è possibile selezionare l'utente desiderato e procedere come sopra.

L'assegnazione del requisito viene indicata nell'apposito campo Assegnazione. Il procedimento di assegnazione dei requisiti può essere effettuato più volte, e viene mappato all'interno della Storia del documento.

 Storia requisito

Prima dell'assegnazione dei requisiti, l'icona raffigurante l'assegnazione è in colore rosso Icona requisiti non assegnati completamente, ad indicare che i requisiti non sono stati assegnati o che non sono stati assegnati completamente.

Quando la loro assegnazione è completata, l'icona diventa verde Icona requisiti assegnati completamente, indicando che tutti i requisiti della lista sono stati assegnati.

Dopo aver effettuato l'assegnazione dei requisiti, è possibile inviare una mail di notifica agli utenti ai quali questi sono stati assegnati, per avvisarli dell'assegnazione e invitarli a collegarsi all'applicativo al fine di rispondere. Per inviare la notifica è sufficiente cliccare sul tasto Invia Notifica Assegnatari Requisiti :

Invia Notifica

Viene automaticamente inviata una mail di notifica agli assegnatari dei requisiti. La procedura può essere ripetuta più volte, nel caso in cui siano state effettuate modifiche alle assegnazioni dei requisiti effettuate.

Risposte ai requisiti

La risposta al requisito assegnato deve essere fornita all'interno della lista dei requisiti, alla quale l'utente accede dal tasto Autovalutazione. Viene data dall'utente al quale sono stati assegnati i requisiti.

Le risposte sono contenute nel campo Autovalutazione e possono essere di diversi tipi:

La tipologia di risposta per ogni tipo di requisito viene calcolata direttamente dall'applicativo, e viene mostrata nelle tendine poste sotto l'etichetta Autovalutazione.

 Risposta ai requisiti per l'autovalutazione

L'operatore assegnatario dei requisiti provvede a inserire le risposte sui singoli requisiti. Una volta terminata l'operazione di inserimento della risposta l'operatore deve effettuare il salvataggio di quanto inserito. Ha a disposizione tre diversi pulsanti:

Pulsanti di salvataggio

Solamente per i requisiti che richiedono una risposta di tipo Sì/No/NON APPLICABILE è possibile rispondere in modalità massiva (ovvero rispondere contemporaneamente a più requisiti). In questo caso è necessario selezionare tutti (apposito tasto check-box ) o solo alcuni dei requisiti e utilizzare il box Rispondi a tutti i selezionati . Nel box deve essere selezionata la risposta che deve essere data ( Sì/No/NON APPLICABILE ), che sarà automaticamente assegnata a tutti i requisiti selezionati, dopo aver premuto il tasto Applica . L'utente dovrà provvedere a salvare questa assegnazione, tramite il tasto Salva (rimane nella stessa schermata, ma applica le modifiche) o Salva e torna (salva le modifiche e torna alla schermata precedente). La risposta assegnata viene riportata nel campo Autovalutazione. L'operazione può essere ripetuta più volte, e viene storicizzata all'interno della storia del singolo requisito. Quando il requisito riceve una risposta (a prescindere dal valore), il suo colore viene modificato e diventa verde all'interno della lista:

Requisiti con risposta

Anche in questo caso una icona posta sulla UO/UDO alla quale è associata l'autovalutazione informa sullo stato delle risposte date ai requisiti. Il colore rosso indica che non sono state date tutte le risposte alla lista di autovalutazione;

Requisiti con risposte incomplete

il colore verde indica che tutti i requisiti di quella lista hanno ricevuto risposta:

Requisiti con risposte complete

Oltre alle assegnazioni e alle risposte, sui requisiti sono possibili altre operazioni:

Evidenze, Note, Storia

Il campo delle evidenze, accessibile cliccando sulla matita posta sul singolo requisito, permette di inserire per ogni singolo requisito documentazione e note sulla documentazione, inserita a corredo della risposta al requisito stesso. È possibile allegare uno o più file tramite l'apposito pulsante Carica allegato, scrivendo una nota a riguardo nell'apposito campo delle evidenze:

Carica allegato

Cliccando su Salva il file viene salvato associandolo al singolo requisito:

Visualizzazione allegato caricato

È possibile cancellare l'allegato cliccando sulla × rossa, o vedere la sua storia (cliccando sul tasto relativo alle Info ).

Le note sono campi testuali che permettono di aggiungere annotazioni sul singolo requisito. Si accede all'inserimento della nota sempre dall'apposito simbolo della matita:

Inserimento Nota

Inserita la nota, è necessario cliccare su Salva per provvedere a salvare la stessa.

Per visualizzare note ed evidenze inserite, è sufficiente cliccare sul link blu che compare su ogni requisito per il quale sono state aggiunte note o evidenze:

Visualizzare evidenze e note

L'utente può inoltre consultare la storia del singolo requisito, che riassume tutte le operazioni in ordine cronologico effettuate sul requisito, sia a livello di assegnazioni, sia a livello di risposte, cliccando sul link blu posto sotto l'etichetta storia :

Storia

Vengono riportate le informazioni sull'utente che ha effettuato l'operazione, sull'orario e sulla tipologia di operazione effettuata.

La domanda può essere inviata esclusivamente quando tutte le autovalutazioni previste per questa sono state compilate.

Vi sono poi le sezioni relative a:

Piano di intervento, modalità e tempi di adeguamento

Se il requisito ha ricevuto risposta No o Parzialmente, il campo Piano di Intervento deve obbligatoriamente essere settato a SI , mentre le modalità e i tempi di adeguamento devono essere compilati. L'applicativo effettua un controllo di questo tipo all'atto del salvataggio.

Vi sono poi dei requisiti denominati Irrinunciabili che vengono visualizzati in questa modalità:

Requisiti Irrinunciabili

E che obbligatoriamente devono avere risposta settata a SI .

Esportazione in CSV della scheda di autovalutazione

La scheda di autovalutazione può essere esportata in formato CSV, comprensiva della descrizione dei requisiti, delle risposte, delle assegnazioni, delle note e delle evidenze. È necessario cliccare sul tastoEsporta in CSV :

Tasto Esporta in CSV

Viene prodotto un CSV che può essere scaricato dal browser, e aperto con Excel o Libre Office:

Salva/Apri CSV

Apri CSV

Copia/Incolla autovalutazione su domanda corrente

È possibile copiare e incollare l'intera Autovalutazione (comprensiva di risposte, note ed evidenze) su altre UO o UDO della medesima tipologia, nel caso in cui le risposte delle liste di autovalutazione siano le medesime. Questa operazione può essere effettuata esclusivamente fra UDO della medesima tipologia, o fra UO con le medesime liste di autovalutazione associate.

In questo caso è necessario:

Copia Autovalutazione

Viene indicata la UDO/UO dalla quale sarà copiata l'autovalutazione.

Copia Autovalutazione

Conferma operazione copia autovalutazione

L'operazione viene monitorata tramite apposita barra di scorrimento:

Esecuzione Operazione

e viene segnalato il termine dell'operazione effettuata:

Esecuzione Operazione

Terminata l'operazione, la lista di autovalutazione compare compilata, esattamente come la scheda da cui si è partiti (comprensiva di risposte, note, evidenze, allegati).

Copia/Incolla autovalutazione su altra domanda

Oltre che su una Udo della stessa domanda, è possibile copiare le risposte ai requisiti anche su altre domande:

Copia su altra domanda

Nel momento in cui si fa click su Incolla Autov su altra Domanda compare l'elenco delle domande su cui è possibile incollare le Autocertificazioni.

Copia su altra domanda

È possibile selezionare la domanda in cui copiare i requisiti ricercando la domanda tramite la UdO in essa presente. Basta inserire il codice della UdO nel campo Filtra domanda per codice Univoco e fare click su Applica filtri.

Copia/Incolla note/evidenze in lista di requisiti

Allo stesso modo è possibile Copiare/Incollare Note e/o Evidenze all'interno di una lista di requisiti di autovalutazione, nel caso in cui i dati da registrare siano i medesimi per diversi requisiti. Questa operazione può essere effettuata esclusivamente su requisiti che appartengono alla medesima lista di autovalutazione.

È necessario:

Inserimento note/evidenze e copia delle stesse Inserimento note/evidenze e copia delle stesse

Effettuate queste operazioni compare il tasto relativo alla possibilità di incollare quanto copiato e il requisito selezionato per essere copiato:

Inserimento note/evidenze e copia delle stesse

A questo punto è necessario selezionare i requisiti sui quali si vogliono incollare le note/evidenze, selezionandoli dall'elenco dei requisiti della scheda di autovalutazione (spuntare l'apposito flag di selezione sul singolo requisito, oppure il flag di selezione/deselezione di tutti i requisiti della scheda):

Incolla evidenze

Cliccare su Incolla, e confermare l'operazione come richiesto:

Conferma operazione copia/incolla

Viene presentata una barra di avanzamento dell'operazione, che avvisa l'utente dell'avanzamento dell'operazione di copia/incolla e del suo termine:

Termine operazione copia/incolla

Al termine dell'operazione, le note/evidenze copiate saranno visibili anche sui requisiti sui quali è stato attivato il copia/incolla:

Risultato copia/incolla

Ricerca dei Requisiti

È possibile effettuare diverse ricerche sui requisiti contenuti all'interno di una domanda. In particolar modo, è disponibile una ricerca generale su tutti i requisiti contenuti nella domanda, a prescindere dalla lista di autovalutazione di appartenenza e dalla UDO/UO alla quale è associata; e una ricerca specifica che può essere effettuata all'interno della singola lista di autovalutazione associata alla UDO/UO.

RICERCA GENERALE

La maschera di ricerca generale è posta nella home-page della domanda, sulla sinistra della pagina. I campi sui quali è possibile effettuare la ricerca sono i seguenti:

Ricerca generale Ricerca generale

Dopo aver compilato uno o più campi della ricerca, è possibile avviarla cliccando su Applica filtri. Vengono presentati i risultati della ricerca effettuata:

Lista Requisiti

I risultati possono essere esportati in CSV, cliccando su Esporta in CSV. Con il tasto Torna è possibile tornare all'home page. Per procedere a una nuova ricerca è possibile cliccare su Pulisci per cancellare i parametri precedentemente impostati, e poi cliccare su Applica Filtri.

Ricerca specifica

La ricerca specifica è disponibile entrando nella scheda di autovalutazione della singola UDO/UO. Cliccando su autovalutazione, sulla sinistra è disponibile la maschera di ricerca, che permette di filtrare ulteriormente i requisiti contenuti all'interno della scheda di autovalutazione selezionata:

Ricerca specifica

I campi sui quali è possibile effettuare la ricerca sono i seguenti:

Dopo aver compilato uno o più campi della ricerca, è possibile avviarla cliccando su Applica filtri. Vengono presentati i risultati della ricerca effettuata.

I risultati possono essere esportati in CSV, cliccando su Esporta in CSV. Con il tasto Torna è possibile tornare all'home page. Per procedere a una nuova ricerca è possibile cliccare su Pulisci per cancellare i parametri precedentemente impostati, e cliccare su Applica Filtri per procedere ad una nuova ricerca all'interno della lista di autovalutazione.