A.re.A Bolzano - Manuale Segreteria e Verificatori - Flusso Accreditamento Istituzionale
La domanda completa nelle sue parti (documenti, requisiti, anagrafica delle UDO inserite) viene inviata alla Provincia e viene avviato il relativo workflow. Sulla domanda di tipo Accreditamento viene attivato il flusso Accreditamento.
L'utente regionale può selezionare la domanda di suo interesse effettuando una ricerca tramite l'apposita interfaccia o scorrendo la lista dei fascicoli.
Con le freccette di scorrimento poste in alto a destra l'utente può spostarsi direttamente nell'ultima pagina della lista dove ci sono le ultime domande caricate.
Selezionata la domanda, è sufficiente fare clic sulla stessa per aprirla.
L'invio della domanda genera una registrazione di protocollo in entrata, che viene visualizzata sulla domanda. Contestualmente, viene avviato il relativo flusso di Accreditamento e le informazioni relative sono visualizzate sulla domanda nella sezione relativa al procedimento. Viene visualizzata inoltre la data di scadenza del procedimento, calcolata sulla base della data di inizio (180 giorni totali di durata, interrotti nelle fasi di richiesta di integrazione):
Lo stato della domanda è FASE ISTRUTTORIA; che viene modificato poi in PROTOCOLLAZIONE. Viene presentato il tasto per esportare la Lettera di Comunicazione di avvio del procedimento, che è possibile esportare in word e modificare sulla sinistra della pagina.
La prima azione da eseguire, per gli utenti con ruolo Provincia che appartengono all'Ufficio Unità Organizzativa Accreditamento strutture sanitarie è inviare al Titolare la lettera di Comunicazione di Avvio del Procedimento; che deve essere allegata tramite l'apposito pulsante Allega Comunicazione di avvio del procedimento. Cliccando sullo stesso, è possibile allegare il file da inviare tramite protocollo.
Una volta allegato compare il tasto Protocolla, cliccando sullo stesso si ottiene l'invio della lettera al Titolare e il numero di protocollo viene visualizzato sulla domanda.
A questo punto è possibile eseguire l'azione Feedback preliminare sulla completezza della domanda.
Una volta avviato il workflow è possibile visualizzare le eventuali azioni da compiere facendo clic sul pulsante aggiorna 
: gli utenti designati trovano l’elenco delle azioni disponibili (Azioni) per il workflow selezionato:
L’utente può decidere di prendere in carico l’azione (pulsante Prendi in carico): l’utente dichiara di eseguire l’azione, mentre gli altri utenti abilitati la troveranno bloccata.
Presa in carico l’azione, l’utente può rilasciarla (tasto Rilascia), decidendo di non eseguire più l’azione e permettendo così di farla eseguire ad altri utenti.
Rilasciata l’azione, ritorna disponibile il tasto Prendi in Carico.
Con il tasto Esegui è possibile invece procedere con l’esecuzione dell’azione che è stata presa in carico dall’utente; vengono aperte le maschere relative alle azioni da eseguire per le varie fasi, che l'utente dovrà compilare.
La prima azione mostra la lista delle verifiche da effettuare, nello stato Feedback preliminare sulla completezza e ricevibilità della domanda.
Cliccando su Esegui, l'utente prende in carico l'azione e visualizza la seguente interfaccia:
Sulle voci Completezza Domanda:
- Documentazione allegata
- Possesso autorizzazione
- Liste Verifica RG/RS
- Attestazione versamento oneri
- LEA
- Fabbisogno
È necessario, dove richiesto, allegare i documenti e selezionare la risposta indicata nella tendina collegata ad ogni campo. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco.
E' possibile inoltre caricare:
- Documentazione relativa al flusso, descrivendola negli appositi box. Se si spunta il flag
Per titolareil documento viene visualizzato dentro il fascicolo anche dal Titolare, in una apposita sezione. Se invece il check non è selezionato, il documento sarà visibile solo agli utenti provinciali in un altra sezione del fascicolo.
- Note per l'integrazione, che vengono visualizzate nei dati del flusso.
Inoltre è possibile selezionare l'immediata chiusura del procedimento, che permette di portarlo alle fasi finali.
E' possibile impostare le seguenti risposte:
I valori che possono essere selezionati nei diversi box sono i seguenti:
Presente: se impostato permette alla domanda di andare allo step successivoAssente − Integrazione istruttoria: se impostato invia la domanda nello stato di richiesta di integrazioni al TitolareIncompleto − Integrazione istruttoria: se impostato invia la domanda nello stato di richiesta di integrazioni al Titolare
Il tasto Salva permette di salvare l'azione eseguita nel flusso.
Quanto indicato come modificabile in sede di istruttoria non permette alla domanda di procedere, ma la rimanda in stato di richiesta di integrazioni. In particolar modo, le modifiche relative alla domanda possono essere di tre diverse tipologie, e sono indicate nello stato nel quale si trova la domanda:
- Integrazioni documenti e autovalutazioni: entrambe le parti sono modificabili (comprensive delle modifiche effettuate nella parte di censimento sulle UDO/UO)
- Integrazioni documenti: è modificabile solo la parte relativa ai documenti inseriti (dall’azione disponibile all’interno del workflow)
- Integrazione autovalutazione: è modificabile solo la parte relativa alle autovalutazioni (comprensive delle modifiche effettuate nella parte di censimento sulle UDO/UO)
Il conteggio della durata totale del procedimento viene interrotto, per riprendere solo dopo l'invio da parte del titolare delle integrazioni, per le quali ha comunque un tempo a disposizione di 30 giorni, scaduti i quali la domanda torna automaticamente alla segreteria.
Dallo specchietto Azioni completate è possibile seguire lo svolgersi delle azioni completate, verificando quale utente e quando ha effettuato l'operazione.
Completate le azioni del flusso, è possibile invece visualizzare i dati inseriti cliccando sul tasto Mostra dati workflow.
Questo pulsante apre una maschera di visualizzazione dei dati inseriti, che mostra esattamente quanto inserito nello svolgimento del flusso.
Con il pulsante: - Mostra Stato Workflow viene visualizzato il grafico del flusso interattivo, che mostra i vari step e lo stato degli stessi (verde step eseguito, blu step da eseguire, rosso step in errore, giallo step in attesa) - Mostra Workflow viene visualizzato un grafico semplificato del flusso
I documenti inseriti all’interno del workflow sono visualizzati in due diversi box nella domanda: Elenco Documenti inseriti durante il flusso e Elenco Documenti inseriti durante il flusso riservati alla Provincia. Nel primo vengono inseriti quelli visibili anche al Titolare (ovvero quelli su cui è stato inserito in sede di registrazione il flag Per il titolare e che sono visibili anche nella schermata dell'Operatore Titolare),
nell’altro quelli che sono di totale competenza ed esclusiva visibilità della Provincia.
Se la domanda viene posta in stato di richiesta di integrazioni, la stessa torna modificabile per il Titolare. La domanda va in stato Protocollazione, ed è disponibile sulla sinistra il tasto per scaricare la Lettera di Richiesta di Integrazioni.
E' possibile allegare la lettera tramite l'apposito tasto:
E inviarla al Protocollo tramite l'apposito tasto di protocollazione:
Compare la protocollazione di richiesta di integrazioni effettuata.
Nel caso in cui la documentazione allegata dal Titolare non sia conforme a quanto atteso, la Segreteria può abilitare la modifica del singolo documento contestato. La domanda tramite l'azione del flusso deve essere stata inviata nello stato Richiesta di integrazioni Documentazione. In questo caso, sul singolo documento disponibile dopo averlo ricercato tramite gli appositi flag, viene visualizzato per la segreteria un simbolo, che permette di indicare che l'allegato deve essere modificato.
Cliccando sul simbolo, viene proposto un flag che permette di flaggare l'allegato come da modificare:
Il flag attiva un campo note, che permette di inserire la motivazione per cui per l'allegato è stata richiesta la modifica:
Salvato il flag e la nota, l'allegato viene visualizzato con l'apposito simbolo che ne determina la possibilità di modifica da parte del Titolare, e visualizza come tooltip la motivazione della modifica richiesta.
L'esito di questa azione (Feedback preliminare sulla completezza della domanda) può essere dunque:
- Richiesta di integrazioni (documenti e autovalutazioni)
- Invio allo step successivo:
- Chiusura immediata del procedimento con inserimento dell'esito,
- Richiesta opzionale del parere del Giurista e dell'UOGC.
L’Operatore Titolare effettua le modifiche richieste sulla domanda, e la re-invia alla Provincia al termine delle modifiche effettuate. L'utente deve prendere in carico l’azione ed eseguirla. Se invece la domanda viene giudicata completa, entra nello stato di valutazione successivo.
Concludi procedimento
Nel caso in cui si inserisca “Concludi Procedimento” SI, il procedimento sarà immediatamente portato nella fase di Predisposizione e Registrazione Provvedimento, che permette di inserire l'esito sulle UDO e la delibera di fine del procedimento per chiudere lo stesso, bypassando gli altri step del flusso. Questa opzione è da utilizzare ad esempio nel caso in cui la domanda sia irricevibile.
Richiesta di integrazioni
Se la domanda viene posta in stato di richiesta di integrazioni, il titolare o i suoi operatori possono provvedere ad effettuare le modifiche richieste (modifiche delle liste di autovalutazione, aggiunta o cancellazione di UDO/UO, ulteriori documenti da allegare alla domanda), e poi re-inviarla alla Provincia.
Il titolare può aggiungere o eliminare UDO; modificare le relative liste di autovalutazione. E' obbligato inoltre a modificare gli allegati per i quali la segreteria ha richiesto una modifica. Non è possibile infatti reinviare la domanda, se prima non si sono modificati gli allegati per i quali era stata abilitata la modifica, contrassegnati da apposito simbolo. Cliccando sul simbolo posto vicino all'allegato
Accede all'interfaccia che permette di ricaricare l'allegato, sovrascrivendolo.
Cliccando su Aggiorna Documento, sarà possibile selezionare un nuovo documento da caricare al posto del precedente.
Il documento viene visualizzato come aggiornato, e scompaiono i simboli di alert e di aggiornamento.
L'applicativo controlla che tutti gli allegati obbligatori siano comunque caricati nell'applicativo, prima di permettere l'invio della domanda (il tasto Esegui è bloccato e viene presentata una icona che avvisa della mancanza dei relativi allegati).
Una volta terminate le operazioni di modifica della domanda, è possibile re-inviarla alla Regione.
È necessario prendere in carico l'operazione (tasto Prendi in carico) ed eseguire l'azione (tasto Esegui).
Si apre l'azione: è obbligatorio inserire delle note, ed eventualmente allegare negli appositi box ulteriore documentazione per la Provincia.
Per procedere con l'invio della domanda, è necessario cliccare sul tasto Invia domanda.
La domanda va in stato protocollazione.
E' possibile cliccare sui tasti Allega richiesta di integrazioni e protocolla richiesta di integrazioni per inviare tramite protocollo le proprie richieste di integrazioni.
Compare nell'elenco dei protocolli, la protocollazione in entrata delle integrazioni inviate
Dopo la protocollazione, riparte il conteggio relativo alla scadenza del procedimento.
La Segreteria riceve la domanda, e può procedere alla rivalutazione della sua completezza/correttezza, effettuando nuovamente le operazioni precedentemente descritte; eventualmente l'operazione può essere ripetuta tutte le volte necessarie per terminare questa fase. La domanda passa allo stato di Inviata.
Le operazioni descritte fino ad ora sono a carico degli utenti provinciali appartenenti all'Unità Organizzativa Accreditamento Strutture Sanitarie, oppure agli utenti di tipo Titolare/Operatore Titolare.
Valutazione Giurista e UOCG
Quando la domanda viene mandata allo step successivo, in quanto viene ritenuta completa la domanda, è possibile compilare lo step del flusso relativo alla Valutazione Giurista e UOGC. Questo step viene compilato dalla Segreteria, indicando se è stato richiesto il passaggio oppure no, e nel caso inserendo le relative note e documenti. Lo stato della domanda è Valutazione Giurista e UOCG:
L'operatore prende in carico la domanda e può eseguire l'azione:
Nella form può inserire gli eventuali pareri di Giurista e UOCG, con i relativi dati e documenti. Cliccando su salva invia la domanda nello step successivo.
Valutazione Fabbisogno Programmazione
La domanda va nello stato Fine Istruttoria.
Deve essere eseguito lo step Valutazione Fabbisogno Programmazione.
E' necessario compilare la seguente interfaccia per proseguire al successivo step.
Comitato di Piano
La domanda va nello stato Fine Istruttoria.
Deve essere eseguito lo step Comitato di Piano.
E' necessario compilare la seguente interfaccia per proseguire al successivo step.
Conclusione Domanda o Visita di Verifica o Valutazione documentale
La domanda si trova nello stato:
L'azione può essere presa in carico ed eseguita:
Gli utenti provinciali dell'Unità Organizzativa Accreditamento Strutture Sanitarie possono proseguire l'iter della domanda selezionando una delle scelte fra quelle possibili:
Conclusione domanda: la domanda può essere conclusa (nel caso in cui tutte le UDO siano state dichiarate non ammesse o si desideri andare in immediata chiusura)Visita di verifica: viene effettuata una verifica sul campo tramite team di verificaValutazione documentale: viene effettuata esclusivamente una verifica documentale della domanda
• Conclusione domanda
Se l'operatore dell'Unità Organizzativa Accreditamento Strutture Sanitarie procede selezionando l'opzione Concludi procedimento:
il procedimento viene automaticamente inviato in Registrazione e Predisposizione Provvedimento, per la relativa chiusura.
• Conferimento incarico per Audit (Visita di verifica)
La selezione della visita di verifica:
Permette di selezionare i referenti UOGC per la composizione del team di verifica.
Se è stata selezionata l'opzione relativa all'effettuazione della visita di verifica, il procedimento passa nello stato Procedimento in valutazione.
La domanda va in stato protocollazione.
E' possibile allegare la lettera di richiesta parere:
La lettera può essere scaricata in word tramite il tasto posto sulla sinistra dello schermo:
E poi procedere con l'invio al protocollo:
Compare l'indicazione del protocollo inviato.
Viene ricevuta dal referente indicato una comunicazione via email:
Il referente UOGC può procedere a conferire l'incarico di Team Leader, selezionando l'utente dall'apposita tendina, che riporta l'elenco completo degli utenti registrati nel sistema come Verificatori.
Cliccando su Salva viene terminata l'azione e designato il team leader della verifica, che riceve una mail di notifica.
Le azioni successive devono essere svolte dal Team Leader che dopo aver fatto clic su Esegui
seleziona il proprio Team. Il team di verifica si compone da un apposito elenco di utenti selezionabile da una tendina in cui sono visibili tutti gli utenti registrati in anagrafica con il ruolo Verificatore.
Per selezionare più verificatori, è necessario selezionare gli appositi check box posti accanto ad ogni nominativo. Ogni nominativo selezionato farà parte del Team di Verifica.
Tramite il tasto Invia Notifica ai Verificatori è possibile notificare ad ogni appartenente al team di verifica che è stato nominato come verificatore per una domanda.
Terminata la fase di composizione del team di verifica, il team leader può impostare data e ora della verifica in Pianificazione Verifica.
Nel text-box possono essere inserite le date e gli orari di effettuazione della verifica pianificata.
Segue la fase di Effettuazione Verifica; il task può essere effettuato esclusivamente se la fase di assegnazione e risposta ai requisiti da parte dei Verificatori è stata completata (cfr. Gestione delle verifiche: Verificatori).
La domanda passa in stato Gestione delle verifiche Verifica.
È necessario che Team Leader e Verificatori rispondano alle liste di valutazione loro assegnate per procedere con la gestione del flusso (cfr. Gestione delle verifiche: Verificatori).
Dopo che la fase di verifica sul campo è terminata, il Team Leader può eseguire l'azione Effettuazione Verifica.
L'azione richiede di inserire un valore per l'effettuazione della verifica:
Sì: l'iter della domanda procede.No: la domanda rimane ferma fino a quando la verifica non viene effettuata.
Segue un campo Note, e il salvataggio dell'azione.
La domanda entra in stato REDAZIONE RAPPORTO DI VERIFICA.
È possibile inserire note sulla verifica effettuata, cliccando sul tasto Aggiungi le note della verifica.
Cliccare su Salva per procedere al salvataggio delle note.
Una volta inserite, le note vengono visualizzate insieme con l'informazione dell'operatore che ha eseguito l'azione e quando; può procedere alla modifica cliccando sull'apposito tasto.
Dopo aver inserito le stesse sulla domanda, è possibile esportare il Rapporto di verifica, cliccando sull'apposito tasto.
Il documento contiene le informazioni riguardanti la verifica effettuata: Team Leader, Verificatori, Pianificazione Verifica, Note Verifica, UDO/UO verificate e relative Non Conformità riscontrate.
Dopo aver generato il report, il Team Leader può eseguire l'azione che ha in carico.
Deve essere allegato obbligatoriamente il Rapporto di Verifica come documento alla domanda, ed eventuali altri documenti di interesse per la fase di verifica; inoltre può aggiungere delle note di commento alla Verifica. Il Rapporto di Verifica viene visualizzato all'interno dei documenti inseriti nel fascicolo della domanda, visibile al Titolare se impostato con l'apposito flag.
La domanda va in stato PROTOCOLLAZIONE.
Il Team Leader nominato da UOGC allega il rapporto di verifica e lo protocolla.
Compare sulla domanda l'indicazione delle due trasmissioni tramite protocollo.
• Valutazione documentale
La selezione della valutazione documentale permette a uno dei Responsabili Accreditamento di procedere con l'azione apposita.
L'azione permette di inserire il valore della valutazione documentale (positiva/negativa) e di allegare eventuale documentazione alla domanda, relativa alla valutazione effettuata.
Una volta effettuata la valutazione documentale, la domanda passa all'azione Presentazione e Registrazione Provvedimento.
Valutazione CTA
La domanda torna nello stato Procedimento in Valutazione. E' disponibile l'azione Valutazione CTA.
Eseguendo l'azione relativa a Valutazione CTAla schermata presentata è la seguente:
È possibile inserire i seguenti valori:
Data: selezionata dal calendarioPartecipanti: campo liberoEsito Valutazione: positivo/negativoNote: campo libero obbligatorioDocumenti da allegare
Per salvare l'azione è necessario cliccare su Salva. La domanda viene inviata nello stato Predisposizione e Registrazione Provvedimento.
Predisposizione e Registrazione Provvedimento
Dopo l'esecuzione della valutazione documentale o della verifica sul campo, la domanda passa in carico alla Segreteria Accreditamento, che può eseguire l'azione relativa alla Predisposizione e Registrazione Provvedimento.
In questa fase è possibile scaricare due specifici documenti per la compilazione della domanda.
Esporta Lettera di trasmissione: permette di esportare in un file word la lettera di trasmissione precompilata
Esporta Provvedimento: permette di esportare in un file word il provvedimento.
Prendendo in carico l'azione, è possibile indicare quanti decreti si vuole agganciare al provvedimento e registrare il decreto di Au/Ac inserendo i seguenti dati:
Tipo atto: selezione da tendina decreto assessorileAnno decreto: campo liberoNumero decreto: campo liberoData di inizio e fine di validità del decreto: scelta da calendarioOggetto decreto': campo libero *File del decreto da allegare: allegare file decretoDecreto
E' possibile modificare i file del decreto e i relativi dati, dal box che compare nella schermata:
Inserimento esito del procedimento - Autorizzazione o Diniego
E'possibile poi inserire l'esito finale sulle singole UDO/UO inserite nella domanda.
L'esito può essere inserito singolarmente o in modalità massiva, selezionando tramite gli appositi check-box le entità di proprio interesse.
È necessario inserire:
* : selezionabile dalla tendina *Esito: selezionabile dalla tendina *Note Esito: campo libero *Data inizio/Scadenza: selezionabile dal calendario Cliccando suInserisci esitoviene salvato l'esito inserito sulle UDO/UO selezionate. Gli esiti possono essere: *Accreditata*Non Accreditata*Accreditata con prescrizioniLo stato della UDO viene inserito nella sezioneEsito'', mentre le date di inizio/scadenza e le eventuali note sono aggiunte nel simbolo
di info.
La domanda è nello stato Inserimento esiti.
Inseriti gli esiti, la domanda va nello stato Inserimento esito verifica.
L'azione diventa eseguibile esclusivamente quando vengono inseriti tutti gli esiti sulle UDO della domanda.
L'azione permette di inserire una nota conclusiva della domanda:
Il procedimento va nello stato Protocollazione. Viene richiesto di allegare la lettera per il Titolare, che è possibile scaricare dai pulsanti posti sulla sinistra dello schermo, e dopo compare il tasto Protocolla.
Viene effettuata una richiesta al protocollo, e viene inserito il numero di protocollo sulla domanda.
Lo stato del procedimento viene spostato su CONCLUSO, e vengono inserite le date di fine procedimento.
Il protocollo di Autorizzazione o Diniego viene inviato in automatico sulla base dell'esito inserito sulle UDO nella domanda.
Sulle UDO inserite all’interno della domanda vengono aggiornati nella parte anagrafica i dati relativi al procedimento e quindi:
- Stato
- Data di inizio e di scadenza del procedimento
- Decreto di Au/Ac all’interno degli atti
Terminata la fase di istruttoria, le UDO tornano a disposizione degli utenti per la creazione di nuove domande.