DocWay3 - Manuale Archivio Procedimenti

Docway 3.15.1

Ultima modifica: 13/01/2014

versione 1.0

L'archivio procedimenti di Docway3 consente la gestione di alcune funzionalità specifiche per la gestione documentale e in particolare:

• Voci di indice
• Titolario di classificazione
• Workflow documentali

L'accesso all'applicativo di gestione dell'archivio procedimenti avviene tramite il collagamento ad uno specifico link.
Ovviamente il link di accesso varia a secondo dell'installazione di Docway ma normalmente è composto dall'url di connessione all'applicativo Docway seguito dalla stringa:

per esempio:

L'accesso all'applicativo e le funzioni dispobinibili all'utente sono gestite in ACL da una specifica serie di abilitazioni (vedi qui)

La pagina iniziale dell'applicativo è costituita principalmente dalla maschera di ricerca delle Voci di Indice (per definizione di voce di indice consultare qui alla voce Voce di indice ) e da una barra dei pulsanti verticale che riporta alcuni pulsanti per l'accesso ad altre sezioni dell'archivio procedimenti.

Fig. 1: Home page Archivio Procedimenti

Per inserire una nuova Voce di Indice occorre selezionare il pulsante Nuovo presente nella barra dei pulsanti verticale della Home Page dell'applicativo Archivio Procedimenti:

Fig. 2: pulsante Nuovo

Il pulsante consente di accedere alla maschera per l'inserimento di una nuova Voce di indice:

Fig. 3: Maschera di inserimento nuova Voce di indice

I dati da valorizzare per l'inserimento sono i seguenti:

• Voce di Indice: denominazione della voce di indice; è il campo da cui verrà effettuato il look-up in fase di registrazione di un nuovo protocollo Obbligatorio
• Classificazione: indice di classificazione associato alla voce di indice; il Titolario di classificazione è richiamabile cliccando sulla relativa icona Obbligatorio:

Fig. 4: accesso al Titolario di classificazione

• Scarto: eventuale indicazione dei tempi di conservazione dei documenti classificati con la voce di indice che si sta inserendo
• Validità: indicazione della tipologia di documenti a cui è possibile assegnare la voce di indice Obbligatorio
• Oggetti predefiniti: è possibile inserire per la voce di indice uno o più oggetti predefiniti, selezionabili in fase di registrazione di un nuovo documento; per aggiungere o rimuovere le istanze del campo occorre utilizzare gli appositi pulsanti:

Fig. 5: campo Oggetti predefiniti

• Responsabile del procedimento Ufficio/Persona: indicazione dell'assegnazione in RPA associata alla voce di indice; ufficio e persona sono selezionabili mediante il meccanismo di look-up.
• Conferenza di Servizi Ufficio/Persona: eventuale indicazione di assegnazioni in Conferenza dei Servizi associate alla voce di indice; ufficio e persona sono selezionabili mediante il meccanismo di look-up.
  Cliccando su Ufficio compare un menù contenente le seguenti opzioni:
  • Aggiungi istanta in coda: consente di aggiungere ulteriori istanze in caso di presenza di più assegnatari in Conferenza dei servizi;
  • Rimuovi istanza: consente di rimuovere un'istanza da un elenco di assegnatari in Conferenza dei servizi.
• Copie Conoscenza: eventuale indicazioni di assegnazioni in CC associate alla voce di indice; ufficio e persona sono selezionabili mediante il meccanismo di look-up.
  Cliccando su Ufficio compare un menù contenente le seguenti opzioni:
  • Aggiungi istanta in coda: consente di aggiungere ulteriori istanze in caso di presenza di più assegnatari in Copia conoscenza;
  • Rimuovi istanza: consente di rimuovere un'istanza da un elenco di assegnatari in Copia conoscenza.

Tramite il pulsante Registra si effettua il salvataggio della voce di indice con i dati inseriti:

Fig. 6: Pulsante Registra

La maschera di ricerca viene visualizzata nella Home Page dell'applicativo (vedi paragrafo precedente) ed è possibile richiamarla tramite il pulsante Cerca presente nella barra dei pulsanti verticale:

Fig. 7: pulsante Cerca

E' possibile effettuare ricerche sulle voci di indice attraverso i seguenti canali:

• Ricerca globale: effettua la ricerca su tutti i campi descrittivi della voce di indice
• Voce: effettua la ricerca sulla denominazione assegnata alla voce di indice
• Responsabile UOR/RPA: effettua la ricerca su UOR e/o Persona responsabile della voce di indice
• Metodo di ordinamento: consente di selezionare il metodo con cui ordinare i risultati della ricerca.

Cliccando su Voce , UOR e RPA è possibile accedere al vocabolario contenente la lista dei termini da cui selezionarne uno specifico ai fini della ricerca.

Dopo aver inserito i parametri, la ricerca viene avviata tramite il pulsante Avvia nella barra dei pulsanti verticale:

Fig. 8: pulsante Avvia

L'esito della ricerca può essere costituito da un unico risultato e in questo caso viene visualizzata direttamente la singola Voce di indice:

Fig. 9: visualizzazione Voce di indice

oppure da un elenco di risultati dal quale si accede alla visualizzazione della singola Voce di indice cliccando su una delle denominazioni in elenco:

Fig. 10: elenco Voci di indice

In fase di visualizzazione di una Voce di indice è possibile intervenire per la sua modifica o la sua cancellazione. (NB: La visibilità di tali pulsanti è definita dal possesso o meno da parte dell'utente di specifici diritti in ACL).

Per accedere alla fase di modifica di una voce di indice occorre cliccare sul pulsante Modifica nella barra dei pulsanti verticale:

Fig. 11: pulsante Modifica

Una volta terminata la fase di modifica, tramite il pulsante Registra le modifiche verrano salvate sul documento.

Per effettuare la cancellazione di una voce di indice occorre selezionate l'apposito pulsante Cancella nella barra dei pulsanti verticale:

Fig. 12: pulsante Cancella

Dalla home page dell'applicativo Archivio procedimenti, cliccando il pulsante Titolario presente nella barra dei pulsanti verticali sulla sinistra, viene aperta una nuova finestra di visualizzazione Titolario di classificazione – Modifica.

Fig. 13 - Maschera per la modifica del Titolario di classificazione

Da qui è possibile intervenire per effettuare le modifiche al Titolario di classificazione.

Occorre innanzitutto posizionarsi correttamente nella sezione del Titolario su cui si desidera intervenire: per navigare sul Titolario occorre digitare nel campo Vai a il codice della radice di primo livello (il titolo); il codice è costituito dal numero arabo progressivo seguito dal corrispondente numero romano della voce di titolario (ad esempio 01 I: 02 II; 03 III …).

Fig. 14

Cliccando su Vai a nel riquadro sottostante vengono visualizzate le voci di secondo livello (classi) relative al titolo selezionato.

Fig. 15

Nel riquadro è possibile intervenire sulle voci modificando/eliminando quelle esistenti oppure aggiungendone di nuove; in tutti i casi deve essere rispettata la seguente sintassi di scrittura delle voci di secondo livello:

I codici numerici devono essere impostati in maniera consecutiva e progressiva, senza lasciare intervalli numerici.
Cliccando sul pulsante Salva, presente nella barra dei pulsanti verticale, vengono rese effettive le modifiche.

Per posizionarsi nella vista dei titoli del Titolario di classificazione occorre valorizzare il campo Vai a con la stringa radice:

Fig. 16

Cliccando su Vai a nel riquadro sottostante vengono visualizzati tutti i titoli (voci di primo livello) del Titolario.

Fig. 17

Nel riquadro è possibile intervenire sulle voci modificando/eliminando quelle esistenti oppure aggiungendone di nuove; in tutti i casi deve essere rispettata la seguente sintassi di scrittura delle voci di primo livello che prevede un primo codice con numerazione araba e un secondo codice con la corrispondente numerazione romana:

I codici numerici devono essere impostati in maniera consecutiva e progressiva, senza lasciare intervalli numerici.
Cliccando sul pulsante Salva, presente nella barra dei pulsanti verticali, vengono rese effettive le modifiche.