Indice

DocWay4 - Manuale Utente ACL

Archivio ACL - Access Control List - , ossia, alla banca dati dell'applicativo Docway4RE dedicata alla gestione delle anagrafiche.


Menù Acl




Pagina di accesso



1. INSERIMENTO STRUTTURE INTERNE

Per inserire una nuova struttura interna selezionare il pulsante Strutture Interne dal menù principale dell'ACL, alla sezione INSERIMENTO.

Sezione Inserimento


Viene visualizzata la maschera per l'inserimento di una struttura interna, comprendente le seguenti sezioni:

  1. Informazioni di base
  2. Recapito
  3. Posta elettronica certificata
  4. Altro

Maschera di inserimento di una struttura interna


La sezione Strutture interne - Informazioni di base è strutturata in modo tale da raggruppare logicamente campi a immissione libera di carattere, a menù a tendina e ad istanze singole/multiple:

  1. Descrizione
  2. Codici della Struttura interna

La sezione Strutture interne - Recapito è strutturata in modo tale da raggruppare logicamente campi a immissione libera di carattere, a menù a tendina e ad istanze singole/multiple:

  1. Recapito: contiene tutti i campi relativi al recapito della Struttura: “Via”, “Comune”, “CAP”, “Provincia”, “Nazione”
  2. Recapiti telefonici: contiene il campo con menù a tendina per la scelta del recapito da registrare
  3. Internet: raggruppamento logico dei campi “Sito web” e “Email”

La sezione Strutture interne - Posta Elettronica Certificata contiene i campi per l'aggiunta di una casella di posta elettronica certificata

La sezione Strutture interne - Altro contiene i campi per una descrizione più dettagliata della tipologia di struttura:


1.1 Strutture Interne - Inserimento : Codici di struttura interna

Ogni struttura interna possiede tre codici obbligatori.

Codici strutture interne

  1. Codice di Amministrazione, composto da 4 caratteri alfanumerici (Codice Amm.);
  2. Codice di AOO (Area Organizzativa Omogenea), composto da 3 caratteri alfanumerici (Codice AOO);
  3. Codice di Unità, composto da un massimo di 8 caratteri alfanumerici. Questo codice deve essere necessariamente univoco (Codice Unità).

Il primo codice individua l'Ente (o soggetto produttore dell'archivio), il secondo l'Area Organizzativa Omogenea (un ente può avere più Aree Organizzative Omogenee). Il codice di Unità serve invece ad identificare la Struttura interna in maniera univoca. Nel caso in cui il campo Codice unità non venisse compilato, il sistema, al momento della registrazione, assegna automaticamente un codice di otto caratteri alfanumerici.

N.B OGNI AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (d'ora in avanti solo AOO) DELL'AMMINISTRAZIONE CORRISPONDE A UN ARCHIVIO AUTONOMO E SEGUE UNA PROPRIA NUMERAZIONE PROGRESSIVA DI PROTOCOLLO.

Alla definizione dei codici, segue la Descrizione (il nome) della Struttura, anch'essa obbligatoria.


1.2 Strutture Interne - Inserimento : Altri campi

Inserimento Struttura interna - Recapiti

La sezione Recapiti è riservata all'inserimento dell'indirizzo della struttura interna. Non è un campo obbligatorio.

E' costituita dei seguenti campi:

  1. Via : indicare la via della struttura
  2. Comune : indicare il comune della struttura
  3. CAP : indicare il Codice di avviamento postale della struttura
  4. Provincia : indicare la sigla della provincia della struttura (obbligatoriamente 2 caratteri)
  5. Nazione : indicare la nazione della struttura

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.


Inserimento Struttura interna - Recapiti telefonici

La sezione contenente i Recapiti telefonici consente di inserire uno o piò contatti telefonici relativi alla struttura interna. E' composta dai seguenti campi:

  1. Telefono : scegliere a quale tipologia si riferisce il numero inserito (telefono, fax, cellulare).

Il campo Telefono è ripetibile e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:


Inserimento Struttura interna - Internet

La sezione relativa ad informazioni di altri contatti è riservata all'inserimento dei contatti di posta elettronica ed eventualmente all'indicazione del sito web della struttura. Pertanto la sezione è composta dai seguenti campi:

  1. E-mail : inserire una o più e-mail riferite alla struttura interna
  2. Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla struttura interna

I campi E-mail e Sito web sono ripetibili e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:

Inserimento Struttura interna - Posta elettronica certificata

La sezione Posta elettronica certificata consente di inserire l'indirizzo di posta elettronica certificata riferito alla struttura interna; è costituito dai seguenti campi:

  1. E-mail : inserire l'indirizzo di posta elettronica certificata
  2. Login : inserire il login per l'accesso alla casella di posta elettronica certificata
  3. Password : inserire la password per l'accesso alla casella di posta elettronica certificata

1.3 Competenze

Sezione competenze

La sezione Competenze consente di descrivere le funzioni e le competenze della struttura interna; inoltre consente di indicare la persona responsabile della struttura.
E' costituito dai seguenti campi:

  1. Campo testuale dove inserire la descrizione
  2. Responsabile : inserire la persona individuata come responsabile della struttura

Il campo Responsabile è soggetto ad un meccanismo di look-up o ricerca automatica tramite l'icona “lente di ingrandimento” che coinvolge tutte le persone interne inserite nell'anagrafica.
Pertanto, per valorizzarlo, è necessario che la persona da individuare sia già stata preventivamente registrata in ACL (per l'inserimento di una persona interna vedi capitolo 2).

1.4 Note

Sezione note

La sezione Note consente di inserire ulteriori informazioni relative alla struttura interna; è costituita dai seguenti campi:

  1. Campo testuale dove inserire tutte le ulteriori informazioni utili alla descrizione della struttura
  2. Tipologia : inserire la tipologia della struttura; tale campo è soggetto ad un vocabolario controllato

2. INSERIMENTO PERSONE INTERNE

N.B. NON E' POSSIBILE INSERIRE UNA PERSONA INTERNA SENZA L'APPARTENENZA AD UNA STRUTTURA INTERNA.

Una persona interna può essere inserita solo all'interno di una struttura interna già esistente.
Pertanto, la procedura di inserimento può essere effettuata solo dalla maschera di visualizzazione della struttura interna a chi deve essere assegnata la persona; tale maschera può essere raggiunta in seguito ad una ricerca oppure contestualmente alla registrazione di una struttura interna.
In entrambi i casi il comando per avviare la procedura è lo stesso, Inserisci persona, presente nella barra dei pulsanti della pagina di visualizzazione della scheda della struttura:

Pulsante e procedura di inserimento di una persona interna

La maschera di inserimento è suddivisa in 6 sezioni:

  1. Persone Interne - Inserimento
  2. Dati Attività
  3. Dati Personali
  4. Competenze
  5. Note
  6. Diritti

2.1 Persone Interne - Inserimento

La sezione consente di inserire i dati relativi al nominativo della persona, alla qualifica ed alle mansioni svolte all'interno della struttura interna.

Persona Interna - Inserimento

La sezione è composta dai seguenti campi:


Per l'inserimento o l'eliminazione di istanze di e-mail cliccare sui relativi pulsanti:

—-


2.2 Dati Attività

La sezione Dati Attività consente di inserire le informazioni relative alla attività della persona interna.

Sezione Dati Attività

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

  1. Indirizzo
  2. Recapiti telefonici
  3. Internet

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

La sotto-sezione Internet comprende il campo:


2.3 Dati Personali

La sezione Dati Personali consente di inserire informazioni relative alla residenza della persona interna.

Sezione Dati Personali

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

  1. Sesso
  2. Indirizzo
  3. Recapiti telefonici
  4. Internet

La sotto-sezione Sesso consente di indicare il genere maschile o femminile della persona interna.

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

Il campo è ripetibile, cliccando sull'icona corrispondente (che risulta sottolineata). Per eliminare le istanze superiori alla prima occorre cliccare sul seguente pulsante:

La sotto-sezione Internet comprende il campo:


2.4 Competenze e Note

Le sezioni Competenze e Note sono costituite da campi testuali in cui inserire ulteriori informazioni utili alla descrizione della persona interna.

Sezione Competenze e Sezione Note


2.5 Diritti

La sezione Diritti consente di stabilire la modalità di intervento degli utenti sui diversi applicativi collegati all'Access Control List, in particolare Docway4RE, nonché la stessa ACL.
Pertanto, ogni persona interna ha assegnato un set di diritti che ne definiscono il campo di azione su un specifico applicativo.
L'elenco e la descrizione dei diritti si trova al capitolo 7.


3. INSERIMENTO STRUTTURE ESTERNE

Per inserire una nuova struttura esterna selezionare il pulsante Strutture Esterne dal menù principale dell'ACL, alla sezione INSERIMENTO.

Sezione Inserimento

Viene visualizzata la maschera per l'inserimento di una struttura esterna, comprendente le seguenti sezioni:

  1. Strutture Esterne - Inserimento
  2. Categoria
  3. Competenze
  4. Altro
  5. Note

La sezione Strutture Esterne - Inserimento è ulteriormente suddivisa in:

  1. Descrizione
  2. Recapito
  3. Recapiti telefonici
  4. Internet

3.1 Strutture Esterne - Inserimento

Sezione descrizione

La sezione è riservata all'inserimento della denominazione corretta della struttura esterna. E' composta da un unico campo:

  1. Descrizione : inserire la denominazione della struttura

Inserimento Struttura Esterna - Recapito

La sezione Recapito è riservata all'inserimente dell'indirizzo della struttura esterna.

E' costituita dei seguenti campi:

  1. Via : indicare la via della struttura
  2. Comune : indicare il comune della struttura
  3. CAP : indicare il Codice di avviamento postale della struttura
  4. Provincia : indicare la sigla della provincia della struttura (obbligatoriamente 2 caratteri)
  5. Nazione : indicare la nazione della struttura
  6. Codice Fiscale : inserire il codice fiscale della struttura

  1. P.IVA : inserire il numero della partita IVA della struttura

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

Il campo è ripetibile e cliccando sulle icone corrispondenti è possibile aggiungere istanze superiori o eliminarle:

La sezione Internet è riservata all'inserimento dei contatti di posta elettronica ed eventualmente all'indicazione del sito web della struttura. Pertanto la sezione è composta dai seguenti campi:

  1. E-mail : inserire una o più e-mail riferite alla struttura interna
  2. E-mail certificata : inserire l'indirizzo di posta elettronica certificata riferito alla struttura
  3. Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla struttura interna

I campi E-mail e Sito web sono ripetibili ed è possibile eliminare/aggiungere istanze cliccando sulle icone corrispondenti:


3.2 Competenze

Sezione competenze

La sezione Competenze consente di descrivere le funzioni e le competenze della struttura esterna; inoltre consente di indicare la persona responsabile della struttura.
E' costituito dai seguenti campi:

  1. Campo testuale dove inserire la descrizione
  2. Responsabile : inserire la persona individuata come responsabile della struttura

Il campo Responsabile è soggetto ad un meccanismo di look-up o ricerca automatica tramite l'icona “lente di ingrandimento” che coinvolge tutte le persone esterne inserite nell'anagrafica.
Pertanto, per valorizzarlo, è necessario che la persona da individuare sia già stata preventivamente registrata in ACL (per l'inserimento di una persona esterna vedi capitolo 4).


3.3 Altro / Note

Sezioni Altro e Note

Le sezioni Altro e Note sono dedicate all'inserimento di ulteriori informazioni utili alla descrizione della struttura esterna.


4. INSERIMENTO PERSONE ESTERNE

Per inserire una nuova persona esterna selezionare il pulsante Persone Esterne dal menù principale dell'ACL, alla sezione INSERIMENTO.

Sezione inserimento

Viene visualizzata la maschera per l'inserimento di una persona esterna, comprendente le seguenti sezioni:

  1. Persone Esterne - Inserimento
  2. Ruoli/Mansioni
  3. Dati Attività
  4. Dati Personali
  5. Competenze
  6. Note

4.1 Persone Esterne - Inserimento

La sezione Persone Esterne - Inserimento è composta dalle seguenti sotto-sezioni:

  1. Titoli
  2. Dati personali

Sezione Persona Esterna - Inserimento

La sotto-sezione Titoli comprende i seguenti campi:

La sotto-sezione Dati personali comprende i seguenti campi:


4.2 Ruoli/Mansioni

La sezione Ruoli/Mansioni consente di indicare l'eventuale struttura esterna di appartenenza della persona esterna e il suo ruolo nei confronti di tale struttura.

Sezione Ruoli/Mansioni

La sezione comprende i seguenti campi:

E' possibile assegnare una persona esterna a più strutture esterne o eliminare i campi di appartenenza superiori al primo attraversogli appositi pulsanti di aggiunta/eliminazione istanze


4.3 Dati Attività

La sezione Dati Attività consente di inserire le informazioni relative alla attività della persona esterna.

Sezione Dati Attività

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

  1. Indirizzo
  2. Recapiti telefonici
  3. Internet

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

Il campo è ripetibile e cliccando sulle icone corrispondenti è possibile aggiungere istanze superiori o eliminarle:

La sotto-sezione Internet comprende il campo:

Il campo è ripetibile e cliccando sulle icone corrispondenti è possibile aggiungere istanze superiori o eliminarle:


4.4 Dati Personali

La sezione Dati Personali consente di inserire informazioni relative alla residenza della persona esterna.

Sezione Dati Personali

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

  1. Sesso
  2. Indirizzo
  3. Recapiti telefonici
  4. Internet

La sotto-sezione Sesso consente di indicare il genere maschile o femminile della persona esterna.

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

Il campo è ripetibile e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:

La sotto-sezione Internet comprende il campo:

Il campo è ripetibile e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:


4.5 Competenze e Note

Le sezioni Competenze e Note sono costituite da campi testuali in cui inserire ulteriori informazioni utili alla descrizione della persona esterna.

Sezione Competenze e Sezione Note


5. INSERIMENTO DI UN GRUPPO

Un gruppo equivale ad una struttura interna a cui assegnare documentazione visibile ai soli componenti il gruppo medesimo. Pertanto il gruppo deve appartenere ad un'unica AOO ed essere composto di sole persone interne alla medesima, tuttavia non tutti i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (UOR).

Lo scopo di un gruppo è quello di limitare la visibilità dei documenti assegnati al gruppo ai suoi soli componenti, indipendentemente dalle loro singole strutture di appartenenza. Il gruppo viene considerato una struttura suis generis in quanto non si colloca nella gerarchia della AOO, il suo utilizzo è indicato solo in situazioni particolari ( Es: Un progetto che coinvolge solo alcuni membri di UOR differenti), in pratica crea una “struttura” trasversale alle normali UOR.


Per creare un nuovo gruppo, dal menù ACL:

1. Nella sezione orizzontale “INSERIMENTO”, selezionare il pulsante Gruppi :

2. Tramite il pulsante si accede alla maschera di inserimento di un nuovo gruppo :

3: Inserire i seguenti campi:

4. Assegnare i diritti relativi al gruppo

5. Una volta eseguite le operazioni descritte nei punti precedenti, registrare il suddetto gruppo tramite il pulsante “REGISTRA” sulla barra dei pulsanti laterali in alto a sinistra.


6. INSERIMENTO DI UN PROFILO

I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti (solo PERSONE INTERNE), suddividendoli per target omogenei in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devono svolgere.
In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standard per l'assegnazione di diritti ad utenti aventi accesso all'archivio documentale con le medesime funzioni.

Per accedere alla maschera di inserimento di un nuovo profilo occorre selezionare il pulsante Profili presente nella sezione “INSERIMENTO” del menù iniziale dell'ACL:

Nella maschera di inserimento occorre inserire i seguenti campi:

Al profilo standard assegnato ad un singolo utente possono liberamente essere aggiunti ulteriori diritti per una profilazione più personalizzata dell'utente; in questo caso però l'utente viene svincolato dall'appartenenza ad un profilo.


7. DIRITTI

La sezione Diritti in fase di inserimento di una persona interna presenta l'elenco dei diritti suddiviso in base all'applicativo a cui si riferiscono. Pertanto la sezione è composta dalle seguenti sottosezioni:

  1. Profili di diritti
  2. Accesso Control List (ACL)
  3. Diritti dell'utente per Docway
  4. Diritti dell'utente per Archivio Procedimenti
  5. Diritti dell'utente per Docway Delibere

N.B. All'interno della scheda relativa ai “DIRITTI” , il programma inserisce in automatico delle spuntature in alcune caselle, corrispondenti ai diritti base di un utente abilitato ad accedere a Titulus.


7.1 Profili di diritti

La sottosezione consente di assegnare ad una persona interna un determinato profilo.

Il profilo è costituito da un insieme di diritti prestabilito che è possibile assegnare a qualsiasi numero di utenti.
Si rivela decisamente utile per gestire in maniera standardizzata i differenti campi di azione degli utenti, poiché l'eventuale modifica di un profilo viene recepita automaticamente da tutti gli utente assegnati al profilo modificato.


Selezionando il menù a tendina viene visualizzato l'elenco di tutti i profili già creati in ACL da cui è possibile selezionare il profilo specifico da assegnare alla persona interna:

Assegnazione profilo di diritti ad una persona interna


7.2 Diritti Access Control List

La sottosezione Access Control List consente di gestire i diritti della persona in relazione all'applicativo ACL; è composta dai seguenti diritti:

Se viene selezionato la persona NON viene abilitata ad accedere all'applicativo ACL.
In particolare, nella schermata iniziale di accesso a Docway, non viene visualizzato il relativo pulsante per l'accesso all'anagrafica nella sezione Altre ricerche:


Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuove strutture interne e alla modifica di quelle già esistenti.
Se viene selezionato tale diritto, l'utente visualizza nella sezione “INSERIMENTO” della pagina iniziale dell'ACL, il pulsante “STRUTTURE INTERNE” (vedi immagine).
Inoltre in ogni scheda di visualizzazione di una struttura interna già esistente viene attivato il pulsante Modifica.
Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.


ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, selezionare “Strutture Interne”

Cancellazione: Abilita l'utente alla eliminazione delle strutture interne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una struttura interna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti.
Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.


Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuove persone interne e alla modifica delle schede delle persona già registrate.
In ogni scheda di visualizzazione di una struttura interna già esistente viene attivato il pulsante Inserisci persona nella barra dei pulsanti.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di una persona interna, viene attivato il pulsante Modifica. Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.

Cancellazione: Abilita l'utente alla eliminazione delle persone interne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una persona interna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti.


Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.


Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuovi Comuni all'interno dell'anagrafica riservata ai comuni, contenente l'elenco di tutti i comuni italiani. Generalmente si utilizza per l'inserimento di comuni stranieri.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante “COMUNI”.

ACL - Pagina Iniziale - Sezione “INSERIMENTO”, pulsante relativo all'inserimento di Comuni.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione di comuni già esistenti nell'anagrafica riservata ai comuni.
Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.


Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'insermento di nuovi Profili di utenti e alla modifica di Profili già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante “PROFILI”. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.


ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento” con il pulsante relativo all'inserimento di Profili.

Cancellazione : Consente di cancellare le schede di Profili già esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una profilo già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.


Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuove strutture esterne e alla modifica di quelle già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante Strutture esterne.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di una struttura esterna, viene attivato il pulsante Modifica.
Generalmente tale diritto viene assegnato a chi si occupa della registrazione dei documenti, in quanto i campi Mittente e Destinatario vengono compilati tramite il look-up sulle strutture esterne/persone esterne.


ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, pulsante relativo all'inserimento di Strutture Esterne.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione delle strutture esterne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una struttura esterna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.


Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento delle persone esterne e alla modifica di quelle già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante Persone esterne.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di una persona esterna, viene attivato il pulsante Modifica.
Generalmente tale diritto viene assegnato a chi si occupa della registrazione dei documenti, in quanto i campi Mittente e Destinatario vengono compilati tramite il look-up sulle strutture esterne/persone esterne.

ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, pulsante relativo all'inserimento di Persone Esterne.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione delle persone esterne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una persona esterna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.


Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di gruppi e alla modifica di quelli già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante Gruppi.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di un gruppo, viene attivato il pulsante Modifica.

ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, pulsante relativo all'inserimento di Gruppi.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione dei gruppi esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di un gruppo già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.


Inserimento: Abilita l'utente all'inserimento in ACL di nuovi termini all'interno dei thesauri già esistenti.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione di termini presenti nei Thesauri esistenti.


Selezionando questo diritto la persona NON avrà il diritto di inserire strutture, persone e comuni all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.


SUPERUSER : Il diritto SuperUser consente la visualizzazione e la modifica dei diritti relativi alla sezione “Amministrazione”; pertanto il Superuser è incaricato di gestire gli amministratori delle singole sezioni (organi, acl, xdcoway) nonché gli altri superuser.
Inoltre il superuser ha la possibilità di assegnare/modificare le password degli utenti.

ORGANI : Il diritto dichiara l'utente come amministratore di Docway Delibere, consentendone l'accesso alla sezione “Strumenti di amministrazione”. Tale diritto da la possibilità di visualizzare e modificare la sezione di diritti riferiti all'applicativo Docway Delibere.

ACL : Il diritto consente la visualizzazione e la modifica della sezione dei diritti relativi all'applicativo ACL.

XDOCWAYDOC : Il diritto consente la visualizzazione e la modifica della sezione dei diritti relativi all'applicativo DOCWAY.


7.3 Diritti dell'utente per Docway

La sottosezione consente di gestire i diritti della persona in relazione all'applicativo DOCWAY; è composta dai seguenti diritti:

Se viene selezionato la persona NON avrà accesso all'applicativo Docway.


Questa sezione definisce i diritti della persona in merito alle diverse registrazioni del flusso documentario.

Protocollo Arrivo : Abilita l'utente alla registrazione di nuovi documenti in arrivo; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Protocollo Arrivo:

Protocollo Partenza : Abilita l'utente alla registrazione di nuovi documenti in partenza; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Protocollo Partenza:

Protocollo interno : Abilita l'utente alla registrazione di nuovi documenti inviati a strutture interne alla propria AOO; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Protocollo Tra Uffici:

Documenti non protocollati : Abilita l'utente alla registrazione di documenti che per la loro natura non sono sottoposti a protocollazione; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Documenti non protocollati:

Documenti Riservati : Abilita l'utente alla registrazione di documenti classificati come “riservati”; nella maschera di registrazione di un documento, al campo Visibilità, viene visualizzata l'opzione “Riservato”.

Altamente confidenziali : Abilita l'utente alla registrazione di documenti classificati come “altamente confidenziali”; nella maschera di registrazione di un documento, al campo Visibilità, viene visualizzata l'opzione “Altamente confidenziale”.

Segreti : Abilita l'utente alla registrazione di documenti classificati come “segreti”; nella maschera di registrazione di un documento, al campo Visibilità, viene visualizzata l'opzione “Segreto”.


La sottosezione si riferisce ai diritti di visibilità e di intervento sui documenti delle UOR gerachicamente subordinate a quelle di appartenenza.

Visione Documenti : Abilita l'utente alla visualizzazione dei record registrati dalle UOR sottostanti alla propria. Senza tale diritto, nel momento in cui la persona cercherà di visualizzare un record di una UOR sottostante, il programma automaticamente gli negherà l'accesso, visualizzando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

Intervento sui documenti : Abilita l'utente ad intervenire sui record registrati dalle UOR sottostanti la propria. Se viene selezionato tale diritto, automaticamente il sistema assegna anche il diritto precedente relativo alla visione dei documenti delle UOR sottostanti.


La sottosezione si riferisce ai diritti di visibilità e di intervento sui documenti della UOR di cui l'utente risulta responsabile.

Visione Documenti : Abilita l'utente alla visualizzazione di tutti i documenti registrati dalla UOR di cui ha la responsabilità. Senza tale diritto, nel momento in cui la persona cercherà di visualizzare un record di una UOR sottostante, il programma automaticamente gli negherà l'accesso, visualizzando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

Intervento sui documenti : Abilita l'utente ad intervenire sui record registrati dalla UOR di cui ha la responsabilità. Se viene selezionato tale diritto, automaticamente il sistema assegna anche il diritto precedente relativo alla visione dei documenti delle UOR sottostanti.


La sottosezione si riferisce al diritto di disattivazione dei Raccoglitori (vedi manuale Docway paragrafo 4.4). In realtà l'attivazione/disattivazione dei raccoglitori viene gestita tramite la corrispondente property.

Disattiva : Il diritto in questione, se selezionato, impedisce all'utente di creare nuovi raccoglitori e di inserire documenti nei raccoglitori già esistenti; non ne impedisce la visibilità.


La sottosezione si riferisce al divieto di intervento su qualsiasi documento inserito in Docway.

Divieto di intervento sui documenti : se selezionato l'utente non ha nessun diritto di intervento sui documenti, nemmeno in quelli assegnatigli direttamente in RPA. Il diritto rende nullo qualsiasi altro tipo di intervento ma non influisce in nessun modo sui diritti relativi alla visibilità.


La sottosezione è riservata all'assegnazione di particolari diritti che rivestono una certa importanza all'interno di un sistema di gestione documentaria.

Intervento su tutti i documenti : Abilita l'utente alla modifica di tutti i record inseriti nel sistema da qualsiasi utente, fermo restando i diritti di riservatezza e la restrizione di intervento sui documenti della propria AOO di appartenenza.

Intervento sui documenti della propria UOR : Abilita l'utente all'intervento su tutti i documenti della propria UOR. Attivando questo diritto automaticamente viene assegnato anche quello di “Visione sui documenti della propria UOR”.
Con questo diritto l'utente visualizza la cartella relativa al proprio ufficio nella sezione “DOCUMENTI IN GESTIONE” a fianco della certella relativa ai documenti personali (vedi manuale di Docway capitolo 6).

Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO : Restringe il diritto precedente “Intervento su tutti i documenti” ai soli documenti della propria AOO.
In presenza di più AOO, si consiglia di attivare sempre questa opzione in quanto non deve esistere la possibilità di intervenire su documenti di altre AOO.

Altre UOR : Consente di assegnare il diritto di intervento su documenti di altre UOR, qualora non risulti possibile farlo attraverso i diritti sopra indicati.
Tale diritto deve essere configurato elencando nel campo corrispondente i codici identificativi delle UO di cui si vogliono assegnare i diritti di intervento, separati da virgola e senza spazi.
Es. SI0001,SI0002,SI0003.

Annullamento documenti : Abilita l'utente ad annullare i documenti registrati.
Nella barra dei comandi posta a sinistra della pagina di visualizzazione di un record compare il pulsante Annulla. Le operazioni di annullamento vengono effettuate ai sensi dell'articolo 54 del dpr 445/2000. (vedi manuale Docway paragrafo 8.2, pulsante Annulla).


La sottosezione si riferisce alla possibilità di visualizzazione e di intervento sui documenti in arrivo registrati da un utente.

Intervento sui documenti in arrivo : Abilita l'utente incaricato della registrazione dei documenti in arrivo ad intervenire successivamente sui documenti da lui registrati.
In collegamento con il diritto “Visione dei documenti della propria UOR”, l'utente è abilitato ad intervenire sui documenti registrati da qualsiasi utente che appartenga alla sua stessa struttura.

Visibilità dei documenti in arrivo : Abilita l'utente incaricato della registrazione dei documenti in arrivo a visualizzare successivamente i documenti da lui registrati.
In collegamento con il diritto “Visione dei documenti della propria UOR”, l'utente è abilitato alla visualizzazione di tutti i documenti registrati da qualsiasi utente che appartenga alla sua stessa struttura.


La sottosezione si riferisce alla gestione di particolari tipologie di intervento sui documenti registrati in Docway.

Abilita Strumenti di Amministrazione : Abilita l'utente all'accesso alla pagina “Strumenti di amministrazione” (vedi manuale Docway al paragrafo 7.2).
E' fortemente consigliato assegnare tale diritto ai soli amministratori del sistema.

Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati : abilita l'utente a rimuovere e/o aggiungere allegati (sezione “Documenti informatici” del record) ad un documento già registrato. Generalmente viene assegnato ai soli amministratori del sistema che lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file o immagini che sono stati allegati erroneamente al documento.
Il diritto è strettamente collegato alla corrispondente property.

Rimozione di fascicoli : abilita l'utente all'eliminazione di fascicoli (vedi manuale di Docway Azioni sui fascicoli)
Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

Import di documenti : Abilita l'utente ad eseguire l'importazione dei documenti dal registro di emergenza. Tale diritto generalmente viene assegnato al solo amministratore.


La sottosezione consente di gestire i diritti relativi all'inserimento di immagini o file al momento della registrazione del documento o anche in momenti successivi.

Acquisizione differita immagini : Abilita l'utente ad inserire l'immagine di un documento già protocollato da altri operatori o da se stesso in un momento successivo alla fase di registrazione.

La procedura per l'acquisizione differita di immagini è descritta nel manuale Docway al paragrafo 1.7.

Può associare immagini : Abilita l'utente ad associare l'immagine del documento cartaceo al record che sta registrando; tale campo è presente nella maschera di registrazione del documento, alla sezione “Documenti informatici”.

Può associare file : Abilita l'utente ad associare file al record che sta registrando; tale campo è presente nella maschera di registrazione del documento, alla sezione “Documenti informatici”.


La sottosezione contiene i diritti relativi alla visibilità della documentazione registrata.
Tali diritti vengono automaticamente impostati nel caso in cui vengano precedentemente assegnati i diritti relativi all'intervento: la persona abilitata ad intervenire su determinati documenti ha ovviamente assegnati anche i diritti relativi alla visibilità di quei documenti.

Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… : Abilita l'utente alla visione di tutti i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quelle di appartenenza, ad esclusione dei documenti classificati come riservati.

…ad esclusione di immagini e file : tale diritto è strettamente collegato al diritto precedente; all'utente in possesso del diritto di visione di tutti i documenti del protocollo generale impedisce la visualizzazione di file o immagini associate al record di protocollo.

Visione dei documenti della propria UOR : Abilita l'utente alla visione di tutti i documenti assegnati alla propria UOR di appartenenza, ad esclusione dei documenti classificati come riservati.

Altre UOR : Consente di assegnare il diritto di visione su documenti di altre UOR, qualora non risulti possibile farlo attraverso i diritti sopra indicati.
Tale diritto deve essere configurato elencando nel campo corrispondente i codici identificativi delle UO di cui si vogliono assegnare i diritti di visione, separati da virgola e senza spazi.
Es. SI0001,SI0002,SI0003.

Restrizione ai documenti della propria AOO : Restringe il diritto di visione del protocollo generale ai soli documenti della AOO di appartenenza. In presenza di più AOO, si consiglia di attivare questa opzione in quanto la visione dei documenti di altre AOO deve essere consentita.

Visione delle Bozze di documento : Abilita l'utente alla visione dei documenti registrati in modalità “Bozza”.

Visione delle Note


La sottosezione è dedicata alla gestione dei diritti relativi alla funzione “Conferenza dei Servizi” (vedi manuale Docway, paragrafo 2.4).

Protocollo Arrivo : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti in arrivo.

Protocollo Partenza : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti in partenza.

Protocollo Interno : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti interni.

Documenti Non Protocollati : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti non protocollati.


Questa sottosezione è dedicata ai diritti relativi alla creazione e alla visione dei fascicoli.

Creazione nuovi fascicoli : Abilita l'utente alla creazione di nuovi fascicoli secondo le modalità descritta nel manuale Docway al paragrafo 9.2.

Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR : Abilita l'utente alla creazione di sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, secondo le modalità descritte nel manuale Docway al paragrafo 9.3. E' necessario che l'utente possieda anche il diritto di visione dei fascicoli della propria UOR.

Visione dei fascicoli della propria UOR : Abilita l'utente alla visione dei fascicoli creati dalla UOR di appartenenza.

Visione di tutti i fascicoli : Abilita l'utente alla visione di tutti i fascicoli creati nella AOO di appartenenza.

Trasferimento documenti in fascicoli della UOR : Abilita l'utente all'inserimento di documenti in fascicoli della UOR di appartenenza.

Trasferimento documenti in tutti i fascicoli : Abilita l'utente all'inserimento di documenti in fascicoli della AOO di appartenenza.


Intervento sui fascicoli del personale : Abilita l'utente alla creazione e alla modifica dei fascicoli del personale.

Visione dei fascicoli del personale : Abilita l'utente alla visualizzazione dei fascicoli del personale.

Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale : Abilita l'utente alla visualizzazione della documentazione contenuta nei fascicoli del personale, fermo restanto i diritti relativi alla visione dei documenti riservati.

Modifica matricola in fascicoli del personale : Abilita l'utente alla modifica del campo “Matricola” del fascicolo del personale; tale diritto si abilita solo se attivata la property relativa alla numerazione progressiva dei fascicoli del personale con “Numero di posizione”.


La sottosezione è relativa all'abilitazione dell'invio e della ricezione delle notifiche differite: invece che inviare in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'utente abilitato all'invio differito invierà un'unica mail al giorno ai destinatari abilitati alla ricezione differita contenente la notifica di tutti i documenti a loro assegnati.
Tale funzionalità è soggetta all'attivazione dell'apposita property (abilita notifiche differite).

Utente abilitato all'invio : Abilita l'utente all'invio delle notifiche differite (vedi manuale Docway, paragrafo 7.2).

Abilita ricezione differita notifiche : Abilita l'utente alla ricezione delle notifiche differite.


La sottosezione di riferisce alla gestione dei procedimenti in scadenza.

Abilita la vaschetta dei 'Procedimenti in scadenza' : Abilita la vaschetta procedimenti in scadenza nella colonna “Archivio” della sezione “DOCUMENTI IN GESTIONE”. In questa vaschetta verranno elencati i processi (workflow) in cui l'utente è coinvolto.


7.3.1 Diritti dell'utente per Docway - Riservatezza

La sottosezione gestisce i diritti relativi alla visibilità dei documenti classificati in base al grado maggiore o minore di riservatezza.


Visione dei Documenti Riservati : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti classificati come “riservati”.

Visione dei Documenti Altamente Confidenziali : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti classificati come “altamente confidenziali”.

Visione dei Documenti Segreti : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti classificati come “segreti”.

Limitatamente alla propria UOR : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti del grado di riservatezza selezionato limitatamente alla UOR di appartenenza. Tale diritto può essere selezionato solo se l'utente ha già assegnato anche il diritto di visione dell'intero protocollo generale.

Solo personali : Abilita l'utente alla visione dei soli documenti riservati che gli sono stati assegnati come RPA.


7.4 Diritti dell'utente per Archivio Procedimenti

La sezione è riservata all'assegnazione dei diritti relativi all'applicativo “Archivio Procedimenti” che gestisce il Titolario di classificazione, le voci d'indice e i flussi documentali.

Inibisci accesso : Se viene selezionato l'utente NON viene abilitato ad accedere all'applicativo “Archivio Procedimenti”.

Inserimento/modifica flussi : Abilita l'utente all'inserimento, alla modifica e alla eliminazione dei flussi documentali (workflow).

Annullamento flussi : Abilita l'utente ad effettuare l'annullamento di un workflow già avviato.

Inserimento/modifica voci di indice : Abilita l'utente all'inserimento e alla modifica della voci di indice.


7.5 Diritti dell'utente per Docway Delibere

La sezione comprende i diritti relativi all'applicativo Docway Delibere. I diritti compaiono in seguito all'inserimento degli organi di amministrazione che si vogliono gestire tramite l'applicativo; ogni organo inserito presenta i relativi diritti. Le Comunicazioni e Le Proposte possono essere inserite nell'Ordine del Giorno di una seduta e presentate dalle diverse UOR proponenti in base a diversi flussi e passaggi autorizzativi.

inserimento : Abilita l'utente all'inserimento di Proposte e/o Comunicazioni all'Ordine del Giorno di una Seduta.

Visualizzazione : Abilita l'utente alla visualizzazione di Proposte e/o Comunicazioni all'Ordine del Giorno di una Seduta.


La sottosezione è riservata in genere agli utenti che gestiscono le sedute dei diversi organi collegiali.

Aggiunta/modifica/rimozione : Abilita l'utente alla gestione delle sedute dell'organo: inserimento, modifica e eliminazione.

Visualizzazione : Abilita l'utente alla visualizzazione delle sedute dell'organo.


7.6 Diritti dell'utente per Repertori di xdocway

La sezione contiene i diritti relativi all'inserimento e alla visualizzazione dei repertori.
La lista dei repertori è configurabile dal file di sistema repertori.xml.

Per ogni repertorio sono stabiliti i seguenti diritti:

Inserimento : Abilita l'utente a registrare un documento all'interno di uno specifico repertorio.

Visualizzazione : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti registrati all'interno di uno specifico repertorio, se assegnati in RPA o in Copia Conoscenza.

Visualizzazione completa : Abilita l'utente alla visualizzazione di tutti i documenti registrati in uno specifico repertorio.


8. GERARCHIA TRA STRUTTURE INTERNE

Per visualizzare la gerarchia delle strutture interne occorre utilizzare il comando Gerarchia presente nel menù a linguetta nella pagina iniziale dell'applicativo ACL.

Pulsante per accedere alla gerarchia

La gerarchia mostra le relazioni gerarchiche esistenti tra le varie strutture interne; è possibile espandere e comprimere i rami della gerarchia attraverso gli appositi comandi “+” e “-” presenti a fianco di ogni struttura che contiene strutture “figlie”.

Pulsante per la Visualizzazione della gerarchia


In presenza di strutture interne preesistenti, è possibile inserire nuove strutture direttamente dalla visualizzazione della gerarchia, attraverso il pulsante Inserisci Sottostruttura.

Con questo tipo di inserimento la struttura eredita il campo Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili. Il campo codice struttura compare non compilato; nel caso venisse lasciato vuoto, il sistema assegna in automatico un valore univoco.


8.1 Inserimento di una nuova struttura "figlio"

Pulsante Inserisci Figlio

Per creare una nuova struttura interna subordinata a una preesistente, è sufficiente:

  1. visualizzare dalla gerarchia la struttura preesistente (che chiameremo “padre”);
  2. selezionare, sulla barra dei pulsanti a sinistra, il pulsante Inserisci Figlio;
  3. compilare la scheda di inserimento di una nuova struttura interna.

Con questo tipo di inserimento la struttura eredita il campo Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili. Il campo codice struttura compare non compilato; nel caso venisse lasciato vuoto, il sistema assegna in automatico un valore univoco.


8.2 Inserimento di una nuova struttura fratello (sopra o sotto)

Pulsanti Inserisci Fratello

Per creare una nuova struttura di pari livello gerarchico rispetto ad una preesistente, è sufficiente:

  1. visualizzare dalla gerarchia la struttura preesistente (che chiameremo “fratello”);
  2. selezionare, sulla barra dei pulsanti a sinistra, il pulsante Ins. Fratello (Prima) per visualizzarla in gerarchia al di sopra di quella preesistente oppure Ins. Fratello (Dopo) per visualizzarla in gerarchia al di sotto di quella preesistente;
  3. compilare la scheda di inserimento di una nuova struttura interna.

La scelta di inserire la struttura “prima” o “dopo” è relativa solo ad una questione di visualizzazione in gerachia; non implica alcun cambiamento in merito al livello gerarchico.

Con questo tipo di inserimento la struttura eredita il campo Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili. Il campo codice struttura compare non compilato; nel caso venisse lasciato vuoto, il sistema assegna in automatico un valore univoco.


8.3 Assegnazione della radice

Per creare una gerarchia composta dalle strutture interne già inserite in ACL e facenti capo alla medesima Amministrazione, è necessario assegnare la radice alla struttura-padre: quest'ultima costituirà l'inizio della gerarchia.

ACL - Pulsanti attivi “Gerarchia”

Per l'assegnazione della radice è necessario:

  1. andare in menù ACL e selezionare il pulsante “RIGENERA GERARCHIA”;
  2. ricercare la struttura padre tra le strutture interne;
  3. dalla visualizzazione della struttura interna di inizio gerarchia selezionare sulla barra dei pulsanti “ASSEGNA RADICE”;

  1. confermare l'assegnazione della radice a quella struttura;
  2. verificare dalla seconda linguetta in alto del menù ACL, denominata “GERARCHIA”, che effettivamente tutte le strutture interne vengano visualizzate come diramazioni della struttura padre scelta come radice.

Nel qual caso la radice venga rimossa per errore o non sia mai stata assegnata compiutamente, è sufficiente eseguire le operazioni sopra-elencate per ripristinare la corretta visualizzazione della gerarchia.

N.B STRUTTURE DI AOO DIVERSE POSSONO ESSERE VISUALIZZATE SOTTO UNA RADICE COMUNE A TUTTA L'AMMINISTRAZIONE.


8.4 Spostamento di UOR all'interno della gerarchia di strutture interne

Per spostare una struttura interna - UOR - dalla propria posizione iniziale ad un altra, occorre:

  1. Aprire il menù a tendina “Gerarchia” e cliccare su “Copia” come mostrato nella seguente imnagine (se non dovesse essere presente il tasto basterà cliccare nuovamente sulla struttura):

La UOR precedentemente estratta verrà così visualizzata in gerarchia sotto la nuova struttura padre.


9. INSERIMENTO DI UNA CASELLA DI ARCHIVIAZIONE O DI UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC)

In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una o più caselle di archiviazione automatica delle mail oppure una casella di Posta Elettronica Certificata (d'ora in avanti, PEC).

Tali caselle consentono la registrazione automatica nell'archivio documentale delle mail pervenute ad un certo indirizzo mail istituzionale con il recupero di alcune informazioni quali ad esempio l'oggetto, il mittente/destinatario, gli allegati informatici (file e immagini).

La PEC, a differenza della casella di archiviazione, funziona come sistema di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua controlli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di annullamento di protocollazione).

E' possibile configurare un'unica PEC per AOO. Invece non ci sono limiti (quantitativi) nella configurazione delle caselle di archiviazione all'interno di una AOO.


9.1 Inserimento di una casella di archiviazione

ACL - Maschera di “Inserimento”, la freccia indica il pulsante da digitare per configurare una PEC.


Per attivare una nuova casella di archiviazione automatica o configurare una PEC, dal menù ACL:


  1. Nella sezione orizzontale “INSERIMENTO”, selezionare il pulsante “PEC”
  2. Inserire i codici Amministrazione e AOO di riferimento (obbligatori)
  3. Inserire il nome dell'Amministrazione/AOO proprietaria della casella nel campo “NOME” (obbligatorio)
  4. Nella tabella “ARCHIVIAZIONE EMAIL” procedere alle configurazioni per una casella di archiviazione automatica delle mail:
    • Nome: inserire il nome della casella, in genere corrisponde alla descrizione della funzione principale della casella. Ad esempio se la casella serve per archiviare documentazione si potrà chiamare archivio; se serve per la ricezione di informazioni e domande dal portale, si potrà chiamare urp oppure info.
    • Data Model: selezionare dal pulsante a lentina una delle due tipologie di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella:

9.2 Inserimento di una casella di PEC

  1. Nella tabella “INTEROPERABILITA'” procedere alle configurazioni per una PEC:

Per i dettagli di funzionamento della casella PEC, l'import dei certificati nel sistema, ecc.. è necessario consultare il manuale dell'amministratore di Docway.


10. MODIFICA ED ELIMINAZIONE

La modifica e l'eliminazione di record relativi a Strutture interne/esterne, Persone interne/esterne, Gruppi, Profili sono soggetto a specifici diritti.

All'utente a cui sono assegnati tali diritti, in fase di visualizzazione della scheda di un record, vengono mostrati nella barra dei pulsanti orizzontale i comandi Modifica e Elimina.



11. CAMBIO PASSWORD

Gli utenti che utilizzano l'autenticazione di base (vedi questo paragrafo) possono modificare la password tramite la seguente procedura:

1. Accedere alla pagina iniziale dell'Access Control List (pulsante Anagrafica presente nella sezione “ALTRE RICERCHE” del menù iniziale di Docway).

2. Ricercare la scheda relativa all'utente di cui si vuole modificare la password attraverso il campo Ricerca libera o tramite il pulsante Persone interne presente nella sezione “RICERCA AVANZATA”.

3. Dalla scheda di visualizzazione dell'utente, selezionare il testo sottolineato del campo Login.

4. Si accede alla maschera di modifica della password dell'utente.

5. Inserire la nuova password nei campi Nuova password e Ripeti password.

7. Rendere effettiva la procedura tramite il pulsante Conferma; la password dell'utente viene modificata.

8. Utilizzare, al successivo accesso, la nuova password inserita.


GLOSSARIO

Il presente paragrafo contiene la principale nomenclatura utilizzata nell'ambito dell'ACL.

1) , 2)
Per la visualizzazione del numero di matricola di una persona interna, occorre andare in modifica della relativa anagrafica.