DocWay4 - Manuale Utente ACL

Archivio ACL - Access Control List - , ossia, alla banca dati dell'applicativo Docway4RE dedicata alla gestione delle anagrafiche.

Menù Acl

Pagina di accesso

Per inserire una nuova struttura interna selezionare il pulsante Strutture Interne dal menù principale dell'ACL, alla sezione INSERIMENTO.

Sezione Inserimento

Viene visualizzata la maschera per l'inserimento di una struttura interna, comprendente le seguenti sezioni:

1. Informazioni di base
2. Recapito
3. Posta elettronica certificata
4. Altro

Maschera di inserimento di una struttura interna

La sezione Strutture interne - Informazioni di base è strutturata in modo tale da raggruppare logicamente campi a immissione libera di carattere, a menù a tendina e ad istanze singole/multiple:

1. Descrizione
2. Codici della Struttura interna

La sezione Strutture interne - Recapito è strutturata in modo tale da raggruppare logicamente campi a immissione libera di carattere, a menù a tendina e ad istanze singole/multiple:

1. Recapito: contiene tutti i campi relativi al recapito della Struttura: “Via”, “Comune”, “CAP”, “Provincia”, “Nazione”
2. Recapiti telefonici: contiene il campo con menù a tendina per la scelta del recapito da registrare
3. Internet: raggruppamento logico dei campi “Sito web” e “Email”

La sezione Strutture interne - Posta Elettronica Certificata contiene i campi per l'aggiunta di una casella di posta elettronica certificata

La sezione Strutture interne - Altro contiene i campi per una descrizione più dettagliata della tipologia di struttura:

• “Competenze”
• “Responsabile”
• “Note”
• “Tipologia”

Ogni struttura interna possiede tre codici obbligatori.

Codici strutture interne

1. Codice di Amministrazione, composto da 4 caratteri alfanumerici (Codice Amm.);
2. Codice di AOO (Area Organizzativa Omogenea), composto da 3 caratteri alfanumerici (Codice AOO);
3. Codice di Unità, composto da un massimo di 8 caratteri alfanumerici. Questo codice deve essere necessariamente univoco (Codice Unità).

Il primo codice individua l'Ente (o soggetto produttore dell'archivio), il secondo l'Area Organizzativa Omogenea (un ente può avere più Aree Organizzative Omogenee). Il codice di Unità serve invece ad identificare la Struttura interna in maniera univoca. Nel caso in cui il campo Codice unità non venisse compilato, il sistema, al momento della registrazione, assegna automaticamente un codice di otto caratteri alfanumerici.

N.B OGNI AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (d'ora in avanti solo AOO) DELL'AMMINISTRAZIONE CORRISPONDE A UN ARCHIVIO AUTONOMO E SEGUE UNA PROPRIA NUMERAZIONE PROGRESSIVA DI PROTOCOLLO.

Alla definizione dei codici, segue la Descrizione (il nome) della Struttura, anch'essa obbligatoria.

• RECAPITI

Inserimento Struttura interna - Recapiti

La sezione Recapiti è riservata all'inserimento dell'indirizzo della struttura interna. Non è un campo obbligatorio.

E' costituita dei seguenti campi:

1. Via : indicare la via della struttura
2. Comune : indicare il comune della struttura
3. CAP : indicare il Codice di avviamento postale della struttura
4. Provincia : indicare la sigla della provincia della struttura (obbligatoriamente 2 caratteri)
5. Nazione : indicare la nazione della struttura

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

• RECAPITI TELEFONICI

Inserimento Struttura interna - Recapiti telefonici

La sezione contenente i Recapiti telefonici consente di inserire uno o piò contatti telefonici relativi alla struttura interna. E' composta dai seguenti campi:

1. Telefono : scegliere a quale tipologia si riferisce il numero inserito (telefono, fax, cellulare).

Il campo Telefono è ripetibile e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:

• ALTRI RECAPITI

Inserimento Struttura interna - Internet

La sezione relativa ad informazioni di altri contatti è riservata all'inserimento dei contatti di posta elettronica ed eventualmente all'indicazione del sito web della struttura. Pertanto la sezione è composta dai seguenti campi:

1. E-mail : inserire una o più e-mail riferite alla struttura interna
2. Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla struttura interna

I campi E-mail e Sito web sono ripetibili e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:

• POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Inserimento Struttura interna - Posta elettronica certificata

La sezione Posta elettronica certificata consente di inserire l'indirizzo di posta elettronica certificata riferito alla struttura interna; è costituito dai seguenti campi:

1. E-mail : inserire l'indirizzo di posta elettronica certificata
2. Login : inserire il login per l'accesso alla casella di posta elettronica certificata
3. Password : inserire la password per l'accesso alla casella di posta elettronica certificata

Sezione competenze

La sezione Competenze consente di descrivere le funzioni e le competenze della struttura interna; inoltre consente di indicare la persona responsabile della struttura.
E' costituito dai seguenti campi:

1. Campo testuale dove inserire la descrizione
2. Responsabile : inserire la persona individuata come responsabile della struttura

Il campo Responsabile è soggetto ad un meccanismo di look-up o ricerca automatica tramite l'icona “lente di ingrandimento” che coinvolge tutte le persone interne inserite nell'anagrafica.
Pertanto, per valorizzarlo, è necessario che la persona da individuare sia già stata preventivamente registrata in ACL (per l'inserimento di una persona interna vedi capitolo 2).

Sezione note

La sezione Note consente di inserire ulteriori informazioni relative alla struttura interna; è costituita dai seguenti campi:

1. Campo testuale dove inserire tutte le ulteriori informazioni utili alla descrizione della struttura
2. Tipologia : inserire la tipologia della struttura; tale campo è soggetto ad un vocabolario controllato

N.B. NON E' POSSIBILE INSERIRE UNA PERSONA INTERNA SENZA L'APPARTENENZA AD UNA STRUTTURA INTERNA.

Una persona interna può essere inserita solo all'interno di una struttura interna già esistente.
Pertanto, la procedura di inserimento può essere effettuata solo dalla maschera di visualizzazione della struttura interna a chi deve essere assegnata la persona; tale maschera può essere raggiunta in seguito ad una ricerca oppure contestualmente alla registrazione di una struttura interna.
In entrambi i casi il comando per avviare la procedura è lo stesso, Inserisci persona, presente nella barra dei pulsanti della pagina di visualizzazione della scheda della struttura:

Pulsante e procedura di inserimento di una persona interna

La maschera di inserimento è suddivisa in 6 sezioni:

1. Persone Interne - Inserimento
2. Dati Attività
3. Dati Personali
4. Competenze
5. Note
6. Diritti

La sezione consente di inserire i dati relativi al nominativo della persona, alla qualifica ed alle mansioni svolte all'interno della struttura interna.

Persona Interna - Inserimento

La sezione è composta dai seguenti campi:

• Matricola : inserire il numero di matricola o identificativo della persona con valori alfanumerici per un massimo di 8 caratteri.
• Login : Inserire il login della persona; è possibile che una persona abbia uno o più login. Per aggungere e/o eliminare i campi login cliccare sui pulsanti per l'aggiunta e l'eliminazione di istanze:

• Titolo di deferenza : inserire il titolo di deferenza della persona; il campo è soggetto a vocabolario controllato a cui si accede tramite l'icona “chiave” presente nella sinistra del campo; è possibile selezionare un valore dal vocabolario.
• Titolo : inserire il titolo della persona; il campo è soggetto a vocabolario controllato a cui si accede tramite l'icona “chiave” presente nella sinistra del campo; è possibile selezionare un valore dal vocabolario.
• Cognome : inserire il cognome della persona; campo obbligatorio.
• Nome : inserire il nome della persona; campo obbligatorio.
• Secondo nome : inserire l'eventuale secondo nome della persona.
• Nickname : inserire l'eventuale soprannome della persona.
• E-mail : inserire l'indirizzo di posta elettronica della persona. Il campo e-mail è importante perchè stabilisce l'indirizzo di posta elettronica a cui vengono inviate le mail di notifica dall'applicativo *Docway*.

Per l'inserimento o l'eliminazione di istanze di e-mail cliccare sui relativi pulsanti:

—-

• Appartenenza : inserire la struttura interna di appartenenza dell'utente; se si è utilizzato il comando Inserisci persona dalla visualizzazione di una struttura interna, il campo viene valorizzato con la denominazione della struttura da cui si è eseguito il comando.
• Qualifica : inserire la qualifica della persona interna; il campo è soggetto ad un volabolario controllato a cui è possibile accedere tramite l'icona “chiave” a destra del campo.
• Ruoli/Mansioni : inserire il ruolo della persona all'interno della struttura; è un campo testuale.
  Per l'inserimento o l'eliminazione di istanze di Ruoli/Mansioni cliccare sui relativi pulsanti:

• Gruppi : indicare l'eventuale assegnazione della persona ad un gruppo (vedi capitolo 5); il campo è soggetto al look-up sull'elenco dei gruppi già inseriti in ACL; è possibile accedere all'elenco tramite l'icona “lente di ingrandimento”.
  Per l'inserimento o l'eliminazione di istanze di Gruppi cliccare sui relativi pulsanti:

La sezione Dati Attività consente di inserire le informazioni relative alla attività della persona interna.

Sezione Dati Attività

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

1. Indirizzo
2. Recapiti telefonici
3. Internet

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

• Via : inserire la via dove viene svolta l'attività della persona
• Comune : inserire il comune dove viene svolta l'attività della persona
• CAP : inserire il Codice di avviamento posta del luogo dove viene svolta l'attività della persona
• Provincia : inserire la sigla della provincia dove si svolge l'attività della persona
• Nazione : inserire la nazione dove si svolge l'attività della persona

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

• Telefono : inserire il numero di telefono
• Tel / Fax / Cell: scegliere a quale tipologia si riferisce il numero inserito (telefono, fax, cellulare).
  Il campo è ripetibile, cliccando sull'icona corrispondente (che risulta sottolineata). Per eliminare le istanze superiori alla prima occorre cliccare sul seguente pulsante

La sotto-sezione Internet comprende il campo:

• Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla persona esterna.
  Il campo è ripetibile cliccando sull'icona corrispondente (che risulta sottolineata). Per eliminare le istanze superiori alla prima occorre cliccare sul seguente pulsante:

La sezione Dati Personali consente di inserire informazioni relative alla residenza della persona interna.

Sezione Dati Personali

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

1. Sesso
2. Indirizzo
3. Recapiti telefonici
4. Internet

La sotto-sezione Sesso consente di indicare il genere maschile o femminile della persona interna.

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

• Via : inserire la via di residenza della persona
• Comune : inserire il comune di residenza della persona
• CAP : inserire il Codice di avviamento di residenza della persona
• Provincia : inserire la sigla della provincia di residenza della persona
• Nazione : inserire la nazione di residenza della persona

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

• Telefono : inserire il numero di telefono
• Tel / Fax / Cell: scegliere a quale tipologia si riferisce il numero inserito (telefono, fax, cellulare).

Il campo è ripetibile, cliccando sull'icona corrispondente (che risulta sottolineata). Per eliminare le istanze superiori alla prima occorre cliccare sul seguente pulsante:

La sotto-sezione Internet comprende il campo:

• Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla persona esterna.
  Il campo è ripetibile cliccando sull'icona corrispondente (che risulta sottolineata). Per eliminare le istanze superiori alla prima occorre cliccare sul seguente pulsante:

Le sezioni Competenze e Note sono costituite da campi testuali in cui inserire ulteriori informazioni utili alla descrizione della persona interna.

Sezione Competenze e Sezione Note

La sezione Diritti consente di stabilire la modalità di intervento degli utenti sui diversi applicativi collegati all'Access Control List, in particolare Docway4RE, nonché la stessa ACL.
Pertanto, ogni persona interna ha assegnato un set di diritti che ne definiscono il campo di azione su un specifico applicativo.
L'elenco e la descrizione dei diritti si trova al capitolo 7.

Per inserire una nuova struttura esterna selezionare il pulsante Strutture Esterne dal menù principale dell'ACL, alla sezione INSERIMENTO.

Sezione Inserimento

Viene visualizzata la maschera per l'inserimento di una struttura esterna, comprendente le seguenti sezioni:

1. Strutture Esterne - Inserimento
2. Categoria
3. Competenze
4. Altro
5. Note

La sezione Strutture Esterne - Inserimento è ulteriormente suddivisa in:

1. Descrizione
2. Recapito
3. Recapiti telefonici
4. Internet

• DESCRIZIONE

Sezione descrizione

La sezione è riservata all'inserimento della denominazione corretta della struttura esterna. E' composta da un unico campo:

1. Descrizione : inserire la denominazione della struttura

• RECAPITO

Inserimento Struttura Esterna - Recapito

La sezione Recapito è riservata all'inserimente dell'indirizzo della struttura esterna.

E' costituita dei seguenti campi:

1. Via : indicare la via della struttura
2. Comune : indicare il comune della struttura
3. CAP : indicare il Codice di avviamento postale della struttura
4. Provincia : indicare la sigla della provincia della struttura (obbligatoriamente 2 caratteri)
5. Nazione : indicare la nazione della struttura
6. Codice Fiscale : inserire il codice fiscale della struttura

1. P.IVA : inserire il numero della partita IVA della struttura

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

• RECAPITI TELEFONICI

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

• Telefono : inserire il numero di telefono
• Tel / Fax / Cell: scegliere a quale tipologia si riferisce il numero inserito (telefono, fax, cellulare).

Il campo è ripetibile e cliccando sulle icone corrispondenti è possibile aggiungere istanze superiori o eliminarle:

• Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla persona esterna

La sezione Internet è riservata all'inserimento dei contatti di posta elettronica ed eventualmente all'indicazione del sito web della struttura. Pertanto la sezione è composta dai seguenti campi:

1. E-mail : inserire una o più e-mail riferite alla struttura interna
2. E-mail certificata : inserire l'indirizzo di posta elettronica certificata riferito alla struttura
3. Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla struttura interna

I campi E-mail e Sito web sono ripetibili ed è possibile eliminare/aggiungere istanze cliccando sulle icone corrispondenti:

Sezione competenze

La sezione Competenze consente di descrivere le funzioni e le competenze della struttura esterna; inoltre consente di indicare la persona responsabile della struttura.
E' costituito dai seguenti campi:

1. Campo testuale dove inserire la descrizione
2. Responsabile : inserire la persona individuata come responsabile della struttura

Il campo Responsabile è soggetto ad un meccanismo di look-up o ricerca automatica tramite l'icona “lente di ingrandimento” che coinvolge tutte le persone esterne inserite nell'anagrafica.
Pertanto, per valorizzarlo, è necessario che la persona da individuare sia già stata preventivamente registrata in ACL (per l'inserimento di una persona esterna vedi capitolo 4).

Sezioni Altro e Note

Le sezioni Altro e Note sono dedicate all'inserimento di ulteriori informazioni utili alla descrizione della struttura esterna.

Per inserire una nuova persona esterna selezionare il pulsante Persone Esterne dal menù principale dell'ACL, alla sezione INSERIMENTO.

Sezione inserimento

Viene visualizzata la maschera per l'inserimento di una persona esterna, comprendente le seguenti sezioni:

1. Persone Esterne - Inserimento
2. Ruoli/Mansioni
3. Dati Attività
4. Dati Personali
5. Competenze
6. Note

La sezione Persone Esterne - Inserimento è composta dalle seguenti sotto-sezioni:

1. Titoli
2. Dati personali

Sezione Persona Esterna - Inserimento

La sotto-sezione Titoli comprende i seguenti campi:

• Titolo di deferenza : inserire il titolo di deferenza della persona; il campo è soggetto a vocabolario controllato a cui si accede tramite l'icona “chiave” presente nella sinistra del campo; è possibile selezionare un valore dal vocabolario.
• Titolo : inserire il titolo della persona; il campo è soggetto a vocabolario controllato a cui si accede tramite l'icona “chiave” presente nella sinistra del campo; è possibile selezionare un valore dal vocabolario.

La sotto-sezione Dati personali comprende i seguenti campi:

• Cognome : inserire il cognome della persona; campo obbligatorio.
• Nome : inserire il nome della persona; campo obbligatorio.
• Secondo nome : inserire l'eventuale secondo nome della persona.
• Nickname : inserire l'eventuale soprannome della persona.
• Codice Fiscale : inserire il codice fiscale della persona.
• E-mail : inserire l'indirizzo di posta elettronica della persona; il campo è ripetibile.
• Data di nascita : inserire la data di nascita della persona.
• Luogo di nascita : inserire il comune di nascita della persona; tale campo è soggetto al look-up sulla anagrafica dei comuni; è possibile richiamare l'anagrafica dei comuni attraverso l'icona “lente di ingrandimento” sulla destra del campo.

La sezione Ruoli/Mansioni consente di indicare l'eventuale struttura esterna di appartenenza della persona esterna e il suo ruolo nei confronti di tale struttura.

Sezione Ruoli/Mansioni

La sezione comprende i seguenti campi:

• Appartenenza : inserire la struttura esterna di appartenenza della persona; è attivo il look-up sull'anagrafica delle strutture esterne. L'icona “lente di ingrandimento” consente l'accesso all'elenco delle strutture esterne da cui selezionare quella corretta.
• Ruolo : indicare il ruolo della persona in relazione alla struttura a cui appartiente; il campo è soggetto a vocabolario controllato a cui si può accedere dall'icona “chiave” a sinistra del campo.

E' possibile assegnare una persona esterna a più strutture esterne o eliminare i campi di appartenenza superiori al primo attraversogli appositi pulsanti di aggiunta/eliminazione istanze

La sezione Dati Attività consente di inserire le informazioni relative alla attività della persona esterna.

Sezione Dati Attività

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

1. Indirizzo
2. Recapiti telefonici
3. Internet

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

• Via : inserire la via dove viene svolta l'attività della persona
• Comune : inserire il comune dove viene svolta l'attività della persona
• CAP : inserire il Codice di avviamento posta del luogo dove viene svolta l'attività della persona
• Provincia : inserire la sigla della provincia dove si svolge l'attività della persona
• Nazione : inserire la nazione dove si svolge l'attività della persona

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

• Telefono : inserire il numero di telefono
• Tel / Fax / Cell: scegliere a quale tipologia si riferisce il numero inserito (telefono, fax, cellulare).

Il campo è ripetibile e cliccando sulle icone corrispondenti è possibile aggiungere istanze superiori o eliminarle:

La sotto-sezione Internet comprende il campo:

• Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla persona esterna

Il campo è ripetibile e cliccando sulle icone corrispondenti è possibile aggiungere istanze superiori o eliminarle:

La sezione Dati Personali consente di inserire informazioni relative alla residenza della persona esterna.

Sezione Dati Personali

La sezione è suddivisa nelle seguenti sotto-sezioni:

1. Sesso
2. Indirizzo
3. Recapiti telefonici
4. Internet

La sotto-sezione Sesso consente di indicare il genere maschile o femminile della persona esterna.

La sotto-sezione Indirizzi comprende i campi:

• Via : inserire la via di residenza della persona
• Comune : inserire il comune di residenza della persona
• CAP : inserire il Codice di avviamento di residenza della persona
• Provincia : inserire la sigla della provincia di residenza della persona
• Nazione : inserire la nazione di residenza della persona

Il comune può essere selezionato tramite il look-up all'anagrafica dei comuni attivabile cliccando sull'icona “lente di ingrandimento” a sinistra del campo Comune; in questo caso, i campi Comune, CAP, Provincia e Nazione vengono valorizzati automaticamente.

La sotto-sezione Recapiti telefonici comprendo i campi:

• Telefono : inserire il numero di telefono
• Tel / Fax / Cell: scegliere a quale tipologia si riferisce il numero inserito (telefono, fax, cellulare).

Il campo è ripetibile e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:

La sotto-sezione Internet comprende il campo:

• Sito web : indicare uno o più siti web relativi alla persona esterna

Il campo è ripetibile e cliccando sull'icona corrispondente è possibile aggiungere e/o eliminare le istanze superiori alla prima:

Le sezioni Competenze e Note sono costituite da campi testuali in cui inserire ulteriori informazioni utili alla descrizione della persona esterna.

Sezione Competenze e Sezione Note

Un gruppo equivale ad una struttura interna a cui assegnare documentazione visibile ai soli componenti il gruppo medesimo. Pertanto il gruppo deve appartenere ad un'unica AOO ed essere composto di sole persone interne alla medesima, tuttavia non tutti i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (UOR).

Lo scopo di un gruppo è quello di limitare la visibilità dei documenti assegnati al gruppo ai suoi soli componenti, indipendentemente dalle loro singole strutture di appartenenza. Il gruppo viene considerato una struttura suis generis in quanto non si colloca nella gerarchia della AOO, il suo utilizzo è indicato solo in situazioni particolari ( Es: Un progetto che coinvolge solo alcuni membri di UOR differenti), in pratica crea una “struttura” trasversale alle normali UOR.

Per creare un nuovo gruppo, dal menù ACL:

1. Nella sezione orizzontale “INSERIMENTO”, selezionare il pulsante Gruppi :

2. Tramite il pulsante si accede alla maschera di inserimento di un nuovo gruppo :

3: Inserire i seguenti campi:

• Nome : indicare il nome del gruppo (obbligatorio)
• Codice Amm. : indicare il codice amministrativo del gruppo (obbligatorio)
• Codice AOO : indicare il codice AOO del gruppo (obbligatorio)
• Descrizione : inserire un'eventuale descrizione circa gli obiettivi del gruppo, la sua costituzione, ecc..
• Responsabile : inserire il nominativo del responsabile del gruppo; il campo è soggetto a ricerca automatica tramite look-up sui nominativi presenti in ACL e appartenenti alla AOO indicata.

4. Assegnare i diritti relativi al gruppo

• Diritto di intervento su tutti i documenti del gruppo: abilita alla modifica dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visione dei documenti del gruppo: abilita alla sola visibilità dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visione dei documenti riservati: abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come riservati (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visione dei documenti altamente confidenziali: abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come altamente confidenziali (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visione dei documenti segreti: abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come segreti (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Ambito, solo personali: la spunta di tale casella restringe l'ambito della visibilità dei documenti riservati o altamente confidenziali o segreti a quelli assegnati al gruppo e a proprio nome
• Visione dei fascicoli del gruppo: abilita alla visibilità dei fascicoli aventi come UOR il gruppo e contenenti documenti assegnati al medesimo gruppo
• Trasferimento documenti nei fascicoli del gruppo: abilita all'inserimento di documenti all'interno di fascicoli del gruppoInserimento persone interne e relativi diritti.

5. Una volta eseguite le operazioni descritte nei punti precedenti, registrare il suddetto gruppo tramite il pulsante “REGISTRA” sulla barra dei pulsanti laterali in alto a sinistra.

I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti (solo PERSONE INTERNE), suddividendoli per target omogenei in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devono svolgere.
In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standard per l'assegnazione di diritti ad utenti aventi accesso all'archivio documentale con le medesime funzioni.

Per accedere alla maschera di inserimento di un nuovo profilo occorre selezionare il pulsante Profili presente nella sezione “INSERIMENTO” del menù iniziale dell'ACL:

Nella maschera di inserimento occorre inserire i seguenti campi:

• Nome : inserire il nome del profilo (obbligatorio)
• Descrizione : inserire inserire un'eventuale descrizione sintetica circa le caratteristiche principali del profilo
• Codice : è possibile inserire un acronimo alfanumerico di massimo 8 caratteri da assegnare al profilo, altrimenti il sistema provvederà ad assegnare un codice progressivo del tipo “PR000001”, “PR000002” e così via
• Indicare tutti i diritti che si intendono abilitare al profilo relativamente ai diversi applicativi.
• Una volta eseguite le operazioni, registrare il suddetto profilo dal pulsante “REGISTRA” sulla barra dei pulsanti laterali in alto a sinistra.

Al profilo standard assegnato ad un singolo utente possono liberamente essere aggiunti ulteriori diritti per una profilazione più personalizzata dell'utente; in questo caso però l'utente viene svincolato dall'appartenenza ad un profilo.

La sezione Diritti in fase di inserimento di una persona interna presenta l'elenco dei diritti suddiviso in base all'applicativo a cui si riferiscono. Pertanto la sezione è composta dalle seguenti sottosezioni:

1. Profili di diritti
2. Accesso Control List (ACL)
3. Diritti dell'utente per Docway
4. Diritti dell'utente per Archivio Procedimenti
5. Diritti dell'utente per Docway Delibere

N.B. All'interno della scheda relativa ai “DIRITTI” , il programma inserisce in automatico delle spuntature in alcune caselle, corrispondenti ai diritti base di un utente abilitato ad accedere a Titulus.

La sottosezione consente di assegnare ad una persona interna un determinato profilo.

Il profilo è costituito da un insieme di diritti prestabilito che è possibile assegnare a qualsiasi numero di utenti.
Si rivela decisamente utile per gestire in maniera standardizzata i differenti campi di azione degli utenti, poiché l'eventuale modifica di un profilo viene recepita automaticamente da tutti gli utente assegnati al profilo modificato.

Selezionando il menù a tendina viene visualizzato l'elenco di tutti i profili già creati in ACL da cui è possibile selezionare il profilo specifico da assegnare alla persona interna:

Assegnazione profilo di diritti ad una persona interna

La sottosezione Access Control List consente di gestire i diritti della persona in relazione all'applicativo ACL; è composta dai seguenti diritti:

• Inibisci accesso all'applicativo

Se viene selezionato la persona NON viene abilitata ad accedere all'applicativo ACL.
In particolare, nella schermata iniziale di accesso a Docway, non viene visualizzato il relativo pulsante per l'accesso all'anagrafica nella sezione Altre ricerche:

• Strutture interne

Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuove strutture interne e alla modifica di quelle già esistenti.
Se viene selezionato tale diritto, l'utente visualizza nella sezione “INSERIMENTO” della pagina iniziale dell'ACL, il pulsante “STRUTTURE INTERNE” (vedi immagine).
Inoltre in ogni scheda di visualizzazione di una struttura interna già esistente viene attivato il pulsante Modifica.
Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.

ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, selezionare “Strutture Interne”

Cancellazione: Abilita l'utente alla eliminazione delle strutture interne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una struttura interna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti.
Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.

• Persone Interne

Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuove persone interne e alla modifica delle schede delle persona già registrate.
In ogni scheda di visualizzazione di una struttura interna già esistente viene attivato il pulsante Inserisci persona nella barra dei pulsanti.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di una persona interna, viene attivato il pulsante Modifica. Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.

Cancellazione: Abilita l'utente alla eliminazione delle persone interne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una persona interna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti.

Si tratta di un diritto da concedere al solo Amministratore.

• Comuni

Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuovi Comuni all'interno dell'anagrafica riservata ai comuni, contenente l'elenco di tutti i comuni italiani. Generalmente si utilizza per l'inserimento di comuni stranieri.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante “COMUNI”.

ACL - Pagina Iniziale - Sezione “INSERIMENTO”, pulsante relativo all'inserimento di Comuni.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione di comuni già esistenti nell'anagrafica riservata ai comuni.
Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.

• Profili

Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'insermento di nuovi Profili di utenti e alla modifica di Profili già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante “PROFILI”. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.

ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento” con il pulsante relativo all'inserimento di Profili.

Cancellazione : Consente di cancellare le schede di Profili già esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una profilo già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.

• Strutture Esterne

Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di nuove strutture esterne e alla modifica di quelle già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante Strutture esterne.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di una struttura esterna, viene attivato il pulsante Modifica.
Generalmente tale diritto viene assegnato a chi si occupa della registrazione dei documenti, in quanto i campi Mittente e Destinatario vengono compilati tramite il look-up sulle strutture esterne/persone esterne.

ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, pulsante relativo all'inserimento di Strutture Esterne.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione delle strutture esterne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una struttura esterna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.

• Persone Esterne

Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento delle persone esterne e alla modifica di quelle già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante Persone esterne.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di una persona esterna, viene attivato il pulsante Modifica.
Generalmente tale diritto viene assegnato a chi si occupa della registrazione dei documenti, in quanto i campi Mittente e Destinatario vengono compilati tramite il look-up sulle strutture esterne/persone esterne.

ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, pulsante relativo all'inserimento di Persone Esterne.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione delle persone esterne esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di una persona esterna già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.

• Gruppi

Inserimento e Modifica : Abilita l'utente all'inserimento di gruppi e alla modifica di quelli già esistenti.
Se viene selezionato questo diritto, la pagina iniziale di ACL conterrà all'interno della sezione “INSERIMENTO”, il pulsante Gruppi.
Inoltre, in ogni scheda di visualizzazione di un gruppo, viene attivato il pulsante Modifica.

ACL - Schermata iniziale - Sezione “Inserimento”, pulsante relativo all'inserimento di Gruppi.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione dei gruppi esistenti in ACL.
In ogni scheda di visualizzazione di un gruppo già esistente viene attivato il pulsante Elimina nella barra dei pulsanti. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.

• Thesauri vincolati

Inserimento: Abilita l'utente all'inserimento in ACL di nuovi termini all'interno dei thesauri già esistenti.

Cancellazione : Abilita l'utente alla eliminazione di termini presenti nei Thesauri esistenti.

• Diritti Speciali

Selezionando questo diritto la persona NON avrà il diritto di inserire strutture, persone e comuni all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.

• Amministrazione

SUPERUSER : Il diritto SuperUser consente la visualizzazione e la modifica dei diritti relativi alla sezione “Amministrazione”; pertanto il Superuser è incaricato di gestire gli amministratori delle singole sezioni (organi, acl, xdcoway) nonché gli altri superuser.
Inoltre il superuser ha la possibilità di assegnare/modificare le password degli utenti.

ORGANI : Il diritto dichiara l'utente come amministratore di Docway Delibere, consentendone l'accesso alla sezione “Strumenti di amministrazione”. Tale diritto da la possibilità di visualizzare e modificare la sezione di diritti riferiti all'applicativo Docway Delibere.

ACL : Il diritto consente la visualizzazione e la modifica della sezione dei diritti relativi all'applicativo ACL.

XDOCWAYDOC : Il diritto consente la visualizzazione e la modifica della sezione dei diritti relativi all'applicativo DOCWAY.

La sottosezione consente di gestire i diritti della persona in relazione all'applicativo DOCWAY; è composta dai seguenti diritti:

• Inibisci l'accesso all'applicativo

Se viene selezionato la persona NON avrà accesso all'applicativo Docway.

• Archiviazione

Questa sezione definisce i diritti della persona in merito alle diverse registrazioni del flusso documentario.

Protocollo Arrivo : Abilita l'utente alla registrazione di nuovi documenti in arrivo; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Protocollo Arrivo:

Protocollo Partenza : Abilita l'utente alla registrazione di nuovi documenti in partenza; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Protocollo Partenza:

Protocollo interno : Abilita l'utente alla registrazione di nuovi documenti inviati a strutture interne alla propria AOO; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Protocollo Tra Uffici:

Documenti non protocollati : Abilita l'utente alla registrazione di documenti che per la loro natura non sono sottoposti a protocollazione; nella schermata iniziale di Docway, alla sezione “INSERIMENTO”, viene visualizzato il pulsante Documenti non protocollati:

Documenti Riservati : Abilita l'utente alla registrazione di documenti classificati come “riservati”; nella maschera di registrazione di un documento, al campo Visibilità, viene visualizzata l'opzione “Riservato”.

Altamente confidenziali : Abilita l'utente alla registrazione di documenti classificati come “altamente confidenziali”; nella maschera di registrazione di un documento, al campo Visibilità, viene visualizzata l'opzione “Altamente confidenziale”.

Segreti : Abilita l'utente alla registrazione di documenti classificati come “segreti”; nella maschera di registrazione di un documento, al campo Visibilità, viene visualizzata l'opzione “Segreto”.

• UOR sottostanti

La sottosezione si riferisce ai diritti di visibilità e di intervento sui documenti delle UOR gerachicamente subordinate a quelle di appartenenza.

Visione Documenti : Abilita l'utente alla visualizzazione dei record registrati dalle UOR sottostanti alla propria. Senza tale diritto, nel momento in cui la persona cercherà di visualizzare un record di una UOR sottostante, il programma automaticamente gli negherà l'accesso, visualizzando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

Intervento sui documenti : Abilita l'utente ad intervenire sui record registrati dalle UOR sottostanti la propria. Se viene selezionato tale diritto, automaticamente il sistema assegna anche il diritto precedente relativo alla visione dei documenti delle UOR sottostanti.

• UOR di responsabilità

La sottosezione si riferisce ai diritti di visibilità e di intervento sui documenti della UOR di cui l'utente risulta responsabile.

Visione Documenti : Abilita l'utente alla visualizzazione di tutti i documenti registrati dalla UOR di cui ha la responsabilità. Senza tale diritto, nel momento in cui la persona cercherà di visualizzare un record di una UOR sottostante, il programma automaticamente gli negherà l'accesso, visualizzando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

Intervento sui documenti : Abilita l'utente ad intervenire sui record registrati dalla UOR di cui ha la responsabilità. Se viene selezionato tale diritto, automaticamente il sistema assegna anche il diritto precedente relativo alla visione dei documenti delle UOR sottostanti.

• Raccoglitori

La sottosezione si riferisce al diritto di disattivazione dei Raccoglitori (vedi manuale Docway paragrafo 4.4). In realtà l'attivazione/disattivazione dei raccoglitori viene gestita tramite la corrispondente property.

Disattiva : Il diritto in questione, se selezionato, impedisce all'utente di creare nuovi raccoglitori e di inserire documenti nei raccoglitori già esistenti; non ne impedisce la visibilità.

• Restrizioni

La sottosezione si riferisce al divieto di intervento su qualsiasi documento inserito in Docway.

Divieto di intervento sui documenti : se selezionato l'utente non ha nessun diritto di intervento sui documenti, nemmeno in quelli assegnatigli direttamente in RPA. Il diritto rende nullo qualsiasi altro tipo di intervento ma non influisce in nessun modo sui diritti relativi alla visibilità.

• Diritti speciali

La sottosezione è riservata all'assegnazione di particolari diritti che rivestono una certa importanza all'interno di un sistema di gestione documentaria.

Intervento su tutti i documenti : Abilita l'utente alla modifica di tutti i record inseriti nel sistema da qualsiasi utente, fermo restando i diritti di riservatezza e la restrizione di intervento sui documenti della propria AOO di appartenenza.

Intervento sui documenti della propria UOR : Abilita l'utente all'intervento su tutti i documenti della propria UOR. Attivando questo diritto automaticamente viene assegnato anche quello di “Visione sui documenti della propria UOR”.
Con questo diritto l'utente visualizza la cartella relativa al proprio ufficio nella sezione “DOCUMENTI IN GESTIONE” a fianco della certella relativa ai documenti personali (vedi manuale di Docway capitolo 6).

Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO : Restringe il diritto precedente “Intervento su tutti i documenti” ai soli documenti della propria AOO.
In presenza di più AOO, si consiglia di attivare sempre questa opzione in quanto non deve esistere la possibilità di intervenire su documenti di altre AOO.

Altre UOR : Consente di assegnare il diritto di intervento su documenti di altre UOR, qualora non risulti possibile farlo attraverso i diritti sopra indicati.
Tale diritto deve essere configurato elencando nel campo corrispondente i codici identificativi delle UO di cui si vogliono assegnare i diritti di intervento, separati da virgola e senza spazi.
Es. SI0001,SI0002,SI0003.

Annullamento documenti : Abilita l'utente ad annullare i documenti registrati.
Nella barra dei comandi posta a sinistra della pagina di visualizzazione di un record compare il pulsante Annulla. Le operazioni di annullamento vengono effettuate ai sensi dell'articolo 54 del dpr 445/2000. (vedi manuale Docway paragrafo 8.2, pulsante Annulla).

• Diritti del protocollista

La sottosezione si riferisce alla possibilità di visualizzazione e di intervento sui documenti in arrivo registrati da un utente.

Intervento sui documenti in arrivo : Abilita l'utente incaricato della registrazione dei documenti in arrivo ad intervenire successivamente sui documenti da lui registrati.
In collegamento con il diritto “Visione dei documenti della propria UOR”, l'utente è abilitato ad intervenire sui documenti registrati da qualsiasi utente che appartenga alla sua stessa struttura.

Visibilità dei documenti in arrivo : Abilita l'utente incaricato della registrazione dei documenti in arrivo a visualizzare successivamente i documenti da lui registrati.
In collegamento con il diritto “Visione dei documenti della propria UOR”, l'utente è abilitato alla visualizzazione di tutti i documenti registrati da qualsiasi utente che appartenga alla sua stessa struttura.

• Amministrazione

La sottosezione si riferisce alla gestione di particolari tipologie di intervento sui documenti registrati in Docway.

Abilita Strumenti di Amministrazione : Abilita l'utente all'accesso alla pagina “Strumenti di amministrazione” (vedi manuale Docway al paragrafo 7.2).
E' fortemente consigliato assegnare tale diritto ai soli amministratori del sistema.

Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati : abilita l'utente a rimuovere e/o aggiungere allegati (sezione “Documenti informatici” del record) ad un documento già registrato. Generalmente viene assegnato ai soli amministratori del sistema che lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file o immagini che sono stati allegati erroneamente al documento.
Il diritto è strettamente collegato alla corrispondente property.

Rimozione di fascicoli : abilita l'utente all'eliminazione di fascicoli (vedi manuale di Docway Azioni sui fascicoli)
Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

Import di documenti : Abilita l'utente ad eseguire l'importazione dei documenti dal registro di emergenza. Tale diritto generalmente viene assegnato al solo amministratore.

• Inserimento

La sottosezione consente di gestire i diritti relativi all'inserimento di immagini o file al momento della registrazione del documento o anche in momenti successivi.

Acquisizione differita immagini : Abilita l'utente ad inserire l'immagine di un documento già protocollato da altri operatori o da se stesso in un momento successivo alla fase di registrazione.

La procedura per l'acquisizione differita di immagini è descritta nel manuale Docway al paragrafo 1.7.

Può associare immagini : Abilita l'utente ad associare l'immagine del documento cartaceo al record che sta registrando; tale campo è presente nella maschera di registrazione del documento, alla sezione “Documenti informatici”.

Può associare file : Abilita l'utente ad associare file al record che sta registrando; tale campo è presente nella maschera di registrazione del documento, alla sezione “Documenti informatici”.

• Visibilità

La sottosezione contiene i diritti relativi alla visibilità della documentazione registrata.
Tali diritti vengono automaticamente impostati nel caso in cui vengano precedentemente assegnati i diritti relativi all'intervento: la persona abilitata ad intervenire su determinati documenti ha ovviamente assegnati anche i diritti relativi alla visibilità di quei documenti.

Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… : Abilita l'utente alla visione di tutti i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quelle di appartenenza, ad esclusione dei documenti classificati come riservati.

…ad esclusione di immagini e file : tale diritto è strettamente collegato al diritto precedente; all'utente in possesso del diritto di visione di tutti i documenti del protocollo generale impedisce la visualizzazione di file o immagini associate al record di protocollo.

Visione dei documenti della propria UOR : Abilita l'utente alla visione di tutti i documenti assegnati alla propria UOR di appartenenza, ad esclusione dei documenti classificati come riservati.

Altre UOR : Consente di assegnare il diritto di visione su documenti di altre UOR, qualora non risulti possibile farlo attraverso i diritti sopra indicati.
Tale diritto deve essere configurato elencando nel campo corrispondente i codici identificativi delle UO di cui si vogliono assegnare i diritti di visione, separati da virgola e senza spazi.
Es. SI0001,SI0002,SI0003.

Restrizione ai documenti della propria AOO : Restringe il diritto di visione del protocollo generale ai soli documenti della AOO di appartenenza. In presenza di più AOO, si consiglia di attivare questa opzione in quanto la visione dei documenti di altre AOO deve essere consentita.

Visione delle Bozze di documento : Abilita l'utente alla visione dei documenti registrati in modalità “Bozza”.

Visione delle Note

• Conferenza di servizi

La sottosezione è dedicata alla gestione dei diritti relativi alla funzione “Conferenza dei Servizi” (vedi manuale Docway, paragrafo 2.4).

Protocollo Arrivo : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti in arrivo.

Protocollo Partenza : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti in partenza.

Protocollo Interno : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti interni.

Documenti Non Protocollati : Abilita l'utente ad aprire una conferenza dei servizi per i documenti non protocollati.

• Fascicoli

Questa sottosezione è dedicata ai diritti relativi alla creazione e alla visione dei fascicoli.

Creazione nuovi fascicoli : Abilita l'utente alla creazione di nuovi fascicoli secondo le modalità descritta nel manuale Docway al paragrafo 9.2.

Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR : Abilita l'utente alla creazione di sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, secondo le modalità descritte nel manuale Docway al paragrafo 9.3. E' necessario che l'utente possieda anche il diritto di visione dei fascicoli della propria UOR.

Visione dei fascicoli della propria UOR : Abilita l'utente alla visione dei fascicoli creati dalla UOR di appartenenza.

Visione di tutti i fascicoli : Abilita l'utente alla visione di tutti i fascicoli creati nella AOO di appartenenza.

Trasferimento documenti in fascicoli della UOR : Abilita l'utente all'inserimento di documenti in fascicoli della UOR di appartenenza.

Trasferimento documenti in tutti i fascicoli : Abilita l'utente all'inserimento di documenti in fascicoli della AOO di appartenenza.

• Fascicoli del personale

Intervento sui fascicoli del personale : Abilita l'utente alla creazione e alla modifica dei fascicoli del personale.

Visione dei fascicoli del personale : Abilita l'utente alla visualizzazione dei fascicoli del personale.

Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale : Abilita l'utente alla visualizzazione della documentazione contenuta nei fascicoli del personale, fermo restanto i diritti relativi alla visione dei documenti riservati.

Modifica matricola in fascicoli del personale : Abilita l'utente alla modifica del campo “Matricola” del fascicolo del personale; tale diritto si abilita solo se attivata la property relativa alla numerazione progressiva dei fascicoli del personale con “Numero di posizione”.

• Notifiche differite

La sottosezione è relativa all'abilitazione dell'invio e della ricezione delle notifiche differite: invece che inviare in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'utente abilitato all'invio differito invierà un'unica mail al giorno ai destinatari abilitati alla ricezione differita contenente la notifica di tutti i documenti a loro assegnati.
Tale funzionalità è soggetta all'attivazione dell'apposita property (abilita notifiche differite).

Utente abilitato all'invio : Abilita l'utente all'invio delle notifiche differite (vedi manuale Docway, paragrafo 7.2).

Abilita ricezione differita notifiche : Abilita l'utente alla ricezione delle notifiche differite.

• Procedimenti in scadenza

La sottosezione di riferisce alla gestione dei procedimenti in scadenza.

Abilita la vaschetta dei 'Procedimenti in scadenza' : Abilita la vaschetta procedimenti in scadenza nella colonna “Archivio” della sezione “DOCUMENTI IN GESTIONE”. In questa vaschetta verranno elencati i processi (workflow) in cui l'utente è coinvolto.

• Riservatezza

La sottosezione gestisce i diritti relativi alla visibilità dei documenti classificati in base al grado maggiore o minore di riservatezza.

Visione dei Documenti Riservati : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti classificati come “riservati”.

Visione dei Documenti Altamente Confidenziali : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti classificati come “altamente confidenziali”.

Visione dei Documenti Segreti : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti classificati come “segreti”.

Limitatamente alla propria UOR : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti del grado di riservatezza selezionato limitatamente alla UOR di appartenenza. Tale diritto può essere selezionato solo se l'utente ha già assegnato anche il diritto di visione dell'intero protocollo generale.

Solo personali : Abilita l'utente alla visione dei soli documenti riservati che gli sono stati assegnati come RPA.

La sezione è riservata all'assegnazione dei diritti relativi all'applicativo “Archivio Procedimenti” che gestisce il Titolario di classificazione, le voci d'indice e i flussi documentali.

Inibisci accesso : Se viene selezionato l'utente NON viene abilitato ad accedere all'applicativo “Archivio Procedimenti”.

• Flussi

Inserimento/modifica flussi : Abilita l'utente all'inserimento, alla modifica e alla eliminazione dei flussi documentali (workflow).

Annullamento flussi : Abilita l'utente ad effettuare l'annullamento di un workflow già avviato.

• Voci di indice

Inserimento/modifica voci di indice : Abilita l'utente all'inserimento e alla modifica della voci di indice.

La sezione comprende i diritti relativi all'applicativo Docway Delibere. I diritti compaiono in seguito all'inserimento degli organi di amministrazione che si vogliono gestire tramite l'applicativo; ogni organo inserito presenta i relativi diritti. Le Comunicazioni e Le Proposte possono essere inserite nell'Ordine del Giorno di una seduta e presentate dalle diverse UOR proponenti in base a diversi flussi e passaggi autorizzativi.

inserimento : Abilita l'utente all'inserimento di Proposte e/o Comunicazioni all'Ordine del Giorno di una Seduta.

Visualizzazione : Abilita l'utente alla visualizzazione di Proposte e/o Comunicazioni all'Ordine del Giorno di una Seduta.

• Gestione sedute

La sottosezione è riservata in genere agli utenti che gestiscono le sedute dei diversi organi collegiali.

Aggiunta/modifica/rimozione : Abilita l'utente alla gestione delle sedute dell'organo: inserimento, modifica e eliminazione.

Visualizzazione : Abilita l'utente alla visualizzazione delle sedute dell'organo.

La sezione contiene i diritti relativi all'inserimento e alla visualizzazione dei repertori.
La lista dei repertori è configurabile dal file di sistema repertori.xml.

Per ogni repertorio sono stabiliti i seguenti diritti:

Inserimento : Abilita l'utente a registrare un documento all'interno di uno specifico repertorio.

Visualizzazione : Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti registrati all'interno di uno specifico repertorio, se assegnati in RPA o in Copia Conoscenza.

Visualizzazione completa : Abilita l'utente alla visualizzazione di tutti i documenti registrati in uno specifico repertorio.

Per visualizzare la gerarchia delle strutture interne occorre utilizzare il comando Gerarchia presente nel menù a linguetta nella pagina iniziale dell'applicativo ACL.

Pulsante per accedere alla gerarchia

La gerarchia mostra le relazioni gerarchiche esistenti tra le varie strutture interne; è possibile espandere e comprimere i rami della gerarchia attraverso gli appositi comandi “+” e “-” presenti a fianco di ogni struttura che contiene strutture “figlie”.

Pulsante per la Visualizzazione della gerarchia

In presenza di strutture interne preesistenti, è possibile inserire nuove strutture direttamente dalla visualizzazione della gerarchia, attraverso il pulsante Inserisci Sottostruttura.

Con questo tipo di inserimento la struttura eredita il campo Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili. Il campo codice struttura compare non compilato; nel caso venisse lasciato vuoto, il sistema assegna in automatico un valore univoco.

Pulsante Inserisci Figlio

Per creare una nuova struttura interna subordinata a una preesistente, è sufficiente:

1. visualizzare dalla gerarchia la struttura preesistente (che chiameremo “padre”);
2. selezionare, sulla barra dei pulsanti a sinistra, il pulsante Inserisci Figlio;
3. compilare la scheda di inserimento di una nuova struttura interna.

Con questo tipo di inserimento la struttura eredita il campo Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili. Il campo codice struttura compare non compilato; nel caso venisse lasciato vuoto, il sistema assegna in automatico un valore univoco.

Pulsanti Inserisci Fratello

Per creare una nuova struttura di pari livello gerarchico rispetto ad una preesistente, è sufficiente:

1. visualizzare dalla gerarchia la struttura preesistente (che chiameremo “fratello”);
2. selezionare, sulla barra dei pulsanti a sinistra, il pulsante Ins. Fratello (Prima) per visualizzarla in gerarchia al di sopra di quella preesistente oppure Ins. Fratello (Dopo) per visualizzarla in gerarchia al di sotto di quella preesistente;
3. compilare la scheda di inserimento di una nuova struttura interna.

La scelta di inserire la struttura “prima” o “dopo” è relativa solo ad una questione di visualizzazione in gerachia; non implica alcun cambiamento in merito al livello gerarchico.

Con questo tipo di inserimento la struttura eredita il campo Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili. Il campo codice struttura compare non compilato; nel caso venisse lasciato vuoto, il sistema assegna in automatico un valore univoco.

Per creare una gerarchia composta dalle strutture interne già inserite in ACL e facenti capo alla medesima Amministrazione, è necessario assegnare la radice alla struttura-padre: quest'ultima costituirà l'inizio della gerarchia.

ACL - Pulsanti attivi “Gerarchia”

Per l'assegnazione della radice è necessario:

1. andare in menù ACL e selezionare il pulsante “RIGENERA GERARCHIA”;
2. ricercare la struttura padre tra le strutture interne;
3. dalla visualizzazione della struttura interna di inizio gerarchia selezionare sulla barra dei pulsanti “ASSEGNA RADICE”;

1. confermare l'assegnazione della radice a quella struttura;
2. verificare dalla seconda linguetta in alto del menù ACL, denominata “GERARCHIA”, che effettivamente tutte le strutture interne vengano visualizzate come diramazioni della struttura padre scelta come radice.

Nel qual caso la radice venga rimossa per errore o non sia mai stata assegnata compiutamente, è sufficiente eseguire le operazioni sopra-elencate per ripristinare la corretta visualizzazione della gerarchia.

N.B STRUTTURE DI AOO DIVERSE POSSONO ESSERE VISUALIZZATE SOTTO UNA RADICE COMUNE A TUTTA L'AMMINISTRAZIONE.

Per spostare una struttura interna - UOR - dalla propria posizione iniziale ad un altra, occorre:

• Dalla visualizzazione gerarchica delle strutture in ACL, cliccare sull'ufficio che si vuole spostare (1), dopodiché aprire il menù a tendina (2) e cliccare su “estrai da gerarchia” (3)

• Ora l'ufficio appena estratto dalla gerarchia andrà in fondo alle strutture presenti nella gerarchia cliccare sulla freccetta per andare fino all'ultima pagina come mostrato in figura:

1. Aprire il menù a tendina “Gerarchia” e cliccare su “Copia” come mostrato nella seguente imnagine (se non dovesse essere presente il tasto basterà cliccare nuovamente sulla struttura):

• In seguito per inserirla come sottostruttura cliccare sulla struttura in cui si vuole inserirla (1), aprire il menù a tendina “Gerarchia” (2) e cliccare su “Incolla come sottostruttura” (3) come mostrato nell'immagine di seguito:

• Una volta effettuate queste operazioni cliccare sul tasto aggiorna gerarchia come mostrato in figura:

• Di seguito potete vedere la struttura inserita correttamente:

La UOR precedentemente estratta verrà così visualizzata in gerarchia sotto la nuova struttura padre.

In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una o più caselle di archiviazione automatica delle mail oppure una casella di Posta Elettronica Certificata (d'ora in avanti, PEC).

Tali caselle consentono la registrazione automatica nell'archivio documentale delle mail pervenute ad un certo indirizzo mail istituzionale con il recupero di alcune informazioni quali ad esempio l'oggetto, il mittente/destinatario, gli allegati informatici (file e immagini).

La PEC, a differenza della casella di archiviazione, funziona come sistema di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua controlli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di annullamento di protocollazione).

E' possibile configurare un'unica PEC per AOO. Invece non ci sono limiti (quantitativi) nella configurazione delle caselle di archiviazione all'interno di una AOO.

ACL - Maschera di “Inserimento”, la freccia indica il pulsante da digitare per configurare una PEC.

Per attivare una nuova casella di archiviazione automatica o configurare una PEC, dal menù ACL:

1. Nella sezione orizzontale “INSERIMENTO”, selezionare il pulsante “PEC”
2. Inserire i codici Amministrazione e AOO di riferimento (obbligatori)
3. Inserire il nome dell'Amministrazione/AOO proprietaria della casella nel campo “NOME” (obbligatorio)
4. Nella tabella “ARCHIVIAZIONE EMAIL” procedere alle configurazioni per una casella di archiviazione automatica delle mail:
   • Nome: inserire il nome della casella, in genere corrisponde alla descrizione della funzione principale della casella. Ad esempio se la casella serve per archiviare documentazione si potrà chiamare archivio; se serve per la ricezione di informazioni e domande dal portale, si potrà chiamare urp oppure info.
   • Data Model: selezionare dal pulsante a lentina una delle due tipologie di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella:

• Documento non protocollato (tipologia varie): viene utilizzata la maschera del documento non protocollato e pertanto alle registrazioni non verrà assegnato un numero di protocollo.
• Bozza del protocollo in arrivo: viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento.
  • Operatore: specificare la descrizione letterale dell'Ufficio ed il nominativo della Persona che compariranno di default tra le informazioni di servizio dei record in qualità di curatori della registrazione automatica. Ad esempio, Ufficio Sistemi Informativi, Persona Archiviatore Email oppure Amministratore Archiviazione oppure Rossi Mario
  • Responsabile: corrisponde al RPA del record, ossia al responsabile della registrazione del documento. Tale nominativo può essere:
    • fisso e stabilito di default nel caso in cui si desideri che tutte le mail pervenute alla casella siano assegnate direttamente ad una persona ad hoc all'interno della AOO.
      In questo caso è necessario inserire cognome e nome nel campo “Persona”, il suo numero di matricola in ACL nel campo “Matricola”¹⁾, la descrizione della sua UOR di appartenenza nel campo “Ufficio” ed il codice unità nel campo “Cod.Uff.”
    • recuperato dal mittente della mail, se viene scelto daMittente=Sì.
      L'indirizzo del mittente della mail verrà cercato in ACL per recuperare la persona interna cui assegnare il documento.
    • recuperato dal destinatario della mail, se viene scelto daDestinatario=Sì.
      Per il corretto funzionamento di questa opzione è necessario aggiungere all'indirizzo della casella di archiviazione la login del responsabile a cui si vuole assegnare il documento utilizzando la seguente sintassi: nomecaselladiposta+login@dominio.it (ad esempio, se l'email configurata per la casella di archiviazione è archiviazione@3di.it e la login del responsabile è mrossi, l'indirizzo dovrà essere composto nel seguente modo: archiviazione+mrossi@3di.it). La login indicata verrà ricercata in ACL per recuperare la persona interna cui assegnare il documento.
      Questa opzione ha precedenza sulla precedente, nel caso siano settate entrambe.
• infine se si vuole che i cc della mail vengano inseriti come cc del documento, mettere “Sì” nel menù “daCopiaConoscenza” (questi nominativi potranno essere recuperati dalla mail solo se il loro indirizzo email è presente in ACL)
  • Mailbox: contiene le informazioni sulla casella di posta elettronica, in particolare
    • Nel campo “Email”, l'indirizzo di posta elettronica
    • Nei campi “Login e Password”, login e password della casella
    • Nel campo “Protocol”, pop3
    • Nel campo “Host”, pop3 host
    • Nel campo “Port”, porta per pop3

• IMPORTANTE:
• per aggiungere ulteriori caselle di archiviazione selezionare il pulsante
• per rimuovere la configurazione di una casella di archiviazione selezionare il pulsante

1. Nella tabella “INTEROPERABILITA'” procedere alle configurazioni per una PEC:

• Codice Amministrazione: ripetere l'inserimento del codice di Amministrazione d'inizio record
• Codice di AOO: ripetere l'inserimento del codice di AOO d'inizio record
• Db: specificare il nome del db nel quale effettuare la registrazione del documento. Ad esempio, xdocwaydoc oppure xdocwaydoc-per oppure xdocwaydoc-test
• Nome: inserire il nome della casella, in genere corrisponde alla descrizione della funzione principale della casella.
• Data Model: selezionare dal pulsante a lentina l'unica tipologia di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella
  • Bozza del protocollo in arrivo: viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento.
• Operatore: specificare la descrizione letterale dell'Ufficio ed il nominativo della Persona che compariranno di default tra le informazioni di servizio dei record registrati automaticamente. Ad esempio, Ufficio Sistemi Informativi, Persona Casella PEC oppure Amministratore PEC oppure Rossi Mario
• Responsabile: corrisponde al RPA del record, ossia al responsabile della registrazione del documento. Tale nominativo può essere solo fisso, ossia stabilito di default con indicazione di cognome e nome nel campo “Persona”, del suo numero di matricola in ACL nel campo “Matricola”²⁾, della descrizione della sua UOR di appartenenza nel campo “Ufficio” ed del relativo codice unità nel campo “Cod.Uff.”. In questo modo tutte le mail pervenute alla casella saranno assegnate direttamente a tale persona ad hoc all'interno della AOO nella sua cartella personale, tra le Bozze.
• Mailbox in: contiene le informazioni sulla casella di posta elettronica in entrata, in particolare:
  • Nel campo “Email”, l'indirizzo di posta elettronica
  • Nei campi “Login e Password”, login e password della casella
  • Nel campo “Protocol”, pop3 / pop3s
  • Nel campo “Host”, indirizzo del server di ricezione posta certificata (pop3 host)
  • Nel campo “Port”, porta per pop3 /pop3s (default 110 / 995)
• Mailbox out: contiene le informazioni sulla casella di posta elettronica uscita, in particolare:
  • Nel campo “Email”, l'indirizzo di posta elettronica
  • Nei campi “Login e Password”, login e password della casella
  • Nel campo “Protocol”, smtp / smtps / smtp-tls / smtp-tls-ssl
  • Nel campo “Host”, indirizzo del server di invio posta certificata (smtp host)
  • Nel campo “Port”, porta per smtp / smtps (default 25 / 465)
• Notifiche: la spunta della casella “RPA” indica al sistema di inviare notifica dell'avvenuta registrazione della bozza di protocollo in arrivo al suo responsabile. I valori di HTTPHOST e URL servono per costruire il link per la notifica al suo rpa:
  • il campo HTTPHOST contiene il nome o l'indirizzo con il quale si raggiunge l'applicativo Docway (ad esempio: http://nomeprotocollodocway.it)
  • il campo URL contiene la seconda parte del link ed è differente a seconda del tipo di autenticazione utilizzata nell'installazione di Docway:
    • /xway/application/xdocway/engine/xdocway.jsp (per autenticazione Tomcat)
    • /xway/application/xdocway/engine/hcprot.dll (autenticazione integrata)

Per i dettagli di funzionamento della casella PEC, l'import dei certificati nel sistema, ecc.. è necessario consultare il manuale dell'amministratore di Docway.

La modifica e l'eliminazione di record relativi a Strutture interne/esterne, Persone interne/esterne, Gruppi, Profili sono soggetto a specifici diritti.

All'utente a cui sono assegnati tali diritti, in fase di visualizzazione della scheda di un record, vengono mostrati nella barra dei pulsanti orizzontale i comandi Modifica e Elimina.

• Modifica : consente di accedere alla maschera di inserimento del record e modificarne i campi, tranne quelli ideitificativi del record (matricola, codice struttura, codice profilo).

• Elimina : consente l'eliminazione del record dall'ACL. L'eliminazione di una struttura è vietata in presenza di altre strutture gerarchicamente inferiori e/o di utenti assegnati.

Gli utenti che utilizzano l'autenticazione di base (vedi questo paragrafo) possono modificare la password tramite la seguente procedura:

1. Accedere alla pagina iniziale dell'Access Control List (pulsante Anagrafica presente nella sezione “ALTRE RICERCHE” del menù iniziale di Docway).

2. Ricercare la scheda relativa all'utente di cui si vuole modificare la password attraverso il campo Ricerca libera o tramite il pulsante Persone interne presente nella sezione “RICERCA AVANZATA”.

3. Dalla scheda di visualizzazione dell'utente, selezionare il testo sottolineato del campo Login.

4. Si accede alla maschera di modifica della password dell'utente.

5. Inserire la nuova password nei campi Nuova password e Ripeti password.

7. Rendere effettiva la procedura tramite il pulsante Conferma; la password dell'utente viene modificata.

8. Utilizzare, al successivo accesso, la nuova password inserita.

Il presente paragrafo contiene la principale nomenclatura utilizzata nell'ambito dell'ACL.

• ACL, Access Control List. Consiste nell'archivio delle anagrafiche per strutture e persone interne con gruppi, ruoli e profili e per strutture e persone esterne con indirizzari e comuni.
• AOO, Area Organizzativa Omogenea. Corrisponde ad un archivio con una propria numerazione progressiva di protocollazione dei documenti.
• PEC, Posta Elettronica Certificata. Corrisponde ad una casella di posta elettronica certificata.
• RPA, Responsabile del Procedimento Amministrativo. In genere corrisponde alla persona assegnataria di un documento per competenza.
• UOR, Unità Organizzativa Responsabile. Corrisponde ad ogni Struttura della gerarchia di un'Amministrazione od Organizzazione, indipendentemente dal suo livello (Ripartizione, Area, Sezione, Ufficio).