ACL - Manuale Utente

[ Versione 4.1.0 ]

Il modulo ACL è il centro di controllo dell'intero sistema. E' il modulo attraverso il quale si procede alla configurazione di tutto quanto necessario per un ottimale utilizzo del Sistema.

Svolge il controllo degli accessi e garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del sistema informatico di gestione documentale nel rispetto delle modalità prestabilite.

Gli utenti, in base alle rispettive competenze, dispongono di autorizzazioni e profili di accesso differenziati. Può essere integrato con i sistemi di autenticazione e in questo caso è stato integrato con Keycloak che permette di gestire, contemporaneamente più sistemi di autenticazione come Shibboleth, LDAP, SAML, ecc.

Gli utenti per accedere al sistema possono accedere ad ACL tramite Keycloak utilizzando il proprio account già presente (basterà inserire le username e password già inserite in precedenza nel sistema) o, se nuovo utente, registrandosi e creandone uno. In alternativa, si può accedere tramite altri sistemi di autenticazione autorizzati dall'Ente (es. account Google)

E' possibile accedere ad ACL anche da DocWay5, semplicemente cliccando sul comando Accedi ad ACL, comando che si trova nel menù a tendina dell'utente in alto a destra.

L'utente che ha effettuato l'accesso visualizza la Homepage

La Homepage principale è divisa in tre sezioni distinte, ciascuna delle quali consente di accedere ad altre funzionalità che analizzeremo nel dettaglio in seguito

• Barra di ricerca e configurazione (in alto): permette di effettuare ricerche full text su tutto l’archivio (lente di ingrandimento), di configurare i colori della pagina (Temi), di scegliere la lingua (Lingua: italiano/inglese ) o di cambiare gerarchia e password;
• Menu delle funzionalità (a sinistra): contiene le sezioni Gerarchie, Utenti, Anagrafica e Configurazione, tramite le quali sarà possibile ricercare, creare, modificare, aggiornare gerarchie nodi, utenti e configurare anagrafiche;
• Gerarchia default (parte centrale): la sezione verticale di sinistra contiene l'elenco dei Nodi esistenti; la sezioni orizzontali sulla destra, invece, contengono tutte le informazioni essenziali sul Nodo selezionato (nome, codice, tipo, responsabile) e sugli Utenti Associati ad esso collegati (username, nome, indirizzo mail, nodo, ossia tutti i Nodi cui quello specifico utente è associato);

Cliccando sulla Lente di ingrandimento, compare un campo dove inserire i dati per avviare una ricerca full text: una volta compilato questo, basterà premere il tasto Invio nella tastieria per ottenere i risultati ricercati

Tramite il menù a tendina della sezione Temi sarà possibile modificare il tema della pagina: basta selezionare il colore desiderato e premere invio

Tramite il menù a tendina della sezione Lingua, invece, sarà possibile scegliere la lingua con la quale sarà configurato l'intero applicativo (nell'esempio Italiano e Inglese)

Cliccando sul nome utente, invece, saranno presenti i comandi:

1. Cambia Gerarchia:
2. Cambia Password: consente di modificare la password di accesso al sistema
3. Esci:

Come abbiamo accennato in precedenza, nella colonna di sinistra si trovano i comandi di accesso alle principali funzionalità e le relative sottosezioni, che compaiono appena si clicca sulla freccia

• Gerarchia :
  • Gestisci
• Utenti:
  • Liste Utenti ; Cestino Utenti
• Anagrafica:
  • Lista
• Configurazione:
  • Modifica gerarchia; Gestisci Applicazioni ; Gestisci Ruoli ; Gestisci Gruppi ; Gestisci Profili ; Gestisci Diritti ; Gestisci regole diritti; Gestione opzioni default.

La gerarchia rappresenta l'articolazione interna dell'Ente e descrive i rapporti funzionali e gerarchici tra i vari uffici (NODI).

La Freccia alla sinistra del primo Nodo permette di espandere o comprimere la visualizzazione della gerarchia.

A fianco di ogni Nodo sono presenti due pulsanti che permettono di:

1. Eliminare quello specifico Nodo;
2. Creare un Nodo figlio

Selezionando un Nodo (cliccandoci sopra) è possibile trascinarlo per modificare la sua posizione nell'albero gerarchico dell'Ente. I riquadri alla destra della struttura gerarchica ci forniscono informazioni sul Nodo selezionato e sugli utenti ad esso associati.

Nel riquadro Nodo Selezionato troveremo i campi aperti Nome, Codice, Tipo, Responsabile e i comandi Cambia Codice e Salva, che servono a creare e modificare un nuovo nodo. L'asterisco posto in alto ai nomi Nodi e Codice ci ricorda che questi elementi sono obbligatori per la creazione di un nuovo nodo, che si realizzare semplicemente inserendo i dati richiesti nei campi e poi cliccando su Salva

Nel riquadro Utenti Associati, invece, sono contenute le informazioni degli utenti associati a quel Nodo, divisi in colonne (ossia Username, Nome, Indirizzo Email, Nodo ) e i comandi Aggiungi Utente (che serve ad aprire la maschera di inserimento di un nuovo utente e agganciarlo ad uno dei nodi presenti nella tabella) e, in ogni riga, nella colonna di destra, c'è il comando (tre puntini verticali) che attiva una maschera con i comandi per eseguire una serie di azioni su quello specifico utente

Ogni Nodo può avere un responsabile, una persona può essere responsabile di uno o più nodi.

Per effettuare qualsiasi azione su ogni utente associato al Nodo si seleziona la riga dell'utente inserendo la spunta nell'apposito riquadro nella prima colonna di sinistra (1) , si clicca sulla freccia dei tre punti nella colonna di sinistra (2) , dalla maschera che compare sarà possibile selezionare una delle azioni presenti, ossia (3)

• Elimina: cancella l'utente dalle liste utenti
• Modifica Opzioni: attiva l'omonima maschera, tramite la quale è possibile modificare Profili, Ruoli, Gruppi e Diritti dell'utente. Vedi approfondimento
• Rimuovi associazione da nodo corrente: permette di dissociare l'utente da quello specifico Nodo
• Sposta su altro nodo: consente di selezionare un altro Nodo su cui spostare l'utente
• Associa nodo: Un utente può essere associato a una o più AOO (Nodo), pertanto questa opzione di consente di associare ad altri nodi l'utente
• Modifica utente: attiva l'omonima maschera, tramite la quale è possibile modificare alcuni dati dell'utente (Username, Indirizzo Email, Nome, Cognome Applicazione Codice )

Cliccando direttamente sulla voce di menù Lista Utenti della sezione Utenti, una pagina divisa in due parti:

1. Griglia di ricerca nella parte superiore della pagina, ci sono diversi campi tramite cui possiamo effettuare una ricerca filtrata degli utenti, utilizzando uno o più dei parametri indicati: Username, Indirizzo Email, Nome, Applicazione ( ACL, DocWay5), Nodo
2. Utenti trovati: immediatamente sotto questa griglia c'è la tabella con l'elenco di tutti gli utenti registrati. Per ogni utente, saranno indicati Username, Nome, Indirizzo Email, Nodo ( AOO cui sono associati gli utenti), Anagrafica (contenente il link per il collegamento diretto all'anagrafica del singolo utente).

Nell'ultima colonna, si trova il comando (tre punti verticali) che ci consente di operare varie azioni su ogni singolo utente. In particolare:

• Elimina: provvede a spostare nel cestino l’utente e tutte le sua associazioni ai nodi.
• Modifica Opzioni: attiva l'omonima maschera, tramite la quale è possibile modificare Profili, Ruoli, Gruppi e Diritti dell'utente.
• Rimuovi associazione a nodo: permette di dissociare l'utente da uno o più Nodi cui è collegato. Questo comando si attiva dalla colonna Nodo cliccando sul pulsante (x) a fianco della AOO da scollegare
• Associa nodo: permette di associare l’utente ad un determinato nodo. Da usare anche per associarlo a più di un nodo E' possibile effettuare la stessa operazione cliccando sul pulsante (+) che si trova nella colonna Nodo.
• Associa - Dissocia anagrafica: apre la maschera per l’inserimento dei dati anagrafici dell’utente
• Modifica utente: attiva l'omonima maschera, tramite la quale è possibile modificare alcuni dati dell'utente (Username, Indirizzo Email, Nome, Cognome Applicazione Codice )

Una volta cliccato sul comando Aggiungi Utenti, comparirà la maschera di inserimento Inserisci Utenti, composta da vari campi obbligatori da compilare necessariamente prima di cliccare sul pulsante Inserisci Utenti. In particolare

• USERNAME: si inserisce il valore che verrà poi utilizzato per l’autenticazione. Il sistema convertirà eventuali caratteri maiuscoli inseriti in minuscolo.
• INDIRIZZO EMAIL
• NOME
• COGNOME
• APPLICAZIONI: selezionare le applicazioni alle quali si vuole che l’utente abbia accesso. Cliccando sulla freccia (V) nel campo sottostante, dal menù a tendina che compare sarà possibile selezionare una o più delle applicazioni presenti , semplicemente mettendo la spunta nella casella a fianco delle opzioni desiderate. In alternativa sarà possibile selezionare tutte le applicazioni mettendo la spunta nella casella in alto, a fianco del campo di ricerca per valori;
• CODICE: campo a valore univoco che serve ad identificare quello specifico utente. Per comodità si può riportare lo username, ma, in base a scelte organizzazione dell'ente, sarà possibile inserire codici alfanumerici di qualsiasi tipo.

La maschera Modifica Utente è la medesima di Inserisci Utenti, con l’unica differenza che, una volta creato l’utente, i campi USERNAME e CODICE non sono più modificabili. Da Lista utenti il percorso per effettuare le modifiche è:

1. Selezione Utente: si mette la spunta nella casella dell'utente scelto (prima colonna a sinistra);
2. Apertura pulsante azioni utenti: si selezionano i tre puntini verticali della prima colonna di destra e compare un menù con elenco di opzioni possibili
3. Selezione comando Modifica Utente: dal menù a tendina, si clicca sul comando Modifica Utente che apre l'omonima maschera di modifica
4. Realizzazione modifiche: si possono effettuano le modifiche ESCLUSIVAMENTE su Indirizzo, Email, Nome, Cognome, Applicazione;
5. Conferma modifiche: effettuati i cambiamenti desiderati, è necessario cliccare sul pulsante Modifica Utente della maschera omonima per confermarle.

Nella sezione Utenti è presente anche la voce Cestino Utenti, cliccando sulla quale comparirà l'omonima pagina, organizzato in modo del tutto analogo a quanto descritto in precedenza per Lista Utenti

• Griglia di ricerca nella parte superiore della pagina, ci sono diversi campi tramite cui possiamo effettuare una ricerca filtrata degli utenti, utilizzando uno o più dei parametri indicati: Username, Indirizzo Email, Nome
• Utenti trovati: immediatamente sotto questa griglia c'è la tabella con l'elenco di tutti gli utenti registrati che, per qualche motivo sono stati esclusi della lista degli utenti attivi. Per ogni utente, saranno indicati Username, Nome, Indirizzo Email, Nodo con il link per il collegamento diretto agli eventuali Nodi cui essi era collegato.

Tramite l'elenco Utenti Trovati di Cestino non è possibile effettuare alcuna modifica sugli utenti , se non ripristinarlo tramite il comando Ripristina Utente (che si trova nella prima colonna di destra della tabella) che riporta utente Lista Utenti attivi

La pagina Lista Anagrafiche, che si attiva cliccando su Lista in sezione Anagrafica, è divisa in due parti

1. Griglia di ricerca: nella parte superiore della pagina, ci sono due campi tramite cui possiamo effettuare una ricerca filtrata dei contatti. I parametri sono: Nome e Tipologia
2. Contatti Trovati: immediatamente sotto questa griglia c'è la tabella con l'elenco di tutti i soggetti ( persona fisica/utente oppure Nodo/ Ufficio AOO) registrati in Anagrafica.

Il Link ASSOCIA ANAGRAFICA, che si trova nella prima colonna di destra, apre la maschera Edita Anagrafica per l’inserimento dei dati anagrafici di un utente (persona fisica) o nodo (ufficio – AOO).

Nel caso di una Persona fisica, prima di confermare la registrazione (cliccando sul comando Inserisci Anagrafica), è necessario inserire almeno i dati obbligatori Nome, Cognome, Codice Fiscale, mentre il resto dei campi può essere lasciato libero.

I campi Nodi e Utente, ossia le entità a cui il soggetto può essere associato, possono essere selezionati soltanto in modo alternativo, ossia se compilo il campo Nodo non posso compilare contemporaneamente il campo utente (e viceversa).

Nel caso di una Organizzazione, invece, i dati obbligatori da inserire sono Denominazione , Partita Iva, mentre per i restanti campi valgono le indicazioni fornite per la registrazione della Persona fisica

Se associamo l'Organizzazione ad un Utente, nella lista utenti, nella riga associata a quest'ultimo, in corrispondenza della colonna Anagrafica troveremo il link che li collega direttamente.

Nel caso il soggetto sia Amministrazione Pubblica Italiana, il campo da compilare obbligatoriamente e Denominazione, dove dovremo inserire almeno 3 lettere per avviare la ricerca dell'Ente di nostro interesse. Una volta selezionato quello di nostro interesse, il sistema provvederà ad inserire tutti i dati registrati anagrafica, compreso l'obbligatorio Codice Ipa

Una volta registrate, comunque, sarà sempre possibile effettuare eventuali modifiche alle anagrafiche. Dall'elenco presente in Lista, in sezione Anagrafica, si seleziona quella di nostro interesse, si selezionano i tre puntini verticali nella colonna destra e, successivamente, si seleziona Modifica Anagrafica dalla maschera che comparirà. In questo modo comparirà la maschera edita anagrafica che abbiamo descritto in precedenza, sulle quale potremo operare tutte le modifiche necessarie.

In Configurazione si trovano le sezioni tramite le quali si definiscono le regole per Modificare gerarchia e gestire Applicazioni, Ruoli, Gruppi, Profili, Diritti

Questa sezione è generalmente visibile ha chi ha i diritti di Amministratore e si utilizza per definire la struttura della Gerarchia, tramite l'utilizzo di query specifiche

Come abbiamo visto in precedenza, per modificare ruoli e profili utente è necessario cliccare sui tre puntini nella colonna di destra (1) e, successivamente dalla maschera dei comandi che compare , selezionare Modifica Opzioni (2)

Dalla maschera modifica opzioni che compare è necessario selezionare prima la sezione Acl (1) e, successivamente, in sezione Ruoli, cliccare il menu a tendina (2), selezionare i ruoli che ci interessano (3) e infine cliccare su Salva opzioni ACL (4) In particolare per abilitare l'utente alla gestione degli utenti in ACL, ossia dargli il ruolo di Amministratore, occorre associargli i seguenti ruoli:

• ROLE_HIERARCHY
• ROLE_CONFIGURATION
• ROLE_CRUD_USERS
• ROLE_OPTIONS
• ROLE_ADMIN