DocWay5 - Manuale Utente

[ VERSIONE AGGIORNATA ]

La home page di DocWay5 è composta da:

• Menu delle funzionalità posto a sinistra della pagina, che contiene l’elenco delle funzionalità disponibili, suddivise per tipologia documentale (documenti, fascicoli);
• In alto è posta la barra di ricerca che permette di effettuare ricerche full text su tutto l’archivio;
• Sulla sinistra vi sono le vaschette, configurabili a livello di amministrazione e a livello di utente;
• Nella parte centrale sono evidenziati i documenti recenti ricevuti in assegnazione dall’utente loggato.

Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare Inserimento posto sotto la sezione documenti. Cliccando su Inserimento, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente.

Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera di inserimento di un documento, che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata.

Le sezioni da compilare sono:

• Tipologia: modificandola, viene aggiornata la pagina di inserimento dati sul documento;
• Dati del documento:
  • Elenco puntato Data: selezione da calendario;
  • Mezzo di trasmissione: selezione valore da tendina;
  • Oggetto: campo libero testuale;
  • Mittenti/Destinatari: permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento registrato.

Questo ultimo campo è collegato ad un look-up che permette di consultare le anagrafiche compatibili con quanto inserito in ricerca. E’ sufficiente inserire anche solo una lettera nel campo, cliccando poi sul simbolo della lente e vengono visualizzati i valori compatibili con quanto ricercato. Viene presentata una lista di valori compatibili, in ordine alfabetico. Per selezionare un valore è necessario cliccare sul valore desiderato. Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra.

Una volta selezionato il valore questo è visibile nell’apposito campo.

Per inserire un allegato è necessario cliccare sul tasto Seleziona, che permette di selezionare un qualsiasi file allegato dal proprio file system.

Cliccando su apri il file viene allegato alla registrazione, e viene visualizzato il corretto caricamento con la spunta verde e l’etichetta fatto. Per caricare ulteriori allegati è necessario cliccare ulteriormente sul tasto Seleziona.

Le assegnazioni permettono di condividere il documento all’interno dell’Ente. Di default viene inserito come Proprietario l’utente che sta effettuando la registrazione, con il diritto di modifica del documento. Per eliminarlo è necessario cliccare sulla x, altrimenti è possibile togliere le relative spunte da proprietario e modifica.

Le assegnazioni possibili sono le seguenti:

• Persone: assegnazione all’accoppiata ufficio/persona
• Uffici: assegnazione a un ufficio
• Gruppi/Ruoli: assegnazione a un gruppo/ruolo

Queste assegnazioni sono collegate a un meccanismo di lookup che permette cliccando sulla lente di visualizzare tutti i valori compatibili con quanto eventualmente selezionato nel campo. Per selezionare il valore è sufficiente cliccare sullo stesso e poi salvare le assegnazioni effettuate tramite il tasto conferma.

La sezione Altro contiene un campo Note, di tipo testuale.

Terminato l’inserimento del documento, è possibile cliccare su Salva per salvare quanto inserito nella schermata, su annulla per annullare.

Registrato il documento, sarà visibile suddiviso nei medesimi box di inserimento, in cui i file allegati alla registrazione sono visibili sulla destra della pagina. Sulla barra in alto, compaiono i diritti dell’utente per il documento, corrispondenti ai tasti:

• Modifica: permette di modificare il documento nei campi relativi a data, oggetto, note
• Elimina: permette di eliminare il documento
• Azioni Workflow: permette di attivare la presa in carico
• Altre Azioni: permette di accedere alle funzioni di Nuova Assegnazione, Fascicola, Post-It, Nuovo file

Lo stato iniziale del documento è archiviato.

Nelle Altre Azioni, il tasto Nuova Assegnazione permette di procedere con una nuova assegnazione del documento, che permette di condividerlo con altri uffici/persone/gruppi-ruoli. Nuovo post-it permette di aggiungere una annotazione immodificabile sul documento, che viene visualizzata poi nell’apposita sezione del documento, indicando autore, data e orario di apposizione della annotazione. Per salvare il post-it è necessario cliccare su Salva.

Gli stessi tasti sono presenti su ogni singola sezione del documento (nuova assegnazione, nuovo post-it, nuovo file) per permettere agli operatori di effettuare le modifiche anche dalle singole sezioni del documento.

Nuovo file permette di allegare un nuovo file alla registrazione. È possibile procedere tramite upload o scansione: i due pulsanti sono visibile facendo clic sulla freccia verso il basso vicino a Nuovo file.

Cliccando su Scansione si apre un pop-up di richiesta autorizzazione per eseguire il comando,

da cui è possibile scegliere poi l’applicazione:

Scelta l’applicazione si apre una nuova pagina, da cui è possibile importare i file tramite scanner. Per poter procedere all’avvio della scansione è necessario prima configurare i profili per la scansione.

Per impostare i profili di scansione, occorre posizionarsi e fare clic sulla chiave blu in alto a destra. Dalla nuova schermata

facendo clic sul pulsante Configura si apre la pagina di configurazione dello Scanner.

Da qui, tramite il pulsante Profili si accede ai profili da salvare (nuovo), modificare o eliminare.

Cliccando su Nuovo si configurano le impostazioni dello scanner.

Una volta configurato lo scanner è possibile importare il documento direttamente dal pulsante Scansiona, oppure tornando nella schermata iniziale di scansione, dal pulsante verde Avvia scansione.

Nella sezione del documento relativa ai file allegati, è possibile per un file caricare più versioni dello stesso, mantenendo il versionamento del file. Cliccando sull’icona posta vicino al file è possibile scaricarlo, mentre cliccando sul nome del file è possibile accedere alla sua visualizzazione in pdf tramite il visualizzatore di file integrato.

Dalla visualizzazione è possibile salvare il file, ingrandirlo/zoomarlo, scorrere fra le pagine tramite le apposite frecce. Per chiudere cliccare sulla x.

Per caricare una nuova versione di un file è necessario cliccare sull’icona della rotellina, che permette di prenotare il file, tramite l’azione Prenota, o di eliminarlo cliccando su Elimina. L’eliminazione del file richiede una conferma, e l’utente viene notificato della corretta esecuzione della cancellazione.

Cliccando su Prenota, il file viene scaricato e viene inserito nello stato prenotato, con l’indicazione dell’utente che ha prenotato il file. Il file viene contrassegnato dall’icona del lucchetto.

Terminate le modifiche, l’utente può procedere al caricamento della nuova versione, cliccando sul tasto aggiorna. Con il tasto Rilascia viene invece sbloccato il file, e viene reso disponibile per gli altri utenti.

Cliccando su Aggiorna, si apre l’interfaccia per il caricamento della nuova versione del file. Il tasto Versioni permette invece di visualizzare tutte le versioni del file esistenti.

Le versioni, numerate, indicano la data, l’ora e l’utente che ha effettuato il caricamento della versione.

Le assegnazioni sul documento possono essere effettuate come già indicato nel paragrafo di registrazione del documento secondo tre diverse modalità:

• Ufficio/Persona: condivide il documento con il binomio ufficio/persona
• Ufficio: condivide il documento con l’intero ufficio
• Gruppi/Ruoli: condivide il documento con tutti gli appartenenti al gruppo configurato in ACL

L’assegnazione può essere effettuata con diritti di visibilità e/o modifica.

• L’icona dell’omino è quella che indica il proprietario del documento.
• L’icona della matita indica che l’utente ha il diritto di modifica del documento.
• L’icona dell’occhio indica che l’utente ha il diritto di visibilità del documento.

Per modificare le assegnazioni è possibile cliccare sul simbolo dei 3 pallini posto a lato dell’utente.

Da questo pulsante è possibile accedere alle funzioni di modifica dell’assegnazione:

• Permetti modifica: permette di dare all’assegnatario il diritto di modifica
• Sola Lettura: permette di togliere all’assegnatario il diritto di modifica, dando solo il permesso di visibilità del documento
• Proprietario: permette di indicare il proprietario del documento
• Elimina: permette di eliminare l’assegnazione del documento

Per trasferire i documenti ad altre strutture/persone/gruppi è necessario utilizzare le funzionalità di assegnazione dei documenti precedentemente illustrate. Se si vuole trasferire il documento come responsabilità, è necessario modificare il responsabile del documento, assegnandolo al nuovo ufficio/persona. Se invece si vogliono trasferire documenti in copia conoscenza, è necessario inserire le nuove assegnazioni tramite l’apposito tasto, indicando se si desidera conferire il diritto di modifica o solo quello di visibilità del documento.

Dal menu di sinistra, è necessario cliccare sul pulsante Ricerca.

La ricerca è effettuata su tutti i metadati di registrazione del documento, e su alcuni stati degli stessi (ad esempio fascicolato, letti/non letti, da prendere in carico, etc). I campi di ricerca possono essere combinati fra loro, per attivare la ricerca dopo aver compilato i campi di interesse cliccare su Trova, per annullare Annulla.

Nei filtri di base è possibile definire che tipo di ricerca si vuole effettuare sul singolo termine ricercato.

Dopo aver effettuato la ricerca, viene presentata la lista titoli dei risultati trovati. La lista titoli permette di visualizzare il tipo documento, il proprietario, l’oggetto del documento, gli allegati, la data di creazione del documento. Cliccando sugli allegati si attiva la visualizzazione dell’allegato selezionato tramite il visualizzatore pdf. In alto sulla lista titoli viene visualizzato il totale dei documenti trovati. Per scorrere fra le pagine dei risultati è necessario cliccare sulle freccette poste in alto a destra della pagina.

Sul singolo documento in lista è possibile tramite il clic sul simbolo dei tre pallini, attivare le seguenti funzionalità:

Permette di accedere alla maschera di modifica del documento.

Permette di eliminare il documento.

Entrando in modifica del documento e salvando la modifica, è possibile cliccando sull’apposito tasto tornare sulla lista titoli.

Sull’elenco dei risultati è possibile attivare le seguenti funzionalità:

Permette di ordinare con ordine crescente/decrescente i documenti per il campo data creazione o oggetto.

Permette di selezionare dei filtri/aggregazioni sui documenti, in cui rispetto alla ricerca effettuata vengono predisposti degli ulteriori filtri, ad esempio sul tipo di documento, sui mittenti/destinatari, sulla classificazione.

Il numero indica il numero dei documenti trovati per ogni filtro, è necessario cliccare sul tipo di aggregazione desiderato, che viene inserito in fondo alla lista in grigio. Con la x si può eliminare quanto inserito.

Cliccando su Applica viene applicato il filtro selezionato e viene presentata la lista dei documenti rispondenti al filtro impostato. Per annullare, cliccare su annulla.

Permette di creare una vaschetta personalizzata per l’utente.

E’ possibile sui documenti registrati attivare un flusso di lavorazione dei documenti, legato alla loro presa in carico e lavorazione. Sul documento compare sotto il tasto Azioni Workflow il tasto Richiesta presa in carico.

Cliccando sul pulsante, viene aperta una interfaccia che permette di selezionare gli assegnatari che devono effettuare la presa in carico del documento, visualizzando la lista degli utenti che hanno diritto di intervento sul documento.

Cliccando su Seleziona viene richiesta la presa in carico da parte degli utenti selezionati, per confermare cliccare su Conferma, per annullare cliccare su Chiudi. Lo stato del documento iniziale è settato su Archiviato.

Dopo aver selezionato gli utenti deputati alla presa in carico del documento, lo stato del documento cambia in Presa in carico.

Cliccando sul tasto della freccia, viene visualizzato lo storico degli stati, con le indicazioni relative a tutti gli stati del documento e all’operatore e alla data/ora in cui è avvenuto il cambio di stato.

Per gli operatori selezionati per la presa in carico, si attivano due pulsanti che permettono di:

• Effettuare la presa in carico del documento
• Rifiutare la presa in carico del documento

Nel caso in cui si prenda in carico il documento, viene richiesta conferma all’utente, che può procedere cliccando su Conferma.

La presa in carico del documento cambia lo stato in lavorazione.

Viene a questo punto attivato per l’utente il pulsante che permette di concludere la lavorazione.

Cliccando sullo stesso, viene richiesta conferma per la conclusione della lavorazione. Cliccando su conferma si conclude la lavorazione, cliccando su annulla si annulla l’operazione.

Lo stato del documento viene modificato in Lavorato.

È possibile riaprire la lavorazione di un documento, cliccando sul tasto Riporta il documento in lavorazione e confermando l’operazione. Il documento viene riportato sullo stato Lavorazione, ed è possibile poi concludere la stessa quando necessario.

Nel caso in cui l’utente che ha ricevuto l’assegnazione di presa in carico voglia rifiutare , deve cliccare sul Rifiuta presa in carico, confermando l’operazione.

Lo stato del documento viene settato su Rifiutato ed è possibile ri-effettuare la richiesta di presa in carico sullo stesso.

Per creare un nuovo fascicolo è necessario posizionarsi sul menu fascicoli – inserimento.

La maschera di inserimento permette di selezionare la tipologia di fascicolo fra quelle eventualmente presenti, cliccando sulla tendina tipologia e/o ricercando tramite l’apposito campo della lente.

La maschera di inserimento di un fascicolo richiede l’inserimento dei seguenti campi:

• Data del fascicolo
• Oggetto
• Assegnazione
• Altro – campo note:

Dopo aver compilato i campi di interesse, cliccare su Salva. Per annullare cliccare su Annulla. Salvato il fascicolo, vengono visualizzati i campi salvati, sono disponibili le informazioni di servizio con i dati relativi a creazione/modifica del fascicolo e le indicazioni sui documenti contenuti. Sono disponibili i seguenti pulsanti:

Permette di modificare i campi di registrazione del fascicolo.

Permette di eliminare il fascicolo, confermando l’operazione una volta cliccato sul salvataggio.

Il campo Altro permette di accedere alle seguenti funzionalità:

Permette di assegnare il fascicolo ad un nuovo assegnatario, sempre con la possibilità di dare il diritto solo di visibilità o anche di intervento analogamente a quanto avviene nei documenti.

Permette di inserire annotazioni immodificabili sul fascicolo analogamente a quanto avviene nei documenti.

Permette di inserire sotto-fascicoli nel fascicolo.

Permette di chiudere il fascicolo o il sotto fascicolo, cliccando su chiudi lo stato del fascicolo passa da aperto a chiuso e non è più possibile inserire documenti al suo interno. È possibile riaprire un fascicolo tramite il tasto Riapri fascicolo.

Permette di visualizzare la gerarchia in cui si pone il fascicolo e i suoi eventuali sotto fascicoli collegati.

La ricerca dei fascicoli è disponibile cliccando sul menu posto a sinistra nella sezione Fascicoli – Ricerca. La maschera di ricerca dei fascicoli permette di ricercare per tutti i campi di registrazione, per le assegnazioni e per le informazioni di servizio.

Dopo aver impostato la ricerca, cliccare su Trova. Viene presentata la lista dei fascicoli e sotto-fascicoli recuperata secondo la ricerca effettuata. Vi sono a disposizione i pulsanti relativi alle funzioni di:

Per scorrere nei risultati della ricerca è necessario cliccare sulle frecce poste in alto a destra.

Dal simbolo dei tre pallini è possibile accedere alle funzioni di:

Permette di modificare il fascicolo.

Permette di eliminare il fascicolo.

Dopo essere entrati in modifica è possibile tornare alla lista titoli tramite l’apposita funzione posta sulla destra dello schermo.

Per fascicolare un documento è necessario cliccare dalla visualizzazione di un documento su Altre Azioni – Fascicola.

Questo tasto permette di ricercare fra tutti i fascicoli registrati, è possibile scorrere nella lista o ricercare il fascicolo di proprio interesse scrivendo il nome nell’apposito campo di ricerca.

I risultati possono essere ordinati tramite il campo ordinamento per i seguenti criteri, in ordine crescente/decrescente:

• Data creazione
• Oggetto

Una volta selezionato il fascicolo di interesse, è necessario selezionarlo cliccando sullo stesso. Con Annulla viene annullata l’operazione, con Conferma viene confermata la fascicolazione.

Dopo aver effettuato la fascicolazione sul documento compare il fascicolo inserito. L’operazione è ripetibile, in quando un documento può essere fascicolato in più fascicoli contemporaneamente.

Sui file allegati ad un documento registrato è possibile attivare l’invio alla firma. L’invio alla firma può essere effettuato dal tasto Altre Azioni – Invia alla firma, che permette di farlo per tutti i file eventualmente allegati.

Oppure può essere effettuato sul singolo file, tramite il tasto della rotellina che permette sempre la selezione della funzionalità Invia alla firma.

Selezionando l’invio alla firma viene aperta una schermata che permette di selezionare:

• I Firmatari del documento, nel caso in cui non siano già assegnatari del documento verranno aggiunti automaticamente sul documento come assegnatari nella sezione delle assegnazioni. I firmatari possono essere aggiunti sempre tramite il meccanismo della look-up attivabile dalla lentina, sono ripetibili.
• L’elenco dei file allegati alla registrazione, che possono essere selezionati per l’invio alla firma tramite gli apposti check box. Ogni documento selezionato viene inviato alla firma dei firmatari selezionati.

Il tasto di invio è disattivato fino a quando non viene selezionato almeno un documento e un assegnatario. Quando sono soddisfatte queste condizioni si attiva il tasto di invio alla firma.

Il documento inviato alla firma viene distinto dall’apposita icona:

In apposito tooltip viene indicato l’incaricato alla firma del singolo file.

Tramite la ricerca dei documenti è possibile ricercare i documenti che devono essere firmati dall’utente, selezionando il flag Doc. da firmare, che può essere utilizzato anche con altri campi della ricerca.

Effettuata la ricerca viene presentata la lista titoli dei documenti che si trovano nello stato da firmare.

E’ possibile anche configurare apposita vaschetta di tipo numeratore per i documenti che sono nello stato da firmare.

Le vaschette utente possono essere configurate a livello di sistema dall’amministratore, oppure dal singolo utente. Le vaschette configurate a livello di amministratore sono visibili da tutti gli utenti nella sezione delle vaschette, poste in alto a destra della pagina.

Cliccando su questa sezione, vengono visualizzate le vaschette configurate a livello di utente o a livello di amministratore.

Le vaschette sotto il simbolo della matita sono quelle che richiedono una azione da parte dell’utente, le vaschette sotto il simbolo del fumetto sono quelle che evidenziano documenti non letti da parte dell’utente.

Per configurarle a livello di utente, da un elenco di risultati è sempre possibile, sia su fascicoli sia su documenti, creare una vaschetta, cliccando sul tasto Nuova Vaschetta.

E’ possibile definire il nome, il tipo contatore (letti/totali), l’arco temporale desiderato. Per salvare cliccare su salva. Una volta salvata, la vaschetta si visualizza sulla barra in alto.

Il sistema permette di inviare email di notifica sulle assegnazioni di documenti, secondo un tempo impostato dall’amministratore del sistema.

Il sistema permette di creare dei link fra documenti. I link sono navigabili. Per creare un link è possibile utilizzare la sezione Altre Azioni – Copia collegamento:

Oppure la sezione Collegamenti:

Cliccando su Copia Collegamento, il sistema notifica che il collegamento è stato correttamente copiato.

Posizionandosi sul documento che si vuole linkare, compare il tasto Incolla Collegamento.

Cliccando sullo stesso compare la visualizzazione del collegamento nella sezione Archivio. Per cancellare il collegamento cliccare sulla X. Per navigare i collegamenti è necessario cliccare sugli stessi. Non vi sono vincoli nella creazione di collegamenti fra documenti.

Nel caso in cui venga caricato un file firmato, ad esempio in p7m, è possibile verificare e visualizzare il certificato di firma utilizzato sullo stesso. E’ necessario posizionarsi nella sezione allegati, e cliccare sul simbolo della rotellina. L’opzione che deve essere selezionata è Verifica Firma.

Cliccando sulla verifica firma, viene visualizzato il certificato di firma utilizzato e le informazioni relative al firmatario e alla validità della firma apposta.

Nel caso in cui siano caricati file firmati, è disponibile una funzione di sbustamento dei file che permette di visualizzare il file senza la firma digitale, facilitando l’utente nella sua visualizzazione. Per sbustare il file firmato posizionarsi sul file di interesse, cliccare sulla rotellina e cliccare su Mostra Originale Firmato.

E’ possibile su DocWay firmare gli allegati tramite firma digitale su smart card. Per apporre la firma è necessario cliccare sul simbolo della rotella, e cliccare su Firma con smart card. Con una firma valida, si attiva la possibilità di firmare il file, selezionando le opzioni di firma presentate e inserendo le proprie credenziali di firma. Il file viene ricaricato firmato in formato p7m o pdf.

Su ogni documento viene creata una sezione relativa alla storia del documento, che contiene tutte le azioni principali svolte sullo stesso. La storia è accessibile nella sezione in basso, denominata informazioni di servizio.

Cliccando su Storia Documento si apre un pop-up che mostra le azioni effettuate sul documento, riportando azione, utente, data e ora di esecuzione dell’azione. Le azioni sono riportate nell’ordine dalla più recente alla meno recente.

E’ possibile ricercare gli allegati anche per il loro contenuto, che viene indicizzato dall’applicativo. La ricerca può essere fatta tramite l’home page o le apposite interfacce di ricerca. La funzionalità di indicizzazione dei file (e conseguente ricerca) era disabilitata sull'applicativo. Per abilitarla occorre accedere alla sezione  Amministrazione > Configurazione > Documenti e flaggare la voce “Abilita indicizzazione files”. Oltre a questo è possibile indicare su quali tipologie di file deve essere tentata l'estrazione del testo. Di default sono state specificate le più comuni estensioni di documenti che sono supportate dallo Storage Server.

I file caricati precedentemente all'abilitazione non saranno processati, l'estrazione del testo è stata skippata. Ogni file caricato da questo momento in poi dovrebbe invece essere indicizzato (e quindi reso ricercabile sul contenuto).  Questa attività non è sincrona, è gestita attraverso un processo temporizzato che:

• Verifica la presenza di file da indicizzare su DocWay;
• Invoca lo Storage Server su ogni file da indicizzare (richiesta di estrazione del testo, operazione potenzialmente pesante);
• Registra sugli indici di Elasticsearch il testo estratto associandolo al documento.