Indice

ECM - Manuale Provider - Registrazione Evento RESIDENZIALE (Versione 2.0 e 3.0)

Creazione nuovo evento

Per registrare un nuovo evento di formazione il Provider dal menu posto a sinistra dello schermo può accedere alla sezione Eventi.

Eventi

In questa sezione viene visualizzata una lista di tutti gli eventi inseriti e il loro stato.

Lista Eventi

Cliccando sul tasto Crea evento extra PFA, il Provider accede alla maschera di inserimento di un nuovo evento. Come prima operazione, il Provider deve selezionare la tipologia di evento che desidera inserire, selezionando in questo caso Formazione Residenziale e cliccando su ok.

Formazione Residenziale - tipologia evento

La maschera di registrazione dell'evento di formazione residenziale è formata da 3 differenti sezioni. I campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatori.

Sezione 1

Nella sezione 1 il Provider visualizza le seguenti informazioni, che sono inserite automaticamente dal sistema e non sono modificabili:

Sezione1- campi da 1 a 10

I campi seguenti devono essere compilati dal Provider con le informazioni richieste:

Nel caso in cui siano selezionate le voci Alimentazione della prima infanzia o Medicine non convenzionali l'inserimento dell'evento sarà segnalato alla Segreteria ECM; nel caso in cui, a partire dalla versione 3.0 dell'applicatvio, il Provider scelga la voce Altro, l'applicativo consentira di visualizzare un nuovo campo in cui scegliere la Tematica Speciale di interesse Nazionale o Regionale. Se non prevista per l'evento, potrà essere selezionata la voce L'evento non riguarda una tematica speciale.

Tematica Speciale di interesse Nazionale o Regionale

La Provincia e il Comune devono essere selezionate da apposita tendina, Indirizzo e Luogo sono dati che devono essere compilati dal Provider richiedente.

Sezione1- campi Data

Le date devono essere selezionate dal calendario che si apre posizionandosi nel campo date. Data di inizio e data di fine sono obbligatorie, il Sistema effettua un controllo sull'inserimento:

- Per gli Eventi privi di sponsorizzazione (Provider A e B) (Sezione 3 – Evento è sponsorizzato NO): Non è possibile inserire un Evento entro 15 giorni dalla data del suo inizio; tenendo conto che: fino a 15 giorni dalla data di inizio, il provider può apportare tutte le modifiche all’evento; fino a 4 giorni dalla data di inizio, il provider può apportare tutte le modifiche all’evento, ad esclusione dell’anticipo della data di inizio; a 3 giorni dalla data di inizio il provider non può più modificare l’evento.

- Per gli Eventi con sponsorizzazione (Provider A e B) (Sezione 3 – Evento è sponsorizzato SI): Non è possibile inserire un Evento entro 30 giorni dalla data del suo inizio, tenendo conto che: fino a 30 giorni dalla data di inizio, il provider può apportare tutte le modifiche all’evento; fino a 10 giorni dalla data di inizio, il provider può apportare tutte le modifiche all’evento, ad esclusione dell’anticipo della data di inizio; a 9 giorni dalla data di inizio il provider non può più modificare l’evento.

In tutti e due i casi queste scadenze non riguardano i dati relativi ai Docenti/Relatori/Tutor, che permangono modificabili fino al giorno stesso della data di inizio dell’evento.

Le date intermedie devono obbligatoriamente essere comprese nelle date di inizio e fine indicate. Per inserire più date intermedie è necessario cliccare sull'icona del + verde posta alla fine del campo.

Nel caso sia stato selezionato il valore Altro e una Tematica Speciale di interesse Nazionale o Regionale, la scelta sull'obiettivo strategico Nazionale sarà limitata alle opzioni disponibili, ovvero agli obiettivi collegati alla Tematica speciale selezionata.

Per registrarli è necessario porsi sui valori del campo, scorrere la tendina che viene visualizzata e selezionare l'obiettivo di proprio interesse fra quelli proposti.

Obiettivo nazionale e regionale

Professioni/Discipline

Per selezionare le professioni è necessario posizionarsi sul campo, e selezionare le professioni desiderate. Sulle professioni selezionate sono inseriti dei flag di spunta. Tramite i tasti Seleziona tutti/Deseleziona tutti è possibile selezionare o deselezionare tutte le professioni.

Per selezionare le discipline è necessario posizionarsi sul campo, e selezionare le discipline desiderate. Vengono visualizzate esclusivamente le discipline collegate alle professioni precedentemente selezionate. Sulle discipline selezionate sono inseriti dei flag di spunta. Tramite i tasti Seleziona tutti/Deseleziona tutti è possibile selezionare o deselezionare tutte le discipline.

La selezione dei 3 valori comporta l'inserimento di ulteriori campi: Se si seleziona “Convegno/Congresso/Simposio/Conferenza (con un numero di partecipanti oltre 200)” è necessario selezionare il valore si/no per la sezione:

Convegno/Congresso/Simposio/Conferenza (con un numero di partecipanti oltre 200)

Se si seleziona “Workshop/Seminario, che si svolge all'interno di Convegno/Congresso/Conferenza (con meno di 100 partecipanti)” è necessario indicare:

Workshop/Seminario, che si svolge all'interno di Convegno/Congresso/Conferenza (con meno di 100 partecipanti)

Se invece si seleziona “Corso di aggiornamento teorico e/o pratico (massimo 200 partecipanti)” è obbligatorio selezionare una delle due sotto-tipologie:

  1. “Corso teorico e/o pratico (fino a 100 partecipanti previsti)”
  2. “Corso teorico e/o pratico (da 101 a 200 partecipanti previsti)”

Numero partecipanti

Se nel campo Tipologia dell'evento è stato indicato il valore “Convegno/Congresso/Simposio/Conferenza (con un numero di partecipanti oltre 200)”: il numero minimo indicato deve essere 200.

Se nel campo Tipologia dell'evento è stato indicato il valore “Workshop/Seminario, che si svolge all’interno di Convegno/Congresso/simposio/conferenza (con meno di 100 partecipanti)”: il numero massimo indicato deve essere 100.

Se nel campo Tipologia dell'evento è stato indicato il valore “Corso di aggiornamento teorico e/o pratico (massimo 200 partecipanti)”: il numero massimo indicato deve essere 100 o 200 a seconda della sotto-tipologia selezionata.

Responsabile scientifico

Ruoli utente

Per selezionare una anagrafica già inserita è necessario cliccare sul tasto blu a forma di lente. Vengono proposte le anagrafiche già inserite nel sistema. Può essere effettuata una ricerca su qualsiasi campo registrato digitando la parola ricercata o parte di essa nel campo search. Cliccando su seleziona viene selezionata l'anagrafica da inserire nel ruolo registrato. Le anagrafiche possono essere ordinate in ordine alfabetico cliccando sulle frecce poste sull'intestazione di ogni singolo campo.

Lista anagrafiche registrate

Per registrare una nuova anagrafica è necessario cliccare sul + verde. Viene aperta la maschera di registrazione di una anagrafica che contiene i seguenti campi:

Responsabili scientifici

Responsabili scientifici

Docente/Relatore/Tutor

Docente/Relatore/Tutor

Per salvare i dati inseriti è necessario cliccare sul tasto Invia. In questo modo l'anagrafica viene salvata nel sistema, e potrà essere richiamata tramite la funzione sopra descritta. I file allegati devono essere obbligatoriamente firmati digitalmente, il sistema effettua un controllo sul certificato di firma utilizzato, che deve corrispondere con quello del Legale Rappresentante o in alternativa con quello del Delegato del Legale Rappresentante.

Selezionando una anagrafica eventualmente già selezionata è possibile eliminare il CV e sostituirlo con un altro con l'apposito tasto.

Il campo Qualifica con estratto del curriculum viene pubblicato sul portale online della sezione eventi, fino al giorno di fine evento, dopo il quale viene oscurato e rimane visibile solo all'interno dell'applicativo. La sua lunghezza massima è di 512 caratteri.

Modifica utenti

Una volta registrata l'anagrafica, la stessa viene visualizzata in formato tabellare. È possibile eliminarla o modificarla con gli appositi tasti.

Visualizzazione anagrafiche formato tabellare

Per selezionarne o aggiungerne altre utilizzare i tasti del + verde o della lente. Su ogni anagrafica viene visualizzata l'informazione relativa alla data di aggiornamento del Curriculum Vitae: se il file caricato è più vecchio di un anno nell'applicativo viene indicato che non è aggiornato. L'utente può decidere se procedere ad aggiornarlo o se mantenere il Curriculum Vitae esistente. Per i Responsabili Scientifici il numero massimo inseribile è di 3 anagrafiche, 1 è obbligatoria. Per il ruolo Docente/Relatore/Tutor è obbligatorio l'inserimento di almeno 1 anagrafica, il numero massimo non ha vincoli.

Razionale-Risultati attesi

Per aggiungere ulteriori risultati attesi (che sarà utilizzato nella compilazione della sezione 2) è necessario cliccare sul tasto + . Per modificare il risultato atteso è necessario posizionarsi nello stesso e modificare il testo, per eliminarlo è necessario cliccare sul meno rosso. Con la freccia verde è possibile andare automaticamente all'inizio della pagina di registrazione.

Sezione 2

La sezione 2 viene predisposta sulla base di quanto inserito nella sezione 1. In base alle date inserite sull'evento (data di inizio, data di fine, date intermedie) viene predisposta la sezione relativa ai programmi. Ogni giorno indicato prevede la registrazione del suo specifico programma.

Sezione 2

La registrazione di una attività comporta l'inserimento dei seguenti dati:

Inserimento attività

Per salvare l'attività è necessario cliccare sul tasto invia. Una volta registrata l'attività, viene visualizzata in formato tabellare con le indicazioni inserite. È possibile modificare o eliminare l'attività con gli appositi tasti.

Modifica/Elimina attività

Con questo tasto Pausa è possibile registrare le pause del programma.

Registrazione Pausa

Per registrare la pausa è necessario inserire:

Pausa

La pausa può essere modificata o eliminata con gli appositi tasti. Viene visualizzata in formato tabellare insieme con i dettaglio delle attività inseriti.

È possibile registrare anche le seguenti attività:

- Saluti introduttivi Saluti introduttivi

- Valutazione apprendimento Valutazione apprendimento

A partire dalla versione 3.0, inserendo la valutazione apprendimento, se si spunta il flag Condivisione con i partecipanti degli esiti della valutazione dell'apprendimento, l'applicativo calcolerà un 10% in più sulla durata dell'evento per il calcolo dei crediti (sulla base della tabella riportata nel riquadro).

Conteggio per la valutazione

Se viene inserito il flag “Condivisione con i partecipanti degli esiti della valutazione” viene attivato il campo Docente, all'interno del quale è obbligatorio selezionare i relativi docenti.

Selezione docente

Nel campo docenti sono visualizzati quelli inseriti nella sezione 1, con l'indicazione del fatto che siano Titolari o Sostituti (sono a disposizione i tasti seleziona tutti/deseleziona tutti oppure è possibile selezionare i singoli docenti fra quelli proposti). La selezione dei docenti può essere multipla.

Selezione Docenti

L'attività di valutazione evento è l'attività conclusiva dell'evento: dopo questa attività non è possibile inserire ulteriori attività. Una volta selezionati i docenti, è possibile visualizzarli nella relativa attività, nella sezione Docenti.

Visualizzazione docenti in Valutazione Apprendimento

- Registrazione partecipanti Registrazione partecipanti

La registrazione prevede sempre l'inserimento di un orario di inizio e di fine. Queste attività non rientrano nel conteggio totale delle ore di attività visualizzate nella sezione 3, sulle quali viene effettuato il calcolo dei crediti.

Per aggiungere altre attività, si può procedere utilizzando ancora il tasto Inserisci attività.

È possibile anche spostare in blocco tutte le attività inserite, tramite il pulsante Sposta orario

e inserendo il nuovo orario a partire dal quale tutte le attività hanno inizio.

Sposta orario

Nel caso in cui il Provider abbia selezionato nel campo Tipologia dell'evento il valore numero “Convegno/Congresso/Simposio/Conferenza (con un numero di partecipanti oltre 200)” può inserire esclusivamente un programma semplificato:

Programma semplificato

Ogni programma deve essere compilato con almeno una attività.

Brochure evento

Il campo è obbligatorio esclusivamente se in “Tipologia dell'evento” il valore selezionato è “Convegno/Congresso/Simposio/Conferenza (con un numero di partecipanti oltre 200)” o “Workshop/Seminario, che si svolge all’interno di Convegno/Congresso/simposio/conferenza (con meno di 100 partecipanti)”.

Sezione 3

(Compare come unico valore “Autocertificazione del partecipante” nel caso in cui il Provider abbia selezionato nel campo “Tipologia dell'evento” il valore “Convegno/Congresso/Simposio/Conferenza (con un numero di partecipanti oltre 200)”)

Sezione 3 - campi 33-38

Responsabile segreteria organizzativa

La selezione viene effettuata tramite l'apposito tasto a forma di lente, per l'inserimento di una nuova anagrafica è necessario cliccare sul tasto + verde. Nelle anagrafiche già inserite è possibile ricercare tramite il tasto Search. Le anagrafiche possono essere ordinate in ordine alfabetico cliccando sulle frecce poste sull'intestazione di ogni singolo campo. I dati da inserire per il Responsabile della Segreteria Organizzativa sono i seguenti:

Responsabile segreteria organizzativa

Per salvare cliccare su invia, per annullare su chiudi. Per modificare l'anagrafica inserita è possibile utilizzare i tasti di modifica; per eliminarla è possibile utilizzare il tasto elimina.

Responsabile segreteria organizzativa

Nel caso in cui sia selezionato il valore si, vengono proposti altri due campi da compilare:

Sezione 3 - campi 39-42

Nel caso in cui sia selezionato il valore si, sono proposti anche i seguenti campi:

Il file allegato può essere caricato tramite il file scegli.

Sezione 3 - campi 43-44

Se viene selezionato si, è possibile inserire il nome dello sponsor, la cifra della sponsorizzazione, il file del contratto di sponsorizzazione.

Sponsor

Cliccando sul + verde, viene visualizzata la maschera per inserire il nome dello Sponsor, l'importo finanziario in euro o di risorse fornite, il file relativo al contratto di sponsorizzazione in formato PDF. Per salvare è necessario cliccare su invia. Il tooltip in corrispondenza del campo per l'inserimento del file (contratto) riporta il seguente testo: “Nel caso le dimensioni degli allegati superino i i 2 MB, può essere inserita in alternativa un'autocertificazione. I contratti originali devono essere comunque tenuti a cura del Provider a disposizione della Commissione/ Osservatorio per eventuali controlli.”

Sponsor

Lo Sponsor inserito viene visualizzato nell'interfaccia, è possibile eliminarlo utilizzando il tasto Elimina. Per inserire altri Sponsor è necessario cliccare sul + verde.

Sponsor

E' obbligatorio inserire tutti i dati degli Sponsor richiesti compreso il file per l'accreditamento dell'evento; altrimenti non sarà possibile accreditare l'evento.

Controlli su sponsor

Se la scelta è Sì, e in sezione 1, al campo 5 “L'evento formativo prevede i seguenti contenuti?” si è flaggato “Alimentazione della prima infanzia” si apre un nuovo campo:

L’evento è sponsorizzato da aziende che trattano alimenti per la prima infanzia?: Selezione tra Sì/No

Sì

Sì

Se la scelta è NO viene richiesto:

No

In caso di selezione del sì:

Forme di finanziamento

In caso di selezione del no:

Forme di finanziamento

Partner

Nel caso in cui sia selezionato il valore sì, è possibile inserire il nome del Partner e l'allegato documentale relativo al contratto stipulato. Per salvare è necessario cliccare su invia.

Registrazione Partner

Inserito il Partner, viene visualizzato in formato tabellare. Tramite il tasto elimina è possibile eliminare il Partner inserito.

Visualizzazione Partner

Sezione 3 - Campi 49-51

Dove disponibile, è possibile scaricare un modello di esempio per il file da allegare (modello di esempio).

Terminata la registrazione dell'evento, il Provider può:

Menu evento

Il sistema avvisa l'utente del buon esito del salvataggio tramite apposito alert.

Nel caso di salvataggio in bozza, l'evento può essere modificato in tutte le sue parti. Nel caso di accreditamento dell'evento, l'evento potrà essere modificato esclusivamente secondo queste regole:

Provider A: l’evento può essere inserito fino a 15 gg dalla sua data di inizio. Fino a 4 giorni dalla data di inizio: sono possibili tutte le modifiche, escluso l’anticipo della data di inizio. Dal 3° giorno precedente l’evento viene esclusa ogni modifica. Da queste scadenze sono esclusi i campi riferiti ai Docenti, che sono modificabili fino alla data di inizio dell’evento.

- Provider B: l’evento può essere inserito fino a 30 gg dalla sua data di inizio. Fino a 30 giorni dalla data di inizio: sono possibili tutte le modifiche. Fino a 10 giorni dalla data di inizio: sono possibili tutte le modifiche eccetto il campo 9 data di inizio. A 9 giorni dalla data di inizio l’evento non è più modificabile. Da queste scadenze sono esclusi i campi riferiti ai Docenti, che sono modificabili fino alla data di inizio dell’evento.

Secondo queste scadenze, cliccando sul tasto Modifica si entrerà in modifica dei campi secondo le scadenze sopra indicate. Terminato l'evento non è più possibile procedere ad effettuare modifiche sullo stesso.

Nella lista degli eventi, lo stato dell'evento viene riportato nei seguenti modi:

Lista eventi

Accreditamento evento da Piano Formativo Annuale

Se il Provider desidera accreditare un evento inserito nel proprio Piano Formativo Annuale, è necessario dalla sezione Eventi, selezionare il pulsante Crea evento da PFA.

Crea evento da PFA

Il Provider accede a una interfaccia nella quale può selezionare uno degli eventi formativi del Piano Annuale che desidera accreditare. Tramite il tasto Search è possibile effettuare delle ricerche nell'interfaccia. Una volta che l'evento è stato accreditato, non compare più all'interno della lista degli eventi proposti.

Nuovo evento da PFA

Cliccando su accredita, il Provider può inserire i dati relativi all'evento come descritto nel paragrafo precedente.

Controlli

Il sistema effettua una serie di controlli sull'evento, che vengono visualizzati in fase di accreditamento dell'evento. Al momento del salvataggio vengono evidenziati nell'interfaccia i controlli che non sono stati rispettati in sede di inserimento, e l'utente può procedere alla loro modifica.

Solo quando tutti i controlli sono rispettati, l'evento può essere effettivamente accreditato nel sistema.

Campi obbligatori Campi obbligatori Campi obbligatori

Controlli sulle date

  1. L'evento non può avere una durata superiore a 365 giorni e deve concludersi all’interno del triennio formativo di riferimento.
  2. Tutte le date intermedie devono essere comprese tra la data di inizio e la data di fine.

* Controlli sul numero dei partecipanti

Controllo numero partecipanti

Se nel campo tipologia dell'evento è stato indicato il valore 1: il numero minimo indicato deve essere 200. Se nel campo tipologia dell'evento è stato indicato il valore 2: il numero massimo indicato deve essere 100. Se nel campo tipologia dell'evento è stato indicato il valore 3: il numero massimo indicato deve essere 100 o 200 a seconda della sotto-tipologia scelta.

Controlli responsabili scientifici

Risultati attesi

Controllo durata minima

Controllo sulla firma

Controllo sulla firma

Per la tipologia WORKSHOP/SEMINARIO o CORSO DI AGGIORNAMENTO in salvataggio sulla sezione 2 viene effettuato il seguente controllo: se è stata utilizzata una metodologia interattiva è necessario rispettare il vincolo di 1 docente/relatore/tutor di tipo TITOLARE per 25 partecipanti. Deve essere presente il corretto rapporto fra numero partecipanti, presenza di metodologia interattiva, numero docenti in singola attività solo per Docenti/Relatori/Tutor (non Moderatori) che sono titolari.

Controllo su partecipanti/docenti per metodologia didattica interattiva

Evento non sponsorizzato

Errore lato server - Exception

Nel caso in cui si inserisce un docente nelle attività della sezione 2 e questo stesso docente viene modificato successivamente nella sezione 1, l'applicativo genera un errore che invalida il salvataggio, poiché i dati non sono allineati. (NB: Allineare sempre le modifiche alla sezione 1 del campo Docente, con i dati inseriti nella sezione 2.)