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Indice
Funzionamento PEC integrata in DW4
7.1 Invio di un protocollo in partenza tramite PEC
Un documento in partenza può essere inviato telematicamente tramite posta elettronica certificata se si verificano le seguenti condizioni:
- l'AOO del protocollo in partenza deve avere configurata nell'archivio ACL almeno una casella di posta elettronica certificata;
- il destinatario o i destinatari del documento in partenza devono avere valorizzato nel rispettivo record in ACL il campo Email certificata.
In alcune configurazioni, è necessario che l'utente abbia abilitato il diritto Invio telematico di documenti
Al momento della registrazione del documento in partenza, il sistema effettua un controllo sul destinatario (o sui destinatari) del documento per verificare la presenza di un indirizzo di posta elettronica certificata. Nel caso in cui l'esito della ricerca sia positivo, viene visualizzato a fianco di ogni destinatario un pulsante per effettuate l'invio telematico tramite PEC (in alternativa esiste la possibilità di invio massivo a tutti i destinatari):
Pulsante per l'Invio telematico
Prima di effettuare l'invio il sistema effettua la ricerca dell'indirizzo di PEC da cui inviare il messaggio; tale ricerca verifica prima di tutto se l'UOR RPA del documento ha un indirizzo PEC configurato nel record in ACL; se non è presente il sistema risale la gerarchia a partire dall'UOR RPA del documento fino a trovare una struttura gerarchicamente superiore che ha configurato un indirizzo PEC; se anche questa analisi non ha successo allora viene utilizzato l'indirizzo di PEC istituzionale, cioè quello identificato come principale.
Dalla versione DocWay 4.7.0
Nel caso una UOR abbia configurati due indirizzi differenti (il campo Email certificata è ripetibile), il sistema consentirà la scelta dell'indirizzo da utilizzare per l'invio telematico tramite un menù a tendina.
Prima dell'invio il sistema chiede la conferma dell'operazione al termine della quale viene comunicato se l'invio telematico è stato effettuato con successo e se si sono verificati degli errori in fase di invio.
Se l'invio è stato effettuato correttamente sotto ad ogni istanza di destinatario viene inserito all'interno del pulsante di Info il relativo file segnatura.xml generato dal sistema al momento dell'invio.
Cliccando su Invio Telematico (Segnatura.xml) è possibile visualizzare il contenuto del file direttamente sul browser (di seguito un esempio di file segnatura.xml):
<Segnatura>
<Intestazione>
<Identificatore>
<CodiceAmministrazione>ENTE</CodiceAmministrazione>
<CodiceAOO>UNO</CodiceAOO>
<NumeroRegistrazione>0000071</NumeroRegistrazione>
<DataRegistrazione>2012-04-05</DataRegistrazione>
</Identificatore>
<Origine>
<IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
<Mittente>
<Amministrazione>
<Denominazione>ENTE UNO</Denominazione>
<UnitaOrganizzativa>
<Denominazione>ENTE UNO</Denominazione>
<UnitaOrganizzativa>
<Denominazione>Ufficio Delibere</Denominazione>
<Persona>
<Nome>Delibere</Nome>
<Cognome>Docway</Cognome>
</Persona>
<IndirizzoPostale>
<Denominazione/>
</IndirizzoPostale>
<IndirizzoTelematico>nikola81@hotmail.it</IndirizzoTelematico>
<Telefono/>
<Fax/>
</UnitaOrganizzativa>
</UnitaOrganizzativa>
</Amministrazione>
<AOO>
<Denominazione>Pec Prova</Denominazione>
</AOO>
</Mittente>
</Origine>
<Destinazione confermaRicezione="si">
<IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
<Destinatario>
<Denominazione>Comune di Bologna</Denominazione>
<Persona>
<Denominazione/>
</Persona>
<IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
<IndirizzoPostale>
<Denominazione>Via Indipendenza, 1 - 40125 Bologna (BO) - Italia</Denominazione>
</IndirizzoPostale>
</Destinatario>
</Destinazione>
<Oggetto>Documento inviato telematicamente</Oggetto>
<Classifica>
<Denominazione>01/01 - Normativa</Denominazione>
<Livello>01</Livello>
<Livello>01</Livello>
</Classifica>
<Note/>
</Intestazione>
<Descrizione>
<Documento nome="844.pdf">
<TitoloDocumento>Documento principale</TitoloDocumento>
<Classifica>
<Denominazione>01/01 - Normativa</Denominazione>
<Livello>01</Livello>
<Livello>01</Livello>
</Classifica>
<Note/>
</Documento>
<Note>#|#ALLEGATI:0 - nessun allegato#|#</Note>
</Descrizione>
</Segnatura>
In seguito all'invio nel documento vengono visualizzati anche i successivi messaggi di Accettazione e di Consegna della mail certificata, inserendosi in coda al file segnatura.xml.
Se il sistema di protocollo informatico del destinatario del documento garantisce l'interoperabilità, al momento della registrazione di protocollo della mail inviata viene restituito un messaggio contenente la ricevuta di conferma di avvenuta protocollazione Ricezione Conferma Protocollazione che si aggiunge agli altri file generati dalla trasmissione certificata.
7.2 Ricezione bozza di protocollo in arrivo da casella di PEC
Le mail che pervengono ad una casella di posta elettronica certificata possono essere acquisite da Docway configurandone opportunatamente i parametri nella relativa sezione in ACL Inserimento di una casella di PEC
La ricezione delle mail può avvenire sia in presenza di interoperabilità tra sistemi di protocollo (riguarda soprattutto la trasmissione di documenti tra le pubbliche amministrazione) sia in assenza di interoperabilità; il comportamento del sistema è sensibilmente differente a seconda del caso che si verifica.
7.2.1 Ricezione PEC in presenza di interoperabilità
La posta elettronica certificata ricevuta in presenza di interoperabilità viene prelevata dal Mail Storage Agent (MSA) e riportata in Docway generalmente in formato “bozza” sulla base dei parametri configurati nella rispettiva sezione in ACL.
I dati per valorizzare gli elementi della bozza vengono prelevati dal file segnatura.xml generato dal sistema di protocollo del mittente e pervenuto insieme alla mail certificata.
Di conseguenza la bozza di presenta in questo modo:
Bozza con segnatura.xml
Il file segnatura.xml viene inserito subito sotto l'indicazione del mittente, così come tutti i successivi messaggi generati dalla trasmissione certificata.
Dal file segnatura.xml vengono prelevati i dati relativi alla denominazione del mittente, alla data e numero di protocollo del mittente, all'oggetto del documento; i dati sulla responsabilità vengono recuperati dalla configurazione della casella di PEC effettuata in ACL; eventuali file allegati alla mail vengono inseriti nella sezione Documenti informatici.
A questo punto il responsabile della bozza ha la possibilità di valutare il contenuto della mail certificata e decidere tra le seguenti opzioni:
- procedere alla registrazione di protocollo della mail
l'operatore può utilizzare la funzione Protocolla dal menù Azioni sul doc. in fase di visualizzazione della bozza; se il pulsante non è visibile significa che nel documento in bozza mancano alcuni elementi obbligatori per la registrazione indicati qui: Elementi della registrazione.
L'operatore deve entrare in fase di modifica per inserire i dati mancanti per poi procedere alla protocollazione.
- mantenere la mail all'interno del sistema documentale registrandola come un documento non protocollato
per effettuare tale operazione è presente la funzione Trasforma in Non protocollato dal menù Azioni sul doc.
- eliminare la bozza
l'operatore ha a disposizione il pulsante Elimina nel menù Azioni sul doc.
Se si procede alla registrazione di protocollo, il sistema genera un documento xml per la notifica della conferma di avvenuta protocollazione della mail certificata ( conferma.xml ) che sarà inviata automaticamente al mittente.
Tale messaggio di notifica viene inserito nella parte sottostante la denominazione del mittente:
Protocollo in arrivo con conferma.xml
7.2.2 Ricezione PEC in assenza di interoperabilità
La posta elettronica certificata ricevuta in assenza di interoperabilità viene prelevata dal Mail Storage Agent (MSA) e riportata in Docway in formato “bozza” in base ai parametri configurati nella rispettiva sezione in ACL.
Non essendo presente il file segnatura.xml (generato solo in regime di interoperabilità), i dati per valorizzare gli elementi della bozza vengono recuperati dalla mail pervenute rispettando il document model che è stato associato alla casella di PEC.
Il Document model è un particolare tipo di documento che stabilisce quali sono i parametri con cui vengono acquisiti dal messaggio di posta elettronica i dati per generare il documenti nell'archivio Docway.
Di seguito un esempio:
<documentModel db="xdocwaydoc" eml="true" name="bozze_arrivo" nrecord="00000133"> <notify cc="true" httpHost="http://localhost:8080" rpa="true" uri="/xway/application/xdocway/engine/xdocwaydoc.jsp"/> <item value="arrivo" xpath="doc/@tipo"/> <item value="si" xpath="doc/@bozza"/> <item value="getXPathValue(/aoo/@cod_amm)" xpath="doc/@cod_amm_aoo"/> <item value="getXPathValue(/aoo/@cod_aoo)" xpath="doc/@cod_amm_aoo"/> <item value="." xpath="doc/@nrecord"/> <item value="" xpath="doc/@anno"/> <item value="" xpath="doc/@data_prot"/> <item value="" xpath="doc/@num_prot"/> <item value="no" xpath="doc/@annullato"/> <item value="getSubject()" xpath="doc/oggetto"/> <item value="preserve" xpath="doc/oggetto/@xml:space"/> <item value="E-mail" xpath="doc/tipologia/@cod"/> <item value="addSenderFromACLLookup(/doc/rif_esterni/rif)" xpath=""/> <item value="addAndUploadEmailBodyAttach(/doc/files,TEXT,testo email,.txt)" xpath=""/> <item value="addAndUploadEmailBodyAttach(/doc/files,HTML,testo email html,.html)" xpath=""/> <item value="addAndUploadEmailAttachFiles(/doc/files)" xpath=""/> <item value="addAndUploadEmailAttachImages(/doc/immagini)" xpath=""/> <item value="computeAndAddFootprint(/doc/impronta)" xpath=""/> <item value="assignChkin()" xpath=""/> <item value="addAllegatoForEmailAttachs()" xpath=""/> <item value="addStoriaCreazione()" xpath=""/> <item value="addRPA()" xpath=""/> <item value="addCC()" xpath=""/> </documentModel>
Uno dei parametri di maggior interesse è l'attributo eml contenuto nell'elemento documentModel; tale attributo può assumere 2 valori, true | false:
- se eml=“true”, il messaggio di posta elettronica viene mantenuto nella sua forma originaria e imbustato in un file in formato eml leggibile da tutti i client di posta:
- se eml=“false”, il messaggio di posta viene scomposto nelle sue parti principali che vengono riportate singolarmente nella sezione Documenti informatici della bozza in arrivo.
A questo punto il responsabile della bozza ha la possibilità di valutare il contenuto della mail certificata e decidere tra le seguenti opzioni:
- procedere alla registrazione di protocollo della mail: l'operatore può utilizzare il pulsante Protocolla in fase di visualizzazione della bozza; se il pulsante non è visibile significa che nel documento in bozza mancano alcuni elementi obbligatori per la registrazione indicati qui: Elementi della registrazione e pertanto l'operatore deve prima entrare in fase di modifica per inserire i dati mancanti e poi procedere alla protocollazione;
- mantenere la mail all'interno del sistema documentale registrandola come un documento non protocollato: per effettuare tale operazione è presente è presente l'opzione Non protocollato dal pulsante generale Trasforma;
- eliminare la bozza mediante il pulsante Cancella