Docway v. 4.3.1 Utima modifica: 11/03/2015

Le principali funzioni di Docway 4 permettono:

• l'acquisizione, la registrazione, la ricerca e la consultazione delle diverse tipologie di documenti sia interni sia di scambio con l'esterno
• l'organizzazione dei documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, secondo le necessità di ordinamento e di ricerca più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi.
• il trattamento (organizzazione e sedimentazione) dei documenti nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali.

Docway 4 si presenta con un nuovo aspetto grafico, unito a nuove funzionalità finalizzate ai principi di trasparenza e semplificazione amministrativa:

• Funzionalità di Protocollo informatico
• Funzionalità di Gestione documentale semplificata:
  1. Fatturazione elettronica
  2. Esportazione avanzata
  3. Gestione posta elettronica e Posta Elettronica Certificata (PEC)
  4. Firma digitale
  5. Interoperabilità di protocollo

Docway 4 mette a disposizione dell'utente menù e pulsanti per la navigazione e l'uso delle funzionalità; le dimensioni delle maschere e delle etichette si adattano alle dimensioni della finestra del browser. L'utente ha la possibilità di scegliere se visualizzare o nascondere la barra verticale secondo i propri usi e le necessità di lavoro, azionando rispettivamente tale scelta tramite pulsante “Mostra” o “Nascondi”.

Fig.: Menù di DocWay 4 - mostra/nascondi Fig.: Visualizzazione completa Fig.: Visualizzazione ridimensionata

L'accesso a DocWay 4 avviene mediante l' inserimento di credenziali fornite dall'Amministratore dell'archivio ACL (Access Control List), la banca dati dell'applicativo dedicata alla gestione delle anagrafiche.

Fig.: Pagina di accesso a DocWay 4

• Sessione di login: se le credenziali specificate sono relative ad una persona appartenente a più Strutture, subito dopo la validazione delle stesse, il Sistema propone la scelta delle opzioni alternative. Il primo accesso posiziona l'utente nella pagina principale. L'area destra superiore del menù principale riporta la denominazione della login, rendendo sempre visibile all'utente la scelta effettuata.

Fig.: Selezione utente DocWay 4 Fig.: Menù archivio documenti

• Sessione di logout: per uscire dalla sessione posizionarsi nell'area destra superiore e, dal menù a tendina, agire sul pulsante “Esci”. Dalla schermata di logout, cliccando sulla voce “Pagina di login”, è possibile riaccedere alla pagina per l'inserimento delle credenziali.

Fig.: Logout

Il Menù principale è fisso in ogni punto della navigazione ed è posto nella barra orizzontale della maschera principale. Il menù si compone di 5 sezioni dedicate allo svolgimento di specifiche funzioni:

• INSERIMENTO: per effettuare la registrazione di documenti, fascicoli, repertori, immagini
• RICERCA: consente la ricerca di documenti, fascicoli, repertori, raccoglitori
• STAMPE: permette di generare la repertoristica e di effettuare le stampe. Grazie a questa sezione Docway 4 si configura anche come sistema di reportistica, in grado di evidenziare i tempi di evasione delle pratiche e i carichi di lavoro su ciascuno degli uffici e dei servizi, anche al fine di evidenziare responsabilità di gruppo ed individuali. La descrizione delle funzionalità di stampa sono descritte al capitolo
• ALTRE FUNZIONI: consente l'accesso all'anagrafica, alla ricezione della posta, mail differito, archivio procedimenti) e, per chi ne possegga i diritti, Strumenti Amministrazione. I moduli sono descritti in apposite sezioni del presente manuale, in particolare:
  1. Archivio delle Strutture e delle Persone (ACL) INSERIRE IL LINK AL PARAGRAFO
  2. Ricezione della posta elettronica
  3. Invio e-mail in modalità differita INSERIRE IL LINK AL PARAGRAFO
  4. Archivio Procedimenti
  5. Strumenti di Amministrazione
• AIUTO: sezione dedicata alle Informazioni su DocWay4 (storia delle versioni).

Al primo accesso l'utente ha a disposizione la sezione Documenti recenti, ovvero l'elenco dei record lavorati. La lista è organizzata in modo da poter visualizzare tre informazioni:

1. tipologia del documento (icona)
2. informazioni visibili dal proprietario del documento (icona puntatore):
   • è stato visto
   • contiene allegati
   • inserito in fascicolo
   • firmato
3. scadenza del documento

Fig.: Documenti recenti

Qualora non siano stati registrati o assegnati documenti nell'arco degli ultimi 5 giorni dall'accesso al sistema, tale sezione è sostituita con il seguente messaggio:

La pagina principale di Docway 4 ha una sezione laterale del Menù dedicate ad aree specifiche per l'utente. La barra laterale si divide in tre macro-sezioni:

• La mia scrivania
• Documenti e Archivio
• Il mio Ufficio

Per tale sezione si rimanda al capitolo Documenti in gestione

Nella parte superiore destra della schermata è presenta un'area dedicata alla possibilità di effettuare una ricerca immediata sui documenti. La ricerca globale si attiva inserendo la stringa anno/numero di protocollo; selezionando l'opzione solo estremi la ricerca verrà effettuata solo nei campi del record e non nel testo dei documenti inseriti nella Sezione Documenti informatici.

La descrizione delle funzionalità di ricerca è trattata al paragrafo Ricerca documenti

Fig.: Ricerca immediata sui documenti

Ogni informazione sui documenti/fascicoli/repertori/raccoglitori (tipologia, informative, stati) è visibilmente riconoscibile perchè contrassegnata da apposito simbolo:

TIPOLOGIA

• Protocollo arrivo
• Protocollo partenza
• Protocollo tra uffici
• Documento non protocollo
• Protocollo differito
• Raccoglitore
• Fascicolo (NO documenti contenuti)
• Fascicolo (SI' documenti contenuti)

INFORMATIVE

• Informazioni
• Informazioni importanti
• Invio telematico
• Lookup

INFORMAZIONI SUI RECORD

STATI DEL DOCUMENTO

• Segnatura applicata
• Bozza
• Riservato
• Conservato

La sezione illustra modalità ed uso di appositi pulsanti per l'inserimento di nuovi documenti in archivio. I pulsanti della registrazione sono attivi in base ai diritti assegnati all'operatore in ACL. Il Sistema interviene in primo luogo al momento della ricezione del documento; il documento può pervenire sottoforma di documento cartaceo pervenuto agli uffici di smistamento della posta dell’ente, oppure documento elettronico pervenuto tramite e-mail, e-mail pec o altro mezzo di trasmissione telematica.

L'accesso alle maschere di registrazione avviene dalla sezione di menù principale Inserimento. I documenti di protocollo sono registrati in base alla tipologia:

• Protocollo Arrivo
• Protocollo Partenza
• Protocollo Differito
• Protocollo tra Uffici

Oltre ai protocolli, è consentita la registrazione di:

• Documenti non protocollati
• Repertori/Documenti personalizzati
• Immagini: la sezione Acquisizione immagini consente di accedere alla maschera per associare ad un documento già registrato la sua immagine acquisita tramite la scansione dell'originale cartaceo.

Fig.:Menù di inserimento

Docway4 prevede l'obbligo, all'atto della registrazione di un nuovo documento, ai sensi della normativa vigente, di inserire le informazioni minime indispensabili per la registrazione di un documento:

• Numero di protocollo (assegnato automaticamente dal sistema)
• Data di registrazione (assegnata automaticamente dal sistema)
• Mittente / Destinatario del documento pervenuto / spedito
• Oggetto
• Numero e descrizione degli allegati
• Indice di classificazione
• Indicazione della persona responsabile del procedimento

La mancanza di una di queste informazioni fa in modo che il sistema impedisca la registrazione del documento.

La maschera di registrazione dei documenti di protocollo (in arrivo, in partenza, differito, tra uffici) è divisa in due macrosezioni:

1. Dati del documento, è la sezione principale che identifica e consente la registrazione della tipologia documentale che si sta registrando;
2. Sezioni (nn.5) di seguito elencate:
   • b. Scadenza
   • c. Assegnatari
   • d. Altro
   • e. Link
   • f. Documenti informatici

Gli elementi di registrazione organizzati nelle 6 sezioni sono i medesimi per tipologia documentale; la descrizione delle eccezioni, come ad esempio la presenza o meno di obbligatorietà di campi e l'aggiunta di metadati specifici, è illustrata nel paragrafo della tipologia documentale di interesse.

I documenti possono essere acquisiti grazie alla funzionalità di Acquisizione immagini: è possibile associare ad un documento già registrato la sua immagine acquisita tramite la scansione dell'originale cartaceo.

E' la sezione principale di registrazione di Protocolli (Arrivo, Partenza, Differito, Tra uffici). Tale sezione consente di inserire gli elementi registrazione specifici per tipologia di documento che si vuole registrare. Gli elementi della registrazione sono descritti nelle sezioni dedicate alla registrazione delle tipologie documentali. In particolare i campi editabili e da valorizzare sono:

L'utente ha la possibilità di assegnare alla registrazione del documento la periodicità entro cui il documento stesso debba essere trattato. Il documento confluirà automaticamente inserito nella sezione “In Scadenza” contenuta nell'area dedicata all'RPA (Cartella personale). Così come in inserimento, esiste la possibilità di scartare il documento dalla vaschetta personale tramite pulsante “Scarta”. Tale sezione non è attiva di default (attivazione e configurazione in back-office).

Fig.:Documento in scadenza Fig.: Inserimento del documento in scadenza nella vaschetta “Cartella Personale” Fig.: Scarta il documento dalla vaschetta “Cartella Personale”

L'area individua i responsabili del documento, chi lo ha in copia conoscenza (e chi ne è l'operatore, se l'opzione è stata attivata). La sezione è illustrata al paragrafo Assegnazione della Responsabilità .

Gli elementi della registrazione sono:

Sono inoltre presenti due impostazioni da attivare mediante flag:

Altro è l'area dedicata all'inserimento di qualsiasi tipo di informazione aggiuntiva che meglio definisca la funzione del documento all'interno dell'Ente, nonchè informazioni utili ad aumentare la rispondenza in fase di ricerca. Nella sezione Altro gli elementi di registrazione sono:

Link è l'area per attivare un collegamento della registrazione eseguita finalizzato alla comprensione di elementi già valorizzati nell'intera maschera di inserimento (es: Descrizione ed Url come puntamento al sito web e/o documentazione presente in intranet istituzionale, ecc..) Gli elementi della registrazione sono:

Fig.: Sezione Link Fig.: Attiva il Link ed invia tramite e-mail

La sezione Documenti informatici consente di allegare files di testo ed immagini al record. Nella sezione è possibile valorizzare i campi per tipologia di allegato:

• File (Titolo): permette l'inserimento di files di testo (formato .doc, .pdf, .txt, etc).
• Immagini (Titolo): permette l'inserimento della scansione del documento cartaceo. La scansione può avvenire automaticamente nel caso in cui sia già stato configurato uno scanner per l'acquisizione di immagini.

N.B.: Non è consentito l'upload di files di formato non immagine, da inserire opportunamente nella sezione File.

Fig.: Inserimento - Documenti Informatici

Gli elementi della registrazione sono:

Il campo Immagini permette l'inserimento della scansione del documento cartaceo che può avvenire automaticamente nel caso in cui sia già stato configurato uno scanner per l'acquisizione di immagini. Per una descrizione più dettagliata si rimanda al paragrafo Acquisizione Immagini

In aggiunta, l'area contiene dei check-box per consentire all'utente di:

Per alcuni degli elementi della registrazione è attivo un meccanismo di compilazione automatica denominato LOOKUP. Tale meccanismo consente di definire il valore di un campo azionando una ricerca automatica in liste di vocabolari controllati ottenute da altri archivi paralleli a Docway4 (Archivio ACL). Il lookup viene attivato, digitando le prime lettere del valore da inserire nel rispettivo campo e cliccando il tasto TAB della tastiera (oppure cliccando sul nome del campo e selezionando “Elenco” dal menù che appare).

I risultati del lookup possono essere i seguenti:

1. il lookup individua esattamente un unico elemento che soddisfa la ricerca: pertanto il campo viene valorizzato automaticamente con i dati dell'elemento trovato;
2. il lookup individua una serie di elementi che soddisfano la ricerca: in questo caso il sistema aprirà una finestra contenente l'elenco di tutti gli elementi individuati da cui l'utente potrà scegliere quello corretto.
3. Il lookup non individua nessun elemento che soddisfa la richiesta: in questo caso il sistema aprirà una finestra con informazione relativa all'esito negativo della ricerca, ma con la possibilità di inserire un nuovo valore alla lista di vocabolario controllato nel campo da valorizzare .

La possibilità di inserire nuove anagrafiche è strettamente collegata ai diritti che l'utente possiede rispetto all'archivio ACL. Questa casistica si presenta sugli elementi di registrazione e ricerca Destinatario e Mittente.

La registrazione di nuovi protocolli in arrivo avviene cliccando sul pulsante Protocollo Arrivo dal Menù principale “Inserimento”.

Fig.: Pulsante attivo per maschera di nuovo protocollo in arrivo

La maschera di inserimento è personalizzata sui diritti di operabilità dell'operatore che la esegue.

La sezione principale Dati del documento consente la registrazione dei seguenti metadati, descritti al paragrafo Dati del documento:

• Bozza
• Sigla strutt. (valorizzato di default)
• Anno (valorizzato di default)
• A mezzo
• Mittente (obbligatorio)
• Firmatario
• Ruolo
• Data doc.
• Prot. mittente
• Voce di indice
• Oggetto (obbligatorio)
• Allegato (obbligatorio)
• Pagine
• Classif. (obbligatorio)
• Visibilità

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera di registrazione nuovo protocollo in arrivo

La registrazione di nuovi protocolli in partenza avviene cliccando sul pulsante Protocollo Arrivo dal Menù principale “Inserimento”.

Fig.: Pulsante attivo per nuovo protocollo in partenza

La maschera di inserimento è personalizzata sui diritti di operabilità dell'operatore che la esegue.
La sezione principale Dati del documento consente la registrazione dei seguenti metadati, descritti al paragrafo Dati del documento:

• Bozza (valorizzato di default)
• Sigla strutt. (valorizzato di default)
• Anno (valorizzato di default)
• A mezzo
• Data doc.
• Destinatario (obbligatorio)
• Alla c.a.
• CC
• Ruolo
• Voce di indice
• Oggetto (obbligatorio)
• Allegato (obbligatorio)
• Pagine
• Classif. (obbligatorio)
• Visibilità

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera inserimento nuovo protocollo in partenza

Il Protocollo differito si utilizza solo per i documenti in Arrivo e deve essere autorizzato con motivato provvedimento. Si utilizza quando, nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro o altri eventi imprevedibili ed eccezionali, il documento non si è potuto registrare nel giorno in cui è stato ricevuto dall'Ente e dalla sua mancata protocollazione possa derivare un danno a terzi (ad esempio, in caso di un bando di scadenza termini di ricevimento, ecc..).

Cliccando sul pulsante Protocollo DIFFERITO dal menù di Inserimento si accede alla maschera per registrare in modalità differita i documenti in arrivo.

Fig.: Pulsante attivo per nuovo protocollo differito

La sezione principale Dati del documento per la registrazione di Protocollo DIFFERITO, presenta i medesimi campi previsti per il Protocollo in Arrivo e descritti al paragrafo Dati del documento.

La differenza tra le due tipologie sussiste nell'aggiunta di due metadati obbligatori specifici:

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera inserimento nuovo protocollo differito

La registrazione di nuovi protocolli interni avviene cliccando sul pulsante Protocollo Uffici dal Menù principale “Inserimento”.

Fig.: Pulsante attivo per gli utenti con diritto di Archiviazione Protocollo TRA UFFICI

La registrazione di un documento interno si compone di una parte relativa alla minuta e di una parte relativa all’originale. La registrazione dei metadati è dettata dalle regole di assegnazione della responsabilità, ovvero:

• il Mittente del documento è anche Responsabile della minuta: ha l'obbligo di compilare i campi relativi alla minuta, ma non quelli relativi all’originale;
• il Responsabile dell'originale è il Destinatario del documento: provvede alla compilazione dei campi relativi all’originale.

Gli elementi di registrazione della sezione *Dati del documento* sono descritti al paragrafo Dati del documento.

Fig.:Maschera per gli utenti con diritto di Archiviazione Protocollo TRA UFFICI

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera inserimento nuovo protocollo tra uffici

La registrazione dei documenti non protocollati avviene per documenti che non richiedono numero di protocollo. L'accesso alla maschera di registrazione avviene dal pulsante del Menù principale “Inserimento”, alla voce “Documenti non protocollati” .

N.B.: questa tipologia di documenti non rientra nel Registro ufficiale di protocollo.

Fig.: Pulsante attivo per per maschera nuovo documento non protocollato

Di seguito viene fornito un elenco di tipologie di documenti che, in base alle normative vigenti, non sono soggette a protocollazione obbligatoria:

La sezione principale Dati del documento consente la registrazione dei seguenti metadati, descritti al paragrafo Dati del documento:

• Personale (check-box)
• Autore
• Data doc. (obbligatorio)
• Voce di indice
• Oggetto (obbligatorio)
• Allegato (obbligatorio)
• Pagine (allegato/i)
• Classif. (obbligatorio)
• Visibilità

Fig.:Maschera per inserimento nuovo documento non protocollato

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera inserimento nuovo documento non protocollato

In archivistica, un repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguano una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella di protocollo generale che comunque può essere presente. Una volta selezionato il pulsante “Repertori”, appariranno solo i repertori per i quali l'utente possiede i diritti di inserimento.

Fig.: Ricerca repertori attivi

Fig.: Ricerca repertori con template personalizzati

Fig.: Elenco dei repertori con template personalizzati attivi

Dal pulsante “Repertori”, ad esempio un utente potrebbe essere stato abilitato alla registrazione di tutti questi repertori, mentre un altro utente solo al repertorio “Delibera del Consiglio di Amministrazione di Prova”.

Cliccando sul singolo Repertorio, Docway apre la maschera di inserimento del repertorio selezionato.

A seconda della specifica configurazione del repertorio, la maschera di inserimento è organizzata nelle seguenti sezioni:

• Dati del documento contiene gli elementi di registrazione già illustrati per le altre tipologie documentali;
• 0-n sezioni specifiche contenenti metadati specifici del repertorio (oltre a quelli registrati, ove presenti, nella sezione principale);
• Le 6 sezioni con il gruppi di metadati comune a tutte le tipologie documentali, per cui si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera di esempio di un repertorio

La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma univoca, permanente non modificabile, delle informazioni che identifichino in maniera inequivocabile il documento stesso (definita e descritta all'articolo 55 del dpr 445/2000).

In Docway4, la segnatura viene associata al record del documento in simultaneità alla sua registrazione; infatti nella visualizzazione di un documento registrato, in alto compare la segnatura di protocollo (vedi paragrafi dedicati alle Azioni sul documento

Fig.: Esempio di segnatura di protocollo

Docway4 offre all'utente la scelta della modalità più utile per l'apposizione della segnatura di protocollo; la generazione e apposizione della segnatura sull'originale cartaceo del documento può essere effettuata in due modalità:

Fig.: Stampa segnatura Fig.: Pulsante attivo per Segnatura manuale Fig.: Segnatura applicata Fig.: Esito di Segnatura manuale applicata

L'operazione di apposizione della segnatura di protocollo può essere eseguita solo una volta; in alternativa, nel caso si presentasse la necessità, si può ricorrere alla funzionalità Stampa info descritta al paragrafo Azioni sui documenti.

Ogni documento registrato deve essere assegnato ad un responsabile del procedimento che ne procede al trattamento amministrativo (cfr. articolo 5, legge 241/1990); oltre all'RPA sono attive due tipologie di assegnazioni di responsabilità sui documenti:

• in copia conoscenza;
• in Conferenza di Servizi.

La procedura di assegnazione di responsabilità è assoggettata alla valorizzazione della coppia di campi Persona e Ufficio, mediante meccanismo di lookup sui valori in Anagrafica ACL (inseriti, oppure da registrare):

Ogni documento registrato deve essere assegnato ad un responsabile del procedimento che ne procede al trattamento amministrativo (cfr. articolo 5, legge 241/1990).
Generalmente l'RPA è indicato dall'ufficio di responsabilità (UOR) e dalla persona, al suo interno, che si prende in carico il documento; in Docway questi dati sono indicati nella sezione “Responsabilità” della maschera di registrazione di un documento.

In Docway4 non è consentito registrare un documento senza averne indicato la persona responsabile.

In alcuni casi è possibile attivare, tramite apposita property, la funzionalità Operatore incaricato.
L'operatore incaricato è la persona alla quale viene assegnato un documento per procederne al trattamento amministrativo. In Docway4 corrisponde alla persona a cui viene data in carico la responsabilità di/su un documento.
N.B.: L'operatore incaricato non coincide con l'RPA (RPA da individuare sempre e comunque), ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento sul documento.

Il campo Operatore incaricato è presente nella sezione Assegnatari di ogni tipologia documentaria:

Fig.: Operatore incaricato

All'atto della registrazione di documenti tra uffici Docway4 consente di inserire due operatori incaricati, sempre alla sezione “Assegnatari”: un'operatore per la minuta, un'operatore per l'originale:

Fig.: Assegnatari: responsabilità di un documento tra uffici con Operatore incaricato

L'utente individuato come Operatore incaricato visualizzerà i documenti assegnati nella cartella Incarichi della sezione Documenti in gestione.

Nella scheda del documento registrato, alla sezione “Assegnatari”, viene indicato anche l'operatore a cui è stato assegnato il documento per il suo trattamento. Una volta trattato il documento, l'operatore incaricato può scartarlo dalla suo cartella personale Incarichi tramite l'icona a forma di X rossa presente sulla destra del campo Operatore.

Fig.: Scarto documento da cartella personale

In Docway 4 si ha la possibilità di attivare la funzionalità di gestione dei Ruoli attraverso un'apposita property.
Tale funzionalità consente di creare dei Ruoli a cui far appartenere più utenti del Sistema, per consentire loro una gestione condivisa del procedimento.
La creazione, la modifica e l'assegnazione dei ruoli agli utenti vengono effettuati nell'ACL.
Una volta creati e assegnati i ruoli, è possibile assegnare un documento a ruolo per il Proprietario, l'Operatore incaricato e la/e persona/e in copia conoscenza. In questo modo, tutti gli utenti associati a quel ruolo hanno gli stessi diritti di intervento sul documento registrato.

L'assegnazione a ruolo avviene dalla sezione Assegnatari della maschera di registrazione del documento; cliccando sull'icona del ruolo nel campo *Persona* è possibile attivare il passaggio di responsabilità al Ruolo. Mediante meccanismo di lookup sul ruolo si accede all'elenco dei ruoli in anagrafica.

Fig.: Sezione “Assegnatari”: assegna a Ruolo

DocWay consente in qualsiasi moomento di poter modificare l'assezione, scegliendo le due opzioni:

• Passa a Ufficio/Persona: per ripristinare l'assegnazione all'Uffico e alla Persona (lookup);
• Passa a Ruolo: per visualizzare l'elenco dei ruoli in RPA (lookup).

Una volta registrato il documento, la sezione “Assegnatari” riporta l'indicazione del ruolo assegnatario di responsabilità sul medesimo documento.

In fase di fascicolazione, il documento può essere inserito un'unica volta nel fascicolo corrispondente da parte di uno degli utenti associati al ruolo. Le modalità fascicolazione sono descritta al paragrafo dedicato all'operazione di Fascicolazione.

Fig.: Assegna a Ruolo

La visualizzazione dei documenti assegnati a ruolo avviene dalla vaschetta Documenti e Archivio, nella cartella personale Ruoli. In modifica del documento, l'opzione Scarta ruoli consente all'utente di eliminare il documento dalla propria cartella Ruoli ed inibire ogni intervento su di esso (si rimanda al paragrafo dedicato ai Documenti in gestione.

La Conferenza dei Servizi (CDS) consente di assegnare la competenza di un documento a più di un Responsabile (RPA); l'apertura di una Conferenza dei Servizi è utile per procedimenti che necessitino il coinvolgimento di Uffici e Responsabili differenti.

Apertura Conferenza dei Servizi
Per aprire una Conferenza dei Servizi occorre posizionarsi nella sezione “Assegnatari” ed inserire il flag nel relativo check-box dalla maschera di inserimento documento.

Modifica Conferenza dei Servizi
La funzionalità di modifica consente di attivare, disattivare e modificare la Conferenza di Servizi per gli assegnatari del documento registrati. Cliccando su apposita icona, il sistema apre una maschera per inserire o modificare le istanze registrate. La sezione Conferenza di servizi contiene seguenti campi:

• Invia e-mail di notifica (check-box)
• In conferenza di servizi con: elementi Ufficio e Persona, da valorizzare con gli ulteriori responsabili del documento (lookup).

Fig.: Apertura CdS: disattivare il diritto di intervento Fig.: Disattivare il diritto di intervento

La Conferenza dei servizi non esclude l'assegnazione dell'RPA (Destinatario) del documento, che deve comunque essere assegnato. Una volta registrato il documento, l'utente che è stato individuato come RPA visualizzerà il documento nella cartella “RPA”, mentre l'utente/gli utenti individuati come CDS visualizzerà/visualizzeranno il documento nella cartella “Conf. servizi” nella sezione “Documenti e Archivio”.

L'elenco dei responsabili in conferenza dei servizi può essere modificato solo dall'RPA del documento che è anche l'unico che può effettuare l'intervento sul documento (fascicolazione del documento).

In alternativa è possibile attivare una property per gestire l'intervento sul documento da parte dei partecipanti alla conferenza dei servizi: tale property dà la possibilità, in seguito alla registrazione del documento, all'RPA di assegnare il diritto di intervento sul documento in CDS, tramite una apposita icona che compare a fianco di ogni nominativo dei partecipanti:

Fig.: Pulsante per assegnare - disattivare il diritto di intervento Fig.: Sezione per Attivazione/disattivazione di CdS sul documento

La possibilità di intervenire sul documento in CDS può essere assegnata anche in fase di registrazione del documento selezionando il check-box (“Int.”) presente a fianco del campo Ufficio.

Fig.:Check-box Int nella fase di registrazione del documento

Dalla lista dei titoli di ricerca è possibile visualizzare l'elenco in forma tabellare o in modalità di lista. Fig.:Titoli della ricerca: tabellare Fig.:Titoli della ricerca: lista

Questa sezione contiene i pulsanti per la ricerca dei documenti già registrati in archivio.

La maschera di ricerca documenti è organizzata in 6 sezioni, ciascuna contenente i seguenti campi della ricerca:

1. Ricerca libera
2. Estremi di protocollo
3. Dati del documento
4. Workflow
5. Assegnatari
6. Informazioni di servizio

Per avviare la ricerca selezionare il pulsante
Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante .

Di seguito si elenca la funzione che ha ogni campo della ricerca all'interno di ciascuna sezione.

Fig.: Menù principale: Ricerca

Nella ricerca generale è possibile editare i seguenti campi:

Note per la compilazione:

• Sono esclusi dalla ricerca globale i campi nei quali compare il nominativo dell'operatore che ha effettuato la registrazione ed eventualmente la modifica del record.
• Maggiore è la precisione nella compilazione della pagina di ricerca da parte dell'utente e migliore e più pertinente risulta l'elenco dei documenti rinvenuti.

La sezione è comune a tutte le tipologie di documento da ricercare e contiene filtri da selezionare tramite flag per specificare il tipo di documento che si intende ricercare:

• Protocollo Arrivo
• Protocollo Partenza
• Protocollo tra uffici
• Repertori (documenti inseriti in repertorio)
• Documenti non protocollati

Fig.:filtro per la ricerca di documenti

I campi della ricerca da editare sono i seguenti:

Sono inoltre presenti filtri di ricerca da attivare mediante flag:

I campi della ricerca da editare sono i seguenti:

I campi della ricerca da editare sono i seguenti:

La sezione Assegnatari contiene i seguenti campi:

La sezione Informazioni di servizio contiene i seguenti campi:

Fig. Metodo di ordinamento

Tramite il campo “Ricerca full text” presente nella sezione “Ricerca” del Menù d'Avvio si accede alla pagina di Ricerca dalla quale è possibile inviare una richiesta di ricerca su tutte le tipologie di documenti presenti in archivio. Valorizzando i campi con ciò che si intende individuare sui documenti si avvia una query che permette al motore eXtraWay di restituire solo i documenti che concordano con la richiesta. Utilizzando certi campi, piuttosto che altri, si filtrano i documenti in modo da avere una ricerca più pertinente; maggiore è la precisione che si pone nella compilazione della pagina di ricerca e più ristretto è l'insieme dei documenti individuati. In particolare, per questa sezione, che non pone alcun filtro sulla tipologia dei documenti, è richiesta maggiore accuratezza, al fine di evitare insiemi troppo corposi per essere consultati.

Dagli esiti di ricerca sono esclusi i fascicoli e i sotto-fascicoli poiché per queste tipologie sono previste apposite maschere di ricerca; invece sono compresi i documenti in essi contenuti.

La ricerca di protocolli in arrivo si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Arrivo”; Selezionando tale voce DocWay 4 genera automaticamente una sezione con la tipizzazione dei campi. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca per protocollo arrivo sono i seguenti:

• Mittente
• Codice Fiscale
• Partita IVA
• Firmatario
• Ruolo
• N. protocollo mittente
• Data doc.
  • Da
  • A
• Documenti ricevuti tramite interoperabilità (check-box)
• Documenti ricevuti tramite PEC (check-box)

La ricerca di protocolli in partenza si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Partenza”; Selezionando tale voce DocWay 4 genera automaticamente una sezione con la tipizzazione dei campi. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca per protocollo partenza sono i seguenti:

• Destinatario
• Codice Fiscale
• Partita IVA
• Cortese Attenzione
• CC (check-box)
• Ruolo
• Data doc.
  • Da
  • A
• Documenti inviati tramite interoperabilità (check-box)

La ricerca di protocolli interni si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Tra uffici”; Selezionando tale voce DocWay 4 mantiene i medesimi campi della ricerca generale. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca per protocolli tra uffici sono i medesimi per la ricerca generale, ovvero:

• Anno
• Numero protocollo
• Data protocollo
  • Da
  • A
• Numeri di protocollo

Sono inoltre presenti filtri da attivare mediante flag:

• Annullati (Si / No)
• Bozza (Si / No)
• Conservati (Si / No)
• NON repertoriati
• Protocollo Differito
• Attesa di firma (valorizzato di default)

La ricerca di documenti non protocollati si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Non protocollati”; Selezionando tale voce DocWay 4 mantiene i medesimi campi della ricerca generale. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca di documenti non protocollati sono i medesimi per la ricerca generale e di protocolli tra uffici, ovvero:

• Anno
• Numero protocollo
• Data protocollo
  • Da
  • A
• Numeri di protocollo

Sono inoltre presenti filtri da attivare mediante flag:

• Annullati (Si / No)
• Bozza (Si / No)
• Conservati (Si / No)
• NON repertoriati
• Protocollo Differito
• Attesa di firma (valorizzato di default)

La ricerca di documenti registrati a repertorio si attiva in due modalità:

1. Ricerca Documenti personalizzati: selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti personalizzati”. Il risultato è l'elenco dei repertori per i quali l'utente possiede i diritti di inserimento.

Maschera con repertori personalizzati

1. Ricerca generale: selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca mediante campi specifici per i repertori. Selezionando tale voce, DocWay 4 genera automaticamente la sezione tipizzata, contenente i seguenti campi :

• Anno
• Numero
  • Da
  • A
• Numeri di repertorio
• Tipo documento

Le ulteriori sezioni di ricerca sono i medesimi per tutte le tipologie documentali sopra descritte.

Fig.: Campi ricerca repertorio

La parte II del manuale è dedicata all'illustrazione delle funzionalità e dell'utilizzo dei relativi pulsanti per effettuare le seguenti operazioni:

• creazione nuovo fascicolo;
• fascicolazione: inserimento documenti in fascicolo;
• creazione collegamento fascicolo - documento;
• creazione sotto-fascicoli, annessi al fascicolo;
• fascicoli del personale.

Il fascicolo è l'insieme ordinato di documenti riferiti in modo stabile ad uno stesso affare/procedimento amministrativo che si forma sempre nel corso delle attività amministrative del soggetto, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti necessari all'espletamento di una pratica. Il fascicolo è contraddistinto dalla data di apertura, dall'indice di classificazione, da un numero progressivo che ne determina la posizione all'interno di una serie e dalla denominazione:

Fig.: Esempio del titolo di un fascicolo: anno (2014), indice di classificazione (3.1), numero progressivo (1), denominazione (problematiche ambientali).

Nei paragrafi che seguono vengono illustrate le funzionalità di DocWay 4 dedicate alla:

• creazione di nuovi fascicoli (e relativa modifica);
• fascicolazione di documenti (singola e massiva);
• creazione di collegamenti tra documenti e fascicoli (e relativa rimozione).

La funzionalità di creazione di un nuovo fascicolo in DocWay è per gli utenti con il seguente diritto: Creazione di nuovi fascicoli

I criterio di creazione di nuovi fascicoli sono i seguenti:

• per oggetto/soggetto: quando si raccolgono documenti relativi ad un argomento specifico o a una specifica persona fisica o giuridica;
• per procedimento amministrativo: quando si raccolgono documenti relativi ad uno stesso procedimento amministrativo;
• per tipologia del documento: quando si inseriscono in fascicolo documenti in base alla tipologia.

In Docway 4 la funzionalità di creazione di un nuovo fascicolo può essere attivata in modalità diretta o indiretta, ovvero come nuova registrazione oppure come funzionalità attiva durante lo svolgimento di ulteriori operazioni. In sintesi l'utente può creare un nuovo fascicolo da tre posizioni:

1. Inserimento: dal menù principale, alla voce *Inserimento* selezionare il pulsante *Fascicoli*;
2. Ricerca: dal menù principale, alla voce *Ricerca* selezionare il pulsante *Fascicoli* (v. sezione Ricerca fascicoli);
3. Azione rapida Fascicola: durante l'operazione di fascicolazione di un documento, è presente dalla maschera di visualizzazione dei documenti, l'azione rapida *Fascicola*. Per la sezione dedicata alle azioni massive sui fascicoli e alle azioni rapide si rimanda al paragrafo Azioni sui fascicoli. Il Pulsante consente l'accesso alla maschera di ricerca dei fascicoli, già descritta al paragrafo Ricerca fascicoli. Da tale posizione, l'utente ha due possibilità:
   1. creare, se non già presente, un nuovo fascicolo per il documento/i di interesse, mediante il pulsante Nuovo;
   2. fascicolare il documento, ricercandolo con il pulsante Cerca tra quelli già registrati in DocWay (su cui l'utente ha il diritto di consultazione e modifica).

Fig.: Pulsante per la creazione di un nuovo fascicolo dalla maschera di inserimento Fig.: Pulsante per la creazione di un nuovo fascicolo dalla maschera di ricerca fascicoli Fig.: Pulsante per la creazione di un nuovo fascicolo da azioni rapide

In tutti i casi sopra descritti, il pulsante Nuovo consente l'accesso alla maschera per l'inserimento di un nuovo fascicolo. La maschera è organizzata in 3 sezioni di seguito descritte:

1. Dati del fascicolo
2. Assegnatari
3. Altro

Fig.: Maschera per l'inserimento di un nuovo fascicolo

Tale sezione presenta i seguenti metadati di registrazione:

Tale sezione presenta i seguenti metadati di registrazione:

Tale sezione presenta i seguenti metadati di registrazione:

Per semplificare l'operazione di inserimento (dalla maschera del documento), la maschera del nuovo fascicolo è la medesima descritta precedentemente; la differenza sussiste nel trovare i seguenti campi già valorizzati:

Al termine della procedura di registrazione del fascicolo, il documento di partenza verrà automaticamente inserito nel fascicolo appena creato.

Se la procedura viene eseguita dall'Operatore incaricato il campo Proprietario viene valorizzato comunque con l'Ufficio e la Persona responsabile (RPA) del documento di partenza, non con il nominativo dell'operatore.

Se la procedura viene eseguita da un utente in qualità di appartenente ad un Ruolo, il campo Proprietario viene valorizzato con l'indicazione del Ruolo responsabile (RPA) del documento di partenza.

Una volta concluso la valorizzazione dei campi sopra descritti, il pulsante Salva effettua il salvataggio del record del nuovo fascicolo.

Per annullare l'immissione di tutti i valori, prima della registrazione, cliccare sul pulsante Pulisci.

Una volta salvata la registrazione, il sistema assegna automaticamente al fascicolo il codice identificativo:

Fig.: Esempio di visualizzazione di un fascicolo

Fig.: Lookup per la selezione della voce di indice

La fascicolazione di un documento è un'operazione assoggettata ad apposito Diritto di intervento in ACL LINK A DIRITTO IN ACL. Tale operazione può essere svolta da parte dell'RPA o dell'Operatore incaricato del documento.

La fascicolazione è l'operazione di inserimento di documento all'interno di un fascicolo; essa è strettamente collegata all'operazione di classificazione in quanto il fascicolo corrisponde a un affare specifico rispetto ad una voce logica e astratta del titolario di classificazione.

Il corretto svolgimento delle operazioni di classificazione e fascicolazione risponde pertanto ad una duplice esigenza:

• consente di accorpare i documenti (fisicamente e/o logicamente) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi svolge le attività amministrative;
• consente di evitare sia una eccessiva frammentazione delle pratiche sia un eccessivo accorpamento dei documenti all'interno della stessa unità.

Vista l'importanza della fascicolazione è fondamentale mantenere una corrispondenza nella creazione e nella sedimentazione tra i fascicoli cartacei ed i fascicoli digitali. Nel fascicolo sono generalmente inseriti documenti diversificati per forma, natura, contenuto giuridico; sono disposti in ordine cronologico con gli eventuali allegati uniti al documento principale. E' tuttavia indispensabile che i documenti siano conservati in quanto parti definite di un insieme, soprattutto in una fase in cui convivano archivi ibridi (costituiti da documentazione cartacea e digitale) e sistemi di gestione informatici

La fascicolazione in DocWay 4 può essere svolta su singoli o più documenti:

1. Fascicolazione di singoli documenti: inserimento di un documento in fascicolo;
2. Fascicolazione massiva: inserimento massivo di più documenti nello stesso fascicolo.

Per svolgere la fascicolazione è necessario verificare:

1. che il fascicolo sia già registrato in DocWay; se non presente è necessario crearne uno nuovo;
2. che il documento soggetto a fascicolazione abbia lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui deve essere inserito.

Fascicolazione di singoli documenti

La fascicolazione di singoli documenti si svolge attraverso l'uso dei seguenti pulsanti presenti nel menù della maschera di visualizzazione dei documenti:

• Fascicola: pulsante del menù Azioni rapide
• Inserisci in fascicolo / Rimuovi dal fascicolo: i pulsanti sono attivi alla voce Archivio della barra orizzontale dei menù;

Cliccando sul pulsante Fascicola (da azioni rapide) o Inserisci in fascicolo (da menù principale), si avvia la procedura per l'inserimento del documento nel fascicolo corrispondente. Le fasi della procedura sono le seguenti:

Pulsante Cerca per fascicolo esistente Pulsante Nuovo per fascicolo da creare Pulsante Fascicola da Azioni rapide Pulsante Inserisci in fascicolo da Menù Archivio Fig.:Fig.: ricerca del fascicolo in cui inserire un documento Fig.:Visualizzazione del fascicolo in cui è stato inserito un documento Fig.:Fascicoli aperti (Il mio ufficio) Fig.:Rimozione di un documento dal fascicolo

Fascicolazione massiva

Docway 4 permette l'inserimento di più documenti all'interno dello stesso fascicolo, selezionando i documenti di interesse e pertinenza da una lista di titoli. La lista dei documenti da sottoporre a fascicolazione può essere ottenuta, ad esempio, come risultato di una ricerca effettuata.
Una volta selezionati i documenti, cliccando sul pulsante Inserisci in fascicolo, si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo.

Per avviare la procedura di inserimento massivo, una volta individuato il fascicolo corretto, cliccare il pulsante Assegna tutti posizionato sulla barra dei pulsanti.

si ricorda che i documenti devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inseriti.

Fig.: Assegna tutti

Al termine dell'operazione il sistema restituirà il resoconto dell'avvenuto inserimento dei documenti selezionati nel rispettivo fascicolo.

Lo stesso procedimento può essere eseguito per la rimozione di documenti dai fascicoli corrispondenti. Tale funzionalità si attiva con il pulsante Rimuovi dal fascicolo.

Fig.: Procedura di rimozione documento dal fascicolo

Nota bene: Il fascicolo da collegare ha già valorizzata la voce di classificazione del documento di partenza (tale vincolo di classificazione può essere disabilitato con apposita property).

Per collegare un documento ad un fascicolo è necessario svolgere le seguenti operazioni:

1. attivare la procedura di collegamento: in visualizzazione del documento, agire sul pulsante Crea link in fascicolo presente nel menù a tendina Link (barra centrale dei pulsanti): si apre una nuova maschera per la ricerca del fascicolo;
2. ricercare il fascicolo e collegarlo al documento: dalla maschera di ricerca del fascicolo è possibile:
   • se il fascicolo è esistente: dalla ricerca del fascicolo mediante il pulsante Cerca, è possibile assegnarlo al documento cliccando su Assegna
   • se il fascicolo non esiste: dalla ricerca del fascicolo mediante il pulsante Cerca, se il fascicolo da assegnare non esiste, agire sul pulsante Nuovo. Per la sezione di inserimento di un nuovo fascicolo si rimanda al paragrafo Creazione Fascicolo;
3. creare il collegamento: dalla maschera di ricerca del fascicolo, agire sul pulsante Assegna per rendere effettivo il collegamento.
4. visualizzare il link al fascicolo: il link al fascicolo è visibile all'interno della sezione Archivio, come nuovo elemento Fascicolo collegato, valorizzato con l'indice di classificazione, il nome del fascicolo ed il responsabile (Ufficio/Persona)

(esempio: Fascicolo collegato: 2014-XIII/2.4 «Fascicolo di Docway4» Servizio Tecnico Ancona - Mario Rossini)

1. rimuovere il link al fascicolo: è possibile rimuovere il link al fascicolo cliccando sulla X rossa in prossimità dell'elemento.

Il collegamento è semplicemente un link alla visualizzazione del documento, da utilizzare per fini operativi.

Funzionalità attiva solo per gli utenti con i seguenti diritti:

• Creazione di nuovi fascicoli
• Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR

Le modalità di inserimento di sotto-fascicoli, inserti e annessi sono le stesse descritte al paragrafo precedente. In base al record visualizzato sono presente i seguenti pulsanti per effettuarne la registrazione:

Fig.: Pulsante ed esempio di visualizzazione gerarchia fascicolo

In fase di visualizzazione di un record a qualsiasi livello (fascicolo, sottofascicolo…), viene graficamente indicata la presenza di eventuali record di livello inferiore.

I fascicoli del personale contengono la documentazione relativa alla gestione del trattamento delle risorse umane. Sono fascicoli organizzati in base al nominativo di un dipendente / collaboratore.
I fascicoli del personale hanno un titolo di classificazione fisso da impostare tramite relativa property; inoltre possono contenere i documenti classificati con lo specifico titolo precedentemente impostato, ma riferiti a tutte le classi di quel titolo (ad es: se il titolo impostato è il VII, possono essere inseriti nel fascicolo del personale i documenti classificati l'indice VII/1, VII/2, VII/3, VII/4, VII/5 etc…).

I diritti di visione e di intervento sui fascicoli del personale sono definiti da specifici diritti presenti in ACL (all'interno dei Diritti dell'utente per Docway LINK A MANUALE ACL: Diritti dell'utente per docway inserimento fascicoli del personale

Le procedure di creazione di nuovi fascicoli del personale sono le stesse descritte al capitolo Gestione fascicoli

La maschera di inserimento di un nuovo fascicolo del personale presenta campi differenti da quelli del fascicolo generico, organizzata in due sezioni:

1. *Dati del fascicolo*
2. *Altro*

I campi per la registrazione sono i seguenti:

Il fascicolo del personale creato presenta un codice costituito dall'anno, seguito dall'indice del titolo di classificazione, dalla classe indicata con il valora “0” e dal numero progressivo del fascicolo del personale (ad esempio: 2001-VIII/0.9).

Fig.:Maschera di inserimento di un nuovo fascicolo del personale

Il procedimento per inserire un documento in un fascicolo del personale è lo stesso descritto al seguente paragrafo ; l'unica differenza consiste nel fatto che, trattandosi di documenti classificati con lo stesso titolo impostato per i fascicoli del personale, al momento della ricerca del fascicolo in cui inserire il rispettivo documenti, il sistema consentirà di scegliere:

• se ricercare il fascicolo in base all'indice di classificazione del documento oppure;
• in base all'indice di classificazione dei fascicoli del personale:

Fig.:Maschera di ricerca per l'inserimento di un documento in un fascicolo del personale

Nell'esempio in figura, al campo Classif., è possibile selezionare la ricerca tra i fascicoli che presentano lo stesso indice di classificazione del documento da fascicolare (VIII/2) oppure tra i fascicoli del personale (classificati con l'indice VIII/0).

Fig.: Pulsante per accedere alla maschera di ricerca dei fascicoli

Il pulsante Fascicoli consente la visualizzazione della maschera di ricerca riservata ai fascicoli.

Fig.: Maschera di ricerca dei fascicoli

La ricerca verrà effettuata dal menù principale, selezionando la voce Fascicoli dall'elenco del menù di Ricerca.

La funzionalità tiene in considerazione gli elementi descrittivi del fascicolo; tale funzionalità si svolge attraverso la valorizzazione di campi organizzati in tre sezioni:

1. Dati del fascicolo
2. Assegnatari
3. Informazioni di servizio

La sezione Dati del fascicolo contiene i seguenti filtri di ricerca:

La sezione Assegnatari contiene i seguenti filtri di ricerca:

La sezione Informazioni di servizio contiene i seguenti filtri di ricerca:

La gestione dei fascicoli del personale è riservata, normalmente, agli utenti che appartengono all'Ufficio che si occupa delle risorse umane; pertanto la visualizzazione, la ricerca e l'inserimento di tale tipologia di fascicolo è subordinata all'assegnazione di particolari diritti presenti nell'ACL.

Inoltre la gestione dei fascicoli del personale viene attivata tramite property presente nel file it.highwaytech.apps.xdocway.properties.

La ricerca dei fascicoli del personale si svolge dal pulsante di menù principale di Ricerca Fascicoli del personale; la funzionalità consente la ricerca riservata ai fascicoli personali dei dipendenti dell'Ente.

Fig.: Fascicoli Personale - Maschera di visualizzazione in ricerca Pulsante attivo per gli utenti con diritto di Intervento sui fascicoli del personale

Note per la ricerca La ricerca viene effettuata solo prendendo in considerazione i fascicoli del personale correlati ad una specifica voce del Titolario di classificazione (configurabile tramite apposita property). Infatti, nella maschera di ricerca, il campo classificazione viene compilato in automatico ed in maniera non modificabile dal sistema con l'indice di classificazione corrispondente alla classe del titolario che si riferisce alla gestione delle risorse umane (ad esempio: VII - Risorse umane).

La maschera di ricerca organizza i filtri di ricerca in due sezioni:

• Dati del fascicolo
• Informazioni di servizio

La sezione Dati del fascicolo consente di impostare la ricerca mediante i seguenti filtri:

La sezione Informazioni di servizio consente di raffinare la ricerca mediante i seguenti filtri:

I raccoglitori sono dei semplici contenitori in cui è possibile inserire (raccogliere) documenti e/o fascicoli per fini esclusivamente strumentali.
Non devono assolutamente essere considerati alla stregua di fascicoli, poiché non presentano nessuna delle caratteristiche proprie di un fascicolo archivistico (numerazione progressiva, classificazione, indicazione dell'RPA, …).
La funzione Raccoglitori è subordinata all'attivazione dell'apposita property presente nel file it.highwaytech.apps.xdocway.properties.
Fig.:Pulsante per accedere alla maschera di ricerca dei raccoglitori

I raccoglitori sono dei semplici contenitori in cui è possibile inserire (raccogliere) documenti e/o fascicoli per fini esclusivamente strumentali. Non devono assolutamente essere considerati alla stregua di fascicoli, poiché non presentano nessuna delle caratteristiche proprie di un fascicolo archivistico (numerazione progressiva, classificazione, indicazione dell'RPA, …). La funzione Raccoglitori è subordinata all'attivazione dell'apposita property presente nel file it.highwaytech.apps.xdocway.properties.

Fig.:Pulsante per accedere alla maschera di ricerca dei raccoglitori

La maschera di nuovo inserimento raccoglitori è organizzata in due sezioni, in cui valorizzare i seguenti elementi di registrazione:

1. Dati del raccoglitore: la sezione consente di valorizzare i seguenti metadati:
   • Pubblico: check-box che indica se l'accesso e la visualizzazione del raccoglitore è consentita ad altri utenti o solo alla persona che ne ha effettuato la registrazione.
   • Oggetto: oggetto del raccoglitore. E' un campo obbligatorio
2. Altro: la sezione consente l'inserimento di note generali all'interno del campo Note.

Il pulsante Raccoglitori consente la visualizzazione della maschera di ricerca riservata ai raccoglitori. La ricerca viene effettuata solo sugli elementi descrittivi del raccoglitore attraverso la valorizzazione dei seguenti filtri di ricerca:

Fig.:Maschera di ricerca dei raccoglitori

Docway 4 offre all'utente la possibilità di poter generare, a partire da una lista titoli derivante da ricerca, vaschette personalizzate di documenti/fascicoli/raccoglitori.

Caratteristiche della funzionalità:

• dalla pagina dei risultati di una ricerca l'utente può generare una vaschetta custom per memorizzare sul proprio profilo le ricerche più frequenti;
• alla vaschetta è possibile includere anche dei filtri temporali (tutti, documenti del giorno, della settimana, del mese);
• dal suo profilo personale l'utente può ordinare, modificare o eliminare le vaschette custom generate.

Cliccando sul pulsante Aggiungi vaschetta DocWay 4 apre una finestra per l'inserimento della nuova vaschetta. I campi da valorizzazione sono i seguenti:

Fig.:Pulsante Aggiunta vaschetta Fig.:Finestra di Aggiunta vaschetta Fig.:Modifica vaschetta da Profilo Personale

Cliccando su Salva la vaschetta viene registrata ed è ricercabile all'interno della sezione La mia scrivania.

Docway 4 consente all'utente di visualizzare i dettagli delle operazioni effettuate su documenti, fascicoli, raccoglitori, repertori, files e record di registrazione. Dalla maschera di visualizzare l'utente ha a disposizione il link Visualizza Storia nell'ultima sezione Informazioni di servizio. Il link è attivo nell'elemento Registrazione; se cliccato consente la visualizzazione della tabella dei dettagli:

Il pulsante consente di visualizza la storia del documento:

Fig.: Pulsante per la visualizzazione della storia del documento Fig.: Esempio di visualizzazione della storia di un documento

Per nascondere la tabella, cliccare su Nascondi storia.

Il modulo Archivio Procedimento è accessibile dal Menù principale di DocWay 4. La sezione dedicata ad Altre funzioni consente l'accesso diretto al modulo, mediante il pulsante Archivio Procedimento.

Il modulo è dedicato allo svolgimento di apposite procedure per la gestione di:

• Voci di indice: è una modalità di classificazione del documento che corrisponde alla descrizione del procedimento amministrativo/affare a cui il documento stesso fa riferimento. In DocWay 4 saranno valorizzati automaticamente i campi:
  1. Oggetto
  2. Classificazione
  3. Conservazione
  4. UOR e RPA responsabile
  5. UOR e RPA per copia conoscenza.
• Titolario
• Workflow

Menù principale PROC

L'accesso all'applicativo avviene tramite il collegamento ad uno specifico link.
Ovviamente il link di accesso varia a secondo dell'installazione di Docway ma normalmente è composto dall'url di connessione all'applicativo Docway seguito dalla stringa:

per esempio:

L'accesso all'applicativo e le funzioni disponibili all'utente sono gestite in ACL da una specifica serie di abilitazioni (vedi qui)

Per accedere alla gestione delle voci di indice occorre cliccare sul pulsante del Menù principale Voci di indice.

Dalla maschera di gestione delle Voci di indice, il pulsante Nuovo consente di accedere alla maschera per l'inserimento di una nuova Voce di indice. La maschera è organizzata nelle seguenti sezioni:

• Voce di Indice - Inserimento
• Oggetti predefiniti
• Assegnatari
• Workflow

La sezione comprende i seguenti elementi di registrazioni:

In tale sezione è possibile inserire per la voce di indice uno o più oggetti predefiniti, selezionabili in fase di registrazione di un nuovo documento; per aggiungere o rimuovere le istanze del campo occorre utilizzare gli appositi pulsanti.

La sezione comprende i seguenti elementi di registrazione:

Tramite il pulsante Salva si effettua il salvataggio della voce di indice con i dati inseriti:

La sezione consente di selezionare mediante look-up uno o più workflow associati alla voce di indice; nel campo è attiva la funzione di aggiunta/rimozione istanze di workflow.

Maschera di inserimento nuova Voce di indice pulsanti cerca.nuovo.pulisci Fig. : pulsante Nuovo

La maschera di ricerca viene visualizzata sia nella Home Page dell'applicativo, sia richiamando la funzionalità Voci di indice dal Menù principale.

E' possibile effettuare ricerche attraverso i seguenti filtri:

• Ricerca full text: effettua la ricerca su tutti i campi descrittivi della voce di indice;
• Voce: effettua la ricerca sulle voci d'indice già inserite nel sistema;
• Proprietario (Ufficio e Persona): effettua la ricerca su UOR e/o Persona responsabile della voce di indice
• Metodo di ordinamento: consente di selezionare il metodo con cui ordinare i risultati della ricerca:
  • Alfabetico, Classificazione
  • Responsabile
  • Responsabile/Classificazione
  • Classificazione/Responsabile

Dopo aver inserito i parametri, la ricerca viene avviata tramite il pulsante Cerca.

Maschera di ricerca voce d'indice

L'esito della ricerca può essere costituito da:

• un unico risultato e in questo caso viene visualizzata direttamente la singola Voce di indice;
• un elenco di risultati dal quale si accede alla visualizzazione della singola Voce di indice cliccando su una delle denominazioni in elenco.

Elenco risultati ricerca

In fase di visualizzazione di una Voce di indice è possibile intervenire per la sua modifica o la sua cancellazione. NB: La visibilità di tali pulsanti è definita dal possesso o meno da parte dell'utente di specifici diritti in ACL.

I pulsanti attivi sono:

• Modifica: consente l'accesso alla maschera di modifica;
• Registra: per convalidare e salvare la modifica
• Elimina: per effettuare la cancellazione della voce d'indice inserita.

Fig.: pulsanti Modifica-Registra-Elimina

L'elenco dei risultati di una ricerca di voci di indice consente l'esportazione ed il download in formato .csv dei seguenti campi:

• indice_titolario
• indice_titolario/@cod_amm_aoo
• indice_titolario/@nrecord
• indice_titolario/@voce
• indice_titolario/compilazione_automatica
• indice_titolario/compilazione_automatica/classif
• indice_titolario/compilazione_automatica/classif/@cod
• indice_titolario/compilazione_automatica/classif_titolo
• indice_titolario/compilazione_automatica/oggetto
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@cod_persona
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@cod_uff
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@diritto
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@nome_persona
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@nome_uff
• indice_titolario/compilazione_automatica/scarto
• indice_titolario/compilazione_automatica/scarto/@val
• indice_titolario/validita
• indice_titolario/validita/@tipodoc
• indice_titolario/workflows
• indice_titolario/workflows/bwf_link
• indice_titolario/workflows/bwf_link/@name
• indice_titolario/workflows/bwf_link/label

Le funzionalità per la gestione del titolario sono accessibili dal pulsante di Menù principale Titolario. Il sistema riporta l'elenco dei livello di titolario, da cui è possibile effettuare inserimento, modifica e rimozione dei singoli nodi.

Le funzionalità di gestione del titolario sono le seguenti:

• Aggiunta/Eliminazione I LIVELLO di titolario. E' possibile aggiungere/eliminare i livelli I di titolario afferenti alla medesima Radice, cliccando sui pulsanti .
• Modifica I LIVELLO di titolario. La denominazione di I livello può essere modificata direttamente digitando il valore nel campo e salvando la modifica cliccando sul pulsante generale Salva livello.
• Consulta LIVELLO di titolario. La consultazione e la modifica dei nodi di livello è attiva cliccando sull'apposita freccia . Per ogni livello di titolario è attiva la funzionalità di:
• Aggiunta/Eliminazione NODO di titolario (+/-). cliccando sui pulsanti è possibile:
  • inserire nuovi nodi di livello;
  • modificare la denominazione dei nodi;
  • rimuovere i nodi di livello;
  • consultare nodi e livelli.

Per tutte le operazioni il sistema genera una nuova maschera per richiedere tramite messaggio di conferma, la resa effettiva e/o l'annullamento dell'operazione, tramite i pulsanti “Ok” e “Annulla”.

Per aggiornare le operazioni svolte, cliccare sul pulsante Salva livello.

Il titolario è consultabile in DocWay 4 mediante lookup sull'elemento Classificazione. Il lookup rimanda alla lista dei livelli e dei nodi configurati nel modulo Archivio procedimenti da selezionare durante la registrazione ed il cambio di classificazione di documento/i e fascicolo/i.

In questo capitolo sono illustrate le aree relative ai Documenti in gestione collocate nel menù laterale della maschera principale di DocWay. N.B.: i collegamenti presenti nelle cartelle personali sono assoggettati ai diritti assegnati ai diversi utenti; pertanto è possibile che alcuni utenti vedano i collegamenti ma non siano abilitati al loro utilizzo.

I Documenti in gestione sono organizzati in tre sezioni:

• La mia Scrivania
• Documenti e Archivio
• Il Mio Ufficio

Per ogni voce della sezione è indicata la consistenza dei collegamenti attivi.

I collegamenti sono illustrati nella seguente tabella:

Fig.:Scarta fascicolo Fig.:Copia conoscenza Fig.:Icone per rimozione fascicolo (da CC/cartella personale)

Di seguito sono illustrate le tre aree sopra elencate.

La mia Scrivania è la sezione contenente:

1. le vaschette utente;
2. le ricerche salvate con la configurazione dei campi da esportare (v. par. dedicato alla funzionalità di Esportazione avanzata in formato csv);
3. Workflow Attivi/Assegnati
4. Cestino

E' possibile aggiornare lo stato delle vaschette cliccando sull'apposito pulsante

Fig.:La mia scrivania

L'utilizzo del cestino prevede attivazione di specifica property.

Il cestino è condiviso, quindi i documento mantengono le stesse regole di visibilità valide al di fuori di esso; la cancellazione vera e propria dei documenti cestinati avviene grazie ad un agent che rimuove i documenti più vecchi di una certa data. I giorni di permanenza all'interno del cestino è configurabile da apposito file.

All'interno della propria scrivania, ogni utente dispone di un link che gli permette di controllare eventuali documenti presenti all'interno del cestino (in base ai propri diritti). Se il documento è inserito nel cestino, tutte le funzionalità su di esso sono disattivate; l'unica attività possibile è quella di ripristino del documento (solo per gli utenti che hanno il diritto di intervento sul documento).

All'interno della storia del documento vengono tracciate tutte le attività di cancellazione (spostamento nel cestino) ed eventuale ripristino di documenti.

I documenti spostati nel cestino sono identificati, in visualizzazione, attraverso un apposito stato.

Documenti e Archivio è la cartella personale, intestata al nominativo dell'utente in cui sono presenti i collegamenti ai singoli documenti assegnati all'utente che non sono stati ancora fascicolati. La sezione consente di accedere ai fascicoli di competenza della propria UOR. Tale cartella è visualizzata solo se l'utente ha assegnati in ACL i diritti di intervento sui documenti della UOR di appartenenza.

In Documenti e Archivio sono presenti i seguenti collegamenti:

• Non letti
• Non fasc.
• In scadenza
• Bozze
• Conf. servizi
• Minuta
• Libro Firma
• Resi
• Incarichi
• CC
• Ruoli
• Personali
• Fascicoli
• Fasc. in CC
• Raccoglitori

Il mio Ufficio è la sezione con l'elenco di documenti, fascicoli, raccoglitori della propria UOR (solo se l'utente ha i relativi diritti di visualizzazione ed intervento. La cartella personale consente all'utente di individuare in maniera immediata i seguenti collegamenti:

• documenti di cui è il responsabile
• documenti ricevuti per conoscenza
• fascicoli di competenza.

L'utente ha la possibilità di scegliere la UOR di appartenenza da apposita lista.

In “Il mio ufficio” sono presenti i seguenti collegamenti

• Non fascicolati
• In scadenza
• Bozze
• Conferenza di servizi
• Minuta
• Resi
• Incarichi
• Copia conoscenza
• Fascicoli
• Fasc. in CC
• Raccoglitori

Fig.:Il mio ufficio

ACL LINK

Introduzione
E' stata integrata in Docway4 la procedura di configurazione di una o più caselle di posta elettronica con la possibilità di inserire le mail ricevute all'interno del sistema di protocollo informatico. In presenza di un vero e proprio sistema di gestione documentale, infatti, ogni documento e-mail viene identificato in modo univoco, classificato, fascicolato (come ogni documento archivistico).

Di seguito le principali caratteristiche:

• protocolli attivabili: imap, pop3, imaps, pop3s
• controllo della casella di posta da interfaccia Docway
• filtro per data di spedizione o contenuto email
• possibilità di navigare le cartelle della casella di posta (se attivo protocollo imap/imaps)
• anteprima a video delle mail
• trasformazione delle email in documenti in base a modelli prestabiliti e configurabili (documentModel di tipo “webmail”).

Fig.: Pulsante di accesso alla Ricezione Posta

Configurazione dei parametri di posta elettronica
La configurazione dei parametri della casella di posta elettronica viene effettuata nel menù “Profilo personale”: Una volta configurati i parametri, tramite il pulsante “Ricezione posta” presente nel menù “Altre funzioni”, si accede all'interfaccia di visualizzazione della mailbox.

Fig.: Maschera di configurazione della mailbox

Anteprima del messaggio email
La singola mail può essere visualizzata in anteprima:

Fig.: Maschera di visualizzazione in anteprima del messaggio

Dalla visualizzazione l'utente ha la possibilità, tramite il pulsante “Trasforma”, di inserire la mail all'interno del sistema documentale definendone anche la tipologia con la quale il messaggio deve essere recepito da Docway (bozza di documento in arrivo, protocollo in arrivo, documento non protocollato, …).

L'indicazione dell'avvenuta trasformazione viene resa immediatamente visibile in elenco nella colonna “Trasformato”:

Fig.: Maschera di avvenuta trasformazione del messaggio

L'icona di spunta nella colonna “Trasformato” contiene un link ipertestuale che conduce alla visualizzazione del relativo documento in Docway:

Fig.: Maschera di visualizzazione del documento in Docway

Un documento in partenza registrato può essere inviato telematicamente tramite posta elettronica certificata se si verificano le seguenti condizioni:

• deve essere stata configurata nell'archivio ACL la casella di posta elettronica certificata (vedi Manuale ACL - Access Control List)
• il destinatario o i destinatari del documento in partenza devono avere valorizzato nel rispettivo record in ACL il campo Email certificata nella sezione Internet.

Al momento della registrazione del documento in partenza, il sistema effettua un controllo sul destinatario (o sui destinatari) del documento per verificare la presenza di un indirizzo di posta elettronica certificata. Nel caso in cui l'esito della ricerca sia positivo, viene visualizzato a fianco di ogni destinatario un pulsante per effettuate l'invio telematico tramite PEC (in alternativa esiste la possibilità di invio massivo a tutti i destinatari):

Pulsante per l'Invio telematico

Prima di effettuare realmente l'invio il sistema chiede la conferma dell'operazione al termine della quale il sistema comunica che l'invio telematico è stato effettuato con successo.

Sotto ad ogni istanza di destinatario viene inserito il relativo file segnatura.xml generato dal sistema al momento dell'invio.

file di segnatura

Cliccando su Invio Telematico (Segnatura.xml) è possibile visualizzare il contenuto del file direttamente sul browser (di seguito un esempio di file segnatura.xml):

<Segnatura>
    <Intestazione>
      <Identificatore>
        <CodiceAmministrazione>ENTE</CodiceAmministrazione>
        <CodiceAOO>UNO</CodiceAOO>
        <NumeroRegistrazione>0000071</NumeroRegistrazione>
        <DataRegistrazione>2012-04-05</DataRegistrazione>
      </Identificatore>
      <Origine>
        <IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
          <Mittente>
            <Amministrazione>
              <Denominazione>ENTE UNO</Denominazione>
              <UnitaOrganizzativa>
                <Denominazione>ENTE UNO</Denominazione>
                <UnitaOrganizzativa>
                  <Denominazione>Ufficio Delibere</Denominazione>
                  <Persona>
                    <Nome>Delibere</Nome>
                    <Cognome>Docway</Cognome>
                  </Persona>
                  <IndirizzoPostale>
                    <Denominazione/>
                  </IndirizzoPostale>
                  <IndirizzoTelematico>nikola81@hotmail.it</IndirizzoTelematico>
                  <Telefono/>
                  <Fax/>
                </UnitaOrganizzativa>
              </UnitaOrganizzativa>
            </Amministrazione>
            <AOO>
              <Denominazione>Pec Prova</Denominazione>
            </AOO>
          </Mittente>
        </Origine>
        <Destinazione confermaRicezione="si">
          <IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
          <Destinatario>
            <Denominazione>Comune di Bologna</Denominazione>
            <Persona>
              <Denominazione/>
            </Persona>
            <IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
            <IndirizzoPostale>
              <Denominazione>Via Indipendenza, 1 - 40125 Bologna (BO) - Italia</Denominazione>
            </IndirizzoPostale>
          </Destinatario>
        </Destinazione>
        <Oggetto>Documento inviato telematicamente</Oggetto>
        <Classifica>
          <Denominazione>01/01 - Normativa</Denominazione>
          <Livello>01</Livello>
          <Livello>01</Livello>
        </Classifica>
        <Note/>
      </Intestazione>
      <Descrizione>
        <Documento nome="844.pdf">
          <TitoloDocumento>Documento principale</TitoloDocumento>
          <Classifica>
            <Denominazione>01/01 - Normativa</Denominazione>
            <Livello>01</Livello>
            <Livello>01</Livello>
          </Classifica>
          <Note/>
        </Documento>
        <Note>#|#ALLEGATI:0 - nessun allegato#|#</Note>
      </Descrizione>
</Segnatura>

In seguito all'invio nel documento vengono visualizzati anche i successivi messaggi di accettazione e di consegna della mail certificata, inserendosi in coda al file segnatura.xml.

messaggi di accettazione e consegna in maschera documento

Se il sistema di protocollo informatico del destinatario del documento garantisce l'interoperabilità, al momento della registrazione di protocollo della mail inviata viene restituito un messaggio contenente la ricevuta di conferma di avvenuta protocollazione ( Ricezione Conferma Protocollazione ) che si aggiunge agli altri file generati dalla trasmissione certificata:

ricevuta conferma protocollazione

Le mail che pervengono ad una casella di posta elettronica certificata possono essere acquisite da Docway configurandone opportunatamente i parametri nella relativa sezione in ACL Inserimento di una casella di PEC

La ricezione delle mail può avvenire sia in presenza di interoperabilità tra sistemi di protocollo (riguarda soprattutto la trasmissione di documenti tra le pubbliche amministrazione) sia in assenza di interoperabilità; il comportamento del sistema è sensibilmente differente a seconda del caso che si verifica.

La posta elettronica certificata ricevuta in presenza di interoperabilità viene prelevata dal Mail Storage Agent (MSA) e riportata in Docway in formato “bozza” in base ai parametri configurati nella rispettiva sezione in ACL.
I dati per valorizzare gli elementi della bozza vengono prelevati dal file segnatura.xml generato dal sistema di protocollo del mittente e pervenuto insieme alla mail certificata.
Di conseguenza la bozza si presenta in questo modo:

maschera bozza

Il file segnatura.xml viene inserito subito sotto l'indicazione del mittente, così come tutti i successivi messaggi generati dalla trasmissione certificata.

Dal file segnatura.xml vengono prelevati i dati relativi alla denominazione del mittente, alla data e numero di protocollo del mittente, all'oggetto del documento; i dati sulla responsabilità vengono recuperati dalla configurazione della casella di PEC effettuata in ACL; eventuali file allegati alla mail vengono inseriti nella sezione Documenti informatici.

A questo punto il responsabile della bozza ha la possibilità di valutare il contenuto della mail certificata e decidere tra le seguenti opzioni:

• procedere alla registrazione di protocollo della mail: l'operatore può utilizzare la funzione Protocolla dal pulsante di Trasforma in fase di visualizzazione della bozza; se il pulsante non è visibile significa che nel documento in bozza mancano alcuni elementi obbligatori per la registrazione indicati qui: Elementi della registrazione. L'operatore deve entrare in fase di modifica per inserire i dati mancanti per poi procedere alla protocollazione.

• mantenere la mail all'interno del sistema documentale registrandola come un documento non protocollato:

per effettuare tale operazione è presente l'opzione Non protocollato dal pulsante generale Trasforma

• eliminare la bozza: l'operatore ha a disposizione il pulsante Cancella.

Se si procede alla registrazione di protocollo, il sistema genera un documento xml per la notifica della conferma dell'avvenuta protocollazione della mail certificata ( conferma.xml ) e la invia automaticamente al mittente.
Il messaggio viene inserito nella parte sottostante la denominazione del mittente:

notifica della conferma dell'avvenuta protocollazione

La posta elettronica certificata ricevuta in assenza di interoperabilità viene prelevata dal Mail Storage Agent (MSA) e riportata in Docway in formato “bozza” in base ai parametri configurati nella rispettiva sezione in ACL.
Non essendo presente il file segnatura.xml (generato solo in regime di interoperabilità), i dati per valorizzare gli elementi della bozza vengono recuperati dalla mail pervenute rispettando il document model che è stato associato alla casella di PEC.

Il Document model è un particolare tipo di documento che stabilisce quali sono i parametri con cui vengono acquisiti dal messaggio di posta elettronica i dati per generare il documenti nell'archivio Docway.
Di seguito un esempio:

Uno dei parametri di maggior interesse è l'attributo eml contenuto nell'elemento documentModel; tale attributo può assumere 2 valori, true | false:

• se eml=“true”, il messaggio di posta elettronica viene mantenuto nella sua forma originaria e imbustato in un file in formato eml leggibile da tutti i client di posta:

files eml

• se eml=“false”, il messaggio di posta viene scomposto nelle sue parti principali che vengono riportate singolarmente nella sezione Documenti informatici della bozza in arrivo:

files dell'email

A questo punto il responsabile della bozza ha la possibilità di valutare il contenuto della mail certificata e decidere tra le seguenti opzioni:

1. procedere alla registrazione di protocollo della mail: l'operatore può utilizzare il pulsante Protocolla in fase di visualizzazione della bozza; se il pulsante non è visibile significa che nel documento in bozza mancano alcuni elementi obbligatori per la registrazione indicati qui: Elementi della registrazione e pertanto l'operatore deve prima entrare in fase di modifica per inserire i dati mancanti e poi procedere alla protocollazione;
2. mantenere la mail all'interno del sistema documentale registrandola come un documento non protocollato: per effettuare tale operazione è presente è presente l'opzione Non protocollato dal pulsante generale Trasforma;
3. eliminare la bozza mediante il pulsante Cancella

Il menù di Profilo personale è posto nella parte superiore destra della schermata e consente l'accesso alla personalizzazione di impostazioni o l'accesso a particolari funzionalità di Docway.

Si accede alla schermata del Profilo Personale tramite la selezione del proprio nome utente presente nel Menù principale, in alto a destra.

La personalizzazione è consentita a qualsiasi utente, mentre l'accesso ad altre funzionalità è legato all'assegnazione di particolari diritti in ACL.

Fig.:Accesso al Profilo Personale

Fig.:Pagina del Profilo personale

Il menù presente le seguenti impostazioni:

Fig.:Maschera per la gestione delle scadenze

Fig.:Documenti informatici con Visualizzazione immagini

Il pulsante Registra salva le opzioni impostate.

Ma per rendere effettive le impostazioni occorre rieffettuare l'accesso a Docway4.

La sezione contiene i pulsanti per la produzione della stampa del Registro giornaliero di protocollo, del Repertorio dei fascicoli e di altre funzionalità relative al controllo di gestione e alla reportistica.
I risultati verrano presentati in forma di registro e saranno sia visualizzabili a video (nel formato selezionato: default PDF) che stampabili su carta.

Fig.: Sezione per le stampe

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

• Controllo di gestione e reportistica
• Registro GIORNALIERO
• Stampe
• Repertorio FASCICOLI

Dalla sezione Controllo di gestione è possibile effettuare controlli statistici e analisi quantitative della documentazione trattata da Docway4.

Fig.: Controllo di gestione e reportistica Fig.: Maschera di visualizzazione del Controllo di gestione

La maschera di visualizzazione del Controllo di gestione è divisa in tre sezioni.

1 Sezione di formazione della richiesta E' la sezione per indicare la documentazione sulla quale esercitare il controllo di gestione; è composta dai seguenti campi:

2 Sezione Opzioni di stampa E' la sezione per impostare i parametri di visualizzazione del report del Controllo di gestione; è composto dai seguenti campi:

3 Sezione Formato di stampa E' la sezione per scegliere il formato del report da eleborare; è possibile selezionare i seguenti formati:

• html (default)
• csv
• pdf
• xls
• odt
• rtf

Fig.: Scelta formato del report Fig.: Generazione del report dal Controllo di gestione in corso Fig.: Report generato dal Controllo di gestione

Il report del controllo di gestione, di cui vediamo sopra un esempio, presenta il calcolo totale di tutti i documenti registrati seguito da una suddivisione del calcolo in base alla tipologia dei documenti. Sotto ogni tipologia viene indicato anche il numero dei documenti registrati privi di allegati digitali (ovvero privi di files o immagini associate al record); tale indicazione è costituita da un link che accede direttamente all'elenco dei titoli dei documenti privi di allegati.
Inoltre, nella tipologia Documenti in partenza vengono elencati i mezzi di trasmissione utilizzati e la loro frequenza.
Infine viene segnalato il numero totale dei fascicoli, con l'indicazione dei fascicoli archiviati e dei rispettivi documenti contenuti (Documenti archiviati).

Il pulsante Registro giornaliero consente di generare il Registro giornaliero di protocollo contenente tutte le registrazioni effettuate il giorno precedente al giorno in cui si esegue la stampa, come previsto dalla normativa vigente (art. 53, comma 2 del dpr. 445/2000).
Il sistema genera un file in formato PDF del Registro giornaliero, dove in alto a sinistra è indicata la data a cui si riferisce.

Fig.: Registro giornaliero di protocollo

I documenti vengono elencati in ordine di numero di protocollo crescente con l'indicazione dei seguenti dati identificativi:

Dal Menù generale di Docway 4 è possibile accedere alla maschera di gestione delle Stampe. Cliccando sulla sezione “Report” è possibile scegliere dal menù a tendina “cosa” stampare e “come” generare stampe personalizzate attraverso specifici filtri di ricerca: l'utente può scegliere se accedere alla maschera di “Stampa protocolli” o “Stampa repertori”.

Fig.: Menù Stampe

La maschera di gestione delle stampe presenta 4 sezioni:

1. Flusso documenti: consente di impostare un filtro in relazione ai documenti che si vuole individuare ai fini della stampa.

- Tipo di stampa: consente di impostare un filtro in relazione alla periodicità dei documenti selezionati che si vuole individuare ai fini della stampa.

1. Repertori annuali: consente di impostare un filtro per i documenti inseriti nei repertori che si vuole individuare ai fini della stampa.
2. Opzioni di stampa: consente di impostare le informazioni da visualizzare nella stampa.

La prima sezione, Flusso documenti, presenta le seguenti opzioni:

La sezione Repertori annuali consente di effettuare una selezione sui documenti registrati nei repertori. E' possibile indicare uno specifico repertorio da selezionare da una lista che comprende tutti i repertori visibili all'utente.

Fig.: Stampa Repertori annuali

Se l'utente non ha la visibilità dei repertori la lista non presenterà alcuna opzione. Il sistema prevede anche la seguente opzione: «Per intervallo di numeri di repertorio»: l'opzione consente di indicare un intervallo delimitato da un numero di repertorio iniziale e un numero di repertorio finale su cui effettuare la selezione.

La sezione Opzioni di stampa consente di impostare le informazioni visibili nel documento generato. Le opzioni sono le seguenti, come da immagine:

Dal menù a sinistra della pagina di visualizzazione della maschera di gestione delle stampe è presente il pulsante Stampa repertori.

Con questo pulsante si accede alla maschera di stampa riservata ai soli repertori, dove è possibile personalizzare la stampa selezionando le opzioni proposte.

Dalla schermata di visualizzazione di documenti, fascicoli, repertori e raccoglitori abbiamo a disposizione La visualizzazione dei pulsanti determinata dai diritti assegnati all'utente di Docway 4.

Di seguito le azioni generali per la consultazione, la visualizzazione e lo scorrimento delle maschere di registrazione e inserimento/modifica.

Il pulsante visualizza la pagina iniziale di Docway4

Cliccando sui pulsanti di scorrimento delle pagine, si avvia, dalla Prima Pagina l'elenco dei documenti.\\dai pulsanti in prima pagina, pagina precedente, ultima pagina si giunge alla visualizzazione del record di interesse in elenco. Se il documento in visione è l'unico risultato della mia richiesta il pulsante Inizio compare in modalità non attiva. Se si posizione il cursore del mouse nel numero di pagina, il sistema riporta il dettaglio di elenco dei risultati

Il pulsante riporta all'elenco dei risultati della ricerca effettuata. Se il documento in visione è l'unico risultato della mia richiesta il pulsante Elenco compare in modalità non attiva

Tramite il pulsante si accede direttamente alla maschera di ricerca generale dei documenti

Il pulsante Salva registra le opzioni impostate e le operazioni svolte.

Il Pulsante consente sia di annullare i campi editati prima di effettuare una registrazione sia di eliminare i criteri di ricerca già inseriti in una maschera di ricerca

Il Pulsante consente di chiudere la sessione aperta in una maschera di ricerca

Il Pulsante consente di ritornare alla maschera originaria durante azioni come la ricerca e la creazione di nuove tipologie (Es.: ricerca/creazione di un fascicolo/raccoglitore in cui inserire un documento)

DocWay 4 consente di applicare tutte le funzionalità di protocollo e di gestione documentale ai documenti in e da esso registrati. Le funzionalità sono attivabili mediante i pulsanti del menù interno della maschera di visualizzazione. I pulsanti sono attivi in base ai diritti assegnati all'operatore.

Funzionalità	Descrizione
Il pulsante riporta all'elenco dei risultati della ricerca effettuata.	Se il documento in visione è l'unico risultato della mia richiesta il pulsante Elenco compare in modalità non attiva

Azione	Funzionalita'	Descrizione
* Segnatura manuale	L'utente che esegue la registrazione dalla maschera in inserimento può associare al documento l'indicazione dell'avvenuta applicazione della segnatura sul documento registrato	Una volta applicata la segnatura, nella visualizzazione del record del documento compare un'icona che indica l'avvenuta apposizione della segnatura sul documento. Per un dettaglio della funzionalità si rimanda al paragrafo dedicato alla Segnatura
* Stampa segnatura	L'utente ha la possibilità di stampare apposite etichette con i dati configurati (configurando adeguatamente l'apposita stampante e attivando la property relativa alla stampa della segnatura), per applicare sul documento l'indicazione della segnatura.	Una volta effettuata la registrazione del documento, quindi, il sistema visualizza sulla maschera di registrazione del record il pulsante Stampa Segnatura. Per un dettaglio si rimanda ai paragrafi sulle funzionalità di Stampa

Azione	Funzionalità	Note compilazione
Annotazione	permette di apporre in maniera indelebile un'annotazione sul documento in visualizzazione. Il pulsante, infatti, apre una finestra nella quale è possibile scrivere il testo dell'annotazione. Una volta scritto il testo dell'annotazione, il pulsante Salva la registra sul record del documento e non è più modificabile.	L'annotazione è visibile nella maschera di visualizzazione del documento, nel campo Annotazioni; oltre al testo dell'annotazione il sistema riporta anche il nome di chi ha inserito l'annotazione, la sua UOR di appartenenza, la data e l'ora dell'inserimento. Il pulsante Abbandona consente di ritornare alla visualizzazione del documento, senza inserire alcuna annotazione.
* Modifica	Il pulsante è visibile solo agli utenti che hanno assegnato il diritto di intervento sul documento visualizzato.	Cliccando sul pulsante Modifica si ha la possibilità di modificare tutti i campi della maschera, ad eccezione ovviamente dei campi immodificabili per legge
* Annulla	Il pulsante Annulla è visibile solo agli utenti che hanno assegnato il diritto di annullamento dei documenti registrati.	Cliccando sul pulsante si apre una finestra per l'inserimento della motivazione dell'annullamento, riportando anche gli estremi del provvedimento di annullamento se disponibili.
	Tale diritto è solitamente riservato ai soli amministratori del sistema.	Una volta inserita la motivazione dell'annullamento, tramite il pulsante “Registra” sarà registrato. Il documento annullato rimane comunque visibile nel sistema, con l'indicazione dei dati relativi all'avvenuto annullamento.
* Foto originale	La funzione consente di acquisire la scansione dell'immagine di un documento già protocollato. Il pulsante è visibile agli utenti che hanno assegnato il diritto di acquisizione differita di immagini in ACL.	Si differenzia dell'acquisizione differita poiché il pulsante Foto originale è presente nella pagina di visualizzazione del record del documento e consente l'accesso diretto al campo Immagini della sezione Documenti informatici
* Ricarica doc.	La funzione consente di ricaricare la maschera del documento per rendere effettive le modifiche apportate ai record di registrazione ed i files del documento
* Trasforma in…elenco dei repertori
* Impronta	La funzione consente di visualizzare l'impronta corrispondente ai file associati al documento.

Azione	Funzionalità	Note compilazione
* Nuovo	Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di registrazione di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visualizzazione	Es: se ho in visualizzazione un documento in partenza, il pulsante Nuovo accederà alla maschera di registrazione di un nuovo documento in partenza
* Nuovo in fascicolo	Il pulsante consente la registrazione di un nuovo documento da inserire nello stesso fascicolo. Questa funzionalità è strettamente collegata ai diritti di intervento dell'utente sul documento visualizzato.	La maschera di inserimento presenterà già valorizzati in maniera immodificabile il campo “Classif.” e la sezione “Responsabilità”, dove verrà indicato anche il fascicolo di appartenenza.
* Rispondi	Il pulsante Rispondi è visualizzabile solo nei documenti in arrivo; dà la possibilità di registrare la risposta di un documento ricevuto.
* Risposta	Il pulsante Rispondi dà la possibilità di registrare la risposta di un documento ricevuto. Infatti cliccando su Risposta si accede alla maschera di registrazione di un documento in partenza, pre-compilata con i seguenti dati: destinatario (compilato con il mittente del documento in arrivo),a mezzo,Classif.,allegato,RPA,CC	Se il documento ricevuto è già inserito in un fascicolo, attraverso il pulsante Risposta anche il nuovo documento in partenza registrato sarà inserito direttamente dal sistema nello stesso fascicolo; pertanto nella maschera di registrazione, nella sezione Assegnatari, sarà indicato il corrispondente fascicolo
	Questa funzionalità è strettamente collegata ai diritti di intervento dell'utente sul documento visualizzato.
Ripeti nuovo	Il pulsante crea un documento uguale al documento di origine, compresa la sezione Documenti informatici, e contiene un link al medesimo.	La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento.
		Cliccando sul pulsante Ripeti nuovo si accede alla maschera di registrazione di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visualizzazione copiandone alcuni campi, in particolare: mittente/destinatario, oggetto, voce di indice (se presente), allegato, Classif, RPA, CC (se presente).
Ripeti in raccoglitore	La funzione consente di inserire lo stesso documento (o una selezioni di documenti) anche all'interno di un raccoglitore.
Ripeti in fascicolo	Il pulsante Ripeti in fascicolo svolge una funzione simile al pulsante “Ripeti nuovo”, con l'ulteriore indicazione del fascicolo in cui è inserito il documento. Questa funzionalità è strettamente collegata ai diritti di intervento dell'utente sul documento visualizzato.	Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di registrazione di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visualizzazione copiandone alcuni campi, in particolare: mittente/destinatario, oggetto, voce di indice (se presente), allegato (editabile prima di effettuare la registrazione del documento), Classif, RPA, CC (se presente), indicazione del fascicolo in cui è inserito il nuovo documento.
Genera non protocollato	La funzione consente di generare da un documento di protocollo un documento non protocollato contenente gli stessi metadati di registrazione del documento di partenza.	La maschera di modifica del nuovo documento non protocollato riporta già valorizzati e comunque editabili i seguenti campi: Autore del documento, data del documento, Oggetto (contiene gli estremi di protocollo del documento di partenza), la classificazione, il numero di allegato, il nome/ufficio del proprietario.
Genera Protocollo partenza	La funzione consente di generare da un documento non protocollato un protocollo in partenza contenente gli stessi metadati di registrazione del documento di partenza.	La maschera di modifica del nuovo protocollo riporta già valorizzati e comunque editabili i seguenti campi: Autore del documento, data del documento, Oggetto (contiene gli estremi di protocollo del documento di partenza), la classificazione, il numero di allegato, il nome/ufficio del proprietario.
Genera Protocollo tra uffici	La funzione consente di generare da un documento non protocollato un protocollo interno contenente gli stessi metadati di registrazione del documento di partenza	La maschera di modifica del nuovo protocollo riporta già valorizzati e comunque editabili i seguenti campi: Autore del documento, data del documento, Oggetto (contiene gli estremi di protocollo del documento di partenza), la classificazione, il numero di allegato, il nome/ufficio del proprietario.

Azione	Funzionalità	Note compilazione
Crea link in fascicolo	La funzione consente di creare un semplice link tra documento e fascicolo e non va confusa con le funzionalità di copia-incolla collegamento.
Copia collegamento	Il pulsante consente di collegare due documenti attraverso la creazione di un link. Cliccando sul pulsante, Docway carica il documento in memoria e permette di ricercare, attraverso qualunque canale di ricerca, il documento in cui voglio creare il link al documento di partenza.	Una volta individuato, sulla sinistra, invece del pulsante Copia Collegamento comparirà il pulsante Incolla Collegamento
Incolla collegamento	cliccando su Incolla Collegamento viene creato automaticamente un link al documento di partenza.	Il link apparirà in entrambi i documenti. Il collegamento può essere eliminato solo dal documento al quale si è incollato il collegamento, tramite l'icone a forma di X presente nella sezione Altro del documento

Azione	Funzionalità	Note compilazione
Rigetta	Consente di rifiutare l'assegnazione del documento in quanto riconosciuto non di propria competenza. Può succedere infatti che si verifichi una errata assegnazione da parte dell'utente che ha registrato il documento.	questo pulsante è presente solo nella visualizzazione dei documenti in arrivo.
		In questo caso l'RPA erratamente designato, attraverso il pulsante Rigetta, può restituire il documento alla persona che ne ha effettuato la Registrazione che lo visualizzarà nella cartella “Resi” dei Documenti in gestione e provvederà tempestivamente ad una nuova assegnazione
Nuovo proprietario	consente di cambiare la responsabilità (RPA) di un documento. Il pulsante consente di accedere alla finestra per l'inserimento del nuovo responsabile.	Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante Conferma rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante Annulla consente di tornare alla visualizzazione del record
Operatore	consente di aggiungere l'operatore incaricato, ovvero la persona alla quale viene assegnato un documento per procederne al trattamento amministrativo. In Docway4 corrisponde alla persona a cui viene data in carico la responsabilità di/su un documento.	N.B.: L'operatore incaricato non coincide con l'RPA (RPA da individuare sempre e comunque), ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento sul documento.
Operatore MINUTA	consente di aggiungere l'operatore incaricato della minuta del documento (Protocollo tra Uffici), ovvero la persona alla quale viene assegnata la minuta del documento per procederne al trattamento amministrativo. In Docway4 corrisponde alla persona a cui viene data in carico la responsabilità della minuta.	N.B.: L'operatore incaricato della minuta non coincide con l'RPA (RPA da individuare sempre e comunque), ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento.
Nuovo cc	consente di aggiungere una nuova persona o più persone in copia conoscenza al documento. Il pulsante consente di accedere alla finestra per l'assegnazione della/e nuova/e copia/e conoscenza.	Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante Conferma rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante Annulla consente di tornare alla visualizzazione del record. C'è anche la possibilità di assegnare in CC tutte le persone appartenenti ad una UOR attraverso l'opzione Tutti.

Azione	Descrizione	Note compilazione
Inserisci in fascicolo	La funzione consente di inserire il documento (o una selezioni di documenti) all'interno dello stesso fascicolo.	La descrizione dettagliata dell'operazione di fascicolazione è descritta nel relativo paragrafo.
Inserisci MINUTA in fascicolo	La funzione consente di inserire la minuta (o una selezioni di minute) di un documento interno nello stesso fascicolo.	La descrizione dettagliata dell'operazione di fascicolazione è descritta nel relativo paragrafo.
Inserisci in raccoglitore	La funzione consente di inserire il documento all'interno dei raccoglitori.
Rimuovi dal fascicolo	Il pulsante consente di rimuovere il documento selezionato (o una selezione di documenti) dal fascicolo in cui sono stati inseriti.	Cliccando sul pulsante viene avviata la procedura, al termine della quale l'utente può visionarne l'avvenuta esecuzione nella schermata del documento, alla sezione Storia del documento.
		I documenti rimossi vengono di nuovo resi visibili nella cartella RPA presente nella sezione Documenti in gestione dell'utente responsabile
Rimuovi MINUTA dal fascicolo	Il pulsante consente di rimuovere la minuta (o una selezione di minute) di un documento interno dal fascicolo in cui è stata inserita. Una volta completata la rimozione, il sistema genera un resoconto dell'operazione.	Le minute rimosse vengono di nuovo rese visibili nella cartella Minuta nella sezione Documenti in gestione dell'utente responsabile
Rimuovi dal raccoglitore	Il pulsante consente di rimuovere la minuta un documento interno dal raccoglitore in cui è stato inserito. Una volta completata la rimozione, il sistema genera un resoconto dell'operazione.	I documenti rimossi vengono di nuovo rese visibili nella cartella dell'utente responsabile

	Il pulsante consente di avviare, quando è previsto, un workflow, selezionandolo dalla lista dei workflow LINK A BONITA/PROC

Azione	Funzionalità	Note
Stampa INFO	La funzione Stampa Info consente di stampare nuovamente le informazioni contenute nella segnatura per fini pratico-operativi.	Tale funzionalità è attivabile tramite relativa property.
Stampa Ricevuta	Il pulsante Stampa ricevuta è visibile solo nei documenti in arrivo e consente di generare una stampa della ricevuta dell'avvenuta registrazone di protocollo del documento in arrivo visualizzato.	Il sistema genera un file in formato rtf, a partire da un documento modello, in cui vengono indicati i dati identificativi del documento registrato.
Stampa Registro	La funzione Stampa registro consente di effettuare una stampa contenente i dati idetificativi di tutti i documenti dell'elenco dei titoli.	Viene visualizzata la maschera per la gestione delle stampe

DocWay 4 consente di applicare in modalità massiva tutte le funzionalità già presenti nelle singole maschere di visualizzazione di documenti, fascicol, raccoglitori. Le operazioni massive si svolgono dall'elenco dei titoli di ricerca: ogni funzionalità viene applicata mediante appositi pulsanti a singoli documenti, fascicoli, raccoglitori e/o gruppi di essi.

I pulsanti sono attivi in base ai diritti assegnati all'operatore.

Azione massiva sui documenti	Funzionalità
	Il pulsante consente di invertire l'ordine crescente o decrescente dell'elenco dei titoli, cliccando sulla freccia presente nell' area di ordinamento per data e numero di protocollo. E' possibile mediante flag selezionare il tipo di ordinamento: Nessun ordinamento, Scadenza, data e numero di protocollo, Bozze in testa,Id
	Il pulsante consente la generazione di vaschette personalizzate di una selezione di documenti. Cliccando sul pulsante l'utente può generare una vaschetta custom per memorizzare sul proprio profilo le ricerche più frequenti. Alla vaschetta è possibile includere anche dei filtri temporali (documenti del giorno, della settimana, del mese). La modifica, l'ordinamento e l'eliminazione delle vaschette avviene mediante Profilo personale. Per ricevere dettagli si rimanda al paragrafo dedicato alle Vaschette e al capitolo Profilo personale
* Nuovo RPA	Il pulsante consente di cambiare la responsabilità (RPA) su una selezione di documenti, accedendo alla finestra per l'inserimento/selezione da lookup del nuovo responsabile.
* Nuovo CC	Il pulsante consente di inserire nuove persone in copia conoscenza, accedendo alla finestra per l'inserimento/selezione da lookup di nuovi Uffici/Persone in cc.
* Cambia classificazione	La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad un documento selezionato (o ad una selezione di documenti) dall'elenco dei titoli. Cliccando sul pulsante viene aperta una finestra dove indicare l'indice di classificazione che si vuole assegnare ai documenti selezionati.Una volta conclusa l'operazione, il sistema ne produce il resoconto, previa autorizzazione
* Cambia classificazione minuta	La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad una minuta di un documento interno selezionato (o ad una selezione di minute di documenti interni) dall'elenco dei titoli. Il procedimento dell'operazione è lo stesso della funzione Cambia classificazione
* Inserisci in fascicolo	La funzionalità di inserimento di più documenti all'interno dello stesso fascicolo, selezionando i documenti di interesse e pertinenza da una lista di titoli. Una volta selezionati i documenti. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo: individuato il fascicolo corretto, dalla pagina di visualizzazione cliccare il pulsante Assegna tutti. Si ricorda che i documenti devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inseriti.
* Rimuovi dal fascicolo	La funzionalità consente di rimuovere una selezione di documenti dal loro fascicolo di appartenenza. Tale funzionalità è presente nel menù delle azioni solo per una lista di titoli di ricerca. Per la rimozione di un singolo documento dal suo fascicolo, tale funzionalità è attivabile dalla maschera del documento (X rossa sull'elemento “Fascicolo” (sezione “Archivio”)
* Inserisci minuta in fascicolo	La funzionalità di inserimento di più documenti all'interno dello stesso fascicolo, selezionando i documenti di interesse e pertinenza da una lista di titoli. Una volta selezionati i documenti. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo: individuato il fascicolo corretto, dalla pagina di visualizzazione cliccare il pulsante Assegna tutti. Si ricorda che i documenti devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inseriti.
* Rimuovi minuta in fascicolo	La funzionalità consente di rimuovere a partire da una selezione di documenti (protocollo tra uffici), le relative minute dal loro fascicolo di appartenenza. Tale funzionalità non rimuove i documenti originali e per applicarla sul singolo documento, la rimozione avviene dalla maschera del documento (X rossa sull'elemento “Fascicolo” (sezione “Archivio”)
* Raccogli	La funzione consente di inserire una selezione di documenti in un raccoglitore (per tale funzionalità non è applicabile un criterio archivistico bensì un semplice criterio funzionale utile per l'utente)
* Base	La funzione consente di effettuare l'esportazione dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV
* Avanzata	La funzione consente di effettuare l'esportazione avanzata dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV
	La funzione consente la cancellazione di uno o più documenti selezionati.
	Il pulsante avvia la procedura per il trasferimento di responsabilità su una lista di documenti selezionati. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera per l'inserimento di un nuovo RPA dei documenti.
* Stampa Registro	Il pulsante Stampe consente di generare una report dei documenti presenti nell'elenco dei titoli, denominato “Registro di Protocollo per Classificazione”. Tale report presenta l'elenco dei documenti suddivisi per UOR di responsabilità, con l'indicazione della classificazione, fascicolazione e dei dati identificativi del documento. Se il documento ha una responsabilità condivisa da più UOR (nel caso della conferenza dei servizi), i suoi dati vengono ripetuti in ognuna sezione delle diverse UOR
* Controllo di gestione	Il pulsante consente di accedere alla maschera del Controllo di gestione in relazione a tutti i documenti presenti nell'elenco dei titoli
* Profili di stampa	Il pulsante consente di accedere alla maschera per l'impostazione di stampa su una selezione di documenti. Le impostazioni sono: Stampa selezione corrente; Stampa ordinata per UOR e classificazione.

Azione massiva sui fascicoli	Funzionalità
	Il pulsante consente di invertire l'ordine crescente o decrescente dell'elenco dei titoli, cliccando sulla freccia presente nell' area di ordinamento per Numero ed oggetto di fascicolo/i selezionati. E' possibile mediante flag selezionare il tipo di ordinamento: Nessun ordinamento, Numero, Oggetto/nominativo
	Il pulsante consente la generazione di vaschette personalizzate di una selezione di fascicoli. Cliccando sul pulsante l'utente può generare una vaschetta custom per memorizzare sul proprio profilo le ricerche più frequenti. Alla vaschetta è possibile includere anche dei filtri temporali (documenti del giorno, della settimana, del mese). La modifica, l'ordinamento e l'eliminazione delle vaschette avviene mediante Profilo personale. Per ricevere dettagli si rimanda al paragrafo dedicato alle Vaschette e al capitolo Profilo personale
* Base	La funzione consente di effettuare l'esportazione dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV
* Avanzata	La funzione consente di effettuare l'esportazione avanzata dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV.
	Il pulsante avvia la procedura per il trasferimento di responsabilità sulla lista dei fascicoli selezionati. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera per l'inserimento di un nuovo RPA.
	Il cambio della classificazione viene effettuato di norma in seguito ad un intervento di modifica al Titolario di classificazione e riguarda solo i fascicoli i cui procedimenti contenuti non sono ancora conclusi. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera per l'inserimento del nuovo indice di classificazione.

Azione massiva sui raccoglitori	Funzionalità
* Base	La funzione consente di effettuare l'esportazione dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV
* Avanzata	La funzione consente di effettuare l'esportazione avanzata dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV
	Il pulsante avvia la procedura per il trasferimento di responsabilità sulla lista dei repertori selezionati (non sui documenti contenuti). Cliccando sul pulsante si accede alla maschera per l'inserimento di un nuovo RPA.
	Il pulsante consente la generazione di vaschette personalizzate di una selezione di fascicoli. Cliccando sul pulsante l'utente può generare una vaschetta custom per memorizzare sul proprio profilo le ricerche più frequenti. Alla vaschetta è possibile includere anche dei filtri temporali (documenti del giorno, della settimana, del mese): vedi paragrafo Gestione Vaschette. La modifica, l'ordinamento e l'eliminazione delle vaschette avviene mediante Profilo personale (v. capitolo Profilo personale).

Fig.: Barra dei pulsanti in visualizzazione documenti (in alto al record di un documento) Fig.: Inserimento annotazione Fig.: Inserimento annotazione da azioni rapide Fig.: Finestra di inserimento annotazione Fig.: Esempio di annotazione inserita Fig.: Cambia l'assegnazione del documento Fig.: : Maschera di inserimento dei dati (ufficio o persona) per l'identificazione del nuovo RPA Fig.: Inserimento di una nuova assegnazione in copia conoscenza Fig.: Richiesta conferma per l'inserimento nuova CC Fig.: Rifiutare l'assegnazione di un documento Fig.: Finestra per l'inserimento nuova CC Fig.: Pulsante per rifiutare l'assegnazione di un documento da maschera di visualizzazione Fig.: Richiesta di conferma del rifiuto di assegnazione Fig.: Esito del rifiuto di assegnazione di un documento da Storia delle modifiche Fig.: Accesso alla storia del documento Fig.: Esempio di storia di un documento Fig.:Elenco Fig.: Scorrimento pagine Fig.: Fascicola Fig.: Nuovo Fig.: Ripeti nuovo Fig.: Rispondi Fig.: Modifica Fig.: Annulla Fig.: Visualizzazione di un protocollo annullato Fig.: Finestra per l'inserimento della motivazione dell'annullamento Fig.: Visualizzazione di un protocollo annullato Fig.: Copia in fascicolo Fig.: Pulsanti per attivare il collegamento Fig.: Richiesta di documento da collegare ad un altro fascicolo Fig.: Icona che indica il collegamento al fascicolo Copia Collegamento Incolla Collegamento Fig.: Collegamento tra due documenti Fig.: Ricevuta Fig.: Cerca Fig.: Workflow Fig.: Home Fig.: Stampa Info Fig.: Inserimento immagine del documento tramite Foto originale Fig.: Rispondi Fig.: Ripeti in fascicolo Fig.: Nuovo in fascicolo Fig.: Ordinamento: ordine crescente/ordine decrescente Fig.: Stampa registro Fig.: Controllo gestione Fig.: Stampe Fig.: Esporta a CSV Fig.: Rimuovi dal fascicolo Fig.: Esempio di resoconto in seguito alla rimozione di documenti dal fascicolo Fig.: Rimuovi minuta dal fascicolo Fig.:Inserisci originale in fascicolo Fig.: Inserisci minuta in fascicolo Fig.: Cambio classificazione Fig.: Cambio classificazione: vista titolario Fig.: Resoconto dell'operazione di cambio classificazione Fig.: Cambia classificazione minuta

La funzionalità di esportazione avanzata in formato csv consente all'utente di esportare, per ogni tipologia documentaria presente in un archivio eXtraWay (documento, fascicolo, raccoglitore), un insieme di campi selezionati tramite una specifica interfaccia; il risultato è costituito da un file in formato csv dove le colonne identificano i campi che si è deciso di esportare e le righe identificano ogni singoli record esportato. Con questa funzionalità l'utente ha quundi la possibilità di costruirsi un'esportazione contenente soltanto i dati necessari per le sue finalità.

L'esportazione avanzata si attiva tramite property ed è accessibile dal pulsante “Esportazione csv”, reso disponibile all'utente in fase di visualizzazione dei titoli di una ricerca.

Pulsante export csv

L'utente ha quindi la possibilità di selezionare dall'elenco, tramite i relativi check-box, i documenti (o fascicoli o raccoglitori a seconda della ricerca effettuata) che desidera esportare ed accedere alla fase di esportazione visualizzando l'interfaccia di selezione dei campi da esportare:

Interfaccia con i Campi di esportazione

L'interfaccia presenta menù differenti in base alla tipologia documentaria; per ognuna delle tipologie documentarie presenti sono state configurate delle aggregazioni logiche di campi per facilitare e rendere più immediate le operazioni di scelta dei campi da esportare; ad esempio per la tipologia “documento” sono configurate le aggregazioni per ottenete i dati di protocollo, i dati del repertorio, i dati generici del documento e altre aggregazioni.

Dopo la selezione delle aggregazioni, l'utente avvia il processo di esportazione al termine del quale gli viene proposto il pulsante per il download del file ottenuto:

Pulsante download export csv

L'utente può anche procedere al salvataggio dell'esportazione effettuata, in modo tale che possa richiamarla ogni volta che ne ha necessità. Per eseguire il salvataggio, l'utente deve opportunamente compilare i relativi campi presenti nell'interfaccia, prima di avviare l'esportazione.

Salvataggio export

L'esportazione salvata viene resa disponibile nella sezione “La mia scrivania” all'interno del menù a tendina “Esportazioni”:

La mia scrivania vaschette export

L'interfaccia di esportazione con le aggregazioni logiche dei campi da selezionare è configurabile tramite appositi file in formato xml; infatti, per ogni tipologia documentaria è presente un file xml che consente di personalizzare sia l'elenco dei campi che possono essere contenuti nell'esportazione che le loro aggregazioni logiche.

Dal Menù principale, selezionando la voce Altre Funzioni abbiamo a disposizione gli strumenti di Amministrazione.

Pulsante per accedere al menù Strumenti di amministrazione

Per visualizzare il menù Strumenti di amministrazione è necessario che l'utente abbia assegnato il diritto “Abilita Strumenti di Amministrazione” presente in ACl.
Il pulsante Strumenti Amministrazione consente di accedere alla visualizzazione del menù. Menù Strumenti di amministrazione

Il menù Strumenti di amministrazione organizza in 4 sezioni le funzionalità di amministrazione:

1. Download/Upload file per la segnatura
2. Download/Upload file di descrizione dei repertori
3. Import da registro di emergenza
4. Altre azioni

Di seguito si illustrano le funzionalità per ciascuna delle sezioni.

Download/Upload file per la segnatura
Questa funzionalità consente l'upload e il download del file che produce la stampa della segnatura di un documento. Il download mi permette di ottenete il file in formato txt dove sono indicate le informazioni che costituiscono la segnatura. E' possibile modificare questo file e ricaricarlo nel sistema attraverso l'upload del file modificato nel caso in cui si vogliano cambiare le impostazioni della stampa della segnatura.

Download/Upload file di descrizione dei repertori
Questa funzionalità consente l'upload e il download del file relativo all'elenco dei Repertori presenti nel sistema. E' possibile modificare l'elenco dei repertori (inserendo e/o eliminando repertori o modificandone le caratteristiche) ottenendo attraverso il download il file in formato txt dei repertori e poi, una volta effettuate le modifiche, reinserirlo nel sistema attraverso l'upload.

Si ricorda che ogni volta che un repertorio venga modificato oppure inserito ex-novo è necessario ri-assegnare i diritti in ACL relativi allo specifico repertorio.

Import da registro di emergenza
Questa funzionalità consente di effettuare l'importazione dei documenti registrati nel registro di emergenza. Una volta importati è possibile assegnarli in RPA ai rispettivi utenti competenti attraverso l'opzione Documenti importati da smistare.

Altre azioni
Questa sezione organizza le seguenti funzionalità di amministrazione, ciascuna descritta in dettaglio:

• Abilita accesso solo agli amministratori
• Trasferimenti (fascicoli, documenti)
• Rigenera relazioni tra i fascicoli
• Abilita invio email di notifica
• Editing di Tipologia e Mezzo di trasmissione

Abilita accesso solo agli amministratori
Questa funzionalità consente di rendere il software Docway 4 accessibile solo agli amministratori, precludendo l'accesso a tutti gli altri utenti. Una volta selezionata questa modalità compare la voce Abilita accesso a tutti gli utenti per ripristinare l'accesso a tutti gli utenti. Avvertenza: prima di attivare la modalità “Abilita accesso solo agli amministratori” è preferibile che nessun utente stia utilizzando o sia collegato a Docway 4.

Trasferimenti (fascicoli, documenti)
Questa funzionalità consente di trasferire massivamente la responsabilità di fascicoli o documenti in caso di cambiamenti di funzioni o di competenza nell'Ente (cambiamento dell'organigramma e del funzionigramma). Selezionando la voce si accede alla seguente maschera per il trasferimento di responsabilità:

Maschera per il trasferimento massivo di documenti e fascicoli

E' possibile trasferire documenti e fascicoli da un ufficio (UOR) ad un altro e/o da un RPA ad un altro, impostando le seguenti opzioni:

E' fondamentale valorizzare correttamente i campi con le denominazioni esatte degli uffici e i nomi delle persone, rispettando anche gli spazi.

Inoltre, l'utente che effettua il trasferimento deve appartenere ad una struttura che abbia lo stesso codice amministrazione e codice AOO delle strutture di cui si sta effettuando il trasferimento.

Rigenera relazioni tra i fascicoli
Questa funzionalità serva a ricostruire le relazioni tra fascicoli in seguito ad un avvenuto trasferimento.

Abilita invio email di notifica
Questa funzionalità abilita l'utente all'invio differito di email di notifica, attraverso il relativo pulsante Invio Mail Differito che compare nella sezione Stampe ed altre funzioni d'archivio del menù principale di Docway 4:

Pulsante per l'invio di email di notifica differite

La funzionalità è soggetta all'assegnazione dei diritti relativi alle notifiche differite presenti in ACL.

Una volta abilitata, nel menù Strumenti di amministrazione compare la voce Disabilita invio email di notifica che consente di disattivare la funzionalità.

Opzione Disabilita invio email di notifica

Editing di Tipologia e Mezzo di trasmissione
Questa funzione permette di modificare i valori del menù a tendina del campo A mezzo e del campo Tipologia presenti nelle maschere di registrazione delle varie tipologie di documenti (arrivo, partenza, tra uffici e non protocollati).

Nel menù a tendina in alto a sinistra si sceglie la tipologia di documento della quale si vuole modificare il thesaurus e si sceglie il campo: mezzo di trasmissione o tipologia.

Menù a tendina per la scelta del campo A mezzo e Tipologia documento

Il campo sottostante è un semplice campo di editing dove ad ogni riga corrisponde un vocabolo del thesaurus. Per indicare il valore di default, il termine scelto deve essere seguito dai caratteri (*). Per inserire la possibilità di lasciare vuoto il campo occorre inserire in una riga dell'elenco i caratteri !empty. Una volta effettuare tutte le modifiche selezionare il pulsante “Salva” presente nel menù a sinistra. Si ricorda che la modifica dei campi deve essere effettuare per ognuna della tipologie documentarie interessate.