La configurazione iniziale della funzionalità prevede che venga identificato a livello di AOO un utente che avrà il compito di effettuare le verifiche sui file sospetti contenuti nei documenti.

Come descritto successivamente, a questo utente saranno assegnati in RPA le bozze/documenti sui quali verrà richiesta la verifica della presenza di eventuali file infetti.

Per avviare il processo di verifica dei file è necessario utilizzare il pulsante Verifica Virus presente in fase di visualizzazione di una bozza/protocollo in arrivo nel menù Azioni rapide:

L'azione sul pulsante mostra un warning per confermare l'attività richiesta:

In seguito alla conferma, sul documento vengono effettuate le seguenti modifiche:

1. il documento viene impostato ad uno stato di “verifica virus” che ne impedisce ogni operazioni di modifica da parte degli utenti;
2. il documento viene svuotato degli attuali assegnatari e assegnato solo all'utente incaricato della verifica dei file sospetti;
3. viene inviata una notifica a tutti gli assegnatari del documento per segnalare che il documento è temporaneamente non disponibile per richiesta di analisi degli allegati per sospetto di virus.

La sezione Verifica virus contiene anche l'indicazione dell'utente che ha avviato il processo di verifica (campo Richiedente).

L'utente a cui è stato assegnato il compito di verificare i file sospetti, accedendo a DocWay ha a disposizione una vaschetta che contiene tutti i documenti su cui è stata attivata la verifica.

Da questa vaschetta può accedere all'elenco dei documenti in stato “verifica virus”.
Accedendo ad ognuno di essi ha la possibilità di scaricare gli allegati e quindi effettuare esternamente a DocWay tutte le analisi necessarie a stabilire la validità dei file.
Al termine dell'analisi, l'utente incaricato della verifica ha la possibilità di apporre sul documento l'esito della verifica:

• Pulsante Documento sicuro: identifica il documento come sicuro e quindi i file allegati non contengono virus
• Pulsante Rilevati virus: segnala la presenza di virus sui file allegati.

Nel primo caso (Documento sicuro) sullo stato del documento viene indicato che la verifica ha dato esito negativo, viene ripristinata la possibilità di intervento sul documenti e il documento viene riassegnato nuovamente agli assegnatari originari (cioè agli assegnatati presenti sul documento prima dell'avvio del processo di verifica) che riceveranno una notifica di Analisi del documento conclusa: Non è stato riscontrato alcun virus sugli allegati.

Nel secondo caso (Rilevati virus) viene proposto all'utente una finestra con un campo testuale dedicato ad accogliere eventuali informazioni aggiuntive rispetto all'analisi effettuata e con l'elenco dei file allegati al documento da cui può selezionare il/i file/files su cui ha rilevato la presenza di virus.

Le informazioni aggiuntive inserite verranno salvate sul documento come Annotazione mentre il/i file/files selezionati come infetti verranno rimossi dal documento (verranno mantenuti quelli non selezionati).
Il documento verrà mantenuto in archivio in uno stato di “Quarantena”, non più modificabile e visibile solo all'utente incaricato della verifica. Agli assegnatari originari verrà inviata una notifica di Analisi del documento conclusa: Documento INFETTO.

Nella sezione Verifica virus vengono indicate le informazioni relative all'utente che ha richiesto la verifica (Richiedente), all'utente che ha effettuato la verifica (Esecutore) e l'indicazione del nome dei file infetti che erano allegati al documento (File infetti).