La procedura sviluppata consente di inviare, automaticamente e a intervalli di tempo prefissati, alle caselle di posta dei relativi punti di gestione ticket, e-mail generate tramite i dati dei documenti protocollati in arrivo di pertinenza CRM, complete degli allegati inseriti in fase di registrazione del documento.
Per la gestione del flusso documentale relativo alle richieste dei contribuenti è necessario inserire delle strutture fittizie in ACL per identificare i punti di accesso dei ticket; per ognuna di queste strutture sono stati creati dei responsabili, anch'essi fittizi, a cui sono stati associati gli indirizzi e-mail di destinazione corrispondenti ai punti di accesso al sistema di CRM.
In questo modo sarà possibile configurare delle voci di indice, una per ogni punto di accesso al CRM, con classificazione, RPA del documento e oggetto preimpostato per facilitare il protocollista nella operazioni di registrazione del documento e indirizzare il documento alla corretta destinazione.
In fase di protocollazione in arrivo del documento di pertinenza CRM, il protocollatore dovrà inserire la voce di indice corrispondente, avendo cura di completare l'oggetto con i dati necessari alla gestione della richiesta. L'attribuzione della corretta voce di indice al documento in arrivo è l'unico modo per identificare i dati da inviare al CRM da procedura automatica.
Qualora la voce di indice preposta fosse apposta, erroneamente, su un documento non interessato all'invio a CRM, l'e-mail verrebbe comunque inviata.
Sarà, inoltre, cura del protocollatore deselezionare il check box “invio email di notifica”, subito sotto la sezione “Responsabilità” della scheda di registrazione documenti, altrimenti verrà inviata anche l'email di notifica standard del protocollo.
A intervalli di tempo prefissati, la procedura ricercherà, tra i documenti protocollati in arrivo, quelli di pertinenza CRM, registrati o modificati dopo l'ultima esecuzione della procedura, effettuando, per ciascun documento, le seguenti operazioni:

• composizione del testo dell'e-mail da inviare, recuperando i dati presenti nel documento protocollato;
• inserimento, nell'e-mail da inviare, degli allegati registrati sul documento protocollato (gli allegati non subiranno alcuna trasformazione e manterranno lo stesso formato e lo stesso numero così come sono stati inseriti nel protocollo);
• invio dell'e-mail composta alla casella di posta indicata nel campo RPA del documento protocollato.

La procedura terrà inoltre traccia, su un file di log posizionato su file system, di eventuali errori nell'invio; è possibile anche attivare un'opzione che inoltri il report degli errori ad uno specifico indirizzo e-mail.

La configurazione della procedura si articola nelle seguenti fasi:

• creazione delle strutture e dei responsabili fittizi;
• creazione delle voci di indice;
• registrazione del documento;
• avvio della procedura.

La prima fase consiste nella composizione del responsabile a cui sarà associata la casella di posta elettronica funzionale e che sarà l'assegnatario (RPA) dei documenti che dovranno transitare per la procedura di interrelazione.
Per la creazione della struttura interna occorre accedere in ACL e creare una nuova struttura interna; sarebbe opportuno creare una struttura gerarchica con una macrostruttura padre che contiene le strutture funzionali.
Per ogni struttura funzionale è necessario inserire una persona interna che sia responsabile della struttura stessa. La nuova persona interna è una persona fittizia e può avere lo stesso nominativo della persona che effettivamente dovrebbe essere l'RPA del documento.
Al responsabile appena creato deve essere associata la casella di posta elettronica funzionale a cui inviare le mail per la gestione nel sistema di CRM.
Per concludere al responsabile reale, e agli operatori che dovranno essere coinvolti nella gestione delle pratiche di CRM, deve essere assegnata la visibilità sui documenti della UOR appena creata nella procedura tramite il diritto “Altre UOR”.

Siccome ogni mail funzionale è associata ad un RPA, è necessario creare una voce di indice per ogni mail CRM.
La creazione e la modifica delle voci di indice vengono effettuate collegandosi al modulo Archivio procedimenti.
Da qui è possibile effettuare una ricerca sulle voci di indice già inserite ed eventualmente procedere alla modifica.

Nella registrazione del documento occorre prestare attenzione ad effettuare le seguenti operazioni:

1. individuazione della voce di indice (compilazione automatica dei campi oggetto, classificazione, UOR/RPA);
2. aggiustamento dell'oggetto sulla base delle indicazioni rilasciate da Equitalia;
3. eliminazione della spunta sul check-box “Invio mail di notifica”.

L'avvio della procedura viene gestita tramite schedulazione programmata nel manager del server.

La directory di installazione della procedura EquiNotifier è la seguente:

../docway_extra/EquiNotifier¹⁾

Può essere installate un'unica procedura oppure più procedure in parallelo; in quest'ultimo caso, ogni cartella EquiNotifier avrà una diversa denominazione.
La cartella standard EquiNotifier è strutturata nel seguente modo:

• bin: contiene i file eseguibili
• classes: contiene i file di configurazione
• lib: contiene le librerie java per l'esecuzione della procedura
• logs: contiene i file di log della procedura.

La directory classes ha la seguente struttura:

Il file equi-notifier.properties contiene i parametri principali per la configurazione della procedura:

• Parametro per configurare gli eventuali dati di accesso al server di posta per l'invio delle mail e il protocollo da utilizzare:

# Dati di autenticazione per il server SMTP
smtpUser=
smtpPwd=
 
# Protocollo SMTP da usare. Valori: smtp|smtps (default: smtp)
smtpProtocol=smtp

• parametro per impostare i dati (nome e indirizzo mail) che si vuole che compaiano nel mittente della mail:

# Sender per email di notifica
emailSender=Agent Notifiche Equitalia - Docway
emailSenderAddr=docway@domain.name

• parametro per configurare la composizione dell'oggetto della mail; la stringa è composta secondo la sintassi eXtraWay

#Oggetto della mail
emailSubject=[xml,/doc/rif_esterni/rif/nome]: [xml,/doc/oggetto]

• parametro per impostare la costruzione dell'url di accesso diretto al documento su Docway-XML; l'url è composto da due parametri: un host che normalmente è costituito dall'hostname del server dove risiede Docway-XML

# Web server, Web server secondario e uri -> per costruire url per invio email
emailWebServerHost=http://localhost:8080
emailWebServerUri=/xway/application/xdocway/engine/xdocway.jsp
emailWebServerSecondaryHost=https://localhost:8080

• parametro per configurare la frase di ricerca con cui individuare e recuperare i documenti da inviare al CRM; la frase di ricerca va espressa secondo la sintassi eXtraWay;

#Frase di ricerca per identificare i documenti da notificare
query=([/doc/classif/@cod/]="01/01")

• parametro per configurare l'estensione della frase di ricerca al fine di recuperare solo i documenti creati e/o modificati dopo l'ultimo passaggio della procedura

#Frase di ricerca per l'individuazione dei nuovi documenti da notificare (timestamp compare)
tsQuery=(([/doc/storia/creazione/@data]>$lastDate OR ([/doc/storia/creazione/@data]=$lastDate AND [/doc/storia/creazione/@ora]>$lastTime)) OR ([/doc/storia/ultima_modifica/@data]>$lastDate OR ([/doc/storia/ultima_modifica/@data]=$lastDate AND [/doc/storia/ultima_modifica/@ora]>$lastTime))

• parametro per disabilitare l'invio dei file del documento in allegato alla mail (se il parametro è true la mail sarà composta solo con i metadati di protocollo);

#Per disabilitare l'invio degli allegati alle email di notifica
disableAttachments=true

• parametro per impostare un indirizzo di posta elettronica fisso come indirizzo di destinazione: se attivo, la procedura non invia le mail all'indirizzo di posta del RPA ma le invia all'indirizzo qui configurato

#Serve per impostare un destinatario fisso (al posto dell'RPA del documento)
#emailRecipient=prova@3di.it

• parametro per impostare l'indirizzo di posta eletronica a cui inviare il report degli errori riscontrati durante l'esecuzione della procedura

#Email di amministratore a cui viene recapitato un messaggio in caso di errori in invio notifiche
adminRecipient=administrator@3di.it

Il file it.highwaytech.broker.properties gestisce i parametri di connessione con il server eXtraWay e normalmente non viene mai modificato.

Il file log4j.properties invece serve a configurare il logging della procedura; esso viene impostato al momento dell'installazione della procedura e raramente viene modificato in seguito.

Il file lastTS.txt contiene il timestamp dell'ultima procedura effettuata; è utilizzato per comporre l'estensione della query in modo da evitare il recuperare dei documenti già passati nella procedura. Questo file viene aggiornato automaticamente; solo in casi particolari può essere modificato manualmente.