Un documento in partenza registrato può essere inviato telematicamente tramite posta elettronica certificata se si verificano le seguenti condizioni:

• deve essere stata configurata nell'archivio ACL la casella di posta elettronica certificata (vedi: Manuale ACL - Access Control List);
• il destinatario o i destinatari del documento in partenza devono avere valorizzato nel rispettivo record in ACL il campo Email certificata nella sezione Internet.

Al momento della registrazione del documento in partenza, il sistema effettua un controllo sul destinatario (o sui destinatari) del documento per verificare la presenza di un indirizzo di posta elettronica certificata. Nel caso in cui l'esito della ricerca sia positivo, viene visualizzato a fianco di ogni destinatario un pulsante per effettuate l'invio telematico tramite PEC (in alternativa esiste la possibilità di invio massivo a tutti i destinatari):

Prima di effettuare realmente l'invio il sistema chiede la conferma dell'operazione al termine della quale il sistema comunica che l'invio telematico è stato effettuato con successo.

Sotto ad ogni istanza di destinatario viene inserito il relativo file segnatura.xml generato dal sistema al momento dell'invio.

Cliccando su Invio Telematico (Segnatura.xml) è possibile visualizzare il contenuto del file direttamente sul browser (di seguito un esempio di file segnatura.xml):

<Segnatura>
    <Intestazione>
      <Identificatore>
        <CodiceAmministrazione>ENTE</CodiceAmministrazione>
        <CodiceAOO>UNO</CodiceAOO>
        <NumeroRegistrazione>0000071</NumeroRegistrazione>
        <DataRegistrazione>2012-04-05</DataRegistrazione>
      </Identificatore>
      <Origine>
        <IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
          <Mittente>
            <Amministrazione>
              <Denominazione>ENTE UNO</Denominazione>
              <UnitaOrganizzativa>
                <Denominazione>ENTE UNO</Denominazione>
                <UnitaOrganizzativa>
                  <Denominazione>Ufficio Delibere</Denominazione>
                  <Persona>
                    <Nome>Delibere</Nome>
                    <Cognome>Docway</Cognome>
                  </Persona>
                  <IndirizzoPostale>
                    <Denominazione/>
                  </IndirizzoPostale>
                  <IndirizzoTelematico>nikola81@hotmail.it</IndirizzoTelematico>
                  <Telefono/>
                  <Fax/>
                </UnitaOrganizzativa>
              </UnitaOrganizzativa>
            </Amministrazione>
            <AOO>
              <Denominazione>Pec Prova</Denominazione>
            </AOO>
          </Mittente>
        </Origine>
        <Destinazione confermaRicezione="si">
          <IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
          <Destinatario>
            <Denominazione>Comune di Bologna</Denominazione>
            <Persona>
              <Denominazione/>
            </Persona>
            <IndirizzoTelematico>assistenza@pec.3di.it</IndirizzoTelematico>
            <IndirizzoPostale>
              <Denominazione>Via Indipendenza, 1 - 40125 Bologna (BO) - Italia</Denominazione>
            </IndirizzoPostale>
          </Destinatario>
        </Destinazione>
        <Oggetto>Documento inviato telematicamente</Oggetto>
        <Classifica>
          <Denominazione>01/01 - Normativa</Denominazione>
          <Livello>01</Livello>
          <Livello>01</Livello>
        </Classifica>
        <Note/>
      </Intestazione>
      <Descrizione>
        <Documento nome="844.pdf">
          <TitoloDocumento>Documento principale</TitoloDocumento>
          <Classifica>
            <Denominazione>01/01 - Normativa</Denominazione>
            <Livello>01</Livello>
            <Livello>01</Livello>
          </Classifica>
          <Note/>
        </Documento>
        <Note>#|#ALLEGATI:0 - nessun allegato#|#</Note>
      </Descrizione>
</Segnatura>

In seguito all'invio nel documento vengono visualizzati anche i successivi messaggi di accettazione e di consegna della mail certificata, inserendosi in coda al file segnatura.xml.

Se il sistema di protocollo informatico del destinatario del documento garantisce l'interoperabilità, al momento della registrazione di protocollo della mail inviata viene restituito un messaggio contenente la ricevuta di conferma di avvenuta protocollazione ( Ricezione Conferma Protocollazione ) che si aggiunge agli altri file generati dalla trasmissione certificata:

Le mail che pervengono ad una casella di posta elettronica certificata possono essere acquisite da Docway configurandone opportunatamente i parametri nella relativa sezione in ACL (si veda Inserimento di una casella di PEC).

La ricezione delle mail può avvenire sia in presenza di interoperabilità tra sistemi di protocollo (riguarda soprattutto la trasmissione di documenti tra le pubbliche amministrazione) sia in assenza di interoperabilità; il comportamento del sistema è sensibilmente differente a seconda del caso che si verifica.

La posta elettronica certificata ricevuta in presenza di interoperabilità viene prelevata dal Mail Storage Agent (MSA) e riportata in Docway in formato “bozza” in base ai parametri configurati nella rispettiva sezione in ACL.
I dati per valorizzare gli elementi della bozza vengono prelevati dal file segnatura.xml generato dal sistema di protocollo del mittente e pervenuto insieme alla mail certificata.
Di conseguenza la bozza si presenta in questo modo:

Il file segnatura.xml viene inserito subito sotto l'indicazione del mittente, così come tutti i successivi messaggi generati dalla trasmissione certificata.

Dal file segnatura.xml vengono prelevati i dati relativi alla denominazione del mittente, alla data e numero di protocollo del mittente, all'oggetto del documento; i dati sulla responsabilità vengono recuperati dalla configurazione della casella di PEC effettuata in ACL; eventuali file allegati alla mail vengono inseriti nella sezione Documenti informatici.

A questo punto il responsabile della bozza ha la possibilità di valutare il contenuto della mail certificata e decidere tra le seguenti opzioni:

• procedere alla registrazione di protocollo della mail:

l'operatore può utilizzare il pulsante Protocolla nella barra dei pulsanti laterali in fase di visualizzazione della bozza; se il pulsante non è visibile significa che nel documento in bozza mancano alcuni elementi obbligatori per la registrazione (indicati qui: Registrazione dei documenti ) e pertanto l'operatore deve prima entrare in fase di modifica per inserire i dati mancanti e poi procedere alla protocollazione.

• mantenere la mail all'interno del sistema documentale registrandola come un documento non protocollato:
  

per effettuare tale operazione è presente il pulsante →Non protocollato nella barra dei pulsanti laterale.

• eliminare la bozza:

l'operatore ha a disposizione il pulsante Cancella nella barra dei pulsanti laterale.

Se si procede alla registrazione di protocollo, il sistema genera un documento xml per la notifica della conferma dell'avvenuta protocollazione della mail certificata ( conferma.xml ) e la invia automaticamente al mittente.
Il messaggio viene inserito nella parte sottostante la denominazione del mittente:

La posta elettronica certificata ricevuta in assenza di interoperabilità viene prelevata dal Mail Storage Agent (MSA) e riportata in Docway in formato “bozza” in base ai parametri configurati nella rispettiva sezione in ACL.
Non essendo presente il file segnatura.xml (generato solo in regime di interoperabilità), i dati per valorizzare gli elementi della bozza vengono recuperati dalla mail pervenute rispettando il document model che è stato associato alla casella di PEC.

Il document model è un particolare tipo di documento che stabilisce quali sono i parametri con cui vengono acquisiti dal messaggio di posta elettronica i dati per generare il documenti nell'archivio Docway.
Di seguito un esempio:

<documentModel db="xdocwaydoc" eml="true" name="bozze_arrivo" nrecord="00000133">  
  <notify cc="true" httpHost="http://localhost:8080" rpa="true" uri="/xway/application/xdocway/engine/xdocwaydoc.jsp"/>  
  <item value="arrivo" xpath="doc/@tipo"/>  
  <item value="si" xpath="doc/@bozza"/>  
  <item value="getXPathValue(/aoo/@cod_amm)" xpath="doc/@cod_amm_aoo"/>  
  <item value="getXPathValue(/aoo/@cod_aoo)" xpath="doc/@cod_amm_aoo"/>  
  <item value="." xpath="doc/@nrecord"/>  
  <item value="" xpath="doc/@anno"/>  
  <item value="" xpath="doc/@data_prot"/>  
  <item value="" xpath="doc/@num_prot"/>  
  <item value="no" xpath="doc/@annullato"/>  
  <item value="getSubject()" xpath="doc/oggetto"/>  
  <item value="preserve" xpath="doc/oggetto/@xml:space"/>  
  <item value="E-mail" xpath="doc/tipologia/@cod"/>  
  <item value="addSenderFromACLLookup(/doc/rif_esterni/rif)" xpath=""/>  
  <item value="addAndUploadEmailBodyAttach(/doc/files,TEXT,testo email,.txt)" xpath=""/>  
  <item value="addAndUploadEmailBodyAttach(/doc/files,HTML,testo email html,.html)" xpath=""/>  
  <item value="addAndUploadEmailAttachFiles(/doc/files)" xpath=""/>  
  <item value="addAndUploadEmailAttachImages(/doc/immagini)" xpath=""/>  
  <item value="computeAndAddFootprint(/doc/impronta)" xpath=""/>  
  <item value="assignChkin()" xpath=""/>  
  <item value="addAllegatoForEmailAttachs()" xpath=""/>  
  <item value="addStoriaCreazione()" xpath=""/>  
  <item value="addRPA()" xpath=""/>  
  <item value="addCC()" xpath=""/>
</documentModel>

Uno dei parametri di maggior interesse è l'attributo eml contenuto nell'elemento documentModel; tale attributo può assumere 2 valori, true | false:

• se eml=“true”, il messaggio di posta elettronica viene mantenuto nella sua forma originaria e imbustato in un file in formato eml leggibile da tutti i client di posta:

• se eml=“false”, il messaggio di posta viene scomposto nelle sue parti principali che vengono riportate singolarmente nella sezione Documenti informatici della bozza in arrivo:

A questo punto il responsabile della bozza ha la possibilità di valutare il contenuto della mail certificata e decidere tra le seguenti opzioni:

• procedere alla registrazione di protocollo della mail:

l'operatore può utilizzare il pulsante Protocolla nella barra dei pulsanti laterali in fase di visualizzazione della bozza; se il pulsante non è visibile significa che nel documento in bozza mancano alcuni elementi obbligatori per la registrazione (indicati qui: Registrazione dei documenti ) e pertanto l'operatore deve prima entrare in fase di modifica per inserire i dati mancanti e poi procedere alla protocollazione.

• mantenere la mail all'interno del sistema documentale registrandola come un documento non protocollato:
  

per effettuare tale operazione è presente il pulsante →Non protocollato nella barra dei pulsanti laterale.

• eliminare la bozza:

l'operatore ha a disposizione il pulsante Cancella nella barra dei pulsanti laterale.