Le principali funzioni di Docway 4 permettono:

• l'acquisizione, la registrazione, la ricerca e la consultazione delle diverse tipologie di documenti sia interni sia di scambio con l'esterno
• l'organizzazione dei documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, secondo le necessità di ordinamento e di ricerca più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi.
• il trattamento (organizzazione e sedimentazione) dei documenti nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali.

Docway 4 si presenta con un nuovo aspetto grafico, unito a nuove funzionalità finalizzate ai principi di trasparenza e semplificazione amministrativa:

• Funzionalità di Protocollo informatico
• Funzionalità di Gestione documentale semplificata:
  1. Fatturazione elettronica
  2. Esportazione avanzata
  3. Gestione posta elettronica e Posta Elettronica Certificata (PEC)
  4. Firma digitale
  5. Interoperabilità di protocollo

L'accesso a DocWay 4 avviene mediante l' inserimento di credenziali fornite dall'Amministratore dell'archivio ACL (Access Control List), la banca dati dell'applicativo dedicata alla gestione delle anagrafiche.

Fig.: Pagina di accesso a DocWay 4

• Sessione di login: se le credenziali specificate sono relative ad una persona appartenente a più Strutture, subito dopo la validazione delle stesse, il Sistema propone la scelta delle opzioni alternative. Il primo accesso posiziona l'utente nella pagina principale. L'area destra superiore del menù principale riporta la denominazione della login, rendendo sempre visibile all'utente la scelta effettuata.

Fig.: Selezione utente DocWay 4

• Sessione di logout: per uscire dalla sessione posizionarsi nell'area destra superiore e, dal menù a tendina, agire sul pulsante “Esci”. Dalla schermata di logout, cliccando sulla voce “Pagina di login”, è possibile riaccedere alla pagina per l'inserimento delle credenziali.

Fig.: Logout

Il Menù principale è fisso in ogni punto della navigazione ed è posto nella barra orizzontale della maschera principale. Il menù si compone di 5 sezioni dedicate allo svolgimento di specifiche funzioni:

• INSERIMENTO: per effettuare la registrazione di documenti, fascicoli, repertori, immagini
• RICERCA: consente la ricerca di documenti, fascicoli, repertori, raccoglitori
• STAMPE: permette di generare la repertoristica e di effettuare le stampe. La descrizione delle funzionalità di stampa sono descritte al capitolo
• ALTRE FUNZIONI: consente l'accesso all'anagrafica, alla ricezione della posta personale, all'archivio procedimenti) e, per chi ne possegga i diritti, agli Strumenti Amministrazione e all'invio di email di notifica differite. I moduli sono descritti in apposite sezioni del presente manuale, in particolare:
  1. Archivio delle Strutture e delle Persone
  2. Ricezione della posta elettronica
  3. Invio e-mail in modalità differita
  4. Archivio Procedimenti
  5. Strumenti di Amministrazione
• AIUTO: sezione dedicata alle Informazioni su DocWay4 (storia delle versioni) e al collegamento al manuale on-line.

Docway 4 mette a disposizione dell'utente menù e pulsanti per la navigazione e l'uso delle funzionalità; le dimensioni delle maschere e delle etichette si adattano alle dimensioni della finestra del browser. L'utente ha la possibilità di scegliere se visualizzare o nascondere la barra verticale secondo i propri usi e le necessità di lavoro, azionando rispettivamente tale scelta tramite pulsante “Mostra” o “Nascondi”.

Al primo accesso l'utente ha a disposizione la sezione Documenti recenti, ovvero l'elenco dei documenti ricevuti negli ultimi cinque giorni. La lista è organizzata in modo da poter visualizzare tre informazioni:

1. tipologia del documento (icona)
2. informazioni visibili dal proprietario del documento (icona puntatore):
   • è stato visto
   • contiene allegati
   • contiene immagini
   • inserito in fascicolo
   • firmato
3. scadenza del documento

Fig.: Documenti recenti

Qualora non siano stati registrati o assegnati documenti nell'arco degli ultimi 5 giorni dall'accesso al sistema, tale sezione è sostituita con il seguente messaggio:

La pagina principale di Docway 4 ha una sezione laterale del Menù dedicate ad aree specifiche per l'utente. La barra laterale si divide in tre macro-sezioni:

• La mia scrivania
• Documenti e Archivio
• Il mio Ufficio

Per tale sezione si rimanda al capitolo Documenti in gestione

Fig.: Documenti in gestione

Nella parte superiore destra della schermata è presenta un'area dedicata alla possibilità di effettuare una ricerca globale sui documenti. La ricerca puntuale per anno e numero di protocollo si attiva inserendo la stringa numero di protocollo/anno e selezionando la casella di spunta “solo estremi”;in ogni caso l'opzione solo estremi implica che la ricerca verrà effettuata solo per gli estremi della registrazione.

La descrizione delle funzionalità di ricerca è trattata al paragrafo Ricerca documenti

Fig.: Ricerca immediata sui documenti

La sezione illustra modalità ed uso di appositi pulsanti per l'inserimento di nuovi documenti in archivio. I pulsanti della registrazione sono attivi in base ai diritti assegnati all'operatore in ACL. Il Sistema interviene in primo luogo al momento della ricezione del documento; il documento può pervenire sotto forma di documento cartaceo oppure documento elettronico pervenuto tramite e-mail, e-mail pec o altro mezzo di trasmissione telematica.

L'accesso alle maschere di registrazione avviene dalla sezione di menù principale Inserimento. I documenti di protocollo sono registrati in base alla tipologia:

• Protocollo Arrivo
• Protocollo Partenza
• Protocollo Differito
• Protocollo tra Uffici

Oltre ai protocolli, è consentita la registrazione di:

• Documenti non protocollati
• Repertori/Documenti personalizzati
• Immagini: la sezione Acquisizione immagini consente di accedere alla maschera per associare ad un documento già registrato la sua immagine acquisita tramite la scansione dell'originale cartaceo.

Fig.:Menù di inserimento

Docway4 prevede l'obbligo, all'atto della registrazione di un nuovo documento, ai sensi della normativa vigente, di inserire le informazioni minime indispensabili per la registrazione di un documento:

• Numero di protocollo (assegnato automaticamente dal sistema)
• Data di registrazione (assegnata automaticamente dal sistema)
• Mittente / Destinatario del documento pervenuto / spedito
• Oggetto
• Numero e descrizione degli allegati
• Indice di classificazione
• Indicazione della persona responsabile del procedimento

La mancanza di una di queste informazioni fa in modo che il sistema impedisca la registrazione del documento.

La maschera di registrazione dei documenti di protocollo (in arrivo, in partenza, differito, tra uffici) è divisa in due macrosezioni:

1. Dati del documento, è la sezione principale che identifica e consente la registrazione della tipologia documentale che si sta registrando;
2. Sezioni (n.5) di seguito elencate:
   • b. Scadenza
   • c. Assegnatari
   • d. Altro
   • e. Link
   • f. Documenti informatici

Gli elementi di registrazione organizzati nelle 6 sezioni sono i medesimi per tipologia documentale; la descrizione delle eccezioni, come ad esempio la presenza o meno di obbligatorietà di campi e l'aggiunta di metadati specifici, è illustrata nel paragrafo della tipologia documentale di interesse.

I documenti possono essere acquisiti grazie alla funzionalità di Acquisizione immagini: è possibile associare ad un documento già registrato la sua immagine acquisita tramite la scansione dell'originale cartaceo.

E' la sezione principale di registrazione di Protocolli (Arrivo, Partenza, Differito, Tra uffici). Tale sezione consente di inserire gli elementi registrazione specifici per la tipologia di documento che si vuole registrare. Gli elementi della registrazione sono descritti nelle sezioni dedicate alla registrazione delle tipologie documentali.

In particolare i campi editabili e da valorizzare sono:

L'utente ha la possibilità di assegnare alla registrazione del documento la periodicità entro cui il documento stesso debba essere trattato. Il documento confluirà automaticamente nella vaschetta “In Scadenza” contenuta nell'area personale “Documenti e Archivio”. Così come in inserimento, esiste la possibilità di scartare il documento dalla vaschetta personale tramite pulsante “Scarta”. Tale sezione non è attiva di default (attivazione e configurazione in back-office).

Fig.:Documento in scadenza

Fig.: Scarta il documento dalla vaschetta “In scadenza”

L'area individua il responsabile del documento, chi lo ha in copia conoscenza (e chi ne è l'operatore, se l'opzione è stata attivata). La sezione è illustrata al paragrafo Assegnazione della Responsabilità .

Gli elementi della registrazione sono:

Sono inoltre presenti due impostazioni da attivare mediante flag:

Altro è l'area dedicata all'inserimento di qualsiasi tipo di informazione aggiuntiva che meglio definisca la funzione del documento all'interno dell'Ente, nonchè informazioni utili ad aumentare la rispondenza in fase di ricerca.

Nella sezione Altro gli elementi di registrazione sono:

Link è l'area per attivare un collegamento ipertestuale a pagine web esterne all'applicazione.

Gli elementi della registrazione sono:

La sezione Documenti informatici consente di allegare files di testo ed immagini al record. Nella sezione è possibile valorizzare i campi per tipologia di allegato:

• File (Titolo): permette l'inserimento di files di testo (formato .doc, .pdf, .txt, etc).
• Immagini (Titolo): permette l'inserimento della scansione del documento cartaceo. La scansione può avvenire automaticamente nel caso in cui sia già stato configurato uno scanner per l'acquisizione di immagini.

N.B.: Non è consentito l'upload di files di formato non immagine, da inserire opportunamente nella sezione File.

Fig.: Inserimento - Documenti Informatici

Gli elementi della registrazione sono:

Il campo Immagini permette l'inserimento della scansione del documento cartaceo che può avvenire automaticamente nel caso in cui sia già stato configurato uno scanner per l'acquisizione di immagini. Per una descrizione più dettagliata si rimanda al paragrafo Acquisizione Immagini

In aggiunta, l'area contiene dei check-box per consentire all'utente di:

Per alcuni degli elementi della registrazione è attivo un meccanismo di compilazione automatica denominato LOOKUP. Tale meccanismo consente di definire il valore di un campo azionando una ricerca automatica in liste di vocabolari controllati ottenute da altri archivi paralleli a Docway4 (Archivio ACL). Il lookup viene attivato, digitando parte del valore da inserire ol'intero valore nel rispettivo campo e cliccando il tasto TAB della tastiera (oppure cliccando sul nome del campo e selezionando “Elenco” dal menù che appare).

I risultati del lookup possono essere i seguenti:

1. il lookup individua esattamente un unico elemento che soddisfa la ricerca: pertanto il campo viene valorizzato automaticamente con i dati dell'elemento trovato;
2. il lookup individua una serie di elementi che soddisfano la ricerca: in questo caso il sistema aprirà una finestra contenente l'elenco di tutti gli elementi individuati da cui l'utente potrà scegliere quello corretto.
3. Il lookup non individua nessun elemento che soddisfa la richiesta: in questo caso il sistema aprirà una finestra con informazione relativa all'esito negativo della ricerca, ma con la possibilità di inserire un nuovo valore alla lista di vocabolario controllato nel campo da valorizzare .

La possibilità di inserire nuove anagrafiche è strettamente collegata ai diritti che l'utente possiede rispetto all'archivio ACL. Questa casistica si presenta sugli elementi di registrazione e ricerca Destinatario e Mittente.

La registrazione di nuovi protocolli in arrivo avviene cliccando sul pulsante Protocollo Arrivo dal Menù principale “Inserimento”.

La maschera di inserimento è personalizzata sui diritti di operabilità dell'operatore che la esegue.

La sezione principale Dati del documento consente la registrazione dei seguenti metadati, descritti al paragrafo Dati del documento:

• Bozza
• Sigla strutt. (valorizzato di default)
• Anno (valorizzato di default)
• A mezzo
• Mittente (obbligatorio)
• Firmatario
• Ruolo
• Data doc.
• Prot. mittente
• Voce di indice
• Oggetto (obbligatorio)
• Allegato (obbligatorio)
• Pagine
• Classif. (obbligatorio)
• Visibilità

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera di registrazione nuovo protocollo in arrivo

La registrazione di nuovi protocolli in partenza avviene cliccando sul pulsante Protocollo Arrivo dal Menù principale “Inserimento”.

La maschera di inserimento è personalizzata sui diritti di operabilità dell'operatore che la esegue.
La sezione principale Dati del documento consente la registrazione dei seguenti metadati, descritti al paragrafo Dati del documento:

• Bozza (valorizzato di default)
• Sigla strutt. (valorizzato di default)
• Anno (valorizzato di default)
• A mezzo
• Data doc.
• Destinatario (obbligatorio)
• Alla c.a.
• CC
• Ruolo
• Voce di indice
• Oggetto (obbligatorio)
• Allegato (obbligatorio)
• Pagine
• Classif. (obbligatorio)
• Visibilità

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera inserimento nuovo protocollo in partenza

Il Protocollo differito si utilizza solo per i documenti in Arrivo e deve essere autorizzato con motivato provvedimento. Si utilizza quando, nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro o altri eventi imprevedibili ed eccezionali, il documento non si è potuto registrare nel giorno in cui è stato ricevuto dall'Ente e dalla sua mancata protocollazione possa derivare un danno a terzi (ad esempio, in caso di un bando di scadenza termini di ricevimento, ecc..).

Cliccando sul pulsante Protocollo DIFFERITO dal menù di Inserimento si accede alla maschera per registrare in modalità differita i documenti in arrivo.

La sezione principale Dati del documento per la registrazione di Protocollo DIFFERITO, presenta i medesimi campi previsti per il Protocollo in Arrivo e descritti al paragrafo Dati del documento.

La differenza tra le due tipologie sussiste nell'aggiunta di due metadati obbligatori specifici:

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera inserimento nuovo protocollo differito

La registrazione di nuovi protocolli interni avviene cliccando sul pulsante Protocollo Uffici dal Menù principale “Inserimento”.

La registrazione di un documento interno si compone di una parte relativa alla minuta e di una parte relativa all’originale. La registrazione dei metadati è dettata dalle regole di assegnazione della responsabilità, ovvero:

• il Mittente del documento è anche Responsabile della minuta: ha l'obbligo di compilare i campi relativi alla minuta, ma non quelli relativi all’originale;
• il Responsabile dell'originale è il Destinatario del documento: provvede alla compilazione dei campi relativi all’originale.

Gli elementi di registrazione della sezione *Dati del documento* sono descritti al paragrafo Dati del documento.

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera inserimento nuovo protocollo tra uffici

La registrazione dei documenti non protocollati avviene per documenti che non richiedono numero di protocollo. L'accesso alla maschera di registrazione avviene dal pulsante del Menù principale “Inserimento”, alla voce “Documenti non protocollati” .

N.B.: questa tipologia di documenti non rientra nel Registro ufficiale di protocollo.

Di seguito viene fornito un elenco di tipologie di documenti che, in base alle normative vigenti, non sono soggette a protocollazione obbligatoria:

La sezione principale Dati del documento consente la registrazione dei seguenti metadati, descritti al paragrafo Dati del documento:

• Personale (check-box)
• Autore
• Data doc. (obbligatorio)
• Voce di indice
• Oggetto (obbligatorio)
• Allegato (obbligatorio)
• Pagine (allegato/i)
• Classif. (obbligatorio)
• Visibilità

Fig.:Maschera per inserimento nuovo documento non protocollato

Per la descrizione del secondo gruppi di metadati si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

In archivistica, un repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguano una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella di protocollo generale che comunque può essere presente. Una volta selezionato il pulsante “Repertori”, appariranno solo i repertori per i quali l'utente possiede i diritti di inserimento.

Fig.: Ricerca documenti registrati a repertorio

Fig.: Elenco dei repertori con template personalizzati attivi

Dal pulsante “Repertori”, ad esempio un utente potrebbe essere stato abilitato alla registrazione di tutti questi repertori, mentre un altro utente solo al repertorio “Delibera del Consiglio di Amministrazione di Prova”.

Cliccando sul singolo Repertorio, Docway apre la maschera di inserimento del repertorio selezionato.

A seconda della specifica configurazione del repertorio, la maschera di inserimento è organizzata nelle seguenti sezioni:

• Dati del documento contiene gli elementi di registrazione già illustrati per le altre tipologie documentali;
• 0-n sezioni specifiche contenenti metadati specifici del repertorio (oltre a quelli registrati, ove presenti, nella sezione principale);
• Le 6 sezioni con il gruppi di metadati comune a tutte le tipologie documentali, per cui si rimanda alle sezioni b.Scadenza, c.Assegnatari, d.Altro, e.Link, f.Documenti informatici.

Fig.: Maschera di esempio di inserimento nuovo Repertorio: esempio “Fattura”

La funzionalità consente di inserire un repertorio in formato bozza (come una bozza di protocollo) senza l'acquisizione contestuale del numero di repertorio (ed eventualmente del numero di protocollo, se il repertorio configurato è di tipo arrivo/partenza/interno).
In fase di inserimento l'utente può utilizzare il pulsante Salva bozza per registrare la bozza di un repertorio:

Al repertorio in formato bozza è possibile assegnare in una fase successiva il numero progressivo di repertorio tramite il pulsante Assegna num. repertorio presente nel menù Azioni sul doc. oppure tramite il pulsante N. repertorio presente nel menù Azioni rapide:

Con questa modalità, l'assegnazione del numero di repertorio può avvenire precedentemente alla protocollazione della bozza (dove verrà assegnato anche il numero di protocollo); in questo caso il documento sarà ancora in formato bozza ma con già il numero di repertorio assegnato:

La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma univoca, permanente non modificabile, delle informazioni che identifichino in maniera inequivocabile il documento stesso (definita e descritta all'articolo 55 del dpr 445/2000).

In Docway4, la segnatura viene associata al record del documento in simultaneità alla sua registrazione; infatti nella visualizzazione di un documento registrato, in alto compare la segnatura di protocollo (vedi paragrafi dedicati alle Azioni sul documento

Docway4 offre all'utente la scelta della modalità più utile per l'apposizione della segnatura di protocollo; la generazione e apposizione della segnatura sull'originale cartaceo del documento può essere effettuata in due modalità:

Fig.: Segnatura manuale

Fig.: Stampa segnatura

L'operazione di apposizione della segnatura di protocollo può essere eseguita solo una volta; in alternativa, nel caso si presentasse la necessità, si può ricorrere alla funzionalità Stampa info descritta al paragrafo Azioni sui documenti se opportunamente configurata.

Fig.: Stampa info

Ogni documento registrato deve essere assegnato ad un responsabile del procedimento che ne procede al trattamento amministrativo (cfr. articolo 5, legge 241/1990); oltre all'RPA sono attive due tipologie di assegnazioni di responsabilità sui documenti:

• in copia conoscenza;
• in Conferenza di Servizi.

La procedura di assegnazione di responsabilità è assoggettata alla valorizzazione della coppia di campi Persona e Ufficio, mediante meccanismo di lookup sui valori in Anagrafica ACL (inseriti, oppure da registrare):

Ogni documento registrato deve essere assegnato ad un responsabile del procedimento che ne procede al trattamento amministrativo (cfr. articolo 5, legge 241/1990).
Generalmente l'RPA è indicato dall'ufficio di responsabilità (UOR) e dalla persona, al suo interno, che si prende in carico il documento; in Docway questi dati sono indicati nella sezione “Responsabilità” della maschera di registrazione di un documento.

In Docway4 non è consentito registrare un documento senza averne indicato la persona responsabile.

In alcuni casi è possibile attivare, tramite apposita property, la funzionalità Operatore incaricato.
L'operatore incaricato è la persona alla quale viene assegnato un documento per procederne al trattamento amministrativo. In Docway4 corrisponde alla persona a cui viene data in carico la responsabilità di/su un documento.
N.B.: L'operatore incaricato non coincide con l'RPA (RPA da individuare sempre e comunque), ma entrambi hanno gli stessi diritti di intervento sul documento.

Il campo Operatore incaricato è presente nella sezione Assegnatari di ogni tipologia documentaria:

Fig.: Operatore incaricato

All'atto della registrazione di documenti tra uffici Docway4 consente di inserire due operatori incaricati, sempre alla sezione “Assegnatari”: un'operatore per la minuta, un'operatore per l'originale:

Fig.: Assegnatari: responsabilità di un documento tra uffici con Operatore incaricato

L'utente individuato come Operatore incaricato visualizzerà i documenti assegnati nella cartella Incarichi della sezione Documenti in gestione. Nella scheda del documento registrato, alla sezione “Assegnatari”, viene indicato anche l'operatore a cui è stato assegnato il documento per il suo trattamento. Una volta trattato il documento, l'operatore incaricato può scartarlo dalla suo cartella personale Incarichi tramite l'icona a forma di X rossa presente sulla destra del campo Operatore.

Fig.: Scarto documento da cartella personale

In Docway 4 si ha la possibilità di attivare la funzionalità di gestione dei Ruoli attraverso un'apposita property.
Tale funzionalità consente di creare dei Ruoli a cui far appartenere più utenti del Sistema, per consentire loro una gestione condivisa del procedimento.
La creazione, la modifica e l'assegnazione dei ruoli agli utenti vengono effettuati nell'ACL.
Una volta creati e assegnati i ruoli, è possibile assegnare un documento a ruolo per il Proprietario, l'Operatore incaricato e la/e persona/e in copia conoscenza. In questo modo, tutti gli utenti associati a quel ruolo hanno gli stessi diritti di intervento sul documento registrato.

L'assegnazione a ruolo avviene dalla sezione Assegnatari della maschera di registrazione del documento; cliccando sull'icona del ruolo nel campo *Persona* è possibile attivare il passaggio di responsabilità al Ruolo. Mediante meccanismo di lookup sul ruolo si accede all'elenco dei ruoli in anagrafica.

DocWay consente in qualsiasi moomento di poter modificare l'assezione, scegliendo le due opzioni:

• Passa a Ufficio/Persona: per ripristinare l'assegnazione all'Uffico e alla Persona (lookup);
• Passa a Ruolo: per visualizzare l'elenco dei ruoli in RPA (lookup).

Fig.: Sezione “Assegnatari: assegna a Ruolo/passa a Ufficio/Persona

Una volta registrato il documento, la sezione “Assegnatari” riporta l'indicazione del ruolo assegnatario di responsabilità sul medesimo documento.

In fase di fascicolazione, il documento può essere inserito un'unica volta nel fascicolo corrispondente da parte di uno degli utenti associati al ruolo. Le modalità fascicolazione sono descritta al paragrafo dedicato all'operazione di Fascicolazione.

La visualizzazione dei documenti assegnati a ruolo avviene dalla vaschetta Documenti e Archivio, nella cartella personale Ruoli.

In modifica del documento, l'opzione Scarta ruoli consente all'utente di eliminare il documento dalla propria cartella Ruoli ed inibire ogni intervento su di esso (si rimanda al paragrafo dedicato ai Documenti in gestione.

Fig.: cartella personale Ruoli / Scarta ruoli

La Conferenza dei Servizi (CDS) consente di assegnare la competenza di un documento a più di un Responsabile (RPA); l'apertura di una Conferenza dei Servizi è utile per procedimenti che necessitino il coinvolgimento di Uffici e Responsabili differenti.

Apertura Conferenza dei Servizi

La possibilità di intervenire sul documento in CDS può essere assegnata in fase di registrazione del documento. Per aprire una Conferenza dei Servizi occorre posizionarsi nella sezione “Assegnatari” e selezionare il check-box (“Conferenza di servizi”).

Fig.:Check-box Conferenza di servizi nella fase di registrazione del documento

Modifica Conferenza dei Servizi
La funzionalità di modifica consente di attivare, disattivare e modificare la Conferenza di Servizi per gli assegnatari del documento registrati. Cliccando su apposita icona, il sistema apre una maschera per inserire o modificare le istanze registrate. La sezione Conferenza di servizi contiene seguenti campi:

• Invia e-mail di notifica (check-box)
• In conferenza di servizi con: elementi Ufficio e Persona, da valorizzare con gli ulteriori responsabili del documento (lookup).

La Conferenza dei servizi non esclude l'assegnazione dell'RPA (Destinatario) del documento per i protocolli tra uffici, che deve comunque essere assegnato. Una volta registrato il documento, l'utente che è stato individuato come RPA visualizzerà il documento nella cartella “RPA”, mentre l'utente/gli utenti individuati come CDS visualizzerà/visualizzeranno il documento nella cartella “Conf. servizi” nella sezione “Documenti e Archivio”.

Fig.: CdS: cartella personale

L'elenco dei responsabili in conferenza dei servizi può essere modificato solo dall'RPA del documento che è anche l'unico che può effettuare l'intervento sul documento.

In alternativa è possibile attivare una property per gestire l'intervento sul documento da parte dei partecipanti alla conferenza dei servizi: tale property dà la possibilità, in seguito alla registrazione del documento, all'RPA di assegnare il diritto di intervento sul documento in CDS, tramite una apposita icona che compare a fianco di ogni nominativo dei partecipanti:

Fig.: Sezione e pulsante per Attivazione/disattivazione di CdS sul documento

Questa sezione è dedicata alla descrizione delle funzionalità, maschera e pulsanti per la ricerca dei documenti già registrati in archivio.

La maschera di ricerca documenti è organizzata in 6 sezioni, ciascuna contenente i seguenti campi della ricerca:

1. Ricerca libera
2. Estremi di protocollo
3. Dati del documento
4. Workflow
5. Assegnatari
6. Informazioni di servizio

Per avviare la ricerca selezionare il pulsante
Per eliminare i criteri di ricerca già inseriti selezionare il pulsante .

Dalla lista dei titoli di ricerca è possibile visualizzare l'elenco in forma tabellare o in modalità di lista.

Fig.:Titoli della ricerca: tabellare

Fig.:Titoli della ricerca: lista

Di seguito si elenca la funzione che ha ogni campo della ricerca all'interno delle sezioni della maschera di ricerca documenti.

Nella ricerca generale è possibile editare i seguenti campi:

Note per la compilazione:

• Sono esclusi dalla ricerca globale i campi nei quali compare il nominativo dell'operatore che ha effettuato la registrazione ed eventualmente la modifica del record.
• Maggiore è la precisione nella compilazione della pagina di ricerca da parte dell'utente e migliore e più pertinente risulta l'elenco dei documenti rinvenuti.

La sezione è comune a tutte le tipologie di documento da ricercare e contiene filtri da selezionare tramite flag per specificare il tipo di documento che si intende ricercare:

• Protocollo Arrivo
• Protocollo Partenza
• Protocollo tra uffici
• Repertori (documenti inseriti in repertorio)
• Documenti non protocollati

Fig.:filtro per la ricerca di documenti

I campi della ricerca da editare sono i seguenti:

Sono inoltre presenti filtri di ricerca da attivare mediante flag:

I campi della ricerca da editare sono i seguenti:

I campi della ricerca da editare sono i seguenti:

La sezione Assegnatari contiene i seguenti campi:

La sezione Informazioni di servizio contiene i seguenti campi:

Tramite il campo “Ricerca full text” presente nella sezione “Ricerca” del Menù d'Avvio si accede alla pagina di Ricerca dalla quale è possibile inviare una richiesta di ricerca su tutte le tipologie di documenti presenti in archivio. Valorizzando i campi con ciò che si intende individuare sui documenti si avvia una query che permette al motore eXtraWay di restituire solo i documenti che concordano con la richiesta. Utilizzando certi campi, piuttosto che altri, si filtrano i documenti in modo da avere una ricerca più pertinente; maggiore è la precisione che si pone nella compilazione della pagina di ricerca e più ristretto è l'insieme dei documenti individuati. In particolare, per questa sezione, che non pone alcun filtro sulla tipologia dei documenti, è richiesta maggiore accuratezza, al fine di evitare insiemi troppo corposi per essere consultati.

Dagli esiti di ricerca sono esclusi i fascicoli e i sotto-fascicoli poiché per queste tipologie sono previste apposite maschere di ricerca; invece sono compresi i documenti in essi contenuti.

La ricerca di protocolli in arrivo si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Arrivo”; Selezionando tale voce DocWay 4 genera automaticamente una sezione con la tipizzazione dei campi. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca per protocollo arrivo sono i seguenti:

• Mittente
• Codice Fiscale
• Partita IVA
• Firmatario
• Ruolo
• N. protocollo mittente
• Data doc.
  • Da
  • A
• Documenti ricevuti tramite interoperabilità (check-box)
• Documenti ricevuti tramite PEC (check-box)

La ricerca di protocolli in partenza si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Partenza”; Selezionando tale voce DocWay 4 genera automaticamente una sezione con la tipizzazione dei campi. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca per protocollo partenza sono i seguenti:

• Destinatario
• Codice Fiscale
• Partita IVA
• Cortese Attenzione
• CC (check-box)
• Ruolo
• Data doc.
  • Da
  • A
• Documenti inviati tramite interoperabilità (check-box)

La ricerca di protocolli interni si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Tra uffici”; Selezionando tale voce DocWay 4 mantiene i medesimi campi della ricerca generale. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca per protocolli tra uffici sono i medesimi per la ricerca generale, ovvero:

• Anno
• Numero protocollo
• Data protocollo
  • Da
  • A
• Numeri di protocollo

Sono inoltre presenti filtri da attivare mediante flag:

• Annullati (Si / No)
• Bozza (Si / No)
• Conservati (Si / No)
• NON repertoriati
• Protocollo Differito
• Attesa di firma (valorizzato di default)

La ricerca di documenti non protocollati si attiva dalla maschera generale di Ricerca; selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti”. La maschera principale di ricerca consente all'utente di filtrare la ricerca per tipologia di interesse. La sezione “Ricerca libera” presenta, oltre ai campi di ricerca full text, la scelta della tipologia “Non protocollati”; Selezionando tale voce DocWay 4 mantiene i medesimi campi della ricerca generale. Le ulteriori sezioni di ricerca sono comuni a tutte le tipologie documentali.

I campi della ricerca di documenti non protocollati sono i medesimi per la ricerca generale e di protocolli tra uffici, ovvero:

• Anno
• Numero protocollo
• Data protocollo
  • Da
  • A
• Numeri di protocollo

Sono inoltre presenti filtri da attivare mediante flag:

• Annullati (Si / No)
• Bozza (Si / No)
• Conservati (Si / No)
• NON repertoriati
• Protocollo Differito
• Attesa di firma (valorizzato di default)

La ricerca di documenti registrati a repertorio si attiva in due modalità:

1) Ricerca Documenti personalizzati: selezionare dal menù principale la voce “Ricerca” e, dal relativo menù a tendina, la voce “Documenti personalizzati”. Il risultato è l'elenco dei repertori per i quali l'utente possiede i diritti di inserimento.

2) Ricerca generale documenti: selezionare dal menù principale la Ricerca documenti e, mediante filtro, selezionare la voce “Repertori”.

Selezionando tale voce, DocWay 4 genera automaticamente la sezione tipizzata, contenente i seguenti campi :

• Anno
• Numero
  • Da
  • A
• Numeri di repertorio
• Tipo documento

Le ulteriori sezioni di ricerca sono i medesimi per tutte le tipologie documentali sopra descritte.

pulsante attivo per gli utenti con diritto di: Inserimento Acquisizione differita di immagini

Con l'opzione Acquisizioni immagini si ha la possibilità di associare in maniera differita l'immagine di documento già protocollato acquisita tramite scansione elettronica.

L'accesso alla maschera si raggiunge dal menù principale di Inserimento, selezionando il pulsante “Acquisizione immagini” per l'associazione di immagini ad un record di documento già protocollato:

Le modalità di associazione di immagini ad un record di un documento già protocollo sono due:

1. Ricerca del record già protocollato e privo di immagini: si ricerca il documento già protocollato e privo di immagini al quale si vuole associare la sua scansione elettronica:

• E' necessario inserire il numero di protocollo nel campo Protocollo n.
• Il campo Anno viene valorizzato di default con l'anno corrente dall'applicativo ma può essere modificato prima di effettuare la ricerca.
• Il campo Sigla Strutt. viene compilato in automatico con l'indicazione del codice dalla struttura (codice amministrazione + codice AOO) a cui appartiene l'utente ed è immodificabile.

Se il record contiene già delle immagini associate l'applicativo segnala l'impossibilità di aggiungerne altre.

Se non dispone del diritto l'applicativo segnala l'impossibilità di accedere alla maschera di acquisizione immagini:

2. Una volta soddisfatta la ricerca, si accede alla nuova maschera di acquisizione delle immagini. La maschera è divisa in due sezioni:

Dati del documento: la sezione riporta gli elementi della registrazione:

• Sigla strutt.
• Anno
• Num. Prot.
• Destinatario (prot. partenza) /Mittente (prot. arrivo)
• Oggetto

Documenti informatici: la sezione serve per associare immagini al documento. Nella sezione Documenti è possibile valorizzare il seguente campo:

• Immagini (Nome / Titolo)

Con le seguenti opzioni:

• Converti in PDF: aggiunge la versione PDF del file associato;
• con OCR: per il trattamento del riconoscimento ottico del testo delle immagini.

L'associazione avviene cliccando su Nome e selezionando una delle opzioni dal menù che compare. Il campo Immagini permette l'inserimento della scansione del documento cartaceo che può avvenire automaticamente nel caso in cui sia già stato configurato uno scanner per l'acquisizione di immagini.

La parte II del manuale è dedicata all'illustrazione delle funzionalità per effettuare le seguenti operazioni:

• creazione nuovo fascicolo;
• inserimento documenti in fascicolo;
• creazione collegamento fascicolo - documento;
• creazione sotto-fascicoli, annessi al fascicolo;
• fascicoli del personale.

Il fascicolo è l'insieme ordinato di documenti riferiti in modo stabile ad uno stesso affare/procedimento amministrativo che si forma nel corso delle attività amministrative del soggetto, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti necessari all'espletamento di una pratica. Il fascicolo è contraddistinto dalla data di apertura, dall'indice di classificazione, da un numero progressivo che ne determina la posizione all'interno di una serie e dalla denominazione:

Fig.: Esempio del titolo di un fascicolo: anno, indice di classificazione, numero progressivo (1), denominazione

Nei paragrafi che seguono vengono illustrate le funzionalità di DocWay 4 dedicate alla:

• creazione di nuovi fascicoli (e relativa modifica);
• fascicolazione di documenti (singola e massiva);
• creazione di collegamenti tra documenti e fascicoli (e relativa rimozione).

La funzionalità di creazione di un nuovo fascicolo in DocWay è disponibile per gli utenti a cui è stato associato il seguente diritto in ACL: Creazione di nuovi fascicoli

I criteri di creazione di nuovi fascicoli sono i seguenti:

• per oggetto/soggetto: quando si raccolgono documenti relativi ad un argomento specifico o a una specifica persona fisica o giuridica;
• per procedimento amministrativo: quando si raccolgono documenti relativi ad uno stesso procedimento amministrativo;
• per tipologia del documento: quando si inseriscono in fascicolo documenti in base alla tipologia.

In Docway 4 la funzionalità di creazione di un nuovo fascicolo può essere attivata in modalità diretta o indiretta, ovvero come nuova registrazione oppure come funzionalità attiva durante lo svolgimento di ulteriori operazioni. In sintesi l'utente può creare un nuovo fascicolo da tre posizioni:

1. Inserimento: dal menù principale, alla voce *Inserimento* selezionare il pulsante *Fascicoli*;
2. Ricerca: dal menù principale, alla voce *Ricerca* selezionare il pulsante *Fascicoli* (v. sezione Ricerca fascicoli);
3. Azione rapida Fascicola: durante l'operazione di fascicolazione di un documento, è presente dalla maschera di visualizzazione dei documenti, l'azione rapida *Fascicola*. Per la sezione dedicata alle azioni massive sui fascicoli e alle azioni rapide si rimanda al paragrafo Azioni sui fascicoli. Il Pulsante consente l'accesso alla maschera di ricerca dei fascicoli, già descritta al paragrafo Ricerca fascicoli. Da tale posizione, l'utente ha due possibilità:
   1. creare, se non già presente, un nuovo fascicolo per il documento/i di interesse, mediante il pulsante Nuovo;
   2. fascicolare il documento, ricercandolo con il pulsante Cerca tra quelli già registrati in DocWay (su cui l'utente ha il diritto di consultazione e modifica).

Fig.: Pulsante per la creazione di un nuovo fascicolo dalla maschera di inserimento

Fig.: Pulsante per la creazione di un nuovo fascicolo dalla maschera di ricerca fascicoli

In tutti i casi sopra descritti,la maschera per l'inserimento di un nuovo fascicolo è organizzata in 3 sezioni di seguito descritte:

1. Dati del fascicolo
2. Assegnatari
3. Altro

Fig.: Maschera per l'inserimento di un nuovo fascicolo

Tale sezione presenta i seguenti metadati di registrazione:

Tale sezione presenta i seguenti metadati di registrazione:

Tale sezione presenta i seguenti metadati di registrazione:

La creazione di un fascicolo direttamente dalla visualizzazione di un documento è la medesima descritta precedentemente (cliccare su Archivio- Inserisci in fascicolo - Nuovo); la differenza sussiste nel trovare i seguenti campi già valorizzati:

Al termine della procedura di registrazione del fascicolo, il documento di partenza viene automaticamente inserito nel fascicolo appena creato.

Se la procedura viene eseguita dall'Operatore incaricato il campo Proprietario viene valorizzato comunque con l'Ufficio e la Persona responsabile (RPA) del documento di partenza, non con il nominativo dell'operatore.

Se la procedura viene eseguita da un utente in qualità di appartenente ad un Ruolo, il campo Proprietario viene valorizzato con l'indicazione del Ruolo responsabile (RPA) del documento di partenza.

Una volta concluso la valorizzazione dei campi sopra descritti, il pulsante Salva effettua il salvataggio del record del nuovo fascicolo.

Per annullare l'immissione di tutti i valori, prima della registrazione, cliccare sul pulsante Pulisci.

Una volta salvata la registrazione, il sistema assegna automaticamente al fascicolo il codice identificativo:

Fig.: Esempio di visualizzazione di un fascicolo

La fascicolazione di un documento è un'operazione assoggettata ad apposito Diritto di intervento in ACL. Tale operazione può essere svolta da parte degli assegnatari del documento da fascicolare che hanno diritto di intervento sullo stesso.

La fascicolazione è l'operazione di inserimento di documento all'interno di un fascicolo; essa è collegata all'operazione di classificazione in quanto vi è identità tra la classificazione del fascicolo e dei documenti che vi sono contenuti.

La fascicolazione in DocWay 4 può essere:

1. Fascicolazione di singoli documenti: inserimento di un documento in fascicolo;
2. Fascicolazione massiva: inserimento massivo di più documenti nello stesso fascicolo.

Per svolgere la fascicolazione è necessario verificare:

1. che il fascicolo sia già registrato in DocWay; se non presente è necessario crearne uno nuovo;
2. che il documento soggetto a fascicolazione abbia lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui deve essere inserito.

La fascicolazione di singoli documenti si svolge attraverso l'uso dei seguenti pulsanti presenti nel menù della maschera di visualizzazione dei documenti:

• Fascicola: pulsante del menù Azioni rapide
• Inserisci in fascicolo: il pulsante è attivo sotto la voce Archivio della barra orizzontale dei menù;

Cliccando sul pulsante Fascicola (da azioni rapide) o Inserisci in fascicolo (da menù principale), si avvia la procedura per l'inserimento del documento nel fascicolo corrispondente.

Le fasi della procedura sono le seguenti:

Dalla maschera di ricerca è possibile: ||

Cerca fascicolo esistente in cui inserire un documento / Pulsante Nuovo per fascicolo da creare

Fig.:Rimozione di un documento dal fascicolo

Docway 4 permette l'inserimento di più documenti all'interno dello stesso fascicolo, selezionando i documenti da una lista di titoli. La lista dei documenti da fascicolare può essere ottenuta, ad esempio, come risultato di una ricerca effettuata.
Una volta selezionati i documenti, cliccando sul pulsante Inserisci in fascicolo, si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo.

Per avviare la procedura di inserimento massivo, una volta individuato il fascicolo corretto, cliccare sul pulsante Assegna tutti posizionato sulla barra dei pulsanti.

si ricorda che i documenti devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inseriti.

Fig.: Assegna tutti

Al termine dell'operazione il sistema restituirà il resoconto dell'avvenuto inserimento dei documenti selezionati nel rispettivo fascicolo.

Lo stesso procedimento può essere eseguito per la rimozione di documenti dai fascicoli corrispondenti. Tale funzionalità si attiva con il pulsante Rimuovi dal fascicolo.

Per collegare un documento ad un fascicolo è necessario svolgere le seguenti operazioni:

1. attivare la procedura di collegamento: in visualizzazione del documento, agire sul pulsante Crea link in fascicolo presente nel menù a tendina Link (barra centrale dei pulsanti): si apre una nuova maschera per la ricerca del fascicolo;
2. ricercare il fascicolo e collegarlo al documento: dalla maschera di ricerca del fascicolo è possibile:
   • se il fascicolo è esistente: dalla ricerca del fascicolo mediante il pulsante Cerca, è possibile assegnarlo al documento cliccando su Assegna
   • se il fascicolo non esiste: dalla ricerca del fascicolo mediante il pulsante Cerca, se il fascicolo da assegnare non esiste, agire sul pulsante Nuovo. Per la sezione di inserimento di un nuovo fascicolo si rimanda al paragrafo Creazione Fascicolo;
3. creare il collegamento: dalla maschera di ricerca del fascicolo, agire sul pulsante Assegna per rendere effettivo il collegamento.
4. visualizzare il link al fascicolo: il link al fascicolo è visibile all'interno della sezione Archivio, come nuovo elemento Fascicolo collegato, valorizzato con l'indice di classificazione, il nome del fascicolo ed il responsabile (Ufficio/Persona)

(esempio: Fascicolo collegato: 2014-XIII/2.4 «Fascicolo di Docway4» Servizio Tecnico Ancona - Mario Rossini)

1. rimuovere il link al fascicolo: è possibile rimuovere il link al fascicolo cliccando sulla X rossa in prossimità dell'elemento.

Funzionalità attiva solo per gli utenti con i seguenti diritti:

• Creazione di nuovi fascicoli
• Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR

Le modalità di inserimento di sotto-fascicoli, inserti e annessi sono le stesse descritte al paragrafo precedente. Gli elementi per la registrazione sono i medesimi per tutte le nuove unità. Il nominativo del proprietario viene ereditato dall'unità padre.

Per accedere all'inserimento di nuovi sotto-fascicoli, inserti ed annessi è disponibile il pulsante “Nuovo” dalla maschera di visualizzazione del fascicolo padre. Cliccando su nuovo selezionare la voce “sottofascicolo” o “inserto” o “annesso”, a seconda del livello di fascicolazione utilizzato:

Fig.: Inserimento nuovo sottofascicolo

Fig.: Inserimento nuovo inserto

In base al record visualizzato sono presente i seguenti pulsanti per effettuarne la registrazione:

Fig.: Visualizzazione gerarchia fascicolo

In fase di visualizzazione di un record a qualsiasi livello (fascicolo, sottofascicolo…), viene graficamente indicata la presenza di eventuali record di livello inferiore.

E' possibile gestire la chiusura dei fascicoli, quando riferiti ad attività o procedimenti conclusi.

Tramite l'apposito tasto è possibile chiudere il fascicolo (non potranno essere più inseriti documenti al suo interno, fino ad eventuale riapertura) Fig.:Fascicolo aperto: chiudi fascicolo

Il fascicolo può eventualmente essere riaperto tramite apposito tasto

Fig.:Fascicolo chiuso: riapri fascicolo

E' possibile visualizzare la copertina del fascicolo e il suo contenuto, cliccando sul tasto “documenti contenuti” o sul numero che indica la quantità di documenti presenti all'interno del fascicolo

Fig.:Fascicolo aperto: visualizza contenuto

I fascicoli del personale contengono la documentazione relativa alla gestione delle risorse umane. Sono fascicoli organizzati in base al nominativo di un dipendente / collaboratore.
I fascicoli del personale hanno un titolo di classificazione fisso da impostare tramite relativa property; inoltre possono contenere i documenti classificati con lo specifico titolo precedentemente impostato, ma riferiti a tutte le classi di quel titolo (ad es: se il titolo impostato è il VII, possono essere inseriti nel fascicolo del personale i documenti classificati l'indice VII/1, VII/2, VII/3, VII/4, VII/5 etc…).

I diritti di visione e di intervento sui fascicoli del personale sono definiti da specifici diritti presenti in ACL:

• Intervento sui fascicoli del personale
• Visione dei fascicoli del personale
• Visione di tutti i documenti contenuti nei fascicoli del personale

Le procedure di creazione di nuovi fascicoli del personale sono le stesse descritte al capitolo Gestione fascicoli

La maschera di inserimento di un nuovo fascicolo del personale viene richiamata dalla funzionalità di ricerca, selezionando la voce “Fascicoli del personale”.

Dalla maschera di ricerca, cliccando sul pulsante “Nuovo”, si accede alla maschera per l'inserimento di fascicoli del personale.

La maschera di nuovo inserimento presenta campi differenti da quelli del fascicolo generico ed è organizzata in due sezioni:

1. Dati del fascicolo
2. Altro

I campi per la registrazione sono i seguenti:

Il fascicolo del personale creato presenta un codice costituito dall'anno, seguito dall'indice del titolo di classificazione, dalla classe indicata con il valore “0” e dal numero progressivo del fascicolo del personale (ad esempio: 2001-VIII/0.9).

Fig.:Maschera di inserimento di un nuovo fascicolo del personale: dati del fascicolo

Il procedimento per inserire un documento in un fascicolo del personale è lo stesso descritto al paragrafo che dettaglia le modalità di fascicolazione dei documenti. La classificazione dovrà riferirsi a quella del Titolo impostato per la gestione dei fascicoli del personale.

La ricerca di fascicoli si effettua dal menù principale, selezionando la voce Fascicoli dall'elenco del menù di Ricerca.

Il pulsante Fascicoli consente la visualizzazione della maschera di ricerca riservata ai fascicoli.

Fig.: Maschera di ricerca dei fascicoli

La funzionalità tiene in considerazione gli elementi descrittivi del fascicolo; tale funzionalità si svolge attraverso la valorizzazione di campi organizzati in tre sezioni:

1. Dati del fascicolo
2. Assegnatari
3. Informazioni di servizio

La sezione Dati del fascicolo contiene i seguenti filtri di ricerca:

La sezione Assegnatari contiene i seguenti filtri di ricerca:

La sezione Informazioni di servizio contiene i seguenti filtri di ricerca:

La gestione dei fascicoli del personale è riservata, normalmente, agli utenti che appartengono all'Ufficio che si occupa delle risorse umane; pertanto la visualizzazione, la ricerca e l'inserimento di tale tipologia di fascicolo è subordinata all'assegnazione di particolari diritti presenti nell'ACL.

Inoltre la gestione dei fascicoli del personale viene attivata tramite property presente nel file it.highwaytech.apps.xdocway.properties.

La ricerca dei fascicoli del personale si svolge dal pulsante di menù principale di Ricerca Fascicoli del personale; la funzionalità consente la ricerca riservata ai fascicoli personali dei dipendenti dell'Ente.

Fig.: Pulsante attivo per gli utenti con diritto di Intervento sui fascicoli del personale

Note per la ricerca La ricerca viene effettuata solo prendendo in considerazione i fascicoli del personale correlati alla specifica voce del Titolario di classificazione. Nella maschera di ricerca, il campo classificazione viene compilato in automatico ed in maniera non modificabile dal sistema con l'indice di classificazione corrispondente alla classe del titolario che si riferisce alla gestione delle risorse umane (ad esempio: VII - Risorse umane).

La maschera di ricerca è organizzata in due sezioni:

• Dati del fascicolo
• Informazioni di servizio

La sezione Dati del fascicolo consente di impostare la ricerca mediante i seguenti filtri:

La sezione Informazioni di servizio consente di raffinare la ricerca mediante i seguenti filtri:

I raccoglitori sono dei semplici contenitori in cui è possibile raccogliere documenti e/o fascicoli per fini esclusivamente strumentali.
Non devono essere considerati alla stregua di fascicoli, poiché non presentano nessuna delle caratteristiche proprie di un fascicolo archivistico (numerazione progressiva, classificazione, indicazione dell'RPA, …).
La funzione Raccoglitori è subordinata all'attivazione dell'apposita property presente nel file it.highwaytech.apps.xdocway.properties.

Fig.:Pulsante per accedere alla maschera di ricerca dei raccoglitori

La registrazione di nuovi raccoglitori in archivio può avvenire in due modalità:

• Inserimento nuovo raccoglitore, mediante il pulsante del menù principale di Inserimento

• Nuovo raccoglitore da ricerca raccoglitori in archivio: dalla maschera di ricerca di un raccoglitore, tramite il pulsante “Nuovo” si accede alla maschera di nuova registrazione:

La maschera di nuovo inserimento raccoglitori è organizzata in due sezioni, in cui valorizzare i seguenti elementi di registrazione:

1. Dati del raccoglitore: la sezione consente di valorizzare i seguenti metadati:
   • Pubblico: check-box che indica se l'accesso e la visualizzazione del raccoglitore è consentita ad altri utenti o solo alla persona che ne ha effettuato la registrazione.
   • Oggetto: oggetto del raccoglitore. E' un campo obbligatorio
2. Altro: la sezione consente l'inserimento di note generali all'interno del campo Note.

Il pulsante Raccoglitori consente la visualizzazione della maschera di ricerca riservata ai raccoglitori. La ricerca viene effettuata solo sugli elementi descrittivi del raccoglitore. La maschera di ricerca è organizzata in tre sezioni:

1. Dati del raccoglitore
2. Assegnatari
3. Informazioni di servizio

La sezione consente la valorizzazione dei seguenti filtri di ricerca:

La sezione consente di filtrare la ricerca sul proprietario: il campo consente di indicare ai l'Unità Organizzativa Responsabile (UOR) e/o il Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) che ha creato il raccoglitore. E' possibile valorizzare il campo direttamente oppure tramite la funzione di lookup

La terza sezione, Informazioni di servizio consente di filtrare la ricerca sul Metodo di ordinamento: questo campo consente di impostare il metodo di ordinamento dei risultati della ricerca effettuata. E' possibile scegliere tra: “Nessun ordinamento” e “Oggetto”. L'ordine dei risultati è decrescente.

Fig.:Maschera di ricerca dei raccoglitori

NB: L'utente può vedere solo i raccoglitori che sono assegnati alla/alle UOR per cui si posseggono i diritti di visibilità. I documenti inseriti nel raccoglitore possono essere cancellati da chiunque abbia la visibilità sul raccoglitore e sul documento stesso.

Docway 4 offre all'utente la possibilità di poter generare, a partire da una lista titoli derivante da ricerca, vaschette personalizzate di documenti/fascicoli/raccoglitori.

Caratteristiche della funzionalità:

• dalla pagina dei risultati di una ricerca l'utente può generare una vaschetta custom per memorizzare sul proprio profilo le ricerche più frequenti o per accorpare documenti/fascicoli/raccoglitori che vengono utilizzati spesso dall'utente;

• alla vaschetta è possibile includere anche dei filtri temporali, sia dal profilo personale, che dal pulsante di ricerca generale (tutti, documenti del giorno, della settimana, del mese);

• dal suo profilo personale l'utente può ordinare, modificare o eliminare le vaschette custom generate.

Cliccando sul pulsante Aggiungi vaschetta (disponibile nella lista titoli di documenti, fascicoli e raccoglitori) viene aperta una finestra per l'inserimento della nuova vaschetta.

I campi da valorizzazione sono i seguenti:

Cliccando su Salva la vaschetta viene registrata ed è ricercabile all'interno della sezione La mia scrivania.

DocWay 4 ha attiva la funzionalità di check-in/check-out del file, che consente di bloccare un file in modifica e sbloccarlo in fase di check-in con il tracciamento della versione inserita (versioning) per i documenti di tipo non protocollato.

L’utente abilitato ha a disposizione sempre tutte le versioni del documento. Dopo la prenotazione, l'informazione viene resa disponibile nella sezione 'Stati del documento'.

Il pulsante 'Aggiorna' è abilitato solo se è stato effettivamente selezionato un nuovo file da caricare.

Nel campo 'Nuova descrizione' (descrizione della nuova versione del file), se non valorizzato dall'operatore, viene impostato il nome del nuovo file caricato.

Docway 4 consente all'utente di visualizzare i dettagli delle operazioni effettuate su documenti, fascicoli, raccoglitori, repertori, files e record di registrazione. Dalla maschera di visualizzazione l'utente ha a disposizione il link Visualizza Storia nell'ultima sezione Informazioni di servizio. Il link è attivo nell'elemento Registrazione; se cliccato consente la visualizzazione della tabella dei dettagli:

Il pulsante consente di visualizzare la storia del documento:

Per nascondere la tabella, cliccare su Nascondi storia.

Il modulo Archivio Procedimenti è accessibile dal Menù principale di DocWay 4. La sezione dedicata ad Altre funzioni consente l'accesso diretto al modulo, mediante il pulsante Archivio Procedimenti.

Il modulo è dedicato allo svolgimento di apposite procedure per la gestione di:

• Voci di indice: è una modalità di classificazione del documento che corrisponde alla descrizione del procedimento amministrativo/affare a cui il documento stesso fa riferimento. In DocWay 4 saranno valorizzati automaticamente i campi:
  1. Oggetto
  2. Classificazione
  3. Conservazione
  4. UOR e RPA responsabile
  5. UOR e RPA per copia conoscenza.
• Titolario: per la classificazione dei documenti secondo il Titolario di Classificazione dell'Ente.
• Workflow: per l'importazione nell'archivio dei workflow documentali utilizzati dall'Ente (nel formato .bar di Bonita).

Menù principale archivio procedimenti

Per accedere alla gestione delle voci di indice occorre cliccare sul pulsante del Menù principale Voci di indice.

Dalla maschera di gestione delle Voci di indice, il pulsante Nuovo consente di accedere alla maschera per l'inserimento di una nuova Voce di indice. La maschera è organizzata nelle seguenti sezioni:

• Voce di Indice - Inserimento
• Oggetti predefiniti
• Assegnatari
• Workflow

La sezione comprende i seguenti elementi di registrazioni:

In tale sezione è possibile inserire per la voce di indice uno o più oggetti predefiniti, selezionabili in fase di registrazione di un nuovo documento; per aggiungere o rimuovere le istanze del campo occorre utilizzare gli appositi pulsanti +/-.

La sezione comprende i seguenti elementi di registrazione:

Tramite il pulsante Salva si effettua il salvataggio della voce di indice con i dati inseriti:

La sezione consente di selezionare mediante look-up uno o più workflow da associare alla voce di indice; nel campo è attiva la funzione di aggiunta/rimozione istanze di workflow.

Fig.:Lookup Workflow

Una volta che un workflow è stato associato a una voce di indice, utilizzando la voce di indice nella registrazione di un documento è possibile far partire in automatico sul documento il workflow che è stato associato alla stessa.

La maschera di ricerca viene visualizzata sia nella Home Page dell'applicativo, sia richiamando la funzionalità Voci di indice dal Menù principale.

E' possibile effettuare ricerche attraverso i seguenti filtri:

• Ricerca full text: effettua la ricerca su tutti i campi descrittivi della voce di indice;
• Voce: effettua la ricerca sulle voci d'indice già inserite nel sistema;
• Proprietario (Ufficio e Persona): effettua la ricerca su UOR e/o Persona responsabile della voce di indice
• Metodo di ordinamento: consente di selezionare il metodo con cui ordinare i risultati della ricerca:
  • Alfabetico, Classificazione
  • Responsabile
  • Responsabile/Classificazione
  • Classificazione/Responsabile

Dopo aver inserito i parametri, la ricerca viene avviata tramite il pulsante Cerca.

L'esito della ricerca può essere costituito da:

• un unico risultato e in questo caso viene visualizzata direttamente la singola Voce di indice;
• un elenco di risultati dal quale si accede alla visualizzazione della singola Voce di indice cliccando su una delle denominazioni in elenco.

Fig.: Elenco risultati ricerca

In fase di visualizzazione di una Voce di indice è possibile intervenire per la sua modifica o la sua cancellazione. NB: La visibilità di tali pulsanti è definita dal possesso o meno da parte dell'utente di specifici diritti in ACL.

I pulsanti attivi sono:

• Modifica: consente l'accesso alla maschera di modifica;
• Registra: per convalidare e salvare la modifica
• Elimina: per effettuare la cancellazione della voce d'indice inserita.

Fig.: pulsanti Modifica-Registra-Elimina

L'elenco dei risultati di una ricerca di voci di indice consente l'esportazione ed il download in formato .csv dei seguenti campi:

• indice_titolario
• indice_titolario/@cod_amm_aoo
• indice_titolario/@nrecord
• indice_titolario/@voce
• indice_titolario/compilazione_automatica
• indice_titolario/compilazione_automatica/classif
• indice_titolario/compilazione_automatica/classif/@cod
• indice_titolario/compilazione_automatica/classif_titolo
• indice_titolario/compilazione_automatica/oggetto
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@cod_persona
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@cod_uff
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@diritto
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@nome_persona
• indice_titolario/compilazione_automatica/rif/@nome_uff
• indice_titolario/compilazione_automatica/scarto
• indice_titolario/compilazione_automatica/scarto/@val
• indice_titolario/validita
• indice_titolario/validita/@tipodoc
• indice_titolario/workflows
• indice_titolario/workflows/bwf_link
• indice_titolario/workflows/bwf_link/@name
• indice_titolario/workflows/bwf_link/label

Cliccando sul tasto “esportazione CSV” che compare sulla lista di titoli creati in seguito ad una ricerca.

Le funzionalità per la gestione del titolario sono accessibili dal pulsante di Menù principale Titolario, sempre all'interno dell'Archivio Procedimenti. Il sistema riporta l'elenco dei livello di titolario, da cui è possibile effettuare inserimento, modifica e rimozione dei singoli nodi. Le funzionalità di gestione del titolario sono le seguenti:

• Aggiunta/Eliminazione I LIVELLO di titolario. E' possibile aggiungere/eliminare i livelli I di titolario afferenti alla medesima Radice, cliccando sui pulsanti .
• Modifica I LIVELLO di titolario. La denominazione di I livello può essere modificata direttamente digitando il valore nel campo e salvando la modifica cliccando sul pulsante generale Salva livello.
• Consulta LIVELLO di titolario. La consultazione e la modifica dei nodi di livello è attiva cliccando sull'apposita freccia . Per ogni livello di titolario è attiva la funzionalità di:
• Aggiunta/Eliminazione NODO di titolario (+/-). cliccando sui pulsanti è possibile:
  • inserire nuovi nodi di livello;
  • modificare la denominazione dei nodi;
  • rimuovere i nodi di livello;
  • consultare nodi e livelli.

Per tutte le operazioni il sistema genera una nuova maschera per richiedere tramite messaggio di conferma, la riuscita effettiva e/o l'annullamento dell'operazione, tramite i pulsanti “Ok” e “Annulla”.

Per aggiornare le operazioni svolte, cliccare sul pulsante Salva livello.

Il titolario è consultabile in DocWay 4 mediante lookup sull'elemento Classificazione. Il lookup rimanda alla lista dei livelli e dei nodi configurati nel modulo Archivio procedimenti da selezionare durante la registrazione ed il cambio di classificazione di documento/i e fascicolo/i.

Il titolario è accessibile dalle maschere di DocWay mediante l'elemento Classificazione. La sua visualizzazione può avvenire in due modalità; ciascuna delle modalità consente di esplorare classi e categorie per la loro successiva associazione ai record già registrati e ricercabili in Archivio:

• vista tabellare, mediante lookup attivabile da icona di lente di ingrandimento;

• vista gerarchica, mediante lookup attivabile da icona di tabella.

In questo capitolo sono illustrate le aree relative ai Documenti in gestione collocate nel menù laterale della maschera principale di DocWay.

I Documenti in gestione sono organizzati in tre sezioni:

• La mia Scrivania
• Documenti e Archivio
• Il Mio Ufficio

Le vaschette contengono i documenti suddivisi in base alle assegnazioni effettuate sugli stessi per l'utente assegnatario.

Di seguito sono illustrate le tre aree sopra elencate.

La mia Scrivania è la sezione contenente:

1. le vaschette utente;
2. le ricerche salvate con la configurazione dei campi da esportare;
3. workflow attivi assegnati all'utente;
4. cestino (dove sono inseriti i documenti cancellati da Docway)

E' possibile aggiornare lo stato delle vaschette cliccando sull'apposito pulsante

Fig.:La mia scrivania

Documenti e Archivio è la cartella personale, intestata al nominativo dell'utente in cui sono presenti i collegamenti ai singoli documenti assegnati all'utente che non sono stati ancora fascicolati. La sezione consente di accedere ai fascicoli di competenza della propria UOR. Tale cartella è visualizzata solo se l'utente ha assegnati in ACL i diritti di intervento sui documenti della UOR di appartenenza.

In Documenti e Archivio sono presenti i seguenti raggruppamenti:

• Non letti
• Non fasc.
• In scadenza
• Bozze
• Conf. servizi
• Minuta
• Libro Firma
• Resi
• Incarichi
• CC
• Ruoli
• Personali
• Fascicoli
• Fasc. in CC
• Raccoglitori

Il mio Ufficio è la sezione con l'elenco di documenti, fascicoli, raccoglitori della propria UOR (solo se l'utente ha i relativi diritti di visualizzazione). La cartella consente all'utente di individuare i documenti appartenenti al proprio ufficio di appartenenza o degli uffici su cui ha diritto di visibilità.

L'utente ha la possibilità di scegliere la UOR di appartenenza da apposita lista.

In “Il mio ufficio” sono presenti i seguenti raggruppamenti:

• Non fascicolati
• In scadenza
• Bozze
• Conferenza di servizi
• Minuta
• Resi
• Incarichi
• Copia conoscenza
• Fascicoli
• Fasc. in CC
• Raccoglitori

Il menù di Profilo personale è posizionato nella parte superiore destra della schermata e consente l'accesso alla personalizzazione di alcune impostazioni.
Si accede alla schermata del Profilo Personale tramite la selezione del proprio nome utente presente nel Menù principale, in alto a destra.

Fig.:Accesso al Profilo Personale

Il menù è organizzato in sezioni, ciascuna dedicata all'impostazione di specifici parametri:

• Profilo personale: si veda la tabella sottostante;
• Configurazione Mailbox: sezione per la configurazione della mailbox personali (per tale sezione si rimanda al paragrafo XYZ)
• Vaschette utente: sezione contenente le vaschette personalizzate salvate dall'utente (per tale sezione si rimanda al paragrafo dedicato alle Vaschette utente)
• Esportazioni: sezione contenente le esportazioni personalizzate salvate dall'utente (per tale sezione si rimanda al paragrafo dedicato alla funzionalità di Esportazione avanzata in csv)
• Stampa Segnatura: si veda la tabella sottostante.

I menù Profilo personale e Segnatura presentano le seguenti impostazioni:

Il pulsante Salva registra le opzioni impostate.

La sezione contiene l'accesso alle funzionalità per la produzione di stampe archivistiche e di report statistici.

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

• Controllo di gestione e reportistica
• Registro GIORNALIERO
• Stampa protocolli
• Stampa repertori
• Repertorio FASCICOLI

Dalla sezione Controllo di gestione è possibile effettuare controlli statistici e analisi quantitative della documentazione inserita nell'archivio.

La maschera di visualizzazione del Controllo di gestione è divisa in tre sezioni.

1 Tipo di stampa

E' la sezione che consente di indicare la documentazione sulla quale esercitare il controllo di gestione; è composta da una menù a tendina da cui è possibile selezionare le seguenti opzioni:

• Giornaliero (impostare una data) : consente di impostare una specifica data su cui effettuare il report
• Per un intero anno : consente di indicare l'anno su cui effettuare il report
• Per intervallo di date : consente di indicare un intervallo di tempo (data iniziale e data finale) su cui effettuare il report
• Per intervallo del numero di protocollo : consente di indicare un intervallo delimitato da un numero di protocollo iniziale e un numero di protocollo finale su cui effettuare il report
• Per Proprietario : consente di limitare il report alla documentazione di proprietà di uno specifico ufficio; è possibile utilizzare il look-up per selezionare l'UOR
• Ricerca full text : consente di inserire uno o più termini per effettuare un report solo sulla documentazione in cui il/i termine/i compaiono
• Per intervallo di ID : consente di indicare un intervallo delimitato da un ID iniziale e un ID finale su cui effettuare il report

2 Sezione Opzioni di stampa

E' la sezione per impostare i parametri di visualizzazione del report del Controllo di gestione; è composto dai seguenti campi:

• Stampa dettaglio per UOR : consente di visualizzare, oltre al resoconto complessivo, un resoconto separato per ogni UOR
• Stampa dettaglio allegati : consente di visualizzare una sezione dedicata al conteggio degli allegati (più precisamente dei file inseriti nella Sezione Documenti informatici) associati ai documenti registrati, suddivisi in base all'estensione del file
• Stampa mittenti nelle statistiche globali : consente di visualizzare nel resoconto complessivo il conteggio dei documenti in arrivo suddivisi per mittenti
• Stampa dettaglio per protocollista : consente di suddividere il resoconto complessivo in base all'operatore che ha effettuato la registrazione del documento
• Stampa riferimenti ai documenti privi di allegati : consente di visualizzare il numero di protocollo e l'anno dei documenti privi di allegati digitali

3 Sezione Formato di stampa

E' la sezione per scegliere il formato del report da eleborare; è possibile selezionare i seguenti formati:

• html (default)
• csv
• pdf
• xls
• odt
• rtf

La generazione del report viene avviata tramite il pulsante Stampa che apre una finestra da cui è possibile seguire lo stato di avanzamento del report.

Fig.: Generazione del report dal Controllo di gestione in corso

Il pulsante Registro giornaliero consente di generare il Registro giornaliero di protocollo contenente tutte le registrazioni effettuate il giorno precedente al giorno in cui si esegue la stampa, come previsto dalla normativa vigente (art. 53, comma 2 del dpr. 445/2000).

Il sistema genera un file in formato PDF del Registro giornaliero, dove in alto a sinistra è indicata la data a cui si riferisce.

I documenti vengono elencati in ordine di numero di protocollo crescente con l'indicazione dei dati identificativi del protocollo.

La maschera per la produzione di stampe di protocolli presenta 3 sezioni:

1 Flusso documenti

Questa sezione consente di impostare un filtro in relazione alla tipologia di documenti che si vuole individuare ai fini della stampa:

• Documenti in arrivo: consente di selezionare la tipologie documenti in arrivo
• Documenti in partenza: consente di selezionare la tipologia documenti in partenza
• Documenti tra uffici: consente di selezionare la tipologia documenti interni
• Documenti non protocollati: consente di selezionare la tipologia documenti non protocollati

2 Tipo di stampa

Questa sezione consente di impostare dei parametri di ricerca dei documenti da stampare.
All'interno della sezione è possibile specificare, se necessario, anche il tipo di repertorio su cui effettuare la ricerca, selezionandolo tra quelli presentati in Elenco repertori.

Il campo Tipo di stampa, presenta le seguenti opzioni:

• Giornaliero (impostare una data) : consente di impostare una specifica data di registrazione su cui effettuare la selezione
• Per un intero anno : consente di impostare uno specifico anno su cui effettuare la selezione
• Per intervallo di date : consente di indicare un periodo di tempo (data iniziale e data finale) su cui effettuare la selezione
• Per intervallo di numeri di protocollo : consente di indicare un intervallo delimitato da un numero di protocollo iniziale e un numero di protocollo finale su cui effettuare la selezione
• Per UOR : consente di filtrare i soli documenti, delle tipologie suddette, appartenenti alla UOR indicata; è possibile utilizzare il look-up per selezionare la UOR
• Ricerca full text : consente di inserire uno o più termini per effettuare la selezione solo sulla documentazione in cui il/i termine/i compaiono
• Per intervallo di ID : consente di indicare un intervallo delimitato da un ID iniziale e un ID finale su cui effettuare la selezione

3 Opzioni di stampa

Questa sezione consente di impostare le informazioni visibili nella stampa prodotta. Le opzioni sono le seguenti, come da immagine:

• Stampa ID : se selezionato rende visibili l'ID del documento
• Stampa Classificazione e Num. Fasc. : se selezionato rende visibile l'indicazione del fascicolo in cui è inserito il documento
• Stampa UOR : se selezionato rende visibile l'UOR del documento
• Stampa le annotazioni : se selezionato rende visibili anche le annotazioni apposte al documento
• Solo documenti annullati : selezione per ottenere nella stampa i soli documenti annullati
• Distinta di consegna : consente la stampa di una distinta di consegna: un elenco contenente l'indicazione di tutti i documenti assegnati ad una UOR che il responsabile firma come ricevuta dell'avvenuta consegna dei documenti originali
• Metodo di ordinamento : menù a tendina che consente di impostare la modalità di ordinamento dei documenti selezionati; sono presenti tre opzioni: “Nessun ordinamento”, “Data e numero di protocollo” e “UOR”

Dal menù a sinistra della pagina di visualizzazione della maschera di gestione delle stampe è presente il pulsante Stampa repertori.

Con questo pulsante si accede alla maschera di stampa riservata ai soli repertori, dove è possibile personalizzare la stampa selezionando le opzioni proposte.

La maschera per la stampa è organizzata in due sezioni:

1 - Tipo di stampa

Questa sezione consente di impostare i parametri di ricerca dei repertori.
Il campo Tipo presenta le seguenti opzioni:

• Giornaliero (impostare una data) : consente di impostare una specifica data di registrazione su cui effettuare la selezione
• Per un intero anno : consente di impostare uno specifico anno su cui effettuare la selezione
• Per intervallo di date : consente di indicare un periodo di tempo (data iniziale e data finale) su cui effettuare la selezione
• Ricerca full text : consente di inserire uno o più termini per effettuare la selezione solo sulla documentazione in cui il/i termine/i compaiono
• Per intervallo di numeri di repertorio : consente di indicare un intervallo delimitato da un numero di repertorio iniziale e un numero di repertorio finale su cui effettuare la selezione

Il campo Elenco repertori contiene un menù a tendina per la selezione del repertorio da stampare.

2 Opzioni di stampa

Questa sezione consente di impostare ulteriori parametri per la ricerca:

• Solo documenti annullati : restituisce solo i repertori annullati
• Solo documenti NON annullati : restituisce solo i repertori non annullati
• Stampa le annotazioni : se selezionato rende visibili anche le annotazioni apposte al documento

Il Repertorio dei fascicoli è “l'elenco dei fascicoli numerati progressivamente secondo l'ordine cronologico di apertura nell'ambito di ciascuna partizione del titolario di classificazione”.

Fig: Pulsante per accedere alla maschera per la stampa del repertorio dei fascicoli

Il pulsante Repertorio fascicoli consente di accedere alla maschera per la produzione delle stampe dei fascicoli.

E' possibile impostare alcuni parametri per specificare la stampa del repertorio; in particolare la maschera è organizzata in tre sezioni:

1 - Filtro

La sezione consente di impostare dei parametri per la ricerca dei fascicoli:

• Anno : consente di impostare un periodo di riferimento temporale per la ricerca tramite l'indicazione di un intervallo di anni intervallo di anni; se la ricerca deve interessare un solo anno, va compilato solo il campo destinato all'indicazione del primo estremo (dal)
• Classificazione : consente di impostare la classificazione dei fascicoli di cui si vuole stampare il repertorio (codice e descrizione); il campo codice deve essere compilato con numeri arabi a cifra doppia (ad esempio: I/7 deve essere scritto 01/07)

2 - Opzioni di stampa

La sezione consente di impostare ulteriori parametri per la selezione di stampa:

• Aperti/Entrambi/Chiusi : consente di restringere il repertorio ai soli fascicoli chiusi oppure aperti oppure entrambi
• Solo fascicoli del personale/Tutti/NO fascicoli del personale: consente di restringere il repertorio ai soli fascicoli del personale oppure escluderli dal repertorio
• Informazioni sulla consistenza dei fascicoli: consente di visualizzare quanti documenti contiene il fascicolo
• Includi i sottofascicoli : include nella consistenza anche il contenuto di eventuali sottofascicoli

3 - Filtro Assegnatari

La sezione consente di impostare un filtro di ricerca sulla responsabilità dei fascicoli:

• Proprietario (Ufficio/Persona): consente di indicare la persone e l'ufficio su cui restringere la ricerca dei fascicoli

Durante tutta la sessione di navigazione all'interno dell'applicativo la barra dei menù è sempre disponibile.

Di seguito sono elencate le azioni generali per la navigazione in Docway4.

	Cliccando sul logo di Docway si ritorna alla visualizzazione della pagina iniziale di Docway4
	Pulsanti di navigazione tra le pagine di un elenco di risultati di una ricerca. Se si posizione il cursore del mouse nel numero di pagina, il sistema riporta il dettaglio di elenco dei risultati con il totale dei documenti ottenuti
	Il pulsante riporta all'elenco dei risultati della ricerca effettuata.
	Tramite il pulsante si accede direttamente alla maschera di ricerca generale dei documenti
	Il pulsante effettua il salvataggio dell'operazione svolta
	Il pulsante consente di svuotare i dati inseriti nel form visualizzato (form di inserimento o form di ricerca)
	Il pulsante consente di abbandonare l'operazione in esecuzione

Il box Azioni rapide contiene alcune delle funzionalità più utilizzate che si è scelto di mostrare all'utente in maniera immediata.

Icona	Funzionalità	Note
	Il pulsante Modifica è visibile solo agli utenti che hanno il diritto di intervento sul documento visualizzato.	Cliccando sul pulsante Modifica si ha la possibilità di modificare alcuni campi del documento, ad eccezione ovviamente dei campi immodificabili per legge.
	Il pulsante permette di apporre in maniera indelebile un'annotazione sul documento. Cliccando sul pulsante, si apre una finestra nella quale è possibile scrivere il testo dell'annotazione. Una volta scritto il testo dell'annotazione, il pulsante Salva la registra sul documento e non è più modificabile.	L'annotazione è visibile nella maschera di visualizzazione del documento, nel campo Annotazioni; oltre al testo dell'annotazione il sistema riporta anche il nome di chi ha inserito l'annotazione, la sua UOR di appartenenza, la data e l'ora dell'inserimento.
	Il pulsante consente di accedere alla finestra per l'assegnazione di una nuova copia conoscenza sul documento. Una volta compilati correttamente i campi, il pulsante Conferma rende effettiva la nuova assegnazione. Al contrario il pulsante Annulla consente di tornare alla visualizzazione del record.
	Il pulsante è visibile dagli utenti che hanno assegnato il diritto di intervento sul documento in visualizzazione e avvia la procedura per la fascicolazione del documento
	Il pulsante consente di effettuare la stampa html del documento

Di seguito sono elencate le azioni attivabili su un documento, raggruppare nei rispettivi menù.

Azione	Funzionalità	Note compilazione
Annotazione	Il pulsante permette di apporre in maniera indelebile un'annotazione sul documento. Cliccando sul pulsante, si apre una finestra nella quale è possibile scrivere il testo dell'annotazione. Una volta scritto il testo dell'annotazione, il pulsante Salva la registra sul documento e non è più modificabile.	L'annotazione è visibile nella maschera di visualizzazione del documento, nel campo Annotazioni; oltre al testo dell'annotazione il sistema riporta anche il nome di chi ha inserito l'annotazione, la sua UOR di appartenenza, la data e l'ora dell'inserimento.

Maschera per l'inserimento di una nuova annotazione

Nuova annotazione inserita

Azione	Funzionalità	Note compilazione
Modifica	Il pulsante è visibile solo agli utenti con diritto di intervento sul documento visualizzato.	Cliccando sul pulsante Modifica si ha la possibilità di modificare alcuni campi del documento, ad eccezione dei campi immodificabili per legge
Annulla	Il pulsante Annulla è visibile solo agli utenti abilitati ad eseguire la procedura di annullamento di un protocollo	Cliccando sul pulsante si apre una finestra per l'inserimento della motivazione dell'annullamento su cui riportare gli estremi del provvedimento di annullamento, se disponibili. Una volta inserita la motivazione dell'annullamento, tramite il pulsante “Salva” la motivazione viene registrata sul documento. Il documento annullato rimane comunque visibile nel sistema, con l'indicazione dei dati relativi all'avvenuto annullamento.

Finestra per inserimento della motivazione dell'annullamento

Il documento annullato riporterà nella sezione generale “Stati del documento” l'icona ed il dettaglio dell'operazione effettuata.

Cliccando sul dettaglio viene visualizzata una nuova finestra che riporta la data e la motivazione dell'annullamento.

Azione	Funzionalità	Note compilazione
Foto originale	La funzione consente di acquisire la scansione dell'immagine di un documento già protocollato.	Si differenzia dell'acquisizione differita poiché il pulsante Foto originale è presente nella pagina di visualizzazione del record del documento e consente l'accesso diretto al campo Immagini per acquisire la scansione del documento
Ricarica doc.	La funzione consente di ricaricare la visualizzazione del documento.
Trasforma in…(elenco dei repertori)	La funzione consente di trasformare un documento in uno dei repertori su cui l'utente è abilitato
Impronta	La funzione rende visibile l'impronta corrispondente ai file associati al documento.

DocWay4 consente di eseguire alcune funzionalità in modalità massiva, operando cioè non su un singolo documento ma su una selezione di documenti.

Il pulsante consente di cambiare l'ordinamento dei titoli selezionando il tipo di ordinamento: Nessun ordinamento, Scadenza, Data e numero di protocollo, Bozze in testa,Id

Il pulsante consente di generare una vaschetta personalizzata contenente una selezione di documenti. Cliccando sul pulsante l'utente accede alla maschera per inserire il nome della vaschetta ed eventualmente dei filtri temporali (documenti del giorno, della settimana, del mese). La modifica, l'ordinamento e l'eliminazione delle vaschette avviene mediante Profilo personale. Per ricevere dettagli si rimanda al paragrafo dedicato alle Vaschette e al capitolo Profilo personale

Nuovo proprietario	Il pulsante consente di cambiare la responsabilità (Proprietario) su una selezione di documenti, accedendo alla finestra per la selezione tramite lookup del nuovo responsabile.
Nuovo CC	Il pulsante consente di inserire nuove persone in copia conoscenza, accedendo alla finestra per la selezione da lookup di nuove persone in cc.

Cambia classificazione	La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad una selezione di documenti. Cliccando sul pulsante viene aperta una finestra dove indicare l'indice di classificazione che si vuole assegnare ai documenti selezionati. Una volta conclusa l'operazione viene visualizzato il resoconto dell'operazione.
Cambia classificazione minuta	La funzionalità consente di cambiare la classificazione ad una minuta di un documento interno selezionato (o ad una selezione di minute di documenti interni) dall'elenco dei titoli. Il procedimento dell'operazione è lo stesso della funzione Cambia classificazione

Inserisci in fascicolo	La funzionalità consente di inserire una selezione di documenti all'interno dello stesso fascicolo. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo: individuato il fascicolo corretto, dalla pagina di visualizzazione cliccare il pulsante Assegna tutti. Si ricorda che i documenti devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inseriti.
Rimuovi dal fascicolo	La funzionalità consente di rimuovere una selezione di documenti dal loro fascicolo di appartenenza.
Inserisci minuta in fascicolo	La funzionalità consente di inserire una selezione di minute all'interno dello stesso fascicolo. Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di ricerca dei fascicolo: individuato il fascicolo corretto, dalla pagina di visualizzazione cliccare il pulsante Assegna tutti. Si ricorda che le minure devono avere lo stesso indice di classificazione del fascicolo in cui vengono inserite.
Rimuovi minuta in fascicolo	La funzionalità consente di rimuovere una selezione di minute dal loro fascicolo di appartenenza.
Raccogli	La funzione consente di salvare temporaneamente una selezione (raccolta) di documenti

Base	La funzione consente di effettuare l'esportazione dei dati dei documenti selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV; l'esportazione conterrà tutti i dati presenti nei documenti selezionati
Avanzata	La funzione consente di effettuare l'esportazione avanzata dei dati dei record selezionati nell'elenco dei titoli in formato CSV; cliccando sul pulsante si accede ad una maschera per la selezione dei dati da esportare

La funzione consente la cancellazione di uno o più documenti selezionati. L'operazione di eliminazione è eseguibile solo per documenti in stato di bozza e per documenti non protocollati.

Stampa Registro	Il pulsante consente di accedere alla maschera per la produzione di stampe archivistiche su una selezione di documenti.
Controllo di gestione	Il pulsante consente di accedere alla maschera del Controllo di gestione in relazione a una selezione di documenti
Profili di stampa	Il pulsante consente di generare una report dei documenti presenti nell'elenco dei titoli, denominato “Registro di Protocollo per Classificazione”. Tale report presenta l'elenco dei documenti suddivisi per UOR di responsabilità, con l'indicazione della classificazione, fascicolazione e dei dati identificativi del documento. Se il documento ha una responsabilità condivisa da più UOR (nel caso della conferenza dei servizi), i suoi dati vengono ripetuti in ognuna sezione delle diverse UOR

La funzionalità di esportazione avanzata in formato csv consente all'utente di esportare, per ogni tipologia documentaria presente in archivio (documento, fascicolo, raccoglitore), un insieme di campi selezionati tramite una specifica interfaccia; il risultato è costituito da un file in formato csv dove le colonne identificano i campi che si è deciso di esportare e le righe identificano ogni singoli record esportato.
Con questa funzionalità l'utente ha quindi la possibilità di costruirsi un'esportazione contenente soltanto i dati necessari per le sue finalità.

L'esportazione avanzata si attiva tramite property ed è accessibile dal pulsante “Esportazione csv”, reso disponibile all'utente in fase di visualizzazione dei titoli di una ricerca.

Fig. Pulsante export csv

L'utente ha quindi la possibilità di selezionare dall'elenco, tramite i relativi check-box, i documenti (o fascicoli o raccoglitori a seconda della ricerca effettuata) che desidera esportare ed accedere alla fase di esportazione visualizzando l'interfaccia di selezione dei campi da esportare:

Fig. Interfaccia con i Campi di esportazione per documenti e fascicoli

L'interfaccia presenta menù differenti in base alla tipologia documentaria; per ognuna delle tipologie documentarie presenti sono state configurate delle aggregazioni logiche di campi per facilitare e rendere più immediate le operazioni di scelta dei campi da esportare (ad esempio per la tipologia “documento” sono configurate le aggregazioni per ottenete i dati di protocollo, i dati del repertorio, i dati generici del documento e altre aggregazioni).

Dopo la selezione delle aggregazioni, l'utente avvia il processo di esportazione al termine del quale gli viene proposto il pulsante per il download del file ottenuto:

Fig. Pulsante download export csv

L'utente può anche procedere al salvataggio dell'esportazione effettuata, in modo tale che possa richiamarla ogni volta che ne ha necessità.
Per eseguire il salvataggio, l'utente deve opportunamente compilare i relativi campi presenti nell'interfaccia, prima di avviare l'esportazione.

Fig. Salvataggio export

L'esportazione salvata viene resa disponibile nella sezione “La mia scrivania” all'interno del menù a tendina “Esportazioni”:

DocWay offre la possibilità di inviare in maniera differita le mail di notifica. L'invio differito invia una mail riassuntiva a fine giornata per tutti i documenti assegnati durante la stessa. Le notifiche vengono inviate immediatamente ai membri dell'ufficio che hanno abilitata la ricezione differita abilitata.

Questa funzionalità abilita l'utente all'invio differito di email di notifica, attraverso il relativo pulsante Invio Mail Differito, che compare nella sezione “Altre funzioni d'archivio” del menù principale di Docway:

Cliccando sul pulsante viene avviato il processo di invio:

Al termine dell'avvenuto invio di notifiche, il sistema genera il resoconto dell'operazione:

Dal Menù principale, selezionando la voce Altre Funzioni abbiamo a disposizione gli strumenti di Amministrazione.

Per visualizzare il menù Strumenti di amministrazione è necessario che l'utente abbia assegnato il diritto “Abilita Strumenti di Amministrazione” presente in ACl.
Il pulsante Strumenti Amministrazione consente di accedere alla visualizzazione del menù.

Il menù Strumenti di amministrazione organizza in 4 sezioni le funzionalità di amministrazione:

1. Download/Upload file per la segnatura
2. Download/Upload file di descrizione dei repertori
3. Import da registro di emergenza
4. Altre azioni

Di seguito si illustrano le funzionalità per ciascuna delle sezioni.

Questa funzionalità consente l'upload e il download del file che produce la stampa della segnatura di un documento. Il download mi permette di ottenete il file in formato txt dove sono indicate le informazioni che costituiscono la segnatura. E' possibile modificare questo file e ricaricarlo nel sistema attraverso l'upload del file modificato nel caso in cui si vogliano cambiare le impostazioni della stampa della segnatura.

Questa funzionalità consente l'upload e il download del file relativo all'elenco dei Repertori presenti nel sistema.
E' possibile modificare l'elenco dei repertori (inserendo e/o eliminando repertori o modificandone le caratteristiche) ottenendo attraverso il download il file in formato txt dei repertori e poi, una volta effettuate le modifiche, reinserirlo nel sistema attraverso l'upload.

Questa funzionalità consente di effettuare l'importazione dei documenti registrati nel registro di emergenza. Una volta importati è possibile assegnarli in responsabilità ai rispettivi utenti competenti attraverso l'opzione Documenti importati da smistare.

Questa sezione organizza le seguenti funzionalità di amministrazione, ciascuna descritta in dettaglio:

• Abilita accesso solo agli amministratori
• Trasferimenti (fascicoli, documenti)
• Rigenera relazioni tra i fascicoli
• Abilita invio email di notifica
• Editing di Tipologia e Mezzo di trasmissione

Questa funzionalità consente di rendere il software Docway 4 accessibile solo agli amministratori, precludendo l'accesso a tutti gli altri utenti. Una volta selezionata questa modalità compare la voce Abilita accesso a tutti gli utenti per ripristinare l'accesso a tutti gli utenti.

Questa funzionalità consente di trasferire massivamente la responsabilità di fascicoli o documenti in caso di cambiamenti di funzioni o di competenza nell'Ente (cambiamento dell'organigramma e del funzionigramma). Selezionando la voce si accede alla seguente maschera per il trasferimento di responsabilità:

Fig.: Maschera per il trasferimento massivo di documenti e fascicoli

E' possibile trasferire documenti e fascicoli da un ufficio (UOR) ad un altro e/o da un RPA ad un altro, impostando le seguenti opzioni:

Questa funzionalità serva a ricostruire le relazioni tra fascicoli in seguito ad un avvenuto trasferimento.

Questa opzione consente di disabilitare a livello di sistema l'invio delle mail di notifica.

Questa funzione permette di modificare i valori del menù a tendina del campo A mezzo e del campo Tipologia presenti nelle maschere di registrazione delle varie tipologie di documenti (arrivo, partenza, tra uffici e non protocollati).

Nel menù a tendina in alto a sinistra si sceglie la tipologia di documento della quale si vuole modificare il thesaurus.

Menù a tendina per la scelta della tipologia di documento

Nel menù a tendina in alto a destra si sceglie il campo: mezzo di trasmissione o tipologia.

Menù a tendine per la scelta del campo A mezzo o Tipologia

Il campo sottostante è un semplice campo di editing dove ad ogni riga corrisponde un vocabolo del thesaurus. Per indicare il valore di default, il termine scelto deve essere seguito dai caratteri (*). Per inserire la possibilità di lasciare vuoto il campo occorre inserire in una riga dell'elenco i caratteri !empty. Una volta effettuare tutte le modifiche selezionare il pulsante “Salva” presente nel menù a sinistra. Si ricorda che la modifica dei campi deve essere effettuare per ognuna della tipologie documentarie interessate.

La funzionalità effettua un controllo sugli assegnatari delle voci di indice configurate nell'archivio procedimenti al fine di verificarne la congruenza con quanto definito in ACL; l'obiettivo è di individuare eventuali discrepanze riscontrate nelle assegnazioni, ad esempio la corretta relazione tra persona e ufficio o la differenza di denominazione dell'ufficio.

La funzionalità è accessibile dal menù Altre Azioni per l'utente amministratore:

All'avvio della procedura viene visualizzata una barra di avanzamento del processo, al termine del quale viene richiesto all'utente di salvare il report in formato csv ottenuto dall'analisi effettuata:

Sul report sarà riportato l'elenco delle voci di indice su cui sono stati riscontrati degli errori con la relativa descrizione dell'errore. Di seguito un esempio del file ottenuto:

errori_voci_indice_13-04-2018.csv

La nuova modalità di navigazione dei documenti si basa sulla tecnologia Elastic Search.

In alto a sinistra, tramite il pulsante di selezione, è possibile:

• Selezionare tutti i documenti di una singola pagina;
• Selezionare tutti i documenti della selezione di ricerca, per un massimo di 50.000 elementi.

N.B: Alla selezione possono essere applicate le funzioni massive disponibili.

In alto a destra, la barra di navigazione dell'elenco mostra sempre il totale dei documenti della ricerca, ovvero i risultati:

Essa consente la navigazione fino ad un massimo di 10.000 elementi (elenco o singolo documento).

I pulsanti per andare indietro o avanti di una pagina sono:

I pulsanti per andare indietro o avanti di cinque pagine sono:

N.B: Non è più possibile navigare direttamente all'ultima pagina o ritornare alla prima pagina dell'elenco o al primo/ultimo documento.

Per navigare direttamente all'ultima pagina o ritornare alla prima pagina dell'elenco o al primo/ultimo documento, è possibile utilizzare le funzioni di ordinamento: