Per procedere alla protocollazione del documento, cliccare su “Protocolla”.

Durante questa operazione, la segnatura viene applicata automaticamente al documento, senza necessità di ulteriori interventi da parte dell’utente, come si evince da quanto riportato nello stato del documento e nella storia:

Nota: La funzionalità di Segnatura manuale è stata rimossa da configurazione e non è più disponibile agli utenti.

Durante il processo di protocollazione, ai files associati alla registrazione di protocollo viene automaticamente aggiunto un tag di segnatura specifico:

file_di_protocollo=true

Questo tag identifica il file come parte del protocollo ufficiale e quindi presente nel momento un cui è stata effettuata la registrazione di protocollo. Questo tag è attualmente visibile solo nel file XML dei metatadi della registrazione di protocollo. Un esempio del file XML dei metadati aggiornato con il tag di segnatura è mostrato nell’immagine seguente:

I files che presentano questo tag, in particolare i file pdf non firmati, includeranno la stampigliatura visibile, come mostrato nell’immagine di esempio seguente:

I files aggiunti successivamente alla protocollazione non conterranno il tag di segnatura e quindi, indipendentemente dal fatto che siano pdf firmati o meno, non mostreranno mai la stampigliatura.

Eccezioni: I file tecnici, come segnatura.xml, testomail.txt o le ricevute, non ricevono questo tag. Le copie di cortesia dei documenti, anch’esse generate automaticamente, sono escluse dall’applicazione di questo tag.

Durante il processo di protocollazione, a tutti i file non firmati digitalmente viene automaticamente applicato il watermark della stampigliatura. Il watermark verrà applicato soltanto ai file contenenti il tag file_di_protocollo=true

Per i documenti firmati digitalmente nei formati CADES e PADES, viene generata automaticamente una copia di cortesia del file originale. La copia di cortesia include una nomenclatura specifica che ne permette l’identificazione immediata come copia derivata. Sulla copia di cortesia sarà visualizzato il watermark della stampigliatura.

Esempio di nomenclatura: Il nome del file sarà modificato per includere una dicitura che lo identifica chiaramente come “copia di cortesia”. Nelle copie di cortesia dei documenti firmati digitalmente viene anche aggiunto un footer posizionato nella parte inferioeri di ogni pagina per garantirne una chiara identificazione.

Allegando un file compresso nei formati .zip, .rar o .7z, il sistema esegue automaticamente l'estrazione dei file, creando una copia di cortesia per ogni file contenuto dentro l'archivio compresso.

In caso l'archivio compresso contenga dei file in formato docx o altro formato convertibile in pdf, la procedura di estrazione delle copie di cortesia produrrà delle copie in pdf dei file originali.