La dimensione degli allegati di tipo documentale¹⁾ dipende tipicamente da due soli fattori: il numero di pagine in essi contenuto e l'eventuale presenza di immagini a corredo delle stesse.

Fatti salvi gli accorgimenti nel redigere tali documenti ridimensionando le immagini introdotte perché non siano di dimensioni eccessive, non è possibile dare altre indicazioni o imporre effettivi limiti in tal senso.

Differente discorso va fatto per le immagini acquisite via Scanner in quanto la piena leggibilità di tali documenti può essere comunque ottenuta con impostazioni d'acquisizione in grado di produrre file di dimensioni modeste, condizione in grado di ottimizzare il comportamento dell'intero sistema in materia di allegati.

Per tali ragioni si indica la seguente come configurazione suggerita degli Scanner:

• Risoluzione d'acquisizione fino a 200 DPI.
• Profondità del colore in scansione: Bianco e Nero.

Tali impostazioni possono essere configurate una tantum facendo uso della funzionalità “Scansione”. In seguito, l'uso della funzionalità “Scansione Rapida” manterrà le impostazioni date nell'ultima occasione.

E' però importante ricordare agli operatori che essi devono fare uso della funzionalità “Scansione”, e non “Scansione Rapida”, ogni volta che venga utilizzato lo scanner dopo che lo stesso è stato utilizzato per finalità estranee alla protocollazione e/o con impostazioni di acquisizione differenti da quelle indicate, così da garantirsi di impostare sempre i parametri più idonei.

Il sistema DocWay consente di impostare soglie massime per gli allegati che gli vengono sottoposti. Questo è finalizzato ad impedire che un uso improprio dell'applicazione conduca ad una crescita irrazionale delle dimensioni dell'archivio che abbia conseguenti impatti sulla configurazione prescelta.

Esistono due tipologie di soglie, una “massima” ed una “d'attenzione”. Ogni allegato che superi la soglia massima non verrà ammesso mente, per quelli che superano la soglia d'attenzione, verrà inviata una mail alla figura preposta1 che potrà in questo modo verificare il corretto utilizzo del sistema da parte degli operatori ed intervenire in caso di necessità dando loro le opportune indicazioni e suggerendo l'uso più adeguato.

Tali soglie sono diversificate per essere applicate separatamente sugli allegati di tipo documentale ed immagine.

Le soglie vanno concordate di volta in volta per ogni singola installazione. L'uso che si fa del sistema, infatti, può prevedere molti allegati di poche “pagine” come pochi allegati di numerose pagine. Non è quindi possibile, a priori, indicare soglie che siano adeguate a qualsiasi installazione.

Non di meno, in questa sede, si ritiene opportuno dare le seguenti indicazioni:

• Sino alla definizione delle soglie più opportune, la soglia massima ²⁾ non va impostata, essa può essere indicata solo dopo che sono stati stabiliti gli effettivi dimensionamenti degli allegati, operazione da compiere monitorando il comportamento degli operatori.
• Identificare una figura adeguata a compiere tale operazione di monitoraggio, solitamente un sistemista o il responsabile del protocollo. Tali figure devono comunque collaborare nella successiva definizione delle soglie.
  Impostare le soglie d'attenzione.
  • Per allegati di tipo documentale di una consistenza media, compresi tra 1 e 10 pagine, la dimensione media si attesta tra i 35 ed i 150 KB. Si suggerisce quindi di impostare una soglia d'attenzione tra i 250 ed i 300 KB.
  • Per allegati di tipo immagine di una consistenza media³⁾, compresi tra 1 e 3 pagine, la dimensione media è compresa tra i 50 ed i 150 KB. Si suggerisce quindi di impostare una soglia d'attenzione di 200 KB.
  • Gli allegati di tipo PDF vengono sovente utilizzati anche come meri “contenitori d'immagini” pur essendo ammessa la loro presenza solo nell'area destinata agli allegati documentali. Sono soggetti quindi alle stesse restrizioni di cui sopra. Qualora contengano immagini, ed in particolar modo qualora esse fossero state acquisite in toni di grigio anziché in bianco e nero, la dimensione di un documento medio, composto da 1 sino a 10 pagine, può attestarsi tra i 50 ed i 500 KB. Se si fa uso di allegati di questi tipo può quindi essere necessario compiere una rettifica verso valori maggiori per la soglie precedentemente indicata per gli allegati di tipo documentale.
• Compiere la verifica per un periodo di tempo di alcune settimane che mostri in quante e quali occasioni vengono superate le soglie suddette e stabilire di conseguenza quali possano considerarsi le soglie ottimali.

L'impostazione delle soglie massime sulla base di tali rilevamenti rimane una scelta dei responsabili del Data Base che devono stabilire se esse possano causare limitazioni dell'utilizzo, anche se sporadico, del sistema stesso. Non è insolito, infatti, che si debba inserire se pure saltuariamente un allegato di tipo documentale di dimensioni consistenti composto da decine se non centinaia di pagine. L'impostazione di una soglia troppo esigua per tali allegati impedirebbe quest'attività con una conseguente difficoltà per gli operatori nel portare a termine questo compito.

Ne consegue che, in fase di definizione delle soglie massime cui limitare gli allegati è opportuno essere maggiormente tolleranti nei confronti degli allegati di tipo documentale e meno per quanto concerne le immagini in quanto è su di esse che è maggiormente probabile venga compiuto un uso improprio del sistema.

Come detto, 3D Informatica non impone l'impostazione delle soglie massime e d'attenzione in quanto ogni realtà fa un uso del tutto singolare del sistema DocWay, ma ne suggerisce l'uso e la configurazione per condurre gli operatori all'utilizzo più appropriato dell'applicazione.

Titulus/Docway è compatibile con tutti gli scanner che utilizzano driver con tecnologia TWAIN.

Questa tecnologia è la stessa utilizzata nelle suite MS Office per l'acquisizione delle immagini.

Ci riserviamo di non consigliare alcuna marca, essendo la tecnologia TWAIN utilizzata dai maggiori produttori di scanner, ad ogni modo abbiamo riscontrato esperienze positive utilizzando i seguenti modelli:

HP Scanjet 5590

KODAK i 1120

FUJITSU fi-6140 / fi-6240