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La home page di DocWay5 è composta da:

• Menu delle funzionalità posto a sinistra della pagina, che contiene l’elenco delle funzionalità disponibili, suddivise per tipologia documentale (documenti, fascicoli);
• In alto è posta la barra di ricerca che permette di effettuare ricerche full text su tutto l’archivio;
• Sulla sinistra vi sono le vaschette, configurabili a livello di amministrazione e a livello di utente;
• Nella parte centrale sono evidenziati i documenti recenti ricevuti in assegnazione dall’utente loggato.

Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare Inserimento posto sotto la sezione documenti. Cliccando su Inserimento, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente.

Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera di inserimento di un documento, che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata.

Le sezioni da compilare sono:

• Tipologia: modificandola, viene aggiornata la pagina di inserimento dati sul documento;
• Dati del documento:
  • Elenco puntato Data: selezione da calendario;
  • Mezzo di trasmissione: selezione valore da tendina;
  • Oggetto: campo libero testuale;
  • Mittenti/Destinatari: permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento registrato.

Questo ultimo campo è collegato ad un look-up che permette di consultare le anagrafiche compatibili con quanto inserito in ricerca. E’ sufficiente inserire anche solo una lettera nel campo, cliccando poi sul simbolo della lente e vengono visualizzati i valori compatibili con quanto ricercato. Viene presentata una lista di valori compatibili, in ordine alfabetico. Per selezionare un valore è necessario cliccare sul valore desiderato. Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra.

Una volta selezionato il valore questo è visibile nell’apposito campo.

Per inserire un allegato è necessario cliccare sul tasto Seleziona, che permette di selezionare un qualsiasi file allegato dal proprio file system.

Cliccando su apri il file viene allegato alla registrazione, e viene visualizzato il corretto caricamento con la spunta verde e l’etichetta fatto. Per caricare ulteriori allegati è necessario cliccare ulteriormente sul tasto Seleziona.

Le assegnazioni permettono di condividere il documento all’interno dell’Ente. Di default viene inserito come Proprietario l’utente che sta effettuando la registrazione, con il diritto di modifica del documento. Per eliminarlo è necessario cliccare sulla x, altrimenti è possibile togliere le relative spunte da proprietario e modifica.

Le assegnazioni possibili sono le seguenti:

• Persone: assegnazione all’accoppiata ufficio/persona
• Uffici: assegnazione a un ufficio
• Gruppi/Ruoli: assegnazione a un gruppo/ruolo

Queste assegnazioni sono collegate a un meccanismo di lookup che permette cliccando sulla lente di visualizzare tutti i valori compatibili con quanto eventualmente selezionato nel campo. Per selezionare il valore è sufficiente cliccare sullo stesso e poi salvare le assegnazioni effettuate tramite il tasto conferma.

La sezione Altro contiene un campo Note, di tipo testuale.

Terminato l’inserimento del documento, è possibile cliccare su Salva per salvare quanto inserito nella schermata, su annulla per annullare.

Registrato il documento, sarà visibile suddiviso nei medesimi box di inserimento, in cui i file allegati alla registrazione sono visibili sulla destra della pagina. Sulla barra in alto, compaiono i diritti dell’utente per il documento, corrispondenti ai tasti:

• Modifica: permette di modificare il documento nei campi relativi a data, oggetto, note
• Elimina: permette di eliminare il documento
• Azioni Workflow: permette di attivare la presa in carico
• Altre Azioni: permette di accedere alle funzioni di Nuova Assegnazione, Fascicola, Post-It, Nuovo file

Lo stato iniziale del documento è archiviato.

Nelle Altre Azioni, il tasto Nuova Assegnazione permette di procedere con una nuova assegnazione del documento, che permette di condividerlo con altri uffici/persone/gruppi-ruoli. Nuovo post-it permette di aggiungere una annotazione immodificabile sul documento, che viene visualizzata poi nell’apposita sezione del documento, indicando autore, data e orario di apposizione della annotazione. Per salvare il post-it è necessario cliccare su Salva.

Gli stessi tasti sono presenti su ogni singola sezione del documento (nuova assegnazione, nuovo post-it, nuovo file) per permettere agli operatori di effettuare le modifiche anche dalle singole sezioni del documento.

Nuovo file permette di allegare un nuovo file alla registrazione. È possibile procedere tramite upload o scansione: i due pulsanti sono visibile facendo clic sulla freccia verso il basso vicino a Nuovo file.

Cliccando su Scansione si apre un pop-up di richiesta autorizzazione per eseguire il comando,

da cui è possibile scegliere poi l’applicazione:

Scelta l’applicazione si apre una nuova pagina, da cui è possibile importare i file tramite scanner. Per poter procedere all’avvio della scansione è necessario prima configurare i profili per la scansione.

Per impostare i profili di scansione, occorre posizionarsi e fare clic sulla chiave blu in alto a destra. Dalla nuova schermata

facendo clic sul pulsante Configura si apre la pagina di configurazione dello Scanner.

Da qui, tramite il pulsante Profili si accede ai profili da salvare (nuovo), modificare o eliminare.

Cliccando su Nuovo si configurano le impostazioni dello scanner.

Una volta configurato lo scanner è possibile importare il documento direttamente dal pulsante Scansiona, oppure tornando nella schermata iniziale di scansione, dal pulsante verde Avvia scansione.

Nella sezione del documento relativa ai file allegati, è possibile per un file caricare più versioni dello stesso, mantenendo il versionamento del file. Cliccando sull’icona posta vicino al file è possibile scaricarlo, mentre cliccando sul nome del file è possibile accedere alla sua visualizzazione in pdf tramite il visualizzatore di file integrato.

Dalla visualizzazione è possibile salvare il file, ingrandirlo/zoomarlo, scorrere fra le pagine tramite le apposite frecce. Per chiudere cliccare sulla x.

Per caricare una nuova versione di un file è necessario cliccare sull’icona della rotellina, che permette di prenotare il file, tramite l’azione Prenota, o di eliminarlo cliccando su Elimina. L’eliminazione del file richiede una conferma, e l’utente viene notificato della corretta esecuzione della cancellazione.

Cliccando su Prenota, il file viene scaricato e viene inserito nello stato prenotato, con l’indicazione dell’utente che ha prenotato il file. Il file viene contrassegnato dall’icona del lucchetto.

Terminate le modifiche, l’utente può procedere al caricamento della nuova versione, cliccando sul tasto aggiorna. Con il tasto Rilascia viene invece sbloccato il file, e viene reso disponibile per gli altri utenti.

Cliccando su Aggiorna, si apre l’interfaccia per il caricamento della nuova versione del file. Il tasto Versioni permette invece di visualizzare tutte le versioni del file esistenti.

Le versioni, numerate, indicano la data, l’ora e l’utente che ha effettuato il caricamento della versione.

Le assegnazioni sul documento possono essere effettuate come già indicato nel paragrafo di registrazione del documento secondo tre diverse modalità:

• Ufficio/Persona: condivide il documento con il binomio ufficio/persona
• Ufficio: condivide il documento con l’intero ufficio
• Gruppi/Ruoli: condivide il documento con tutti gli appartenenti al gruppo configurato in ACL

L’assegnazione può essere effettuata con diritti di visibilità e/o modifica.

• L’icona dell’omino è quella che indica il proprietario del documento.
• L’icona della matita indica che l’utente ha il diritto di modifica del documento.
• L’icona dell’occhio indica che l’utente ha il diritto di visibilità del documento.

Per modificare le assegnazioni è possibile cliccare sul simbolo dei 3 pallini posto a lato dell’utente.

Da questo pulsante è possibile accedere alle funzioni di modifica dell’assegnazione:

• Permetti modifica: permette di dare all’assegnatario il diritto di modifica
• Sola Lettura: permette di togliere all’assegnatario il diritto di modifica, dando solo il permesso di visibilità del documento
• Proprietario: permette di indicare il proprietario del documento
• Elimina: permette di eliminare l’assegnazione del documento

Per trasferire i documenti ad altre strutture/persone/gruppi è necessario utilizzare le funzionalità di assegnazione dei documenti precedentemente illustrate. Se si vuole trasferire il documento come responsabilità, è necessario modificare il responsabile del documento, assegnandolo al nuovo ufficio/persona. Se invece si vogliono trasferire documenti in copia conoscenza, è necessario inserire le nuove assegnazioni tramite l’apposito tasto, indicando se si desidera conferire il diritto di modifica o solo quello di visibilità del documento.

Dal menu di sinistra, è necessario cliccare sul pulsante Ricerca.

La ricerca è effettuata su tutti i metadati di registrazione del documento, e su alcuni stati degli stessi (ad esempio fascicolato, letti/non letti, da prendere in carico, etc). I campi di ricerca possono essere combinati fra loro, per attivare la ricerca dopo aver compilato i campi di interesse cliccare su Trova, per annullare Annulla.

Nei filtri di base è possibile definire che tipo di ricerca si vuole effettuare sul singolo termine ricercato.

Dopo aver effettuato la ricerca, viene presentata la lista titoli dei risultati trovati. La lista titoli permette di visualizzare il tipo documento, il proprietario, l’oggetto del documento, gli allegati, la data di creazione del documento. Cliccando sugli allegati si attiva la visualizzazione dell’allegato selezionato tramite il visualizzatore pdf. In alto sulla lista titoli viene visualizzato il totale dei documenti trovati. Per scorrere fra le pagine dei risultati è necessario cliccare sulle freccette poste in alto a destra della pagina.

Sul singolo documento in lista è possibile tramite il clic sul simbolo dei tre pallini, attivare le seguenti funzionalità:

Permette di accedere alla maschera di modifica del documento.

Permette di eliminare il documento.

Entrando in modifica del documento e salvando la modifica, è possibile cliccando sull’apposito tasto tornare sulla lista titoli.

Sull’elenco dei risultati è possibile attivare le seguenti funzionalità:

Permette di ordinare con ordine crescente/decrescente i documenti per il campo data creazione o oggetto.

Permette di selezionare dei filtri/aggregazioni sui documenti, in cui rispetto alla ricerca effettuata vengono predisposti degli ulteriori filtri, ad esempio sul tipo di documento, sui mittenti/destinatari, sulla classificazione.

Il numero indica il numero dei documenti trovati per ogni filtro, è necessario cliccare sul tipo di aggregazione desiderato, che viene inserito in fondo alla lista in grigio. Con la x si può eliminare quanto inserito.

Cliccando su Applica viene applicato il filtro selezionato e viene presentata la lista dei documenti rispondenti al filtro impostato. Per annullare, cliccare su annulla.

Permette di creare una vaschetta personalizzata per l’utente.

E’ possibile sui documenti registrati attivare un flusso di lavorazione dei documenti, legato alla loro presa in carico e lavorazione. Sul documento compare sotto il tasto Azioni Workflow il tasto Richiesta presa in carico.