L'evento base e le sue riedizioni sono soggette a una sincronizzazione dei dati: le modifiche fatte nell'evento base passano nelle sue riedizioni (con alcune eccezioni); mentre le riedizioni sono modificabili solo in alcuni campi, che saranno di seguito dettagliati.

Dalla lista degli eventi è possibile accedere alla sezione in cui è possibile effettuare una riedizione. È necessario cliccare sul pulsante Crea Riedizione :

Cliccando sul pulsante, viene aperto l'elenco degli eventi sui quali è possibile effettuare una riedizione, che comprende tutti gli eventi che sono in stato Accreditato, Pagato, Rendicontato (eccetto gli eventi in stato Cancellato) a prescindere dalla data di inizio dell'evento base.

N.B.: È possibile inserire una riedizione, purché essa si svolga all'interno dello stesso anno di riferimento dell'edizione base (prendendo la data d'inizio della stessa come riferimento); dopo il 20 Dicembre di ogni anno non è più possibile inserire riedizioni relative all'anno di riferimento:

È possibile ricercare nella lista tramite l'apposito pulsante Search. Per effettuare la riedizione è necessario cliccare sul pulsante Riedita dell'evento di proprio interesse, per tornare alla lista degli eventi occorre cliccare su Chiudi .

Dopo aver cliccato su Riedita, viene aperta una schermata di inserimento di un evento, diversa a seconda della tipologia formativa selezionata, sulla quale vengono riportati tutti i dati inseriti sull'evento base. La tipologia formativa può essere solo RES o FSC poiché è stata inibita la possibilità di creare riedizioni per eventi di tipologia FAD.

Sono modificabili solo determinati campi, gli altri sono bloccati (sono in grigio, sono esclusivamente visualizzabili e compare un piccolo divieto passando sopra ciascun campo col mouse).

I campi modificabili relativi alle riedizioni di un evento RES nella Sezione 1 sono:

• Informazioni relative alla Sede dell'Evento (Provincia, Comune, Indirizzo, Luogo)

• Date (data inizio, data fine, date intermedie se già previste nell'edizione principale): la data di inizio della riedizione deve essere uguale o successiva alla data di inizio dell’evento base (l'applicativo effettua un controllo in registrazione della riedizione); la sezione relativa alle date intermedie dell'evento base viene bloccata, e non è più possibile quindi aggiungere nuove date intermedie o diversificare la data di inizio/fine nel caso in cui queste siano coincidenti fra loro.

• Docente/Relatore/Tutor/Moderatore (Cerca, Aggiungi, Modifica, Elimina)

Nella Sezione 2:

• Sede dell'evento (come indicato dalla i il campo relativo alla sede di svolgimento dell'evento deve essere modificato solo nel caso in cui la sede sia diversa da quanto indicato nella Sezione 1)
• Brochure dell'evento (in fondo alla sezione)

• Dettaglio Attività: Sposta orario e Modifica attività

Il pulsante di Sposta orario selezionati

consente di aprire una nuova finestra per lo slittamento dell'orario dell'attività.

Può essere effettuata la modifica dell’orario di inizio dell’evento, e sulla base del nuovo orario impostato l’applicativo sposta tutte le attività registrate (comprese pausa, registrazione partecipanti, valutazione apprendimento) mantenendo la medesima durata. N.B. Tutte le attività inserite vengono automaticamente ordinate sulla base dell’orario inserito (in ordine crescente o decrescente), in modo che possa essere stabilita la loro consequenzialità anche dopo l’inserimento e il salvataggio delle attività del programma.

• Dettaglio Attività: Modifica

Il tasto Modifica è attivo solo sulle attività vere e proprie dell'evento e consente, aprendo la schermata Inserisci Attività, di modificare solo la selezione del campo Docente (effettuando la nuova scelta tra i docenti inseriti nella Sezione 1). Per modificare le attività già registrate nei campi relativi a Argomento, Risultato Atteso, Obiettivo Formativo e Metodologia didattica, occorre intervenire direttamente sull'evento base (sempre secondo le tempistiche definite già gestite dall’applicativo).

Nella Sezione 3:

• Responsabile segreteria organizzativa
• Flag su verifica della qualità percepita (campo obbligatorio)
• Flag sul trattamento dei dati personali (campo obbligatorio)

Il campo Responsabile segreteria organizzativa, come il campo Brochure dell'evento, rimane fuori dalla sincronizzazione, in seguito a eventuali modifiche effettuate nell’evento base e successive al primo salvataggio dell’evento accreditato.

Terminato l'inserimento dei dati richiesti, è possibile accreditare l'evento cliccando sul tasto Conferma Evento.

Il sistema effettua i controlli sull'obbligatorietà dei dati e sulla congruità delle date inserite e in caso di problemi crea un alert:

Una volta che i dati sono stati modificati come richiesto dal sistema, è possibile salvare la riedizione.

I campi modificabili relativi alle riedizioni di un evento FSC, come per l'evento RES, restano le Informazioni relative alla Sede dell'Evento, Data inizio, Data fine (Sezione 1); Brochure dell'evento (Sezione 2); flag su verifica della qualità percepita, flag sul trattamento dei dati personali (Sezione 3).

Quindi questi campi vengono copiati nella riedizione al momento della sua creazione esattamente uguali a quelli dell'evento base, ma in caso di modifiche effettuate all'evento base nei termini già previsti dall'applicativo non vengono più sincronizzati.

A poter subire una modifica è anche il campo Ruoli coinvolti, limitatamente al numero dei partecipanti.

Come per l'evento RES, anche con l'evento FSC è inibita la possibilità di cancellare o aggiungere nuove attività anche nell'evento base, e viene inibita la modifica della loro durata. È possibile modificare le attività già registrate nei campi relativi a Azione/Fase, Obiettivo Formativo, Risultati Attesi, Metodi di lavoro nella riedizione, intervenendo direttamente sull'evento base (sempre secondo le tempistiche definite già gestite dall’applicativo). I ruoli e il relativo tempo di presenza non sono più modificabili.

Alla riedizione viene assegnato un numero progressivo, aggiunto al numero dell'evento base che viene ereditato, che viene visualizzato nella lista titoli e in modifica del singolo evento. La lista degli eventi può essere ordinata per numero dell'edizione cliccando sul campo Ed..

È possibile rieditare senza limiti l'evento base o una sua riedizione; il numero della riedizione sarà aggiunto progressivamente. Occorre ricordare che una volta che nel sistema ECM sarà effettuata una registrazione di almeno una riedizione di un evento base, viene automaticamente bloccata la modifica di alcuni campi nell'evento base stesso, a prescindere dalle tempistiche di modifica in cui si trova l'evento (ovvero anche quando l’evento base si trova nel periodo in cui tutti i suoi campi sono modificabili). I campi che rimangono immodificabili nell’evento base RES sono i seguenti:

• La sezione relativa alle date intermedie dell'evento base viene bloccata, e non è più possibile quindi aggiungere nuove date intermedie o diversificare la data di inizio/fine nel caso in cui queste siano coincidenti fra loro (cfr. Sezione 1/Date).

• Viene bloccata la modifica del campo Tipologia dell'evento.

• Nella Sezione 2 viene inibita la possibilità di cancellare o aggiungere nuove attività, e viene inibita la modifica della loro durata. È possibile modificare solo le attività già registrate nei campi relativi a Argomento, Risultato Atteso, Obiettivo Formativo, Metodologia didattica, Docente/Relatore/Tutor/Moderatore (cfr. Sezione 2/Modifica).

• Il campo Docente non sarà sincronizzato con le riedizioni eventualmente registrate, in quanto questo campo viene gestito direttamente all'interno di ogni singola riedizione; mentre gli altri campi dell’attività (Argomento, Risultato Atteso, Obiettivo Formativo, Metodologia didattica) sono soggetti a sincronizzazione.

Sono invece mantenuti modificabili (e quindi soggetti a sincronizzazione) i campi relativi a Titolo del Convegno e Numero partecipanti nella tipologia evento: Workshop/Seminario, che si svolge all’interno di Convegno/Simposio/Conferenza.

Per quel che riguarda gli eventi FSC, i campi che rimangono immodificabili nell’evento base sono i seguenti:

• Tipologia dell'evento
• Sezione 2 relativa al programma (vedi sopra).

Se si cancellano le riedizioni registrate, l'evento torna modificabile in tutte le sue parti. Quindi nel caso in cui sia necessario modificare il programma (Sezione 2) nella sua totalità, è necessario cancellare le riedizioni già inserite, modificare l'evento e successivamente reinserire le riedizioni cancellate, che sarebbero così sincronizzate all'evento base.

Le modifiche effettuate all'evento base nelle tempistiche stabilite in base al gruppo di appartenenza del Provider, verranno sempre passate anche su tutte le eventuali riedizioni registrate in modo da allineare evento base ed eventi figli, tramite il meccanismo di sincronizzazione sopra descritto.