La Segreteria ECM ha a disposizione nel menu posto a sinistra una voce relativa ai protocolli in sospeso.

Questa voce permette di accedere ad una vaschetta che contiene eventuali protocolli la cui spedizione tramite PEC non è andata a buon fine. La Segreteria ECM potrà contattare l'ufficio protocollo e una volta chiarito il tipo di errore emerso (mancanza delle ricevute di accettazione e consegna, indirizzo PEC errato, mancata spedizione per problemi temporanei) potrà ri-effettuare tramite l'ufficio protocollo la spedizione della PEC con la documentazione allegata.

La vaschetta contiene i seguenti dati:

• Id Proto Batch
• Id File
• Nome File
• Numero Protocollo
• Data Protocollo
• Stato Spedizione [con relativo codice di errore]
• Id Provider
• Denominazione Provider
• Oggetto
• Azioni

Le azioni consentono due tipi di operazioni, legate all'applicativo, sui protocolli in sospeso:

• “Annulla” permette di annullare un invio in protocollazione (NB: unicamente per la decadenza di un provider, poiché l'azione è irreversibile e blocca il flusso se fatto su una domanda di accreditamento), se ad esempio il formato del file non è gestito dal protocollo (che gestisce unicamente file in formato pdf e pdf.p7m);
• “Riesegui” permette di rieseguire un invio in protocollazione se ad esempio è stato usato un formato non valido per la protocollazione e l'invio è stato bloccato. In quest'ultimo caso prima di fare clic su Riesegui, è necessario aver modificato il file in questione, col file corretto: in questo modo l'applicativo annulla il primo invio e manda in protocollazione il nuovo file (quindi se non si modifica il file, si ritorna alla situazione iniziale di blocco).

NB Prima dell'invio vero e proprio dei documenti in protocollazione c'è un tempo di stasi in cui i documenti stessi transitano da questa sezione: l'utente deve dare il tempo all'applicativo (passaggio del tread per l'invio al protocollo) di inviare correttamente il file in protocollazione senza eseguire alcun tipo di errore. Se dopo il passaggio del tread i documenti dovessero rimanere ancora in questa sezione, valutare le operazioni da compiere (contattare il protocollo in caso di errore, contattare l'helpdesk del fornitore in caso di altre anomalie).