ECM è il sistema documentale di gestione dell'Educazione Continua in Medicina.

Il Sistema per l'Educazione Continua in Medicina (ECM) è disciplinato dall'Accordo Stato-Regioni del 19 Aprile 2012, “Nuovo sistema di Formazione Continua in Medicina”, (rep. 101/CSR).

Il suo obiettivo è quello di monitorare e controllare l'aggiornamento professionale degli operatori della sanità; viene diretto e coordinato a livello regionale dai Centri Regionali di Riferimento per l'ECM; integrati a loro volta con il Sistema ECM Nazionale, che si occupa di fornire linee guida e indirizzi comuni.

Il software ideato da 3D Informatica è in grado di fornire tutte le funzionalità necessarie per la gestione delle attività complesse svolte dagli attori che interagiscono con il sistema, ovvero la Segreteria regionale ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini, i Collegi e le Associazioni Professionali.

Il sistema è stato suddiviso in diverse parti; ogni parte è costituita da moduli software, di cui sono dettagliate di seguito le principali caratteristiche:

• Flusso di accreditamento Provvisorio e Standard dei Provider ECM;
• Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi all’accreditamento);
• Anagrafica dei Provider;
• Bacheca personale del Provider (permette l'accesso alla procedura di accreditamento, l' accesso al fascicolo, le comunicazioni con la segreteria ECM);
• Bacheca di gestione e controllo degli accreditamenti della Segreteria ECM (permette il controllo del flusso degli accreditamenti, le comunicazioni con i Provider).

• Accreditamento eventi di Formazione Residenziale;
• Accreditamento progetti di Formazione sul Campo;
• Accreditamento eventi di Formazione a Distanza;
• Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi agli accreditamenti degli eventi);
• Bacheca gestionale della Segreteria ECM;
• Bacheca di gestione dei Provider (per accreditamento eventi).

• Sistema di gestione documentale (Fascicoli Professionisti, Provider, Gestionali);
• Area personale per Comunicazioni fra Provider/Segreteria ECM;
• Integrazione con Protocollo, PEC e Firma Digitale;
• Fascicolo del Professionista;
• Gestione degli Attestati di partecipazione ai corsi ECM;
• Invio in conservazione dei documenti e degli attestati di partecipazione.

• Anagrafica (Provider, Professionisti, Docenti, Tutor, Responsabili segreteria).

• Portale informativo;
• Albo Regionale dei Provider ECM;
• Catalogo Regionale delle attività ECM.

• Organismi consultivi e deliberativi ECM;
• Violazioni dei Provider.

Il sistema permette di gestire in maniera integrata tutte le attività svolte dalla Segreteria ECM, offrendo un unico punto di accesso ai procedimenti e ai documenti gestiti. Il documentale, posto alla base del sistema, fornisce un bacino informativo completo e dettagliato su tutte le attività svolte, garantendo un rapido recupero delle informazioni disponibili sui Provider, sugli eventi organizzati e sui percorsi formativi dei singoli Professionisti.

L'applicativo è estremamente flessibile; ogni modifica effettuata sui procedimenti (per esempio a causa di eventuali adeguamenti normativi) potrà essere adattata in maniera estremamente semplice nel software già esistente, ridisegnando velocemente i flussi configurati.

Il sistema offre un valido supporto per valutare la qualità complessiva della formazione offerta, e tiene traccia di ogni comunicazione e attività intercorsa fra i Provider, la Segreteria e i Professionisti Sanitari; mappando in modo certo i procedimenti e rendendo estremamente efficiente ed efficace la loro gestione.

Il sistema gestisce l’iter di accreditamento Provvisorio e Standard dei soggetti pubblici e privati che vogliono accreditarsi come Provider, per organizzare eventi relativi alla Formazione Continua in Medicina.

L’accreditamento è un flusso di operazioni strutturate, per le quali ogni utente può effettuare le proprie attività, portando a completamento i processi nei quali è coinvolto.

I soggetti richiedenti possono registrarsi, creare il proprio account, compilare la domanda di accreditamento, allegando la documentazione richiesta, e presentarla alla Segreteria ECM.

Il sistema calcola in automatico le scadenze relative ai procedimenti di accreditamento, inviandone opportuna comunicazione agli attori coinvolti, e la quota di iscrizione annuale, che deve essere corrisposta dal Provider per concludere l’iter di accreditamento, e per sbloccare l’accesso alle funzionalità di accreditamento degli eventi.

La comunicazione relativa all’avvenuto pagamento viene recepita in maniera automatica dall’applicativo, che è integrato con il sistema di pagamento regionale.

Il Provider riceve tramite il sistema notifiche relative a tutto l’iter di presentazione della propria domanda, e agli esiti della stessa, in base alle verifiche e alle approvazioni svolte dalla Segreteria ECM.

Il sistema permette di evidenziare le varie fasi del procedimento di accreditamento, le scadenze previste e gli “stati” del Provider, collegando lo stesso alla documentazione prodotta (conservata nel sistema documentale) sia dai Provider sia dalla Segreteria ECM. Ogni procedimento viene salvato nel sistema come un'unità informativa in formato XML, in modo tale che il procedimento e il suo iter siano sempre ricercabili e ricostruibili, per qualsiasi esigenza di controllo e monitoraggio degli stessi. Sarà possibile ricercare tramite una apposita maschera di ricerca le pratiche in base allo stato in cui si trovano, così da poter controllare in ogni momento lo sviluppo delle attività.