ECM è il sistema documentale di gestione dell'Educazione Continua in Medicina.

Il Sistema per l'Educazione Continua in Medicina (ECM) è disciplinato dall'Accordo Stato-Regioni del 19 Aprile 2012, “Nuovo sistema di Formazione Continua in Medicina”, (rep. 101/CSR).

Il suo obiettivo è quello di monitorare e controllare l'aggiornamento professionale degli operatori della sanità; viene diretto e coordinato a livello regionale dai Centri Regionali di Riferimento per l'ECM; integrati a loro volta con il Sistema ECM Nazionale, che si occupa di fornire linee guida e indirizzi comuni.

Il software ideato da 3D Informatica è in grado di fornire tutte le funzionalità necessarie per la gestione delle attività complesse svolte dagli attori che interagiscono con il sistema, ovvero la Segreteria regionale ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini, i Collegi e le Associazioni Professionali.

Il sistema è stato suddiviso in diverse parti; ogni parte è costituita da moduli software, di cui sono dettagliate di seguito le principali caratteristiche:

• Flusso di accreditamento Provvisorio e Standard dei Provider ECM;
• Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi all’accreditamento);
• Anagrafica dei Provider;
• Bacheca personale del Provider (permette l'accesso alla procedura di accreditamento, l' accesso al fascicolo, le comunicazioni con la segreteria ECM);
• Bacheca di gestione e controllo degli accreditamenti della Segreteria ECM (permette il controllo del flusso degli accreditamenti, le comunicazioni con i Provider).

• Accreditamento eventi di Formazione Residenziale;
• Accreditamento progetti di Formazione sul Campo;
• Accreditamento eventi di Formazione a Distanza;
• Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi agli accreditamenti degli eventi);
• Bacheca gestionale della Segreteria ECM;
• Bacheca di gestione dei Provider (per accreditamento eventi).

• Sistema di gestione documentale (Fascicoli Professionisti, Provider, Gestionali);
• Area personale per Comunicazioni fra Provider/Segreteria ECM;
• Integrazione con Protocollo, PEC e Firma Digitale;
• Fascicolo del Professionista;
• Gestione degli Attestati di partecipazione ai corsi ECM;
• Invio in conservazione dei documenti e degli attestati di partecipazione.

• Anagrafica (Provider, Professionisti, Docenti, Tutor, Responsabili segreteria).

• Portale informativo;
• Albo Regionale dei Provider ECM;
• Catalogo Regionale delle attività ECM.

• Organismi consultivi e deliberativi ECM;
• Violazioni dei Provider.

Il sistema permette di gestire in maniera integrata tutte le attività svolte dalla Segreteria ECM, offrendo un unico punto di accesso ai procedimenti e ai documenti gestiti. Il documentale, posto alla base del sistema, fornisce un bacino informativo completo e dettagliato su tutte le attività svolte, garantendo un rapido recupero delle informazioni disponibili sui Provider, sugli eventi organizzati e sui percorsi formativi dei singoli Professionisti.

L'applicativo è estremamente flessibile; ogni modifica effettuata sui procedimenti (per esempio a causa di eventuali adeguamenti normativi) potrà essere adattata in maniera estremamente semplice nel software già esistente, ridisegnando velocemente i flussi configurati.

Il sistema offre un valido supporto per valutare la qualità complessiva della formazione offerta, e tiene traccia di ogni comunicazione e attività intercorsa fra i Provider, la Segreteria e i Professionisti Sanitari; mappando in modo certo i procedimenti e rendendo estremamente efficiente ed efficace la loro gestione.

Il sistema gestisce l’iter di accreditamento Provvisorio e Standard dei soggetti pubblici e privati che vogliono accreditarsi come Provider, per organizzare eventi relativi alla Formazione Continua in Medicina.

L’accreditamento è un flusso di operazioni strutturate, per le quali ogni utente può effettuare le proprie attività, portando a completamento i processi nei quali è coinvolto.

I soggetti richiedenti possono registrarsi, creare il proprio account, compilare la domanda di accreditamento, allegando la documentazione richiesta, e presentarla alla Segreteria ECM.

Il sistema calcola in automatico le scadenze relative ai procedimenti di accreditamento, inviandone opportuna comunicazione agli attori coinvolti, e la quota di iscrizione annuale, che deve essere corrisposta dal Provider per concludere l’iter di accreditamento, e per sbloccare l’accesso alle funzionalità di accreditamento degli eventi.

La comunicazione relativa all’avvenuto pagamento viene recepita in maniera automatica dall’applicativo, che è integrato con il sistema di pagamento regionale.

Il Provider riceve tramite il sistema notifiche relative a tutto l’iter di presentazione della propria domanda, e agli esiti della stessa, in base alle verifiche e alle approvazioni svolte dalla Segreteria ECM.

Il sistema permette di evidenziare le varie fasi del procedimento di accreditamento, le scadenze previste e gli stati del Provider, collegando lo stesso alla documentazione prodotta (conservata nel sistema documentale) sia dai Provider sia dalla Segreteria ECM.

Ogni procedimento viene salvato nel sistema come un'unità informativa in formato XML, in modo tale che il procedimento e il suo iter siano sempre ricercabili e ricostruibili, per qualsiasi esigenza di controllo e monitoraggio degli stessi.

Sarà possibile ricercare tramite una apposita maschera di ricerca le pratiche in base allo stato in cui si trovano, così da poter controllare in ogni momento lo sviluppo delle attività.

Il fascicolo archivistico informatizzato del Provider è stato pensato per contenere la documentazione fornita all'ECM nel procedimento di accreditamento del Provider, e successivamente quella prodotta in fase di accreditamento dei singoli corsi.

Il fascicolo non è solamente un “contenitore” per la sedimentazione della documentazione, ma diventa strumento attivo per la gestione dei procedimenti e della relativa documentazione prodotta: è organizzato infatti secondo una spiccata integrazione con i procedimenti, per il raggiungimento di una massima efficienza e automatizzazione dei servizi, ma con le garanzie offerte dall'utilizzo di un fascicolo archivistico e da una corretta sedimentazione della documentazione prodotta a sostegno e durante i procedimenti.

Questo risultato è raggiunto organizzando il fascicolo in sotto-fascicoli: ogni sotto-fascicolo contiene la documentazione ordinata relativa all'accreditamento (provvisorio, standard) e alle eventuali violazioni e/o comunicazioni relative agli stessi; altre parti sono invece specificatamente dedicate all'accreditamento dei vari corsi organizzati.

Si può così definire il fascicolo del Provider come un fascicolo archivistico organizzato per persona giuridica: i documenti contenuti al suo interno appartengono a diversi procedimenti amministrativi/attività, ma sono legati da un vincolo archivistico interno, relativo appunto alla persona giuridica al quale lo stesso è intestato.

Ogni Provider può dunque consultare il proprio fascicolo, inserendo e/o modificando le informazioni in esso contenute.

Il fascicolo è organizzato in diverse sezioni:

• Dati relativi al Provider (per esempio nome, codice, tipologia di organizzazione, etc.);
• Vaschette relative ai documenti contenuti nel fascicolo dei Provider: corsi organizzati, accreditamenti provvisori e standard, comunicazioni, etc.;
• Funzionalità di ricerca globale o avanzata (per esempio secondo le tipologie documentali inserite).

Cliccando sulla vaschetta che interessa, è possibile visualizzare le liste dei documenti e i documenti in originale inseriti nel sistema documentale.

Il sistema gestisce l’anagrafica dei Provider, con cui la Segreteria ECM intrattiene contatti; consentendo la modifica e la visualizzazione delle schede anagrafiche in base ai diritti dell'utente sulle stesse.

L’anagrafica sviluppata è di tipo relazionale; ogni entità è contrassegnata da un ID univoco.

Ogni Provider ha a disposizione una bacheca personale, nella quale può visualizzare i propri dati amministrativi, modificare la password di accesso, ricevere nuovamente la mail con le proprie credenziali, presentare la relazione annuale finale, e controllare il procedimento di accreditamento in ogni fase, integrando se necessario la documentazione richiesta.

Dalla stessa bacheca è possibile accedere alla consultazione del proprio fascicolo, e inviare e ricevere comunicazioni di qualsiasi tipo con la Segreteria ECM.

La bacheca permette inoltre di accedere alla propria area di accreditamento eventi; dalla quale sarà possibile inserirne di nuovi oppure recuperarli dal Piano Formativo Annuale, dettagliandoli ulteriormente durante la fase di accreditamento.

La Segreteria ECM ha a disposizione una bacheca gestionale, dalla quale può monitorare i procedimenti di accreditamento e intervenire sugli stessi quando necessario. La Segreteria può modificare e intervenire su tutti i procedimenti in atto.

Nella bacheca compaiono tutte le informazioni necessarie alla gestione degli accreditamenti, e in un apposita area è possibile accedere al modulo che permette di inviare comunicazioni di ogni tipo ai Provider interessati.

Provider accreditati dall’ECM, secondo la procedura precedentemente descritta, hanno la possibilità di accedere alle funzioni di gestione e di accreditamento degli eventi. Ogni tipologia di evento (Formazione Residenziale, Formazione sul Campo, Formazione a Distanza) ha il suo specifico flusso di accreditamento, gestito tramite apposite procedure sviluppate.

Ogni accreditamento degli eventi termina con il pagamento della quota dovuta (calcolo e acquisizione automatica dei dati relativi al pagamento) e, in seguito al suo svolgimento, con la generazione degli Attestati di Partecipazione dei Professionisti partecipanti, che, originati sulla base del file Xml del Co.Ge.A.P.S., e poi firmati digitalmente, vengono inseriti all’interno dei fascicoli dei Professionisti, incrementando il calcolo automatico dei crediti da questi maturati.

Gli Eventi saranno accreditati direttamente dai Provider che hanno ricevuto un accreditamento di tipo Provvisorio (e successivamente un accreditamento di tipo Standard); mentre i Provider (di nuova istituzione) che hanno ricevuto un accreditamento di tipo provvisorio con tutoraggio avranno la possibilità di inserire gli eventi, ma gli stessi saranno accreditati dalla Segreteria ECM, che avrà a disposizione un apposito cruscotto dal quale controllare (e dal quale eventualmente modificare) l’iter di tutti gli eventi in accreditamento/accreditati/svolti/da svolgere.

Sono utilizzati algoritmi specifici per il calcolo del numero dei crediti maturati da ogni singolo evento, in base agli specifici parametri inseriti per ogni specifico campo.

I Provider hanno accesso alle procedure di accreditamento delle diverse tipologie di eventi dalla propria area personale. Le tipologie proposte sono selezionate per ogni singolo Provider sulla base di quanto dichiarato in fase di accreditamento.

Lo stato di un evento è visibile e ricercabile in ogni fase del suo iter di accreditamento.