ECM è il sistema documentale di gestione dell'Educazione Continua in Medicina.

Il Sistema per l'Educazione Continua in Medicina (ECM) è disciplinato dall'Accordo Stato-Regioni del 19 Aprile 2012, “Nuovo sistema di Formazione Continua in Medicina”, (rep. 101/CSR).

Il suo obiettivo è quello di monitorare e controllare l'aggiornamento professionale degli operatori della sanità; viene diretto e coordinato a livello regionale dai Centri Regionali di Riferimento per l'ECM; integrati a loro volta con il Sistema ECM Nazionale, che si occupa di fornire linee guida e indirizzi comuni.

Il software ideato da 3D Informatica è in grado di fornire tutte le funzionalità necessarie per la gestione delle attività complesse svolte dagli attori che interagiscono con il sistema, ovvero la Segreteria regionale ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini, i Collegi e le Associazioni Professionali.

Il sistema è stato suddiviso in diverse parti; ogni parte è costituita da moduli software, di cui sono dettagliate di seguito le principali caratteristiche:

• Flusso di accreditamento Provvisorio e Standard dei Provider ECM;
• Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi all’accreditamento);
• Anagrafica dei Provider;
• Bacheca personale del Provider (permette l'accesso alla procedura di accreditamento, l' accesso al fascicolo, le comunicazioni con la segreteria ECM);
• Bacheca di gestione e controllo degli accreditamenti della Segreteria ECM (permette il controllo del flusso degli accreditamenti, le comunicazioni con i Provider).

• Accreditamento eventi di Formazione Residenziale;
• Accreditamento progetti di Formazione sul Campo;
• Accreditamento eventi di Formazione a Distanza;
• Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi agli accreditamenti degli eventi);
• Bacheca gestionale della Segreteria ECM;
• Bacheca di gestione dei Provider (per accreditamento eventi).

• Sistema di gestione documentale (Fascicoli Professionisti, Provider, Gestionali);
• Area personale per Comunicazioni fra Provider/Segreteria ECM;
• Integrazione con Protocollo, PEC e Firma Digitale;
• Fascicolo del Professionista;
• Gestione degli Attestati di partecipazione ai corsi ECM;
• Invio in conservazione dei documenti e degli attestati di partecipazione.

• Anagrafica (Provider, Professionisti, Docenti, Tutor, Responsabili segreteria).

• Portale informativo;
• Albo Regionale dei Provider ECM;
• Catalogo Regionale delle attività ECM.

• Organismi consultivi e deliberativi ECM;
• Violazioni dei Provider.

Il sistema permette di gestire in maniera integrata tutte le attività svolte dalla Segreteria ECM, offrendo un unico punto di accesso ai procedimenti e ai documenti gestiti. Il documentale, posto alla base del sistema, fornisce un bacino informativo completo e dettagliato su tutte le attività svolte, garantendo un rapido recupero delle informazioni disponibili sui Provider, sugli eventi organizzati e sui percorsi formativi dei singoli Professionisti.

L'applicativo è estremamente flessibile; ogni modifica effettuata sui procedimenti (per esempio a causa di eventuali adeguamenti normativi) potrà essere adattata in maniera estremamente semplice nel software già esistente, ridisegnando velocemente i flussi configurati.

Il sistema offre un valido supporto per valutare la qualità complessiva della formazione offerta, e tiene traccia di ogni comunicazione e attività intercorsa fra i Provider, la Segreteria e i Professionisti Sanitari; mappando in modo certo i procedimenti e rendendo estremamente efficiente ed efficace la loro gestione.

Il sistema gestisce l’iter di accreditamento Provvisorio e Standard dei soggetti pubblici e privati che vogliono accreditarsi come Provider, per organizzare eventi relativi alla Formazione Continua in Medicina.

L’accreditamento è un flusso di operazioni strutturate, per le quali ogni utente può effettuare le proprie attività, portando a completamento i processi nei quali è coinvolto.

I soggetti richiedenti possono registrarsi, creare il proprio account, compilare la domanda di accreditamento, allegando la documentazione richiesta, e presentarla alla Segreteria ECM.

Il sistema calcola in automatico le scadenze relative ai procedimenti di accreditamento, inviandone opportuna comunicazione agli attori coinvolti, e la quota di iscrizione annuale, che deve essere corrisposta dal Provider per concludere l’iter di accreditamento, e per sbloccare l’accesso alle funzionalità di accreditamento degli eventi.

La comunicazione relativa all’avvenuto pagamento viene recepita in maniera automatica dall’applicativo, che è integrato con il sistema di pagamento regionale.

Il Provider riceve tramite il sistema notifiche relative a tutto l’iter di presentazione della propria domanda, e agli esiti della stessa, in base alle verifiche e alle approvazioni svolte dalla Segreteria ECM.

Il sistema permette di evidenziare le varie fasi del procedimento di accreditamento, le scadenze previste e gli stati del Provider, collegando lo stesso alla documentazione prodotta (conservata nel sistema documentale) sia dai Provider sia dalla Segreteria ECM.

Ogni procedimento viene salvato nel sistema come un'unità informativa in formato XML, in modo tale che il procedimento e il suo iter siano sempre ricercabili e ricostruibili, per qualsiasi esigenza di controllo e monitoraggio degli stessi.

Sarà possibile ricercare tramite una apposita maschera di ricerca le pratiche in base allo stato in cui si trovano, così da poter controllare in ogni momento lo sviluppo delle attività.

Il fascicolo archivistico informatizzato del Provider è stato pensato per contenere la documentazione fornita all'ECM nel procedimento di accreditamento del Provider, e successivamente quella prodotta in fase di accreditamento dei singoli corsi.

Il fascicolo non è solamente un “contenitore” per la sedimentazione della documentazione, ma diventa strumento attivo per la gestione dei procedimenti e della relativa documentazione prodotta: è organizzato infatti secondo una spiccata integrazione con i procedimenti, per il raggiungimento di una massima efficienza e automatizzazione dei servizi, ma con le garanzie offerte dall'utilizzo di un fascicolo archivistico e da una corretta sedimentazione della documentazione prodotta a sostegno e durante i procedimenti.

Questo risultato è raggiunto organizzando il fascicolo in sotto-fascicoli: ogni sotto-fascicolo contiene la documentazione ordinata relativa all'accreditamento (provvisorio, standard) e alle eventuali violazioni e/o comunicazioni relative agli stessi; altre parti sono invece specificatamente dedicate all'accreditamento dei vari corsi organizzati.

Si può così definire il fascicolo del Provider come un fascicolo archivistico organizzato per persona giuridica: i documenti contenuti al suo interno appartengono a diversi procedimenti amministrativi/attività, ma sono legati da un vincolo archivistico interno, relativo appunto alla persona giuridica al quale lo stesso è intestato.

Ogni Provider può dunque consultare il proprio fascicolo, inserendo e/o modificando le informazioni in esso contenute.

Il fascicolo è organizzato in diverse sezioni:

• Dati relativi al Provider (per esempio nome, codice, tipologia di organizzazione, etc.);
• Vaschette relative ai documenti contenuti nel fascicolo dei Provider: corsi organizzati, accreditamenti provvisori e standard, comunicazioni, etc.;
• Funzionalità di ricerca globale o avanzata (per esempio secondo le tipologie documentali inserite).

Cliccando sulla vaschetta che interessa, è possibile visualizzare le liste dei documenti e i documenti in originale inseriti nel sistema documentale.

Il sistema gestisce l’anagrafica dei Provider, con cui la Segreteria ECM intrattiene contatti; consentendo la modifica e la visualizzazione delle schede anagrafiche in base ai diritti dell'utente sulle stesse.

L’anagrafica sviluppata è di tipo relazionale; ogni entità è contrassegnata da un ID univoco.

Ogni Provider ha a disposizione una bacheca personale, nella quale può visualizzare i propri dati amministrativi, modificare la password di accesso, ricevere nuovamente la mail con le proprie credenziali, presentare la relazione annuale finale, e controllare il procedimento di accreditamento in ogni fase, integrando se necessario la documentazione richiesta.

Dalla stessa bacheca è possibile accedere alla consultazione del proprio fascicolo, e inviare e ricevere comunicazioni di qualsiasi tipo con la Segreteria ECM.

La bacheca permette inoltre di accedere alla propria area di accreditamento eventi; dalla quale sarà possibile inserirne di nuovi oppure recuperarli dal Piano Formativo Annuale, dettagliandoli ulteriormente durante la fase di accreditamento.

La Segreteria ECM ha a disposizione una bacheca gestionale, dalla quale può monitorare i procedimenti di accreditamento e intervenire sugli stessi quando necessario. La Segreteria può modificare e intervenire su tutti i procedimenti in atto.

Nella bacheca compaiono tutte le informazioni necessarie alla gestione degli accreditamenti, e in un apposita area è possibile accedere al modulo che permette di inviare comunicazioni di ogni tipo ai Provider interessati.

Provider accreditati dall’ECM, secondo la procedura precedentemente descritta, hanno la possibilità di accedere alle funzioni di gestione e di accreditamento degli eventi. Ogni tipologia di evento (Formazione Residenziale, Formazione sul Campo, Formazione a Distanza) ha il suo specifico flusso di accreditamento, gestito tramite apposite procedure sviluppate.

Ogni accreditamento degli eventi termina con il pagamento della quota dovuta (calcolo e acquisizione automatica dei dati relativi al pagamento) e, in seguito al suo svolgimento, con la generazione degli Attestati di Partecipazione dei Professionisti partecipanti, che, originati sulla base del file XML del Co.Ge.A.P.S., e poi firmati digitalmente, vengono inseriti all’interno dei fascicoli dei Professionisti, incrementando il calcolo automatico dei crediti da questi maturati.

Gli Eventi saranno accreditati direttamente dai Provider che hanno ricevuto un accreditamento di tipo Provvisorio (e successivamente un accreditamento di tipo Standard); mentre i Provider (di nuova istituzione) che hanno ricevuto un accreditamento di tipo provvisorio con tutoraggio avranno la possibilità di inserire gli eventi, ma gli stessi saranno accreditati dalla Segreteria ECM, che avrà a disposizione un apposito cruscotto dal quale controllare (e dal quale eventualmente modificare) l’iter di tutti gli eventi in accreditamento/accreditati/svolti/da svolgere.

Sono utilizzati algoritmi specifici per il calcolo del numero dei crediti maturati da ogni singolo evento, in base agli specifici parametri inseriti per ogni specifico campo.

I Provider hanno accesso alle procedure di accreditamento delle diverse tipologie di eventi dalla propria area personale. Le tipologie proposte sono selezionate per ogni singolo Provider sulla base di quanto dichiarato in fase di accreditamento.

Lo stato di un evento è visibile e ricercabile in ogni fase del suo iter di accreditamento.

Dall'apposita bacheca, la Segreteria ECM può controllare gli accreditamenti di tutti gli eventi da parte dei Provider, monitorando il loro inserimento ed intervenendo dove necessario.

Dall'apposita bacheca, i Provider possono gestire l'iter di accreditamento dei singoli eventi, dalla loro registrazione (inserimento dei dati relativi all'evento) fino alle procedure finali (inserimento dei file XML relativi alla partecipazione agli eventi) e al pagamento della quota richiesta.

Il modulo permette l'invio e l'archiviazione di comunicazioni, anche per gruppi di anagrafiche, che vengono in questo modo tracciate dal sistema e inserite nei rispettivi fascicoli.

Il sistema permette di inviare comunicazioni ufficiali, firmate digitalmente all'interno dello stesso, e inviate tramite Posta Elettronica Certificata ai destinatari, tramite l'integrazione con il protocollo informatico regionale:

Il fascicolo archivistico informatizzato del professionista della salute è stato pensato per contenere la documentazione prodotta in relazione alla formazione continua del professionista.

Consultando il fascicolo diventa possibile ricostruire e verificare, tramite la documentazione correttamente sedimentata nello stesso, il percorso formativo del professionista.

Nel fascicolo infatti confluiscono tutte le informazioni relative ai corsi formativi effettuati, il numero dei crediti acquisiti, le domande d’iscrizione ai corsi, le certificazioni necessarie, e tutta la documentazione prodotta e necessaria per lo svolgimento del processo di formazione.

In particolar modo in questo fascicolo confluiscono gli attestati di partecipazione ai corsi ECM frequentati, che diventano documenti informatici validi a tutti gli effetti di legge, tramite l'apposizione sugli stessi della firma digitale e il loro invio in conservazione in un sistema a norma.

Gli attestati saranno automaticamente acquisiti dal sistema documentale e poi validati dai Provider con l'apposizione di firma digitale remota.

Il sistema gestisce in automatico la produzione degli attestati di partecipazione agli eventi formativi, in base al file XML contenente i dati relativi, che viene caricato dai Provider nel sistema al termine degli eventi stessi: sulla base di questo vengono generati gli attestati di partecipazione in PDF, firmati digitalmente in modalità remota e così forniti ai professionisti.

In particolar modo, gli attestati sono registrati in un apposito repertorio annuale, che conferisce agli stessi un numero progressivo univoco, sulla base del quale il singolo professionista è in grado di richiedere e recuperare eventualmente il documento in originale, tramite il proprio ordine professionale.

Gli attestati così formati potranno poi essere inviati al servizio di conservazione della Regione.

La loro gestione è dunque strettamente correlata con il sistema di gestione documentale.

Gli attestati sono inseriti nel relativo fascicolo del Professionista, per tenere traccia in maniera automatica del numero di crediti maturati annualmente dallo stesso (indicati in un apposito campo descrittivo del fascicolo stesso).

Il sistema documentale è strettamente integrato con il sistema regionale di conservazione a norma dei documenti.

In questo modo gli attestati di partecipazione ai corsi potranno essere inviati al servizio di conservazione in maniera totalmente automatica, garantendo la loro conservazione e il mantenimento della loro integrità nel corso del tempo.

La possibilità di inviare in conservazione tipologie documentali permette di estendere gli invii a tutti i documenti conservati nel sistema documentale dell'ECM.

L'invio in conservazione è totalmente automatico, e viene effettuato impostando scadenze e modalità di invio, monitorandone ogni fase, grazie alla produzione di apposita reportistica.

Il sistema permetterà di gestire le anagrafiche dei Provider, dei Professionisti, dei Docenti, dei Garanti e di tutti i soggetti con cui la Segreteria ECM intrattiene contatti; consentendo la modifica e la visualizzazione in base ai diritti dell'utente sulle stesse. L’anagrafica sviluppata sarà di tipo relazionale; ogni entità è contrassegnata da un ID univoco.

Le anagrafiche sono strettamente correlate con la gestione documentale: in ogni documento viene riportato, tramite un riferimento interno, l’intera anagrafica dell’interessato, così da mantenere una perfetta integrità e auto consistenza del documento.

Eventuali campi descrittivi per soggetti particolari potranno essere inseriti senza problemi, grazie a tabelle collegate che permetteranno di inserire metadati particolari per la descrizione. Le anagrafiche potranno essere integrate e riutilizzate in contesti diversi, in particolare quelle relative ai professionisti, tenute rispettivamente dalla Regione ma anche da Ordini, Collegi e Associazioni professionali e quelle relative agli organizzatori di formazione.

Il sistema permette di creare dei gruppi di anagrafiche, anche con tipologie di soggetti diversi, per l'invio di comunicazioni massive.

Il Portale ECM, oltre ad essere il sito di riferimento per la comunicazione delle attività svolte dal Centro per l’educazione continua in medicina, rappresenta il punto di accesso privilegiato alle funzionalità offerte dal Sistema, per tutti gli attori interessati (sia interni che esterni): la Segreteria ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini e i Collegi Professionali. In particolar modo, il Portale offre come funzioni generali:

• Un area per l’accesso alla documentazione e alle informazioni, relative all’ECM e alle sue funzioni (Normative, News, Faq, etc);
• Un area per la registrazione nel sistema e l’accesso alle procedure gestite (Accreditamento Provider; Accreditamento Eventi di Formazione Residenziale; Accreditamento Progetti di Formazione sul campo; Accreditamento Progetti di Formazione a Distanza); oltre che a tutti i manuali tecnici specifici;
• Un area per l’accesso al Sistema Documentale (per esempio per gli Ordini o i Collegi Professionali, per la consultazione dei fascicoli dei loro iscritti);
• Un area per l’accesso al Catalogo Regionale delle attività ECM accreditate dalla Regione; all’Albo Regionale dei Provider ECM; alla bacheca e al calendario degli Eventi Formativi, consultabili da parte dei Professionisti.

Il sistema permette alla Segreteria ECM di gestire e di aggiornare in automatico l'albo regionale dei Provider, che saranno distinti in base alla tipologia di accreditamento ricevuto.

L’albo viene aggiornato in automatico, non appena un Provider risulta accreditato. L’Albo permette di tenere traccia dei dati amministrativi dei Provider accreditati e delle attività da questi svolte.

Tutti gli eventi accreditati dai Provider verranno automaticamente inseriti all’interno del Catalogo Regionale delle attività ECM.

Questo consiste in una bacheca, in cui è possibile ricercare e consultare gli eventi accreditati.

Tramite il calendario, è possibile consultare la descrizione completa degli eventi e scaricare il programma inserito dal Provider in sede di accreditamento e/o ricercare gli eventi da svolgersi o già svolti.

La ricerca degli eventi può essere effettuata secondo le seguenti chiavi: periodo di svolgimento, parola chiave, luogo di svolgimento, professioni coinvolte, numero di crediti ECM maturati dal progetto/evento, valore della quota di iscrizione, nome del Provider.

L'ECM può gestire i propri Organismi consultivi e deliberativi tramite l'apposito modulo del sistema, che permette di inserire ordini del giorno consultabili da tutti i membri, di inviare comunicazioni riguardo alle tematiche trattate, e di concedere la visibilità sulla documentazione relativa alle sedute e alle decisioni prese dagli organi.

L' ECM ha la possibilità di gestire le violazioni dei Provider in caso di inadempienze degli stessi.

Il sistema permetterà di inviare le ammonizioni, e le revoche, temporanee o definitive, degli accreditamenti dei Provider; permettendo di interrompere l’accreditamento degli eventi in base alle necessità; in collegamento anche con la gestione dei pagamenti delle quote annuali e delle quote per gli eventi (se i Provider non sono in regola, potranno essere temporaneamente bloccati finché non provvederanno ad eseguire i pagamenti dovuti).