La presente pagina del Wiki costituisce il Manuale utente della Console del Mail Storage Agent (MSA), applicativo creato per il monitoraggio del nuovo archiviatore PEC/EMAIL di DocWay.

Nella tabella di seguito si riporta l’elenco delle abbreviazioni, acronimi e definizioni utilizzati nei paragrafi seguenti:

I destinatari del manuale sono gli amministratori delle caselle di posta (email e PEC) configurate all’interno dell’applicativo DocWay.

Il manuale è organizzato sulla base delle funzionalità del sistema. Le singole funzionalità vengono descritte nello specifico, tramite le interfacce applicative, in modo da essere una guida puntuale per l’utente nella comprensione dell’utilizzo dell’applicativo.

Il manuale è stato strutturato in modo tale da seguire logicamente il flusso di navigazione dell’applicativo descrivendo le singole funzionalità messe a disposizione.

Gli utenti autorizzati avranno a disposizione una username e una password, da inserire nella pagina di login, per effettuare l’accesso tramite autenticazione all’applicativo.

Per uscire dall’applicativo (logout), è necessario cliccare sull’icona dell’omino posta in alto a destra della pagina e cliccare sulla funzione logout.

Dopo aver effettuato il login nell’applicativo, l’utente visualizza l’Home Page della console dell’MSA. L’interfaccia, all’apertura, mostra di default la sezione Caselle.

La console permette di monitorare lo stato dei messaggi archiviati tramite MSA su DocWay, evidenziando lo stato dell’ultima esecuzione dell’MSA e gli errori riscontrati nello scaricamento dei singoli messaggi email/PEC, suddivisi in base alla casella mail di provenienza.

Questa sezione contiene l’elenco di tutte le caselle di posta configurate all’interno dell’applicativo DocWay, nella sezione Caselle di posta dell’ACL.

Tramite questa sezione è possibile agire a livello di caselle di posta, agendo su tutti i messaggi pervenuti sulla singola casella.

Per ogni casella di posta presente vengono riportate le seguenti informazioni:

• Nome: Nome della casella registrato in ACL, nel campo NOME;
• Indirizzo: Indirizzo email della casella configurato in ACL nel campo EMAIL della sezione Mailbox-in della Casella di posta;
• Ultima rielaborazione: Indica lo stato della casella, relativo all’ultima esecuzione dell’MSA. In particolare ci fornisce informazioni su:

Stato: Indica se l’MSA è stato in grado di processare correttamente la casella di posta configurata sull’ACL. Lo “stato” è sempre relativo all’ultima esecuzione dell’MSA ed è rappresentato da due diversi simboli, che rappresentano esiti differenti:

(1) Spunta verde: se passiamo con il mouse su questa icona, comparirà la scritta “Lettura della casella completata”, che indica come la casella sia stata processata correttamente;

(2) Triangolo rosso con il punto esclamativo: icona che indica “Errore in fase di analisi della casella”. Ciò vuol dire che è stato riscontrato un problema nel processare la casella di posta (ad esempio perché non è stato possibile connettersi alla casella perché la password registrata è sbagliata). In questa situazione sarà necessario intervenire sulla configurazione della casella di posta lato ACL per risolvere i problemi di connessione:

Inizio/fine: riporta l'informazione relativa all'inizio e alla fine dell'elaborazione della casella di posta da parte dell MSA (data e ora);

• Errori: Indica il numero totale di messaggi PEC/EMAIL in errore presenti sulla casella di posta;
• Azioni: Permette di accedere ai pulsanti relativi alle azioni disponibili sulle singole caselle ( Rielabora , Dettaglio , Errori ).

Sopra la tabella sono presenti i pulsanti Filtro e Rielabora:

Filtro. Cliccando su questo pulsante si apre la finestra “Filtra Caselle” , che permette di effettuare una ricerca delle caselle di posta, utilizzando tre parametri: Indirizzo, Stato (Success o Error) ed Errori;

Rielabora: Questo comando agisce su tutte le caselle di posta configurate e permette di modificare lo stato di tutti i messaggi, passandolo da Errore a Riprova, in modo tale che l’archiviatore, nel momento in cui riparte con lo scaricamento delle email, rielabori tutti i messaggi presenti nello stato di errore in tutte le caselle.

I messaggi in errore vengono riprocessati solo se viene cliccato il pulsante rielabora, per evitare che il sistema rielabori in continuazione i messaggi in errore, mandando più volte le medesime notifiche di errore.

Al termine della rielaborazione dei messaggi in errore, la situazione del dettaglio delle singole caselle sarà aggiornata con le eventuali risoluzioni di errori effettuate.

Immediatamente sotto il pulsante Rielabora si trova la colonna Azioni, nella quale, per ogni riga, sono inserite tre icone che identificano le azioni possibili su quella specifica casella selezionata:

• Rielabora (icona freccia curva): permette di riavviare il processo di scaricamento della mail andata in errore presenti sulla singola casella da parte dell’MSA. I messaggi in errore, infatti, sono riprocessati solo se viene cliccato il pulsante rielabora, per evitare che il sistema rielabori in continuazione i messaggi in errore, mandando più volte le medesime notifiche di errore. Al termine della rielaborazione del messaggio in errore, la situazione del dettaglio delle singole caselle sarà aggiornata con le eventuali risoluzioni di errori effettuate.

• Dettagli (icona a forma di “i”): Cliccando su questo compare una finestra che mostra il dettaglio relativo all’ultima esecuzione del MSA su quella casella di posta. Il dettaglio riporta le indicazioni relative a:

1. Totale dei messaggi trovati sulla casella
2. Il numero di messaggi che sono stati archiviati correttamente su DocWay;
3. Messaggi ignorati;
4. L'eventuale numero degli errori riscontrati nella ultima esecuzione dell'MSA.

• Messaggio (icona a forma di busta): Cliccando su questo pulsante, siamo indirizzati alla sezione Messaggi, che contiene la tabella con l’elenco dei messaggi in errore rimasti su quella specifica casella selezionata

Nella sezione Messaggi sono invece visualizzati tutti i messaggi in errore di tutte le caselle di posta configurate.

In questa sezione è possibile agire a livello di singolo messaggio in errore. Questo consente di avere un controllo capillare di tutti i messaggi passati sulla casella di posta e permette di effettuare ulteriori azioni su ogni singolo messaggio, tramite gli appositi pulsanti contenuti nella colonna “azioni”.

Per selezionare la singola mail fra quelle presenti nella lista, è sufficiente posizionarsi con il mouse sulla relativa riga e cliccare il tasto destro.

La riga viene evidenziata in grigio. Per muoversi nella lista è possibile utilizzare la scrollbar presente sulla destra della sezione.

Per ogni email in errore vengono visualizzati i seguenti dati:

• Data invio : Data e ora dell’invio della mail processata;
• Stato : Indica lo stato della mail relativo al suo scaricamento in DocWay da parte dell’MSA;
• Casella di ricezione: Nome della casella registrato in ACL nel campo NOME ;
• Mittente: l'inviante della mail
• Oggetto: Oggetto della mail processata;
• Azioni: Permette di accedere ai pulsanti relativi alle azioni disponibili sulle singole caselle (Cestino, Rielabora, Dettaglio, EML), come illustrato nella tabella seguente.

1. Eliminazione (icona cestino): questa azione permette di eliminare il messaggio dalla tabella;
2. Rielabora (icona freccia ricurva): Cliccando su questo pulsante viene riavviato il processo di scaricamento della mail da parte dell’MSA. Se l’errore risulta risolto, la mail scomparirà dalla lista dei messaggi e scalerà il numero degli errori presenti sulla casella relativa alla mail riprocessata;
3. Dettaglio (icona triangolo rosso): viene visualizzato il dettaglio dell’errore riscontrato in fase di scaricamento dall’MSA;
4. EML (icona freccia verso il basso): Cliccando su questo pulsante viene proposta la possibilità di aprire o salvare l’EML originale della email che è stata processata e che è andata in errore nella fase di scaricamento.

Sopra la tabella sono presenti i pulsanti Filtra e Rielabora che hanno analoghe funzioni a quelle illustrate per la sezione Caselle.

Cliccando su Filtra, comparirà la finestra Filtra messaggi, che ci consentirà di effettuare la ricerca dei messaggi secondo i sottoelencati parametri:

• Mittente;
• Casella di ricezione;
• Id. del messaggio;
• Data Invio;
• Status (error,success, retry):

Il pulsante Rielabora, invece, agisce su tutte i messaggi in errore della caselle di posta selezionata e permette di modificare lo stato di tutti i messaggi, passandolo da Errore a Riprova, in modo tale che l’archiviatore, nel momento in cui riparte con lo scaricamento delle email, rielabori tutti i messaggi presenti nello stato di errore