Il termine dematerializzazione identifica il processo di sostituzione del supporto cartaceo, sul quale tradizionalmente è stata prodotta la documentazione amministrativa, in favore del documento informatico. La dematerializzazione si pone come un percorso qualificante di efficienza, efficacia e di trasparenza delle amministrazioni pubbliche, consentendo nel contempo grandi risparmi diretti in termini di carta e spazi recuperati, e indiretti in termini di tempo ed efficacia dell’azione amministrativa pubblica, a vantaggio dei servizi resi alle aziende ed ai privati.

Il punto di riferimento normativo per perseguire la dematerializzazione della documentazione amministrativa è costituito dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

I principali strumenti di questa riforma sono identificati:

• Nel diritto dei cittadini e nell’obbligo delle imprese di comunicare con le Amministrazioni pubbliche mediante l'uso delle tecnologie telematiche, ed in particolare attraverso il sistema di posta elettronica certificata, istituendo appositi indici e registri pubblici per la consultazione degli indirizzi;
• Nella disciplina del documento informatico, a cui viene garantita piena validità giuridica, disciplinandone forme e modalità di firma elettronica, qualificata o digitale.

Nelle modalità di formazione, trasmissione, gestione e conservazione dei documenti informatici, e nell’obbligo per le pubbliche amministrazioni di perseguire la gestione informatica dei procedimenti e di raccogliere i documenti prodotti in un fascicolo informatico.

In questo contesto il governo dei processi di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è diventato un fattore fondamentale per garantire nel tempo l'integrità e la reperibilità dei documenti.

Le regole e le pratiche alla base del ciclo di gestione dei sistemi documentari informatizzati già dettate dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, ossia il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, capo IV – Sistema di gestione informatica dei documenti prevedono la puntuale applicazione di principi cardine quali la protocollazione, la classificazione, la fascicolazione, l’archiviazione, la selezione e la conservazione.

Per un approfondimento, oltre alle norme già citate e ad altre di settore, si segnalano in particolare le seguenti:

• DPR 11/02/2005 n. 68 Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’art. 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3;
• DPCM 22/07/2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell’art. 5-bis del Codice dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni;
• DPCM 22/02/2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, 4 comma 3, 24, comma 4,28, comma 3,32, comma 3, lett.b), 35, comma 2,36, comma 2, e 71;
• DPCM 3/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, comma 3 e 5-bis, 23 ter, comma 4, 43, comma 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
• DPCM 3/12/2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
• DPCM 13/11/2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
• Regolamento (UE) n. 910/2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE;
• Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Il processo di dematerializzazione ha quindi spinto all'implementazione del sistema di gestione documentale della Regione (Do.Ge.), finalizzato alla semplificazione dei processi amministrativi attraverso la massima condivisione delle informazioni e l’integrazione della gestione completa del ciclo di vita del documento.

DoGe è il sistema di gestione documentale della Regione del Veneto, che presidia l'intero processo dei flussi dei documenti interni ed esterni, dalla loro produzione alla loro aggregazione logica, la circolazione interna ed esterna all’Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale del Veneto, l'archiviazione e la conservazione.

DoGe è composto da più applicazioni specializzate, che sovrintendono a specifiche attività, ciascuna preposta a gestire determinati aspetti del ciclo di vita del documento, che congiuntamente, vanno a coprire il complesso delle funzionalità di gestione documentale richieste e rispondenti al processo di dematerializzazione in atto. Le funzionalità sono:

• I servizi a supporto della gestione documentale;
• Il sistema ARCO;
• Il registro di protocollo informatico;
• La piattaforma documentale OPERA.

I servizi a supporto della gestione documentale si articolano in:

• Autenticazione: Il sistema di autenticazione permette l’accesso degli utenti che accedono ai vari applicativi secondo policy di accesso e sicurezza prestabilite;
• Profilatura;
• Organizzazione;
• Firma digitale: Nella creazione dei documenti informatici con valore amministrativo, le strutture della Giunta Regionale del Veneto utilizzano i servizi di firma digitale. Essa può essere apposta in due modalità tecnologiche: La prima consiste nell'utilizzo di un dispositivo sicuro di firma (ad esempio la smart card) da parte del titolare, che genera la firma sulla postazione in locale; la seconda consiste nel servizio di firma massiva automatica (la cosiddetta firma massiva). Il servizio permette di apporre automaticamente la firma digitale e la validazione temporale ad elevati volumi di documenti informatici.
• Marca temporale: Qualora in sede di formazione dei documenti informatici, sia necessario dotarli di data ed ora opponibili a terzi, è prevista l’apposizione di una marcatura postale elettronica. La marca temporale viene richiesta al TSS (Time Stamping Service) di una Certification Authority accreditata, che la restituisce firmata con un certificato emesso dalla TSA (Time Stamping Authority). La marcatura temporale è solo uno dei sistemi di validazione temporale previsti dall’art. 41 del DPCM 22/02/2013, recante le regole tecniche sulla firma digitale. Si ricorda che gli altri, pi`u comunemente usati, sono la segnatura di protocollo, il riferimento temporale costituito dalla conservazione a norma, e l’utilizzo della posta certificata.
• Servizio di archiviazione e conservazione elettronica dei documenti: Tutti i documenti vengono archiviati nel sistema documentale e, laddove previsto, alcune tipologie documentali sono inviate al sistema di conservazione a norma. Il sistema di archiviazione è gestito su piattaforma documentale residente all'interno del centro elaborazione dati regionale, mentre il sistema di conservazione viene attualmente gestito da un conservatore accreditato e messo a disposizione dell'Amministrazione, mediante opportuni servizi di interfacciamento.

Il sistema ARCO (Archivio Organizzato) è il nucleo centrale attraverso il quale viene privilegiata la costituzione dell’archivio nel rispetto di tutte le altre componenti del sistema. Esso permette di:

• Organizzare gli aspetti di gestione del flusso documentale che consentono, presso le Strutture regionali, un’ordinata costruzione dell’archivio corrente;
• La creazione, l'aggiornamento e la fornitura agli utenti del sistema documentale dei titolari di classificazione, il massimario dei tempi di conservazione e i metadati per i documenti informatici;
• Garantire tutte le funzionalità di gestione proprie dell’Archivio Generale, dalla conservazione degli archivi cartacei e digitali di deposito e storico, dagli inventari allo scarto d’archivio, alla gestione del topografico;
• Usufruire dei possibili servizi di consultazione dei documenti depositati a favore delle strutture regionali produttrici, e del pubblico, che ha diritto di accedervi secondo le norme previste dalla Legge 241 del 1990 o per motivi di studio e ricerca (secondo l’articolo 122 del Decreto Legislativo numero 42 del 2004).

Il registro di protocollo informatico consente la registrazione e la segnatura dei documenti informatici e delle copie per immagine dei documenti cartacei, ricevuti e prodotti. E’ integrato con i servizi di posta elettronica certificata con quelli di trasmissione online del documento nonché con quelli di gestione documentale, e interagisce con il sistema ARCO per le informazioni di classificazione, di organizzazione delle strutture regionali e delle loro variazioni nel tempo.

La componente base di Do.Ge. è costituita dalla piattaforma documentale OPERA.

OPERA è un applicativo che simula l’ufficio virtuale, gestendo il flusso di creazione dell’archivio corrente ed organizzandolo in modo strutturato dall’origine. Esso permette di:

• Condividere e smistare i documenti all'interno di una o più strutture regionali, rispettando i ruoli di responsabilità propri del procedimento amministrativo;
• Supportare la produzione e la condivisione dei documenti, con la traccia di ogni versione e memorizzando le operazioni effettuate sugli stessi, oltre che permetterne la firma digitale;
• Nel sistema sono state implementate funzionalità legate alla gestione dei fascicoli digitali, nonché alla loro memorizzazione ed archiviazione;
• La soluzione è integrata con il sistema di protocollazione, ed è realizzata in ambiente web sicuro e riservato per impedire l’intercettazione dei contenuti da utenti anonimi e non autorizzati.

Do.Ge., quindi, è un sistema conforme, non solo alla normativa ed agli standard, ma anche ai requisiti informatici, informativi ed archivistici richiesti per la gestione documentale.

Con questa piattaforma si possono collegare tutti i documenti informatici, anche prodotti da applicativi gestionali diversi (Ad esempio, l’applicativo finanziario, gli atti amministrativi DGR decreti, il BURVET, ecc.), in quanto tutti i documenti, nell’ambito dell’AOO, devono trovare uniforme sistema di classificazione, archiviazione e conservazione.

OPERA (Acronimo per Organizzazione Processi Elettronici e Relazioni Aggregazioni documentali) è l’applicativo che permette di creare, organizzare, condividere ed archiviare documenti in formato digitale.

Nel concreto esso costituisce il cuore del nostro ufficio virtuale, infatti:

• Gestisce tutto il flusso interno dell’archivio corrente, organizzandolo in modo strutturato fin dall’origine;
• Consente la condivisione e lo smistamento dei documenti all’interno di una o più restrizioni organizzative, rispettando i ruoli di responsabilità propria del procedimento amministrativo;
• Permette la consultazione di tutti i documenti inseriti, garantendo le corrette politiche di accesso ai medesimi, in base ai diritti di ciascun utente, ovvero al ruolo che ogni utente occupa all’interno dell’organigramma regionale;
• Crea il fascicolo elettronico;
• Consente l’aggregazione dei documenti nei fascicoli;
• Permette di passare dalla logica della duplicazione delle informazioni e dei documenti alla logica della condivisione.

Un particolare rilevante è l’interazione con il sistema di Protocollo, in particolare:

• I documenti istruiti, condivisi e firmati all’interno della consolle di OPERA possono, qualora si tratti di corrispondenza in spedizione, essere inviati direttamente al sistema di protocollo;
• I documenti protocollati, sia in entrata che in uscita, sono immediatamente disponibili all’utente di OPERA, sulla scorta della movimentazione all’ufficio competente effettuata durante la protocollazione.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005):

• Nell’art. 1 definisce il documento informatico come il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
• Nell’art. 23-ter si precisa che il documento amministrativo informatico comprende tutti gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati ed i documenti informatici detenuti dalle stesse. Inoltre costituisce informazione primaria ed originale da cui `e possibile effettuare duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Il documento informatico a cui è apposta una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, se conforme alle disposizioni delle Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, è giuridicamente valido e rilevante.

Sul piano sostanziale e formale soddisfa il requisito della forma scritta e sul piano probatorio ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile (e cioé la scrittura privata fa piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta).

Inoltre esso deve garantire, nel tempo, l’identificabilità dell’autore e le caratteristiche di integrità, autenticità e non modificabilità. Quindi deve essere creato in modo tale che forma e contenuto risultino non alterabili durante le fasi di tenuta ed accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.

Ai fini della formazione, della gestione e della conservazione dei documenti informatici, è necessario scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento nel suo intero ciclo di vita.

Per formato del documento si intende la modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico. Esso è comunemente identificato attraverso l’estensione del file.

Le caratteristiche a cui devono rispondere i formati documentali sono:

• Apertura: Il formato deve essere conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibili a fine di decodifica a chiunque abbia interesse ad utilizzare quel formato anche in assenza di prodotti che effettuino tale operazione automaticamente;
• Sicurezza: Dipende dal grado di modificabilità del contenuto del file e dalla capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno;
• Portabilità: Riguarda la facilità con cui i formati possano essere usati su piatta- forme diverse, sia dal punto di vista dell’hardware che del software, inteso come sistema operativo. Essa è indotta dall’impiego fedele di standard documentati ed accessibili;
• Funzionalità: Riguarda la possibilità da parte di un formato di essere gestito da prodotti informatici, che prevedono una varietà di funzioni messe a disposizione dell’utente per la formazione e gestione del documento informatico;
• Supporto allo sviluppo: E' la modalità con cui si mettono a disposizione le risorse necessarie alla manutenzione e allo sviluppo del formato e dei prodotti informatici che lo gestiscono;
• Diffusione: E' l’estensione dell’impiego di uno specifico formato per la formazione e la gestione dei documenti informatici; questo elemento influisce sulla probabilità che il formato venga supportato nel tempo, attraverso la disponibilità di più prodotti informatici idonei alla sua gestione e visualizzazione.

Sono quindi formati indicati per la conservazione, così come riportati nell'allegato al citato DPCM del 13/11/2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni:

• PDF e PDF/A;
• XML;
• TIFF;
• JPG;
• TXT;
• ODF – Formati Open Document Format;
• OOXML – Microsoft Office Open XML Format;
• Formati di posta elettronica (RFC 2822/mime).

La gestione degli archivi comincia dal momento della loro formazione. E' essenziale cioè che sin dall’inizio siano garantiti i presupposti per una strutturazione organica e funzionale della documentazione, in modo che l’archivio venga ad assumere, nel tempo, un assetto adeguato alla sua funzione di conservazione e reperibilità della documentazione, per il buon andamento degli uffici e a garanzia dei diritti dei cittadini.

Questa buona pratica sarà in futuro anche la migliore garanzia per la sua conservazione, come fonte storica.

A partire dalla Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti amministrativi, grazie al processo di riforma della Pubblica Amministrazione, si conferisce all'archivio corrente un ruolo di primaria importanza per gli obiettivi di trasparenza, efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa.

Inoltre, l'introduzione delle tecnologie informatiche nella gestione documentale ha reso ancora più importante una corretta organizzazione dei documenti per consentirne la reperibilità e l’identificazione all’interno dei sistemi di gestione.

Infatti il DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, Capo IV - Sistema di gestione informatica dei documenti:

• Prevede l'integrazione tra la gestione dei documenti e la gestione dei flussi di lavoro;
• Definisce le modalità per una corretta tenuta degli archivi correnti, di deposito e storici;
• Dunque non viene soltanto ribadita l’obbligatorietà della registrazione dei documenti (funzione giuridico probatoria del protocollo) ma anche la necessità che ogni amministrazione definisca un adeguato piano di classificazione (detto Titolario) che assicuri una stratificazione ordinata dell’archivio e l’esigenza di classificare i documenti, assegnando a ciascuno un Indice dedotto dal titolario, e cioè assegnare loro la posizione logica all’interno del sistema documentario fin dal momento in cui vengono ricevuti, spediti o prodotti;
• Definisce l’importanza strategica di aggregare i documenti in fascicoli per garantire il regolare svolgimento del procedimento amministrativo, nonché una corretta ed efficiente gestione archivistica che renda conto dei legami esistenti tra documento e documento;

Il piano di classificazione dei documenti, o titolario, consiste in uno schema generale di voci logiche, stabilite in modo uniforme, che identifica le funzioni e le attività del soggetto produttore. Lo scopo del titolario è quello di guidare la sedimentazione dei documenti secondo modalità e regole che rispecchino le specifiche funzioni dell'ente, anche con riferimento alla rilevazione dei procedimenti e dei processi, in ottemperanza a:

• Legge 241 del 7/08/1990 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
• Decreto Legislativo 33 del 14/03/2013 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni;
• Decreto Legislativo 27 ottobre 2009, numero 150 Ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni.

Il titolario, quindi, non deve corrispondere alla struttura organizzativa competente per ciascuna specifica attività, o alle persone che gestiscono gli atti, in quanto l'organizzazione amministrativa è soggetta a continua trasformazione.

La classificazione dei documenti è l’attività di organizzazione di tutti i documenti, siano essi ricevuti, spediti o interni, cartacei o informatici, protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche dell’ente.

L'attività di classificazione non esclude alcuna entità documentaria: tutti i documenti si classificano, anche quelli non soggetti a registrazione di protocollo (Ad esempio relazioni, pareri, ecc.).

Mediante le operazioni di classificazione e registrazione di protocollo, per la corrispondenza in entrata ed in uscita, vengono attribuiti a ciascun documento dei codici di riferimento che lo identificano e individuano la serie documentale di riferimento.

La classificazione e la successiva fascicolazione associano un documento agli altri della stessa pratica, rendendo possibile il recupero dei documenti e la consultazione dell’archivio secondo le modalità stesse con cui i documenti sono stati ordinati nel corso del quotidiano lavoro amministrativo.

Per una corretta gestione documentale, la classificazione dei documenti non è sufficiente; tale operazione è necessariamente legata alla fascicolazione.

Ogni documento deve essere, pertanto, individuato attraverso la classificazione e deve essere inserito obbligatoriamente in un fascicolo.

Il fascicolo, secondo la definizione tradizionale, è l'insieme ordinato di documenti, riferiti ad uno stesso affare o procedimento amministrativo, a una stessa materia o ad una stessa tipologia, che si forma nel corso delle attività amministrative dell’ente, allo scopo di riunire tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività.

Il fascicolo può contenere:

• Documenti ricevuti;
• Minute di documenti spediti;
• Verbali;
• Relazioni;
• Certificazioni varie;
• Promemoria;
• Studi di carattere normativo;
• Progetti;
• Disegni tecnici;
• Ecc.

Ovviamente, la tipologia dei documenti che si rinvengono nel fascicolo muta col mutare dell'affare o del procedimento amministrativo.

Il fascicolo contiene documenti protocollati e non, purché riferiti all'affare o al procedimento amministrativo di cui si tratta.

Per esigenze pratiche, derivanti dalla natura del procedimento, dalla sua durata o anche dalla quantità dei documenti da gestire, il fascicolo può essere articolato in sottofascicoli.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) art. 41 Procedimento e fascicolo informatico) stabilisce che:

• Comma 2 - La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati;
• Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento;
• Le regole per la costituzione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa.

Il fascicolo informatico reca le indicazioni:

• Dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;
• Delle altre amministrazioni partecipanti;
• Del responsabile del procedimento;
• Dell’oggetto del procedimento;
• Dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater;
• Dell’identificativo del fascicolo medesimo.

Il fascicolo può contenere aree a cui hanno accesso solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso `e formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e il collegamento, in relazione al contenuto ed alle finalità dei singoli documenti.

Trattiamo ora gli aspetti del processo di produzione e gestione documentale che scaturiscono dallo svolgimento dei procedimenti amministrativi o dai processi di ufficio.

Ogni documento che viene prodotto o ricevuto deve essere collegato al precedente, per documentare lo svolgimento dell'attività.

Questa buona prassi, è stata disciplinata anche in ambito della gestione dematerializzata, e viene esplicitamente enunciata nell'art. 41 del Decreto Legislativo 82 del 2005.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale richiede alla Pubblica Amministrazione, titolare del procedimento, di raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati.

L'applicativo OPERA gestisce la componente del sistema documentale, consentendo la creazione, la modifica, la consultazione e la condivisione dei fascicoli informatici e dei documenti contenuti.

Tali fascicoli possono contenere documenti informatici nativi oppure copie per immagine, acquisite attraverso il processo di scansione di documenti formati in originale su supporto cartaceo.

In quest’ultimo caso la copia per immagine assolve la funzionalità di gestione documentale in ambito digitale, ma non di conservazione del documento, che deve essere garantita, da parte della Struttura regionale detentrice del medesimo, nella forma originale cartacea.

La formazione di un nuovo fascicolo, ed i suoi eventuali sottofascicoli, che tratteremo nella parte relativa alla fascicolazione, viene effettuata mediante registrazione dei metadati.

I metadati di ogni fascicolo sono i seguenti:

• La classificazione archivistica;
• Un numero progressivo;
• L'oggetto della trattazione.

La classificazione archivistica viene assegnata in base al titolario.

Il piano di classificazione regionale, ovvero il titolario, è predisposto dalla struttura Protocollo Informatico, Flussi documentali e Archivi, e risulta integrato con:

• I procedimenti amministrativi, secondo le ricognizioni periodicamente effettuate ed approvate con deliberazioni della Giunta Regionale;
• I processi, secondo le rilevazioni anch'esse periodicamente aggiornate.

In tal modo l'operazione di attribuzione di un indice di classificazione, richiesta all'utente di Opera, risulta semplificata consentendogli l'aggregazione ed il reperimento dei documenti in relazione all'insieme della produzione documentaria riferita ad una specifica attività o ad un procedimento amministrativo.

Sarà a cura di ogni Struttura regionale segnalare eventuali necessità di aggiornamento del piano di classificazione, che consentano di effettuare le operazioni di fascicolazione richieste, in modo coerente con i procedimenti o processi espletati.

L'insieme di classificazione e il numero progressivo rendono fissa e univoca la posizione logica del fascicolo.

L'elenco dei fascicoli via via formati per ogni indice di classificazione costituisce il repertorio dei fascicoli, lo strumento di gestione archivistica che permette di facilitare il reperimento dei fascicoli dell'archivio corrente.

Seguendo l'iter della pratica, il fascicolo potrà essere creato dal responsabile del procedimento o da altro ruolo previsto in Opera, ed alimentato da altre unità coinvolte nell'iter, inserendovi i rispettivi documenti, fino alla sua chiusura.

I singoli documenti inseriti in un fascicolo, rimangono accessibili solo agli utenti titolari o assegnatari dei medesimi, fatti salvi i diritti di visibilità complessiva del fascicolo riferiti ai ruoli apicali dell'unità organizzativa di riferimento.

Il sistema OPERA e il sistema di protocollo interagiscono per permettere ad utenti abilitati la possibilità di inviare i documenti all’esterno dell’Amministrazione con modalità innovative.

I documenti firmati digitalmente possono essere inoltrati in automatico da OPERA al servizio di protocollazione.

Il registro di protocollo riporterà gli estremi ed i dati obbligatori già inseriti precedentemente in OPERA, senza necessità di ulteriore digitazione dei medesimi da parte degli utenti.

Una volta protocollato, il documento firmato digitalmente potrà essere inviato al destinatario, sempre attraverso una funzionalità del sistema di protocollo informatico, mediante trasmissione con PEC, oppure potrà essere spedito, nella sua versione stampabile in modalità di corrispondenza on-line, nelle tipologie di posta raccomandata o lettera.

Il dialogo tra i due sistemi ha quindi, tra i suoi obiettivi, quello di offrire agli utenti un ottimo strumento di scambio, tracciabilità e trasmissione dei documenti.

In questo paragrafo sarà illustrata la pagina principale di accesso ad opera.

Per accedere all’applicazione si utilizzano la User e la Password di accesso al Dominio.

All’accesso ci viene presentata la schermata iniziale.

Nella parte superiore sono presenti le voci:

• Inserimento: Permette di inserire documenti e fascicoli;
• Ricerca avanzata: Permette di ricercare protocolli, documenti, fascicoli e personalizzare le opzioni di ricerca.

A sinistra c'è la barra dei pulsanti laterale che riporta le funzioni principali ovvero:

• Home;
• Ricerca;
• Fascicolo;
• Documento.

Nella parte centrale della schermata c'`e l’area utente in cui vengono riportati i seguenti dati:

• Credenziali dell'utente;
• Ruolo associato all’utente;
• Restrizione organizzativa su cui vogliamo operare.

Se come utenti siamo abilitati ad accedere a più strutture, dovremo effettuare la scelta su quale struttura operare tramite il menù a tendina.

Altre aree specifiche per la gestione documentale della schermata iniziale sono:

• L'area Documenti in gestione con all'interno l’area dedicata ai Documenti del giorno, utilizzata per ricercare i documenti con una certa data;
• L'area Ambito di ricerca, non è visibile per il ruolo istruttore.

In qualsiasi momento è possibile tornare a questa schermata semplicemente cliccando sull'icona Home.

Opera permette la consultazione di tutti i documenti inseriti garantendo corrette politiche di accesso.

L'accesso ai documenti e la loro gestione sono collegati ai diritti, che l'utente ha nel sistema OPERA mediante il ruolo per il quale viene abilitato.

Ogni utente al quale è stato attribuito uno specifico ruolo viene associato all'ufficio di appartenenza, in modo da riprodurre all'interno di Opera l'organizzazione amministrativa della struttura di riferimento.

E' necessario evidenziare, tuttavia, che il ruolo è il tipo di profilo operativo che l'utente occupa all’interno del sistema documentale, e può non coincidere con la qualifica del dipendente all'interno dell'organigramma regionale, qualora esigenze di gestione dei documenti lo richiedano.

I ruoli in OPERA sono cinque:

• Istruttore;
• Segreteria;
• Delegato;
• Direttore firma;
• Responsabile.

I ruoli si differenziano tra loro rispetto all'accessibilità ai documenti e all'operatività all'interno del sistema.

Per quanto riguarda l’accessibilità ai documenti i ruoli possono essere suddivisi in due gruppi:

• Il primo gruppo comprende il direttore firma, il responsabile, il delegato e la segreteria. L'accessibilità ai documenti prevista per questi ruoli dipende dal livello organizzativo (Direzione, Unità organizzativa, Posizione Organizzativa) per cui vengono abilitati. Questi ruoli visualizzano i documenti attribuiti rispettivamente alla Direzione, al Unità organizzativa, alla Posizione Organizzativa, con visibilità gerarchica rispetto ai documenti stessi (per esempio il dirigente di Unità organizzativa può visualizzare tutti i documenti di pertinenza dell'unità Organizzativa medesima, e quelli relativi alle Posizioni Organizzative dell'unità organizzativa coordinata; il Direttore della Direzione può visualizzare tutti i documenti della Direzione, compresi tutti quelli delle unità organizzative di riferimento). In relazione all'operatività sui documenti, il primo gruppo può assegnare, nel rispetto del ruolo gerarchico di appartenenza, i documenti in arrivo all'unità organizzativa o Posizione Organizzativa subordinata, ai fini della trattazione;
• Il secondo gruppo viene occupato dal ruolo istruttore, che a differenza del precedente gruppo, ha accesso solo ai documenti che gli vengono condivisi personalmente indipendentemente dal livello organizzativo di appartenenza, e per il quale viene abilitato.

Più nel dettaglio:

• Il direttore o responsabile smista i documenti ad uno o più istruttori appartenenti alla restrizione organizzativa alla quale è preposto;
• Il ruolo istruttore, a differenza degli altri ruoli, non può smistare i documenti protocollati ad altri colleghi della struttura di appartenenza;
• Il ruolo direttore firma è l’unico ruolo all’interno di Opera che permette di firmare digitalmente i documenti prodotti;
• Il ruolo Segreteria è un ruolo “fiduciario” in quanto prevede la medesima visibilità sui documenti e la medesima operatività prevista per il responsabile del livello organizzativo al quale viene associato. Può visualizzare, ed operare, quindi, a livello dell’intera direzione o di una o più unità organizzative o di una o più Posizioni Organizzative. Questo ruolo deve essere necessariamente associato ad un operatore che è abilitato anche all’applicativo di protocollo informatico;
• Il ruolo responsabile può visualizzare ed operare sui documenti destinati al livello organizzativo per cui è abilitato;
• Il Ruolo delegato consente l'operatività sul sistema documentale con le medesime funzionalità del delegante, superando eventuali vincoli nella gestione dei documenti determinati dalla rigidità o da carenze nell’organigramma.

La visualizzazione e gestione dei documenti in Opera si basa sulla connessione diretta tra documento e utente, e tra ruolo utente e restrizione organizzativa. Il sistema, infatti, ci permette la visualizzazione e la gestione dei documenti che ci sono stati condivisi o che appartengono alla nostra restrizione organizzativa.

Questi documenti sono consultabili nell'Area “Documenti in gestione”, la quale `e suddivisa in due sezioni:

• Utente;
• Documenti in gestione: Sezione suddivisa in due parti. La prima contiene i nostri documenti, quelli che ci sono stati assegnati e quelli che ci sono stati condivisi mentre
• nella seconda si trovano tutti i documenti di competenza della nostra restrizione organizzativa.

Un documento creato da un utente con ruolo Segreteria, Delegato, Responsabile, Direttore e Direttore firma viene posizionato nel ramo personale dei documenti in gestione, finché non viene inviato al protocollo.

Le sezioni a loro volta sono suddivise in due cartelle:

• Protocollo: In essa si trovano i documenti protocollati;
• Opera console: In essa si possono consultare i documenti informatici nativi di Opera.

Notiamo che tutte le cartelle hanno di fianco una coppia di numeri.

Questi numeri rappresentano il numero di documenti non ancora “visti” rispetto al totale dei documenti contenuti nella cartella.

Per aggiornare questi contatori basterà cliccare sul tasto aggiorna.

In questo paragrafo illustreremo l’importante interazione che esiste tra il sistema Opera ed il sistema di protocollo. Ciò permette agli utenti del sistema Opera, in funzione al loro ruolo, di poter esaminare i documenti protocollati siano essi in entrata, interni o in uscita.

Cliccando sulla cartella “Protocollo” si accede alla lista dei documenti protocollati che ci sono stati assegnati.

Gli elementi dell'elenco sono ordinati di default per data e gli elementi con la medesima data sono ordinati numericamente in modo decrescente.

Cliccando sulla colonna, l'utente può scegliere tra ordinamento crescente e decrescente.

I dati dell’elenco sono:

• Numero protocollo;
• Tipologia di registrazione (in entrata, interna, in uscita);
• Data di protocollo;
• Oggetto;
• Informazioni sulla gestione del documento, ovvero il fascicolo informatico di riferimento;
• Informazioni sullo stato dell'iter di produzione o di assegnazione del documento;
• Stato della firma;
• Invio alla registrazione di protocollo;
• Visto, Smistato, Assegnato;
• Link al documento informatico, che ci permette di visualizzarlo;
• Condivisione massiva dei documenti, una funzionalità che verrà illustrata successivamente
• nella parte relativa alla condivisione del documento;
• Invio massivo al protocollo.

Selezionando dalla lista l’oggetto del documento di interesse, entreremo nella maschera di consultazione.

Questa maschera contiene tutti i metadati relativi a ciascun documento, ovvero le informazioni legate al documento stesso che ne rendono possibile la ricerca sul sistema documentale.

Essa verrà utilizzata per tutte le operazioni sui documenti ed è stata suddivisa in apposite sezioni per un accesso alle informazioni più facile e diretto.

• Documento di protocollo: Riporteà tutti i dati del documento protocollato, come il tipo, il numero, la data di protocollazione, il mittente e i destinatari e renderà possibile visualizzare il documento stesso;

• Condivisione documento: In esso si può visualizza l’elenco di persone ed uffici che sono stati autorizzati alla consultazione del documento che, dopo essere stato registrato, ritorna dal protocollo, viene reso disponibile nella cartella dei documenti protocollati al produttore, al firmatario e a tutti gli istruttori che avevano la condivisione del documento in Opera console;

• Fascicolazione: Contiene i dati di classificazione e l’oggetto del fascicolo o del sotto fascicolo in cui il documento è contenuto;
• Storia del documento, in cui sono elencati, per tutti gli interventi effettuati sul documento, il tipo di operazione effettuata, il nominativo e l'ufficio di chi l'ha effettuata, con informazioni su data e ora dell'operazione;

• Informazioni di servizio: Dove sono riportati i metadati sull’operazione di registrazione a protocollo.

La maggior parte di queste sezioni può essere chiusa o aperta a piacere dell'operatore per migliorare la visualizzazione delle informazioni.

Tutte le sezioni e le operazioni che l'operatore può fare in questa schermata verranno illustrate nel dettaglio nei prossimi paragrafi.

Similmente alla gestione dei documenti protocollati, selezionando nella Home, la cartella Opera console, si accede all’elenco dei documenti in fase di produzione, inseriti nell’applicativo per le successive fasi di perfezionamento (revisioni), firma e protocollazione.

Selezionando, l'oggetto del documento dall’elenco contenuto nella cartella Opera console, si accede alla maschera di consultazione del documento di Opera.

Sono presenti diverse sezioni:

• Metadati: In cui sono definiti i metadati in fase di inserimento del documento, ovvero lo stato della firma, il tipo di documento, l'autore, il proponente, il firmatario, il destinatario, la data, e l'oggetto;
• Documenti: In cui sono visualizzabili i file, che permettono di accedere alla lettura del documento principale e degli allegati. Tutti i file inseriti sono associati alle informazioni, sull'operatore che li ha caricati nel sistema, sulla data di caricamento, sullo stato del documento, e sulla presenza o meno della firma digitale;

• Condivisione documento;
• Fascicoli;
• Storia;
• Informazioni di servizio: In cui sono indicati il numero record, l'applicativo e i dettagli sulla data, l'ora e l'operatore che ha inserito il documento.

Nei prossimi paragrafi illustreremo nel dettaglio le funzionalità e gli elementi per ciascuna delle sezioni trattate.

Come abbiamo visto ogni documento, sia esso corrispondenza in arrivo o in spedizione, o un documento da non sottoporre a registrazione di protocollo (una relazione, un parere, un'immagine) deve essere inserito obbligatoriamente in un fascicolo.

La fascicolazione è una delle operazioni indispensabili per la corretta formazione dell'archivio corrente, in quanto permette di creare le aggregazioni documentali che danno conto dello svolgimento del procedimento.

Per i documenti prodotti ed inseriti in Opera, la fascicolazione è anche il requisito che un documento deve soddisfare perché su di esso possa essere apposta la firma digitale.

Non sarà, quindi, consentita la firma digitale su documenti che non riportino il metadato del fascicolo nel quale sono contenuti.

In questo paragrafo illustreremo le modalità per inserire un documento in un fascicolo.

L'operazione di fascicolazione può essere fatta esclusivamente su un documento per volta.

Per questo motivo bisogna selezionare innanzitutto il documento da fascicolare.

Entriamo, quindi, nella maschera di consultazione del documento e qui troviamo il pulsante “Fascicola” che ci permette di inserire il documento selezionato all’interno di un fascicolo.

Quando si clicca su questo pulsante verrà aperta la maschera che permette di ricercare il fascicolo cui attribuire il documento (la funzionalità di ricerca verrà descritta successivamente, nelle sezioni relative alla gestione del fascicolo).

Una volta trovato, entrando nel fascicolo o sottofascicolo, si attiva un pulsante con la dicitura “Fascicola Documento” che riporta anche l’oggetto del documento che si sta per fascicolare.

Una volta cliccato su questo pulsante il documento verrà inserito nel fascicolo.

A questo punto, se ci spostiamo nella sezione fascicoli del nostro documento, troveremo i riferimenti del fascicolo dove abbiamo appena inserito il documento.

Il documento potrà essere inserito anche in altri fascicoli, basterà ripetere l’operazione di fascicolazione.

Il sistema ci consente di inserire nuovi documenti nella scrivania virtuale Opera, agendo dalla barra del menù.

I documenti, nel caso si tratti di corrispondenza in uscita, una volta firmati, possono essere inviati al sistema di protocollo per essere registrati ed acquisire il numero di protocollo e gli altri elementi previsti dalla segnatura, oppure mantenuti all'interno del sistema documentale senza protocollo ed inseriti a fascicolo. Questi possono essere documenti che non necessitano di registrazione o sono soggetti ad altra registrazione particolare.

Per inserire un nuovo documento in Opera selezioniamo il menù “Inserimento” e poi “Documento”.

Nella prima schermata viene chiesto di inserire i metadati che verranno legati al nostro documento e permetteranno la sua successiva reperibilità.

Tra questi, autore, data ed oggetto sono obbligatori mentre gli altri sono opzionali.

Naturalmente più campi vengono valorizzati maggiore sarà la possibilità di trovare il documento attraverso la ricerca. Ci soffermiamo sul campo opzionale “Destinatario” che deve indicare a livello descrittivo il destinatario del documento.

Nel caso in cui esista più di un destinatario è possibile aggiungere tante righe quanti sono i destinatari del documento, agendo sul tasto “Aggiungi una nuova riga”.

Nella parte superiore della finestra, troviamo l'opzione ”Documento personale”.

Spuntando questa opzione il nostro documento verrà marchiato con un carattere particolare di riservatezza.

Questo significa che potrà essere gestito e visualizzato solamente da chi l’ha creato e non potrà essere protocollato.

Questo carattere di riservatezza può essere rimosso dal proprietario del documento utilizzando il menù “modifica”.

Agendo sul tasto “Salva”, comparirà la finestra di consultazione del documento e gli estremi del documento verranno inseriti e salvati nel nostro sistema di gestione documentale.

Da questo momento il record con i metadati del nostro documento è ricercabile, consultabile e modificabile tramite i pulsanti a nostra disposizione.

Nel prossimo paragrafo vedremo come allegare il documento stesso, cioè il file, alle informazioni di contesto, che sono state inserite e memorizzate, e che corrispondono, per l’appunto, ai metadati che lo descrivono.

Abbiamo visto nel paragrafo precedente come creare una registrazione nella quale riportare i metadati di un documento.

In questo modo abbiamo inserito nel sistema Opera un record finalizzato a descrivere e contenere il documento principale con i suoi eventuali allegati.

In questo paragrafo vedremo operativamente come allegare a questa registrazione di contesto i file del documento.

In Opera l'inserimento di un file, contenente il nostro documento principale o i suoi allegati, avviene nella maschera di consultazione del documento.

Qui troviamo la “Sezione Documenti” dove c'è il comando “Aggiungi nuovo documento”, segnalato dall'icona ”+” .

Cliccando sull’icona sarà possibile, con la funzione “Seleziona”, prelevare il file contenente il documento ed inserirlo in Opera.

Nel campo “Descrizione” possiamo, se necessario, inserire una breve descrizione del suo contenuto.

Cliccando sul tasto “Salva”, il file viene definitivamente inserito nel nostro record in Opera e verrà elencato nella sezione dei “Documenti”.

Ogni file elencato sarà identificato da un'icona che ne specifica la tipologia, ovvero se é documento principale o allegato.

Il sistema identifica di default come documento principale il primo file che inseriamo in Opera e identifica come allegati tutti i successivi file inseriti, ma l’operatore può sempre modificarli agendo sulle spunte.

Nel caso di corrispondenza in spedizione, documento principale ed allegati, verranno inviati al sistema di protocollo per la registrazione e successiva trasmissione al destinatario.

Il sistema consente l'inserimento anche di altri documenti da non inviare al sistema di protocollo, ma ugualmente facenti parte del documento principale.

Ogni qualvolta il documento principale o uno o più dei documenti allegati non debbano essere soggetti a registrazione di protocollo, sarà sufficiente togliere le spunte per inibire tale operazione.

In caso di errato inserimento del file, é possibile rimuoverlo dal record di Opera, agendo sull'icona rossa di eliminazione.

Opera è una scrivania virtuale che ci consente, laddove necessario, di dare la possibilità ad altri colleghi, siano essi del nostro ufficio o di altre Strutture, di poter leggere ed eventualmente modificare il documento in redazione.

Tutte le operazioni che solitamente accompagnano la produzione di un documento cartaceo, (ad esempio: la stesura, la stampa e la messa in visione della bozza del documento; la sua modifica; l'annotazione di eventuali osservazioni; la sua approvazione) vengono tradotte in Opera con il concetto della “condivisione”.

La condivisione in Opera ci permette di individuare la persona o il gruppo di persone che avranno accesso al documento, e la tipologia di operazioni che queste potranno effettuare sul documento.

Nella schermata di consultazione del documento troveremo la sezione “Condivisione documento”.

A destra del titolo della sezione troviamo il pulsante ”+” con cui possiamo aggiungere una nuova condivisione al nostro documento.

La schermata è divisa in due campi di ricerca:

• Il primo campo serve per ricercare, tramite nome o cognome, la persona con cui voglio condividere il documento;
• Il secondo campo viene utilizzato per ricercare l’ufficio con cui condividere il documento e quindi con tutte le persone appartenenti ad esso.

Scegliamo il tipo di ricerca che si rende necessaria, per valorizzare i campi clicchiamo sul simbolo di “Riconoscimento”.

Il sistema proporrà una lista di persone con il relativo ufficio di appartenenza e il loro ruolo all’interno del sistema Opera. http://wiki.docker-test.bo.priv/lib/images/toolbar/image.png

Ora possiamo scegliere, tra i tre metodi di condivisione che ci offre il sistema Opera, quello più adatto ai nostri scopi:

• Primo metodo: Condivisione con la persona. Questo sistema di condivisione personale permette alla persona scelta di accedere al documento, senza includere gli altri componenti dell'ufficio di appartenenza;
• Secondo metodo: Condivisione con un ufficio. In questo modo potrà accedere al documento il responsabile dell'ufficio scelto, nel suo ruolo di Responsabile o Direttore, ed eventuali delegati. Per scegliere questo metodo si clicca sull'ufficio;
• Terzo metodo: Condivisione alla persona e all'ufficio. Potranno accedere al documento gli stessi utenti della “condivisione con ufficio” e la persona scelta. Per attivare questo metodo di condivisione si aggiunge una spunta nel riquadro corrispondente e si fa click sul pulsante ”Condividi Selezionati”.

Una volta effettuata la scelta del soggetto con il quale condividere il documento, si devono impostare i livelli di accesso al documento da concedergli.

Attualmente i diritti previsti per l’accesso ad un documento condiviso sono cinque. Solamente tre di questi sono opzionali e possono essere concessi o rimossi intervenendo sulle relative spunte mentre gli altri due sono assegnati direttamente dal sistema al verificarsi di determinate situazioni.

I cinque diritti sono:

• Proprietario: Diritto presente di default in corrispondenza della persona che ha effettuato la registrazione dei metadati ed inserito il documento in Opera;
• Visione: Diritto che viene inserito automaticamente dal sistema per tutti i soggetti inseriti tra le condivisioni, e permette a ciascuno il livello base di accesso al documento: la sua lettura;
• Intervento: E’ la forma più forte di condivisione perché fornisce ai soggetti destinatari della condivisione la possibilità di modificare i metadati di registrazione del documento oltre che di intervenire sul file del documento stesso, modificando il suo contenuto, ovvero consente la rimozione del file del documento;
• File: Garantisce la possibilità di effettuare la modifica del contenuto testuale del file del documento o la cancellazione dei file stessi già esistenti;
• Diritto di “intervento”;
• Riservato: Forma di restrizione, imposta dal proprietario del documento. Il beneficiario della condivisione in forma “riservato” non può, a sua volta, smistare e condividere il documento attraverso Opera con altri utenti.

Una volta completata la sezione di condivisione del documento e salvate le modifiche con il tasto conferma, il sistema ci fornirà l’elenco delle persone/uffici a cui è stato condiviso il documento con i relativi diritti. E' sempre possibile modificare i diritti assegnati ad una persona o ufficio cliccando sull’icona “Modifica l’accesso”, o eliminare la condivisione con il tasto “Rimuovi l’accesso”.

Opera permette di condividere e assegnare contestualmente più documenti ad una o più persone attraverso la “condivisione massiva”.

Dalla lista dei documenti protocollati e di quelli di Opera, è possibile selezionare, nella colonna ”Condividi Selezionati”, tutti i documenti che si vogliono condividere ed assegnare alle medesime persone.

Cliccando sul pulsante ”Condividi Selezionati” si possono scegliere le persone con cui condividere tutti i documenti selezionati, e i relativi diritti.

Nel momento della conferma della condivisione cliccare su “Conferma”.

Al momento della condivisione è possibile selezionare contemporaneamente più persone in un'unica sessione, differenziando contestualmente il metodo di condivisione (persona, persona + ufficio o ufficio).

Dal dettaglio del documento, nella sezione “Condivisione documento”, cliccare sull'icona di “Riconoscimento” senza compilare i campi a sinistra.

Verrà restituito un elenco comprensivo di tutti gli utenti con cui è possibile effettuare la condivisione.

Utilizzando le spunte di selezione, nella sezione a destra sotto il pulsante “Condividi selezionati”, è possibile scegliere tutti gli utenti con cui si desidera condividere il documento, valorizzando, contestualmente, la modalità di condivisione: persona, persona + ufficio, o ufficio.

Al termine della selezione cliccare sul pulsante “Condividi selezionati”.

Verrà, quindi, visualizzata la maschera di conferma dell'operazione in cui si andrà a definire anche la tipologia di condivisione (visione, intervento, file, riservato).

Infine, per concludere l'operazione, cliccare su “Conferma”.

Fino a qui abbiamo visto la creazione del documento con l'inserimento dei file e la condivisione del documento. In questo paragrafo studieremo come intervenire e modificare i documenti che ci sono stati condivisi.

Nella piattaforma Opera è possibile modificare o sostituire i file già inseriti. Questa Operazione può farla sia il proprietario sia le persone a cui è stato condiviso il documento con diritto di file.

Per modificare o sostituire un file sia esso documento principale sia esso allegato, bisogna agire sull’icona “Prenota il file” nella colonna “Stato” della sezione “Documenti”.

Così facendo il sistema blocca il file in modo che non vi siano modifiche contemporanee al file da parte di più operatori.

Dopo aver prenotato il file, l'utente provvederà a salvarlo su disco e ad apportare le modifiche dovute. Con la prenotazione, il file in Opera cambia stato e per tutti gli altri utenti che hanno accesso al documento risulterà bloccato per la modifica.

Le azioni successive, disponibili a chi prenota il file, sono:

• “Aggiorna il file”;
• “Abbandona l’aggiornamento del file”.

La prima funzionalità si usa nel caso in cui, effettuate le modifiche al file prenotato si intenda inserirlo in Opera nuovamente, sostituendo la precedente versione.

Nel caso in cui dopo la prenotazione non si voglia modificare il file prenotato, mediante l'azione sul pulsante “Abbandona l'aggiornamento del file” , quest'ultimo tornerà disponibile agli altri operatori che volessero effettuare delle modifiche.

Nel caso in cui il file sia stato aggiornato o sostituito si attiva l'icona delle versioni precedenti.

Cliccando su questa icona saranno disponibili tutte le versioni precedenti del file.

La produzione di un documento amministrativo prevede che lo stesso sia sottoscritto, generalmente dal responsabile del procedimento, dal direttore della Direzione, o altro soggetto individuato. In un contesto di dematerializzazione il documento amministrativo informatico prevede la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Un documento inserito in Opera, quindi, deve essere firmato digitalmente. I documenti prima della firma digitale devono essere necessariamente trasformati nel formato PDF o PDF/A, che è il formato scelto dal sistema documentale regionale per la produzione e la conservazione dei propri documenti informatici, in quanto rientrante tra i formati ammessi dal DPCM 13/11/2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché, di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

I documenti, inoltre, devono essere preventivamente fascicolati, cioè inseriti nel fascicolo di appartenenza. Soddisfatti questi requisiti, agendo sull'icona “Invia alla firma”, l'applicativo permette di selezionare, tra la lista di persone abilitate alla firma digitale per la struttura di appartenenza, il firmatario del documento.

Il documento può essere inviato alla firma dal produttore, e da tutti gli utenti presenti in condivisione e appartenenti alla medesima Struttura del produttore.

Analogamente, il tasto “annulla invio alla firma” è disponibile al produttore del documento e da tutti gli utenti presenti in condivisione, e appartenenti alla medesima Struttura del produttore.

E' possibile inviare un documento anche alla firma del Direttore di area.

Selezionando la persona, il documento passerà nello stato “Inviato alla firma” e resterà in questo stato finché non verrà firmato.

In questo stato il documento non può subire modifiche né ai metadati né ai file.

In caso di necessità di bloccare l'iter del documento ed il processo di firma digitale, è possibile tornare allo stato di gestione del documento, mediante il pulsante “annulla invio alla firma”.

Nell'ambito dell'interazione tra Opera ed il registro di Protocollo informatico esiste una funzionalità specifica, applicabile ai documenti creati in Opera e sottoscritti con firma digitale, che ne permette la protocollazione e la segnatura semplificando le attività di registrazione.

Tutti i documenti di Opera che abbiano lo stato “Firmato” presentano nella maschera di consultazione il comando ”Invia al Protocollo”.

Cliccando su questo comando, il sistema propone una maschera in cui si può inserire un messaggio che poi verrà visualizzato dall’operatore di protocollo.

Dopo aver confermato l'invio al sistema di protocollo, il documento cambierà stato, indicando la dicitura ”in attesa, inviato al protocollo”.

Anche in questa fase, a garanzia dell'immodificabilità del documento prodotto, ed in attesa di essere perfezionato con la registrazione di protocollo, non sarà possibile modificare i metadati ed il file firmato.

Il documento rimarrà in questo stato fino a quando l'operatore di protocollo non lo registrerà nel sistema di protocollo informatico.

Una volta protocollato, il documento verrà tolto dai documenti presenti nella cartella Opera console e verrà inserito nella cartella dei documenti protocollati.

In caso di necessità, risulta possibile annullare l’operazione di registrazione a protocollo anche se è già stato confermato l'invio al protocollo.

In questo caso, l'operatore di protocollo, prima di procedere con la registrazione, può rifiutare il documento, e questo ritornerà disponibile agli operatori della piattaforma Opera.

Dall’elenco dei documenti `e possibile inviare massivamente i documenti firmati al sistema di protocollo.

In corrispondenza della colonna “Invio al protocollo massivo”, si selezionano i documenti interessati apponendo una spunta.

Dopo aver selezionato i documenti desiderati, cliccare su Invio al Protocollo.

In questo paragrafo verrà illustrato uno strumento molto utile per la condivisione di informazioni tra gli utenti che operano sullo stesso documento: il post it.

Il post it può essere inserito sia nei documenti protocollati sia nei documenti di Opera.

Chiunque abbia accesso al documento può inserire uno o più post it.

Il post it viene inserito quando si riscontri la necessità di annotare informazioni relative al contesto o al procedimento di afferenza del documento, ed è visibile da tutti i soggetti che condividono il documento.

Le informazioni inserite nel post it non possono essere modificate n´e eliminate (se ne sconsiglia, pertanto, l'uso per appunti temporanei).

Attraverso il post it possono, quindi, essere espressi annotazioni, visti e pareri da parte dei funzionari o dirigenti responsabili, che accompagnano il documento nel suo iter procedurale o che sono richiesti, ai fini dell'istruttoria, dal direttore/firmatario del documento.

Il post it viene inserito dalla maschera di consultazione del documento agendo sul pulsante “Post it”.

In presenza di più post it viene visualizzato a sinistra il più recente.

La storia del documento è un elemento essenziale del sistema, in grado di tracciare qualsiasi tipo di Operazione svolta su di esso.

Nella sezione “Storia” troveremo quindi elencate tutte le operazioni effettuate sul documento e registrate dal sistema, quali la modifica dei metadati, l'inserimento dei file, le condivisioni, l'invio alla firma, la firma digitale e l'invio a protocollo.

Queste operazioni vengono dettagliate visualizzando il tipo di operazione svolta, l'utente che l'ha eseguita, la data e l'ora dell’intervento.

Opera mette a disposizione dell'utente una modalità di inserimento guidato per elencare dettagliatamente ciascun destinatario esterno del documento in registrazione ed in trasmissione, mediante specifiche funzionalità del sistema di Protocollo.

La funzione di compilazione del “foglio dei destinatari esterni” permette un automatismo nel sistema di protocollo, dove verranno riportati i dati dei destinatari - del documento direttamente nella registrazione, senza l’intervento dell’operatore di protocollo.

Nell'operazione di inserimento dei destinatari esterni, sarà necessario specificare la tipologia di invio (lettera, raccomandata, fax o Pec), la ragione sociale del destinatario, ed i dati che ne permettano il recapito o la trasmissione: quindi l’indirizzo, il numero di fax o l'indirizzo pec).

L'inserimento dei destinatari esterni si divide in due fasi.

La prima fase è la compilazione di un file excel con i dati richiesti.

Il modello del foglio elettronico da compilare deve essere preventivamente salvato sul nostro computer cliccando su “Scarica modello foglio destinatari esterni”.

Si compila il file inserendo il tipo di invio (scelto dal menù a tendina), la ragione sociale e via via tutte le colonne necessarie per l'invio richiesto.

I tipi di invio sono identificati in questo modo:

• RC: Raccomandata;
• RR: Raccomandata con ricevuta;
• LT: Lettera;
• PEC: Nel caso di invio tramite posta elettronica certificata dovrà essere valorizzato l'account del destinatario;
• FAX: Nel caso di invio per fax il numero deve essere inserito nella terza colonna, solo con cifre senza spazi tra il prefisso e il numero.

Si richiede all'utente, in fase di inserimento, di prestare particolare attenzione e di effettuare i controlli del caso utilizzando degli elenchi pubblici quali:

• Indice delle Pubbliche Amministrazioni, consultabile anche in linea dal sistema di protocollo stesso: https://indicepa.gov.it/
• Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata di professionisti e imprese: http://www.inipec.gov.it/

Quando abbiamo compilato e salvato il nostro file excel passiamo alla seconda fase, ovvero l’inserimento in Opera del file con i destinatari esterni che poi verrà elaborato dal programma di Protocollo.

Per inserire il file, clicchiamo su “Inserisci foglio destinatari multipli”, poi su ”Seleziona”, poi andiamo a selezionare il file con estensione “pro” e infine su ”Conferma”.

Terminata questa fase, verrà aggiunta nella lista dei file, nella sezione “Documenti”, il file dei destinatari esterni.

Questo paragrafo è dedicato alle operazioni disponibili per poter migliorare la gestione dei documenti.

La prima operazione che affronteremo è la “rimozione” dei documenti dalla gestione corrente.

Essa rappresenta una delle operazioni maggiormente utilizzate per agevolare l'utente nella gestione delle cartelle personali. La sua finalità è quella di snellire il numero di documenti visibili in gestione nelle cartelle personali.

Nelle cartelle personali il numero dei documenti in gestione col tempo aumenta.

Per molti documenti non sussiste più la necessità di essere immediatamente disponibili, in quanto già evasi o visionati.

Per questo motivo l'operazione di rimozione consente di non rendere più visibile il documento all'interno delle cartelle di gestione dei documenti personali.

L'operazione di “rimozione” avviene nella pagina di consultazione del documento.

Nella sezione condivisione documento, in corrispondenza del nome utente si visualizza, in fondo a destra, il simbolo di una cartella con la x.

Cliccando sul simbolo, si toglie il documento dalla cartella e automaticamente il sistema decrementa il contatore dei documenti totali della cartella.

Una volta effettuata questa operazione, infatti, nella pagina di accesso, il contatore riporterà un documento in meno rispetto a prima.

Ricordiamo che l’operazione di rimozione non è, comunque, reversibile, e da quel momento il documento rimosso sarà consultabile solo dalle aree di ricerca.

Le altre operazioni disponibili sul documento sono il “Marca come visto”, il “Marca come smistato”, il ”Marca come assegnato”.

Queste funzionalità sono disponibili sia nella lista dei documenti in gestione sia nella maschera di consultazione del singolo documento.

Queste operazioni servono ad impostare o a togliere il flag e quindi lo stato di “già visto”, e/o ”già smistato”, ecc. dal documento.

Come può essere facilmente intuibile le spunte servono per individuare immediatamente un documento già preso in carico o visionato, ovvero un documento già smistato, inviato e/o assegnato ad altri colleghi.

Lo stato “Assegnato”, a differenza di quanto accade con ”Visto”, e ”Smistato” che sono spunte personali (in quanto ciascun utente può evidenziare i propri documenti in modo diverso dagli altri), ha effetto su tutti gli utenti che hanno visibilità sul documento selezionato.

Mettendo, quindi, la spunta sul flag “Assegnato”, è possibile far capire a tutti i colleghi che accedono alla medesima restrizione organizzativa che il documento è già stato assegnato ad un preciso operatore, o ufficio.

La fascicolazione è una delle operazioni indispensabili per la corretta formazione dell'archivio corrente.

In OPERA, la fascicolazione è anche il requisito fondamentale da soddisfare, preordinato alla firma digitale di un documento.

In questo capitolo, quindi, illustreremo tutte le modalità per la gestione del fascicolo dalla sua creazione alla sua chiusura passando per la ricerca, la consultazione, l'inserimento di sottofascicoli ed eventualmente la cancellazione del fascicolo.

OPERA consente di registrare nuovi fascicoli ai quali attribuire uno o più documenti.

Dalla pagina di accesso, posizioniamoci sulla voce ”Inserimento”, e selezioniamo “Fascicolo”.

Come per i documenti, anche nella fase di registrazione di nuovi fascicoli, dobbiamo valorizzare specifici campi che costituiscono i metadati minimi che identificano un fascicolo.

I metadati minimi di un fascicolo sono tre:

• Indice di classificazione;
• Oggetto;
• Data di creazione del fascicolo.

L'indice di classificazione, che individua una serie archivistica, è il codice desunto dal titolario della Regione.

Per valorizzare la classificazione basterà cliccare sull'icona alla fine del campo.

Il sistema proporrà la visualizzazione dell’intero albero di classificazione, da cui selezionare la voce di interesse.

Ciascuna struttura regionale vedrà riportati nel piano di classificazione proposto solo gli indici che individuano serie documentarie proprie dei procedimenti e dei processi di competenza della struttura medesima.

L’utente è obbligato a scegliere una voce del piano di classificazione, in corrispondenza del livello di serie archivistica oppure di sottoserie.

La sottoserie è una specificazione, spesso coincidente con una parte del processo o procedimento, o con una particolare tipologia documentale, propria della serie di riferimento.

Cliccando sulla voce, il sistema valorizzerà automaticamente il campo, ed il fascicolo risulterà classificato.

Il secondo campo da valorizzare è l'oggetto che è un campo libero, in cui è possibile inserire la descrizione testuale del fascicolo che stiamo creando.

L'oggetto è la sintesi descrittiva del contenuto del fascicolo.

L'ultimo campo è la data. Il valore impostato come standard è la data di apertura del fascicolo, ma tale valore è modificabile tramite il calendario.

Una volta compilati i tre campi, salviamo il fascicolo nell'applicativo mediante il pulsante “Salva”.

Il fascicolo riceverà un numero progressivo all'interno della serie di riferimento, che lo identifica tra tutti gli altri. La numerazione progressiva attribuita a ciascun fascicolo viene desunta dal “Repertorio dei fascicoli”.

Il repertorio dei fascicoli è registro dove vengono annotati tutti i fascicoli che costituiscono l'archivio corrente della struttura.

La visibilità del fascicolo in cui è stato inserito un documento, è consentita nella sezione “Fascicoli”, a tutti gli operatori appartenenti ad una medesima struttura: ad esempio, nel caso in cui un documento sia stato fascicolato a livello di direzione, anche gli operatori di un livello inferiore, che hanno in condivisione quel documento possono vedere in quale fascicolo è stato inserito, e viceversa.

L'utente con ruolo segreteria ha la possibilità di togliere un documento protocollato nativo in OPERA dal fascicolo originario.

In Opera, la ricerca dei fascicoli è attivabile dal menù superiore, alla voce “Ricerca avanzata”.

Cliccando su “Fascicolo”, viene presentata la maschera dove inserire i dati che ricondurranno al fascicolo ricercato, oppure, lasciando i campi vuoti possiamo accedere alla lista di tutti i fascicoli e sottofascicoli della struttura di appartenenza.

Nella maschera di ricerca, i campi sui quali possiamo operare sono tre:

• Indice di classificazione;
• Oggetto;
• Data di apertura del fascicolo.

Possiamo scegliere se includere nei risultati solamente i fascicoli e sottofascicoli che sono stati chiusi, o solamente quelli aperti, o entrambi, tramite le relative spunte.

La ricerca viene avviata cliccando sul pulsante “Ricerca”. A questo punto il sistema restituisce la lista dei fascicoli e sottofascicoli visualizzati in forma d'albero.

La lista si genera sulla base dei criteri di ricerca inseriti.

I tre rami dell'albero sono:

• Indice di classificazione;
• Numero progressivo del fascicolo;
• Tipologia (Fascicolo o Sottofascicolo).

I fascicoli sono riconoscibili dal colore arancio ed i sottofascicoli dal colore giallo.

Per ciascuno di essi viene riportato l'oggetto e la data di apertura del fascicolo.

In basso della lista dei risultati, a destra troviamo indicato il numero di pagine totali in cui sono stati suddivisi i risultati della ricerca con il totale dei fascicoli trovati.

Alla sinistra abbiamo i pulsanti per poter navigare tra le pagine.

Il pulsante blu indica il numero della pagina dove ci troviamo attualmente.

Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile generare un file .PDF con i risultati della stessa.

Nella schermata con la lista dei risultati di ricerca, cliccare in alto sulla funzione “Export PDF”.

Al termine dell'operazione verrà scaricato un file .PDF che potrà essere salvato sul proprio PC.

La consultazione dei documenti contenuti in un fascicolo o in un sottofascicolo si effettua, passando inizialmente attraverso la funzionalità di ricerca, al fine di individuare il fascicolo in modo univoco. Una volta individuato il fascicolo di interesse, cliccando sull'oggetto dello stesso, si apre la maschera che consente di visualizzare immediatamente i metadati del fascicolo o sottofascicolo:

• Stato;
• Indice di classificazione;
• Numero;
• Oggetto;
• Data di apertura;
• Estremi cronologici dei documenti inseriti al suo interno.

Sarà possibile anche visualizzare i documenti contenuti in esso semplicemente agendo sul pulsante “Documenti del fascicolo”.

Troveremo inoltre dei pulsanti di navigazione che ci permetteranno di visualizzare il fascicolo padre se stiamo visualizzando un sottofascicolo, oppure accedere alla lista dei sottofascicoli, se siamo all’interno di un fascicolo che contiene sottofascicoli.

Nella maschera di consultazione del fascicolo o sottofascicolo ci sono anche due sezioni che possiamo consultare:

• Sezione “Proprietario”: in cui troviamo le informazioni sull’operatore che ha creato il fascicolo;
• Sezione “Storia”: in cui troviamo tutte le operazioni che sono state fatte sul
• fascicolo o sottofascicolo e che sono state registrate dal sistema.

Nel prossimo paragrafo apprenderemo le azioni per la modifica di un fascicolo.

E' possibile, per gli utenti che abbiano il ruolo “Segreteria”, “Delegato”, “Direttore firma”, “Direttore” o “Responsabile”, oltre al proprietario del fascicolo o sottofascicolo, modificare l'oggetto del fascicolo o sottofascicolo già creato, cliccando sul pulsante “Modifica”.

Così facendo, si accederà alla schermata dove è possibile correggere l’oggetto del fascicolo o sottofascicolo.

Salvando le modifiche, il fascicolo o sottofascicolo cambierà oggetto, e l’operazione verrà registrata nella “Storia” dello stesso.

Abbiamo appreso le modalità per creare e modificare un fascicolo o sottofascicolo.

In questo paragrafo vi illustreremo come eliminarlo.

Un fascicolo per essere eliminato deve essere vuoto ovvero privo di documenti associati.

Quando questa condizione viene soddisfatta, entrando nella maschera di consultazione del fascicolo, o sottofascicolo, troveremo l'icona del cestino.

Cliccando sul pulsante, il sistema provvede alla cancellazione definitiva del fascicolo o sottofascicolo e da quel momento non risulterà più visibile e ricercabile nel sistema.

La chiusura del fascicolo avviene di norma quando è terminata la pratica, ovvero quando è stato emesso il provvedimento finale in un procedimento amministrativo.

L'operazione di chiusura di un fascicolo è disponibile quando al suo interno vi sia almeno un documento.

Entriamo nella maschera di consultazione del fascicolo.

Il pulsante attivo per chiudere il fascicolo è ”Chiudi fascicolo”.

A seguito di questa operazione lo stato del fascicolo cambierà in “chiuso”.

Da questo momento non sarà più possibile inserire al suo interno documenti e creare sottofascicoli.

Lo stesso fascicolo in stato chiuso può essere riaperto in qualsiasi momento.

La chiusura del fascicolo è, quindi, un'operazione reversibile, in quanto può essere necessario, pur a pratica conclusa, inserire nuovi documenti relativi alla medesima per successivi adempimenti o sviluppi non previsti o prevedibili al momento della chiusura stessa.

Il pulsante da cliccare per la riapertura `e ”Apri fascicolo”.

Una volta completata l’operazione, lo stato del fascicolo tornerà “aperto”.

Da questo momento sarà di nuovo possibile creare sottofascicoli e inserire documenti al suo interno, ma anche procedere ad una sua eventuale successiva chiusura.

Il sottofascicolo è l'unità fisica e logica collegata ad un fascicolo tramite il codice di classificazione.

Rispetto al fascicolo, il sottofascicolo costituisce una partizione gerarchica dello stesso.

Il sottofascicolo può corrispondere ad una fase dell’iter del procedimento, o ad una raccolta di documenti dello stesso tipo (ad esempio tutte le domande pervenute in relazione ad un determinato bando di concorso, oppure tutte le domande ammesse o quelle escluse) o ad ogni altro caso in cui sia necessario o opportuno, secondo la prassi d’ufficio, suddividere i documenti della pratica.

L’unità sottofascicolo, quindi, potrà essere inserita all’interno del sistema partendo dal fascicolo padre.

In qualsiasi fascicolo è possibile inserire uno o più sottofascicoli.

Questa operazione viene fatta dalla maschera di consultazione del fascicolo, con il comando “Inserimento sottofascicolo”.

L'inserimento di sottofascicoli all'interno di fascicoli esistenti è possibile da parte di tutti gli utenti appartenenti alla stessa Struttura.

Agendo su di esso si aprirà una maschera che ci consente la digitazione dell’oggetto del sottofascicolo che desideriamo inserire.

Quando andiamo a registrare il sottofascicolo questo verrà incardinato nel fascicolo scelto e disponibile all’inserimento dei documenti.

La gestione e visualizzazione del sottofascicolo è speculare a quella vista per il fascicolo.

E' possibile condividere massivamente i documenti contenuti all'interno di un fascicolo, qualora quest'ultimo debba essere reso disponibile ad uno o più utenti.

Dopo aver effettuato la ricerca del fascicolo interessato, entrare nel dettaglio del fascicolo, e aprire la visualizzazione dei documenti contenuti in esso.

Dall'elenco è possibile selezionare i singoli documenti interessati dalla condivisione (selezionando la singola spunta), oppure selezionare l'intero elenco cliccando sul pulsante posto sotto l'etichetta “Condividi selezionati”.

Si entra nella maschera di consultazione di uno dei documenti selezionati, e si scelgono le persone con cui questi devono essere condivisi, infine si clicca su ”Conferma” per confermare la condivisione.

La firma digitale rappresenta il momento della sottoscrizione di un documento amministrativo, mediante la quale un soggetto, generalmente il responsabile del procedimento, manifesta la volont`a dispositiva connessa all’emanazione di quell’atto o di quel documento.

La firma digitale `e l’equivalente elettronico della firma tradizionale apposta su carta.

Essa non deve essere assolutamente confusa per`o, con la firma autografa scannerizzata e conservata come immagine.

Dal punto di vista tecnico la firma digitale `e il risultato di un algoritmo di crittografia, a chiavi asimmetriche, applicato all’impronta digitale del file contenente la rappresentazione del documento.

Per generare una firma digitale `e necessario utilizzare una coppia di chiavi digitali asimmetriche attribuite in maniera univoca ad un soggetto, detto titolare.

La chiave privata `e conosciuta solo dal titolare ed `e usata per generare la firma digitale da apporre al documento.

La chiave pubblica, invece, `e usata per verificare l’autenticit`a della firma ed `e resa nota da un ente certificatore (ovvero un prestatore di servizi fiduciari qualificato).

Senza entrare in dettagli tecnici, la firma digitale consiste nella creazione di un file, definito busta crittografica.

La busta racchiude altri file:

• Il documento originale;
• L'evidenza informatica della firma;
• La chiave per la verifica della firma: E' contenuta a sua volta in un certificato qualificato emesso a nome del sottoscrittore, la cui autenticità è garantita da un'autorità accreditata, ovvero da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.

Elenchiamo ora i requisiti della firma:

1. Autenticità: Il destinatario del documento può verificare l'identità del sottoscrittore;
2. Non ripudio: Il firmatario non può disconoscere un documento da lui stesso firmato;
3. Integrità: Il documento firmato non può essere modificato dopo l’apposizione della firma.

In OPERA il documento fascicolato, per essere successivamente protocollato, dovrà essere sottoposto alla firma digitale del soggetto con ruolo “direttore firma”.

L'utente con ruolo di firma potrà reperire i documenti da firmare nella relativa cartella denominata “In firma”.

Dalla cartella “In firma” potrà accedere alla lista dei documenti proposti per la sottoscrizione.

Al Direttore firma si presentano due modalità per la sottoscrizione digitale dei documenti:

• Firma da elenco: Permette di firmare digitalmente, uno o più documenti principali, effettuando direttamente l’operazione dalla lista dei documenti presenti nella cartella “In firma”;
• Firma da consultazione documento.

A seguito della lettura dei documenti proposti per la firma, il soggetto abilitato al ruolo di “direttore firma” seleziona tramite i check-box presenti sulla colonna dedicata i documenti da sottoscrivere digitalmente.

La funzione di firma massiva è richiamabile tramite il tasto con la penna “Firma i documenti selezionati”.

Come tutte le procedure finora trattate, anche per la firma massiva è richiesto il consenso o l'annullamento all'operazione.

Opera ci consente di inserire l'ALIAS, il codice PIN e il codice OTP, una volta sola per tutti i documenti principali selezionati.

Dopo essere stati firmati, i documenti vengono contrassegnati nel sistema Opera dal simbolo della ceralacca.

Ora i documenti firmati, qualora trattasi di corrispondenza in uscita, possono essere inviati al protocollo tramite l’apposito pulsante “Invia al Protocollo”.

L’operazione di invio al sistema di protocollo, per la registrazione e la trasmissione al destinatario, puà essere effettuata dai seguenti soggetti:

• Lo stesso firmatario;
• Il proprietario del documento;
• L'utente con ruolo di segreteria al medesimo livello organizzativo del direttore firma che ha sottoscritto il documento.

Ricordiamo che se i documenti di Opera hanno degli allegati, oltre ai documenti principali, con questo sistema di firma non verranno firmati.

Un altro sistema per apporre la firma digitale ai documenti di Opera avviene dalla schermata di consultazione del documento.

Dalla lista dei documenti in firma, clicchiamo sull'oggetto del documento da firmare.

Si apre la finestra di consultazione del documento, dove è possibile visualizzare i metadati del documento, leggere le annotazioni inserite nei post-it, ed ogni altro elemento di contesto dell'atto.

Nella maschera di consultazione del documento sarà possibile prendere visione e leggere i vari file inseriti e proposti per la firma, accedere al documento principale ed ai suoi allegati e decidere, tramite apposita selezione, quali firmare.

Dopo aver scelto i file da firmare si accede al servizio di firma digitale tramite il tasto “Firma”.

Cliccando sul tasto “Firma”, il sistema chiede di inserire l’alias, il codice PIN e il codice OTP.

Completata la fase di firma, lo stato del documento viene modificato in “Firmato” e i file firmati vengono contrassegnati dal simbolo della ceralacca.

Quando il documento principale di una registrazione è stato firmato digitalmente, gli allegati non possono più essere firmati.

A questo punto, una volta apposta la firma, il documento è pronto per essere protocollato.

Questa funzionalità permette agli utenti che abbiano il ruolo “Segreteria”, “Delegato” o “Direttore firma”, di gestire, nei casi in cui il “Direttore-firma” preposto non possa svolgere tale funzione, l’abilitazione del vicario alla firma per un periodo determinato.

Cliccando sul pulsante “Deleghe” nel menù a sinistra, si apre una finestra con una lista di utenti tra i quali scegliere il vicario.

Dopo aver selezionato l’intervallo di date dal/al, in cui sarà attiva l’abilitazione, cliccare sul nome del delegato individuato.

L'utente selezionato avrà la possibilità di firmare digitalmente i documenti che gli verranno inviati.

“Documenti del Giorno“ è l'area adibita ai documenti ricercabili nel sistema riferiti ad una determinata data.

Di default il sistema propone la data odierna ma è sempre possibile cambiarla attraverso il pulsante del calendario.

Divisi per cartella, sarà possibile accedere ai documenti registrati nel sistema di protocollo (in entrata, in uscita ed interni) e ai documenti di Opera (documenti in fase di predisposizione o documenti da non sottoporre a registrazione di protocollo) creati nella data selezionata.

Le ricerche dei documenti protocollati e di Opera vengono attivate mediante il menù “Ricerca avanzata”, scegliendo di seguito la tipologia di documento da ricercare.

In questo capitolo andremo a trattare la ricerca dei documenti protocollati.

Con la ricerca sui documenti protocollati, `e possibile svolgere la ricerca sui documenti in entrata, in uscita ed interni che sono stati registrati nel registro di protocollo generale, sulla scorta di tutti i metadati di registrazione nel sistema.

Il sistema ha organizzato i metadati di registrazione di protocollo in appositi gruppi, sia per facilitare l’inserimento dei valori nei campi di ricerca, sia rispetto alla loro valenza in relazione alla gestione documentale.

Il sistema poi ricercherà tra i documenti ai quali l’utente abbia accesso, in relazione al ruolo ed alla restrizione organizzativa di appartenenza, quelli che soddisfano tutti i criteri impostati.

I risultati della ricerca verranno quindi proposti in una lista, analoga a quella dei documenti in gestione.

Con questo tipo di ricerca possiamo visualizzare anche i documenti che in precedenza avevamo rimosso dalla gestione, perché già evasi o visti.

Affrontiamo ora la ricerca dei documenti di Opera.

Dal menù “Ricerca avanzata” attiviamo la ricerca su “Documento”.

Sono documenti di Opera le seguenti tipologie:

• I documenti che generalmente vengono predisposti per essere spediti all’esterno sotto forma di corrispondenza;
• I documenti da inserire nel fascicolo, quali pareri, relazioni e altro materiale istruttorio.

Nella maschera di ricerca vengono elencati i possibili campi da valorizzare, e sui quali sarà effettuata la ricerca, ovvero l'Autore, il Proponente, il Firmatario ed il Destinatario.

Tramite il tasto “Cerca” il sistema ricercherà, all’interno dei documenti di Opera sui quali l'utente abbia visibilità quelli che soddisfano tutti i campi che sono stati valorizzati.

I risultati della ricerca verranno quindi proposti in una lista analoga a quella dei documenti in gestione.

Con questo tipo di ricerca possiamo visualizzare anche i documenti che in precedenza avevamo rimosso dalla gestione.

Alcuni ruoli, che prevedono la gestione dei documenti di tutta la Struttura di appartenenza come Area, Dipartimento e Direzione possono attivare particolari funzionalità di ricerca.

In questo paragrafo vedremo come limitare o ampliare le ricerche sui documenti e sui fascicoli, solamente ad un ufficio o ad un gruppo di uffici, invece della normale visualizzazione della sola struttura di appartenenza.

Nella sezione “Ambito di ricerca” si attiva la possibilità di restringere il campo di visibilità a dei documenti selezionando, con la spunta gli uffici desiderati. In essa viene proposto l'albero gerarchico della struttura organizzativa di appartenenza, nel quale è possibile scegliere interi rami dell'organigramma o semplici “foglie” ovvero gli uffici.

Di conseguenza le ricerche effettuate sui documenti di Opera o sui protocolli produrranno i risultati relativi agli uffici o strutture selezionate.

Il sistema offre la possibilità di indirizzare le ricerche, mediante una specifica maschera, a cui si accede dal menù in alto nella voce ”Ricerca avanzata”, cliccando su “Opzioni di ricerca”.

Le opzioni selezionabili su questa maschera sono divise in due sezioni:

1. Estensioni di ricerca: Modalità che permette di estendere la ricerca agli allegati, impostare la ricerca delle parole sul “genere e numero” e selezionare la distanza dei termini nella frase. Se selezioniamo la casella genere numero, le ricerche saranno effettuate su una o più parole sia al maschile che al femminile, e sia al singolare che al plurale. Ad esempio, se ricerchiamo la parola “numero”, il sistema cercherà in automatico anche le parole “numeri” e “numera”;
2. Restrizioni: Modalità dedicata a restringere la ricerca a determinati gruppi di documenti. Abbiamo la possibilità di selezionarli singolarmente o ad insiemi. Le tipologie di documenti elencate sono i documenti “Visti”, “Smistati”, “In protocollazione”, “Inviati alla firma”, “Non fascicolati”, “Non visti” e “Non condivisi”.

Infine, per attivare le opzioni di ricerca selezionate, occorre cliccare sul tasto “Salva Impostazioni” e da quel momento tutte le ricerche utilizzeranno i criteri impostati.

L'ultimo metodo di ricerca di un documento è individuato nella ricerca “libera”.

Questo sistema consente di attivare una ricerca in tutti i documenti accessibili all'utente utilizzando una parola chiave.

La parola desiderata dovrà essere digitata nel campo vuoto in alto a destra della videata di ricerca.

Cliccando sul pulsante con l'icona della lente, il sistema cercherà la parola nei metadati dei documenti protocollati e nei metadati dei documenti di Opera, elencando i documenti trovati.

Per rapidità di ricerca, si consiglia di effettuare la ricerca libera quando abbiamo già a disposizione elementi certi, come la data o l'autore o il numero di protocollo.

In altri casi, per organizzare le ricerche, è consigliato usare la maschera delle opzioni che abbiamo illustrato nel precedente paragrafo.