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| utenti:bridge:manuale_utente [2023/03/21 12:26] – chiara.pavanati | utenti:bridge:manuale_utente [2023/03/27 10:08] (versione attuale) – [5.4 Gestione dei ruoli utente] chiara.pavanati |
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| Infatti la **configurazione** delle **tipologie documentali** (ovvero di documenti omogenei fra loro, appartenenti alla medesima serie documentale) permette la creazione automatica dei **volumi** di **conservazione** e dei relativi specifici **profili informativi**. Un **agent** effettua la ricerca su ogni singola **tipologia documentale** inserita, analizza i documenti in base ai **parametri** immessi per selezionare quelli da inviare, e procede poi con l' effettivo **invio automatico in conservazione**, il cui avanzamento può comunque essere controllato in ogni **fase** dal **Responsabile** dello stesso. | Infatti la **configurazione** delle **tipologie documentali** (ovvero di documenti omogenei fra loro, appartenenti alla medesima serie documentale) permette la creazione automatica dei **volumi** di **conservazione** e dei relativi specifici **profili informativi**. Un **agent** effettua la ricerca su ogni singola **tipologia documentale** inserita, analizza i documenti in base ai **parametri** immessi per selezionare quelli da inviare, e procede poi con l' effettivo **invio automatico in conservazione**, il cui avanzamento può comunque essere controllato in ogni **fase** dal **Responsabile** dello stesso. |
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| Oltre alla possibilità di inviare i documenti in automatico, è possibile visualizzare i volumi predisposti per l'invio in conservazione tramite le apposite vaschette, contenenti i documenti in scadenza/scaduti, ricercati e selezionati in automatico dall'agent, il quale può essere configurato per inviare via e-mail al Responsabile della Conservazione notifiche sui documenti in scadenza o scaduti o i report prodotti dai processi di conservazione. | Oltre alla possibilità di inviare i documenti in automatico, è possibile visualizzare i **volumi** predisposti per l'**invio in conservazione** tramite le apposite **vaschette**, contenenti i **documenti** in scadenza/scaduti, ricercati e selezionati in automatico dall'agent, il quale può essere configurato per inviare via **e-mail** al Responsabile della Conservazione **notifiche** sui documenti in scadenza o scaduti o i **report** prodotti dai processi di conservazione. |
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| Allo stesso tempo, è possibile scegliere manualmente i documenti da inviare in conservazione, a prescindere dalla loro scadenza, procedendo se necessario (per scadenze temporali definite nel piano di conservazione dell'archivio; per la chiusura dei procedimenti; o per decisioni organizzative dell'ente produttore) con l'invio in conservazione. | Allo stesso tempo, è possibile scegliere manualmente i **documenti** da inviare **in conservazione**, a prescindere dalla loro **scadenza**, procedendo se necessario (per scadenze temporali definite nel piano di **conservazione** dell'**archivio**; per la **chiusura** dei **procedimenti**; o per **decisioni** organizzative dell'ente produttore) con l'**invio in conservazione**. |
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| In fase di versamento ogni unità documentaria inviata al sistema di conservazione viene descritta in un file Xml, che contiene una serie di metadati identificativi e descrittivi del documento e del suo contesto. | In fase di versamento ogni **unità documentaria** inviata al sistema di conservazione viene descritta in un **file Xml**, che contiene una serie di **metadati identificativi** e descrittivi del documento e del suo contesto. |
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| Viene inoltre supportato un processo di simulazione dell'invio in conservazione: è possibile effettuare una prova di invio dei documenti in conservazione, per la verifica sulla completezza degli stessi, provvedendo alle opportune modifiche nel caso la simulazione produca esiti negativi. Dopo aver effettuato le simulazioni degli invii, è possibile procedere con l'invio definitivo in conservazione. | Viene inoltre supportato un processo di **simulazione** dell'**invio in conservazione**: è possibile effettuare una **prova** di **invio** dei **documenti in conservazione**, per la **verifica** sulla completezza degli stessi, provvedendo alle opportune **modifiche** nel caso la simulazione produca esiti negativi. Dopo aver effettuato le **simulazioni** degli **invii**, è possibile procedere con l'**invio definitivo in conservazione**. |
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| **eXtraWay Bridge** garantisce l'identificazione certa del soggetto produttore dei documenti e permette la loro conservazione in archivi diversi suddivisi in base allo stesso; garantisce l'integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti e permette la ricerca, la visualizzazione e l'accesso ai documenti, richiamati direttamente dal sistema di gestione documentale sorgente, tramite una semplice interfaccia grafica. Permette inoltre la configurazione di Ruoli differenti per gli utenti del sistema, con diritti diversi per la visualizzazione, la consultazione dei documenti e per la gestione degli invii in conservazione. | **eXtraWay Bridge** garantisce l'**identificazione** certa del soggetto **produttore** dei **documenti** e permette la loro **conservazione** in **archivi** diversi suddivisi in base allo stesso; garantisce l'**integrità**, la **leggibilità** e la **reperibilità** dei documenti e permette la **ricerca**, la **visualizzazione** e l'**accesso** ai documenti, richiamati direttamente dal sistema di gestione documentale sorgente, tramite una **semplice interfaccia grafica**. Permette inoltre la **configurazione** di **Ruoli differenti** per gli **utenti** del **sistema**, con diritti diversi per la **visualizzazione**, la **consultazione** dei documenti e per la **gestione** degli **invii**in **conservazione**. |
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| **eXtraWay Bridge** crea report dettagliati per ogni invio in conservazione effettuato, permettendo un rapido controllo sugli esiti dei versamenti. Su ogni singolo documento viene visualizzato lo stato del versamento: successo, warning, insuccesso; e vengono evidenziati i problemi che hanno impedito di portare a termine l'invio in conservazione del documento. I report vengono aggiornati in base agli esiti dei successivi invii in conservazione, permettendo così di monitorare costantemente la risoluzione degli errori degli invii. | **eXtraWay Bridge** crea **report** dettagliati per ogni **invio in conservazione** effettuato, permettendo un rapido controllo sugli **esiti** dei **versamenti**. Su ogni singolo documento viene visualizzato lo **stato** del **versamento**: ''successo'' , ''warning'' , ''insuccesso'' ; e vengono evidenziati i problemi che hanno impedito di portare a termine l'invio in conservazione del documento. I **report** vengono aggiornati in base agli **esiti** dei successivi **invii in conservazione**, permettendo così di monitorare costantemente la **risoluzione** degli **errori** degli **invii**. |
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| Può essere configurato l'invio per e-mail dei report riepilogativi generati in seguito ad ogni invio in conservazione. | Può essere configurato l'**invio** per **e-mail** dei **report** riepilogativi generati in seguito ad ogni **invio in conservazione**. |
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| L'applicativo è totalmente integrato con il prodotto di gestione documentale Docway e più in generale con tutta la piattaforma documentale eXtraWay. E' disponibile una versione che utilizza come software di conservazione UniARC, prodotto da Unimatica. E' inoltre interfacciabile con altri sistemi di document e record management tramite un connettore SQL via JDBC. | L'**applicativo** è totalmente integrato con il **prodotto** di **gestione documentale DocWay** e più in generale con tutta la **piattaforma documentale eXtraWay**. E' disponibile una **versione** che utilizza come **software** di **conservazione UniARC**, prodotto da **Unimatica**. E' inoltre interfacciabile con altri **sistemi** di **document** e **record management** tramite un **connettore SQL** via **JDBC**. |
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| **eXtraWay Bridge** viene utilizzato dal Polo Archivistico Regionale dell'Emilia-Romagna (ParER) per il versamento nel proprio sistema di conservazione sostitutiva delle unità documentarie di vari enti pubblici aderenti al polo di conservazione. | **eXtraWay Bridge** viene utilizzato dal **Polo Archivistico Regionale dell'Emilia-Romagna** (**ParER**) per il versamento nel proprio **sistema** di **conservazione sostitutiva** delle **unità documentarie** di vari **enti pubblici aderenti** al polo di conservazione. |
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| ===== 2.0 Configurazione del sistema ===== | ===== 2.0 Configurazione del sistema ===== |
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| Dopo aver effettuato il primo login, in seguito all'inserimento delle credenziali di accesso personali, l'utente visualizza la pagina iniziale del Bridge. | Dopo aver effettuato il **primo login**, in seguito all'**inserimento** delle **credenziali** di **accesso** personali, l'**utente** visualizza la **pagina iniziale** del **Bridge**. |
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| La pagina si presenta suddivisa in 6 differenti sezioni: | La pagina si presenta suddivisa in **6 differenti sezioni**: |
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| *Documenti in scadenza | * **Documenti** in **scadenza**; |
| *Report | * **Report**; |
| *Gestione tipologie | * **Gestione tipologie**; |
| *Processo di conservazione | * **Processo** di **conservazione**; |
| *Sorgenti Documentali | * **Sorgenti Documentali**; |
| *Agent per notifiche documenti in scadenza e conservazione automatica | * **Agent** per **notifiche documenti in scadenza** e **conservazione automatica**. |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:1.jpg|}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:1.jpg|}} |
| ===== 2.1 Le sorgenti documentali ===== | ===== 2.1 Le sorgenti documentali ===== |
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| Per sorgente documentale si intende l'applicativo (cioè il sistema di gestione documentale utilizzato dal soggetto produttore dell'archivio), che fornisce e gestisce i documenti che devono essere inviati in conservazione. | Per **sorgente documentale** si intende l'**applicativo** (cioè il sistema di gestione documentale utilizzato dal soggetto produttore dell'archivio), che fornisce e gestisce i **documenti** che devono essere inviati **in conservazione**. |
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| Bridge è in grado di utilizzare e gestire contemporaneamente più sorgenti documentali per gli invii in conservazione dei lotti di documenti. | Bridge è in grado di utilizzare e gestire contemporaneamente più **sorgenti documentali** per gli **invii in conservazione** dei **lotti** di **documenti**. |
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| L'utente può impostare le diverse sorgenti, utilizzando due connettori predefiniti: uno specifico per eXtraWay; l'altro invece realizzato per sorgenti documentali presenti su database di tipo relazionale. | L'**utente** può impostare le diverse **sorgenti**, utilizzando due **connettori** predefiniti: uno specifico per eXtraWay; l'altro invece realizzato per **sorgenti documentali** presenti su **database** di tipo **relazionale**. |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:1234.jpg|}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:1234.jpg|}} |
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| Ogni nuova sorgente documentale da cui il sistema dovrà prendere i documenti da mandare in conservazione, deve essere configurata secondo le seguenti modalità: | Ogni nuova **sorgente documentale** da cui il sistema dovrà prendere i **documenti** da mandare in conservazione, deve essere configurata secondo le seguenti **modalità**: |
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| *Cliccare su "Nuova Sorgente" (in basso a sinistra) | * Cliccare su ''Nuova Sorgente'' (in basso a sinistra): |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:3.jpg?nolink |nuova sorgente}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:3.jpg?nolink |nuova sorgente}} |
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| Si apre un wizard nel quale è necessario impostare: | Si apre un **wizard** nel quale è necessario impostare: |
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| *Nome del Connettore | * **Nome** del **Connettore**; |
| *Tipologia del Connettore | * **Tipologia** del **Connettore**; |
| *Security Key: è un campo che permette di inserire una chiave di sicurezza, che collega in maniera univoca la sorgente documentale con il servizio di conservazione, sul quale la stessa deve versare. L’inserimento di una chiave di sicurezza (che deve essere uguale per sorgente documentale e servizio di conservazione) permette di effettuare il versamento della sorgente esclusivamente sul servizio di conservazione impostato con la medesima chiave di sicurezza. Questo permette di evitare errori di versamento (ad esempio documenti versati in servizi di conservazione errati). | * **Security Key**: E' un **campo** che permette di inserire una **chiave** di **sicurezza**, che collega in maniera univoca la **sorgente documentale** con il **servizio** di **conservazione**, sul quale la stessa deve versare. L’**inserimento** di una **chiave** di **sicurezza** (che deve essere uguale per sorgente documentale e servizio di conservazione) permette di effettuare il **versamento** della **sorgente** esclusivamente sul servizio di conservazione impostato con la medesima **chiave** di sicurezza. Questo permette di evitare **errori** di **versamento** (ad esempio documenti versati in servizi di conservazione errati). |
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| | (tutti i **campi** sono **obbligatori**) |
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| (tutti i campi sono obbligatori) | |
| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:123456.jpg|}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:123456.jpg|}} |
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| A seconda del tipo di connettore utilizzato, devono essere inseriti dati di configurazione diversi. | A seconda del **tipo** di **connettore** utilizzato, devono essere inseriti **dati** di **configurazione** diversi. |
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| **Impostazione di Extraway come sorgente documentale:** nella parte successiva della maschera di configurazione è necessario inserire i dati relativi al database system che si vuole utilizzare (eXtraWay Server) e i parametri di connessione del webservice, che sono i seguenti: | **Impostazione** di **eXtraWay** come **sorgente documentale**: Nella parte successiva della maschera di configurazione è necessario inserire i **dati** relativi al **database system** che si vuole utilizzare (eXtraWay Server) e i **parametri** di **connessione** del webservice, che sono i seguenti: |
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| *Host | * **Host**; |
| *User | * **User**; |
| *Db | * **Db**; |
| *Port | * **Port**; |
| *Password | * **Password**; |
| *Servizio | * **Servizio**. |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:rttt.jpg|}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:rttt.jpg|}} |
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| Dopo aver indicato i parametri per connettersi tramite il web service, nella schermata seguente viene richiesto di compilare il campo **applicativo**, che indica al Bridge come utilizzare i dati inseriti, tramite un connettore specializzato. | Dopo aver indicato i **parametri** per connettersi tramite il **web service**, nella schermata seguente viene richiesto di compilare il **campo** ''applicativo'' , che indica al Bridge come utilizzare i **dati** inseriti, tramite un **connettore specializzato**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:6.jpg?nolink |applicativo}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:6.jpg?nolink |applicativo}} |
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| Questo potrà essere scelto da un menù a tendina, in base alla tipologia documentale che si vuole inviare in conservazione: per esempio per i documenti registrati al protocollo l'applicativo potrebbe essere Docway; oppure si potrà scegliere fra le diverse tipologie documentali precedentemente definite (per esempio mandati, piani urbanistici, etc.). | Questo potrà essere scelto da un **menù** a **tendina**, in base alla **tipologia documentale** che si vuole inviare **in conservazion**e: per esempio per i **documenti** registrati al **protocollo** l'applicativo potrebbe essere **DocWay**; oppure si potrà scegliere fra le diverse **tipologie documentali** precedentemente definite (per esempio mandati, piani urbanistici, etc.). |
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| È presente anche una voce "generico": selezionandola non si viene abilitati a inviare documenti in conservazione, ma solo alla loro ricerca e consultazione, richiamandoli dall' archivio documentale sorgente. | È presente anche una **voce** ''generico'' : Selezionandola non si viene abilitati a inviare **documenti in conservazione**, ma solo alla loro **ricerca** e **consultazione**, richiamandoli dall'**archivio documentale sorgente**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:7.jpg?nolink |generico}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:7.jpg?nolink |generico}} |
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| A questo punto, la configurazione della sorgente documentale è terminata. | A questo punto, la **configurazione** della **sorgente documentale** è terminata. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:8.jpg?nolink |sorgente documentale configurata}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:8.jpg?nolink |sorgente documentale configurata}} |
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| **Impostazione di un DB relazionale come sorgente documentale:** nella parte successiva della maschera di configurazione dovranno essere inseriti i dati relativi al DB e alla connessione. I campi che devono essere riempiti sono relativi a: | **Impostazione** di un **DB relazionale** come **sorgente documentale**: Nella parte successiva della **maschera** di **configurazione** dovranno essere inseriti i **dati** relativi al **DB** e alla **connessione**. I **campi** che devono essere riempiti sono relativi a: |
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| ***Database System:** MySQL; Microsoft SQL Server Oracle; PostgreSQL. | ***Database System:** MySQL; Microsoft SQL Server Oracle; PostgreSQL. |
| ***Connessione:** Host, User, Db, Port, Password, Stringa di Connessione. | ***Connessione:** Host, User, Db, Port, Password, Stringa di Connessione. |
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| (La stringa di connessione permette di specificare una eventuale stringa di connessione particolare per determinati database, per esempio effettuata tramite LDAP, o stringhe specifiche per particolari DB, ad esempio Oracle). | (La **stringa** di **connessione** permette di specificare una eventuale **stringa** di **connessione** particolare per determinati **database**, per esempio effettuata tramite **LDAP**, o **stringhe** specifiche per particolari **DB**, ad esempio **Oracle**). |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:123.jpg|}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:123.jpg|}} |
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| | Da ''gestione file'' può essere scelta infine il **tipo** di **gestione** che deve essere effettuata: |
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| Da "gestione file" può essere scelta infine il tipo di gestione che deve essere effettuata: **interna** (tramite blob), indicando poi l'applicativo. | **interna** (tramite ''blob'' ), indicando poi l'applicativo: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:11.jpg?nolink |interna}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:11.jpg?nolink |interna}} |
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| **esterna:** | **esterna**: |
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| *da file system | * da **file system**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:12.jpg?nolink |file system}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:12.jpg?nolink |file system}} |
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| *da ftp | * da **ftp**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:13.jpg?nolink |ftp}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:13.jpg?nolink |ftp}} |
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| *da un indirizzo http | * da un **indirizzo http**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:14.jpg?nolink |http}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:14.jpg?nolink |http}} |
| Infine deve essere indicato l'applicativo: | |
| | Infine deve essere indicato l'**applicativo**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:15.jpg?nolink |applicativo}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:15.jpg?nolink |applicativo}} |
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| A questo punto è conclusa la configurazione della sorgente documentale. | A questo punto è conclusa la **configurazione** della **sorgente documentale**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:16.jpg?nolink |configurazione sorgente documentale}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:16.jpg?nolink |configurazione sorgente documentale}} |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:17.jpg?nolink |servizio di conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:17.jpg?nolink |servizio di conservazione}} |
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| Si procede impostando poi con l'impostazione dei servizi di conservazione: il Bridge è in grado di gestirne diversi contemporaneamente. | Si procede impostando poi con l'**impostazione** dei **servizi** di **conservazione**: il Bridge è in grado di gestirne diversi contemporaneamente. |
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| Una volta che sono stati impostati i servizi di conservazione, questi vengono visualizzati nella maschera iniziale, e sono mostrate le attività in corso (se presenti), il loro status, le indicazioni relative all'ultimo processo di conservazione completato dal sistema, con data e ora dello stesso. | Una volta che sono stati impostati i servizi di conservazione, questi vengono visualizzati nella **maschera iniziale**, e sono mostrate le **attività in corso** (se presenti), il loro status, le indicazioni relative all'ultimo **processo** di conservazione completato dal sistema, con **data** e **ora** dello stesso. |
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| Per impostare un nuovo servizio di conservazione è necessario compilare il wizard che si apre cliccando su "nuovo servizio di conservazione". | Per impostare un **nuovo servizio** di **conservazione** è necessario compilare il **wizard** che si apre cliccando su ''nuovo servizio di conservazione'' : |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:e1.jpg|servizio di conservazione}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:e1.jpg|servizio di conservazione}} |
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| Si apre un wizard nel quale è necessario impostare: | Si apre un **wizard** nel quale è necessario impostare: |
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| *Descrizione del servizio di conservazione | * **Descrizione** del **servizio** di **conservazione**; |
| *Server del servizio di conservazione | * **Server** del **servizio** di **conservazione**; |
| *Security Key (è un campo che permette di inserire una chiave di sicurezza, che collega in maniera univoca la sorgente documentale con il servizio di conservazione, sul quale la stessa deve versare. L’inserimento di una chiave di sicurezza (che deve essere uguale per sorgente documentale e servizio di conservazione) permette di effettuare il versamento della sorgente esclusivamente sul servizio di conservazione impostato con la medesima chiave di sicurezza. Questo permette di evitare errori di versamento.) | * **Security Key** (è un campo che permette di inserire una chiave di sicurezza, che collega in maniera univoca la sorgente documentale con il servizio di conservazione, sul quale la stessa deve versare. L’inserimento di una chiave di sicurezza (che deve essere uguale per sorgente documentale e servizio di conservazione) permette di effettuare il versamento della sorgente esclusivamente sul servizio di conservazione impostato con la medesima chiave di sicurezza. Questo permette di evitare errori di versamento). |
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| (entrambi i campi sono obbligatori) | (entrambi i **campi** sono **obbligatori**) |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:2e.jpg|servizio di conservazione}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:2e.jpg|servizio di conservazione}} |
| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:3e.jpg|servizio di conservazione}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:3e.jpg|servizio di conservazione}} |
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| I campi da inserire presenti sono tutti obbligatori: | I **campi** da inserire presenti sono tutti **obbligatori**: |
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| *Servizio | * **Servizio** |
| *Family | * **Family** |
| *Organizzazione | * **Organizzazione** |
| *Struttura | * **Struttura** |
| *User Id | * **User Id** |
| *Password | * **Password** |
| *Forza Conservazione (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: indica la volontà del versante di voler conservare l'Unità Documentaria anche se tutti i componenti di cui si compone non sono firmati digitalmente. Se impostato a false: il sistema accetta il versamento dell'Unità Documentaria solo se è presente almeno un file firmato.) | * **Forza Conservazione** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: indica la volontà del versante di voler conservare l'Unità Documentaria anche se tutti i componenti di cui si compone non sono firmati digitalmente. Se impostato a false: il sistema accetta il versamento dell'Unità Documentaria solo se è presente almeno un file firmato); |
| *Forza Accettazione (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: indica la volontà del versante di voler accettare in conservazione l'Unità Documentaria anche se la verifica sulla firma di almeno un file è fallita.) | * **Forza Accettazione** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: indica la volontà del versante di voler accettare in conservazione l'Unità Documentaria anche se la verifica sulla firma di almeno un file è fallita); |
| *Forza Collegamento (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: Assume valori True o False. Se assume valore True: indica la volontà del versante di accettare che il documento versato sia collegato a documenti che non sono ancora stati versati. Se assume valore False: il collegamento può essere eseguito solo verso documenti già presenti nel sistema.) | * **Forza Collegamento** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: Assume valori True o False. Se assume valore True: indica la volontà del versante di accettare che il documento versato sia collegato a documenti che non sono ancora stati versati. Se assume valore False: il collegamento può essere eseguito solo verso documenti già presenti nel sistema.) |
| *Simulazione (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: indica che l'invio in conservazione viene effettuato in una modalità di prova, per controllare gli esiti dell'invio, prima che questo sia fatto in maniera effettiva. Se impostato a false: non vengono effettuati invii di prova, ma direttamente l'invio definitivo in conservazione.) | * **Simulazione** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: indica che l'invio in conservazione viene effettuato in una modalità di prova, per controllare gli esiti dell'invio, prima che questo sia fatto in maniera effettiva. Se impostato a false: non vengono effettuati invii di prova, ma direttamente l'invio definitivo in conservazione.) |
| *Aggiunta allegati (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: permette di aggiungere ad una unità documentaria già inviata in conservazione eventuali allegati o annessi al documento, registrati dopo il suo invio in conservazione. Il controllo su quanto già inviato in conservazione, e su quanto inviare viene effettuato in maniera diversa, rispetto al connettore utilizzato. Se impostato a false: non vengono effettuati controlli al riguardo, e non è possibile aggiungere allegati/annessi al documento già versato). | * **Aggiunta allegati** (può assumere i valori di true o false. Se impostato a true: permette di aggiungere ad una unità documentaria già inviata in conservazione eventuali allegati o annessi al documento, registrati dopo il suo invio in conservazione. Il controllo su quanto già inviato in conservazione, e su quanto inviare viene effettuato in maniera diversa, rispetto al connettore utilizzato. Se impostato a false: non vengono effettuati controlli al riguardo, e non è possibile aggiungere allegati/annessi al documento già versato). |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:4e.jpg|servizio di conservazione}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:4e.jpg|servizio di conservazione}} |
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| La configurazione del servizio di conservazione risulta così completata. | La **configurazione** del **servizio** di **conservazione** risulta così **completata**. |
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| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:we.jpg|servizio di conservazione}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:we.jpg|servizio di conservazione}} |
| {{:documentazione_3di:extrawaybridge:re2.jpg|servizio di conservazione}} | {{:documentazione_3di:extrawaybridge:re2.jpg|servizio di conservazione}} |
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| Tramite l'utilizzo del tasto "edit" i dati di configurazione delle sorgenti documentali e dei processi di conservazione possono essere modificati in qualsiasi momento. Inoltre è presente una colonna che indica il loro stato: se sono in uso, oppure se possono essere cancellate e/o modificate; tramite gli appositi tasti è invece possibile fermare e/o far ripartire l'utilizzo delle sorgenti documentali configurate. | Tramite l'utilizzo del **tasto** ''edit'' i **dati** di **configurazione** delle sorgenti documentali e dei processi di conservazione possono essere modificati in qualsiasi momento. Inoltre è presente una **colonna** che indica il loro **stato**: se sono in uso, oppure se possono essere cancellate e/o modificate; tramite gli appositi tasti è invece possibile fermare e/o far ripartire l'utilizzo delle **sorgenti documentali configurate**. |
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| ===== 2.3 Le tipologie documentali ===== | ===== 2.3 Le tipologie documentali ===== |
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| Le tipologie documentali sono sotto insiemi di documenti definiti fra quelli presenti nel sistema di gestione documentale, organizzati per serie omogenee. | Le **tipologie documentali** sono sotto insiemi di **documenti** definiti fra quelli presenti nel **sistema** di **gestione documentale**, organizzati per **serie omogenee**. |
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| Il Bridge permette di delineare illimitate tipologie documentali, tramite l'impostazione di una stringa di ricerca specifica, che agisce su tutto l'insieme dei documenti presenti nella sorgente documentale impostata. | Il Bridge permette di delineare **illimitate tipologie documentali**, tramite l'impostazione di una **stringa** di **ricerca** specifica, che agisce su tutto l'**insieme** dei **documenti** presenti nella **sorgente documentale impostata**. |
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| L'individuazione e la definizione delle tipologie documentali facilita il compito del Responsabile e la creazione dei lotti per l'invio in conservazione dei documenti: raggruppa infatti documenti omogenei fra loro, appartenenti alla stessa serie documentale, con le medesime caratteristiche archivistiche, e permette di configurare in automatico il loro invio in conservazione. | L'individuazione e la definizione delle **tipologie documentali** facilita il compito del **Responsabile** e la **creazione** dei **lotti** per l'**invio** in **conservazione** dei **documenti**: raggruppa infatti **documenti omogenei** fra loro, appartenenti alla stessa **serie documentale**, con le medesime **caratteristiche archivistiche**, e permette di configurare in automatico il loro **invio in conservazione**. |
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| Cliccando su "nuova tipologia" è possibile iniziare la configurazione di una nuova tipologia documentale, tramite la compilazione dell'apposito wizard. | Cliccando su ''nuova tipologia'' è possibile iniziare la **configurazione** di una **nuova tipologia documentale**, tramite la **compilazione** dell'apposito **wizard**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:24.jpg?nolink |nuova tipologia}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:24.jpg?nolink |nuova tipologia}} |
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| *Descrizione della tipologia documentale | * **Descrizione** della **tipologia documentale**; |
| *Sorgente Documentale (da scegliere fra quelle precedentemente impostate) | * **Sorgente Documentale** (da scegliere fra quelle precedentemente impostate). |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:25.jpg?nolink |Descrizione della tipologia documentale}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:25.jpg?nolink |Descrizione della tipologia documentale}} |
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| *Servizio di conservazione (da scegliere fra quelli precedentemente impostati) | * **Servizio** di **conservazione** (da scegliere fra quelli precedentemente impostati) |
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| (sarà possibile scegliere tra servizi di conservazione effettivi oppure in modalità di simulazione, a seconda della necessità di procedere con l'invio definitivo in conservazione, o con una prova che simula l'invio definitivo). | (sarà possibile scegliere tra **servizi** di **conservazione effettivi** oppure in **modalità** di **simulazione**, a seconda della necessità di procedere con l'**invio** definitivo in **conservazione**, o con una prova che simula l'invio definitivo). |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:26.jpg?nolink |simulazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:26.jpg?nolink |simulazione}} |
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| Segue poi la parte specifica per la configurazione della tipologia documentale, che richiede l'inserimento di: | Segue poi la parte specifica per la **configurazione** della **tipologia documentale**, che richiede l'**inserimento** di: |
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| *Stringa di ricerca per restringere l'insieme dei documenti alla specifica tipologia documentale (select SQL), diversa a seconda della sorgente documentale precedentemente impostata e dell'applicativo che fornisce i documenti | * **Stringa** di **ricerca** per restringere l'insieme dei documenti alla specifica **tipologia documentale** ( ''select'' **SQL**), diversa a seconda della **sorgente documentale** precedentemente impostata e dell'applicativo che fornisce i documenti; |
| *Ricerca Data (impostazione della data che deve essere presa come riferimento per la definizione dei documenti scaduti/in scadenza per ogni specifica tipologia documentale: per esempio la data di registrazione al protocollo) | * **Ricerca Data** (impostazione della data che deve essere presa come riferimento per la definizione dei **documenti scaduti/in scadenza** per ogni specifica tipologia documentale: per esempio la data di registrazione al protocollo); |
| *Scadenza (indicazione in giorni dell'arco temporale nel quale i documenti sono considerati scaduti o in scadenza: i documenti con la data di riferimento precedentemente impostata maggiore dei giorni indicati nella scadenza sono considerati scaduti; quelli invece prodotti nel range temporale creato dalla data di scadenza e dal preavviso impostato nell'agent per l'invio in conservazione sono considerati in scadenza) | * **Scadenza** (indicazione in **giorni** dell'**arco temporale** nel quale i **documenti** sono considerati **scaduti** o **in scadenza**: i documenti con la data di riferimento precedentemente impostata maggiore dei giorni indicati nella scadenza sono considerati scaduti; quelli invece prodotti nel range temporale creato dalla data di scadenza e dal preavviso impostato nell'agent per l'invio in conservazione sono considerati in scadenza); |
| *Invio automatico (disabilitato, in scadenza, scaduti, scaduti/in scadenza) | * **Invio automatico** (disabilitato, in scadenza, scaduti, scaduti/in scadenza). |
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| (l'impostazione di questo campo permette di gestire la funzionalità di invio in conservazione automatico dei documenti, tramite l'apposito agent: si può scegliere di inviare solo documenti scaduti o solo documenti in scadenza, oppure entrambi) | (l'impostazione di questo campo permette di gestire la funzionalità di invio in conservazione automatico dei documenti, tramite l'apposito agent: si può scegliere di inviare solo documenti scaduti o solo documenti in scadenza, oppure entrambi) |
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| Gli ultimi tre campi sono fondamentali per utilizzare la funzionalità di invio in automatico dei documenti appartenenti alla tipologia documentale: in base ai parametri inseriti, viene utilizzata la funzionalità di invio automatico in conservazione dei documenti, appartenenti alla specifica tipologia documentaria configurata. | Gli ultimi tre campi sono fondamentali per utilizzare la funzionalità di **invio in automatico** dei **documenti** appartenenti alla tipologia documentale: in base ai **parametri** inseriti, viene utilizzata la funzionalità di **invio automatico** in conservazione dei documenti, appartenenti alla specifica tipologia documentaria configurata. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:27.jpg?nolink |simulazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:27.jpg?nolink |simulazione}} |
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| Termina in questo modo la configurazione della singola tipologia documentale. | Termina in questo modo la **configurazione** della singola **tipologia documentale**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:28.jpg?nolink |configurazione tipologia documentale}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:28.jpg?nolink |configurazione tipologia documentale}} |
| ===== 2.4 Configurazione agent per notifiche documenti in scadenza e conservazione automatica ===== | ===== 2.4 Configurazione agent per notifiche documenti in scadenza e conservazione automatica ===== |
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| L'utente può configurare l'agent per le notifiche via mail dei documenti in scadenza e per l'invio in conservazione automatico cliccando su "configurazione agent", box presente nella home page del Bridge in basso a destra. | L'**utente** può configurare l'**agent** per le **notifiche** via **mail** dei documenti in scadenza e per l'**invio in conservazione automatico** cliccando su ''configurazione agent'' , box presente nella home page del Bridge in basso a destra. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:29.jpg?nolink |configurazione agent}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:29.jpg?nolink |configurazione agent}} |
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| Viene visualizzata la maschera di configurazione, dove devono essere inseriti i parametri relativi agli account di posta elettronica per l'invio delle mail di notifica dei documenti in scadenza e per l'invio dei report di conservazione, e i parametri per la configurazione dell'agent per l'invio automatico dei documenti in conservazione. | Viene visualizzata la **maschera** di **configurazione**, dove devono essere inseriti i **parametri** relativi agli **account** di **posta elettronica** per l'invio delle **mail** di notifica dei documenti in scadenza e per l'invio dei **report** di conservazione, e i **parametri** per la configurazione dell'**agent** per l'invio automatico dei documenti in conservazione. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:30.jpg?nolink |configurazione agent}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:30.jpg?nolink |configurazione agent}} |
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| I campi che devono essere riempiti sono: | I **campi** che devono essere riempiti sono: |
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| *Smtp Host | * **Smtp Host**; |
| *Smtp Port | * **Smtp Port**; |
| *Protocollo | * **Protocollo**; |
| *Smtp user | * **Smtp user**; |
| *Smpt password | * **Smpt password**; |
| *E-mail mittente | * **E-mail mittente**; |
| *E-mail destinatario | * **E-mail destinatario**; |
| *Intervallo (in ore, è per impostare l'intervallo temporale prestabilito entro il quale l'agent effettua un ciclo di conservazione: può essere una volta al giorno, oppure ogni tot ore) | * **Intervallo** (in ore, è per impostare l'intervallo temporale prestabilito entro il quale l'agent effettua un ciclo di conservazione: può essere una volta al giorno, oppure ogni tot ore); |
| *Ora avvio (espressa in ora e minuti, l'ora impostata è quella in cui viene avviato il processo di conservazione in automatico dell'agent) | * **Ora avvio** (espressa in ora e minuti, l'ora impostata è quella in cui viene avviato il processo di conservazione in automatico dell'agent). |
| |
| (fra questi due campi è necessario compilarne uno solo, a seconda delle esigenze, in quanto una modalità esclude l'altra). | (fra questi due **campi** è necessario compilarne uno solo, a seconda delle esigenze, in quanto una modalità esclude l'altra). |
| |
| *Notifiche (per l'invio per email dei report di conservazione o dei report di simulazione, o dei remind per l'invio in conservazione) | Notifiche (per l'invio per email dei report di conservazione o dei report di simulazione, o dei remind per l'invio in conservazione) |
| *Preavviso Scadenza (in giorni, è il preavviso che determina quali documenti devono essere considerati in scadenza, insieme con il parametro della scadenza precedentemente impostato per ogni tipologia documentale) | * Preavviso Scadenza** (in giorni, è il preavviso che determina quali documenti devono essere considerati in scadenza, insieme con il parametro della scadenza precedentemente impostato per ogni tipologia documentale) |
| |
| L'agent è in grado di fare l'invio automatico in conservazione di tutte le tipologie documentali impostate nel Bridge, e appositamente configurate per l'invio in automatico. | L'**agent** è in grado di fare l'**invio automatico in conservazione** di tutte le **tipologie documentali** impostate nel Bridge, e appositamente configurate per l'invio in automatico. |
| |
| Cliccando su "salva" è possibile salvare i parametri inseriti, cliccando su "abbandona" non vengono salvati i parametri precedentemente impostati. | Cliccando su ''salva'' è possibile salvare i **parametri** inseriti, cliccando su ''abbandona'' non vengono salvati i **parametri** precedentemente impostati. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:31.jpg?nolink |salva configurazione agent}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:31.jpg?nolink |salva configurazione agent}} |
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| In questo modo l'agent è configurato e può essere visualizzato nella pagina iniziale, dove viene segnalato il suo stato e i parametri relativi alla sua ultima esecuzione. | In questo modo l'**agent** è configurato e può essere visualizzato nella **pagina iniziale, dove viene segnalato il suo stato e i **parametri relativi** alla sua ultima esecuzione. |
| |
| Sono a disposizione dell'utente tre ulteriori funzionalità: | Sono a disposizione dell'**utente** tre ulteriori **funzionalità**: |
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| *Stop/Start Agent: per disabilitare e/o riavviare l'agent. | * **Stop/Start Agent**: Per disabilitare e/o riavviare l'agent; |
| *Configurazione Agent: permette di modificare la scheda di configurazione dell'agent. | * **Configurazione Agent**: Permette di modificare la scheda di configurazione dell'agent; |
| *Test E-Mail: permette di verificare se la configurazione dell'account mail è andata a buon fine. Se l'impostazione è stata eseguita correttamente arriva un email di test all'indirizzo inserito nel campo "e-mail destinatario" nella configurazione precedente. Se nella configurazione c'è un errore, appare la seguente schermata che permette di visualizzare il tipo di errore ed eventualmente inviare la segnalazione dello stesso al servizio di assistenza. | * **Test E-Mail**: Permette di verificare se la configurazione dell'account mail è andata a buon fine. Se l'impostazione è stata eseguita correttamente arriva un email di test all'indirizzo inserito nel campo "e-mail destinatario" nella configurazione precedente. Se nella configurazione c'è un errore, appare la seguente schermata che permette di visualizzare il tipo di errore ed eventualmente inviare la segnalazione dello stesso al servizio di assistenza. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:32.jpg?nolink |agent}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:32.jpg?nolink |agent}} |
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| In base ai parametri impostati l'agent effettua un ciclo di conservazione, va in standby quando termina gli invii, per ripartire in automatico ogni intervallo temporale impostato. | In base ai **parametri** impostati l'**agent** effettua un **ciclo** di **conservazione**, va in standby quando termina gli **invii**, per ripartire in automatico ogni **intervallo temporale impostato**. |
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| Il "preavviso scadenza" impostato nella configurazione dell'agent e la "scadenza" definita per ogni singola tipologia documentale determinano la creazione in automatico dei lotti dei documenti scaduti e in scadenza da mandare in conservazione. | Il ''preavviso scadenza'' impostato nella **configurazione** dell'**agent** e la **scadenza** definita per ogni singola **tipologia documentale** determinano la **creazione** in automatico dei **lotti** dei **documenti scaduti** e **in scadenza** da mandare in conservazione. |
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| Per esempio, impostando a 3 giorni il preavviso dell'agent, e a 10 giorni la scadenza di una specifica tipologia documentale, il comportamento dell'agent sarà il seguente: nella fase di ricerca dell'agent, i documenti più vecchi di 10 giorni dalla data odierna sono considerati scaduti; sono invece considerati in scadenza i documenti prodotti nel range temporale definito dalla scadenza impostata per la specifica tipologia documentale e il preavviso scadenza dell'agent, ovvero in questo caso i documenti prodotti tra i 10 giorni e i 7 giorni prima a partire dalla data odierna (preavviso tipologia 10 - scadenza agent 3). | Per esempio, impostando a 3 giorni il **preavviso** dell'**agent**, e a 10 giorni la **scadenza** di una specifica **tipologia documentale**, il comportamento dell'agent sarà il seguente: nella fase di **ricerca** dell'**agent**, i **documenti** più vecchi di 10 giorni dalla data odierna sono considerati scaduti; sono invece considerati in scadenza i documenti prodotti nel **range temporale** definito dalla scadenza impostata per la specifica tipologia documentale e il preavviso scadenza dell'agent, ovvero in questo caso i documenti prodotti tra i 10 giorni e i 7 giorni prima a partire dalla data odierna (preavviso tipologia 10 - scadenza agent 3). |
| |
| I documenti invece fuori dai parametri impostati di scadenza (nell'esempio citato creati a partire dalla data odierna a 6 giorni prima) non sono considerati dall'agent, in quanto potenzialmente ancora modificabili nel sistema documentale (per esempio documenti registrati al protocollo, relativamente ai campi modificabili a norma di legge). | I **documenti** invece **fuori** dai **parametri impostati** di scadenza (nell'esempio citato creati a partire dalla data odierna a 6 giorni prima) non sono considerati dall'agent, in quanto potenzialmente ancora **modificabili** nel sistema documentale (per esempio documenti registrati al protocollo, relativamente ai campi modificabili a norma di legge). |
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| Alla fase di ricerca, segue la fase di analisi: in base alla stessa l'agent selezionerà i documenti che possono essere effettivamente inviati in conservazione e procederà con il loro invio. Dopo aver terminato il ciclo, sarà prodotto e visualizzato il report relativo all'invio in conservazione, mentre l'agent andrà in standby, per ripartire poi nell'orario o nell' intervallo prestabilito. | Alla **fase** di **ricerca**, segue la **fase** di **analisi**: in base alla stessa l'agent selezionerà i **documenti** che possono essere effettivamente inviati **in conservazione** e procederà con il loro **invio**. Dopo aver terminato il ciclo, sarà prodotto e visualizzato il **report** relativo all'invio in conservazione, mentre l'agent andrà in **standby**, per ripartire poi nell'**orario** o nell' **intervallo prestabilito**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:33.jpg?nolink |schema funzionamento agent}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:33.jpg?nolink |schema funzionamento agent}} |
| ==== 3.1 Invio automatico dei documenti in conservazione ==== | ==== 3.1 Invio automatico dei documenti in conservazione ==== |
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| È possibile gestire in automatico il processo di conservazione delle diverse tipologie documentali configurate, per i documenti scaduti e/o in scadenza, in base ai parametri impostati. L'Agent configurato avvia in automatico il processo di conservazione delle tipologie documentali: ricerca in base ai filtri impostati il set di documenti che possono essere inviati in conservazione e fa partire in automatico il processo. Il ciclo dell'agent è composto da tre diverse fasi: ricerca, analisi e conservazione. | È possibile gestire in automatico il **processo** di **conservazione** delle diverse **tipologie documentali** configurate, per i **documenti scaduti** e/o in scadenza, in base ai parametri impostati. L'**Agent** configurato avvia in automatico il processo di conservazione delle tipologie documentali: **ricerca** in base ai **filtri** impostati il set di documenti che possono essere inviati in conservazione e fa partire in automatico il **processo**. Il **ciclo** dell'**agent** è composto da tre diverse **fasi**: **ricerca**, **analisi** e **conservazione**. |
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| Ricerca: | **Ricerca**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:34.jpg?nolink |ricerca}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:34.jpg?nolink |ricerca}} |
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| Analisi: | **Analisi**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:35.jpg?nolink |analisi}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:35.jpg?nolink |analisi}} |
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| Conservazione: | **Conservazione**: |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:36.jpg?nolink |conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:36.jpg?nolink |conservazione}} |
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| I diversi stati del processo di conservazione dell'agent possono essere visualizzati nella home in basso a destra, nel box relativo a "Agent per notifiche documenti in scadenza". Quando l'agent è stato attivato effettua i cicli di conservazione ad intervalli temporali regolari, in base alla sua impostazione. Per fermare l'agent, e dunque gli invii in conservazione automatica è necessario cliccare su "stop agent". | I diversi **stati** del processo di conservazione dell'**agent** possono essere visualizzati nella home in basso a destra, nel **box** relativo a ''Agent per notifiche documenti in scadenza'' . Quando l'**agent** è stato attivato effettua i **cicli** di **conservazione** ad **intervalli temporali regolari**, in base alla sua impostazione. Per fermare l'agent, e dunque gli **invii** in conservazione automatica è necessario cliccare su ''stop agent'' . |
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| Un ciclo di conservazione in automatico si svolge secondo queste modalità: | Un **ciclo** di **conservazione** in automatico si svolge secondo queste **modalità**: |
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| L'agent avvia un processo di conservazione. | L'**agent** avvia un **processo** di **conservazione**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:37.jpg?nolink |processo di conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:37.jpg?nolink |processo di conservazione}} |
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| Inizia la fase di ricerca dell'agent su tutti i documenti appartenenti alle tipologie documentali precedentemente impostate nel sistema. In base ai risultati della ricerca sui documenti, le vaschette dei documenti scaduti/in scadenza per ogni tipologia documentale vengono aggiornate, riportando l'indicazione delle frequenze dei documenti trovati, suddivisi nelle vaschette corrispondenti alla loro tipologia. | Inizia la fase di **ricerca** dell'**agent** su tutti i **documenti** appartenenti alle **tipologie documentali** precedentemente impostate nel sistema. In base ai **risultati** della **ricerca** sui documenti, le **vaschette** dei **documenti scaduti** o in scadenza per ogni tipologia documentale vengono aggiornate, riportando l'indicazione delle **frequenze** dei **documenti trovati**, suddivisi nelle vaschette corrispondenti alla loro tipologia. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:38.jpg?nolink |vaschette scadenza}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:38.jpg?nolink |vaschette scadenza}} |
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| Segue la fase di analisi dei documenti trovati per ogni tipologia documentale, in cui l'agent seleziona i documenti (analizzandoli singolarmente) che possono effettivamente essere inviati in conservazione in base ai parametri impostati: per esempio non vengono accettati per la conservazione i documenti annullati, privi di allegati, privi di firma digitale, precedentemente inviati in conservazione, o vengono accettati tutti i documenti inviati per Pec; ed ignora invece i documenti che non possono essere inviati in conservazione in seguito alla sua analisi. Questo per permettere di produrre report veritieri degli invii, ed evitare così che vengano prodotti report di conservazione riportanti errori che nella realtà non lo sono, perché riguardano invii di documenti che effettivamente non devono essere inviati in conservazione. Cliccando sulle tipologie è possibile visualizzare la lista dei documenti che sono stati recuperati per l'invio in conservazione. | Segue la fase di **analisi** dei **documenti** trovati per ogni **tipologia documentale**, in cui l'**agent** seleziona i documenti (analizzandoli singolarmente) che possono effettivamente essere inviati in conservazione in base ai **parametri** impostati: per esempio non vengono accettati per la conservazione i documenti annullati, privi di allegati, privi di firma digitale, precedentemente inviati in conservazione, o vengono accettati tutti i documenti inviati per Pec; ed ignora invece i documenti che non possono essere inviati in conservazione in seguito alla sua analisi. Questo per permettere di produrre **report** veritieri degli **invii**, ed evitare così che vengano prodotti report di conservazione riportanti errori che nella realtà non lo sono, perché riguardano invii di documenti che effettivamente non devono essere inviati in conservazione. Cliccando sulle **tipologie** è possibile visualizzare la **lista** dei **documenti** che sono stati recuperati per l'**invio** in **conservazione**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:39.jpg?nolink |analisi}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:39.jpg?nolink |analisi}} |
| |
| Segue alla fase di analisi l'invio in conservazione dei documenti appartenenti alla specifica tipologia documentale. | Segue alla fase di analisi l'**invio** in **conservazione** dei documenti appartenenti alla specifica **tipologia documentale**. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:40.jpg?nolink |invio in conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:40.jpg?nolink |invio in conservazione}} |
| |
| Il processo di conservazione in corso può essere seguito dalla barra di avanzamento presente nel box relativo al processo di conservazione. | Il **processo** di **conservazione** in corso può essere seguito dalla **barra** di **avanzamento** presente nel box relativo al processo di conservazione. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:41.jpg?nolink |barra di avanzamento}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:41.jpg?nolink |barra di avanzamento}} |
| |
| Cliccando sulle evidenze dei documenti contenuti nelle vaschette è possibile visualizzare l'elenco dei documenti per i quali è in corso l'invio in conservazione e gli stessi documenti. È sempre visibile la barra di avanzamento del processo di conservazione. Con le apposite frecce in alto è possibile scorrere fra le pagine contenenti la lista dei documenti. | Cliccando sulle evidenze dei **documenti** contenuti nelle **vaschette** è possibile visualizzare l'**elenco** dei documenti per i quali è in corso l'**invio** in **conservazione** e gli stessi documenti. È sempre visibile la **barra** di **avanzamento** del processo di conservazione. Con le apposite **frecce** in alto è possibile scorrere fra le **pagine** contenenti la **lista** dei **documenti**. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:42.jpg?nolink |barra di avanzamento}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:42.jpg?nolink |barra di avanzamento}} |
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| La barra di avanzamento avanza man mano che i documenti vengono inviati in conservazione. | La **barra** di **avanzamento** avanza man mano che i **documenti** vengono inviati in **conservazione**. |
| |
| Il processo di conservazione può essere fermato cliccando sul simbolo {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:43.jpg?nolink |ferma processo}}, che compare in alto nella barra dell'avanzamento del processo di conservazione. | Il **processo** di **conservazione** può essere fermato cliccando sul **simbolo** {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:43.jpg?nolink |ferma processo}}, che compare in alto nella **barra** dell'**avanzamento** del **processo** di conservazione. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:44.jpg?nolink |barra di avanzamento}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:44.jpg?nolink |barra di avanzamento}} |
| |
| Quando termina il processo di conservazione di una tipologia documentale, l'agent riparte con la ricerca, l'analisi e la conservazione delle successive tipologie documentali impostate. | Quando **termina** il **processo** di conservazione di una tipologia documentale, l'**agent** riparte con la **ricerca**, l'**analisi** e la **conservazione** delle successive **tipologie documentali** impostate. |
| |
| I controlli eseguiti dal sistema di conservazione consistono nella verifica dei metadati, nella verifica della firma digitale e nella verifica dei formati dei documenti. | I **controlli** eseguiti dal **sistema** di **conservazione** consistono nella **verifica** dei **metadati**, nella **verifica** della **firma digitale** e nella **verifica** dei **formati** dei **documenti**. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:45.jpg?nolink |verifiche}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:45.jpg?nolink |verifiche}} |
| |
| Dopo il termine del processo di conservazione, i documenti inviati in conservazione saranno contrassegnati dal simbolo | Dopo il **termine** del **processo** di **conservazione**, i **documenti** inviati in conservazione saranno contrassegnati dal **simbolo**: |
| | |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:46.jpg?nolink |simbolo invio}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:46.jpg?nolink |simbolo invio}} |
| che attesta il successo effettivo del loro invio in conservazione; | |
| se invece l'invio non è riuscito comparirà sempre il check-box vuoto con la possibilità di spuntare il documento | che attesta il **successo** effettivo del loro **invio** in **conservazione**; |
| | |
| | se invece l'**invio non** è **riuscito** comparirà sempre il **check-box** vuoto con la possibilità di spuntare il **documento**: |
| | |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:47.jpg?nolink |spunta documento}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:47.jpg?nolink |spunta documento}} |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:48.jpg?nolink |verifiche}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:48.jpg?nolink |verifiche}} |
| |
| L'agent quando termina un ciclo di conservazione va in standby, per ripartire con il successivo ciclo in base all'arco temporale impostato. Un ciclo dell'agent può avere una durata diversa, dipende da quante tipologie documentali sono state impostate nel sistema e dalla quantità di documenti da analizzare. | L'**agent** quando termina un **ciclo** di **conservazione** va in standby, per ripartire con il successivo ciclo in base all'**arco temporale** impostato. Un **ciclo** dell'**agent** può avere una **durata diversa**, dipende da quante **tipologie documentali** sono state impostate nel **sistema** e dalla quantità di **documenti** da analizzare. |
| |
| Se viene inviato in conservazione un documento già inviato in conservazione, non sarà segnalato come un errore nei report, ma come un warning: il sistema di conservazione accetta l'invio, ma indica il suo duplice invio. | Se viene inviato **in conservazione** un **documento** già inviato **in conservazione**, non sarà segnalato come un errore nei report, ma come un **warning**: Il sistema di conservazione accetta l'**invio**, ma indica il suo **duplice invio**. |
| |
| ==== 3.2 Vaschette dei documenti in scadenza e scaduti ==== | ==== 3.2 Vaschette dei documenti in scadenza e scaduti ==== |
| |
| Il Responsabile della Conservazione viene aiutato nella gestione degli invii in conservazione dalle vaschette dei documenti, visualizzate in alto a sinistra nella schermata della pagina iniziale. Le vaschette permettono di visualizzare le liste dei documenti, suddivisi tra documenti in scadenza e documenti già scaduti, suddivisi a loro volta secondo le tipologie documentali, cliccando sulle singole voci. Il contenuto delle vaschette viene fornito dalla ricerca dell'agent: ogni volta che termina un ciclo dello stesso, la vaschetta viene aggiornata. Per ogni tipologia documentale sono indicate le frequenze accanto alle stesse, in base alla quantità dei documenti presenti per ogni tipologia documentale. | Il **Responsabile** della **Conservazione** viene aiutato nella **gestione** degli **invii** in conservazione dalle **vaschette** dei **documenti**, visualizzate in alto a sinistra nella schermata della pagina iniziale. Le vaschette permettono di visualizzare le **liste** dei **documenti**, suddivisi tra documenti **in scadenza** e documenti già **scaduti**, suddivisi a loro volta secondo le **tipologie documentali**, cliccando sulle singole **voci**. Il contenuto delle vaschette viene fornito dalla **ricerca** dell'**agent**: ogni volta che termina un **ciclo** dello stesso, la **vaschetta** viene **aggiornata**. Per ogni tipologia documentale sono indicate le **frequenze** accanto alle stesse, in base alla **quantità** dei **documenti** presenti per ogni **tipologia documentale**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:49.jpg?nolink |vaschette}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:49.jpg?nolink |vaschette}} |
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| Dopo che i documenti sono stati correttamente inviati in conservazione, sono aggiornate le frequenze delle vaschette** **e dunque i documenti prima presenti non vengono più visualizzati dopo la conservazione. Nelle liste dei documenti in scadenza o scaduti sono presenti gli appositi checkbox da spuntare, che permettono di selezionare i documenti da inviare in conservazione. Per conservare tutti i documenti presenti nella lista è disponibile il tasto "seleziona tutti". Cliccando sul pulsante "Conserva" viene avviato il processo di conservazione. | Dopo che i **documenti** sono stati correttamente inviati **in conservazione**, sono aggiornate le **frequenze** delle **vaschette** e dunque i documenti prima presenti non vengono più visualizzati dopo la conservazione. Nelle liste dei documenti in scadenza o scaduti sono presenti gli appositi **checkbox** da spuntare, che permettono di selezionare i **documenti** da **inviare** in conservazione. Per conservare tutti i documenti presenti nella lista è disponibile il **tasto** ''seleziona tutti'' . Cliccando sul **pulsante** ''Conserva'' viene avviato il **processo** di **conservazione**. |
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| ==== 3.3 Invio di singoli documenti in conservazione ==== | ==== 3.3 Invio di singoli documenti in conservazione ==== |
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| È possibile tramite il Bridge scegliere di inviare singoli documenti in conservazione, oltre che tramite l'impostazione dell'invio automatico dell'agent. I documenti possono essere visualizzati e ricercati direttamente dal Bridge, che li richiama dall'archivio sorgente e permette di ricercarli tramite la maschera che si apre cliccando sulla barra della ricerca avanzata, posizionata in alto a destra nella pagina iniziale dell'applicativo. | È possibile tramite il Bridge scegliere di inviare singoli **documenti** in **conservazione**, oltre che tramite l'impostazione dell'**invio automatico** dell'**agent**. I documenti possono essere visualizzati e ricercati direttamente dal Bridge, che li richiama dall'**archivio sorgente** e permette di ricercarli tramite la **maschera** che si apre cliccando sulla **barra** della **ricerca avanzata**, posizionata in alto a destra nella pagina iniziale dell'applicativo. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:50.jpg?nolink |maschera di ricerca}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:50.jpg?nolink |maschera di ricerca}} |
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| Per ogni tipologia documentale inserita nel Bridge viene predisposta una specifica maschera di ricerca, a cui si accede cliccando sul nome della maschera stessa. In questa maschera saranno presenti diversi campi di ricerca, a seconda dei metadati presenti per ogni tipologia documentale impostata. | Per ogni **tipologia documentale** inserita nel Bridge viene predisposta una specifica **maschera** di **ricerca**, a cui si accede cliccando sul **nome** della **maschera stessa**. In questa **maschera** saranno presenti diversi **campi** di **ricerca**, a seconda dei **metadati** presenti per ogni tipologia documentale impostata. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:51.jpg?nolink |maschera di ricerca}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:51.jpg?nolink |maschera di ricerca}} |
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| Effettuata la ricerca, vengono visualizzati gli esiti della stessa, ovvero una lista dei documenti trovati secondo i parametri inseriti. L'utente può visualizzare il documento originale cliccando su "Vedi file"; tramite gli appositi pulsanti è possibile navigare fra le pagine dei risultati di ricerca, se distribuiti su più pagine. | Effettuata la **ricerca**, vengono visualizzati gli esiti della stessa, ovvero una **lista** dei **documenti** trovati secondo i **parametri** inseriti. L'utente può visualizzare il **documento originale** cliccando su ''Vedi file'' ; tramite gli appositi pulsanti è possibile navigare fra le **pagine** dei **risultati** di ricerca, se distribuiti su più pagine. |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:52.jpg?nolink |titoli della ricerca}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:52.jpg?nolink |titoli della ricerca}} |
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| Dal risultato della ricerca l'utente può scegliere, tramite la spunta degli appositi check-box, i documenti da inviare in conservazione, a prescindere anche dalla loro effettiva scadenza (possono infatti essere inviati in conservazione anche prima della scadenza impostata nell'agent). I documenti possono essere selezionati singolarmente, oppure tramite gli appositi pulsanti "seleziona tutti"/"deseleziona tutti". | Dal risultato della ricerca l'utente può scegliere, tramite la spunta degli appositi **check-box**, i **documenti** da inviare **in conservazione**, a prescindere anche dalla loro effettiva **scadenza** (possono infatti essere inviati in conservazione anche prima della scadenza impostata nell'agent). I **documenti** possono essere selezionati singolarmente, oppure tramite gli appositi **pulsanti** ''seleziona tutti''/''deseleziona tutti'' . |
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| Inoltre tramite l'apposito menù a tendina deve essere impostato il servizio di conservazione da utilizzare, scelto tra tutti quelli precedentemente salvati nel Bridge. | Inoltre tramite l'apposito **menù** a **tendina** deve essere impostato il **servizio** di **conservazione** da **utilizzare**, scelto tra tutti quelli precedentemente salvati nel Bridge. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:54.jpg?nolink |impostazione servizio di conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:54.jpg?nolink |impostazione servizio di conservazione}} |
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| Dopo aver scelto i documenti da inviare, l'utente deve premere il pulsante "conserva" che avvia il processo di conservazione dei documenti. Il sistema presenta un messaggio di allerta all'utente, in cui viene richiesta l'autorizzazione a procedere con l'operazione. Dopo che l'utente ha premuto "OK" parte il processo; se invece l'utente pigia "Annulla" il procedimento di conservazione viene annullato. | Dopo aver scelto i **documenti** da inviare, l'utente deve premere il **pulsante** ''conserva'' che avvia il **processo** di **conservazione** dei **documenti**. Il sistema presenta un messaggio di **allerta** all'utente, in cui viene richiesta l'**autorizzazione** a procedere con l'**operazione**. Dopo che l'utente ha premuto ''OK'' parte il processo; se invece l'utente pigia ''Annulla'' il **procedimento** di **conservazione** viene **annullato**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:55.jpg?nolink |impostazione servizio di conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:55.jpg?nolink |impostazione servizio di conservazione}} |
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| Nella parte in basso della schermata di conservazione, viene visualizzato lo stato del processo di conservazione, tramite una barra che riassume il numero dei processi in corso e il loro andamento.** ** | Nella parte in basso della schermata di conservazione, viene visualizzato lo **stato** del **processo** di **conservazione**, tramite una barra che riassume il **numero** dei **processi** in corso e il loro andamento. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:56.jpg?nolink |processo di conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:56.jpg?nolink |processo di conservazione}} |
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| Se l'invio in conservazione è stato correttamente eseguito, sul record dei documenti inviati in conservazione appare il simbolo tondo verde {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:58.jpg?nolink |successo dell'invio in conservazione}} | Se l'**invio** in **conservazione** è stato correttamente eseguito, sul **record** dei **documenti** inviati in **conservazione** appare il **simbolo** tondo verde |
| mentre la vaschetta "documenti da inviare in conservazione" ritornerà sullo zero. | |
| | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:58.jpg?nolink |successo dell'invio in conservazione}} |
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| | mentre la **vaschetta** ''documenti da inviare in conservazione'' ritornerà sullo zero. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:57.jpg?nolink |processo di conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:57.jpg?nolink |processo di conservazione}} |
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| L'esito della ricerca può restituire record contrassegnati da questa icona, | L'**esito** della **ricerca** può restituire **record** contrassegnati da questa **icona**, |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:59.jpg?nolink |documento non inviabile in conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:59.jpg?nolink |documento non inviabile in conservazione}} |
| che allerta l'utente sul fatto che i documenti non possono essere inviati in conservazione, in quanto la registrazione risulta priva di file e immagini allegate, oppure è stato annullata. In questo caso dunque non vi sarà la possibilità di visualizzare i file. | |
| | che allerta l'**utente** sul fatto che i **documenti** **non** possono essere **inviati in conservazione**, in quanto la **registrazione** risulta priva di file e immagini allegate, oppure è stato annullata. In questo caso dunque non vi sarà la possibilità di **visualizzare** i **file**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:60.jpg?nolink |documento non inviabile in conservazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:60.jpg?nolink |documento non inviabile in conservazione}} |
| ==== 3.4 Simulazione degli invii in conservazione ==== | ==== 3.4 Simulazione degli invii in conservazione ==== |
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| Se il sistema di conservazione utilizzato lo supporta, il Bridge è in grado di "simulare" l'invio in conservazione dei documenti: questo permette di effettuare prove di invio dei documenti per verificare che siano conformi ai controlli; gli invii sono uguali a quelli definitivi, ma in questo caso non viene scritto nulla sul database. Questa modalità è utile per esempio per recuperi di documentazione pregressa da inviare in conservazione. | Se il sistema di conservazione utilizzato lo supporta, il Bridge è in grado di **simulare** l'**invio** in **conservazione** dei **documenti**: questo permette di effettuare **prove** di **invio** dei **documenti** per verificare che siano **conformi** ai **controlli**; gli **invii** sono **uguali** a quelli **definitivi**, ma in questo caso non viene scritto nulla sul database. Questa modalità è utile per esempio per **recuperi** di **documentazione pregressa** da inviare in conservazione. |
| |
| I report prodotti dalla simulazione sono contrassegnati da una lampadina. La modalità di simulazione deve essere impostata nel servizio di conservazione, impostando su "true" l'apposito valore. Per effettuare l'invio definitivo, dopo aver simulato l'invio, è necessario modificare l'apposito parametro settandolo su "false". | I **report** prodotti dalla simulazione sono contrassegnati da una **lampadina**. La modalità di simulazione deve essere impostata nel **servizio** di **conservazione**, impostando su ''true'' l'apposito valore. Per effettuare l'invio definitivo, dopo aver simulato l'invio, è necessario modificare l'apposito **parametro** settandolo su ''false'' . |
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| Nella modalità di simulazione, gli invii positivi sono contrassegnati da una lampadina verde, quelli non riusciti da una lampadina rossa. | Nella **modalità** di **simulazione**, gli **invii positivi** sono contrassegnati da una **lampadina verde**, quelli **non riusciti** da una **lampadina rossa**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:61.jpg?nolink |simulazione negativa}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:61.jpg?nolink |simulazione negativa}} |
| ===== 4.0 Ricerca e consultazione dei documenti ===== | ===== 4.0 Ricerca e consultazione dei documenti ===== |
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| Nella home page** **è possibile accedere alle maschere di ricerca dei documenti, dalla barra in alto a destra denominata "Ricerca Avanzata". | Nella **home page** è possibile accedere alle **maschere** di **ricerca** dei **documenti**, dalla **barra** in alto a destra denominata ''Ricerca Avanzata'' . |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:63.jpg?nolink |ricerca avanzata}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:63.jpg?nolink |ricerca avanzata}} |
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| Per ogni tipologia documentale viene creata una specifica maschera di ricerca, contenente i metadati specifici, alla quale si accede cliccando sul nome della tipologia documentale. | Per ogni **tipologia documentale** viene creata una specifica **maschera** di **ricerca**, contenente i **metadati** specifici, alla quale si accede cliccando sul **nome** della **tipologia documentale**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:64.jpg?nolink |maschera di ricerca}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:64.jpg?nolink |maschera di ricerca}} |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:65.jpg?nolink |maschera di ricerca}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:65.jpg?nolink |maschera di ricerca}} |
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| Per ogni tipologia documentale, la maschera di ricerca sarà differente e in questa saranno contenuti i metadati specifici. | Per ogni **tipologia documentale**, la **maschera** di **ricerca** sarà differente e in questa saranno contenuti i **metadati specifici**. |
| |
| Dopo aver compilato i campi necessari, la ricerca viene avviata cliccando su "cerca". I parametri impostati possono essere cancellati tramite il pulsante "pulisci". | Dopo aver compilato i **campi** necessari, la **ricerca** viene avviata cliccando su ''cerca'' . I **parametri** impostati possono essere cancellati tramite il **pulsante** ''pulisci'' . |
| |
| È obbligatoria la compilazione del campo relativo al servizio di conservazione, che può essere scelto fra quelli configurati tramite un menù a tendina: infatti uno stesso documento potrebbe essere inviato su due differenti servizi (per esempio in modalità di simulazione e/o in modalità definitiva). Il Bridge infatti ha un database locale nel quale mantiene tutti i passaggi relativi ai documenti inviati in conservazione, grazie al quale è in grado di stabilire se un documento è stato già inviato in conservazione. | È obbligatoria la **compilazione** del **campo** relativo al **servizio** di **conservazione**, che può essere scelto fra quelli configurati tramite un **menù** a **tendina**: infatti uno stesso documento potrebbe essere inviato su due differenti **servizi** (per esempio in modalità di simulazione e/o in modalità definitiva). Il Bridge infatti ha un **database locale** nel quale mantiene tutti i passaggi relativi ai **documenti** inviati in **conservazione**, grazie al quale è in grado di stabilire se un documento è stato già inviato in conservazione. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:66.jpg?nolink |indicazione del servizio di conservazione utilizzato}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:66.jpg?nolink |indicazione del servizio di conservazione utilizzato}} |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:67.jpg?nolink |indicazione del servizio di conservazione utilizzato}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:67.jpg?nolink |indicazione del servizio di conservazione utilizzato}} |
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| Nel risultato della ricerca compare l'elenco dei documenti corrispondenti ai parametri ricercati. È possibile scorrere tra le pagine della ricerca con le apposite frecce. | Nel **risultato** della **ricerca** compare l'**elenco** dei **documenti** corrispondenti ai **parametri ricercati**. È possibile scorrere tra le **pagine** della **ricerca** con le apposite frecce. |
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| Cliccando su "Vedi File" è possibile visualizzare e/o scaricare il documento originale, richiamato dall'archivio sorgente. | Cliccando su ''Vedi File'' è possibile visualizzare e/o scaricare il **documento originale**, richiamato dall'**archivio sorgente**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:68.jpg?nolink |vedi file}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:68.jpg?nolink |vedi file}} |
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| Si apre così una maschera di visualizzazione per la consultazione dei file e delle immagini, in cui viene visualizzato l'oggetto e il nome del documento principale. | Si apre così una **maschera** di **visualizzazione** per la **consultazione** dei **file** e delle **immagini**, in cui viene visualizzato l'**oggetto** e il **nome** del **documento principale**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:69.jpg?nolink |visualizzazione documento}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:69.jpg?nolink |visualizzazione documento}} |
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| Cliccando sul nome del documento principale, si apre una finestra per il download del file, che permette di visualizzarlo o scaricare il file originale. | Cliccando sul **nome** del **documento principale**, si apre una **finestra** per il **download** del **file**, che permette di visualizzarlo o scaricare il file originale. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:70.jpg?nolink |visualizzazione documento}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:70.jpg?nolink |visualizzazione documento}} |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:71.jpg?nolink |visualizzazione documento}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:71.jpg?nolink |visualizzazione documento}} |
| |
| Il documento sarà visualizzato in base al formato con il quale è stato salvato nel sistema documentale di appartenenza. | Il **documento** sarà visualizzato in base al **formato** con il quale è stato salvato nel **sistema documentale** di appartenenza. |
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| ===== 5.0 La reportistica ===== | ===== 5.0 La reportistica ===== |
| ==== 5.1 Creazione e aggiornamento dei report ==== | ==== 5.1 Creazione e aggiornamento dei report ==== |
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| Nel menù principale è presente la sezione dedicata alla reportistica. | Nel **menù principale** è presente la **sezione** dedicata alla **reportistica**. |
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| Per ogni invio in conservazione il sistema elabora un report riepilogativo, che permette al responsabile della conservazione di monitorare l'esito degli invii effettuati. Nel report sono evidenziati successi e insuccessi dei versamenti, e vengono dettagliate le motivazioni del fallimento dell'invio in conservazione. | Per ogni **invio** in **conservazione** il sistema elabora un **report** riepilogativo, che permette al responsabile della conservazione di monitorare l'**esito** degli **invii** effettuati. Nel **report** sono evidenziati **successi** e **insuccessi** dei **versamenti**, e vengono dettagliate le **motivazioni** del **fallimento** dell'invio in conservazione. |
| |
| Nella pagina iniziale compaiono i dettagli relativi all'ultimo invio in conservazione effettuato: vengono segnalate data e ora dell'ultimo report prodotto (riguardante l'ultimo invio in conservazione effettuato); il numero di documenti inviati con i successi, gli errori e i warning risultanti dal processo. | Nella **pagina iniziale** compaiono i **dettagli** relativi all'ultimo **invio** in conservazione effettuato: vengono segnalate **data** e **ora** dell'ultimo **report** prodotto (riguardante l'ultimo invio in conservazione effettuato); il **numero** di **documenti inviati** con i **successi**, gli **errori** e i **warning** risultanti dal processo. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:72.jpg?nolink |report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:72.jpg?nolink |report}} |
| |
| Sono disponibili due pulsanti: | Sono disponibili due **pulsanti**: |
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| *Dettaglio | * **Dettaglio**; |
| *Gestione report | * **Gestione report**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:73.jpg?nolink |dettaglio e gestione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:73.jpg?nolink |dettaglio e gestione}} |
| |
| Cliccando su "dettaglio" si viene riportati sulla pagina relativa ai report, che riporta in basso il riepilogo dell'ultimo invio in conservazione effettuato, e il riepilogo dell'invio in conservazione di ogni documento appartenente al lotto di conservazione. Per ogni unità documentaria inviata in conservazione sono riportate le seguenti informazioni: | Cliccando su ''dettaglio'' si viene riportati sulla **pagina** relativa ai **report**, che riporta in basso il **riepilogo** dell'**ultimo invio** in conservazione effettuato, e il riepilogo dell'invio in conservazione di ogni documento appartenente al lotto di conservazione. Per ogni **unità documentaria** inviata in conservazione sono riportate le seguenti **informazioni**: |
| |
| *Sorgente (intesa come sorgente documentale) | * **Sorgente** (intesa come sorgente documentale); |
| *Id (identificativo univoco del documento) | * **Id** (identificativo univoco del documento); |
| *Id conservazione (identificativo univoco dell'unità documentaria inviata in conservazione, è una chiave composta) | * **Id conservazione** (identificativo univoco dell'unità documentaria inviata in conservazione, è una chiave composta); |
| *Esito (dell'invio: successo/warning/errore) | * **Esito** (dell'invio: successo/warning/errore); |
| *Risolto (il campo viene contrassegnato da un flag verde quando un errore viene risolto nei successivi invii in conservazione) | * **Risolto** (il campo viene contrassegnato da un flag verde quando un errore viene risolto nei successivi invii in conservazione); |
| *Anomalie (vengono dettagliate le anomalie per le quali il file è passato come un warning) | * **Anomalie** (vengono dettagliate le anomalie per le quali il file è passato come un warning); |
| *File (precisa l'unità documentaria e le sue componenti: allegati, annessi, annotazioni) | * **File** (precisa l'unità documentaria e le sue componenti: allegati, annessi, annotazioni). |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:74.jpg?nolink |dettaglio report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:74.jpg?nolink |dettaglio report}} |
| |
| Cliccando ulteriormente su "dettaglio" è possibile visualizzare le verifiche effettuate dal sistema di conservazione (verifica crittografica, verifica della catena trusted, verifica del certificato del firmatario, verifica della certificate revocation list, verifica della timestamp) effettuate sulle firme digitali (anche multiple) dei documenti inviati (file p7m) e/o sulle marche temporali. | Cliccando ulteriormente su ''dettaglio'' è possibile visualizzare le **verifiche** effettuate dal **sistema** di **conservazione** (verifica crittografica, verifica della catena trusted, verifica del certificato del firmatario, verifica della certificate revocation list, verifica della timestamp) effettuate sulle **firme digitali** (anche multiple) dei **documenti inviati** (**file** ''p7m'' ) e/o sulle **marche temporali**. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:75.jpg?nolink |dettaglio delle verifiche}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:75.jpg?nolink |dettaglio delle verifiche}} |
| |
| I controlli eseguiti durante il versamento e gli eventuali errori possono riguardare la verifica dei metadati; la verifica della firma e la verifica dei formati. | I **controlli** eseguiti durante il **versamento** e gli eventuali **errori** possono riguardare la **verifica** dei **metadati**; la **verifica** della **firma** e la verifica dei **formati**. |
| |
| L'esito della richiesta di versamento è identificata da tre diversi simboli: | L'**esito** della **richiesta** di **versamento** è identificata da tre diversi **simboli**: |
| |
| - successo (versamento avvenuto correttamente) | * **Successo** (versamento avvenuto correttamente): |
| | |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:76.jpg?nolink |versamento avvenuto correttamente}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:76.jpg?nolink |versamento avvenuto correttamente}} |
| |
| - warning (versamento avvenuto con anomalie non bloccanti) | * **Warning** (versamento avvenuto con anomalie non bloccanti): |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:77.jpg?nolink |versamento avvenuto con anomalie non bloccanti}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:77.jpg?nolink |versamento avvenuto con anomalie non bloccanti}} |
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| - errore (versamento non avvenuto, l'agent proverà nuovamente nei successivi cicli di conservazione dell'agent a inviare il documento in conservazione) | * **Errore** (versamento non avvenuto, l'agent proverà nuovamente nei successivi cicli di conservazione dell'agent a inviare il documento in conservazione): |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:78.jpg?nolink |versamento non avvenuto}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:78.jpg?nolink |versamento non avvenuto}} |
| |
| Cliccando invece su "Gestione Report" l'utente accede alla pagina riepilogativa di tutti i report generati in seguito a tutti gli invii in conservazione effettuati. | Cliccando invece su ''Gestione Report'' l'utente accede alla **pagina** riepilogativa di tutti i **report** generati in seguito a tutti gli **invii** in **conservazione** effettuati. |
| |
| Un report generato per ogni invio in conservazione può contenere massimo 100 documenti inviati; oltre questo limite vengono creati più report, anche se relativi al medesimo invio. | Un **report** generato per ogni **invio** in **conservazione** può contenere massimo **100 documenti inviati**; oltre questo limite vengono creati **più report**, anche se relativi al medesimo invio. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:79.jpg?nolink |gestione report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:79.jpg?nolink |gestione report}} |
| |
| Cliccando su dettaglio sarà possibile visualizzare in dettaglio il report relativo all'invio in conservazione. | Cliccando su ''dettaglio'' sarà possibile visualizzare in **dettaglio** il **report** relativo all'**invio** in **conservazione**. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:80.jpg?nolink |dettaglio report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:80.jpg?nolink |dettaglio report}} |
| |
| Con le frecce poste in alto è possibile scorrere le pagine riepilogative dei report. | Con le **frecce** poste in alto è possibile scorrere le **pagine** riepilogative dei **report**. |
| |
| Grazie all'impostazione dell'invio automatico in conservazione, l'agent quando riparte, riprova ad effettuare gli invii in conservazione dei documenti andati in errore: quando gli errori nei cicli successivi vengono risolti, il report viene modificato e aggiornato. | Grazie all'impostazione dell'**invio automatico** in **conservazione**, l'**agent** quando riparte, riprova ad effettuare gli **invii** in conservazione dei **documenti** andati in **errore**: quando gli **errori** nei cicli successivi vengono **risolti**, il **report** viene **modificato** e **aggiornato**. |
| |
| I report contenenti errori relativi agli invii in conservazione, vengono aggiornati quando l'errore viene risolto, con la spunta della colonna "anomalie", in cui viene apposto un simbolo di spunta verde. | I **report** contenenti **errori** relativi agli **invii** in **conservazione**, vengono aggiornati quando l'**errore** viene **risolto**, con la **spunta** della colonna ''anomalie'' , in cui viene apposto un **simbolo** di **spunta verde**. |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:81.jpg?nolink |errori risolti}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:81.jpg?nolink |errori risolti}} |
| ==== 5.2 Ricerca e consultazione dei report ==== | ==== 5.2 Ricerca e consultazione dei report ==== |
| |
| Tramite una apposita maschera di ricerca possono essere effettuate le ricerche fra i report di conservazione. | Tramite una apposita **maschera** di **ricerca** possono essere effettuate le **ricerche** fra i **report** di **conservazione**. |
| | |
| | Dal **menù principale**, cliccando su ''Gestione report'' si accede alla **maschera** di **ricerca** dei **report**. |
| |
| Dal menù principale, cliccando su "Gestione report" si accede alla maschera di ricerca dei report. | |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:82.jpg?nolink |ricerca dei report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:82.jpg?nolink |ricerca dei report}} |
| |
| Sulla sinistra compare la maschera di ricerca dei report. | Sulla **sinistra** compare la **maschera** di **ricerca** dei **report**. |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:83.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:83.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} |
| |
| I campi per i quali può essere impostata la ricerca sono: sorgente documentale e servizio di conservazione (è possibile scegliere fra quelli configurati, tramite un apposito menù a tendina); | I **campi** per i quali può essere impostata la **ricerca** sono: **sorgente documentale** e **servizio** di **conservazione** (è possibile scegliere fra quelli configurati, tramite un apposito menù a tendina); |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:84.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:84.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:85.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:85.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} |
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| range temporale dal quale sono stati effettuati gli invii (impostabile tramite un calendario, con "today" si imposta la data odierna; con "clean" viene pulita la maschera di ricerca); modalità di versamento (invii effettivi in conservazione - report - o in modalità di simulazione). | **range temporale** dal quale sono stati effettuati gli **invii** (impostabile tramite un calendario, con "today" si imposta la data odierna; con "clean" viene pulita la maschera di ricerca); modalità di **versamento** (invii effettivi in conservazione - report - o in modalità di simulazione). |
| |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:86.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:86.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:87.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:87.jpg?nolink |maschera di ricerca dei report}} |
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| È possibile poi spuntare il check "solo errori non risolti", per visualizzare solamente report nei quali sono presenti errori che non sono stati risolti dall'agent nei successivi invii in conservazione. | È possibile poi spuntare il **check** ''solo errori non risolti'' , per visualizzare solamente **report** nei quali sono presenti **errori** che **non** sono stati **risolti** dall'**agent** nei successivi **invii** in conservazione. |
| | |
| | I **report** relativi alla **simulazione** degli **invii** in conservazione sono contrassegnati dal **simbolo** di una **lampadina**: |
| |
| I report relativi alla simulazione degli invii in conservazione sono contrassegnati dal simbolo di una lampadina | |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:88.jpg?nolink |report di simulazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:88.jpg?nolink |report di simulazione}} |
| i report dell'invio in conservazione sono invece contrassegnati dal seguente simbolo | |
| | i **report** dell'**invio** in **conservazione** sono invece contrassegnati dal seguente **simbolo**: |
| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:89.jpg?nolink |report di simulazione}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:89.jpg?nolink |report di simulazione}} |
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| {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:90.jpg?nolink |ricerca dei report}} | {{ :documentazione_3di:extrawaybridge:90.jpg?nolink |ricerca dei report}} |
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| Dopo aver impostato i parametri della ricerca, cliccando sul tasto "cerca" viene avviata la ricerca dei report. Sulla destra vengono riportati i risultati della ricerca, è possibile scorrere fra le pagine contenenti i risultati della stessa. Cliccando su "dettaglio" è possibile visualizzare il report dell'invio in conservazione, con i dettagli sulle unità documentarie e sui controlli relativi a firme digitali e marche temporali. | Dopo aver impostato i **parametri** della **ricerca**, cliccando sul **tasto** ''cerca'' viene avviata la **ricerca** dei **report**. Sulla destra vengono riportati i **risultati** della ricerca, è possibile scorrere fra le **pagine** contenenti i risultati della stessa. Cliccando su ''dettaglio'' è possibile visualizzare il **report** dell'**invio** in **conservazione**, con i dettagli sulle **unità documentarie** e sui **controlli** relativi a **firme digitali** e **marche temporali**. |
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| ==== 5.3 Invio per e-mail dei report riepilogativi dei processi di conservazione ==== | ==== 5.3 Invio per e-mail dei report riepilogativi dei processi di conservazione ==== |
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| È possibile configurare l'invio su una casella e-mail dei report generati dagli invii in conservazione. Per ogni ciclo di conservazione effettuato dall'agent, viene inviata una e-mail contenente un report nel quale sono riepilogati i risultati dell'invio (per ogni tipologia documentale sono segnalati successi/ insuccessi/ errori e numero dei documenti inviati). | È possibile configurare l'**invio** su una **casella e-mail** dei **report** generati dagli **invii** in **conservazione**. Per ogni ciclo di conservazione effettuato dall'**agent**, viene inviata una **e-mail** contenente un **report** nel quale sono riepilogati i **risultati** dell'**invio** (per ogni tipologia documentale sono segnalati successi/insuccessi/errori e numero dei documenti inviati). |
| Nel caso in cui l'agent effettua un ciclo, ma non trova per nessuna tipologia documentale impostata documenti da inviare in conservazione, sarà inviata ugualmente una mail, contenente però un report vuoto. Questo permette al Responsabile della Conservazione il monitoraggio costante del corretto funzionamento dei versamenti: la mail inviata segnala il corretto funzionamento dell'agent di conservazione, anche se non sono stati effettuati invii in conservazione. | |
| | Nel caso in cui l'**agent** effettua un **ciclo**, ma non trova per **nessuna tipologia documentale** impostata documenti da inviare in conservazione, sarà inviata ugualmente una **mail**, contenente però un **report vuoto**. Questo permette al **Responsabile** della **Conservazione** il **monitoraggio** costante del corretto **funzionamento** dei versamenti: la mail inviata segnala il corretto funzionamento dell'agent di conservazione, anche se non sono stati effettuati **invii** in conservazione. |
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| ==== 5.4 Gestione dei ruoli utente ==== | ==== 5.4 Gestione dei ruoli utente ==== |
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| Nel Bridge è possibile creare varie tipologie di ruoli per gli utenti del sistema, tramite la configurazione di un apposito file, per delineare diritti di visibilità e inserimento differenti. | Nel Bridge è possibile creare varie **tipologie** di **ruoli** per gli **utenti** del **sistema**, tramite la **configurazione** di un apposito **file**, per delineare diritti di **visibilità** e **inserimento** differenti. |
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| Il ruolo di Amministratore permette di configurare e/o modificare il sistema (le sorgenti documentali, i sistemi di conservazione, le tipologie documentali) e l'agent per gli invii automatici; e di consultare i documenti e i report di conservazione. | Il ruolo di **Amministratore** permette di configurare e/o modificare il **sistema** (le sorgenti documentali, i sistemi di conservazione, le tipologie documentali) e l'**agent** per gli **invii automatici**; e di consultare i **documenti** e i **report** di conservazione. |
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| Oltre a questo, possono essere creati altri ruoli, che permettono la consultazione dei report e dei documenti e l'associazione di diritti di visibilità, modifica e/o versamento solo per determinate sorgenti documentali e/o servizi di conservazione. | Oltre a questo, possono essere creati altri **ruoli**, che permettono la consultazione dei **report** e dei **documenti** e l'associazione di **diritti** di **visibilità**, modifica e/o versamento solo per determinate **sorgenti documentali** e/o **servizi** di **conservazione**. |
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| Per ogni installazione del Bridge, è possibile fare solamente un invio in conservazione per volta (ovvero diversi utenti non possono inviare documenti in conservazione contemporaneamente). | Per ogni **installazione** del **Bridge**, è possibile fare solamente un **invio** in **conservazione** per volta (ovvero diversi utenti non possono inviare documenti in conservazione contemporaneamente). |
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