utenti:docway:docway5:manuale_docway5_amministratore []

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====== DocWay5 - Manuale Amministratore ======

==== Accesso ====

Gli utenti, in base alle rispettive competenze, dispongono di autorizzazioni e profili di accesso differenziati. Il sistema di autenticazione può essere integrato con altri sistemi di autenticazione. Nell'esempio è stato integrato con **Keycloak** che permette di gestire contemporaneamente più sistemi di autenticazione, come Shibboleth, LDAP, SAML, ecc.

Gli utenti possono accedere a ''Docway5'' tramite **Keycloak**, utilizzando il proprio account (basterà inserire le username e password configurate in precedenza, in fase di registrazione nel sistema) o, se nuovo utente, creandone uno nuovo. In alternativa, si può accedere tramite altri sistemi di autenticazione autorizzati dall'Ente (es. account Google)

{{ :utenti:docway:docway5:accesso...png |Accesso e autenticazione}}

==== Home Page ====

Una volta effettuato l'accesso, ''l'Amministratore'' ha la possibilità di configurare l'aspetto della Home Page, disponendo i comandi secondo la modalità più corrispondenti alle proprie esigenze. Basterà cliccare sull'icona a forma di utensili <color #ed1c24>(1)</color> nella barra posta in alto e, dal menù a tendina che compare, selezionare l'opzione **Configurazione** <color #ed1c24>(2)</color>. Successivamente, dalla pagina ''Configurazione Applicativo'', sarà necessario selezionare la scheda  **Aspetto** <color #ed1c24>(3)</color> e scegliere il layout preferito, attivando una o più opzione presente (basta mettere in posizione on il relativo pulsante)  .

{{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto.png | configurazione aspetto }}

Tramite la sezione **Layout** potremo scegliere se rendere visibili nella home page, una o più delle funzionalità indicate di seguito, ossia: 
 
  * //Logo// ''header''
  * //Barra di ricerca// ''header''
  * //Menù di configurazione// ''header''
  * //Menù vaschette// ''header'' e ''barra laterale'' 
  * //Menù utente// ''header''
  * //Menù generale// ''header'' e ''barra laterale'' 
  * //Preferiti// ''header'' e ''barra laterale'' 

{{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto_layout.png | layout home page}}

Tramite la sezione **Pagina di ricerca**, invece, possiamo rendere visibili i comandi presenti nel ''header'' della pagina dei risultati, che compare al termine di una ricerca (fascicoli o documenti), ossia: 
 
  *// Seleziona tutto//
  *//Torna indietro// 
  *//Azione Ordinamento//
  *//Azione Raffina Filtro//
  *//Azione Vaschette//
  *//Azione Firma//
  *//Navigatore pagine// 

{{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto_pagina_di_ricerca.png | layout pagina di richiesta}}

Ricordiamo che, una volta effettuata la selezione delle opzioni, è necessario cliccare su **Salva** per confermare le configurazioni desiderate.
Di seguito un esempio di ''header'' completo nella pagina risultati della ricerca di documenti. Nella parte destra dell'header ci sono gli strumenti che consentono una più rapida navigazione tra le pagine dei risultati: 

  - //Elementi per pagina//: consente di scegliere se presentare i risultati di ricerca, a gruppi di  20/30/ o 50 elementi per pagina
  - //Frecce di navigazione//: consentono di andare avanti o indietro, una pagina alla volta. 

{{ :utenti:docway:docway5:home_configurazione_aspetto_esempio_pagina_di_ricerca.png | esempio pagina di risultati ricerca documenti}}


===== DOCUMENTI  =====

Attraverso questa sezione sarà possibile inserire nuovi documenti di qualsiasi tipologia (ad esempio in //entrata//,  in //uscita//, //tra uffici//) o effettuare una ricerca di quelli già esistenti, utilizzando eventualmente uno o più filtri presenti nella griglia di ricerca (vedremo i dettagli di seguito) . 

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_ricerca_e_inserimento.png | ricerca e inserimento documenti}}

==== Definizione tipologia di documento ====

E' possibile creare tipologie personalizzate di documenti, determinando il tipo flusso (ad esempio in entrata, uscita etc.) e selezionando una o più delle funzionalità presente. Per configurare una nuova tipologia documentale o per modificare una già esistente, è necessario cliccare sull'icona a forma di utensili (presente nella barra in alto della Home Page) <color #ed1c24>(1)</color> e selezionare **Tipologie Documenti** <color #ed1c24>(2)</color>. La pagina **Definizione tipologia di documento** che si apre è divisa nelle sezioni: 
  * //Inserimento//;
  * //Configurazioni aggiuntive//;
  * //Campi custom//;
  *// Configurazione visualizzazione//;

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale.png | definizione tipologia di documento }}
 
Una volta compilati i campi, occorre confermare le proprie scelte cliccando sul **Salva** <color #ed1c24>(3)</color>


=== Inserimento ===

Questa sezione contiene alcuni campi a compilazione libera, alcuni che richiedono la selezione di una opzione da un elenco pre-configurato, altri consentono solo l'abilitazione  alcune funzionalità. Questi campi sono:

  * //Codice//: campo obbligatorio a compilazione libera (è possibile inserire numeri e/o lettere);
  * //Abilitato//: campo NON obbligatorio. Si attiva/disattiva, collocando il selettore in posizione ''on/off'';
  * //Classificazione obbligatoria//: campo NON obbligatorio. Si attiva/disattiva, collocando il selettore in posizione ''on/off''. Il campo è disabilitato, se esiste un documento della stessa tipologia;
  * //Descrizione//: campo obbligatorio a compilazione libera;
  * //Flusso//: campo obbligatorio. Indica il  tipo di flusso dei documenti ( in entrata, in uscita, tra uffici). Possiamo selezionare una tra le opzioni presenti nell'elenco;
  * //Icona//: campo NON obbligatorio. Contiene un elenco di icone, associabili alla tipologia di documento che stiamo creando;
  * //Colore Icona//: campo NON obbligatorio. Consente di personalizzare ulteriormente la nostra tipologia di documenti, associando all'icona scelta un colore specifico;
  * //Preview//: serve a mostrare l'anteprima Icona che abbiamo creato, prima di renderla definitiva.

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_inserimento.png | dtp inserimento}} 
  
=== Configurazioni Aggiuntive ===

Questa sezione consente di abilitare e/o disabilitare una serie di opzioni per quella specifica tipologia documentale creata.
  * //Inserimento abilitato//
  * //Disabilita eliminazione//
  * //Disabilita assegnatari//: se si disabilitano gli assegnatari, la tipologia documentale sarà visibile a tutti gli utenti
  * //Disabilita rimozione associazione fascicolo//
  * **//Abilita Protocollo Informatico//**
  * **//Abilita protocollazione automatica//**: per abilitare questa funzionalità è necessario attivare prima ''Abilita Protocollo informatico''
  * //Abilita firma//
  * //Abilita fascicolazione// 
  * //Abilita gestione allegati//
  * //Abilita gestione assegnazione//
  * //Abilita copia collegamento//
  * //Abilita Repertorio//
  * __//Abilita assegnazione automatica//__ : vedi approfondimento  
  * __//Abilita classificazione automatica//__: vedi approfondimento
  * __//Abilita watermark automatico di protocollo//__: vedi approfondimento

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive.png | configurazioni aggiuntive }}

Ponendo su ''On'' il selettore di //Abilita assegnazione automatica//, si apre la sottosezione **Configurazione Assegnazione Automatica** che contiene i selettori 
    -**// Creatore proprietario//**
    -**//Creatore con permesso di modifica//**

Immeditatamente sotto questi due pulsanti, si trovano i campi di ricerca ''Persona'' e ''Uffici'', tramite i quali è possibile cercare nel database i soggetti e/o gli uffici cui saranno attribuiti i diritti specifici su quella specifica tipologia documentali. Su questi campi, accanto ai nomi di persone e/o uffici selezionati, compariranno due tipi di icone:
  - **Persona**:  selezionando questa icona, la persona o l'ufficio diventa proprietario e ha permesso quindi di modifica;
  - **Icona**: selezionando questa icona, la persona o l'ufficio ha permesso di modifica;

{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_assegnazione_automatica.png| abilita assegnazione automatica}}

Quando il selettore di ''Abilita classificazione automatica'' è posto su ''On'', compare il campo ricerca **Classificazione**, tramite il quale potremo collegarci al **Titolario di classificazione**, semplicemente cliccando sul pulsante (**+**)

{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_classificazione_automatica.png| abilita classificazione automatica}}

Dall'elenco che compare, possiamo selezionare la classificazione che interessa associare a quello specifica tipologia documentale (<color #ed1c24>1</color>) e, cliccando sul pulsante **Conferma** (<color #ed1c24>2</color>), confermeremo la scelta (in ogni caso sarà possibile modificare le scelte in seconda fase) .
 
{{:utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazioni_aggiuntive_abilita_classificazione_automatica_2.png| titolario di classificazione }}

=== Campi custom ===

I ''campi custom'', o campi personalizzati, sono degli elementi aggiuntivi che possiamo inserire, per raccogliere ulteriori specifiche informazioni che non sono state già predefinite.

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_campi_custom.png | campi custom}}

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_campi_custom_2.png | campi custom 2}}

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_campi_custom_2_configurazione.png | campi custom 2 configurazione}}


=== Configurazione visualizzazione ===

Tramite questa sezione è possibile configurare la visualizzazione della __pagina dei risultati della ricerca documenti__ , attivando/disattivando una o più delle funzionalità presenti  specifica tipologia documentale. L'attivazione delle opzioni presenti in ''header'', renderà visibile nell'header della pagina risultati ricerca di quella specifica tipologia particolare i comandi per operare sul documento e per navigare tra le varie pagine dei risultati. Questi comandi sono:
  * //Torna indietro//;
  * //Modifica//;
  * //Elimina//; 
  * //Salva preferiti//;
  * //Protocollo//;
  * //Workflow action//;
  * //Altro//;
  * //Aggiungi Postit//;

{{ :utenti:docway:docway5:documenti_definizione_tipologia_documentale_configurazione_visualizzazione.png | configurazione visualizzazione}}

Le sezioni Colonna 1 e Colonna 2, invece, permettono di rendere visibili dati del documento trovato, consentono di effettuare ulteriori azioni o creano link per altre sezioni del sistema. In particolare: 
  * **Dati documento** (C.1):  //Oggetto//, //tipologia//, //classificazione//, mittente //riservato// 
  * **Dati Agid**( C.1):
  * **Campi Custom** (C.1): consente di rendere visibili ulteriori campi, che, tuttavia devono essere configurati nella sezione ''Campi Custom'' descritti in precedenza
  * **Anteprima files** (C.1): consente di avere una anteprima dell'allegato, senza necessariamente aprirlo o scaricarlo
  * **Archivio** (C.1):
  * **Assegnatari** (C.1): indica il proprietario del documento, che è una persona e/o un ufficio/gruppo già registrato nel sistema. Nella colonna ''Info'' di questa sezione l'icona ''Persona'' indica il proprietario del documento, mentre l'icona ''Matita'' indica qualsiasi soggetto (ente/gruppo) che ha il diritto di modifica del documento
  * **Note** (C.1): le note possono essere inserite in fase di creazione del documento o, successivamente, chi ha il permesso di modifica, può inserirlo cliccando su ''Nuovo Postit''.
  * **Informazioni di servizio** (C.1): le informazioni visualizzate sono //autore//, //data// e //orario// di ''Creazione'' e/o ''Modifica'' del documento. Cliccando su ''Storia Documento'' sarà possibile visionare l'intera cronologia di azioni effettuate sul documenti 
  * **Invii telematici report** (C.1):
  * **Gestione Incarico** (C.1):
  * **Gerarchia** (C.2): mostra 
  * **Navigatore Folder** (C.2):
  * **Allegati** (C.2): attivando lo specifico campo **Abilita gestione Allegati** da sezione ''Configurazioni aggiuntive'', sarà possibile inserire allegati successivamente alla creazione del documento, 
  * **Manda e ricevi** (C.2):
  * **Azioni rapide** (C.2):
==== Inserimento documenti ====

Per registrare un nuovo documento è necessario selezionare **Inserimento**, posto nella sezione ''Documenti''. Cliccando su **Tipologia**, vengono presentate le tipologie documentali sulle quali l’utente ha diritti di inserimento. Le tipologie documentali ( che, ricordiamo, sono personalizzabili dalla sezione ''Tipologie Documentali'', come illustrato in precedenza) sono visibili cliccando sulla tendina oppure ricercabili tramite la lente.

{{:utenti:docway:docway5:inserimento_documento.png|Inserimento documento}}

Dopo aver selezionato la tipologia documentale di proprio interesse, si apre la maschera ''Inserimento Documenti'', che permette di registrare i metadati richiesti per la tipologia documentale selezionata. 

{{ :utenti:docway:docway5:inserimento_metadadi_documenti_entrata.png | inserimento metadati documenti }}
 
La tipologia documentale **Documenti in Entrata**, prevede alcune sezioni da compilare sono:

  * **Tipologia**: (__Campo obbligatorio__). Definisce il tipo di flusso del documento (//entrata//, //uscita//, //tra uffici//). In funzione della tipologia di documenti scelti, la maschera di inserimento dei metadati può presentare campi differenti;
  * **Riservato**: comando che, se attivavo, rende quel documento visibile sono agli utenti con specifici diritti;
  * **Data**: selezione da calendario;
  * **Mezzo di trasmissione**: selezione valore da tendina. Specifica il mezzo di invio/ricezione del documento  (es. pec, mail, posta ordinaria, corriere etc)  ;
  * **Classificazione**: consente di catalogare quel documento, selezionando un valore dal ''Titolario di classificazione'' già presente nel sistema; 
  * **Oggetto**: (__Campo obbligatorio__)campo libero testuale;
  * **Mittenti/Destinatari** (__Campo obbligatorio__): permette di selezionare i mittenti/destinatari del documento. <color #ed1c24>**(1)**</color> 
  * **Tempo di conservazione**:  selezione valore da tendina ( tempo illimitato, 5, 10, 15, 20 anni);
  * **Allegati**:  selezionando il campo ''+ Scegliere'' presente nella sezione, sarà possibile allegare al documento il file (o i files) presenti nei propri dispositivi 
  * **Assegnatari**: in questa sezione è riportato il nome del proprietario del documento. Selezionando **Nuova Assegnazione** è possibile cambiare in proprietario (inserendo la spunta nella specifica sezione) e/o aggiungere nuovi assegnatari, (con diritto di modifica o meno); <color #ed1c24>**(2)**</color>
  * **Altro**: sezione contenente un campo libero ''Note'', all'interno quale è possibile inserire note<color #ed1c24> **(3)**</color> 
  

<color #ed1c24>**(1)**</color>  L'inserimento del mittente (o destinatario nel caso di posta in uscita) può avvenire in due modi:
  - **//Recuperando una persona ( o ufficio/ente) già presente in anagrafica//**. Selezionando il //look-up// (icona a forma di lente), infatti, è possibile visualizzare, in ordine alfabetico, i valori compatibili con quanto ricercato nella tabella ''Lookup Riferimento Esterno''. Per scegliere un valore è sufficiente cliccare sul valore desiderato. Per scorrere fra i risultati è possibile utilizzare le frecce poste in alto a destra. 

{{ :utenti:docway:docway5:lookup_riferimento_esterno_2.png | lookup riferimento esterno}}

Una volta selezionato il valore, questo è visibile nell’apposito campo, riportando il nome di persona/ufficio scelta e alcuni dei dati registrati in anagrafica.

{{ :utenti:docway:docway5:dati_mittente_inserimento_documento_entrata.png | dati mittente}}

Accanto al nome dell'utente sono presenti due icone:
  * <color #00a2e8>**Icona a forma di X**</color>: consente di eliminare l'utente selezionato dal campo ''Mittente'' di quello specifico documento
  * <color #ed1c24>**Icona a forma di matita**</color>: selezionando questa icona, si apre la maschera **Edita Riferimento esterno** che ci consente di modificare-aggiungere dati anagrafici dell'utente.  Per confermare le modifiche, sarà necessario selezionare **Aggiorna Riferimento** 

{{ :utenti:docway:docway5:modifica_mittente_edita_riferimento_esterno.png | modifica dati mittente}}
==== Allegati ====

Per inserire un allegato è necessario cliccare sul tasto Seleziona, che permette di selezionare un qualsiasi file allegato dal proprio file system. 

{{:utenti:docway:docway5:caricamento_allegati.png|Caricamento allegati}}

Cliccando su apri il file viene allegato alla registrazione, e viene visualizzato il corretto caricamento con la spunta verde e l’etichetta fatto. Per caricare ulteriori allegati è necessario cliccare ulteriormente sul tasto Seleziona.

{{:utenti:docway:docway5:scelta_allegato_da_caricare.png|Scelta allegato da caricare}}

{{:utenti:docway:docway5:conferma_caricamento_allegato.png|Conferma caricamento allegato}}

==== Assegnazioni ====

Le assegnazioni permettono di condividere il documento all’interno dell’Ente. 
Di default viene inserito come Proprietario l’utente che sta effettuando la registrazione, con il diritto di modifica del documento. Per eliminarlo è necessario cliccare sulla x, altrimenti è possibile togliere le relative spunte da proprietario e modifica. 

{{:utenti:docway:docway5:assegnazioni.png|Assegnazioni}}

Le assegnazioni possibili sono le seguenti:

  * Persone: assegnazione all’accoppiata ufficio/persona
  * Uffici: assegnazione a un ufficio
  * Gruppi/Ruoli: assegnazione a un gruppo/ruolo

Queste assegnazioni sono collegate a un meccanismo di lookup che permette cliccando sulla lente di visualizzare tutti i valori compatibili con quanto eventualmente selezionato nel campo. 
Per selezionare il valore è sufficiente cliccare sullo stesso e poi salvare le assegnazioni effettuate tramite il tasto conferma. 

{{:utenti:docway:docway5:nuova_assegnazione.png|Nuova assegnazione}}

La sezione Altro contiene un campo Note, di tipo testuale. 

{{:utenti:docway:docway5:sezione_altro_campo_note.png|Sezione Altro Campo Note}}

Terminato l’inserimento del documento, è possibile cliccare su Salva per salvare quanto inserito nella schermata, su annulla per annullare. 

{{:utenti:docway:docway5:salva_inserimento_documento.png|Salva Inserimento documento}}

Registrato il documento, sarà visibile suddiviso nei medesimi box di inserimento, in cui i file allegati alla registrazione sono visibili sulla destra della pagina. 
Sulla barra in alto, compaiono i diritti dell’utente per il documento, corrispondenti ai tasti:
 
  * Modifica: permette di modificare il documento nei campi relativi a data, oggetto, note
  * Elimina: permette di eliminare il documento
  * Azioni Workflow: permette di attivare la presa in carico
  * Altre Azioni: permette di accedere alle funzioni di Nuova Assegnazione, Fascicola, Post-It, Nuovo file

Lo stato iniziale del documento è archiviato. 

{{:utenti:docway:docway5:stato_documento_archiviato.png|Stato documento archiviato}}

Nelle Altre Azioni, il tasto Nuova Assegnazione permette di procedere con una nuova assegnazione del documento, che permette di condividerlo con altri uffici/persone/gruppi-ruoli.
Nuovo post-it permette di aggiungere una annotazione immodificabile sul documento, che viene visualizzata poi nell’apposita sezione del documento, indicando autore, data e orario di apposizione della annotazione. Per salvare il post-it è necessario cliccare su Salva. 

{{:utenti:docway:docway5:inserimento_post_it.png|Inserimento post it}}

{{:utenti:docway:docway5:note_e_annotazioni.png|Note e annotazioni}}

Gli stessi tasti sono presenti su ogni singola sezione del documento (nuova assegnazione, nuovo post-it, nuovo file) per permettere agli operatori di effettuare le modifiche anche dalle singole sezioni del documento.

===== Aggiunta file allegati (con scansione) =====

Nuovo file permette di allegare un nuovo file alla registrazione. 
È possibile procedere tramite upload o scansione: i due pulsanti sono visibile facendo clic sulla freccia verso il basso vicino a Nuovo file.

{{:utenti:docway:docway5:nuovo_file.png|Nuovo file}}

Cliccando su Scansione si apre un pop-up di richiesta autorizzazione per eseguire il comando,

{{:utenti:docway:docway5:richiesta_autorizzazione_comando.png|Richiesta autorizzazione comando}}

da cui è possibile scegliere poi l’applicazione:

{{:utenti:docway:docway5:scelta_applicazione.png|Scelta applicazione}}

Scelta l’applicazione si apre una nuova pagina, da cui è possibile importare i file tramite scanner.
Per poter procedere all’avvio della scansione è necessario prima configurare i profili per la scansione.

{{:utenti:docway:docway5:scansione.png|Scansione}}

Per impostare i profili di scansione, occorre posizionarsi e fare clic sulla chiave blu in alto a destra.
Dalla nuova schermata 

{{:utenti:docway:docway5:scansione_stampa_firma.png|Scansione Stampa Firma}}

facendo clic sul pulsante Configura si apre la pagina di configurazione dello Scanner.

{{:utenti:docway:docway5:configurazione_scanner.png|Configurazione scanner}}

Da qui, tramite il pulsante Profili si accede ai profili da salvare (nuovo), modificare o eliminare.

{{:utenti:docway:docway5:profili_scanner.png|Profili scanner}}

Cliccando su Nuovo si configurano le impostazioni dello scanner.

{{:utenti:docway:docway5:configurazione_profilo_scanner.png|Configurazione profilo scanner}}

Una volta configurato lo scanner è possibile importare il documento direttamente dal pulsante Scansiona, oppure tornando nella schermata iniziale di scansione, dal pulsante verde Avvia scansione.
===== Versioning file allegati =====

Nella sezione del documento relativa ai file allegati, è possibile per un file caricare più versioni dello stesso, mantenendo il versionamento del file. Cliccando sull’icona posta vicino al file è possibile scaricarlo, mentre cliccando sul nome del file è possibile accedere alla sua visualizzazione in pdf tramite il visualizzatore di file integrato. 

{{:utenti:docway:docway5:allegati.png|Allegati}}

Dalla visualizzazione è possibile salvare il file, ingrandirlo/zoomarlo, scorrere fra le pagine tramite le apposite frecce. Per chiudere cliccare sulla x. 

{{:utenti:docway:docway5:visualizzazione_file_allegato.png|Visualizzazione file allegato}}

Per caricare una nuova versione di un file è necessario cliccare sull’icona della rotellina, che permette di prenotare il file, tramite l’azione Prenota, o di eliminarlo cliccando su Elimina. L’eliminazione del file richiede una conferma, e l’utente viene notificato della corretta esecuzione della cancellazione.

{{:utenti:docway:docway5:prenotazione_allegato.png|Prenotazione allegato}}

Cliccando su Prenota, il file viene scaricato e viene inserito nello stato prenotato, con l’indicazione dell’utente che ha prenotato il file. Il file viene contrassegnato dall’icona del lucchetto.

{{:utenti:docway:docway5:file_prenotato_icona_lucchetto.png|File prenotato icona lucchetto}}

Terminate le modifiche, l’utente può procedere al caricamento della nuova versione, cliccando sul tasto aggiorna. Con il tasto Rilascia viene invece sbloccato il file, e viene reso disponibile per gli altri utenti. 

{{:utenti:docway:docway5:aggiorna_file_allegato.png|Aggiorna file allegato}}

Cliccando su Aggiorna, si apre l’interfaccia per il caricamento della nuova versione del file. Il tasto Versioni permette invece di visualizzare tutte le versioni del file esistenti.

{{:utenti:docway:docway5:versioni_allegato.png|Versioni allegato}}

Le versioni, numerate, indicano la data, l’ora e l’utente che ha effettuato il caricamento della versione. 
===== Attributi di visibilità (assegnazioni) =====

Le assegnazioni sul documento possono essere effettuate come già indicato nel paragrafo di registrazione del documento secondo tre diverse modalità:

  * Ufficio/Persona: condivide il documento con il binomio ufficio/persona
  * Ufficio: condivide il documento con l’intero ufficio
  * Gruppi/Ruoli: condivide il documento con tutti gli appartenenti al gruppo configurato in ACL

{{:utenti:docway:docway5:assegnazioni_icone.png|Assegnazioni icone}}

L’assegnazione può essere effettuata con diritti di visibilità e/o modifica.
 
  * L’icona dell’omino è quella che indica il proprietario del documento. 
  * L’icona della matita indica che l’utente ha il diritto di modifica del documento.
  * L’icona dell’occhio indica che l’utente ha il diritto di visibilità del documento.

Per modificare le assegnazioni è possibile cliccare sul simbolo dei 3 pallini posto a lato dell’utente.

{{:utenti:docway:docway5:assegnazioni_icona_tre_pallini.png|Assegnazioni icona tre pallini}}

Da questo pulsante è possibile accedere alle funzioni di modifica dell’assegnazione:

  * Permetti modifica: permette di dare all’assegnatario il diritto di modifica
  * Sola Lettura: permette di togliere all’assegnatario il diritto di modifica, dando solo il permesso di visibilità del documento
  * Proprietario: permette di indicare il proprietario del documento
  * Elimina: permette di eliminare l’assegnazione del documento

===== Trasferimento documenti ad altra struttura =====

Per trasferire i documenti ad altre strutture/persone/gruppi è necessario utilizzare le funzionalità di assegnazione dei documenti precedentemente illustrate.
Se si vuole trasferire il documento come responsabilità, è necessario modificare il responsabile del documento, assegnandolo al nuovo ufficio/persona.
Se invece si vogliono trasferire documenti in copia conoscenza, è necessario inserire le nuove assegnazioni tramite l’apposito tasto, indicando se si desidera conferire il diritto di modifica o solo quello di visibilità del documento. 
===== Ricerca documenti =====

Dal menu di sinistra, è necessario cliccare sul pulsante Ricerca. 

{{:utenti:docway:docway5:menu_laterale_ricerca.png|Menu laterale ricerca}}

La ricerca è effettuata su tutti i metadati di registrazione del documento, e su alcuni stati degli stessi (ad esempio fascicolato, letti/non letti, da prendere in carico, etc). I campi di ricerca possono essere combinati fra loro, per attivare la ricerca dopo aver compilato i campi di interesse cliccare su Trova, per annullare Annulla.

{{:utenti:docway:docway5:ricerca_metadati_documenti.png|Ricerca metadati documenti}} 

Nei filtri di base è possibile definire che tipo di ricerca si vuole effettuare sul singolo termine ricercato.

{{:utenti:docway:docway5:filtri_di_base_ricerca.png|Filtri di base ricerca}}

===== Lista documenti =====

Dopo aver effettuato la ricerca, viene presentata la lista titoli dei risultati trovati.
La lista titoli permette di visualizzare il tipo documento, il proprietario, l’oggetto del documento, gli allegati, la data di creazione del documento.
Cliccando sugli allegati si attiva la visualizzazione dell’allegato selezionato tramite il visualizzatore pdf. 
In alto sulla lista titoli viene visualizzato il totale dei documenti trovati. Per scorrere fra le pagine dei risultati è necessario cliccare sulle freccette poste in alto a destra della pagina.

{{:utenti:docway:docway5:risultati_ricerca_documenti.png|Risultati ricerca documenti}}

Sul singolo documento in lista è possibile tramite il clic sul simbolo dei tre pallini, attivare le seguenti funzionalità:

==== Modifica ====

Permette di accedere alla maschera di modifica del documento.

==== Elimina ====

Permette di eliminare il documento.

Entrando in modifica del documento e salvando la modifica, è possibile cliccando sull’apposito tasto tornare sulla lista titoli. 

Sull’elenco dei risultati è possibile attivare le seguenti funzionalità:

{{:utenti:docway:docway5:risultati_ricerca_funzionalita.png|Risultati ricerca funzionalita}}

==== Ordinamento ====

Permette di ordinare con ordine crescente/decrescente i documenti per il campo data creazione o oggetto. 

{{:utenti:docway:docway5:ordinamento_risultati_ricerca.png|Ordinamento risultati ricerca}}

==== Filtri ====

Permette di selezionare dei filtri/aggregazioni sui documenti, in cui rispetto alla ricerca effettuata vengono predisposti degli ulteriori filtri, ad esempio sul tipo di documento, sui mittenti/destinatari, sulla classificazione. 

{{:utenti:docway:docway5:filtri_aggregazioni_risultati_ricerca.png|Filtri aggregazioni risultati ricerca}}

Il numero indica il numero dei documenti trovati per ogni filtro, è necessario cliccare sul tipo di aggregazione desiderato, che viene inserito in fondo alla lista in grigio. Con la x si può eliminare quanto inserito. 

{{:utenti:docway:docway5:numero_documenti_filtro_e_selezione_aggregazione.png|Numero documenti filtro e selezione aggregazione}}

Cliccando su Applica viene applicato il filtro selezionato e viene presentata la lista dei documenti rispondenti al filtro impostato. Per annullare, cliccare su annulla. 

==== Crea vaschetta ====

Permette di creare una vaschetta personalizzata per l’utente.

===== Presa in carico documenti =====

E’ possibile sui documenti registrati attivare un flusso di lavorazione dei documenti, legato alla loro presa in carico e lavorazione. 
Sul documento compare sotto il tasto Azioni Workflow il tasto Richiesta presa in carico. 

{{:utenti:docway:docway5:richiesta_presa_in_carico_documento.png|Richiesta presa in carico documento}}

Cliccando sul pulsante, viene aperta una interfaccia che permette di selezionare gli assegnatari che devono effettuare la presa in carico del documento, visualizzando la lista degli utenti che hanno diritto di intervento sul documento.

{{:utenti:docway:docway5:selezione_assegnatari.png|Selezione assegnatari}}

Cliccando su Seleziona viene richiesta la presa in carico da parte degli utenti selezionati, per confermare cliccare su Conferma, per annullare cliccare su Chiudi.
Lo stato del documento iniziale è settato su Archiviato. 

{{:utenti:docway:docway5:stato_documento_archiviato_2.png|Stato documento archiviato}}

Dopo aver selezionato gli utenti deputati alla presa in carico del documento, lo stato del documento cambia in Presa in carico.

{{:utenti:docway:docway5:stato_documento_presa_in_carico.png|Stato documento presa in carico}}

Cliccando sul tasto della freccia, viene visualizzato lo storico degli stati, con le indicazioni relative a tutti gli stati del documento e all’operatore e alla data/ora in cui è avvenuto il cambio di stato. 

{{:utenti:docway:docway5:storico_cambi_di_stato_documento.png|Storico cambi di stato documento}}

Per gli operatori selezionati per la presa in carico, si attivano due pulsanti che permettono di:

  * Effettuare la presa in carico del documento
  * Rifiutare la presa in carico del documento
    
{{:utenti:docway:docway5:effettua_o_rifiuta_presa_in_carico_documento.png|Effettua o rifiuta presa in carico documento}}

Nel caso in cui si prenda in carico il documento, viene richiesta conferma all’utente, che può procedere cliccando su Conferma. 

{{:utenti:docway:docway5:conferma_presa_in_carico_documento.png|Conferma presa in carico documento}}

La presa in carico del documento cambia lo stato in lavorazione.

{{:utenti:docway:docway5:stato_documento_in_lavorazione.png|Stato documento in lavorazione}}

Viene a questo punto attivato per l’utente il pulsante che permette di concludere la lavorazione.

{{:utenti:docway:docway5:concludi_lavorazione_documento.png|Concludi lavorazione documento}}

Cliccando sullo stesso, viene richiesta conferma per la conclusione della lavorazione. Cliccando su conferma si conclude la lavorazione, cliccando su annulla si annulla l’operazione. 

{{:utenti:docway:docway5:conferma_conclusione_lavorazione_documento.png|Conferma conclusione lavorazione documento}}

Lo stato del documento viene modificato in Lavorato. 

{{:utenti:docway:docway5:stato_documento_lavorato.png|Stato documento lavorato}}

È possibile riaprire la lavorazione di un documento, cliccando sul tasto Riporta il documento in lavorazione e confermando l’operazione. Il documento viene riportato sullo stato Lavorazione, ed è possibile poi concludere la stessa quando necessario. 

{{:utenti:docway:docway5:riporta_documento_in_lavorazione.png|Riporta documento in lavorazione}}

{{:utenti:docway:docway5:conferma_reimpostazione_documento_in_lavorazione.png|Conferma reimpostazione documento in lavorazione}}

Nel caso in cui l’utente che ha ricevuto l’assegnazione di presa in carico voglia rifiutare , deve cliccare sul Rifiuta presa in carico, confermando l’operazione.

{{:utenti:docway:docway5:conferma_rifiuto_presa_in_carico.png|Conferma rifiuto presa in carico}}

Lo stato del documento viene settato su Rifiutato ed è possibile ri-effettuare la richiesta di presa in carico sullo stesso.

{{:utenti:docway:docway5:stato_documento_rifiutato.png|Stato documento rifiutato}} 

===== FASCICOLI =====

==== Creazione fascicoli ====

Per creare un nuovo fascicolo è necessario posizionarsi sul menu fascicoli – inserimento.

{{:utenti:docway:docway5:inserimento_fascicolo.png|Inserimento fascicolo}}

La maschera di inserimento permette di selezionare la tipologia di fascicolo fra quelle eventualmente presenti, cliccando sulla tendina tipologia e/o ricercando tramite l’apposito campo della lente. 

{{:utenti:docway:docway5:selezione_tipologia_fascicolo.png|Selezione tipologia fascicolo}}

La maschera di inserimento di un fascicolo richiede l’inserimento dei seguenti campi:

  * Data del fascicolo
  * Oggetto
  * Assegnazione
  * Altro – campo note:

{{:utenti:docway:docway5:inserimento_metadati_fascicolo.png|Inserimento metadati fascicolo}}

Dopo aver compilato i campi di interesse, cliccare su Salva. Per annullare cliccare su Annulla. Salvato il fascicolo, vengono visualizzati i campi salvati, sono disponibili le informazioni di servizio con i dati relativi a creazione/modifica del fascicolo e le indicazioni sui documenti contenuti.
Sono disponibili i seguenti pulsanti:

==== Modifica fascicolo ====

Permette di modificare i campi di registrazione del fascicolo.

==== Elimina fascicolo ====

Permette di eliminare il fascicolo, confermando l’operazione una volta cliccato sul salvataggio.

{{:utenti:docway:docway5:conferma_eliminazione_fascicolo.png|Conferma eliminazione fascicolo}}

==== Altro ====

{{:utenti:docway:docway5:fascicolo_di_esempio.png|Fascicolo di esempio}}

Il campo Altro permette di accedere alle seguenti funzionalità: 

{{:utenti:docway:docway5:azioni_fascicolo.png|Azioni fascicolo}}

=== Nuova assegnazione === 

Permette di assegnare il fascicolo ad un nuovo assegnatario, sempre con la possibilità di dare il diritto solo di visibilità o anche di intervento analogamente a quanto avviene nei documenti.

=== Nuovo post it === 

Permette di inserire annotazioni immodificabili sul fascicolo analogamente a quanto avviene nei documenti.

=== Inserisci sotto-fascicolo === 

Permette di inserire sotto-fascicoli nel fascicolo.

=== Chiudi fascicolo === 

Permette di chiudere il fascicolo o il sotto fascicolo, cliccando su chiudi lo stato del fascicolo passa da aperto a chiuso e non è più possibile inserire documenti al suo interno. È possibile riaprire un fascicolo tramite il tasto Riapri fascicolo.

=== Mostra gerarchia === 

Permette di visualizzare la gerarchia in cui si pone il fascicolo e i suoi eventuali sotto fascicoli collegati.

{{:utenti:docway:docway5:sottofascicolo_di_esempio.png|Sottofascicolo di esempio}}
===== Ricerca fascicoli =====

La ricerca dei fascicoli è disponibile cliccando sul menu posto a sinistra nella sezione Fascicoli – Ricerca.
La maschera di ricerca dei fascicoli permette di ricercare per tutti i campi di registrazione, per le assegnazioni e per le informazioni di servizio. 

{{:utenti:docway:docway5:ricerca_fascicoli.png|Ricerca fascicoli}}

Dopo aver impostato la ricerca, cliccare su Trova. Viene presentata la lista dei fascicoli e sotto-fascicoli recuperata secondo la ricerca effettuata.
Vi sono a disposizione i pulsanti relativi alle funzioni di:

==== Ordinamento ====

==== Creazione vaschetta ====

Per scorrere nei risultati della ricerca è necessario cliccare sulle frecce poste in alto a destra. 

{{:utenti:docway:docway5:risultati_ricerca_fascicoli_icona_tre_pallini.png|Risultati ricerca fascicoli Icona tre pallini}}

Dal simbolo dei tre pallini è possibile accedere alle funzioni di:

=== Modifica ===

Permette di modificare il fascicolo.

=== Elimina ===

Permette di eliminare il fascicolo.

Dopo essere entrati in modifica è possibile tornare alla lista titoli tramite l’apposita funzione posta sulla destra dello schermo.
===== Fascicolazione documenti =====

Per fascicolare un documento è necessario cliccare dalla visualizzazione di un documento su Altre Azioni – Fascicola.

{{:utenti:docway:docway5:fascicola_documento.png|Fascicola documento}}

Questo tasto permette di ricercare fra tutti i fascicoli registrati, è possibile scorrere nella lista o ricercare il fascicolo di proprio interesse scrivendo il nome nell’apposito campo di ricerca.

{{:utenti:docway:docway5:ricerca_tra_i_fascicoli_registrati.png|Ricerca tra i fascicoli registrati}}

I risultati possono essere ordinati tramite il campo ordinamento per i seguenti criteri, in ordine crescente/decrescente:

  * Data creazione 
  * Oggetto

{{:utenti:docway:docway5:ordinamento_risultati_fascicoli.png|Ordinamento risultati fascicoli}}

Una volta selezionato il fascicolo di interesse, è necessario selezionarlo cliccando sullo stesso. Con Annulla viene annullata l’operazione, con Conferma viene confermata la fascicolazione.

{{:utenti:docway:docway5:conferma_fascicolazione.png|Conferma fascicolazione}}

Dopo aver effettuato la fascicolazione sul documento compare il fascicolo inserito. L’operazione è ripetibile, in quando un documento può essere fascicolato in più fascicoli contemporaneamente. 

{{:utenti:docway:docway5:visualizzazione_fascicolo_del_documento.png|Visualizzazione fascicolo del documento}}


===== Invio alla firma =====

Sui file allegati ad un documento registrato è possibile attivare l’invio alla firma. L’invio alla firma può essere effettuato dal tasto Altre Azioni – Invia alla firma, che permette di farlo per tutti i file eventualmente allegati. 

{{:utenti:docway:docway5:invia_alla_firma.png|Invia alla firma}}

Oppure può essere effettuato sul singolo file, tramite il tasto della rotellina che permette sempre la selezione della funzionalità Invia alla firma. 

{{:utenti:docway:docway5:invia_alla_firma_tramite_icona_ingranaggio.png|Invia alla firma tramite icona ingranaggio}}

Selezionando l’invio alla firma viene aperta una schermata che permette di selezionare:

  * I Firmatari del documento, nel caso in cui non siano già assegnatari del documento verranno aggiunti automaticamente sul documento come assegnatari nella sezione delle assegnazioni. I firmatari possono essere aggiunti sempre tramite il meccanismo della look-up attivabile dalla lentina, sono ripetibili. 
  * L’elenco dei file allegati alla registrazione, che possono essere selezionati per l’invio alla firma tramite gli apposti check box. Ogni documento selezionato viene inviato alla firma dei firmatari selezionati. 

{{:utenti:docway:docway5:finestra_invia_alla_firma.png|Finestra invia alla firma}}

Il tasto di invio è disattivato fino a quando non viene selezionato almeno un documento e un assegnatario. Quando sono soddisfatte queste condizioni si attiva il tasto di invio alla firma.

{{:utenti:docway:docway5:selezione_documento_invio_alla_firma.png|Selezione documento invio alla firma}}

Il documento inviato alla firma viene distinto dall’apposita icona: 

{{:utenti:docway:docway5:documento_inviato_alla_firma_icona_rossa.png|Documento inviato alla firma icona rossa}}

In apposito tooltip viene indicato l’incaricato alla firma del singolo file. 

{{:utenti:docway:docway5:incaricati_alla_firma_documento.png|Incaricati alla firma documento}}

Tramite la ricerca dei documenti è possibile ricercare i documenti che devono essere firmati dall’utente, selezionando il flag Doc. da firmare, che può essere utilizzato anche con altri campi della ricerca.

{{:utenti:docway:docway5:ricerca_documenti_da_firmare.png|Ricerca documenti da firmare}}

Effettuata la ricerca viene presentata la lista titoli dei documenti che si trovano nello stato da firmare.

{{:utenti:docway:docway5:documenti_da_firmare.png|Documenti da firmare}}

E’ possibile anche configurare apposita vaschetta di tipo numeratore per i documenti che sono nello stato da firmare. 

{{:utenti:docway:docway5:vaschetta_documenti_da_firmare.png|Vaschetta documenti da firmare}}


===== Vaschette =====

Le vaschette utente possono essere configurate a livello di sistema dall’amministratore, oppure dal singolo utente.
Le vaschette configurate a livello di amministratore sono visibili da tutti gli utenti nella sezione delle vaschette, poste in alto a destra della pagina. 

{{:utenti:docway:docway5:icona_vaschette.png|Icona vaschette}}

Cliccando su questa sezione, vengono visualizzate le vaschette configurate a livello di utente o a livello di amministratore. 

{{:utenti:docway:docway5:vaschette_utente.png|Vaschette utente}}

Le vaschette sotto il simbolo della matita sono quelle che richiedono una azione da parte dell’utente, le vaschette sotto il simbolo del fumetto sono quelle che evidenziano documenti non letti da parte dell’utente. 

Per configurarle a livello di utente, da un elenco di risultati è sempre possibile, sia su fascicoli sia su documenti, creare una vaschetta, cliccando sul tasto Nuova Vaschetta. 

{{:utenti:docway:docway5:definizione_vaschetta.png|Definizione vaschetta}}

E’ possibile definire il nome, il tipo contatore (letti/totali), l’arco temporale desiderato. Per salvare cliccare su salva. 
Una volta salvata, la vaschetta si visualizza sulla barra in alto. 
===== Invio email =====

Il sistema permette di inviare email di notifica sulle assegnazioni di documenti, secondo un tempo impostato dall’amministratore del sistema.

{{:utenti:docway:docway5:email_notifica_assegnazioni.png|Email notifica assegnazioni}}

===== Link fra documenti =====

Il sistema permette di creare dei link fra documenti. I link sono navigabili. Per creare un link è possibile utilizzare la sezione Altre Azioni – Copia collegamento:

{{:utenti:docway:docway5:copia_collegamento_documento.png|Copia collegamento documento}}

Oppure la sezione Collegamenti:

{{:utenti:docway:docway5:copia_collegamento_documento_2.png|Copia collegamento documento}}

Cliccando su Copia Collegamento, il sistema notifica che il collegamento è stato correttamente copiato.

{{:utenti:docway:docway5:conferma_collegamento_copiato.png|Conferma collegamento copiato}}

Posizionandosi sul documento che si vuole linkare, compare il tasto Incolla Collegamento.

{{:utenti:docway:docway5:incolla_collegamento.png|Incolla collegamento}}

Cliccando sullo stesso compare la visualizzazione del collegamento nella sezione Archivio.
Per cancellare il collegamento cliccare sulla X.
Per navigare i collegamenti è necessario cliccare sugli stessi.
Non vi sono vincoli nella creazione di collegamenti fra documenti.
===== Verifica firma =====

Nel caso in cui venga caricato un file firmato, ad esempio in p7m, è possibile verificare e visualizzare il certificato di firma utilizzato sullo stesso.
E’ necessario posizionarsi nella sezione allegati, e cliccare sul simbolo della rotellina.
L’opzione che deve essere selezionata è Verifica Firma.

{{:utenti:docway:docway5:verifica_firma.png|Verifica firma}}

Cliccando sulla verifica firma, viene visualizzato il certificato di firma utilizzato e le informazioni relative al firmatario e alla validità della firma apposta.

{{:utenti:docway:docway5:verifica_firme_digitali.png|Verifica firme digitali}}


===== Sbustamento file firmati =====

Nel caso in cui siano caricati file firmati, è disponibile una funzione di sbustamento dei file che permette di visualizzare il file senza la firma digitale, facilitando l’utente nella sua visualizzazione. 
Per sbustare il file firmato posizionarsi sul file di interesse, cliccare sulla rotellina e cliccare su Mostra Originale Firmato.

{{:utenti:docway:docway5:mostra_originale_firmato.png|Mostra Originale Firmato}}


===== Firma digitale con Smart Card =====

E’ possibile su DocWay firmare gli allegati tramite firma digitale su smart card. Per apporre la firma è necessario cliccare sul simbolo della rotella, e cliccare su Firma con smart card.
Con una firma valida, si attiva la possibilità di firmare il file, selezionando le opzioni di firma presentate e inserendo le proprie credenziali di firma.
Il file viene ricaricato firmato in formato p7m o pdf. 

{{:utenti:docway:docway5:firma_con_smart_card.png|Firma con Smart Card}}

{{:utenti:docway:docway5:scansione_stampa_firma_2.png|Scansione Stampa Firma}}
===== Storia modifiche documento =====

Su ogni documento viene creata una sezione relativa alla storia del documento, che contiene tutte le azioni principali svolte sullo stesso.
La storia è accessibile nella sezione in basso, denominata informazioni di servizio.

{{:utenti:docway:docway5:informazioni_di_servizio.png|Informazioni di servizio}}

Cliccando su Storia Documento si apre un pop-up che mostra le azioni effettuate sul documento, riportando azione, utente, data e ora di esecuzione dell’azione. 
Le azioni sono riportate nell’ordine dalla più recente alla meno recente.

{{:utenti:docway:docway5:storia_documento.png|Storia Documento}}
===== Ricerca full-text su allegati =====

E’ possibile ricercare gli allegati anche per il loro contenuto, che viene indicizzato dall’applicativo. La ricerca può essere fatta tramite l’home page o le apposite interfacce di ricerca.
La funzionalità di indicizzazione dei file (e conseguente ricerca) era disabilitata sull'applicativo. Per abilitarla occorre accedere alla sezione 
Amministrazione > Configurazione > Documenti
e flaggare la voce "Abilita indicizzazione files". Oltre a questo è possibile indicare su quali tipologie di file deve essere tentata l'estrazione del testo. Di default sono state specificate le più comuni estensioni di documenti che sono supportate dallo Storage Server.

I file caricati precedentemente all'abilitazione non saranno processati, l'estrazione del testo è stata skippata. Ogni file caricato da questo momento in poi dovrebbe invece essere indicizzato (e quindi reso ricercabile sul contenuto).  Questa attività non è sincrona, è gestita attraverso un processo temporizzato che:

  * Verifica la presenza di file da indicizzare su DocWay;
  * Invoca lo Storage Server su ogni file da indicizzare (richiesta di estrazione del testo, operazione potenzialmente pesante);
  * Registra sugli indici di Elasticsearch il testo estratto associandolo al documento.